Tugasan individu. Kajian kes Pn Siti Alma adalah seorang guru besar yang baru dilantik.

Sebelum ini beliau adalah seorang guru Penolong Kanan di sebuah sekolah kebangsaan di Utara Semenanjung Malaysia. Semasa mendapat arahan perlantikan Pn Siti Alma amatlah gembira kerana beliau kembali bertugas di negeri kelahirannya dan bercadang untuk berpencen di sekolah tersebut. Selepas melapor diri di sekolah berkenaan, beliau telah di beri taklimat oleh Pn Nina iaitu Guru Penolong Kanan 1 di sekolah tersebut. Pn Siti Alma adalah seorang yang sangat komited terhadap tugasanya terutama tugas-tugas pengurusan pentadbiran. Tetapi beliau kurang pengalaman dan pengetahuan dalam pengurusan kewangan. Beliau juga dikenalkan kepada staf sokongan di sekolah tersebut. Sekolah ini di mempunyai seorang Ketua Pembantu Tadbir (N26) disokong oleh 2 orang pembantu N17 dan 2 pembantu Tadbir Rendah. Namun demikian, pengurusan kewangan sekolah banyak diuruskan oleh Pn Roha iaitu seorang Ketua Pembantu Tadbir N26 sekolah tersebut. Segala urusan kewangan termasuk pembelian peralatan sekolah diuruskan oleh Pn Roha. Guru Besar yang terdahulu memberi kuasa dan tanggungjawab sepenuhnya kepada Pn Roha untuk mengurus pembelian,membuat pembayaran dan menyimpan rekod-rekod kewangan serta penyelenggaran dan merekod penerimaan asset. Walaupun, Pn Roha telah lama berkhidmat tetapi beliau baru sahaja dinaikkan pangkat ke jawatan tersebut. Sepanjang sejarah perkhidmatanya sebagai pembantu tadbir beliau banyak menguruskan hal-hal pentadbiran sahaja. Semenjak beliau di lantik sebagai Ketua pembantu tadbir barulah beliau banyak terdedah kepada pengurusan kewangan. Pn Roha adalah seorang yang agak tegas terutama semasa menjalankan tugasnya. Beliau jarang bertanya kepada staf lain jika beliau menghadapi masalah dalam menguruskan hal-hal kewangan. Akibat dari sikapnya yang terlalu tegas beliau tidak disenangi oleh stafstaf yang lain di jabatanya. Beliau juga sering tunjuk pandai serta pandai mengambil hati membuatkan beliau amat disenangi oleh Pn siti Alma.

Pn Siti Alma pula kurang pengalaman dalam mengurus kewangan telah menyerahkan keseluruhan pengurusan kewangan kepada Pn Roha dan beranggapan Pn Roha dapat mengendali akaun sekolah dengan baik. Setelah beberapa bulan berkhidmat di sekolah tersebut Pn Siti Alma selesa dengan cara Pn Roha mengurus kewangan sekolah kerana segala

pembayaran dapat di buat dengan cepat. Pn Roha diberi tangungjawab yang sepenuhnya untuk mengurus segala urusan pembelian barang dan peralatan sekolah. Guru-guru yang memerlukan peralatan mengajar akan merujuk kepada Pn Roha terlebih dahulu untuk memastikan peruntukan mencukupi. Seterusnya Pn Roha akan membuat panggilan telepon kepada pembekal dan membuat pesanan. Sikap Pn Roha yang sering cuai terutama mengisi butiran di dalam borang pesanan sekolah. Beliau juga seoarang yang gemar melayari internet dan Facebookmenyebabkan apabila barangan yang pesan telah sampai beliau sering lupa untuk merekodkan kedalam buku stok. Keadaan ini menyebabkan banyak barangan dan harta sekolah mengalami kehilangan tanpa disedari. Pn Roha gemar membuat bayaran kepada pembekal megikut masa yang di tetapkan menyebabkan pembekal amat menyukainya. Semasa menandatangani cek pembayaran kepada pembekal Pn Siti Alma menyangka

dokumen pembayaran tersebut telah lengkap disediakan oleh Pn Roha. Pn Siti Alma yang kurang arif tentang pengurusan kewangan beranggapan Pn Roha akan melengkapkannya kemudian. Oleh kerana sibuk dengan urusan sekolah, Pn Siti Alma telah terlupa bertanya kepada Pn Roha mengenai perkara tersebut.

