BEWAREN EN BEWIJZEN

Eigenaar: EDIFORUM/NNI
Copyright: Nederlands Normalisatie-instituut
BEWAREN EN BEWIJZEN
Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder
schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-
instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of
openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm,
opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van
toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.
Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van
ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde
vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in
en buiten rechte op te treden, voorzover deze bevoegdheid niet
is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting
Reprorecht.
Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd,
kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden
uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de
leden van de projectgroep aanvaarden derhalve geen enkele
aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade,
ontstaan door of verband houdende met toepassing van door
het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven.
©1998 Nederlands Normalisatie-instituut
Kalfjeslaan 2, Postbus 5059, 2600 GB Delft
Telefoon (015) 2 690 390, Fax (015) 2 690 190
 BEWAREN EN BEWIJZEN

INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD 1

1. INVENTARISATIE VAN WETTELIJKE VERPLICHTINGEN 3

1.1 Inleiding 3
1.2 Inventarisatie 3

2. BEWIJZEN 11
2.1 Inleiding 11
2.2 Bewijsrecht en moderne bewijsmiddelen 11
2.3 Versterking van de bewijspositie van degene die zich van moderne
technologie bedient 12
2.4 Trusted Third Parties 13
2.5 Alternatieven voor de versterking van de bewijspositie 15

3. ORGANISATIE 17
3.1 Inleiding 17
3.2 Doelstelling en toepassingsgebied 17
3.3 De praktijkrichtlijn 18
3.4 Schematische weergave van de praktijkrichtlijn 20
3.5 Toelichting 21
3.6 Voorbeelden uit de praktijk 29

BIJLAGE A: OVERZICHT VAN GEÏNVENTARISEERDE WETTEN

BIJLAGE B: LITERATUUROVERZICHT
BIJLAGE C: SAMENSTELLING VAN DE PROJECTGROEP

mei 1998 i
BEWAREN EN BEWIJZEN

ii mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

VOORWOORD
Gegevens worden in eerste instantie bewaard om te dienen als bron van informatie en
bewijs. Het motief om gegevens voor een zekere tijd te bewaren kan zijn:
• naleving van een wettelijke bewaarplicht;
• het kunnen aantonen dat aan verplichtingen is voldaan;
• ervaringskennis op duurzame wijze beschikbaar te houden voor ontwikkeling,
uitvoering en/of beleid;
• cultureel-historische en andere overwegingen.
De wijze van bewaren en de bewaarperiode worden, naast wettelijke regelingen,
voornamelijk bepaald door het belang dat aan bewaring wordt gehecht, afgezet tegen risico
en kosten.
De wijze waarop gegevens worden bewaard is van belang voor de bewijskracht. Met een
juiste wijze van bewaren van gegevens kan worden bereikt dat de bewijskracht van
gegevens niet afneemt of verloren gaat.
Voor de duur van bewaring is, naast het belang dat aan de informatie wordt gehecht, de
wettelijke bewaartermijn een minimum. Op grond van de overwegingen voortvloeiende uit
de privacy-wetgeving kan het geboden zijn om gegevens te verwijderen op het moment dat
deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt en verkregen, hier kan
men dus spreken van een maximale bewaartermijn.
De huidige wet- en regelgeving biedt de mogelijkheid om moderne opslagmethoden toe te
passen. In veel gevallen is echter onduidelijk welke gegevens moeten worden bewaard,
hoe lang zij moeten worden bewaard en wat de bewijskracht is van een reproductie van de
gegevens. Dit vraagstuk is in meer of mindere mate voor elke nederlandse rechtspersoon
van belang.
De Juridische Expertgroep van de Stichting EDIFORUM en de projectgroep Legalisatie
Opslagmedia van het Nederlands Normalisatie-instituut (NNI) hebben in 1994 de handen
ineen geslagen om een aanzet te geven tot opheldering van het genoemde vraagstuk. Een
gezamenlijke projectgroep, samengesteld uit deskundigen op het gebied van archivering en
recht, heeft zich ten doel gesteld op basis van een analyse van de vele wettelijke
bewaarverplichtingen een juridisch georiënteerde praktijkrichtlijn op te stellen voor het
zodanig bewaren van gegevens dat de bewijskracht van die gegevens gewaarborgd is. De
projectgroep heeft daarbij getracht om de kennis uit diverse (ook buitenlandse) initiatieven
die op dit vlak reeds zijn gestart te combineren, om een zo breed mogelijk draagvlak voor
de praktijkrichtlijn te waarborgen.
Bewaren en Bewijzen is niet een handleiding voor het inrichten van een archief. De
uiteindelijke inrichting van de administratieve bepaling is en blijft een afweging van
kosten en risico’s, die iedere organisatie zelf zal moeten maken.
Deze uitgave bevat de geheel geactualiseerde teksten van de reeds verschenen delen Wet-
en regelgeving (1995) en Organisatie (1997), uitgebreid met een verhandeling over trusted
third parties.
Hoofdstuk 1 bevat een inventarisatie van wettelijke verplichtingen met betrekking tot het
bewaren van gegevens en een vergelijking van die verplichtingen voor enkele
toepassingsgebieden. Hoofdstuk 2 behandelt de bewijskracht van gegevens die met behulp

mei 1998 1
BEWAREN EN BEWIJZEN

van moderne technieken zijn opgeslagen of anderszins zijn bewerkt of overgedragen. In

hoofdstuk 3 worden enkele richtlijnen gegeven voor de organisatie van gegevensbeheer in
de praktijk. Bewaren en Bewijzen beperkt zich voorlopig tot het burgerlijke recht. In een
later stadium kunnen andere rechtsgebieden aan de orde komen.
De projectgroep Bewaren en Bewijzen stelt bijzonder prijs op uw kritiek, suggesties en
aanvullingen, die ons in staat stellen deze bijdrage permanent te actualiseren.

De projectgroep Bewaren en Bewijzen

mei 1998

Voor meer informatie over deze uitgave:

NNI EDIFORUM
J.A. Dijkstra A.J.M. van Bellen
Postbus 5059 Postbus 262
2600 GB DELFT 2260 AG LEIDSCHENDAM
Tel: (015) 2 690 127 Tel: (070) 3 376 111
Fax: (015) 2 690 242 Fax: (070) 3 276 965
jelte.dijkstra@nni.nl ediforum@worldaccess.nl
http://www.nni.nl http://www.ediforum.nl

2 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

1. INVENTARISATIE VAN WETTELIJKE

VERPLICHTINGEN
1.1 INLEIDING
Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de wettelijke regelgeving met betrekking tot
gegevensdragers die vrij bewijs opleveren. De verplichting tot registratie van gegevens en
de bewaring van deze geregistreerde gegevens gedurende een aantal jaren is in de
Nederlandse wetgeving op diverse plaatsen geregeld.
Een aantal belangrijke bepalingen zijn gesteld bij of krachtens:
• het Burgerlijk Wetboek;
• de Algemene Wet Rijksbelastingen en de Douanewet;
• de Comptabiliteitswet;
• de Archiefwet;
• de Coördinatiewet Sociale Verzekeringen;
• de Organisatiewet Sociale Verzekeringen 1997;
• de Machinerichtlijn en andere richtlijnen inzake produktaansprakelijkheid.
• de Wet op de Persoonsregistratie, op termijn te vervangen door de Wet Bescherming
Persoonsgegevens
Deze uitgave van Bewaren en Bewijzen beperkt zich tot bovengenoemde
aandachtsgebieden. Daarbij worden algemene kaders aangegeven; detailregeling wordt
vooralsnog buiten beschouwing gelaten.

1.2 INVENTARISATIE
1.2.1 HET BURGERLIJK WETBOEK
In artikel 10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is voor alle rechtspersonen de
verplichting neergelegd om de administratie zodanig in te richten dat de rechten en
verplichtingen van de rechtspersoon te allen tijde kunnen worden gekend. De bepaling is
bedoeld om op elk gewenst moment snel zicht te krijgen op de crediteuren- en
debiteurenpositie en op de vermogenspositie (zie Hoge Raad 11 juni 1993, Nederlandse
Jurisprudentie 1993, 713). Het voeren van de administratie omvat niet alleen het te boek
stellen van de financiële resultaten van een onderneming. Het betreft ook de vastlegging
van bestuurs- en beheersdaden, de interne organisatie in het algemeen, het interne
berichtenverkeer en al wat daarmee samenhangt.
Ingaande 1 juni 1998 is de bewaarplicht gewijzigd van tien jaar naar zeven jaar. Veel
voorschriften van uiteenlopende aard hebben met die bewaarplicht te maken, niet alleen
het rechtspersonenrecht ( artikelen 2:48 en 2:297 van het Burgerlijk Wetboek), maar ook
het faillissementsrecht (artikelen 76 en 92 van de Faillissementswet), de sociale
verzekeringswetgeving (artikel 89 van de Organisatiewet Sociale Verzekeringen 1997,
betreffende de gegevensverstrekking), voorschriften ten behoeve van statistieken (artikel 7

mei 1998 3
BEWAREN EN BEWIJZEN

van de Wet Financiële Betrekkingen 1994) en het intellectuele eigendomsrecht (artikel 29

van de Wet op de Naburige Rechten).
Artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek luidt aldus:
lid 1
Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van
alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die
voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te
voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op
een zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van
de rechtspersoon kunnen worden gekend.
lid 4
De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier
gestelde balans van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden
overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige
weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd
beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Bij Wet van 8 november 1993, Staatsblad 598, in werking getreden op 1 januari 1994 is dit
artikel opnieuw vastgesteld. Tevens is artikel 6 van het Wetboek van Koophandel bij die
wet ingetrokken.
Bij dezelfde wetswijziging is voor de vrije beroepsbeoefenaren een gelijke
administratieplicht ingevoerd als in artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek en eveneens
voor ieder die een bedrijf uitoefent (artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek).
In aansluiting hierop bepaalt artikel 2:394, lid 6 van het Burgerlijk Wetboek nu ook dat de
Kamers van Koophandel ook op andere 'gegevensdragers' dan papier gedeponeerde
jaarstukken mogen bewaren.
De bewaartermijn van tien jaren is toen gehandhaafd. Op 1 juni 1998 is de termijn zeven
jaar geworden.

