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Organizacion
Organizacion
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Para el autor Agustn Reyes Ponce la palabra organizacin viene del griego
organon, que significa instrumento.
Pero quizs ilustre mejor el significado de este concepto, el uso que en nuestra
lengua se da a la palabra organismo. Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de
igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas partes diversas, con todo tienen un fin comn e
idntico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr un fin, cada parte pone una accin
distinta, pero complementaria de las dems y ayudan a las dems a
construirse y ordenarse conforme a una teleologa2 especfica.
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Vase REYES PONCE Agustn, Administracin Moderna, Edit. Limusa, Mxico, 1994, Pg.276.
Teleologa: del griego WHORV (fin) y ORJRV (tratado o doctrina), es la doctrina de las causas finales, que
concibe que el mundo y todos los seres en l contenidos poseen un fin propio, el que previamente les
seala la naturaleza especfica de que se hallan dotadas las criaturas. Vase Diccionario Enciclopdico
Hispano-Americano, Tomo XXI, Editorial Montaner y Simn, Barcelona, Espaa, 1962, Pg. 503.
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materiales de un organismo social, con el fin de lograr mxima eficiencia en la
realizacin de planes y objetivos sealados con anterioridad. 3
Al respecto Harold Koontz y Heinz Weihrich opinan: Se piensa en organizacin
como: 1) La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas, 2) El
agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) La
asignacin de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria
para supervisarlo (delegacin) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente y
verticalmente en la estructura organizacional. 4
Stoner y otros opinan que organizacin: Son dos personas o ms que trabajan
juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas
especficas. 5
En conclusin organizacin es una estructura que combina el esfuerzo de los
individuos o grupos de los diferentes niveles de la organizacin, con los elementos
necesarios dentro o fuera de la organizacin para que se cumplan los objetivos
planificados.
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GOMEZ CEJA Guillermo, Planeacin y Organizacin de Empresas, Octava Edicin, Edit. McGraw-Hill,
Mxico, 1994, Pg.191.
KOONTZ Harold, WEIHRICH Heinz, Administracin. Una Perspectiva Global, 11 edicin, Editorial
McGraw-Hill, Mxico, 1998, Pg.244.
STONER James A.F., FREEMAN R. Edward y GILBERT Daniel R., Administracin, 6 edicin, Editorial
Prentice Hall, Mxico, 1996, Pg. 6.
Vase ALLEN Lois A. citada por PEREL VIicente, ADER Jose J., ETKIN Jorge R., Teora y Tcnica de la
Administracin, Tercera Edicin, Edit. Macchi, Argentina, 1986, Pg.49.
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Para Lois A. Allen citada por Vicente Perel y otros es: Un sistema de tareas bien
definidas, cada una de las cuales tiene en s una cantidad especfica de autoridad,
responsabilidad y obligacin de rendir cuentas; este conjunto de elementos es
dispuesto en forma conciente y minuciosa, para permitir a los responsables de la
empresa, trabajar juntos ms efectivamente, a fin de lograr el cumplimiento de sus
objetivos.
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Keith Davis citado por Harold Koontz y Heinz Weihrich, describi a la organizacin
informal como: Una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni
requeridas por la organizacin formal pero que se producen espontneamente a
medida que las personas se asocian entre si.
Las organizaciones tanto formales como informales deben ser flexibles para
garantizar que el esfuerzo individual se canalice hacia el cumplimiento de las
metas del grupo entero de la organizacin.
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Guillermo Gmez Ceja afirma que los objetivos y las metas estn ligados y no
pueden concebirse los unos sin los otros.
Mientras que los objetivos definen un fin por alcanzar, en uno o varios periodos de
planeacin, sin especificar en su contenido fechas ni cuantificacin de resultados,
las metas determinan un fin que deber necesariamente ser alcanzado en un
periodo de planeacin especfico, cuantificndose los resultados que se desean
lograr, e incluso el costo estimado para llegar a ellos.
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Vase DAVIS Keith citado por KOONTZ Harold, WEIHRICH Heinz, Op. Cit.,Pgs.245-246.
Vase GMEZ CEJA Guillermo, Op. Cit., Pgs.210-211.
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La organizacin tiene tres objetivos, que pueden ser intercalados o ser
independientes entre s: El crecimiento, la estabilidad y la interaccin; las metas
para estos objetivos varan de acuerdo a cada organizacin.
