Studija izvodljivosti SPO za organizaciju procesa prodaje

Datum revizije: Broj revizije: Naziv dokumenta: Broj stranica: Autor:

20/06/2011 3.2 SPO_FS_BELLA.doc 21 Dino Pai Edin Fazli Nedad Delo

Sadraj
1 2 SAETAK ........................................................................................................ 2 IZJAVA O PROBLEMU ......................................................................................... 3
2.1 POSLOVNO OKRUENJE ................................................................................................................ 3 2.1.1 Spoljna analiza ............................................................................................................. 3 2.1.2 Poslovna vizija .............................................................................................................. 4 2.1.3 Poslovne jedinice i lokacije poslovanja .............................................................................. 4 2.1.4 Poslovne informacije ...................................................................................................... 6 2.2 POSLOVNI PROBLEMI I PRILIKE........................................................................................................ 7 2.2.1 Poslovni problem ........................................................................................................... 7 2.2.2 Poslovna prilika ............................................................................................................. 8

ZAHTJEVI ....................................................................................................... 9
3.1 3.2 POSLOVNE POTREBE ................................................................................................................... 9 POSLOVNI ZAHTJEVI ................................................................................................................... 10

RJEENJE .................................................................................................... 11
4.1 OPIS RJEENJA ......................................................................................................................... 11 4.2 ANALIZA PODATAKA.................................................................................................................... 14 4.3 TEHNIKA INFRASTRUKTURA ......................................................................................................... 16 4.4 PLAN REALIZACIJE PROJEKTA........................................................................................................ 17 4.4.1 Finansijska procjena ..................................................................................................... 18 4.5 PREDNOSTI I RIZICI PROJEKTA ....................................................................................................... 18

5 6

ZAKLJUAK .................................................................................................. 19 REFERENCE .................................................................................................. 20

1 Saetak
Modna kua BELLA je privatno preduzee osnovano 1989. godine u Sarajevu. Proizvodi muku i ensku odjeu od koe i tekstila, kao i veliki asortiman kone galanterije.Vrhunski kvalitet i dizajn imperativ su ove modne kue, a uspjeno transponovanje nacionalne kulturne batine u savremen modni izraz jedno je od najupeatljivijih obiljeja ove kompanije, koji ovu kuu ini jedinstvenom. Za dvadeset godina postojanja BELLA je ostvarila znaajan privredni rast i razvoj, i postala lider u svijetu mode ne samo u naoj zemlji, ve u cijelom regionu Jugoistone Evrope. Danas BELLA zapoljava preko 100 radnika, a na godinjem nivou proizvede u prosjeku 10.000 tani, i preko 60.000 artikala kone i tekstilne konfekcije. U proizvodnji se koriste sirovine i materijali najboljih domaih proizvoaa, a proizvodnja se obavlja na najsavremenijim mainama u radnim uslovima koji zadovoljavaju najvie evropske standarde. U okviru svoje maloprodajne mree BELLA plasira robu u preko 20 prodavnica irom nae zemlje, kao i u Hrvatskoj, Srbiji, Crnoj Gori. Kreatorski tim BELLA-e pred svaku sezonu realizuje pret a porte kolekcije koje slijede aktuelne svjetske modne trendove i njeguju vrhunski kvalitet i dizajn. Ove kolekcije se tradicionalno prezentuju na Fashion week-u kako u Sarajevu tako i u veim gradovima zemalja regiona ali i u poslovnoj zgradi kompanije BELLA gdje u prisustvu velikog broja zvanica, potovaoca vrhunske mode i medija ovim dogaajem najavljuje svaku sezonu. Za dvadeset godina postojanja i rada BELLA je modu tretirala kao vrhunski umjetniki izraz i sastavni dio kulture. Takvim odnosom obezbjedila je sebi istaknuto mjesto u drutvenom i kulturnom miljeu zemlje. Ove umjetnike kolekcije BELLA je prikazala u Parizu, Rimu, Milanu, Moskvi, Briselu, Dubaiju Za 21. godinu postojanja i rada, BELLA je dobitnik brojnih sajamskih priznanja i nagrada meu kojima su najistaknutije Zlatna koka, najvea godinja nagrada Kulturno-prosvjetne zajednice grada Sarajeva za izuzetan doprinos kulturi Sarajeva za 2008. godinu, godinja nagrada Privredne komore Sarajeva za postignute izuzetne privredne rezultate u 2009. godini. Pored privrednih aktivnosti Modna kua BELLA je poznata i kao pokrovitelj brojnih kulturnih i duhovnih institucija, organizator humanitarnih akcija, kao i donator u izgradnji i obnovi naih historijski znaajnih objekata. Cilj je kompaniju BELLA uvrstiti na vodeem mjestu na tritu kako Bosne i Hercegovine tako i ire. Kako bismo to ostvarili nastojat emo kroz sistem za podrku odluivanju s jedne strane pomenutoj kompaniji dati uvid u eventualne dosadanje propuste, a s druge ponuditi konkretna rjeenja za poboljanje samog poslovanja.

