PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN PONTIAN SELATAN, JOHOR SKOP 1: PENGURUSAN MODAL [ C ] OBJEKTIF: Menilai kecekapan dan kekukuhan struktur

kewangan dan sumber modal dalaman dan luaran PP PROGRAM AUDIT: MODAL SAHAM AHLI/ RIZAB MODAL/SAHAM BONUS/KEUNTUNGAN TERKUMPUL/SIMPANAN AHLI DAN PINJAMAN 1.0 PENGURUSAN SAHAM DOKUMEN PENEMUAN STATU ULASAN AUDITOR RUJUKAN/BUKTI S MAKLUMBALAS PPK DISEMAK Semak pencapaian jumlah saham ahli tahun semasa berbanding belanjawan yang diluluskan dalam Mesyuarat Agung. (i) Belanjawan Tahun 2009. Dalam belanjawan ada / tiada

i)

Belanjawan 2009 TIADA mensasarkan pertambahan modal saham

(ii) Laporan Audit Tahun 2009. Jumlah penambahan saham bagi tahun semasa

ii) Tambahan Saham

Tahun Tambahan Belanjawan 2008 2009 45,009 24,274 -

PPK perlu meletakkan sasaran penambahan saham yang mampu dicapai dalam belanjawan tahunannya. PPK sewajarnya berusaha menggalakkan ahli-ahli supaya menambah saham masing-masing.

Ada terkandung dalam pelan Perkhidmat Belanjawan 2009 ( Bahgian Pemajuan ) M/S 72- Buku Mat 2008. Ada dalam bajet. (Seperti dalam lampiran)

a) Seperti laporan audit

memang berkurangan 46% tetapi PPK telah menetapkan Pelan Perkhidmatann Belanjawan merujuk kepada M/S 72 (Buku MAT 2008)

Tambahan saham dalam tahun 2009 berkurang sebanyak 20,735 (46%) berbanding tahun 2008 dan tiada sasaran ditetapkan dalam belanjawan untuk tujuan perbandingan. Rujuk Lampiran C1

b) Dalam cacatan telah

ditetapkan iaitu sasaran 1000 orang ahli(2009) dan 2008 sahaja tidak dinyatakan.

c) Fotostat MAT 2007 M/S 82 d) . Fotostat MAT 2008 M/S 72

AP PPK PONTIAN SELATAN

DOKUMEN PENEMUAN STATU ULASAN AUDITOR RUJUKAN/BUKTI S DISEMAK 1.0.2 Semak Kelulusan Pendaftar bagi pindaan modal saham dibenarkan. i) Lejar Am dan Laporan Modal Saham Dibenarkan RM1 setiap TN Jumlah saham dibenarkan Kewangan PP. satu: adalah mencukupi kerana ii) Laporan Audit Tahun jumlah saham berbayar 2005 2009. Tahun RM masih dibawah RM 1 juta. iii) Kelulusan Semak 2005 - 2009 1,000,000 bilangan pemilik saham Tiada pindaan. kurang . 1.0.3 (i) Semak bilangan pemilik saham kurang RM 10 (ii) Semak bilangan pemilik saham melebihi 1/5 saham berbayar PP. i) Lejar Am dan Bilangan Ahli yang memiliki saham E PP perlu memastikan setiap Laporan kurang RM 10 sehingga 31.12.2009 ahli memiliki saham minima Kewangan PP adalah seramai 128 orang iaitu 4% sebanyak RM10 gi pindaan ii) Laporan Audit dari jumlah ahli seramai 3161 ahli. untuk melayakkan mereka tahun 2005diiktiraf sebagai ahli dan 2009 mengambil peranan iii) Kelulusan sebagai ahli. Pendaftar. A TIADA ahli memiliki saham melebihi 1/5 daripada saham berbayar. Sehingga 31.12.2009 Pemilikan tertinggi berbayar adalah sebanyak RM2,200.00

MAKLUMBALAS PPK

Amalan penghantar surat peringatan sentiasa dilaksanakan pada ahli terlibat.Status : a.Ada yang terus menambah saham. b.Ada yang telah meninggal dunia. (Lampiran Surat Peringatan tambah saham pada terlibat, contoh) Tiada lagi ahli yang saham yang kurang dari RM10: Saham Saham Saham Saham Tambahan Meninggal Pindah Berhenti - 99 orang - 18 orang - 8 orang - 3 orang