1.2.2 DE ALGEMENE WET RIJKSBELASTINGEN, DE DOUANEWET EN DE

WET OP DE OMZETBELASTING
De verplichtingen bepaald in de Algemene Wet Rijksbelastingen inzake het bewaren en de
bewaartermijn zijn te vinden in hoofdstuk VIII, afdeling 2 (artikel 47 tot en met 57). Deze
bepalingen zijn gewijzigd bij de Wet van 29 juni 1994, Staatsblad 499. Daarbij is
aansluiting gezocht bij de hierboven genoemde wijziging van artikel 2:10 van het
Burgerlijk Wetboek.
Hieronder worden enkele belangrijke onderdelen van artikel 52 van de Algemene Wet
Rijksbelastingen behandeld.
lid 1
Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles
betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat
bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een
administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere
gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en

4 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang

zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
Het eerste lid van artikel 52 van de Algemene Wet Rijksbelastingen bevat de eis dat de
rechten en verplichtingen uit de bewaarde gegevens duidelijk moeten blijken, terwijl het
eerste lid van artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek als vereiste stelt dat deze rechten en
verplichtingen daaruit moeten worden gekend. Het is de vraag of er een materieel verschil
bestaat tussen deze twee formuleringen. Zolang er nog geen jurisprudentie op dit punt is,
moet worden aangenomen dat er geen materieel verschil is.
De bewaarplicht was tien jaar. Met ingang van 1 juni 1998 is de termijn zeven jaar
geworden (artikel 52, vierde lid).
Het vijfde lid van artikel 52 van de Algemene Wet Rijksbelastingen is gelijkluidend aan
het vierde lid van artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek:
lid 5
De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier
gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager
worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en
volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige
bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden
gemaakt.
lid 6
De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en de
gegevensdragers dienen zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de
inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de
administratieplichtige de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen
van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.
Volgens de vierde nota van wijziging dient de uitwerking van het vijfde lid bepaald te
worden aan de hand van het zesde lid. Dat betekent wellicht dat in het fiscale recht extra of
zwaardere eisen aan de toegankelijkheid van op andere dragers overgebrachte en/of
bewaarde gegevens moeten worden gesteld dan in het civiele recht. Dat kan tot uiting
komen in het inhoud geven aan de redelijke termijn (lid 5) waarbinnen gegevens leesbaar
moeten worden gemaakt en in het concreet maken wat de redelijke termijn is voor het
verschaffen van inzage aan de inspecteur ten behoeve van zijn controle.
Op 1 juni 1996 is de Douanewet van kracht geworden, nadat deze op 2 november 1995
door het parlement was aangenomen (Staatsblad 553). Sinds juli 1994 waren in de
voorganger van die wet de verplichtingen inzake het bewaren en de bewaartermijnen al in
grote lijnen gelijkluidend. Die verplichtingen zijn thans neergelegd in artikel 8 van de
Douanewet. De (overigens kleine) verschillen betreffen:
• De kring van administratieplichtigen. Deze kring is in de Douanewet kleiner.
• De administratieverplichting is ruimer. Onder administratie behoort in het kader van de
Douanewet ook dat wat op basis van internationale en supranationale regelingen wordt
bijgehouden, aangetekend of opgemaakt.
De resolutie van de staatssecretaris van 26 augustus 1981, nummer 581-11707, die
betrekking had op het gebruik van microfiches en microfilm is bij deze wetswijzigingen
komen te vervallen.

mei 1998 5
BEWAREN EN BEWIJZEN

Bij besluit van 19 juli 1996, PFC 96/854U heeft de staatssecretaris twee elementen
toegevoegd aan de bestaande situatie. Deze elementen betreffen het onderscheid tussen
basisgegevens en overige gegevens en het verkorten van de bewaartermijn van tien naar
zeven jaar.
In het besluit zijn als basisgegevens genoemd het grootboek, de debiteuren- en
crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de
loonadministratie. Tevens worden hiertoe gerekend specifieke gegevens die van belang
zijn voor de vaststelling van verschuldigde belasting bij derden.
De basisgegevens worden na zeven jaar na afloop van het jaar waarop het gegevens
betrekking heeft niet meer ter inzage opgevraagd.
Niet als basisgegeven aan te merken gegevens behoren tot overige gegevens. Deze
gegevens vervullen in de administratie bij het beheersen van de primaire processen in de
onderneming veelal een ondergeschikte rol. Wat deze gegevens betreft mogen afspraken
worden gemaakt over een bewaartermijn die korter is dan zeven jaar.
Met betrekking tot de omzetbelasting wordt opgemerkt dat op 1 juni 1998 artikel 34a is
toegevoegd aan de Wet op de Omzetbelasting 1968. De bepaling in de eerste zin van dit
artikel luidt aldus:
De ondernemer is verplicht boeken, bescheiden en andere gegevensdragers
of de inhoud daarvan - zulks ter keuze van de inspecteur - betreffende
onroerende zaken en rechten waaraan deze zijn onderworpen gedurende
negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan bezigen, te
bewaren.

1.2.3 DE COMPTABILITEITSWET
Artikel 54, lid 1, aanhef en sub c van de Comptabiliteitswet bepaalt dat de Algemene
Rekenkamer bevoegd is om, voor zover zij een en ander nodig acht voor het uitoefenen
van haar taak, bij alle onderdelen van het Rijk administraties, documenten en andere
informatiedragers op door haar aan te geven wijze te onderzoeken.
Artikel 59 van de Comptabiliteitswet geeft de Algemene Rekenkamer bevoegdheden bij
bepaalde in dat artikel genoemde rechtspersonen, onder andere ten aanzien van
rechtspersonen voorzover die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en
daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de
wet ingestelde heffingen.
Het bewaarregime is in het algemeen terug te vinden in op grond van de Archiefwet
genomen besluiten.

1.2.4 DE ARCHIEFWET 1995

De Archiefwet 1995 is van toepassing op overheidsorganen. Ook semi-overheidsorganen
(waaronder wordt verstaan privaatrechtelijke rechtspersonen met een publiekrechtelijke
bevoegdheid) vallen onder de Archiefwet 1995. Deze wet is daarom ook voor deze
rechtspersonen van belang.
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging
van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (artikel 3 van de Archiefwet
1995).

6 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

Het eerste lid van artikel 5 van de Archiefwet 1995, verplicht tot het ontwerpen van
selectielijsten waarop ten minste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor
vernietiging in aanmerking
Nadere regelingen hierover zijn te vinden in het besluit van 15 december 1995, Staatsblad
671 (Archiefbesluit 1995).
De Archiefwet 1995 geeft een ruime definitie van archiefbescheiden. In artikel 1 sub c (1)
staat het volgende: Archiefbescheiden zijn “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de
overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te
berusten”.
Onder artikel 4 is opgenomen dat ook "reprodukties, ongeacht hun vorm" onder het begrip
archiefbescheiden vallen. Met de woorden "ongeacht hun vorm" is beoogd expliciet aan te
geven dat ook niet-schriftelijke registratievormen zoals computerbestanden,
geluidsopnamen en telefax in de definitie begrepen zijn.
Hieronder worden nog enkele kernbepalingen van de Archiefwet 1995 samengevat.
artikel 8 van de Archiefwet 1995
Artikel 8 bepaalt dat archiefbescheiden vervangen mogen worden door
reprodukties (waarna de originele bescheiden vernietigd kunnen worden), maar
daarvoor is dan wel een machtiging van de minister van Welzijn, Volkgezondheid
en Cultuur vereist als het gaat om bescheiden die niet als te vernietigen worden
aangemerkt in eerder genoemde selectielijsten.
Overigens worden bij of krachtens AMvB nadere regels omtrent de vervanging van
archiefbescheiden gesteld (artikel 10). Zie de betreffende artikelen van het
Archiefbesluit.
artikel 22 van de Archiefwet 1995
Artikel 22 bepaalt dat bij of krachtens AMvB regels worden gesteld met betrekking
tot onder andere de duurzaamheid van archiefbescheiden en de bouw en inrichting
van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, en met betrekking tot het in
geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.

1.2.5 DE COÖRDINATIEWET SOCIALE VERZEKERINGEN

De Coördinatiewet Sociale Verzekeringen regelt de vaststelling, heffing en invordering
van sociale-verzekeringspremies door de organisaties die met de premie-inning zijn belast.
Artikel 10 van de Coördinatiewet Sociale Verzekeringen bepaalt onder meer dat de
werkgever verplicht is - volgens door de Minister van Sociale zaken en Werkgelegenheid
te stellen regels - een loonadministratie te voeren en deze desgevraagd aan de organisatie
die met de premie-inning is belast, ter inzage te geven.
In de beschikking van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 28
december 1987 (Staatscourant 1987, nummer 252), het Loonadministratiebesluit, zoals
nadien gewijzigd, is in artikel 6 geregeld dat de werkgever de voor elke individuele
werknemer aan te leggen loonstaat en de loonadministratie ten minste gedurende vijf jaar
na het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking heeft, moet bewaren. Deze termijn
van vijf jaar heeft te maken met het feit dat geen premie meer mag worden vastgesteld als
meer dan vijf jaar zijn verstreken sedert het einde van het kalenderjaar waarin de premie
verschuldigd is geworden.

mei 1998 7
BEWAREN EN BEWIJZEN

1.2.6 BEPALINGEN INZAKE HET BEWAREN VAN ANDERE GEGEVENS

(UITVOERINGSORGANEN SOCIALE VERZEKERINGEN)
Artikel 10 van Boek II van het Burgerlijk Wetboek geldt niet voor de uitvoeringsorganen
voor de sociale verzekeringen. De bepalingen inzake bewaring zijn te vinden in circulaires
van de toezichthouders.

1.2.7 BEWAARPLICHT DOCUMENTEN BIJ MICROVERFILMING VAN ANDERE

GEGEVENS (UITVOERINGSORGANEN)
Bepalingen over dit onderwerp zijn te vinden in de circulaire nummer 923 van 8 september
1988, kenmerk 88/2355 van de Sociale Verzekeringsraad. Onder een aantal voorwaarden
geldt voor documenten bij microverfilming geen bewaarplicht. Die bewaarplicht wordt
opgeheven indien het uitvoeringsorgaan:
1. Procedures schriftelijk heeft vastgelegd en aanhoudt die regels dienen te bevatten
ten aanzien van de beheersing van het proces van microverfilming zoals:
a) de omschrijving van de categorieën documenten die voor microverfilming
in aanmerking komen;
b) de aanbiedingsprocedures van deze documenten en de wijze waarop dit
getoetst wordt door de microfilmarchivaris;
c) de wijze van vervaardiging van de microfilmvormen en de aan het produkt
te stellen eisen;
d) de toepassing van (eventueel) bijbehorende terugzoeksystemen;
e) ordening, opslag, bevoegdheden ten aanzien van de raadpleging, beveiliging
en bewaartermijnen van de microfilmvormen;
f) vernietiging van de originele informatiedragers en de microfilmvormen;
g) de controle op de toepassing van de procedures binnen het
uitvoeringsorgaan.
2. Overgaat tot het aanstellen van één of meer functionarissen (hier aan te duiden als
microfilmfunctionarissen) die voor de toepassing van microfilmprocedures
verantwoordelijk zijn. Deze functionarissen mogen niet belast zijn met, c.q.
verantwoordelijk gesteld zijn voor de inhoudelijke behandeling van de informatie
en de informatiedragers (met uitzondering van de documenten benodigd ingevolge
de microfilmprocedure) of ressorteren onder een functionaris met een dergelijke
verantwoordelijkheid, tenzij deze onderworpen zijn aan adequate interne
controlemaatregelen betrekking hebbend op voldoende functiescheiding op dit
punt.
Voorts worden aan de uitkomsten van het microfilmproces eisen gesteld:
1. Bevoegde derden moeten er van verzekerd zijn dat door hen aangewezen verfilmde
documenten in gereproduceerde vorm beschikbaar kunnen worden gesteld;
a) in een aan de oorspronkelijke ordening gerelateerde orde;
b) binnen aanvaardbare tijd;
c) op oorspronkelijke, of naastliggend formaat;

8 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

2. Er dienen voldoende gegevens op de microfilmvormen en in de administratie van

de microfilmarchivaris te worden vastgelegd om de reconstructie van de
totstandkoming van een microfilmbeeld mogelijk te maken;
3. De verfilming dient zodanig te hebben plaatsgevonden dat met een grote
betrouwbaarheid kan worden aangenomen dat vrijwel alle daarvoor in aanmerking
komende document pagina's daadwerkelijk inleesbaar zijn verfilmd. Concreet houdt
dit in dat een verzameling originelen mag worden vernietigd indien ofwel:
a) statistisch gezien 95% betrouwbaarheid bestaat dat hooguit 2% van de
documenten niet of niet goed is verfilmd; danwel
b) als er (naar het oordeel van de Sociale Verzekeringsraad) voldoende interne
controlemaatregelen ten aanzien van de naleving van in de procedures
vastgelegde voorschriften aanwezig zijn en functioneren en als tevens een
statistische toets, waaraan bepaalde (lichtere) eisen worden gesteld een
positief resultaat oplevert. De eisen aan deze toets gesteld, zijn:
i) tenminste 95% kans op goedkeuring bij minder dan 2% fouten;
ii) kans op afkeuring bij meer dan 5% fouten.
De procedures dienen te worden goedgekeurd door de Sociale Verzekeringsraad.
Daarnaast dient het uitvoeringsorgaan controle op juistheid en volledigheid van het
administratief-organisatorische proces te verrichten.

