penLab

KIM SPINDER
Innovator en piraat voor het publieke domein

INITIATIEFNEMERS

RAMSES DE VRIES
Communicatieadviseur OVERGemeenten

RONALD SMIT
Beleidsadviseur HRM OVER-Gemeenten

MIRANDA VROOM
Senior beleidsmedewerker Ministerie van VWS

OPENLAB

Het OpenLab is opgericht om leren, innovatie en mobiliteit te stimuleren binnen het publieke domein. We leren door te doen. We starten in het OpenLab pilots en testen direct wat wel en niet werkt. We schrijven geen plannen van aanpak. Er verdwijnen teveel ideen en rapporten in een bureaula. Dat is zonde van onze tijd en creativiteit. En stel je voor, straks voeren we een slecht plan heel succesvol uit simpelweg omdat we het nog niet getest hadden. Daar willen we niet over een half jaar achter komen, maar juist zo snel mogelijk. Innovatie kun je namelijk managen door te doen en daar direct van te leren. Wat was succesvol en welke ideen bleken uiteindelijk toch te gek voor woorden?

FAILURE IS THE ONLY OPTION

Door in het OpenLab in de praktijk te testen wat wel en niet werkt, komen we steeds een stap verder. We doen alles in kleine stapjes, oftewel fast-cycle testing. Voor ons is leren het belangrijkst, maar dan wel gevalideerd. Daarom voeren we alleen datgene uit wat nodig is om weer iets nieuws te leren, vervolgens testen en evalueren we of we daadwerkelijk waarde toevoegen of moeten bijstellen of juist doorgaan. Dat er dingen anders gaan dan we vooraf dachten is onontkoombaar anders zouden we immers niets leren. Het OpenLab runnen kunnen we niet alleen, daar hebben we ondernemers voor nodig die helpen. Gelukkig is ondernemerschap een carrire, ook binnen de overheid. Je kunt het OpenLab het beste zien als een startup binnen de overheid. "A startup is a human institution designed to create a new product or service under conditions of extreme uncertainty."

Turn Your Cants Into Cans and Your Problems Into Plans

PILOT: BANENRUIL

2
te ruilen. De ruilkandidaten zijn zelf

De eerste pilot van het Openlab start in februari op het gebied van mobiliteit, namelijk Banenruil. Het vergroten van exibiliteit en mobiliteit is n van de veranderopgaven waar veel overheidsorganisaties mee te maken hebben. Op dit moment zijn er weinig vacatures, maar er zijn wel banen. Onder het mom van mijn baan, jouw baan kun je onderling ruilen. Ben je bijvoorbeeld communicatieadviseur bij een gemeente dan kun je wellicht ruilen met een communicatieadviseur van een andere overheidsorganisatie. Onder banenruil verstaan we de mogelijkheid om tijdelijk of structureel van baan verantwoordelijk voor een kwalitatief goede ruil en komen na afgesproken periode (tenzij anders overeengekomen) weer terug op hun oude werkplek. Medewerkers kunnen in deze periode waarin er minder vacatures zijn via Banenruil werken aan hun persoonlijke ontwikkeling en nieuwe ervaring opdoen. Daarnaast hebben organisaties ook exibele, adaptieve medewerkers nodig die zich blijven ontwikkelen. De uitwisseling van ervaring en kennis heeft voor alle betrokkenen meerwaarde. Tijdelijk ergens anders ervaring opdoen is ook in tijden van taakstelling en bezuiniging nodig, maar zeker ook mogelijk. Banenruil is een initiatief door en voor medewerkers en biedt een platform n netwerk voor medewerkers die genteresseerd zijn in het werken bij een andere (overheids)organisatie. We willen tijdens de pilot met elkaar leren hoe dit concept het beste voor de overheid kan werken. We brengen de dos en donts in kaart om tot een succesformule te komen om mobiliteit, innovatie en leren binnen de overheid te stimuleren.