AP PPK PONTIAN SELATAN

1.0.4 (i) Semak samada Buku Daftar saham Ahli dikemaskini atau tidak. (ii) Semak samada jumlah saham ahli tahun semasa antara Buku Daftar Saham Ahli berbanding rekod SPPP. Sedang dikemaskini.(Mengambil pekerja Laporan Semakan antara Buku Daftar E PPK disaran segera Sambilan untuk kemaskini data). maklumat Saham Ahli dengan SPPP adalah mengemaskini maklumat saham ahli BERBEZA. saham ahli di SPPP. Pendaftaran SPPP diluluskan bagi (SPPP) digunapakai pada 21/08/2009 ( Rujuk : LPP(B) 36/10 Jld. 2 (129). Maklumat saham ahli daripada aplikasi computer adalah sama Semasa peralihan PPK sedaya upaya dengan baki di Lejar AM. mengemaskini maklumat rekod daftar

saham ahli untuk disamakan dalam sistem SPPP dan ianya memakan masa kerana melibatkan data ahli lebih 3000 orang.

DOKUMEN PENEMUAN STATU ULASAN AUDITOR MAKLUMBALAS PPK RUJUKAN/BUKTI S DISEMAK 1.0.5 Semak perlaksanaan kelulusan pembahagian bagi tahun semasa (rujuk Arahan Pendaftar Bil.1/2009): (i) bonus pekerja (ii) honorarium pegawai (iii) dividen (iv) saham bonus (v) Yayasan Pelajaran Peladang (vi) Tabung Bencana i) Laporan Audit Tahun 2009. ii) Lejar Am. iii)Minit Mesyuarat Agung. iv)Kelulusan Pendaftar. Perlaksanan pembahagian keuntungan bagi tahun semasa yang dibayar: Pembahagian % RM Baucer A

1)

Bonus Pekerja 216/8/2010 34,764 2) Honororium 217/8/2010 5% 11,588 3) Rebet BB1210000178 5% 11,588 BB121000314 5% 15%

Kelulusan Pendaftar LPPJ(B)1/13Jld.2(61)

AP PPK PONTIAN SELATAN

M/S

1.0.6 Analisa kestabilan nilai pulangan atas saham bagi tempoh 5 tahun. Laporan Audit tahun 2005 2009 Nilai pulangan atas tempoh 5 tahun : 2005 2006 2007 2008 2009 saham bagi 0.04 0.16 0.40 0.41 0.55 B PP perlu berusaha menjana keuntungan bagi meningkatkan nilai pulangan atas saham. Dari segi data yang dinyatakan menunjukan peningkatan dalam nilai pulangan sesaham untuk thun dinyatakan ( 2005-2009 ) Dari segi keuntungan juga ianya menunjukkan peningkatan. (Rujuk Laporan Kewangan Beraudit 2005-2009)

DOKUMEN PENEMUAN RUJUKAN/BUKTI DISEMAK 1.0.7 Analisa purata sesaham ahli bagi tahun semasa. Laporan Audit tahun Saham Jum.Ahli Purata 2005 2009 Saham RM Orang RM 604,9 3616 191.37 Rujuk Lampiran C1

STATU S

ULASAN AUDITOR

MAKLUMBALAS PPK

PP Perlu menggaakan usaha untuk meningkatkan pemilikan oleh ahli-ahli.

Setiap tahun kewangan memang pihak pengurusan PPK telah merancang peningkatan pemilikan saham ahli. ( Rujuk Laporan Kewangan Beraudit 2005-2009 ) nota 18@19 modal saham.

1.0.8 Semak pematuhan prosedur tambahan dan pengeluaran saham. (i) Kaji proses kemasukan ahli adakah mengikut peruntukan undang-undang (Rujuk Perkara 9-11 Perlembagaan PP) (ii) Kaji proses pemberhentian ahli adakah mengikut peruntukan undang-undang (Rujuk Perkara 17-19 Perlembagaan PP) A (i) 142 ahli baru mematuhi Perkara 9-11 Perlembagaan PP. Borang Permohonan Keahlian diselengagarakan dengan lengkap.