2 Izjava o problemu
2.1 Poslovno okruenje

2.1.1 Spoljna analiza

U oblasti

prodaje muke i enske modne konfekcije u naoj zemlji svakodnevno se

pojavljuju nove kompanije na tritu koje imaju raznoliku ponudu i nastoje ugrabiti dio kolaa za sebe u ovoj oblasti. Sve ove kompanije posluju na slinom principu i imaju ponudu artikala prema potencijalnim klijentima koja se uglavnom zasniva na nekim inovativnim kreacijama koja zaobliaze ogranienja i mane tradicionalnih. Postoje mnoge firme ija je primarna djelatnost prodaja modne konfekcije na naem tritu ija se ponuda uglavnom zasniva na provjerenim inostranim brandovima. Rijetkost su domae firme ija djelatnost obuhvata dizajniranje, proizvodnju, provjeru kvaliteta te maloprodaju i veleprodaju muke i enske modne konfekcije kao to je naa firma. Da bi bili u mogunosti boriti se za vei udio na tritu i zatiti se od neumoljive konkurencije firma mora imati kvalitetno dizajniran i implementiran informacioni sistem koji e u svakom trenutku raspolagati sa kvalitetnim informacijama koje e koristiti u planiranju i osmiljanju daljih poslovnih poduhvata. Zanimljivo je to to niti jedna kompanija u naoj zemlji trenutno ne nudi kompletan autentian, u emu smo mi prepoznali nau priliku za dobar i isplativ poslovni poduhvat. Glavni cilj nae kompanije je ponuditi tritu maksimalan omjer cijene i kvaliteta, vodei pri tome rauna modnim potrebama i eljama trita, ali ipak veoma uspjeno ostavljati peat autohtonosti i orginalnosti na izradi svake nove kolekcije.

2.1.2 Poslovna vizija

Cilj svake kompanije jeste da ostvaruje uspjenije poslovne rezultate, postane prepoznatljiva po svojoj kvaliteti i ponudi, ostvari i konstatno unapreuje dobar odnos sa svojim klijentima. Ova studija izvodljivosti treba da pokae da postoje realni preduvjeti za unapreenje firme BELLA te da predloi konkretna poboljanja koja e pomoi u ostvarivanju zadatih ciljeva od strane kompanije. Kompanija BELLA je kompanija sa najstarijom tradicijom dizajniranja i proizvodnje muke i enske modne konfekcije i neprikosnoveni je domai lider na ovom polju. Poslovna vizija kompanije je da i u budunosti zadri i uvrsti svoj vodei poloaj na ovom podruju, povea broj svojih klijenata u svim podrujima nae zemlje a i cijelog regiona, zadri njihovo povjerenje i kao jedan od znakova lojalnosti stalno radi na unapreenju svoje ponude i uvoenju novih artikala u svoje kataloge. Takoer, planirano je da se doda podrka za online naruivanje i prodaju. Dugoroni plan je da kompletno poslovanje, naroito prodajna mrea, postepeno napusti tradicionalne koncepte i u skladu sa svjetskim trendovima veinu poslovanja prebaci na savremene e-trgovine i elektronsko plaanje. Ova studija izvodljivosti ima za cilj rijeiti postojee propuste u poslovanju, unaprijediti organizaciju prodajne mree, rijeiti problem organizacije podataka i predloiti mehanizme za centralizaciju svih podataka u jednu bazu.

2.1.3 Poslovne jedinice i lokacije poslovanja

U ovom projektu e uestvovati sedam odjela iz organizacije a to su: izvrni odjel, odjel za nabavku, IT odjel, finansijski odjel, odjel za maloprodaju, odjel za ljudske resurse, dizajnerski odjel i proizvodni.

Kompanija BELLA u svom prodajnom lancu ima 20 objekata razmjetenih po cijeloj teritoriji nae zemlje.

Slika 2. Mapa maloprodajnih objekata

2.1.4 Poslovne informacije

Informacije koje su od posebnog znaaja za firmu su sljedede: - informacije o kreacijama i dizajnu - informacije o katalagu i aktuelnim kreacijama (artiklima) - informacije o proizvodnji - informacije o nabavkama materijala - informacije o stanju zaliha u centralnom skladitu i svim prodajnim objektima - informacije o kupcima - informacije o finansijama - informacije o uposlenicima - informacije o aktuelnoj situaciji na tritu i trenutnim trendovima

Cilj ovog integrisanog sistema jeste da se svi podaci koji e dati informacije od posebnog znaaja za firmu nalaze na jednom centralnom sistemu, da su aurni i da predstavljaju stvarno stanje iz svakog pojedinanog procesa. Sistem mora obezbjediti mehanizme za obradu i analizu podataka koji e se moi kvalitetno koristiti u svrhe donoenja svih bitnih korporativnih odluka. Informacije o trenutnim kreacijama i dizajnerskim rjeenjima moraju biti pohranjene u centralnom sistemu i uvijek raspoloive ostalim odjelima koji e vriti praenje rada, imati uvid u trenutno stanje i na osnovu tih informacija moi kvalitetno donositi poslovne odluke. Do sada je u ovom odjelu vladao nered jer su podaci pohranjivani na raznim lokacijama i koritena su razliita softverska rjeenja koja su u nekim sluajevima bila meusobno nekompatibilna to je esto izazivalo probleme i direktno negativno utjecalo na poslovni proces. Sistem mora objezbjediti da se informacije o trenutno aktivnom katalogu i kreacijama nalaze na jednom mjestu i kao takav u svakom trenutku raspoloiv svim drugim odjeljenjima u onoj mjeri u kojoj je potreban da bi oni mogli uspjeno obavljati svoje poslovne procese. Odjeljenje za proizvodnju mora objezbjediti mehanizme za kontrolu i uvid u trenutno stanje proizvodnje za svaki pojedini artikal. Ovo odjeljenje trenutno nije dobro uvezano sa maloprodajom tj. nije bilo povezano odgovarajuim interfejsom te tako nije bilo u stanju da poprati zahtjeve za proizvodnju i trenutne trendove u prodaji to je esto stvaralo probleme u nedostatku odreenih artikala u prodaji ili prekomjernoj proizvodnji artikala za koje nije bilo velike potranje u datom periodu. Informacije o kupcima su od velikog znaaja za cijelu korporaciju. Sistem mora omoguiti svakodnevno i kvalitetno auriranje podataka o klijentima, pratiti njihove zahtjeve i ponuditi mehanizme za postizanje to boljeg odnosa sa istim. Informacije koje e sistem posjedovati moraju biti dostupne u svakom momentu marketing slubi koja e svoje kampanje voditi na osnovu informacija prikupljenih sa terena. Informacije o svakoj prodaji odnosno raunu klijenta e biti spremljene u najkraem moguem roku u centralnoj bazi podataka sistema, kao i u postojeoj bazi podataka za lokalno u prodajnom objektu. Svaki prodajni objekat e imati aurne podatke o svim klijentima, njihovim prodajnim navikama, moi dobiti informaciju o stanju odreene robe u drugim poslovnicama, planirati i slati zahtjeve za dobavljanje robe iz centralnog skladita.