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Para Guillermo Gmez Ceja las polticas tienen por objeto orientar la accin, por lo
cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia
de stas en la administracin es decisiva, ya que son indispensables para lograr
una adecuada delegacin de autoridad. 9
El mismo autor define los procedimiento como una serie de labores concatenadas,
que constituyen una sucesin cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo,
encaminados al logro de un fin determinado. 10
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Segn Perel, Ader y Etkin: Los manuales constituyen parte del proceso de
comunicacin en la empresa, sirven para cumplir la funcin unificadora de las
partes de la organizacin, y preponderantemente la de una de ellas: la
organizacin formal. 11
Para el autor Enrique Franklin: Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transferir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin,
(antecedentes,
legislacin,
estructura,
objetivos,
polticas,
sistemas,
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Se puede agregar que los manuales ayudan a todos los jefes a tener una mejor
comprensin de las necesidades reales de la organizacin, adems les ayudan a
trasmitir su experiencia, habilidad y capacidad a futuras generaciones dentro de la
organizacin.
Los autores Stephen Robbins y Mary Coulter, citan seis elementos claves de la
organizacin, estos constituyen los principios de organizacin que se detallan a
continuacin:
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Una vez que los trabajos han sido divididos mediante la especializacin del
trabajo, es preciso volver a agruparlos para que sea posible coordinar las tareas
comunes.
La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas
organizacionales se conoce como departamentalizacin. Toda organizacin
cuenta con su propia forma especfica de clasificar y agrupar las actividades de
trabajo.
La departamentalizacin, puede ser: Funcional, de acuerdo con las funciones; por
Productos, segn el tipo de producto que elabore la organizacin; Geogrfica,
segn el territorio; por Procesos, donde las actividades estn agrupadas de
acuerdo con el flujo de productos o clientes y por ltimo la departamentalizacin
puede ser por Clientes, que se basa en el tipo particular de clientes que la
organizacin intenta atraer.
Con frecuencia las organizaciones grandes combinan la mayora de estas formas
de departamentalizacin o todas ellas.
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derechos inherentes de la persona que ocupa una posicin administrativa, para
dar rdenes y esperar que estas sean obedecidas.
La responsabilidad se refiere a la obligacin o expectativa de lograr un rendimiento
determinado.
Por ltimo el concepto de unidad de mando sostiene que un subordinado debe
tener un superior y slo uno, ante quien ser directamente responsable.
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Ibdem, Pg.300.
STONER James, FREEMAN Edward, GILBERT Daniel R., Op. Cit., Pg.345.
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Segn Stoner y otros los tipos de estructuras organizacionales son de tres formas
bsicas: por funcin, por producto-mercado o en forma de matriz, estas tres
formas bsicas se describen a continuacin:
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Segn Ral Saroka y Carlos Ferrari es: La representacin grfica simplificada de
la estructura formal que ha adoptado una organizacin. Es por lo tanto la
representacin de la forma en que estn dispuestas y relacionadas sus partes. 17
Al anterior concepto se puede aadir que el organigrama es un medio de
comunicacin y anlisis para la organizacin y es tambin llamado como Cartas
de la Organizacin, Grficas de la Organizacin o Diagrama de Estructura.
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Para Stoner, Freeman y Gilbert es: La forma de poder que, con frecuencia se usa
en un sentido ms amplio para referirse a la capacidad de una persona para
ejercer el poder como resultado de cualidades como los conocimientos o los
cargos. 18
Al respecto George Terry y Stephen Franklin sostienen que puede definirse como:
El derecho legal de ordenar a otros una accin y de exigir su cumplimiento. 19
Segn los autores Stoner y otros, los tipos de autoridad se clasificacin de la
siguiente manera: 20
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Los gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organizacin
que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organizacin. La
autoridad de lnea esta representada por la cadena normal de mando, empezando
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Vase SAROKA RAL H., FERRARI E. CARLOS A., Organigramas, Diseo e Interpretacin, Edit.
Macchi, Buenos Aires-Argentina, 1971, Pg.5.
Vase STONER James, FREEMAN Edward, GILBERT Daniel R., Op. Cit., Pg.383.
TERRY George R., FRANKLIN Stephen G., Administracin, Compaa Editorial Continental, Mxico, 1994,
Pg.279.
Vase STONER James, FREEMAN Edward, GILBERT Daniel R., Op. Cit., Pgs.383-389.
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por el consejo de administracin y extendindose hacia abajo por los diversos
niveles de la jerarqua, hasta el punto donde se efectan las actividades bsicas
de la organizacin.
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El papel de los miembros del staff de ofrecer asesora y servicios a los miembros
de lnea implica que el equipo carece de autoridad formal independiente. En
realidad los departamentos de staff, especialmente los responsables de funciones
de auditora, pueden tener autoridad formal sobre los miembros de la lnea, dentro
de los limites de su funcin. El derecho de controlar las actividades de otros
departamentos en su relacin con las responsabilidades especficas del staff se
llama autoridad funcional.
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Se puede agregar que est unidad est a nivel de staff por el asesoramiento que
brinda a los diferentes niveles de la organizacin, colabora en la modernizacin o
modificacin de cualquier parte de la organizacin cuando es necesario.