START
We gaan in 2014 regionale en internationale speeddates organiseren waarbij ambtenaren elkaar kunnen ontmoeten en een brede uitwisseling mogelijk is. Dit zijn kleinschalige bijeenkomsten van 30 tot maximaal 40 deelnemers. Hiermee blijft het informele karakter behouden en doen we wat de kern van het initiatief is; een platform bieden voor medewerkers om elkaar te ontmoeten. De bijeenkomsten zijn georganiseerd rondom specieke schalen, vakgebieden of regios. Deze sessies worden via een gezamenlijke kalender op de OpenLab website bekend gemaakt, waarbij ook de naam en contactgegevens van de organisator staan. Deelnemers kunnen zich aanmelden bij de organisator van de bijeenkomst. De bijeenkomsten worden georganiseerd door ambtenaren zelf. We zoeken een aantal enthousiaste ambtenaren die in hun eigen regio mee willen doen met de pilot Banenruil en een speeddate sessie willen organiseren. Zij worden ondersteund door het OpenLab en door collega's die al eerder hebben meegedaan helpen bij de organisatie en begeleiding van een speeddate. Zij bieden veel meerwaarde voor de deelnemers, omdat zij ook over hun eigen ervaringen kunnen vertellen. De organisatoren van de speeddate-bijeenkomsten vormen een netwerk op Facebook genaamd OpenLab Organisatoren. Zij delen ervaringen, voorzien elkaar van tips en kunnen deelnemers verwijzen naar bijeenkomsten van collegas. In februari 2014 is de startbijeenkomst. Digitaal ondersteunen we de speeddates. We maken het mogelijk om ook met de deelnemers van de andere bijeenkomsten in contact te komen zodat er een brede netwerkfunctie is. Zij hebben een eigen OpenLab Deelnemers.

HOE WERKT BANENRUIL?

We organiseren speeddates per regio, schaal en vakgebied waarbij ambtenaren elkaar ontmoeten. Het principe is eenvoudig: je regelt je eigen ruil. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het vinden van een match en het maken van afspraken over het moment van aanvang en de duur van een ruil. We bieden alleen een netwerk van collegas die zich ook op een ruil orinteren. Na een succesvolle speeddate ga je zelf verder met elkaar in gesprek. Vaak lopen collegas eerst een dag met elkaar mee, voordat zij overgaan tot een ruil. Is er een goede match? Dan bespreek je het voorstel met je leidinggevende. Pas als de leidinggevenden akkoord zijn met het voorstel kan de ruil worden geregeld. In eerste instantie om het simpel te houden gaat het om een 1 op 1 ruil. Een ruil kan zowel tijdelijk als structureel zijn. Veelal wordt gestart met een tijdelijke ruil voor een periode van 1 of 2 jaar met de optie om deze denitief te maken als alle partijen akkoord zijn. Bij een tijdelijke ruil behoud je allebei je arbeidsvoorwaarden, ook als er sprake is van niveauverschil in functie. Uiteraard kun je buiten de speeddate om zelf ook initiatief nemen om collegas te benaderen waar je mee zou willen ruilen. Heb je interesse in het werken bij een andere overheidsinstelling: gemeente, ministerie, departement etc? Ga het gesprek aan, dat wordt gewaardeerd! Bovendien zitten daar ongetwijfeld collegas die genteresseerd zijn om een tijdje serieus aan de slag te gaan in jouw huidige werkomgeving.

A Single Conversation Across The Table With A Wise Man Is Better Than Ten Years Mere Study Of Books.

Be Open To Learn

ERVARING TOT NU TOE

Inmiddels is de eerste ervaring opgedaan met het fenomeen banenruil. Banenruil is gestart als een kleinschalig en informeel initiatief binnen de Rijksdienst. Van 18 deelnemers in 2011 groeide het in 2013 uit tot bijeenkomsten met meer dan honderd aanmeldingen. Voor de laatste bijeenkomst op 25 november waren 300 aanmeldingen. Het initiatief is destijds gestart voor beleidsmedewerkers van schaal 11 t/m 13. Inmiddels is het verbreed: in november 2013 deden medewerkers mee van schaal 5 t/m 14 vanuit ruim 20 organisaties binnen de Rijksoverheid en enkele organisaties daarbuiten.

Innovation distinguishes between a leader and a follower.

Steve Jobs

DOS AND DONTS

De eerste pilot van het Openlab start in februari op het gebied van mobiliteit. FYSIEKE ONTMOETING IS BELANGRIJK Het fysieke karakter van de speeddates is erg belangrijk. Door de speeddate met collegas orinteer je je breder en krijg je als deelnemer een beter beeld van wat mogelijk is. Door het gesprek gaat een takenpakket meer leven dan via een vacaturebank of functieproel. Digitaal kan dit proces worden ondersteund, maar dit vormt niet de hoofdactiviteit. DRAAIT BIJ UITSTEK OM DE EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID Door de eigen verantwoordelijkheid komen medewerkers met een andere instelling naar de bijeenkomsten dan wanneer het voor ze geregeld wordt. Deelnemers voelen zich hierdoor ook zelf verantwoordelijk voor het laten slagen van de ruil. Je maakt van tevoren een goede inschatting of de ander op jouw plek past. Veelal werken ruilpartners elkaar in op de dossiers en houden zij ook na de ruil nog contact met elkaar. REGEL NIET TEVEEL VANUIT DE ORGANISATIE Ga niet teveel regelen rondom de speeddates. Denk hierbij aan intakegesprekken, inventarisatie van de behoefte, nazorgbijeenkomsten, etc. Dit neemt een deel van de verantwoordelijkheid van de deelnemers weg, waardoor medewerkers achterover gaan leunen in de verwachtingen dat er een ruil voor ze geregeld wordt.