2.2

Poslovni problemi i prilike

2.2.1 Poslovni problem

Kompanija BELLA broji 20 maloprodajnih objekata u naoj zemlji i 5 objekata u drugim zemljama. Broj poslovnih jedinica kompanije i broj uposlenika raste. Potrebno je napomenti da kompanija planira ekspanziju, otvaranjem novih poslovnih jedinica u naoj zemlji i jo nekoliko poslovnica u veim gradovima regiona u naredne 2 godine. irenje poslovne mree i poveanje podrazumjeva i neminovan rast broja uposlenika. Rastom broja uposlenika, poslovnih jedinica i prodaje raste i koliina podataka koji je potrebno analizirati prilikom donoenja odluka relevantnih za poslovanje. U nastavku e biti navedeni neki od osnovnih problema sa kojima se susree ova kompanija, a naroito odjel za maloprodaju. Maloprodajna mrea je usko povezana i sa proizvodnjom i planiranjem zaliha kao timom za marketing kojeg treba opskrbiti svjeim i upotrebljivim informacijama sa terena. Osnovni problemi koji su uoeni: neefikasnost u upravljanju maloprodajnim objektima kanjenje u razmjeni informacija na relaciji sjedite firme prodajni objekat i prodajni objekat prodajni objekat nepouzdan trasfer informacija izmeu centrale i poslovnih objekata (runo, putem papira) nemogunost praenja odnosa sa kupcima i uvoenja bonitetnih kartica za vjerne klijente kako bi se unaprijedilo meusobno povjerenje nedogovarajua raspodjela uposlenika po prodajnim objektima ne mjere se rezultati uposlenika nemogunost monitoringa napretka uposlenika neefikasno upravljanje platama i odsustvima ne postoji centralizirani repozitorij koji objedinjuje podatke o stanju skladita i trenutnim stanjima u svakoj od maloprodajnih jedinica rastom ponude i broja poslovnih jedinica navedeni problemi postaju sve znaajniji Trenutno u kompaniji ne postoji centralizovani sistem koji prikuplja i distribuira informacije ka isturenim poslovnim jedinicama. Trenutne poslovne jedinice imaju razliit softverski sistem koji evidentira prodaju (POS) u kojem se svi podaci runo auriraju bez ikakve kontrole. Generalno ne postoji konzistentnost podataka u cijeloj organizaciji. Sjedite firme raspolae sa jednim podacima a poslovnice sa drugim. S obzirom da je jedan od ciljeva otvaranje online trgovine, u trenutnoj postavci to je naprosto neizvodljivo. Ovakva situacija se negativno odraava na poslovanje firme, umanjuje reputaciju i lojalnost klijenata i esto dovodi do donoenja pogrenih odluka uzrokovanih neposjedovanjem kvalitetnih informacija.