1.2.8 RICHTLIJNEN BEWAARTERMIJNEN ARCHIEFBESCHEIDEN

(UITVOERINGSORGANEN)
In de circulaire Sociale Verzekeringsraad nummer 953 van 4 januari 1990, kenmerk
8919158, zijn voor een aantal daarin genoemde documenten bewaartermijnen gesteld.
Voor archiefstukken betreffende boekhouding en bewijsstukken geldt een bewaartermijn
van tien jaar. Deze termijn is niet in overeenstemming met de inmiddels in andere wetten
verkorte bewaarperiode van zeven jaar.
Voor andere documenten geldt een kortere periode. Overigens bepaalt de circulaire ook dat
archiefstukken waarvan in redelijkheid te verwachten is dat zij ook na het verstrijken van
de bewaartermijn nog van belang kunnen zijn, bijvoorbeeld in verband met fraudegevallen,
beroepszaken, verzoeken aan het uitvoeringsorgaan om opnieuw een beslissing te nemen,
en de behandeling van klachten bewaard dienen te blijven zolang dit voor de afhandeling
van deze zaken is vereist.

1.2.9 RICHTLIJNEN INZAKE BEWAARTERMIJNEN VAN BESCHEIDEN VOOR

ZIEKENFONDSEN
Bij circulaire 105/81 van 6 mei 1981 kenmerk FES/BU/11016 heeft de Ziekenfondsraad
richtlijnen gegeven inzake bewaartermijnen en het volgen van procedures bij
microverfilming.
Voor het bewaren van grootboeken, balansen en resultatenrekeningen geldt een termijn
van tien jaren. Ook deze termijn is niet in overeenstemming met de thans geldende
regelgeving.
Voor overige bescheiden geldt een kortere periode.
De circulaire bevat voorts een aantal eisen bij microverfilming:

mei 1998 9
BEWAREN EN BEWIJZEN

1. Aanwezigheid van een schriftelijke beschrijving van de archiveringsprocedure ten

aanzien van de microfilmtoepassing met vermelding daarin van onder meer de
maatregelen betreffende:
a) aanwijzing van een beheerder;
b) toegang en beveiliging;
c) te volgen werkwijze (bij verfilming, reproduktie en raadpleging).
2. Aanwezigheid van een registratiesysteem van de gefilmde bescheiden met een
vastlegging van:
a) de aard van de bescheiden en van de periode waarop deze betrekking
hebben;
b) plaats, tijdstip en datum van de verfilming, alsmede door wie verricht;
c) handtekening uitvoerder;
d) handtekening van controleur na controle op correcte verfilming en
volledigheid daarvan.
3. Het verveelvoudigingsprocedé zelf. Deze procedure dient bepaalde voorzieningen
in zich te hebben die waarborgen bieden voor de volledige en juiste verfilming
(bijvoorbeeld automatisch dateren en nummeren van de microfilm).
4. De verfilming dient op systematische wijze plaats te hebben, opdat een redelijk
snelle toegang tot bepaalde te selecteren stukken mogelijk is.
5. De verveelvoudiging dient dusdanig te zijn dat de samenhang tussen de onderdelen
van een stuk bewaard blijft.
6. Een snelle reproduktie vanaf de microfilm moet mogelijk zijn.
Ten aanzien van uitbesteding van microfilmwerkzaamheden zij vermeld dat dit onder
zodanige voorwaarden dient plaats te vinden dat het ziekenfonds de verantwoordelijkheid
kan blijven dragen voor de juistheid en volledigheid van de verwerking. Het uitbestedende
ziekenfonds is gehouden zich periodiek van een en ander te overtuigen.

10 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

2. BEWIJZEN
2.1 INLEIDING
In dit hoofdstuk wordt getracht een antwoord te geven op de vraag, aan welke
voorwaarden de elektronische verwerking en de elektronische opslag van gegevens moeten
voldoen voor het behoud van de bewijskracht van hetgeen tot bewijs kan dienen.

2.2 BEWIJSRECHT EN MODERNE BEWIJSMIDDELEN

De Nederlandse wetgever heeft zich onthouden van het expliciet noemen van
bewijsmiddelen. Bij de parlementaire behandeling van het nieuwe bewijsrecht is
opgemerkt dat de ontwikkeling van de techniek voortdurend nieuwe bewijsmiddelen
oplevert: foto's, grammofoonplaten, films, geluidsbanden, bloedonderzoek,
magneetbanden, microfilms, diskettes etc. Tenslotte is ervoor gekozen het al lang
aanvaarde beginsel dat de rechter en partijen alle denkbare bewijsmiddelen mogen bezigen
ten overvloede tot uitdrukking te brengen in artikel 179 Rv: Bewijs kan worden geleverd
met alle middelen, tenzij de wet anders bepaalt.
In de Eerste Kamer is de suggestie gedaan om ten aanzien van bewijsmiddelen
voortgebracht door nieuwe technieken een aantal algemene regels op te nemen met
betrekking tot waarmerking, depot, wijze van hanteren etc. De minister van Justitie heeft
daarop geantwoord dergelijke regels te willen overwegen als mocht blijken dat de praktijk
daaraan behoefte had. Van een dergelijke behoefte was hem evenwel niets gebleken. De
praktijk zou zich in de regel redden door analoge of rechtstreekse toepassing van de
bestaande regels1.
De wetgever geeft de rechter bovendien een grote mate van vrijheid in de waardering van
het bewijs. Een uitzondering geldt voor bepaalde documenten, zoals de authentieke akte2
en in de meeste gevallen de onderhandse akte. Hiervoor geldt dat zij verplicht bewijs
opleveren. De rechter is dan verplicht de inhoud voor waar aan te nemen of er de volledige
bewijskracht aan toe te kennen die de wet eraan verbindt, tenzij tegenbewijs wordt
geleverd.
In andere gevallen is de rechter vrij in de toekenning van bewijskracht aan een
bewijsmiddel. De vraag is echter hoe lang de praktijk het zonder aanvullende regeling kan
stellen. Die vraag rijst vooral in een geautomatiseerde omgeving waarbij de letterlijke
betekenis van 'akte' geen toepassing (meer) kan vinden. Partijen weten immers in geval van
een conflict niet waar zij in bewijsrechtelijk opzicht aan toe zijn. Het is hun niet bekend
hoe de rechter het door hen tevoren aangedragen materiaal tot bewijsvoering zal
waarderen. Met name voor de elektronische gegevensdragers zal onzeker zijn welke
bewijskracht de rechter aan de met behulp daarmee vervaardigde afdrukken zal toekennen.

1
Rutgers, Mr G.R. en Mr R.J.C. Flach (redactie), Parlementaire geschiedenis van de nieuwe
regeling van het bewijsrecht in burgerlijke zaken, Deventer, 1988, pagina’s 12 en 13; zie daar ook
de reeds wat verouderde literatuur over bewijsrecht en moderne bewijsmiddelen.
2
Een authentieke akte is een door een bevoegd ambtenaar opgemaakt en ondertekend document,
een onderhandse akte is elk ander ondertekend document, zie bijvoorbeeld artikel 183 van het
Wetboek van Burgerlijke Rechtsverordening

mei 1998 11
BEWAREN EN BEWIJZEN

Er is hierover nog zeer weinig jurisprudentie. Er zijn slechts enkele uitspraken geweest
over de bewijswaarde van een computer print-out en van gegevens op geluidsbanden3 (vrij
bewijs en de kwalificatie van een elektronisch stuk in dat kader).

2.3 VERSTERKING VAN DE BEWIJSPOSITIE VAN DEGENE DIE ZICH

VAN MODERNE TECHNOLOGIE BEDIENT
De hoofdregel is: wie stelt moet bewijzen. "Degene die zich op de juistheid en
volledigheid van ... gegevens beroept (gegevens neergelegd op elektronische
gegevensdragers), zal deze dan moeten bewijzen, waarbij de getroffen technische en
organisatorische waarborgen een belangrijke rol zullen spelen4." Op grond van de wet of
de redelijkheid en billijkheid kan de rechter hiervan afwijken. Dit is met name aan de orde
als een der partijen een sterkere positie inneemt dan de andere, omdat hij bijvoorbeeld over
bijzondere deskundigheid beschikt. De Geschillencommissie Bankbedrijf bepaalde in dit
kader in een geschil tussen een cliënt en een bank, waarin de eerste betoogde dat
onbevoegden op een bepaalde datum niet over haar pas of pincode hadden kunnen
beschikken, dat de bank moest bewijzen dat haar cliënt haar verplichtingen met betrekking
tot het beheer van haar pas en pincode niet was nagekomen5.
In de praktijk zijn criteria ontwikkeld die gebruikt kunnen worden om de bewijspositie van
degene die zich van moderne technologie bedient, te versterken. Zo is er een aantal criteria
dat voor het bepalen van de betrouwbaarheid in ogenschouw moeten worden genomen:
1. de exclusiviteit van de gegevens, waarbij wordt gekeken naar de mate waarin
bevoegdheden tot toegang en gebruik van de gegevens zijn vastgesteld, zonodig
zijn beperkt, en zijn gehandhaafd;
2. de integriteit van de gegevens na verwerking door het systeem, waarbij wordt
gedacht aan juistheid, actualiteit en volledigheid ervan;
3. de controleerbaarheid van de gegevens en in verband daarmee de mogelijkheid tot
controle op een doorzichtigheid van het proces van de gegevensverwerking6.
Hierbij wordt dus uitgegaan van de gedachte dat een adequate invulling van deze criteria
de kwaliteit van het informatiesysteem op een betrouwbaar niveau brengt waardoor dit als
een voldoende waarborg zal worden beschouwd door de rechter voor de juistheid en
volledigheid van de gegevens die aan hem op een moderne gegevensdrager worden
voorgelegd. Als de invulling van de eerder beschreven criteria nader in ogenschouw wordt
genomen, dan is een aantal invalshoeken relevant. De organisatie die een modern
informatiesysteem gebruikt, zal in voldoende mate aandacht moeten schenken aan
beveiliging, controlemogelijkheden en kwaliteitswaarborgen op verwerking en registratie
van gegevens.

3
Praktijkgids 1973, 791, Hof Amsterdam, 23 december 1976, Nederlandse Jurisprudentie 1978,
nummer 89.
4
TK 1992-1993 23024, nummer 3, pagina 2
5
20 over informatietechnologie en recht, pagina 134
6
Kemna, A.M.Ch. en I.M.A. de Graaf-Hinfelaar, Bewijskracht en bewaarplichten in een
papierloze omgeving, in: 20 over informatietechnologie en recht, Samsom
Bedrijfsinformatie/KPMG, 1993; voorts: Prins, C., Bewijsaspecten rond EDI, in: Recht en EDI,
Kluwer 1993

12 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen het gebruik van moderne gegevensdragers
voor de opslag van intern of extern gegenereerde gegevens enerzijds en de overdracht van
gegevens anderzijds. Wat betreft de eerste situatie, geldt dat de hierboven geformuleerde
criteria dan betrekking hebben op beveiliging van het systeem en van het registratieproces.
Bij beveiliging valt bijvoorbeeld te denken aan logische en fysieke toegangsbeveiliging
waardoor de integriteit en de exclusiviteit van de gegevens gewaarborgd blijven. Bij
beveiliging gaat het overigens niet alleen om maatregelen van technische aard maar ook
om organisatorische maatregelen. Welke maatregelen genomen moeten worden, hangt ook
af van de aard van de organisatie en de aard van informatieverwerking.
Binnen een aantal internationale instellingen is getracht criteria voor informatiebeveiliging
te ontwikkelen. Zie onder andere de door de Organisatie voor Internationale Economische
Samenwerking en Ontwikkeling ontwikkelde Guidelines for the Security of Information
Systems (OECD 26/11/1992). In Nederland geeft het Nederlands Normalisatie-instituut in
opdracht van het bedrijfsleven en het ministerie van Economische Zaken de Code voor
Informatiebeveiliging7 uit, die als leidraad voor beleid en implementatie bij de beveiliging
van computersystemen bedoeld is. De overheid heeft in een breder kader per 1 januari
1995 het Besluit voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst ingevoerd.
In het geval van informatie-overdracht, bijvoorbeeld per fax, telex, E-mail of EDI moeten
meer waarborgen worden geschapen omdat gegevensuitwisseling extra risico's met zich
brengt. Bij geavanceerde informatiesystemen waarbij elektronische berichtuitwisseling
plaatsvindt dient aandacht worden geschonken aan controlemechanismen in de diverse
fasen van het proces. Daarmee wordt bedoeld de afhandeling van berichten, de transmissie
en de verwerking8.
In het geval van elektronische gegevensuitwisseling zijn in de praktijk een aantal
maatregelen bedacht die de bedieners van dit middel behulpzaam kunnen zijn. Een
voorbeeld is de Trusted Third Party (TTP). De idee van de TTP wordt in de volgende
paragrafen behandeld.