ER ZIJN GEEN FORMELE PROCEDURES AANWEZIG Essentieel voor het succes is het ontbreken van een formele procedure. Banenruil biedt geen vastomlijnd kader voor praktische zaken als duur van de ruil en geschikte matches qua functie-eisen, schaalniveau en arbeidsduur. Dit is maatwerk en aan betrokkenen om hier een goede invulling aan te geven. Praktische randvoorwaarden zijn bij banenruil volgend in plaats van leidend. Dit laat bovendien ruimte voor mogelijkheden die je vooraf niet kan bedenken. ZORG VOOR KLEINSCHALIGE BIJEENKOMSTEN Grootschalige bijeenkomsten leveren niet per denitie meer matches op. De bijeenkomsten zijn anoniemer, deelnemers komen makkelijker niet opdagen zonder zich af te melden en voelen zich minder betrokken. Ook de aanmelding via formulieren i.p.v. persoonlijk bij de organisator dragen hier aan bij. Bij kleinschalige bijeenkomsten is dit minder het geval, denk hierbij aan 30 tot maximaal 40 deelnemers. ER ZIJN DIVERSE GROEPEN DEELNEMERS Deelnemers zijn te onderscheiden in een aantal groepen: n groep wil zich orinteren op een andere baan binnen het eigen vakgebied n groep wil zich breder orinteren op de mogelijkheden binnen de overheid n groep is genteresseerd in een baan buiten de rijksoverheid. Bij de Rijksoverheid gaf 80% van de deelnemers aan ook genteresseerd te zijn in een baan buiten de rijksoverheid, bijvoorbeeld bij gemeenten of andere organisaties.

BANENRUIL MAAKT MOBILITEIT POSITIEF Banenruil draagt bij aan het bespreekbaar maken van mobiliteit. De benadering is positief; de deelnemer wil aan zijn eigen ontwikkeling werken en neemt hiervoor zelf de regie in de handen. Het is niet de organisatie die vindt dat de medewerker mobiel moet worden. Banenruil moet daarom niet als het ultieme mobiliteitsinstrument worden gezien, maar kan daar uiteindelijk wel een bijdrage aan leveren. DRAAGT BIJ AAN VERGROTEN NETWERK EN ORINTATIE De speeddatebijeenkomsten zijn niet alleen nuttig in het zoeken naar een match, maar dragen ook bij aan het verbreden van netwerken en een brede orintatie op de mogelijkheden binnen de gehele overheid.

VOOR DEELNEMERS: HOE GAAT RUILEN IN ZIJN WERK?

VOORBEREIDING VOOR DE SPEEDDATE Je gaat zelf na of er een plek te vinden is die zou kunnen passen. Wanneer je daar zicht op hebt, ga je (eventueel al in overleg met je leidinggevende) na wat goed zou zijn voor de afdeling of directie die je mogelijk een tijdje verlaat. Idealiter hebben zij ook voordeel bij een ruil. Wat is er nodig voor jouw project, afdeling, team of de directie de komende tijd? Voor zowel je leidinggevende als de kandidaat waar je mee ruilt hoeft het niet per se handig of aantrekkelijk te zijn precies jouw bestaande takenpak ket over te nemen. De inzet na een ruil kan in overleg op maat gemaakt worden. Je hebt nu zowel in beeld wat de eigen vraag is, maar ook wat wenselijk zou zijn voor je huidige plek.

NA DE SPEEDDATE Tijdens de speeddate spreek je ongeveer 8 collega's. Neem het initiatief voor een orinterend gesprek met de collega van de plek die je op het oog hebt. Ga maar gewoon in gesprek en als er een klik is, ga dan eens bij elkaar op de werkvloer kijken, een dagje meelopen, met collegas praten etc. Wanneer je allebei interesse hebt de tijdelijke of vaste ruil verder te verkennen is het goed je beide leidinggevenden hierover bij te praten en in overleg te bezien wat een goede stap in het proces lijkt (bijvoorbeeld het organiseren van een kennismakingsgesprek met de leidinggevende van de plek waar je na ruil terecht zou komen). Als alle partijen de ruil tijdelijk of voor vast zien zitten (beide leidinggevenden en beide ruilkandidaten) dan kunnen verder praktische afspraken gemaakt worden (per wanneer, duur, tussentijdse evaluatie, proefperiode, leerdoelen, inwerkperiode, begeleiding, e.d.) en kan je van start op de andere plek.

