Basisboek Interne communicatie

Deel 1 : Hoofdstuk 1 t/m 5

Ook verkrijgbaar: Deel 2 : Hoofdstuk 6 t/m 11

Bronvermelding
Titel : Druk : Auteur : Uitgever : ISBN (boek) : Basisboek Interne communicatie 7e druk, 2010 E. Reijnders Koninklijke Van Gorcum 9789023242192

Aantal hoofdstukken (boek) : 11 Aantal paginas (boek) : 340

De inhoud van dit uittreksel is met de grootste zorg samengesteld. Incidentele onjuistheden kunnen niettemin voorkomen. Je dient niet aan te nemen dat de informatie die Students Only B.V. biedt foutloos is, hoewel Students Only B.V. dat wel nastreeft. Dit uittreksel is voor persoonlijk gebruik en is bedoeld als wegwijzer bij het originele boek. Wij raden aan altijd het bijbehorende studieboek te kopen en dit uittreksel als naslagwerk erbij te houden. In dit uittreksel staan diverse verwijzingen naar het studieboek op basis waarvan dit uittreksel is gemaakt. Dit uittreksel is een uitgave van Students Only B.V. Copyright 2012 StudentsOnly B.V. Alle rechten voorbehouden. De uitgever van het studieboek is op generlei wijze betrokken bij het vervaardigen van dit uittreksel. Voor vragen kun je je per email wenden tot info@studentsonly.nl.

Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5 Kennismaken met organisaties Kennismaken met cultuur Kennismaken met veranderingen Communicatie in organisaties Actievisie op interne communicatie 3 6 8 9 12

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

Hoofdstuk 1

Kennismaken met organisaties

1.1 Een leven vol organisaties Nederland heeft tegenwoordig meer organisaties dan vroeger. Er zijn nu meer omvangrijke organisaties die dieper ingrijpen op het leven van de Nederlander. Naast de omvang van organisaties namen ook de complexiteit, de verscheidenheid en onderlinge vervlechting toe. 1.2 Een organisatie: wat is dat eigenlijk? Organisaties: samenwerkingsverbanden tussen mensen met het zelfde doel voor ogen. Het samenwerkingsverband wordt beschreven in een organigram. Voor een voorbeeld van een organigram, zie : hfst. 1; p. 23; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Reorganisatie: dit gebeurt als de afspraken over hoe het samenwerkingsverband georganiseerd moet worden, herzien worden. Organisatiedoelen: managers en medewerkers realiseren bepaald geconcentreerde doelen. De medewerkers realiseren ook deze organisatiedoelen, dus moeten zij die doelen kennen zodat zij ook bereid zijn mee te werken aan het realiseren van die doelen. Een organisatie bestaat uit zes variabelen: (zie : hfst. 1; p. 24; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders) 1. Organisatiedoelen. De kernopdracht van een organisatie; de mission statement. 2. Organisatiestructuur. De strategische top (topmanagers), het middenmanagement (managers tussen strategische top en medewerkers op de werkvloer) en de operationele kern (medewerkers). Verder heb je nog de voorbereidende staf en de ondersteunende staf. Zie : hfst. 1; p. 26; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 3. Technologie. Het totaal van technische voorzieningen binnen een organisatie. 4. Organisatiestrategie. De manier waarop organisatiedoelen worden gerealiseerd door middel van mensen en middelen. 5. Organisatiecultuur. Spontaan ontstaande gedragsregels die voor interactie, persoonlijke verhoudingen en wederzijdse afhankelijkheid zorgen. 6. Werknemers. Zonder werknemers geen organisatie; ze maken/zijn de organisatie. Een organisatie heeft te maken met verschillende omgevingen waarin zij opereert: 1. Transactionele omgeving: hierin vindt uitwisseling van middelen of mensen plaats. 2. Contextuele omgeving: politieke factoren, economische factoren, technologische factoren, fysieke factoren en sociaal-maatschappelijke factoren. Zie : hfst. 1; p. 28; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Ten aanzien van organisaties vervullen mensen vijf verschillende rollen, namelijk: 1. Klant. 2. Omwonende. 3. Medewerker. 4. Leidinggevende. 5. Kritisch publiek.
www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders 3

1.3 Organisatievormen Hieronder worden twee verschillende vormen van organisatie besproken: 1. De vijf typologien van Mintzberg: Er bestaan volgens Mintzberg vijf verschillende typen organisaties: de machineorganisatie, de professionele organisatie, de ondernemingsorganisatie, de divisieorganisatie en de innovatieve organisatie. (Zie : hfst. 1; p. 30 t/m 34; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.) 2. Het partijenmodel en het systeemmodel: Het partijenmodel ziet een organisatie als een belangengemeenschap van parijen. Het systeemmodel ziet een organisatie juist als een geheel van afdelingen. (Zie : hfst. 1; p. 37; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.)