2.4 TRUSTED THIRD PARTIES

Een Trusted Third Party (TTP) is een neutrale derde partij welke ingezet kan worden bij de
beveiliging van het elektronisch berichtenverkeer. De TTP kan zekerheid bieden
aangaande de te verzenden berichten door het nemen van bepaalde maatregelen.
Naast het scheppen van vertrouwen tussen twee partijen bij het elektronisch uitwisselen
van berichten, heeft de inzet van een TTP nog een andere waarde. Voor een sterke
bewijspositie en een optimale inrichting van bewaarfuncties kan de TTP een belangrijke
rol spelen, zeker in een “open” omgeving.
Hoe meer maatregelen genomen zijn om het elektronische berichtenverkeer te beveiligen,
hoe eerder een rechter geneigd zal zijn de bewijskracht van de aangeboden elektronische
documenten te erkennen. Daartoe moet de rechter overtuigd worden van de
betrouwbaarheid van het aangeboden elektronisch materiaal. Die betrouwbaarheid kan
men vergroten door te zorgen voor accuratesse en waarborgen in het communicatiesysteem

7
Nederlands Normalisatie-instituut, november 1994
8
Zie onder andere EDIFORUM: Beheersing van risico’s bij EDI, een handleiding voor managers,
1993. Zie ook: B. van den Hooff, A. Meijer, Naar een verantwoorde archivering van e-mail (Den
Haag 1998).

mei 1998 13
BEWAREN EN BEWIJZEN

van technische en organisatorische aard. Een methode hiertoe is de inschakeling van een
onafhankelijke deskundige derde, de TTP, in het transactieproces.

2.4.1 BEWIJS EN BEWAARDIENSTEN TRUSTED THIRD PARTIES

In het kader van Bewaren en Bewijzen zijn de volgende TTP-diensten het meest van
belang9.
• bewijs van zending en ontvangst
• beheer van documenten en data recovery
• tijdstempelen
• volgnummeren
• key recovery en key escrow
Deze diensten worden in de volgende paragrafen uitgewerkt.

2.4.1.1 Bewijs van zending en ontvangst

Zeker gezien de openheid van de omgeving waarbinnen het elektronisch berichtenverkeer
zich afspeelt, zullen partijen behoefte hebben aan een bewijs dat een bepaald bericht
verzonden en/of ontvangen is.
Om dit bewijs te verkrijgen zou A (verzender) zijn bericht via een TTP naar B (ontvanger)
kunnen zenden. De organisatie van B kan een bericht van ontvangst sturen naar de TTP,
die dit bericht weer (ondertekend) doorstuurt aan A. Zodoende is een dekkende constructie
gebruikt om een bewijs van verzending te verkrijgen.
Het feit dat het bericht bij de organisatie van B is aangekomen, wil nog niet zeggen dat B
zelf het bericht ontvangen heeft. Om nu een bewijs van ontvangst te genereren zal B, zodra
hij het bericht heeft gelezen, via de TTP, een bericht van ontvangst naar A moeten sturen.
Het is weer de TTP die dit bericht ondertekent.

2.4.1.2 Beheer van documenten en data recovery

Indien door partijen gevreesd wordt voor eventuele onenigheid over de werkelijke inhoud
van een elektronisch document, kan bepaald worden dat een TTP een document zal
beheren. Zou het daadwerkelijk tot onenigheid komen, dan is het document dat door de
TTP wordt beheerd, het document dat uitkomst moet bieden.
Om de originaliteit van het document te garanderen, kan de TTP het document digitaal
ondertekenen en een tijdstempel meegeven.

2.4.1.3 Tijdstempelen
Om een tijdstempel aan een bericht toe te kennen, hoeft niet het gehele elektronische
bericht aan de TTP te worden verstuurd. Volstaan kan worden met een hash van het
bericht. Aan deze hash voegt de TTP de datum en de tijd waarop het bericht is ontvangen

9
Voor een volledige behandeling van de rol van Trusted Third Parties, zie Docter, N.R. De Trusted
Third Party: een actueel beeld en toetsingscriteria, EDIFORUM, Leidschendam, 1998.

14 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

toe en zet onder dit alles vervolgens zijn digitale handtekening. Nu kan de TTP het bericht
(met tijdstempel) terugsturen aan de originele verzender.10

2.4.1.4 Volgnummeren
Om zekerheid te creëren over de volgorde waarin berichten worden verstuurd, kan de TTP
volgnummers toekennen aan de berichten. Hierdoor kan onder andere. gesignaleerd
worden dat een berichtenstroom geschonden is, of dat een bericht meermalen verzonden is.
Naast de TTP kan vaak ook het systeem zelf deze functie uitoefenen.

2.4.1.5 Key recovery en key escrow

Key escrow is het bewaren van een decryptiemogelijkheid voor noodgevallen.
Een key escrow systeem is een encryptiesysteem met een back-up decryptiemogelijkheid
die geautoriseerde personen (gebruikers, vertegenwoordigers van een organisatie en
overheidsvertegenwoordigers) toestaat om, onder al eerder bepaalde voorwaarden,
ciphertext te ontsleutelen met behulp van informatie van een TTP die speciale data-
recovery sleutels onder zich heeft. Deze data-recovery sleutels geven toegang tot de
“originele” ver- en ontcijfersleutels, waardoor het bericht ontcijferd kan worden.
De TTP zou de taak op zich kunnen nemen om deze data-recovery sleutels in bewaring te
nemen.
Er zijn verschillende redenen om tot key escrow over te gaan:
1. Indien veiligheidsdiensten verwachten dat bepaalde elektronische berichten
gegevens bevatten die de veiligheid van een land in gevaar kunnen brengen
(bijvoorbeeld inzake terrorisme of drugshandel), kunnen zij door de data-recovery
sleutels te gebruiken deze informatie ontcijferen en veel schade voorkomen.
2. Indien een organisatie zijn sleutels kwijt is, biedt key escrow uitkomst.
3. Indien sleutels beschadigd zijn biedt key escrow uitkomst.
4. Indien eigen werknemers cryptografie gebruiken om fraude te verbergen, geeft key
escrow een oplossing.
Overigens bestaan over key escrow de nodige meningsverschillen. Door het in bewaring
geven van sleutels aan derden bestaat immers het gevaar dat onbevoegden hun handen
leggen op deze sleutels.
In de Verenigde Staten heersen heftige discussies over de overweging van de overheid om
zelf als escrowee (bewaarnemer) te fungeren. Tegenstanders zijn bang dat hun
berichtenverkeer niet langer geheim zal zijn en dat de overheid invloed zal krijgen op
bijvoorbeeld concurrentieposities.

2.5 ALTERNATIEVEN VOOR DE VERSTERKING VAN DE

BEWIJSPOSITIE
Juist bij de elektronische uitwisseling van gegevens en/of bij vastlegging met behulp van
de moderne informatietechnologie is een juridisch instrumentarium noodzakelijk naast de

10
Zie ook Moorsel, B. van, De mogelijke rol van Trusted Third Parties, EDIFORUM,
Leischendam, 1996, pagina 134.

mei 1998 15
BEWAREN EN BEWIJZEN

set van technische en organisatorische beveiligingsmethoden. In de juridische literatuur is

ter aanvulling van hetgeen hiervoor is opgemerkt nog een aantal andere suggesties gedaan.

2.5.1 BEWIJSOVEREENKOMST
Het is partijen die electronisch gegevens uitwisselen aan te raden een bewijsovereenkomst
te sluiten. Zo'n bewijsregeling kan ook worden opgenomen in algemene voorwaarden.
Voor gegevensuitwisseling met behulp van EDI zijn in de praktijk een aantal standaard
bewijsovereenkomsten ontwikkeld. Als voorbeeld van een EDI-bewijsovereenkomst wordt
gewezen op de regeling zoals opgenomen in de Europese EDI-overeenkomst. Deze model-
overeenkomst is in oktober 1994 als aanbeveling van de Europese Commissie
uitgevaardigd. Onder andere is daarin opgenomen dat partijen erkennen dat de registraties
die zij overeenkomstig de voorwaarden van de overeenkomst hebben bijgehouden volledig
bewijs opleveren voor de daarin vervatte feiten als betrof het onderhandse akten, tenzij het
tegendeel wordt bewezen. Een dergelijke afspraak geldt uitsluitend tussen de betrokken
partijen, niet ten opzichte van derden. Niet in elk rechtsstelsel kan een dergelijke
bewijsovereenkomst rechtsgeldig zijn.
Partijen kunnen bijvoorbeeld als nadere voorwaarde afspreken dat bevestiging van het
gehele elektronische bericht noodzakelijk is voor het aangaan van de transactie. Ook
kunnen zij afspraken maken over de handtekening of over een bepaalde sleutel.

2.5.2 INTERNATIONAAL INSTITUUT

Met betrekking tot het elektronische berichtenverkeer is een voorstel gedaan tot oprichting
van een internationaal instituut voor het vaststellen van basisregels voor het gebruik van
EDI. Deze gedachte verdient de aandacht. Voorbeelden voor eerste aanzetten voor
basisregels zijn de UNCID-regels, in 1989 opgesteld door de Internationale Kamer van
Koophandel te Parijs. Deze basisregels zijn verwerkt in de eerdergenoemde
modelovereenkomst van de Europese Commissie een model-overeenkomst van de
Verenigde Naties.

2.5.3 ARBITRAGE
De rechterlijke macht heeft over het algemeen nog onvoldoende deskundigheid op het
gebied van moderne informatietechnologie. In een procedure zullen zij zich moeten
verlaten op de kennis van deskundigen. Gelet op die situatie zouden geschillen beter
kunnen worden voorgelegd aan arbiters, die wel over de gespecialiseerde kennis
beschikken. Een arbitrage-instituut dat tot doel heeft de beslechting van geschillen over de
bewijskracht van met behulp van informatietechnologie opgeslagen of overgedragen
informatie kan goede diensten bewijzen. Een dergelijk instituut zou kunnen worden
ondergebracht bij het hierboven genoemde internationale instituut.

16 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

3. ORGANISATIE
3.1 INLEIDING
In dit hoofdstuk komt een voorstel aan de orde voor een richtlijn voor de praktijk. Deze
bevat een aantal actiepunten waarin het wettelijke kader rond de bewaarplicht en
bewijskracht van gegevens is verwerkt en die in de administratieve organisatie van
bedrijven en instellingen vanuit dat kader bezien moeten worden ingevuld.
Dit hoofdstuk kent de volgende opbouw:
1. Doelstelling en toepassingsgebied (3.2.)
2. De praktijkrichtlijn (3.3.)
3. Schematische weergave van de praktijkrichtlijn (3.4.)
4. Toelichting (3.5.)
5. Voorbeelden uit de praktijk (3.6.)