2.2.2 Poslovna prilika

Status korporativnog projekta najbolje pokazuje vanost koju kompanija pokazuje za razvoj i u ulaganje integrisani informacioni sistem jasno prihvaanje da implementacija te poslovne strategije zahtijeva transformaciju cijele organizacije, prije svega u segmentu fokusiranja na klijente. Naravno da ve tokom zadnjih pet godina u BELLA-i ive pojedine IT inicijative na kljunim tritima u obliku modernih komunikacijskih kanala i novih sadraja. Sad je trenutak u kojem, uz pomo jasnih i struktuiranih planova, namjeravamo te neintegrirane kanale i inicijative uklopiti u sveobuhvatni integrisani projekat. U narednom periodu u planu je da bude uveden sistem mjerenja uinaka implementiranih IT inicijativa tako da se redovito mjere zadovoljstvo i lojalnost eksternih klijenata, ali jednako tako i internih. U segmentu specifinog konfekcijskog poslovanja u kojem je konkurencija ogromna i esto nemilosrdna, kao i vizije BELLA-e da bude regionalni lider u ovoj brani, razvoj integrisanog sistema prodaje je prihvaen kao snaan alat u razvoja korporativnog branda i izgradnje imida kompanije. U kompaniji je u planu da bude implementirana i CRM struktura tako da svako kljuno trite ima CRM menedera koji djeluje kao lokalni CRM interni konsultant podupirui i koordinirajui implementaciju. Ta kljuna osoba na tritu usko surauje sa IT razvojnim timom na razini korporativnog projekta. Ured je zaduen i za mjerenja i upravljanje rizicima tokom implementacije. Kao organizacijski oblik potpuno posveen CRM-u, ovaj projekat nije samo IT projekat. On ima strateku poslovnu dimenziju. Ove godne kompanija je odluila ozbiljnije zakoraiti prema komunikaciji s korisnicima interneta. U planu je redizajn postojee web prezentacije korporativne stranice kao javnosti predstaviti i online shop preko kojeg e korisnici imati priliku vidjeti nau ponudu, informisati se detaljnije o svakom artiklu, naruiti i kupiti online. Takoer bit e dostupna informacija o dostupnosti svakog artikla u svakoj od naih radnji. Kao podrka novom nainu poslovanja i komunikacije s kupcima i javnou, u planu je da bude osnovan i odjel e-businessa u sklopu marketinga, ija je zadaa upotrijebiti tehnologiju u smjeru zadovoljenja potreba kupaca. Na rast GSM trita u planu smo odgovoriti inovativnim uslugama kao to su SMS podsjetnik za nove akcije i snienja prazninim estitkama, roendanskim estitkama i drugo. Navedeni projekti nisu prvenstveno usmjereni direktnom podizanju prodaje tono odreenog artikla ili unapreenju nekog poslovnog procesa, ve je njihova prvenstvena zadaa podrka brandingu kompanije kao kompanije koja ve preko dvadeset godina brine o dobrom izgledu svojih vjernih potroaa. Potrebe svakodnevnih poslovnih operacija zadovoljene su kroz dvije skupine projekata, od kojih se oekuje i mjerljiva financijska korist. Tako je u skladu s izraenom potrebom za brom i efikasnijom komunikacijom s veletrgovcima, u narednom periodu u planu da bude pokrenuto i businessto-business poslovanje. Druga vana skupina marketinko-prodajnih projekata su e-marketing kampanje. Rije je o web stranicama posveenima tono odreenim artiklima ili aktuelnim sezonskim katalozima. Naa strategija naglaava vanost lokalizacije sadraja i oslukivanje specifinih potreba malih segmenata korisnika (mikromarketing), to je jedan od osnovnih postulata CRM filozofije. Ovakav pristup zahtijeva angaman ljudi zaposlenih u naim poslovnicama diljem zemlje na razvoju i odravanju svakodnevne komunikacije s kupcima i auriranju podataka o istim, to umnogome olakava i daljnji razvoj ovog dijela poslovanja. Slijedei korak predstavlja potpuna integracija e-kanala s tradicionalnim kanalima (prodajni predstavnici, telefon, telefax) gdje god je to mogue i poslovno opravdano. Ove aktivnosti, uz daljnju internacionalizaciju projekata, predstavljat e osnovni zadatak e-business odjela u sljedeem razdoblju.

3 Zahtjevi
3.1 Poslovne potrebe U ovom poglavlju e biti opisani neki od osnovnih razloga za uvoenjem DSSa u jednoj ovakvoj kompaniji. Organizovani lanac prodaje moe minimizirati finansijski rizik i poveati prihode, broj klijenata i uspjeno promovisati brand firme. Trokovi prodajnog lanca mogu iznositi od i do 50% cjelokupne vrijednosti poslovanja ukoliko prodajni lanac nije dobro organizovan. Stoga je znaajno posvetiti panju optimizaciji lanca i svakodnevnoj analizi prodajnih rezultata. Dobro organizovan prodajni lanac treba da omogui usklaivanje prodajnih planova i mogunosti radne snage sa trenutnim i buduim planovima kompanije. Stoga zakljuujemo da je odjel za maloprodaju i planiranje proizvodnje strateki kima cijele kompanije. Klju uspjeha svake kompanije su i kvalitetni i iskusni uposlenici. Upravo iz dobro organizovanog lanca prodaje i proizvodnje se moe uvidjeti i pojedinani doprinos i mogunosti svakog od uposlenika. Mnoge kompanije vjeruju da kvalitetni uposlenici dovode do poboljane cjelokupne performanse upsolenika u kompanije i vode ka dugoronom uspjehu i opstanku kompanije. Samim time kvalitetni uposlenici i njihove visoke performanse su od znaaja za kompetitivnu prednost kompanije. Jedan od ciljeva kompanije je pridobijanje novih i zadravanje ve postojeih, lojalnih klijenata. Da bi ostvarila ovaj cilj kompanija mora izgraditi kvalitetne strategije odnosa sa svojim kupcima i prilikom procesa prodaje identifikovati lojalne klijente te ih na razne naine nagraivati (akcijski popusti, bonitetne kartice, pokloni) . Takoer kompanija nastoji definisati profile svojih najeih klijenata. Pored toga mogue je kroz razliite ankete saznati koje je promjene potrebno izvriti u poslovnom okruenju kako bi se povealo povjerenje i zadovoljstvo krajnjih korisnika. Planovi su da se i dalje proiruje mrea svog poslovanja kako u naoj zemlji tako i u regionu. Kompanija ima potrebu za koordiniranim radom svojih poslovnica na razliitim geografskim lokacijama koje rade na prodaji istog ili slinog asortimana. Rad poslovnica u razliitim geografskim podrujima omoguava da se na realizaciji prodaje radi na veem obimu potencijalnih klijenata to ima pozitivan utjecaj na obimnost prodaje i iziskuje bolju organizaciju i procesa proizvodnje koji treba da oslukuje zahtjeva trita. Koordinacija rada svih poslovnica je veoma zahtjevna. Rastom kompanije raste i potreba za centraliziranim i sistematiziranim pristupom informacijama o stanju prodaje. Cilj poslovanja je takoer i privlaenje novih ali i zadravanje postojeih klijenata. Stoga je za uspjenu realizaciju prodaje kljuno kvalitetno planiranje prodaje i kvalitetno upravljanje procesom proizvodnje. Pored toga veoma je bitno i uposlenicima u svakoj od poslovnica pruiti nivo odgovarajueg iskustva i znanja o trenutnoj ponudi. Smatramo da je od vanosti da kompanija uva podatke o vjetinama uposlenika ali i o prirodi projekta. Na nivou kompanije ne postoji centralizirani sistem koji bi uvao podatke o svim uposlenicima i poslovnicama u kojima uposlenici rade. Postojanje takvog sistema bi omoguilo efikasniju prodaju i blagovremeno otkrivanje greaka koje izazivaju nezadovoljstvo kupaca. Firmi je veoma vana i mogunost kreiranja razliitih izvjetaja o realizaciji prodaje, stanju trenutnih zaliha u bilo kojoj poslovnici i poslovanju kompanije tokom razliitih vremenskih perioda. Analiza podataka o prodaji i artiklima moe dovesti do vanih informacija o najprofitabilnijim artiklima trenutno u ponudi, najvie traenim artiklima, najee prodavane kombinacije artikala koje bi se onda mogle ponuditi u nekim akcijskim kampanjama kako bi se privukao jo vei broj kupaca, blagovremeno se mogu uoiti nedostaci u zalihama i prema njima planirati proizvodnju i drugo.