AP PPK PONTIAN SELATAN

A 3 Ahli berhenti adalah mematuhi perkara 17 19 Perlemgbagaan PP. 1.0.9 Semak kumpulanwang ahli samada berbaki defisit atau tidak bagi tempoh 5 tahun. Laporan Audit tahun Kedudukan baki kumpulanwang A 2005 2009 ahli bagi tempoh 5 tahun tidak Defisit. Rujuk Lampiran C3

(ii)

DOKUMEN RUJUKAN/BUKTI DISEMAK 2.0 SIMPANAN AHLI [ C2 ] 2.0.1

PENEMUAN

STATU S

ULASAN AUDITOR

MAKLUMBALAS PPK

Adakah Kaedah Simpanan Biasa Didaftarkan? Kaedah Simpanan Biasa didaftarkan. A

2.0.2 Nyatakan bilangan ahli yang membuat simpanan.

AP PPK PONTIAN SELATAN

M/S

Laporan Audit Tahunan 2005-2009 Senarai

Bilangan penyimpan 2,082 mengikut senarai disediakan secara menual dan berbeza dengan bilangan di SPPP.

PPK perlu kemaskini data yang betul dalam SPPP dengan segera.

Sedang dikemaskini mulai 1/01/2011 kerana sistem SPPP dilaksanakan tanpa masalah bermula tahun 2011 dan hingga 15/06/2011 telah disiapkan. Simpanan ahli iaitu sebanyak 2349 orang dan bukan ahli sebanyak 2 unit iaitu unit peladang Melayu Raya dan unit peladang Seri Bunian.

3 penyimpan baru kerana senarai tambahan simpanan sebanyak RM9,823.56 adalah item-item simpanan dan faedah. Manakala, peratus faedah diberi tidak diperlihatkan kelulusan minit mesyuarat. 2.0.3 Adakah terdapat simpanan bukan ahli ? Laporan Audit tahun 2005-2009 Senarai 15 penyimpan bukan ahli = RM7,821 E

PPK mematuhi prosedur tambahan dan pengeluaran simpanan ahli serta mendapatkan kelulusan mesyuarat AJP atas dasar faedah dibayar.

PPK perlu memulangkan simpanan buku ahli kerana ianya bertentangan dengan semangat, amalan dan prinsip pertubuhan serta tidak seiring dengan undang-undang Bank Negara Malaysia.

Dari segi data PPK Pontian Selatan hanya mempunyai 15 penyimpan bukan ahli bernilai RM7821.00 jika dibandingkan dengan PPK lain. Sememangnya PPK telah membuat justifikasiuntuk menyelesaikan isu simpanan bukan ahli namun ianya berdokumentasi dan memakan masa dari segi jawapan daripada penyimpan bukan ahli. Bil akaun simpanan 7821.31 telah dipulang kepada penyimpan pada bulan Jun 2011 kecuali unit Peladang Melayu Raya iaitu 7360.79 dan 316.98 unit peladang seri Bunian.

DOKUMEN RUJUKAN/BUKTI DISEMAK

PENEMUAN

STATU S

ULASAN AUDITOR

MAKLUMBALAS PPK

2.0.4 Semak samada faedah simpanan dibayar kepada ahli bagi tahun semasa ( Rujuk Kelulusan Mesyuarat Agung )

AP PPK PONTIAN SELATAN

Laporan Audit tahun 2005-2009 Senarai

Tiada

PPK perlu mengkaji untuk membayar faedah ke atas simpanan ahli.

2005 - Tiada simpanan ahli 2006 - Bayaran faedah simpanan tiada 2007 - Bayaran faedah simpanan RM1751 2008 - Bayaran faedah simpanan RM1252 2009 - Bayaran faedah simpanan1367 ( Rujuk Laporan Kewangan Beraudit ).

2.0.5 Bandingkan jumlah dalam lejar kawalan dengan senarai. Laporan Audit tahun Jumlah di Lejar SPPP dengan senarai E 2005-2009 adalah berbeza. Senarai

PPK disarankan segera mengambil tindakan menggemaskini rekod simpanan ahli di dalam SPPP.

