MW Invoice Workflow adding power to Microsoft Dynamics AX

DK

F styr p fakturahndteringen med elektroniske godkendelsesprocedurer og automatisering

MW Invoice Workflow
til Microsoft Dynamics AX

MW Invoice Workflow adding power to Microsoft Dynamics AX

DK

Proces- og hndelsesstyring
Alle virksomheder har brug for at kunne automatisere udviklingen i og udfrelsen af forskellige administrative processer. En af de vigtigste opgaver er behandling af kreditorfakturaer. Det skyldes dels, at der er mange af dem, og dels, at de har forskellige layouts, hvilket gr det tidskrvende at finde alle de relevante oplysninger. Samtidig skal du vide, hvem der er bemyndiget til at godkende fakturaen, nr grnserne for fakturabelb er net, hvordan fakturaen skal indtastes, osv. Endelig skal dokumentet videresendes til den relevante medarbejder og derefter returneres. Hvis den ikke bliver returneret i tide, skal der muligvis sendes en pmindelse, eller du skal finde ud af, hvor dokumentet befinder sig i den administrative proces, osv. MW Invoice Workflow forenkler denne proces og giver en komplet oversigt over, hvem der skal gre hvad, hvem der har gjort hvad og hvor i processen den enkelte opgave befinder sig p et givent tidspunkt.

Definition af workflow
I workflow-konfigurationen definerer du, hvordan fakturaen bevger sig gennem virksomheden. Workflowet kan ogs afsluttes med godkendelse fra den konomisk ansvarlige. Hvis hans/hendes godkendelse kun glder for fakturaer under/over et bestemt belb, kan det dog hndteres ved at faststte grnser for fakturabelb til godkendelse. Et workflow kan omfatte alt fra n til et uendeligt antal opgaver. En opgave i workflowet kan konfigureres til at vre en masteringopgave, en godkendelsesopgave eller en gennemgangsopgave. For hver opgave er den ansvarlige enten en specifik person, en gruppe personer eller en dynamisk person. Dynamisk betyder, at hvem der er den ansvarlige baseres p oplysninger, der angives et andet sted. Nr dynamisk er angivet, indsttes den ansvarlige, nr fakturafilen importeres. Det kan vre Deres ref. fra fakturaen, den der har godkendt indkbsordren, kreditoren eller medarbejderen i den finansielle dimension.

MW Invoice Workflow adding power to Microsoft Dynamics AX

DK

Godkendelse af faktura
Nr kreditorfakturaer scannes ved hjlp af et fakturascanningsprogram (f.eks. ReadSoft), opretter programmet en fil med de scannede oplysninger og en billedfil for hver faktura. Filerne importeres til en indgangsbogskladde i Microsoft Dynamics AX, og derefter er fakturaerne klar til behandling/gennemgang/godkendelse. Ved hjlp af det fleksible tilknytningssystem er det muligt at integrere stort set enhver scanningstjenesteudbyder/eFaktura-operatr uden yderligere programmering. Hvis en faktura matcher indkbsordren inden for fastsatte belbsog/eller procentgrnser, kan den godkendes og bogfres automatisk. Omkostningsfakturaer eller indkbsordrefakturaer, der ikke matcher indkbsordren, kres gennem MW Invoice Workflow-modulet. MW Invoice Workflow er et avanceret modul med alle nskelige funktioner vedrrende bogfring, godkendelse, substituering, videresending, sporbarhed, prokura osv. Fakturaer kan godkendes bde i Microsoft Dynamics AX og p internettet. Se liste over funktioner p bagsiden af dette datablad.

Godkendelse i webklient
Du kan f adgang til MW Invoice Workflow ved hjlp af en webtjeneste. Derfor er det ikke ndvendigt at have Microsoft Dynamics AX-klienten installeret p din arbejdsstation, hvilket betyder, at du kan spare p omkostningerne til licenser, hvis du ellers ikke har brug for adgang til Microsoft Dynamics AX. Det er ogs et meget praktisk vrktj, hvis en godkender rejser meget eller p anden mde ikke er fysisk til stede i virksomheden. S lnge du har adgang il internettet, kan du bruge denne komponent og vre logget p med samme rettigheder, som hvis du arbejdede med en normal Microsoft Dynamics AC-klient. Nedenfor er et billede af formularen Fakturaoversigt p internettet. Den indeholder de fleste af de samme felter og handlinger som den almindelige Microsoft Dynamics AX-formular.

Opflgning i Microsoft Dynamics AX

MW Invoice Workflow omfatter en rapport, som viser, hvilke fakturaer der skal godkendes, og hvem indehaveren af opgaverne er. P samme mde kan en periodisk krsel automatisk sende emailpmindelser til medarbejdere med fakturaer, som er forfaldet til godkendelse. MW Invoice Workflow medtager billedet og andre eventuelle vedhftede filer gennem hele processen. Derfor er det muligt at se disse dokumenter flere forskellige steder i AX. Du kan finde frem til billedet fra f.eks. finanskonto, kreditorkonto, godkendelseshistorik osv. Det er nemt for alle brugere at se og tilfje de relaterede dokumenter, uanset hvilken handling de udfrer.