Hubungan antara Pn Roha dengan Pn Sitin Alma semakin rapat. Oleh yang demikian, tender Kantin sekolah telah di berikan kepada bapa saudara Pn Roha. Segara urusan pembayaran sewa kantin diuruskan oleh Pn Roha. Enam bulan pertama pembayaran kantin dijelaskan mengikut jadual yang telah ditetapkan tetapi selepas bulan ke enam terdapat kelewatan kepada pembayaran sewa kantin dan jadual pembayaran tidak dituruti oleh penyewa kantin sekolah. Keadaan ini tidak disedari oleh Pn Siti Alma. Pn Roha tidak memberitahu perkara tersebut kepada Pn Siti Alma. Pn Siti Alma yang sentiasa sibuk dengan hal-hal yang lain tidak menyedari bahawa sikap terlalu mempercayai Pn Roha akhirnya akan memakan dirinya kelak. Seperti biasa, pegawai dari bahagian Audit sekolah datang ke sekolah untuk mengaudit segala dokumen kewangan sekolah. Pihak Audit cuba menghubungi Pn Siti Alma kerana terdapat beberapa masalah kebetulan beliau tiada di sekolah kerana ketika itu beliau

menghadiri kursus di daerah lain. Maka Pn Siti Alma tidak sempat untuk berjumpa dengan pegawai Audit sekolah tersebut. Memandangkan tiada penjelasan diterima daripada pihak sekolah maka laporan khas dikeluarkan oleh bahagian Audit sekolah. Akibat dari sikap Pn Siti alma yang terlalu mempercayai kepada ketua pembantu tadbir dan menyerahkan keseluruhan pengurusan kewangan kepada Pn Roha tanpa seliaan yang baik maka

menyebabkan Laporan Audit sekolah tersebut tidak memuaskan iaitu Audit Berteguran. Pn Siti Alma amat menyesal kerana tidak mengawasi dan terlampau percaya kepada orang bawahannya. Buku Tatacara pengurusan kewangan dan perakaunan kumpulan Wang sekolah yang dibekalkan oleh KPM tidak dibaca dan dirujuk. Beliau menyesal dan tidak menyangka pekara ini akan berlaku kepadanya sebaik sahaja dinaikan pangkat sebagai guru besar.

Cadangan Tugasan / perbincangan Kumpulan 1. Apakah kesalahan kesalahan yang telah dilakukan oleh Pn Siti Alma. 2. Apakah cara penyelesaian terhadap kes ini 3. Nyatakan pengajaran dan iktibar yang boleh diambil daripada kes ini.

Objektif i. ii. Mengenalpasti kesalahan dan kelemahan di dalam pengurusan kewangan. Mengenalpasti cadangan penyelesaian kepada masalah berbangkit.

Kumpulan Sasaran i. ii. Guru besar Guru penolong kanan

Cadangan perbincangan jawapan i. Kesalahan yang telah dilakukan oleh Pn Siti Alma. a. Menyerahkan semua urusan kewangan kepada Pn Roha, ketua pembantu Tadbir, untuk menguruskan semua urusan kewangan tanpa sebarang penyeliaan. b. Tiada ketegasan sebagai pegawai atasan terhadap pegawai bawahannya. c. Tidak memahirkan diri dengan urusan kewangan dan perakauanan sekolah walaupun beliau menyedari tanggungjawab urusan kewangan sekolah adalah tanggungjawab beliau. d. Menandatangani cek tanpa menyemak dokumen sokongan yang dilampirkan. e. Tiada kawalan dan seliaan terhadap pembayaran dan rekod stok dan inventori sekolah.

ii.

Cara penyelesaian terhadap kes ini:

a. Menentukan setiap urusan terimaan dan pembayaran hendaklah mematuhi peraturan kewangan sedia ada. b. Melaksanakan pemantauan yang berkala terhadap rekod-rekod dan dokumen kewangan. c. Memantapkan lagi peranan jawatan kuasa pengurusan kewangan dan akaun serta Juruaudit dalaman supaya kesilapan atau ketinggalan dapat dikesan diperingkat awal. d. Latihan yang berterusan dan mencukupi perlu diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam urusan kewangan.

Pengajaran dan iktibar yang boleh diambil dari kes ini: a. Pengurusan Sekolah perlu memahirkan diri dengan urusan kewangan dan perakaunan sekolah dengan menghadiri kursus atau merujuk kepada Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah yang dibekalkan oleh Kementerian. b. Penyemakan kerja dan penyeliaan perlu dilakukan dari masa ke semasa oleh pegawai atasan dan tidak terlalu mempercayai kepada pegawai bawahan sahaja. c. Pengurus sekolah perlu tegas dalam menjalankan urusan kerja , hormat sebagai rakan sekerja antara pegawai atasan dan pegawai bawahan bagi memastikan urusan kerja dapat dijalankan dengan lancar. d. Urusan kewangan dan perakauanan perlu dilakukan setiap hari dan tidak boleh ditangguh.

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

FAKULTI PENGURUSAN DAN EKONOMI

PPP 6114: PENGURUSAN KEWANGAN PENTADBIR SEKOLAH

TUGASAN INDIVIDU: KAJIAN KES

PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH SECARA KOMPREHENSIF PENSYARAH EN IBRAHIM BIN TAMBY CHEK

DISEDIAKAN OLEH: ROSHIDA BT. ISA M20111000522