3.2

Poslovni zahtjevi

Problem / Mogunost

Zahtjev

Neefikasna organiziranost poslovnih procesa

Izraditi sistem integrisanog koncepta, prema kojem su svi poslovni procesi sinhronizovani u centralnom sistemu. Kreirati takav sistem gdje e se svi podaci sinhronizovati na jedno mjesto i kao takvi biti dostupni svima kojima su potrebni u svakom trenutku. Pouzdan transfer podataka bez gubitaka u sluaju nestabilnosti linka za prenos. U sklopu sistema napraviti centralnu evidenciju podataka o svim kupcima. U svakoj poslovnoj jedinici omoguiti unos,auriranje podataka o postojeim i novim kupcima. Omoguiti da se za svakog kupca moe historijski pratiti svaka njegova kupovina. Napraviti posebne akcije za vjerne kupce, potroake kartice i poklone. Omoguiti da se organizuju kampanje direktnog marketinga prema kupcu te na taj nain odre dobru vezu sa kupcem. Kompletna kartica kupca, sa praenjem historije svih prodaja i boniteta skupljenih tokom bonitetnih perioda.

Nepostojanje jednog skladita svih podataka

Nepostojanje evidencije o kupcima

Nemogunost praenja lojalnosti kupaca

Nepostojanje lanskih kartica

Sistem treba omoguiti razne izvjetaje o trenutnim Slaba bolja kontrola zaliha prodajama po svim prodajnim jedinicama, sugerisati na i predvianja prodaje odreene anomalije u procesu i predlagati plan organizacije zaliha i proizvodnje. Ne postoji uvid u efikasnost rada svakog uposlenika Omoguiti praenje rezultata rada za svakog uposlenika tako to e se praviti razni izvjetaji i analize o rezultatima prodaje za svakog pojedinca. Analiza podataka o prodaji i artiklima treba dovesti do vanih informacija o najprofitabilnijim artiklima trenutno u ponudi, najvie traenim artiklima, najee prodavane kombinacije artikala koje bi se onda mogle ponuditi u nekim akcijskim kampanjama kako bi se privukao jo vei broj kupaca, blagovremeno se mogu uoiti nedostaci u zalihama i prema njima planirati proizvodnju i drugo.

Integralni izvjetaji i analize

10

4 Rjeenje
4.1 Opis rjeenja

Da bi zadovoljili gore navedene zahtjeve klijentu je potrebno isporuiti softverski sistem koji se sastoji iz dva dijela: softver za podrku radu u prodajnim poslovnicama i centralni softver koji bi bio vodio brigu o korisnikim kao i svim ostalim relevantnim informacijama i podacima. Cilj sistema je omoguiti efikasno prikupljanje informacija iz prodajnih jedinica te analizu i distribuciju odgovarajuih informacija i podataka istim prodajnim jedinicama u zavisnosti od rezultata analize. Stoga namjena ovog softverskog sistema je da olaka poslovne procese cijelokupnom osoblju firme. Proces rasporeivanja odgovarajue robe na prodajnim mjestima, proizvodnja artikala u odgovarajuim koliinama, optimalna nabavka potrebnog materijala za proizvodnju artikala, odravanje podataka o klijentima samo su neki od poslovnih procesa kojima sistem treba da prui podrku i da omogui kvalitetan rad na navedenim procesima pomou ovog sistema. Dakle, osnovne funkcionalnosti ovog sistema e biti:
Prenos podataka i komunikacija poslovnih jedinica sa centralnim sistemom, Online i offline reim rada poslovnih jedinica, Analiza potroake korpe, Analiza materijala za potrebe proizvodnje, Analiza efikasnosti prodajnih jedinica i uposlenog osoblja, Voenje brige o kupcima, SMS komunikacija sa kupcima, Planiranje proizvodnje.

Prenos podataka i komunikacija poslovnih jedinica sa centralnim sistemom Sistem treba obezbjediti brz, taan, pouzdan i siguran prenos podataka od poslovnih jedinica prema centralnom sistemu te distribuciju svjeih podataka od strane centralnog sistema dobijenih analizom pristiglih podataka u centralni sistem. Takoer, potrebno je omoguiti laku i bru komunikaciju izmeu poslovnih jedinica kao i sa centralnim sistemom u svrhu eliminisanja tradicionalnog naina komunikacije. Sistem bi trebao da omoguava veoma kvalitetan prenos podataka i komunikaciju kako uposlenicima ne bi prestavljao problem koritenje ovog sistema. Naime sistem bi trebao da olaka svakodnevni rad i konstantnu komunikaciju izmeu poslovnica i sa centralnim sistemom u svrhu bolje organizacije i pruanja kvalitetnije usluge korisnicima. Online i offline reim rada poslovnih jedinica Sistem treba omoguiti konzistentnost podataka u svakom trenutku. U normalnom reimu rada softver u prodajnim jedinicama bi konstantno radio online i u realnom vremenu razmjenjivao informacije sa centralnim sistemom i omoguavao komunikaciju izmeu poslovnica u svakom trenutku. U sluaju prekida komunikacinih veze izmeu poslovnice i centralnog sistema softver u prodajnoj jedinici bi aktivirao offline reim rada i u tom