3.2 DOELSTELLING EN TOEPASSINGSGEBIED

De doelstelling11 bij het formuleren van een praktijkrichtlijn is om zodanige regels te
formuleren dat het:
1. voor diegenen die gegevens willen vastleggen, beheren en uitwisselen mogelijk is
om procedures en voorschriften te toetsen aan redelijk te stellen eisen;
2. voor diegenen die gebruik maken van deze gegevens mogelijk wordt een oordeel te
vormen over hun betrouwbaarheid en authenticiteit;
3. uitgangspunten biedt voor de toepassing van wettelijke regelingen inzake het
vastleggen en bewaren van gegevens, opdat de bewijskracht van de gegevens wordt
bevorderd.
De richtlijn beoogt duidelijkheid te verschaffen over de principes en over de mogelijke
uitwerkingen en toepassing van deze doelstelling. Bij dit alles dient bedacht te worden dat
er ook externe gebruikers (kunnen) zijn van deze gegevens. Deze groep van gebruikers
(zoals externe accountants, controleurs van of namens de overheid, rechters, klanten,
burgers) zal de aanvaardbaarheid van deze gegevens in hoge mate bepalen aan de hand van
de kwaliteit van de administratieve organisatie, waarbinnen de gegevens worden bewerkt
of verwerkt, vastgelegd, bewaard en verstrekt.
In voortzetting op de twee eerste onderdelen van dit rapport geldt dat ook bij het inrichten
van de administratieve organisatie niet de media en de systemen het kernpunt zijn, maar de
gegevens zelf. Deze richtlijn beslaat in principe alle bedrijfseigen gegevens binnen een
organisatie, ongeacht de gegevensdrager. Dit impliceert tevens dat de technische
implementatie van deze richtlijn buiten het kader van deze publicatie valt. Gezien het zeer
dynamische karakter van de huidige informatietechnologie kunnen daarover nauwelijks
verantwoorde uitspraken worden gedaan. Uitgangspunt dient te zijn dat ongeacht de
gekozen technische uitwerking de onderdelen van de praktijkrichtlijn uit bewijstechnisch

11
Zie ook: Handboek Documentaire Informatie Systemen, 2.10, 2-3.

mei 1998 17
BEWAREN EN BEWIJZEN

oogpunt noodzakelijk zijn. Uiteraard hebben de gekozen technische oplossingen alle hun
eigen implicaties, die specifieke maatregelen vergen om de onderdelen van de
praktijkrichtlijn te realiseren.

3.3 DE PRAKTIJKRICHTLIJN
1. Een organisatie dient ervoor te zorgen dat:
a) de gegevens welke worden verwerkt, geconverteerd, beheerd en
uitgewisseld zeer duidelijk zijn omschreven;
b) de gegevens systematisch zijn geordend op basis van een in een
procedurebeschrijving vastgelegd ordeningsplan12. Het verdient aanbeveling
voor deze ordening archiefkundigen of EDP auditors, mits gespecialiseerd
in gegevensbeheer, te raadplegen. Op basis van dit ordeningsplan moet het
ook voor een (minder) ter zake kundige derde mogelijk zijn om binnen een
redelijke termijn specifieke gegevens terug te vinden;
c) de binnen de (beheerde en/of uit te wisselen) gegevens bestaande ordening
wordt gehandhaafd en onderhouden;
d) van de verwerking van de gegevens een logboek gevoerd wordt, dat
tenminste de volgende gegevens bevat:
i) identiteit van de verantwoordelijke;
ii) identiteit van de uitvoerder van de verwerking (i.c. de
verantwoordelijke batch file);
iii) de aard van de verwerkte gegevens;
iv) het onderwerp van de verwerkte gegevens;
v) de datum van verwerking;
vi) de plaats van verwerking;
vii) storingen die tijdens verwerking zijn opgetreden.
Het logboek mag in geautomatiseerde vorm worden gevoerd; de audit trail
kan als logboek functioneren, mits voldaan wordt aan de gestelde
voorwaarden;
e) een index voor, tijdens en na de verwerking van gegevens wordt
bijgehouden, omschreven in een procedurebeschrijving en genoteerd in het
logboek;
f) de (via uitwisseling ontvangen) gegevens terug te voeren zijn op de
(authentieke) bron en te benaderen zijn gedurende de bij deze gegevens
behorende bewaartermijn;
g) de gegevens (bij archivering en uitwisseling) voorzien worden van de
nodige identificatiegegevens, waaronder de (eventueel) toegepaste

12
Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief of gegevensbestand
en de rangschikking van zijn bestanddelen (Rijksarchiefdienst: Lexicon van Nederlandse
archieftermen,‘s-Gravenhage 1983). Een dergelijk schema biedt de kaders voor een gestructureerd
en systematisch gegevensbeheer, terwijl tevens de primaire toegankelijkheid wordt gewaarborgd.

18 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

bewijsvergrendeling (met name bij archivering van belang). Hierdoor kan

met grotere zekerheid worden vastgesteld dat er in een bepaald
computerbestand geen veranderingen zijn doorgevoerd;
h) steekproefsgewijs de compleetheid en de kwaliteit van de gegevens
gecontroleerd wordt. De opzet en uitvoering van deze steekproef worden
omschreven in een procedurevoorschrift. De resultaten van de steekproef
worden in het logboek of een bijlage daarvan vastgelegd;
i) voor de archivering van gegevens adequate voorzieningen worden getroffen
betreffende inbraakpreventie, inbraaksignalering, bescherming tegen
onbevoegde raadpleging, waterschade, uitval energievoorziening,
vandalisme en dergelijke;
j) gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden vernietigd;
k) na geslaagde conversie de originelen worden vernietigd, met uitzondering
van jaarverslagen, balansen en (authentieke) akten. Balans en winst- en
verliesrekening dienen op papier te worden bewaard;
l) van een vernietiging van originelen een proces verbaal wordt opgemaakt,
dat de volgende gegevens bevat:
i) de omschrijving van de vernietigde gegevens;
ii) de wijze van vernietiging;
iii) de datum van vernietiging;
iv) ondertekening door ten minste twee personen, één namens de
gegevensbeheerder, één namens de archiefvormer en, voor
overheidsinstellingen noodzakelijk, één namens de archiefinspectie;
v) ondertekening door het management van de organisatie of de door
deze gedelegeerde functionaris.
m) het proces-verbaal van vernietiging onderdeel is van het logboek.
2. Een organisatie moet één of meer functionarissen aanstellen die voor de toepassing
en controle verantwoordelijk zijn. Deze functionarissen mogen niet belast zijn met
dan wel verantwoordelijk gesteld zijn voor de inhoudelijke behandeling van de
gegevens en gegevensdragers of ressorteren onder een functionaris met een
dergelijke verantwoordelijkheid, tenzij ze onderworpen zijn aan adequate interne
controlemaatregelen betrekking hebbend op voldoende functiescheiding op dit
punt. Het is van belang dat de interne controlemaatregelen aan continue rapportage
onderhevig zijn, waardoor kan worden vastgesteld of de maatregelen effectief zijn.
3. Een organisatie moet zodanige maatregelen treffen dat vanuit de archival function
alleen aan daartoe bevoegde personen gegevens ter beschikking worden gesteld en
dat deze gegevens integer zijn en blijven. Dit betekent dat er bij de verstrekking
van (toegang tot) digitale gegevens geen bevoegdheid wordt gegeven om de
gegevens te muteren, ook niet onbedoeld. Bij niet in digitale vorm verstrekte
gegevens dienen er bovendien maatregelen te worden getroffen die het retour
ontvangen en weer op juiste wijze in het archief opnemen waarborgen.

mei 1998 19
BEWAREN EN BEWIJZEN

3.4 SCHEMATISCHE WEERGAVE VAN DE PRAKTIJKRICHTLIJN

De cijfers in onderstaande figuren verwijzen naar de opsomming in voorgaand hoofdstuk.
Figuur 1 is een weergave van de toepassing van de praktijkrichtlijn op de bewaring en
opslag van gegevens.

Figuur 1
b ij g e b ru ik m a k in g v a n d ig ita lise rin g

V erw erk in g
G eg ev en s V e rn ie tig in g A rc h iv e rin g V ern ietig in g
C o n v ersie

1 (d ) 1 (g )
1 (a ) 1 (b ) 1 (e)
1 (c )
1 (f) 1 (k ) 1 (j)
1 (l) 1 (l)
1 (m ) 1 (m )

C o n tro le e n B e v e ilig in g

1 (h )
1 (i)
2
3

20 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

Figuur 2 is een weergave van de toepassing waarbij gegevens worden bewaard en

bovendien worden uitgewisseld en/of overgedragen.

Figuur 2
bij gebruikmaking van digitalisering

Verwerking
Gegevens Vernietiging Archivering Uitwisseling Vernietiging
Conversie

1 (d) 1 (g)
1 (a) 1 (b) 1 (e)
1 (c)
1 (f)

1 (k) 1 (j)
1 (l) 1 (l)
1 (m) 1 (m)

Controle en Beveiliging

1 (h)
1 (i)
2
3

3.5 TOELICHTING
De praktijkrichtlijn geeft aan waarmee binnen de administratieve organisatie rekening
moet worden gehouden met betrekking tot de bewijswaarde van de gegevens. Zij dient om
de verantwoordelijkheid inzake het bewaren van gegevens uit het oogpunt van het
bewijsrecht richting te geven, niet om deze verantwoordelijkheid te vervangen. Iedere
onderneming is wettelijk verplicht om zijn administratie te bewaren; de voorwaarden
daarvoor zijn in de wet omschreven.
De praktijkrichtlijn vertoont een grote overeenkomst met de reeds lange tijd in gebruik
zijnde Nederlandse Praktijkrichtlijn NPR 1097 voor de microverfilming van documenten13.
De reden daarvoor is tweeledig:
1. Enerzijds vergt aansluiting bij een in veel organisaties reeds in gebruik zijnde
voorgeschreven procedure minder problemen, is de aansluiting met de bestaande
procedure makkelijker te realiseren en blijven de aanpassingen in de administratieve
organisatie beperkt. De bestaande voorzieningen dienen ook te worden toegepast op
digitale data. De infrastructuur om de praktijkrichtlijn te realiseren is echter (groten-)
deels aanwezig.
2. Anderzijds is aansluiting bij NPR 1097 aan te bevelen, omdat deze geleid heeft tot het
toekennen van bewijswaarde aan microfilmopnamen. Nauwe aansluiting daaraan kan

13
NNI, NPR 1097 Microverfilming van documenten, tweede druk, Delft, 1979.

mei 1998 21
BEWAREN EN BEWIJZEN

wellicht de acceptatie van de praktijkrichtlijn vanuit bewijsrechtelijk oogpunt

versnellen: het terrein is voorbereid.