2.0.6 Adakah terdapat penyimpan yang tidak aktif dan bandingkan dengan akaun kawalan ( Lejar Am ) serta pematuhan kepada Akta Wang Tak Dituntut. Laporan Audit tahun Seramai 2,079 daripada 2,082 E PPK perlu mengenalpasti Dari segi rekod, memang 2005-2009 penyimpan adalah tidak aktif. penyimpan-penyimpan Penggurusan PPK maklum dengan Senarai tidak aktif. Jumlah aktif penyimpan-penyimpan yang Tambahan simpanan adalah simpanan ini juga adalah tidak aktif ini. Selepas arahan rasmi pembayaran dividen yang tidak tertakluk kepada pihak atasan (LPP) untuk membawa diperlihatkan kelulusan mesyuarat pematuhan Akta simpanan tak aktif kepada Akta AJP. Wang tidak Dituntut 1965. Wang Tak Tuntut 1965, kini PPK Dalam proses perlaksanaan berperingkat-peringkat.

DOKUMEN PENEMUAN STATU ULASAN AUDITOR RUJUKAN/BUKTI S DISEMAK 3.0 MODAL LUARAN - PINJAMAN JANGKA PANJANG, MODAL PUSINGAN[ C3 ]

MAKLUMBALAS PPK

AP PPK PONTIAN SELATAN

M/S

Had pinjaman luar yang diluluskan di Mesyuarat Agung dan nilai penggunaan tahun semasa. (Berdasarkan bajet 2010 yang diluluskan dalam MAT 2009) MAT kali ke-30 bertarikh Had Pinjaman Luar RM 5 juta belum E PP disarankan supaya lebih Justifikasi menetapkan had 30 Jun2008 Agend 9. digunakan. realistik dalam memberi mengikut kajian dan kelulusan AJP Justifikasi had pinjaman: justifikasi serta MAT. RM Keperluan pinjaman yang lebih Menggunapakai keperluan pinjaman 1) Pemasaran Sawit Spesifik untuk dilaksanakan di PP bergantung kepada kecairan 1 juta bagi tunai PP dan dibentang dalam MAT : 2) Kerja-kerja Kontrak Mendapatkan kelulusan a) Had dinyatakan adalah 500 ribu MAT. panduan pada setiap PP. 3) Usahasama 800 ribu b) Guna atau tidak ianya adalah 4) Belian Pengangkutan perlu bergantung pada 200 ribu kecairan tunai serta analisa 5) Projek Pembangunan kewangan PP. 1 juta 6) Pelaburan anak syarikat 1.5 juta

3.0.2.Semak kelulusan Pendaftar dan AJP atas setiap pinjaman yang masih berbaki bagi tahun semasa i) Kelulusan Pendaftar. ii)Kelulusan mesyuarat AJP. Laporan audit tahun 2005-2009 Dokumentasi i) Kelulusan Pendaftar tidak diperlihatkan ii) Kelulusan Mesyuarat AJP tidak diperlihatkan Maklumat diperolehi dari Penjadualan Semula: Pinjaman berbaki dalam tahun semasa: Daripada : PPNJ Jenis Pinjaman: Rumah Kedai 2 Tkt Tmn Sri Aman Tujuan : Membeli Rumah Kedai Perjanjian: AMA/05/97 tidak diperlihatkan E PPK disaran supaya menyimpan dokumentasi pinjaman yang masih berbaki dengan selamat dan mematuhi Arahan Pendaftar. Dokumentasi memang dilaksanakan dan PP telah menetapkan fail bagi aset yang dinyatakan. ( Lampiran Fail serta isi kandungan dilampirkan ).

AP PPK PONTIAN SELATAN

Penjadualan semula: PPNJ/(D)8/9(17) STATU MAKLUMBALAS PPK DOKUMEN 21/7/1997 S RUJUKAN/BUKTI ULASAN AUDITOR DISEMAK PENEMUAN 3.0.3 Semak maklumat dokumentasi pinjaman yang masih berbaki (tandatangan, tempoh had masa) (rujuk Perkara 63 Perlembagaan PP) Facilities Agreement Facilities Agreement tidak E PPK tidak mematuhi Perkara diperlihatkan 63 Perlembagaan PP. PPK hanya memperlihatkan Penjadualan Semula Bayaran Balik Pembiayaan Pembeli Rumah Kedai Taman Sri Aman Ruj: PPNJ/(D)8/9(17) bertarikh 21 Julai 1997 telah disemak. Kelulusan Pendaftar: tidak diperlihatkan Kelulusan AJP: tidak diperlihatkan Surat Pengesahan Baki : tidak diperlihatkan

AP PPK PONTIAN SELATAN

M/S