PENULISAN KERTAS CADANGAN

ZULKIFLI YAHYA

DEFINASI

Makalah bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan-cadangan tertentu. Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan lanjut, kelulusan pihak tertentu. Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.

KERTAS CADANGAN

Bersifat: Formal Objektif Berdasarkan sesuatu kajian, pemerhatian, renungan dll Disokong oleh fakta, perangkaan, grafik dll ikut keperluan Ditulis dalam gaya yang jelas dan padat Memberikan maklumat, hujah, gambaran jawapan, syor, cadangan/perakuan.

KUALITI KERTAS
PRINSIP 5C+IP: Betul/Tepat (Corect/Accurate) Padat (Concise) Lengkap (Complete/Comprehensive) Jelas (Clear) Meyakinkan (Convincing) Bersopan (Polite)

KERTAS CADANGAN PENDEK

Sahingga enam (6) muka surat (halaman)

Mengandungi:

Halaman judul/tajuk Pengenalan Badan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan

KERTAS CADANGAN PANJANG

Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi kepada beberapa bahagian, antaranya:

Bahagian awal Halaman judul Halaman kandungan Ringkasan eksekutif/ sinopsis Pengenalan Badan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan Lampiran mengikut keperluan

PERSEDIAAN MENULIS

Kenalpasti Tujuan:

Apa yang menjadi fokus Mengapa kertas ini diperlukan. Mengapa menentukan bentuk kertas:

mengemukakan maklumat - pembaca mengambil keputusan atau tindakan tertentu mengkaji sesuatu keadaan dan membuat cadangan pembaca menimbang cadangan

KUMPUL MAKLUMAT

Perbincangan, percambahan fikiran Teknik panduan umum (rough guide) (peta minda), saranan (proposal) Sumber: renungan - akal sendiri, fail, buku, dokumen digital, kajian, atau daripada perbincangan atau temu bual dengan pihak tertentu Susun perkara pokok ikut urutan kepentingan
8

REKABENTUK, STRUKTUR, SUSUN ATUR

Halaman judul

Menarik Mengandungi:

Judul lengkap Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan) Nama penulis dan organisasi Tarikh dikemukakan

sambung

Halaman kandungan Mengandungi: Setiap tajuk Subtajuk Muka surat Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada halaman berlainan

10

sambung

Ringkasan eksekutif/sinopsis

Singkat Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan kesimpulan, cadangan/syor/perakuan

11

sambung
Pengenalan: Menjelaskan,

Apa topiknya Mengapa dibincangkan Sumber maklumat Tujuan kertas Latar belakang/Objektif/Dasar
12

Tajuk lazim:

sambung
Badan: Menjelaskan fakta - menjurus kepada kesimpulan atau cadangan Bahagian paling panjang, boleh dibahagikan mengikut beberapa cara Tajuk lazim: urutan dan tajuk ikut keperluan kertas/kesesuaian Asas-asa pertimbangan Masalah Implikasi kewangan Kelebihan Kelemahan/ kekurangan Maklumat lain
13

sambung
Penutup: Rumusan/Kesimpulan Syor Cadangan Perakuan

14

LAMPIRAN

Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam badan kertas cadangan):

Bibliografi Senarai/ glosari istilah/ ungkapan khusus Laporan lain Peta Formula matematik yang kompleks Instrumen ukur Borang kaji selidik Indeks (jika perlu)

15

KERTAS CADANGAN KEGIATAN (seminar, persidangan, bengkel, dll)

Tajuk Pengenalan Tujuan kegiatan Tarikh, tempat, masa Penyelenggara kegiatan Jadual kegiatan Kertas kerja Peserta Anggaran perbelanjaan; tajaan Anggaran pendapatan Penutup

16

KERTAS CADANGAN PROJEK

Tajuk Tujuan kertas Pengenalan Tujuan projek Sasaran projek Hasil/ Output/ Produk Strategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaan Tempoh projek Anggaran perbelanjaan dan aliran tunai Kewajaran/ Justifikasi Penutup
17

TIPS

Pilihan kata

Pendek dan mudah Jargon/ istilah ada tempatnya Setiap kata harus ada tujuannya Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan pembacaan Frasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatif

18

TIPS

Ayat

Perkataan pertama dan terakhir menonjol. Ayat tidak terlalu panjang Ayat dengan 4 tanda baca sukar dibaca Berita baik - ayat pendek, perenggan pendek Berita buruk - ayat panjang

19

CARA MENULIS
TUJUAN Hendaklah tepat dan jelas, tumpukan kepada menerangkan tujuan kertas sahaja. Boleh dibahagikan kepada sub perenggan, ikut kesesuaian Contoh Kertas ini bertujuan memohon Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan menimbang dan bersetuju: i) supaya/dengan ;dan ii)supaya/dengan.;

20

sambung
LATAR BELAKANG Hendaklah mengandungi maklumat penting untuk menjelaskan secara ringkas tetapi padat perkara-perkara yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dimasukkan tetapi tidak perlu diberi penilaian. Rujukan kepada keputusan mesyuarat tertentu Rujukan kepada dasar tertentu Sejarah ringkas asal usul sesuatu perkara Objektif, jika perlu boleh dijadikan tajuk berasingan

21

sambung
ASAS-ASAS PERTIMBANGAN (guna tajuk kecil) Hendaklah dinyatakan selengkapnya dan disokong hujahhujah kukuh Boleh mengandungi maklumat dari latar belakang yang diolah, mengandungi juga perkara yang tidak termasuk dalam latar belakang, dinyatakan selengkap dan disokong hujah kukuh Hujah hendaklah matang, profesyenal serta analisis yang komprehensif Sebab-sebab sesuatu syor wajar diluluskan Faedah/kebaikan diperoleh, segi ekonomi, pentadbiran, sosial dll Masalah yang yang dapat diatasi dengan lulusnya syor
22

sambung
IMPLIKASI Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran, ekonomi, kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian dengan kertas, dijelaskan dengan lengkap Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti kewangan dan pentadbiran

23

sambung
KESIMPULAN (RUMUSAN) Menggulung asas pertimbangan dan implikasi Ringkasan faedah-faedah penting Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat, ditulis ringkas dan padat

24

sambung
ULASAN KEMENTERIAN/AGENSI Mengikut keperluan dan implikasi Diperlukan jika:

Implikasi cadangan ada kaitan dengan Kementerian/Agensi Perlu sokongan/penglibatan Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian mengenai implikasi berkenaan

Diedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelah kertas dipersetujui oleh pihak tertentu.

25

sambung

SYOR Cadangan yang perlu diluluskan oleh pihak yang meluluskan Mengandungi perkara-perkara makluman, pertimbangan dan persetujuan Sama dengan TUJUAN, tetapi lebih terperinci

26

RINGKASAN/SINOPSIS/ABSTRAK

Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara penting dalam kertas Tidak melebihi empat (4) muka surat Hanya isi penting secara ringkas dan tepat Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan tepat Gambaran ringkas (overview) isi penting yang perlu ditonjol Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu membaca
27

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.

28