3.5.1 WAARBORGEN
De benodigde gegevens van de meeste organisaties zijn veelal naar eigen behoefte en
gebruik gedefinieerd, op eigen wijze vergaard en van een verschillende actualiteit. Dit leidt
bij beheer en uitwisseling van deze gegevens tot een groeiende administratieve belasting
van alle betrokkenen en mogelijk veel dubbel werk. Ervan uitgaande dat de resultaten van
gegevensvastlegging op diverse gegevensdragers bewijskracht moeten hebben, zullen in de
administratief-organistorische opzet binnen elk bedrijf daartoe waarborgen moeten worden
ingebouwd. Deze waarborgen zullen zich vooral dienen te richten op het gegevensbeheer
binnen de organisatie zelf en in het bijzonder op het treffen van die maatregelen die
aannemelijk kunnen maken en/of bewijzen dat de (naar buiten gebrachte) gegevens zijn
zoals deze op een eerder moment, soms jaren eerder, zijn geweest. Dit impliceert dat de
gegevens dienen te voldoen aan een aantal eisen, naast het feit dat de bewaring van
gegevens aan wet- en regelgeving onderhevig is. Deze eisen zijn onafhankelijk van het
gebruikte informatiesysteem en de gebruikte informatievoorziening, dienen in onderlinge
relatie te worden bezien en betreffen:
1. de integriteit: de mate waarin de gegevens in overeenstemming zijn met het
afgebeelde deel van de realiteit, waarbij niets ten onrechte is toegevoegd,
verdwenen of achtergehouden;
2. de authenticiteit: de mate waarin, ongeacht de gebruikte compressiemethodiek, de
weergaven van gegevens de juiste oorspronkelijk vorm en inhoud bevatten van het
afgebeelde deel van de realiteit;
3. de controleerbaarheid: de mate waarin de gegevens en de weergaven van gegevens
toetsbaar zijn;
4. de historiciteit: de mate waarin de actualiteit van de gegevens in de context van de
tijd wordt vastgehouden, waardoor het mogelijk wordt integriteit, authenticiteit en
controleerbaarheid gedurende de bewaartermijn van de gegevens in stand te
houden14.
Het gaat derhalve om een zodanige vastlegging (eventueel conversie, bewaring en selectie)
dat de juistheid en volledigheid in alle omstandigheden gewaarborgd is. Deze interne
maatregelen zullen hun weerslag hebben op de gegevensuitwisseling tussen diverse
organisaties, aangezien de kwaliteitsborging in het gegevensbeheer daarvoor een zeer
belangrijk aanknopingspunt is. Juist het handhaven van de vier hier genoemde eisen aan
gegevens (en dus aan het gegevensbeheer) vereist een dynamische controle daarvan. Bij
deze controle zullen de archiefinspectie (bij onder de Archiefwet 1995 ressorterende
organen) en de EDP-auditor hun belangrijkste taak hebben te verrichten. Want in het
handhaven van deze vier eisen ligt de kwaliteit van de gegevensopslag en de

14
Voor de uitwerking van deze vier, alsmede enige andere aan gegevens te stellen eisen zie het in
1999 te verschijnen proefschrift van: G.J. van Bussel en F.F.M. Ector, De documentaire revolutie.
Een integrale benaderingswijze van organisatie-, informatie- en archiefkundige aspecten bij de
inrichting van een informatiehuishouding (Alphen a/d Rijn) (academisch proefschrift aan de
Katholieke Universiteit Brabant te Tilburg aan de faculteit Bestuurlijke Informatiekunde en
Accountancy met als promotores prof. dr. P.M.A. Ribbers en dr. G.J. van der Pijl)

22 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

gegevensuitwisseling besloten15. Het is derhalve nodig dat overeenstemming bestaat over

een aantal vooraf te stellen criteria voor het bewaren en het uitwisselen van gegevens.
Hierbij zou kunnen worden aangesloten bij criteria zoals deze zijn ontwikkeld in het kader
van de digitale gegevensuitwisseling op het gebied van de sociale zekerheid en door de
Belgische Kruispuntbank. Deze criteria laten wij hieronder, met enige opmerkingen
aangevuld, volgen.

3.5.2 DE SECTOR SOCIALE ZEKERHEID

In het kader van de digitale gegevensuitwisseling op het gebied van de sociale zekerheid is
een concept ontwikkeld, dat is gebaseerd op de volgende pijlers16:
1. Authentieke bronnen en gegevens: een gegeven krijgt de status authentiek gegeven
op het moment dat één organisatie verantwoordelijk is voor dit gegeven en andere
organisaties daarmee afhankelijk zijn van dit gegeven. Deze ene organisatie wordt
daarmee tot authentieke bron voor het authentieke gegeven en is verantwoordelijk
voor: het operationele beheer, de inhoud en kwaliteit van het gegeven en het
verificatie- en vaststellingsproces van het gegeven. Tussen de ‘leverancier’ en de
‘afnemer’ van het authentieke gegeven worden afspraken gemaakt over:
a) een eenduidige definitie van het gegeven;
b) de status van het gegeven;
c) een (privacy-)reglement, dat aangeeft welke gegevens met welke afnemer
mogen worden uitgewisseld en welke correctiemogelijkheden en -rechten er
zijn (onder andere in verband met de privacy-wetgeving);
d) de registratie en identificatie van de afnemer;
e) de kwaliteit en de juistheid van de gegevens;
f) de actualiteit en de historie;
g) het formaat waarin de gegevens zullen worden uitgewisseld;
Deze afspraken hebben niet enkel betrekking op de uitwisseling, maar met name op
kwaliteit van het (interne) beheer van authentieke gegevens.
2. De architectuur: de gezamenlijke architectuur en de strategie om dit te realiseren
houdt een toegevoegde waarde in voor elke organisatie bij elektronische
gegevensuitwisseling en fungeert als verbindende schakel tussen de betrokken
organisaties. De architectuur dient per sector beschikbaar te stellen:
a) één in- en uitgaand aansluitpunt, loket, postbus;
b) één routeringshulpmiddel voor binnen de sector, zoals een verwijsindex.
3. De organisatie: binnen de architectuur fungeert de organisatie als het centrale
schakelpunt, verantwoordelijk voor de uitvoering van gezamenlijk afgesproken
functies. Onder gemeenschappelijk bestuur zal deze organisatie faciliterend en
coördinerend werken. De voornaamste functies van de organisatie zijn:

15
Zie noot 14.
16
RINIS-Concept. Naar samenwerking op het gebied van elektronische gegevensuitwisseling in het
SOFI-domein (Amstelveen 1995). De uiteindelijke keuze voor wat betreft architectuur en
organisatie is op een ander, hier niet van belang zijnde concept gevallen.

mei 1998 23
BEWAREN EN BEWIJZEN

a) het autoriseren van de wettelijk toegestane en gedefinieerde

gegevensstromen tussen afzonderlijke sectoren en organisaties,
b) het faciliteren van de de elektronische gegevensuitwisseling tussen de
diverse loketten.
4. Standaardisatie, normalisatie en harmonisatie: de Nederlandse strategie hierbij zou
er op gericht moeten zijn zoveel mogelijk van internationale standaarden gebruik te
maken. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig te
zijn. Dit geldt met name voor gegevensopslagfaciliteiten, waarvoor talloze
formaten gangbaar zijn (geweest), waarvan een groot aantal vandaag de dag niet
meer leesbaar (te maken) is. Op dit niveau is voorlopig geen algemeen geldende
standaard te verwachten. Algemene opslagformaten hebben bovendien doorgaans
het nadeel dat de weergavevorm van de gegevens niet wordt bewaard, waardoor in
principe bij sommige documenten niet voldaan kan worden aan de bovengenoemde
eisen van integriteit, authenticiteit en historiciteit. Dergelijke formaten worden
daardoor in ieder geval voor sommige documenten onbruikbaar in bewijsrechtelijke
zin, aangezien de vorm van die documenten een wezenlijke rol speelt. Ook de
eventueel gebruikte compressiemethode zal bij die documenten die van
bewijsrechtelijk belang zijn de oorspronkelijke weergavevorm moeten kunnen
bewaren.
In het kader van het bewaren van gegevens zal het te allen tijde noodzakelijk zijn dat in
gebruik (geweest) zijnde opslagformaten leesbaar blijven. Dit impliceert dat interfaces
beschikbaar moeten zijn die het mogelijk maken dergelijke formaten te lezen, maar de
mutatie ervan (na archivering) onmogelijk maken17.

3.5.3 DE BELGISCHE KRUISPUNTBANK

De criteria zoals die door de Belgische Kruispuntbank18 worden gesteld zijn in principe
overal toe te passen:
1. de gevolgde procedure voor de op elektronische wijze opgeslagen, bewaarde of
weergegeven gegevens dient op voorhand zeer nauwkeurig te zijn omschreven;
2. de gebruikte technologie moet waarborgen dat de gegevens getrouw, duurzaam en
volledig worden weergegeven;
3. er dient systematische en volledige gegevensregistratie plaats te vinden;
4. de verwerkte gegevens moeten op zorgvuldige wijze worden bewaard, op
systematische wijze worden gerangschikt en zullen moeten zijn beschermd tegen
iedere vervalsing (= ongeoorloofde mutatie);
5. ten aanzien van het verwerkingsproces dienen de volgende gegevens te worden
bewaard:
a) identiteit van de verantwoordelijke;
b) identiteit van de uitvoerder van de verwerking;

17
Zie noot 16.
18
Discussiedocument Bewijsrecht en opslag door middel van de moderne informatietechnologie,
2de versie (werkgroep Bewaren en Bewijzen), 6-7.

24 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

c) de aard van de verwerkte gegevens;

d) het onderwerp van de verwerkte gegevens;
e) de datum van verwerking;
f) de plaats van verwerking;
g) storingen die tijdens verwerking zijn opgetreden.

3.5.4 VERGELIJKING
Ook voor de Nederlandse situatie zouden deze criteria waarschijnlijk voldoende
waarborgen bieden voor een juridische, vooral bewijsrechtelijke acceptatie van de
krachtens deze criteria verwerkte gegevens. De criteria zoals die in de sector sociale
zekerheid worden ontwikkeld zijn nog niet voldoende in concreto uitgewerkt om een
effectieve vergelijking met de Belgische Kruispuntbank mogelijk te maken.
Beide concepten kunnen zeer goed samengaan. De voor de Kruispuntbank beschreven
criteria zouden zonder problemen kunnen worden geaccepteerd als concrete uitwerking en
basiscriteria voor een praktijkrichtlijn gebaseerd op het Nederlandse sociale zekerheids-
concept. De criteria genoemd in het Belgische concept kunnen in elke organisatie worden
gerealiseerd.

3.5.5 BETROUWBAARHEIDSCRITERIA
De criteria van de Kruispuntbank sluiten rechtstreeks aan bij de criteria die hiervoor voor
het bepalen van de betrouwbaarheid in ogenschouw worden genomen: exclusiviteit,
integriteit en controleerbaarheid19.
Aangevuld met de hierboven aan gegevens gestelde eisen (integriteit, authenticiteit,
controleerbaarheid en historiciteit) ontstaat er een aantal criteria dat waarschijnlijk de
rechter voldoende grondslag biedt het bewijsrecht toe te passen. Op dat moment wordt
voldaan aan het reference model for business acceptable communications, zoals dat door
D. Bearman werd opgesteld en dat in de Verenigde Staten breed wordt ondersteund20.

3.5.6 BURGERLIJKE EN FISCALE WETGEVING

Hoofdstuk 1 geeft een duidelijk overzicht van de bewaarverplichtingen die volgens wet- en
regelgeving in acht genomen dienen te worden21. Het in de Algemene Wet
Rijksbelastingen geformuleerde voorschrift dat een bedrijf een administratie houdt kan niet
als bezwaarlijk worden ervaren: het wijst op een administratie die aan de eisen van het
bedrijf voldoet, rekening houdend met de aard, omvang, ingewikkeldheid van de
bedrijfsactiviteiten en de toegepaste administratieve techniek. In principe worden hier de
minimale eisen genoemd waaraan de administratieve organisatie zou moeten voldoen.