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

1.4 Een frontlijnvisie op organiseren Er bestaat geen perfecte manier om te organiseren. Een organisatie wordt vaak beschreven in een gekantelde piramide. (Zie : hfst. 1; p. 39; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.) Er zijn echter wel een aantal kanttekeningen: Door de vele managementlagen is de besluitvorming erg traag. De flexibiliteit mist om rekening te houden met de wensen van klanten. Er kan onvoldoende ingespeeld worden op de huidige ontwikkelingen. De top van de werkvloer krijgt de informatie te laat of niet. Frontlijnwerkers hebben een aantal functies: 1. Ze zijn een soort waarschuwingssysteem omdat zij zich snel bewust zijn van veranderingen. 2. Ze hebben toegang tot de meningen van mensen en kunnen dit gebruiken bij de besluitvorming. 3. Ze zijn het visitekaartje van de organisatie. De middenmanager heeft een aantal rollen: 1. Planner. 2. Verbindingsschakel. 3. Vertaler. 4. Verzoener. 5. Cordinator. Netwerken is erg populair voor organisaties omdat zij zich dan kunnen concentreren op datgene waar het bedrijf goed in is. 1.5 Organisatie en communicatie Er bestaan twee invalshoeken voor organisatie en communicatie: 1. De visie op organiseren: Er bestaan twee hedendaagse en drie klassieke scholen om dit te omschrijven: klassieke school, human relations school, human resources school, systeemschool en cultuurschool. (Zie : hfst. 1; p. 44 t/m 47; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.) 2. De omvang van de organisatie: Wanneer een bedrijf groter is, zal het aantal verbindingen tussen mensen ook groter zijn.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

Hoofdstuk 2

Kennismaken met cultuur

2.1 Cultuur in organisaties Er bestaat een expliciete beschrijving (zoals het op papier staat) van een organisatie en een impliciete beschrijving (zoals de werkelijke verhoudingen zijn). Zie : hfst. 2; p. 54; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Cultuur is de kern van normen en waarden; de manier waarop werknemers met elkaar omgaan, maar ook hoe zij met taken, leidinggevenden, ondergeschikten en ontwikkelingen omgaan. Dit is een combinatie Organisatie-ideologie is een onbewust en onuitgesproken beeld van hoe de organisatie in elkaar hoort te zitten. Organisatieklimaat is onzichtbaar. Er ontstaan patronen in het gedrag van medewerkers die het organisatieproces betrouwbaar, controleerbaar en voorspelbaar maken. 2.2 Verborgen regels Er bestaan twee dimensies: 1. Politiek gedrag. 2. Verborgen regels. Er bestaan afgesproken gedragsregels en verborgen gedragsregels. De verborgen gedragsregels ontstaan uit gewoontepatronen. Het is wel handig dat je de verborgen regels kent, want ze helpen je succes te hebben in de organisatie en ze bepalen je gedrag. 2.3 Politiek gedrag Partijen (afdelingen) strijden met elkaar om hun eigen belangen te realiseren. Persoonlijk politiek gedrag is gericht op het eigen belang van een werknemer (promotie). Bij bedrijfspolitiek gedrag gaat het om het succes van een organisatie. Eer bestaan drie aspecten van politiek gedrag: 1. Invloed onderkennen (kijk wat je netwerk is). Zie : hfst. 2; p. 61-62; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 2. Invloed verwerven (het gebruik van machtsbronnen). Zie : hfst. 2; p. 62; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 3. Invloed gebruiken (je invloed gebruiken om je doelen te realiseren). Zie : hfst. 2; p. 63; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 2.4 Cultuurverandering Bij cultuurverandering wordt zowel de organisatie-ideologie als het organisatieklimaat bedoeld. Het is een verandering in het handelen van werknemers. Stappen van cultuurveranderingsprojecten: - Stap 1: Urgentie creren. Kom achter de volgende onderwerpen: wat zijn de belangrijkste themas? Wat zijn de formele praktijken? Wat zijn de verhalen, roddels en rituelen? Wat zijn de fysieke aspecten van het bedrijf? - Stap 2: Leer anders denken. Breng de verborgen regels aan het licht.
www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders 6

Stap 3: Leer anders doen. Hierbij vertaal je de waarden in uitingsvormen en gedrag door middel van ondersteuning van het management en praktijkgerichte trainingen en workshops.