11

reimu sav proces razmjene podataka od strane te poslovne jedinice bi bio prekinut ali ne bi dolo do gubitka podataka jer bi se podaci koji su namjenjeni za slanje na centralni sistem pripremili za slanje te pohranjivali u privremenu memoriju. Nakon ponovnog aktiviranja online rada poslovne jedinice softver bi podatke koji su u privremenoj memoriji poslao u centralni system i zahtjevao svjee podatke od strane centralnog sistema. Nakon razmjene zaostalih podataka sistem bi nestavio raditi normalnim tokom. Ovakvom implementacijom softvera odrali bi konzistentnost podataka ali bi uposlenici prodajnih jedinica bili uskraeni komunikacije pomou ovog softvera. Analiza potroake korpe Sistem e omoguavati analizu potroake korpe u svrhu poveanje prodaje a samim tim i poveanja prihoda kompanije. Podaci koji se prikupljaju iz prodajnih jedinica u centralni se obrauju i pohranjuju pogodnom obliku za dalji rad softvera na njima. Prilikom ove analize softver bi tebao biti u mogunosti da iskoristi prikupljene podatke od strane prodajnih jedinica te da korisniku ponudi jasniji uvid u navike klijenata kompanije. Na osnovu rezultata ove analize menaderi prodaje kompanije bi trebali da poblie shvate kupovinske navike njihovih kupaca. Nakon toga menaderi unose odgovarajue instrukcije o promjeni naina rada, preraspodjeli artikala i sl. te ih prosljeuju uposlenicima u prodajnim mjestima pomou softvera. Analiza materijala za potrebe proizvodnje Podaci koje centralni sistem sakuplja od strane prodajnih mjesta mogu se iskoristiti na mnogo naina. Jedan od naina da kvalitetno iskoristimo podatke na centralnom sistemu je direktno vezan za proizvodnju robe u proizvodnim jedinicama. Na osnovu jednostavne analize raunanja broja prodanih pojedninh artikala i trenutnog stanja na skladitu i prodajnim jedinicama softver moe doi do zakljuka za koje artikle treba poveati proizvodnju a za koje artikle treba smanjiti proizvodnju. Menaderi prodaje treba da iskoriste ove informacije i izdaju instrukcije uposlenicima u proizvodnim jedinicama o tome za koje artikle treba poveati proizvodnju a za koje artikle treba smanjiti proizvodnju. Analiza efikasnosti prodajnih jedinica i uposlenog osoblja Jo jedna korisna analiza koju e softver biti u mogunosti da prikae jeste analiza efikasnosti prodajnih jedinica i uposlenog osoblja. Ovom analizom menaderi kompanije e imati jasan uvid u koliinu prodane robe u svakoj prodajnoj jedinici te na osnovu te analize izvriti proirivanje ili otvaranje nove prodajne jedinice na tom geografskom podruju. Ovaj sistem bi menaderima za ljudske resurse omoguavao kompletan uvid u efikasnost radnog osoblja koji bi shodno toj analizi vrili proirivanje odnosno redukciju radnog osoblja. Na osnovu ove dvije analize menaderi kompanije bi mogli da optimiziraju broj radnog osoblja u svojim poslovicama to bi dovelo do kvalitetnije usluge klijentima, efikasnijeg iskoritenja radne snage te poveanja prodaje to bi rezultiralo veom zaradom kompanije.

12

Voenje brige o kupcima Kako bi bili to uspjeniji potrebno je brinuti o kupcu. To ne iziskuje mnogo vie vremena ili napora, ve jednostavno redovitu evidenciju. Ova komponenta sistema omoguava evidenciju podataka o naim klijentima u svrhu ostvarenja to je mogue boljeg odnosa sa kupem. Softver bi bio u mogunosti pruiti sve mogunosti rada sa evidencijom klijenata kakve nudi jedan prosjean CRM softver. Ova komponenta sistema bi omoguavala obavjetavanje kupaca o novim proizvodima, nadolazeim akcijama, dogaajima i slino. SMS komunikacija sa kupcima Ova komponenta sistema bi bila prestavljala nadogradu komponente za voenje brige o kupcima. Pomou ove komponente uposlenici u marketingu bi bili u mogunosti direktne komunikacije i marketinga prema kupcima, odnosno slanjem reklamnih poruka i obavjetenja nai kupci bi bili adekvatno informisani o proizvodima kompanije i ostalim vanim stvarima. Na ovaj nain brige o korisnicima kompanija ne bi imala potrebu za unajmljivanjem marketinkih kompanija koje bi vrile ovu vrstu marketinga to bi zadralo odreena novana sredstva koje bi kompanije mogla preusmjeriti u druge svrhe. Planiranje proizvodnje Obino se kae da iza postignutog uspjeha stoji precizno izraen plan. To se moe primijeniti u mnogim situacijama, a pokazalo se da vrijedi i za poslovanje kompanija. Smatra se da je poslovno planiranje jedno od kljunih faktora kojem kompanija treba posvetiti panju ako eli opstati na tritu. U svrhu rastereenja sveukupnog planiranja poslovanja kompanija ovaj softver bi trebao da omogui planiranje proizvodnje. Planiranje proizvodnje softver bi mogao izvriti na osnovu podataka koje centralni sistem prikuplja od poslovnih jedinica. Softver bi ovo planiranje mogao da izvri na osnovu koliine prodaje odreenih artikala te bi rezultate planiranja ponudio menaeru proizvodnje kojemu bi znatno olakao posao planiranja. Korektno izvreno planiranje bi moglo da uveliko smanji rashode na nabavci proizvodnog materijala ime bi se optimizirala proizvodnja sa finansijskog aspekta.