19
Zie paragraaf 2.3.
20
D. Bearman, Towards a reference model for business acceptable communications (Pittsburgh
1994; manuscript); zie ook: D. Bearman, Electronic evidence. Strategies for managing records in
contemporary organizations (Pittsburgh, 1994), hoofdstuk 2.
21
Voor een diepgaand totaaloverzicht van bewaarverplichtingen: W.M.G. Beckers en G.J. van
Bussel, Bewaren van Informatie. Wet- en regelgeving in de praktijk (Alphen aan den Rijn, 1995).

mei 1998 25
BEWAREN EN BEWIJZEN

In het algemeen neemt de behoefte van bedrijven aan historische detailinformatie snel af
en daarmee eveneens de bereidheid om kosten te maken voor het toegankelijk houden van
cultureel-historische gegevens. Dit in weerwil van civielrechtelijke voorschriften, die
bewaring van de ‘boeken, bescheiden en overige gegevensdragers’ gedurende een periode
van zeven jaar verplicht stellen22.
Parallel aan het burgerlijk recht houdt de fiscale wetgeving ook een termijn van zeven jaar
aan. In principe kunnen deze gegevens op elke willekeurige gegevensdrager worden
bewaard op voorwaarde van juiste en volledige weergave, met uitzondering van de balans
en de staat van baten en lasten, die verplicht op papier moeten worden bewaard. De
Algemene Wet Rijksbelastingen stelt geen inrichtingseisen, maar een aanvullende
voorwaarde is dat alle gegevens ‘binnen redelijke tijd’ raadpleegbaar en controleerbaar
zijn. Het effect van deze voorwaarde is overigens dat het slechts in uitzonderingsgevallen
toegestaan zal zijn om elektronische gegevens niet elektronisch te archiveren. Het is
overigens in overleg met de belastingdienst mogelijk al eerder gegevens te vernietigen; dit
is afhankelijk van afspraken met de fiscus over:
1. welke gegevens ten behoeve van de fiscale controle bewaard moeten blijven;
2. de invulling van de wettelijke begrippen ‘leesbaar binnen een redelijke tijd’ en
‘controle binnen redelijke termijn’;
3. de wijze waarop de gegevens benaderbaar worden gemaakt;
4. de wijze waarop de gegevens ter beschikking gesteld worden;
5. het verdichten van gegevens;
6. de invloed van systeemwijzigingen23.

3.5.7 EXTERNE EN INTERNE VASTLEGGINGEN

Bij de administratie kan het volgende onderscheid worden gemaakt24;
1. externe vastleggingen: vastleggingen, die afkomstig zijn van derden, zoals orders,
orderbevestigingen, facturen, kwijtingen, saldobevestigingen e.d.;
2. interne vastleggingen: vastleggingen die binnen de organisatie van de
administratieplichtige tot stand komen zoals opdrachtbonnen, notulen, agenda’s,
brieven, ontvangstregisters, verantwoordingsverslagen, beschrijving van de
administratieve organisatie en de interne controle, systeemdocumentatie e.d.
Externe en interne vastleggingen kunnen plaatsvinden op verschillende gegevensdragers.
Externe vastleggingen worden traditioneel aangereikt op papier, maar in toenemende mate
worden deze papieren vastleggingen door de ontvangende organisatie gedigitaliseerd.
Daarnaast vindt er steeds meer digitale overdracht plaats.

22
H.A. Kampert, ‘Wijzigingen in AWR. Consequenties voor AO/IC voor bedrijfsleven en
accountants’, De Accountant, maart 1995, nummer 7, pagina’s 466-469.
23
Nadere memorie van antwoord bij het wetsvoorstel aanpassing van administratieve
verplichtingen (21287), Bijlage: Administratieverplichting en elektronische
gegevensverzamelingen.
24
Op basis van: R.W. Starreveld, H.W. de Mare en E.J. Joëls, Bestuurlijke Informatie Verzorging.
I. Algemene Grondslagen (Alphen aan den Rijn - Zaventem, 1994), 4e druk.

26 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

3.5.8 CRITERIA VOOR BEWAREN

Uit het Burgerlijk Wetboek, de Algemene Wet Rijksbelastingen en de Wet op de
Omzetbelasting kan een aantal criteria voor het bewaren van (met name factuur-) gegevens
direct worden afgeleid:
1. registreren en bewaren van de navolgende administratieve gegevens bij facturen en
factuurberichten: naam, adres, woonplaats van leverancier en afnemer,
factuurnummer en -datum, leverantiedatum, omschrijving en hoeveelheid van
geleverd goed of dienst, berekende vergoeding, gebruikte BTW-percentages, BTW-
bedrag en (eventueel) BTW-nummers van leverancier en afnemer (gebruikte codes
moeten kunnen worden gedecodeerd);
2. bewaartermijn van zeven jaar voor alle administratieve gegevens. De Wet op de
Omzetbelasting 1968, artikel 34a creëert een uitzondering voor onroerende zaken
en rechten waaraan deze zijn onderworpen met een bewaartermijn van negen jaar.
3. juiste en volledige overbrenging van administratieve gegevens van de ene
gegevensdrager naar de andere bij vernietiging of overschrijving van de
oorspronkelijke gegevens. Indien bij het overnemen van gegevens vanaf ontvangen
facturen in een geautomatiseerd systeem niet alle gegevens worden overgenomen
(zoals logo’s en overige leverancier identificerende gegevens) dan kan vernietiging
van de ontvangen papieren facturen niet worden toegestaan. Volledigheid slaat ook
op alle interne-controle-aantekeningen die gemaakt zijn. Facturen kunnen dan niet
bij binnenkomst worden gescand, maar pas op het moment van archiveren. Indien
de facturen na gescand te zijn in een geautomatiseerd systeem voorzien worden van
dergelijke aantekeningen dienen er adequate voorzieningen te zijn om de gehele set
van bij elkaar behorende gegevens te kunnen produceren;
4. mogelijkheid om de administratie binnen redelijke termijn te controleren;
5. verschaffen van inzicht aan de fiscus in opzet en werking van de administratie25.
Op facturen en factuurberichten na zijn de te administreren gegevens in het algemeen in de
Nederlandse wetgeving niet gedetailleerd beschreven; er bestaan hiervoor geen
gedetailleerde normen of standaarden.
De bewaartermijn geldt in principe voor alle gegevens. Fiscaal gezien gaat het met name
om die gegevens welke voor de fiscus van belang kunnen zijn bij de vaststelling van feiten
die invloed kunnen uitoefenen op de belastingheffing. De Memories van Toelichting
behorende bij de wijzigingsvoorstellen voor de Algemene Wet Rijksbelastingen vanaf
1989 bieden een goed inzicht in het verwachtingenpatroon van de belastingdienst. Kort
kan gesteld worden dat zij geïnteresseerd is in al die gegevens die van belang kunnen zijn
voor de belastingheffing: naast de financiële administratie ook andere administraties zoals
in- en verkoopadministratie, produktie-administratie, voorraadadministratie,
loonadministratie, contracten, notulen, afsprakenboeken, interne-controle-uitkomsten,
alsmede kassarollen, kladkas, bestelbonnen, afsprakenboeken, tijdregistraties en dergelijke.
Veelal worden de details van een dag of een maand ‘verdicht’ in het grootboek; de
gedetailleerde onderliggende gegevens dienen echter volledig te worden bewaard.

25
Het is raadzaam om voor administratief-organisatorische procedures inzake facturen en
factuurberichten aan te sluiten bij de Kaderprocedure Administratieve Organisatie/Interne
Controle voor EDI-facturen (EAN Nederland, Amsterdam, 1994).

mei 1998 27
BEWAREN EN BEWIJZEN

3.5.9 DRIE CATEGORIEËN GEGEVENS

Binnen het geheel van vastleggingen kunnen met betrekking tot (elektronisch) vastgelegde
gegevens drie verschillende categorieën worden onderscheiden:
1. gegevens die uitsluitend van belang zijn voor het vastleggende organisatie-
onderdeel van een rechtspersoon zelf;
2. gegevens die van belang zijn voor meerdere organisatie-onderdelen van een
rechtspersoon (in elkaar grijpende processen en/of interne verantwoording);
3. gegevens die van belang zijn voor een (organisatie-onderdeel van een)
rechtspersoon alsook voor een andere rechtspersoon met wie de gegevens worden
uitgewisseld.
Binnen deze categorisering is het noodzakelijk te analyseren welke gegevens- c.q.
documentsoorten kunnen worden onderscheiden en welke bewaartermijn voor elk van die
soorten geldt.

3.5.10 BEWAARTERMIJNEN
Het onderscheid in bewaartermijnen tussen de voor vaststelling van fiscale verplichtingen
noodzakelijke gegevens en de gegevens van ander (intern, juridisch, historisch) belang is
reeds grotendeels beschikbaar. Globale selectie- en bewaartermijnenlijsten zijn al enkele
jaren voorhanden; specificering van dergelijke lijsten voor elke organisatie afzonderlijk
door deskundigen is evenwel altijd nodig. Deze globale lijsten zijn:
1. door de NVBA opgesteld voor bedrijven26;
2. de op basis van de Archiefwet 1995 vastgestelde vernietigingslijsten, thans
selectielijsten archiefbescheiden genoemd. Op basis hiervan zijn als uitwerkingen
specifieke stukkenlijsten vastgesteld:
a) door de Brabantse Archief Selectie Commissie voor gemeentelijke
overheidsorganen27;
b) door het Streekarchief Regio Eindhoven voor gemeentelijke
overheidsorganen28;
c) door het Streekarchief Regio Eindhoven voor de politieregio Brabant Zuid-
Oost29;
d) door de Rijksarchiefdienst voor de rijksdienst, de laatste jaren op basis van
de door deze dienst ontwikkelde PIVOT-methodiek30. Opmerkelijk hierbij

26
NVBA, Bewaartermijnen in een bedrijfsarchief (‘s-Gravenhage, 1998).
27
Leidraad voor selektie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen,
opgesteld door de Brabantse Archief Selektie Commissie (Waalwijk, 1993).
28
Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden voor de gemeenten die vallen
onder het Streekarchief Regio Eindhoven (Eindhoven, 1995).
29
Leidraad voor ordening en selectie voor vernietiging van archiefbescheiden voor de politieregio
Brabant Zuid-Oost (Eindhoven, 1995). Zie hiervoor ook: G.J. van Bussel en F.F.M. Ector, ‘Omslag
in informatie. (Documentaire) informatievoorziening in de politieregio Brabant Zuid-Oost in
verandering’, Nederlands Archievenblad 98 (1994), nummer 1, 67-75.

28 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

is dat deze methodiek niet gestoeld is op de selectie van gegevenssoorten,

maar op de selectie van handelingen van de overheid.
Controle van deze lijsten en aanpassing aan de eigen organisatie is echter altijd
noodzakelijk.

3.5.11 SUBSTITUTIE
Voor organisaties waarvoor de Archiefwet van toepassing is bestaat de mogelijkheid
krachtens artikel 7 van deze wet archiefbescheiden te vervangen door substituten op andere
dragers dan de oorspronkelijke. Een digitaal substituut behoort derhalve tot de
mogelijkheden. Het kan in deze gevallen gaan om zowel gegevens die op termijn
vernietigbaar zijn als om gegevens die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De
door substitutie vervangen archiefbescheiden kunnen worden vernietigd. Vervanging kan
slechts plaatsvinden als het geschiedt met volledige weergave van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens. Volgens artikel 6 van het Archiefbesluit 1995
moet de substitutie in een besluit van de zorgdrager vastliggen. Is er sprake van
archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen dan is machtiging
vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van Gedeputeerde Staten
(Archiefwet, artikel 7). In beide gevallen moet melding worden gemaakt hoe aan twee
voorschriften is voldaan, namelijk hoe de ingeschakelde deskundigen bij de voorbereiding
zijn betrokken en hoe rekening is gehouden met de taak van het overheidsorgaan, de
waarde van de archiefbescheiden als cultureel erfgoed en het belang van de in de
archiefbescheiden voorkomende gegevens voor bedrijfsvoering, voor recht- en
bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Aan te bevelen is om, als van de
mogelijkheid tot substitutie gebruik gemaakt wordt, vooraf te bepalen welke categorie
archiefbescheiden naar welke drager wordt gesubstitueerd en dit in een besluit te laten
vastleggen door de zorgdrager31.
De basis voor de analyse van voorkomende documentsoorten en de daaraan toe te kennen
bewaartermijn is gelegd. Uitwerking hiervan is van groot belang, met name voor
overheidsorganen en organen vallende onder de Archiefwet 1995, aangezien hier
vernietiging van gegevens (op basis van bewaartermijnen) als een verplichting wordt
opgelegd32.