Flere virksomheder
Grupper af virksomheder, der deler et servicecenter, kan bruge funktionerne for flere virksomheder i MW Invoice Workflow. Alle fakturaer for gruppen importeres til en delt tabel og kan distribueres til den specifikke virksomhed, hvor workflowet i den virksomhed bestemmer godkendelseshierarkiet. Det kan enten ske automatisk eller efter en mastering-opgave i det delte servicecenter. Alle funktioner i MW Invoice Workflow er tilgngelige, uanset om modulet kres for en enkelt eller flere virksomheder.

Kort sagt...
MW Invoice Workflow-systemet giver din virksomhed en struktur til elektronisk godkendelse af fakturaer. Papirfakturaen er en saga blot (eller ogs arkiveres den, s snart den er blevet scannet), og du kan se hele godkendelseshistorikken for hver enkelt faktura i et enkelt billede. Dette omfatter f.eks. hvor store belb, der er godkendt og af hvem, hvorvidt fakturaen er blevet videresendt til andre medarbejdere, og hvor i godkendelsesprocessen fakturaen er p et givent tidspunkt.

MW Invoice Workflow adding power to Microsoft Dynamics AX

DK

Liste over funktioner

Approval functionality
Automatisk bogfring af matchende indkbsordrefakturaer Afstemning af indkbsordre p hoved- eller linjeniveau Automatisk godkendelse/bogfring af omkostningsfakturaer, der er tillid til Automatisk ind- og udtjekning af fakturaer Hndtering af kreditnotaer, ventende og afviste fakturaer Behandlings-, kontrol- og godkendelsesopgaver Definerede rettigheder i workflow-opgave Administration af prokura for godkendelsesgrupper Administration af godkendelse pr. kombination af dimensioner Prokura pr. dimension Prokura pr. fakturatype Sgning efter godkender i kreditorer eller dimensioner Vedhftning af mails eller dokumenter til faktura Sekventielle eller parallelle godkendelser Godkendelser for brugere eller brugergrupper Manuel videresendelse Betinget videresendelse (manglende prokura) Ubetinget videresendelse (ferie, fratrdelse etc.) Til oplysning Automatisk ndring af datoer til bne perioder Konfiguration af substitutter Forskellige substituttyper

Ekstern godkendelse (p internettet)

Fysisk faktura synlig Konfiguration af visning for dynamisk bruger i webklienten Detaljeret faneblad i webklienten Fleksibel filtrering af alle fakturaer Synlige vedhftede dokumenter/e-mails

Foresprgsler, sgning og rapporter

Billedet af fakturaen er synligt i hele Microsoft Dynamics AX Sporbarhed med databaselog Statistik om den tid, der bruges p godkendelser Automatisk funktion til pmindelser/eskalering Filtrering af fakturaoversigter over tilladte dimensioner Revisionsrapport ben fakturarapport Fleksibel filtrering af alle fakturaer Markering som Haster eller Blokeret p faktura Administration og lagring af alle noter Synlige vedhftede dokumenter/mails Fuld historik for alle fakturaer Handlingsfiltre som hjlp til administratorer Links fra alle relevante AX billeder (i Microsoft Dynamics AX) Alle tidligere fakturaer er tilgngelige

Bogfringsfunktionalitet
Bogfring p indkbsordre- eller omkostningskonti Bogfring p projekter, anlg eller mellemregningskonti Bogfring p kunde- eller bank Bogfring p dimensioner Periodisering af fakturaer Opdeling af faktura i henhold til reglen om fordeling p konto Opdeling af faktura i henhold til scannede fakturalinjer Genbrug af gemte bogfringskombinationer Hndtering af bogfringsbelb inkl./ekskl. moms Periodisk bogfring af fakturaer Baseret p indgangsbogs-/godkendelseskladde Konvertering af fakturapulje Automatisk import/bogfring af fakturaer Manuel registrering uden OCR

Konfiguration
Fuld integration med Microsoft Dynamics AX Integration med mail Fleksibel og nem konfiguration af workflow Funktionalitet til flere virksomheder Integration med ReadSoft Integration med anden scanningssoftware (XML, EDI etc.) Fleksibelt tilknytningssystem til XML- og EDI-filer Automatisk oprettelse af ikke-eksisterende kreditorer Praktiske konfigurationsknapper Intelligente e-mailskabeloner Aktivering af modulet med t klik Modkontogrupper

rvej 21 8800 Viborg

Tlf.: +45 70 205 205 Fax.: +45 70 205 204

info@mw-invoiceworkflow.com www.mw-invoiceworkflow.com