13

4.2

Analiza podataka

Da bi sistem podrao sve opisane procese potrebni su sljedei podaci: podaci o poslovnim jedinicama, podaci o prodajnim artiklima kompanije, podaci o proizvodnim materijalima, podaci o uposlenicima, podaci o klijentima.

Za kvalitetan rad i efikasno iskoritenje sistema potrebni su podaci o prodajnim artiklima koje sistem moe imati u samom petku rada, podaci o artiklima iz prethodnig sistema. U toku koritenja sistema svakodnevno e se poveavati broja zapisa koje posjeduje sistem a s tim e se i njegovo iskoritenje poveati. Sistem mora posjedovati podatke o artiklima kao to su: serijski broj, naziv, kategorija, cijena, izgled artikla, stanje u skladitu, ocjena artikla, prodaja po poslovnim jedinicama, lista kupaca artikla, cijena nabavke, historija proizvodnje po proizvodnim jedinicama, historija prodaje po cijeni,

Da bi efikasno vodili brigu o podacima artikala potrebno je voditi brigu i o sljedeim podacima: Poslovne jedinice, Proizvodne jedinice, Stanje artikala u poslovnim jedinicama, Proizvodne mogunosti proizvodnih jedinica, Podaci o klijentima, Podaci o uposlenicima.

Za potrebe podrke inteligentim dijelovima softvera odnosno analizama i planiranju potrebni su sljedei podaci: Podaci o artiklima, Podaci o proizvodnji, Podaci o prodaji.

Prije implementacije sistema kompanije posjeduje mnotvo podataka koji su pohranjeni u razliite formate i na razliitim lokacijama. Pri uvoenu sistema u rad kompanije potrebno je prikupiti sve podatke i unijeti ih u sistem kako bi sistem poeo sa potpunim radom. Kao to je navedeno najvanije podaci u sistemu su podaci o artiklima jer na osnovu podataka o artiklima mogue je vriti analize i planiranje.

14

Pri unoenju postojeih podataka potrebno je izvriti njihovo proirivanje radi to kvalitetnije analize i planiranja. U toku rada kompanije sa ovim sistemom veinu unosa svjeih podataka u sistem inili bi uposlenici u prodajnim jedinicama. Podaci u prodajnim jedinicama bi se sastojali od: podataka o raunima, prodanim artiklima, stanjem artikala, korisnicima te poslovnice te uposlenicima. Ovi podaci koji bi se tokom rada prikupljali u prodajnim jedinicama e se poslati na centralni sistem, koji e prikupljati podatke sa svih prodajnih jedinica u jedinstvenu bazu podataka. Podaci na centralom sistemu bivaju podvrgnuti raznim modulima za analizu od strane menadera firme. Rezultati analize omoguavaju menaderima kompanije da lake donesu odluke za daljene aktivnosti u prodajnim i proizvodnim jedinicama. Podaci na centralnom sistemu bivaju takoer podvrgnuti analizi od strane menadera proizvodnje koji na osnvou rezultata analize izdaje instrukcije proizvodnim pogonima i brine se o nabavci materijala potrebnih za proizvodnju artikala.

Tok dokumenata i podataka

15

4.3

Tehnika infrastruktura

Sistem je koncipiran da radi u klijent-server okruenju. Osnovni elementi sistema su POS (POS terminalni uredjaji poslovnim jedinicama - kasa) i COM (centralni server). POS terminal je lociran na prodajnom mjestu i koristi se prilikom procesa prodaje. POS terminal moe da bude raunar prosjenih performansi. Minimalna konfiguracija terminalnog raunara: CPU: Intel Pentium 4 2.0+ GHz / Core2Duo 1.2+ GHz / Xeon 1.0+ GHz RAM: 1 GB, 667 MHz, DDR2 HDD: 40 GB Ostalo: 1000/100/10 Ethernet

Pored terminalnog ureaja svaka poslovna jedinica mora da posjeduje internet vezu ili direktnu LAN vezu sa mreom centralnog servera kako bi bili u mogunosti da ostvarimo vezu izmeu poslovnih jedinica i centralnog servera. COM Komunikacijski server, je centralni dio sistema na kojeg dolaze i sa kojeg se distribuiraju sve informacije. Sa jedne strane se brine o prihvati informacija u realnom vremenu sa svih aktivnih POS kasa, zatim distribuira potrebne informacije prema POS kasama, brine se skladitenju i analizi podataka i planiranju. Minimalni zahtjevi COM server raunara: CPU: Intel Pentium 4 3.0+ GHz / Core2Duo 2.0+ GHz / Xeon 2.0+ GHz RAM: 4 GB, 667 MHz, DDR2 HDD: 1 TB Ostalo: 1000/100/10 Ethernet Podrka za RAID 0, 1 Redundant power supply

Arhitketura sistema je troslojna klijent server arhitektura. Klijentski komponentu sistema sainjava raunar sa POS softverom i aktivnom internet konekcijom. A serversku komponentu komponentu sistema sainjavaju: Baza podataka (MSSQL Server 2005) u kojoj su pohranjene svi relevantni podaci sistema. Web servis preko kojeg se ostvaruje interakcija sa klijentskom komponentom sistema. Centralni sistem - predstavlja set alata koji se izvravaju u database driven okruenju. Prilagoenja za krajnjeg kupca se rade na nivou baze podataka i to konkretno na osnovu segmentacije kupaca koju klijent zahtjeva. Na osnovu toga se distribuira frontend aplikacija za upravljanje tako segmentiranom bazom.