3.6 VOORBEELDEN UIT DE PRAKTIJK

3.6.1 INKOOPFACTUREN
Op papier ontvangen facturen worden gescand en in digitale vorm, als images, ter
beschikking gesteld aan de afdelingen die bij de parafering en betaling betrokken zijn.
Mits alle elektronische parafen aan de digitale inkoopfactuur te relateren zijn en in zijn

30
Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen
(‘s-Gravenhage, 1994).
31
Bewaren van informatie, B1140/1-12 (Archiefwet) en B1150/1-8 (Archiefbesluit).
32
Voor het voorgaande verwijzen wij naar: G.J. van Bussel, ‘Informatieselectie. Gedachten over
noodzaak, organisatie, aanpak en beleid’, Nederlands Archievenblad 98 (1994), nummer 1, 59-66
en ‘Informatieselectie’, W.G.M. Beckers en G.J. van Bussel (redactie), Bewaren van informatie.
Wet- en regelgeving in de praktijk (Alphen aan den Rijn 1995).

mei 1998 29
BEWAREN EN BEWIJZEN

geheel binnen redelijke termijn ter beschikking kunnen worden gesteld kan dit worden
toegestaan. Het is van belang hierbij de aandachtspunten van de praktijkrichtlijn na te
lopen. Het is verstandig de papieren factuur te bewaren totdat de afhandeling van de
betaling definitief is en zelfs (indien van toepassing) gedurende de gehele garantieperiode.

3.6.2 DOSSIERS BETREFFENDE TRANSACTIES

Het is toegestaan om de inhoud van dossiers te digitaliseren. Er zijn toepassingen die het
mogelijk maken om naast het scannen van een document (tot image) ook de tekst te
interpreteren met behulp van Optical Character Recognition (OCR) en indexen op te
bouwen. Via een zoekmechanisme waarbij criteria gekoppeld kunnen worden kan met een
hoge trefzekerheid de inhoud selectief benaderd worden.

3.6.3 VERKOOPFACTUREN
Door de verkoopprogrammatuur worden de facturen op papier aangemaakt, waarbij een
tussenbestand met factuurgegevens eerst gesorteerd wordt op postcode. Als de gegevens
die op de factuur afgedrukt worden als set van bij elkaar behorende factuurgegevens in de
administratie aanwezig blijven en op te roepen zijn, kan dit toegepast worden. Daarbij is
het niet nodig om een kopie van de factuur op papier af te drukken. Van belang is wel dat
er goede voorzieningen worden getroffen om de gegevens die op basis van een code
worden bepaald (bijvoorbeeld artikelomschrijving, prijs, BTW. etc.) ook op een juiste
wijze in de te archiveren bestanden op te nemen.

3.6.4 AFWIKKELING VAN PENSIOENVERZEKERINGEN

De aanvraag wordt na ontvangst direct als image gescand en wordt in digitale vorm
afgehandeld. In een digitaal dossier worden alle gedigitaliseerde ontvangen stukken (met
digitale parafen en aantekeningen), maar ook de correspondentie met betrekking tot de
aanvraag (‘variabele’ delen van de verzonden standaardbrieven en dergelijke)
gearchiveerd.

3.6.5 ARCHIVERING VAN BANK- EN GIROAFSCHRIFTEN

Op papier ontvangen bank- en giroafschriften worden na verwerking gescand en in digitale
vorm als (onveranderlijke) images gearchiveerd. Mits te relateren aan de transactie(s)
waarop de gegevens van toepassing zijn in het financiële systeem en binnen redelijke
termijn ter beschikking behoort dit tot de mogelijkheden. Na verloop van de bewaartermijn
van zeven jaren worden de images vernietigd.

3.6.6 BEHEREN VAN TECHNISCHE TEKENINGEN

CAD/CAM-tekeningen betreffende de ontwikkeling van een product worden in de
verschillende opeenvolgende versies gearchiveerd op productnummer. Bij de
totstandkoming van het definitieve product worden de voorafgaande conceptversies
vernietigd. De definitieve versie wordt zo gearchiveerd dat deze niet muteerbaar is.
Aanpassingen in het product leiden tot een nieuwe tekening, die eveneens zo wordt
gearchiveerd dat ze niet veranderd kan worden. De diverse versies van het product dienen
gewaarborgd te worden in het kader van productaansprakelijkheid.

30 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

BIJLAGE A: overzicht van geïnventariseerde wetten

• Richtlijn van de Raad der Europese Gemeenschappen van 14 juni 1989 inzake de
onderlinge aanpassing van de wetgeving van de Lid-Staten betreffende machines
• Wet van 8 december 1976, Staatsblad 671 (Comptabiliteitswet)
• Wet van 29 juni 1994, Staatsblad 499, (aanpassing van administratieve verplichtingen,
onder andere met betrekking tot de Algemene Wet Rijksbelastingen)
• Wet van 28 april 1995, houdende vervanging van de Archiefwet 1962 (Staatsblad 313)
en in verband daarmee wijziging van enige andere wetten (Archiefwet 1995)
• Wet van 2 november 1995 Staatsblad 553 (Douanewet)
• Circulaire Ziekenfondsraad 105/81 van 6 mei 1981 (FES/BU/11016)
• Beschikking van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 28 december
1987, Staatscourant nummer 252, (Loonadministratiebesluit) op grond van artikel 10
Coördinatiewet Sociale Verzekering
• Circulaire Sociale Verzekeringsraad nummer 923 van 8 september 1988 nummer
88/2355
• Circulaire Sociale Verzekeringsraad nummer 953 van 4 januari 1990 nummer 8919158
• Wet van 28 december 1988, Staatsblad 665 (Wet persoonsregistratie)

mei 1998 31
BEWAREN EN BEWIJZEN

Bijlage B: Literatuuroverzicht
• Antoine, M., M. Eloy M., J.F. Brakeland., m.m.v. S. Denis, Le droit de la preuve face
aux novelles technologies de l’information, Centre de Recherches Informatique en
Droit - Ed. Story-Scientia, Paris, 1992
• Ballon, G.L., Juridische aspecten van moderne betaalmiddelen, Preadviezen
Vereniging Handelsrecht, Tjeenk Willink, 1987
• Ballon, G.L., Het bewijs en de moderne technieken, (deel I en II), Computerrecht
1990/5, Computerrecht 1991/1
• Bearman, D., Electronic evidence; Strategies for managing records in contemporary
organizations, Pittsburgh University Press, 1994
• Bearman, D., Towards a reference model for business acceptable communications
(manuscript), Pittsburgh, 1994
• Beckers, W.M.G. en G.J. van Bussel, Bewaren van informatie; Wet- en regelgeving in
de praktijk, Samsom Bedrijfsinformatie, Alphen a/d Rijn, 1995
• Berkvens, J., Achter de schermen van automatiseringscontracten, Samson HD Tjeenk
Willink, 1989
• Boer, J. de, De elektronische schriftelijke vorm, in: NJB, 1992-05-21 (aflevering 21)
• Bussel, G.J. van en F.F.M. Ector, Omslag in informatie; (Documentaire)
informatievoorziening in de politieregio Brabant Zuid-Oost in verandering in:
Nederlands Archievenblad 98 (1994), nummer 1, 67-75.
• Bussel, G.J. van, Informatieselectie; Gedachten over noodzaak, organisatie, aanpak en
beleid in: Nederlands Archievenblad 98 (1994), nummer 1, 59-66
• CIB-RCO, Rapport van de werkgroep juridische aspecten moderne transactie
communicatie, Achtergrondrapport bij Moderne Transactie Communicatie, Den Haag,
1987
• EAN Nederland, Kaderprocedure Administratieve Organisatie/Interne Controle voor
EDI-facturen, Amsterdam, 1994
• EDIFORUM, Audit Aspecten van EDI, Leidschendam, 1995
• EDIFORUM, Beheersing van risico’s bij EDI, een handleiding voor managers,
Leidschendam 1996
• EDIFORUM, Beheersing van risico’s bij EDI, een introductie voor managers,
Leidschendam 1993
• EDIFORUM, Elektronisch Vertrouwen: de mogelijke rol van Trusted Third Parties,
Leidschendam, 1996
• EDIFORUM, Elektronisch Vertrouwen: juridische en organisatorische aspecten van
Trusted Third Parties, Leidschendam, 1996
• Esch, R.E. van (red.), Recht en EDI, Deel 68 serie Recht en Praktijk, Kluwer,
Deventer, 1993
• Europese Commissie, Europese EDI modelovereenkomst, Luxemburg, 1994

32 mei 1998
 BEWAREN EN BEWIJZEN

• Franken, H. e.a., Informatietechnologie en recht, Rapport van de tijdelijke

adviescommissie Informatietechnologie en Recht, Vermande, Den Haag, 1991
• Graaf F. De en J.M.A. Berkvens (red.), Hoofdstukken Informatierecht, Samson HD
Tjeenk Willink, Alpen a/d Rijn, 1989
• Kampert, H.A., ‘Wijzigingen in Algemene Wet Rijksbelastingen. Consequenties voor
AO/IC voor bedrijfsleven en accountants’, De Accountant, maart 1995, nummer 7, blz.
466-469.
• Kemna, A.M.C.H. en I.M.A. de Graaf-Hinfelaar, Bewijskracht en bewaarplichten in
een papierloze omgeving in: 20 over informatietehnologie en recht, Samsom
Bedrijfsinformatie/KPMG, Alphen a/d Rijn, 1993
• KPMG, 10 over Informatietechnologie en recht, KPMG, Amstelveen, 1994
• NIVRA, Studierapport documentaire transactiecommunicatie, 1989
• NNI, Code voor informatiebeveiliging, een leidraad voor beleid en implementatie,
Delft, 1994
• NNI, Nederlandse Praktijkrichtlijn NPR 1097 Microverfilming van documenten, 2e
druk, Delft, 1979
• NNI, Nederlandse Praktijkrichtlijn NPR 1098 Computer Output op Microfilm (COM),
1e druk, Delft, 1979
• NVBA, Bewaartermijnen in een bedrijfsarchief, ‘s Gravenhage, 1998
• NVIR, Juridische Aspecten van Netwerken, rapport Nederlandse Vereniging voor
Informatica en Recht
• Rijksarchiefdienst, Handelend optreden; Overheidshandelen: modellen,
onderzoeksmethoden en toepassingen, Den Haag, 1994
• Rijksarchiefdienst, Lexicon van Nederlandse archieftermen, Den Haag, 1983
• RINIS, RINIS-concept; Naar samenwerking op het gebied van electronische
gegevensuitwisseling in het SOFI-domein, Amstelveen, 1995
• Starreveld, R.W. e.a., Bestuurlijke Informatie Verzorging, Samsom, Alphen a/d Rijn,
1994
• Verbooy, H. (red), Handboek Documentaire Informatiesystemen, Gigamedia,
Heerhugowaard, jaarlijks geactualiseerd
• Wild, A.H. de, en B. Eilders (red.), Jurist en computer, Kluwer, Deventer, 1995

mei 1998 33
BEWAREN EN BEWIJZEN

Bijlage C: Samenstelling van de projectgroep

mr A.J.M. van Bellen
Stichting Ediforum
drs G.J. van Bussel mba
Van Bussel Document Services
drs J.A. Dijkstra (secretaris)
Nederlands Normalisatie-instituut
mw. Mr A.M.C. Kemna (voorzitter)
KPMG Kleynveld EDP Auditors
F. van Ipenburg RE RA
Belastingdienst Rotterdam
mr L. Lieuwes
Raad voor Cultuur
B. Schmitz
Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen (NVBA)
mr W.A. Sinninghe Damsté
Sociale Verzekeringsbank
A.J. van der Stap
Nederlandse Associatie voor Informatie-Management (NMA)

34 mei 1998