TIPS VOOR ORGANISATOREN VAN EEN SPEEDDATEBIJEENKOMST

Laat deelnemers een korte beschrijving van hun functie aanleveren (maximaal 25 woorden). Dit voorkomt dat je uitgebreide CVs krijgt toegestuurd. Vraag alleen naar de functie die de deelnemer in de aanbieding heeft, niet naar de wensen. Hiermee wek je de verwachting dat je met een concreet aanbod/match komt. Maak de deelnemerslijst van te voren niet bekend; risico dat deelnemers op basis van de korte teksten oordelen dat er geen interessante match tussen zit is dan groot. Een veel gehoorde reactie achteraf is dat men niet had kunnen denken dat bepaalde functies of organisaties zo interessant zijn, maar men daar na het gesprek pas anders over is gaan denken. Belangrijk onderdeel van de speeddate is de brede orintatie. Adviseer deelnemers die als ze exact weten in welke functie en in welke organisatie zij willen werken om rechtstreeks contact te zoeken met die organisatie en een netwerkgesprek aan te vragen. Laat maximaal 40 deelnemers meedoen aan de speeddate. Hiermee is de organisatie behapbaar en blijft het informele karakter behouden. Geen kijkers, fotos of videos tijdens de speeddate. Het verzoek om te komen kijken houden we af, omdat het voor de deelnemers ongemakkelijk is. Er zijn alleen deelnemers of begeleiders aanwezig.

De meeste tijd gaat zitten in de indeling van de speeddate sessies. Maak groepen van ongeveer 12 deelnemers, dan is het ook niet erg als iemand op het laatste moment afmeld of niet komt opdagen. Bedenk van te voren wie mogelijk interessante gesprekspartners voor elkaar zijn. Let op dat er niet (te veel) collegas van een zelfde organisatie of -onderdeel aan een tafel zitten. Zorg goed voor de vertrouwelijkheid van de gegevens. Alleen deelnemers mogen de gegevens van elkaar ontvangen. Deel de deelnemerslijst alleen uit op de bijeenkomst zelf. Speeddatebijeenkomsten zijn luidruchtig; iedereen praat tegelijk. Zorg dat je op een plek zit waar je geen overlast bezorgd en regel iets van een bel waarmee je de speeddate kan begeleiden. Organiseer niet meer dan 7 tot 8 gesprekken tijdens de speeddate. De gesprekken zijn heel intensief voor de deelnemers. Stel in de ruimte lange tafels voor 12-14 deelnemers op en laat de deelnemers na iedere ronde doordraaien. Bij een even aantal deelnemers blijft n deelnemer op een vast plek zitten. Vraag na 3 maanden wat de speeddate heeft opgeleverd, wat de ervaringen zijn en of men nog tips heeft voor de organisatie. Houd de aanmeldingen in de gaten. Wanneer je veel personen van dezelfde organisatie bij de aanmeldingen hebt zitten, kun je deze beter verspreiden over twee bijeenkomsten.

VOORBEELDPROGRAMMA

15.00 uur | Welkom, toelichting op banenruil en toelichting op middag 15.15 uur | Uitdelen van de deelnemerslijst en eventueel plenaire kennismaking 15.30 uur | Start speeddate: 7 gesprekken van 8 minuten (2x4 minuten) 16.30 uur | Vrije ronde zorg dat mensen nog in gesprek kunnen komen met deelnemers die niet bij hen in de groep waren ingedeeld, bijvoorbeeld door enveloppen met namen op te hangen of andere werkvormen die contact tussen de deelnemers bevorderen. Deelnemers gaan naar huis met de deelnemerslijst. Oproep om vooral vertrouwelijk met deze lijst om te gaan en ook na de bijeenkomst elkaar te bellen/mailen en in gesprek te gaan.

PLANNING

De pilot banenruil duurt een jaar. We gaan per keer evalueren wat er beter kan voor de volgende keer, maar gaan pas aan het eind van het jaar de totale balans opmaken. IEDERE ORGANISATOR HOUDT DE VOLGENDE GEGEVENS BIJ: Hoeveel mensen doen mee aan de speeddate? Hoeveel speeddates hebben plaatsgevonden? Hoeveel mensen zijn daadwerkelijk gewisseld? [naam, baan, hoe lang] Wat ging er goed tijdens de sessies, wat was voor verbetering vatbaar? PLANNING Eerste speeddate week 24 maart t/m 28 maart Tweede speeddate week 9 juni t/m 13 juni Derde speeddate week 24 november t/m 28 november