16

4.4

Plan realizacije projekta

Projekat e biti realiziran kroz sljedee faze: Faza analize i dizajna izvriti detaljnu analizu trenutnog stanja, jasno precizirati i opisati poslovne procese, obaviti razgovore i savjetovanja sa efovima svih odjeljenja, jasno definisati kome, kada i koji su podaci potrebni, koji su izvjetaji bitni i moraju biti spremni im se uradi implementacija sistema. Potrebno je takodje prouiti situaciju sa informatikom pismenou postojeeg osoblja kako bi se adektvatno mogla planirati obuka i korisniko uputsvo. Nakon ovih radnji potrebno je sve akomulirane informacije pretstaviti u formi dijagrama procesa, dijagrama komponenti, use-case scenarija, dijagrama toka te konstruisati ERD dijagram za bazu podataka. Za ovu fazu je predvieno 2 mjeseca rada. Faza razvoja razvoj opisanog sistema. Za ovu fazu je predvieno 4 mjeseca. U toku ove faze potrebno je svakih 7-10 dana raditi male prezentacije i sastanke sa korisnicima i upoznavati ih sa novim funkcionalnostima, te uvaavati njihove eventualne prijedloge. Faza implementacije: U ovoj fazi potrebno je implementirati proizvedeni sistem na najbezbolniji i najuinkovitiji nain. Za ovu fazu predvieno je 2 mjeseca rada.

17

4.4.1 Finansijska procjena Aktivnost Nabavke nedostajue opreme Razvoj informacionog sistema Odravanje godinje UKUPNO: Cijena 10.000,00 50.000,00 10.000,00 70.000,00

4.5

Prednosti i rizici projekta

Glavna poslovna oekivanja od ovog projekta bila su: uvrstiti trinu poziciju kompanije izgraditi integralni IS na razini cijele firme koji e standardizirati i optimizirati poslovne procese, te poboljati komunikaciju izmeu poslovnih jedinica poveati nivo efikasnosti zaposlenika Kao glavni rizici uspjenosti projekta prepoznati su: o standardizacija procesa i podataka o prihvaanje promjena od strane lokalnih djelatnika o razliitost postojeih informacijskih sustava i izgraene infrastrukture

Koristi ostvarene ovim projektom su: izrada integrisanog koncepta, prema kojem su procesi podijeljenio na globalne i lokalne bolji timski rad i bra poslovna komunikacija jaanje trenutne konkurentne prednosti kvalitetnije upravljanje odnosima sa klijentima real-time dostupnost podataka razliitih poslovnih jedinica bolja kontrola zaliha i predvianja prodaje ubrzanje procesa planiranja standardizacija kritinih procesa i podataka smanjiti ovisnost o papiru ubrzanje procesa izvjetavanja

18

5 Zakljuak
U ovoj studiji prikazan je jedan sistem koji je namjenjen automatizaciji proizvodnih, prodajnih i marketinkih procesa u kompaniji koja se bave proizvodnjom i prodajom konfekcijske robe. Sistem se sastoji od nekoliko modula koji pospjeuju planiranje, organizaciju i realizaciju prodajnih aktivnosti u sklopu prodajne mree.Sistem je razvijen koritenjem danas najmodernijih alata i tehnologija dostupnih na tritu. Uvoenje ovakvih sistema podrazumijeva promjene i u cjelokupnoj organizaciji i tehnologiji radnih procesa. Organizacija se mora pripremiti za rad sa ovakvim sistemom, poevi od kolovanja osoblja do promjene naina poslovanja. Uposlenik u prodajnom objektu opremljen savremenim terminalom i aurnim podacima, nesumnjivo je u velikoj prednosti u odnosu na konvencionalnog prodavaa robe i to zbog bre, preciznije i fleksibilnije usluge. Mnogi e se sloiti da je upravo fleksibilnost ono to predstavlja sutinsku razliku i prednost ovakvog pristupa i razvijanja jednog ovakvog integralnog softverskog sistema. Biti fleksibilan znai imati pristup kritinim podacima u realnom vremenu, imati odgovarajui alat za transformaciju sirovih podataka u razumljivu informaciju koja se moe odmah upotrebiti. U dananjem poslovanju upravo su informacije i pravovremeno djelovanje preduslov za napredak i uspjeh. Bit informacije je da bude pravovremena i adekvatno prezentirana, a sistem opisan u ovoj studiji upravo to i omoguava.

19

6 Reference
[1] Bosilj Vuki, V. i Kovai, A. (2004), Upravljanje poslovnim procesima, Sinergija, Zagreb. [2] Bosilj Vuki, V., Hernaus, T. i Kovai, A. (2008), Upravljanje poslovnim procesima: organizacijski i informacijski pristup, kolska knjiga, Zagreb. [3] Collaborative Business Informatization Service Pattern of Small and Medium-Sized companies ; Jiwei Zhu, Jiancang Xie, Jianxun Li, Rengui Jiang; IEEE Computer Society Washington, DC, USA 2010 [4] Harmon, P. (2007), Business Process Change: A Guide for Business Managers and BPM and Six Sigma Professionals, Morgan Kaufman Publishers, San Francisco. [5] Long, K. (2006), Business Process Modelling, Analysis and Design, IRM UK Strategic IT Training, London.

20