Gedragsverandering is het veranderen van overtuigingen van mensen. Overtuigingen zijn opvattingen gebaseerd op het verleden. Hoe verander je het gedrag van mensen? 1. Raak in gesprek en discussieer. 2. Kritische incidenten onderzoeken. 3. Voorbeeldgedrag. 4. Verborgen regels expliciet maken. 5. Succesvol handelen volgens het nieuwe gedrag. 6. Het belonen van het gewenste gedrag. Zie : hfst. 2; p. 71; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

Hoofdstuk 3

Kennismaken met veranderingen

3.1 Organisaties in verandering De meeste veranderingen zijn gericht op de structuur, de klanten, de strategie, de processen, het ICT-proces, het personeelsgebied, het financile gebied, de omgeving of op de cultuur en samenwerking. Maar er is ook vaak sprake van combinaties. 3.2 Ontwerpen en ontwikkelen De ontwerpbenadering gaat over hoe een organisatie functioneert en hoe ze zou moeten functioneren. Voor voordelen van deze ontwerpbenadering, zie : hfst. 2; p. 71; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Tijdens een veranderingsproces moet je rekening houden met de organisatie want deze bezit kennis en ervaringen. Voor voordelen van het veranderingsproces, zie : hfst. 2; p. 82; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Voor een vergelijking van de ontwerpbenadering en de ontwikkelbenadering, zie : hfst. 2; p. 83 en 85; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 3.3 Stagnerende veranderingen Veranderen is lastig om de volgende redenen: 1. Onvoldoende tijd/middelen. 2. Onvoldoende aandacht. 3. Hoe de leden van het strategisch management handelen. 4. Onvoldoende informatie/communicatie. 5. Spanningen in en tussen partijen. 6. De ervaringen uit het verleden. 7. De probleemanalyse is te gefragmenteerd. 8. Verschillende inzichten. Het badkuipmodel van Kbler Ross: hierin worden de verschillende stadia van het rouwproces besproken. Zie : hfst. 3; p. 88; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Voor de zeventien voorwoorden voor een succesvol veranderingsproces, zie : hfst. 3; p. 89; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 3.4 Ontwikkelend ontwerpen in een communicatief veranderingsproces Het is erg belangrijk om een gezamenlijk dialoog te voeren met zoveel mogelijk betrokkenen. Ideen en meningen worden uitgewisseld, en ook heb je interactie tussen mensen. Voor een voorbeeld van een communicatief veranderingsproces, zie : hfst. 3; p. 91-94; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

Hoofdstuk 4

Communicatie in organisaties

4.1 Een nieuw communicatiemodel Vaak wordt communicatie omschreven als het verzenden van berichten naar een ontvanger van een zender (via een middel). Maar dat is niet helemaal adequaat. Volgens de schrijver van het boek is communicatie pas communicatie als de ontvanger daadwerkelijk de boodschap heeft ontvangen. Zender en ontvanger kunnen van rol wisselen. Voor het communicatiemodel, zie : hfst. 4; p. 101; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 4.2 Definitie van communicatie Communicatie: de uitwisseling en productie van boodschappen tussen mensen, die te maken hebben met situationele, relationele, informationele factoren. Het doel hiervan is om elkaar te benvloeden. 4.3 Definitie van interne communicatie Interne communicatie: de uitwisseling van boodschappen (en de betekenisgeving daarvan) tussen mensen die beroepsmatig betrokken zijn met een organisatie. Voor de vijf benaderingen van communicatiemanagement, zie : hfst. 4; p. 103; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 4.4 Doelen en functies van interne communicatie De doelen kun je zien aan de hand van de Trap van Quirke. Ambitie (verticale as) en interactiviteit (horizontale as) spelen hierbij een rol. Er bestaan verschillende interne communicatiedoelen, van hoog naar laag: - Zich verbonden voelen. - Zich betrokken voelen. - Ondersteunen. - Begrip hebben. - Ervan weten. Functies van interne communicatie zijn: - Bindfunctie (medewerkers binden aan de organisatie). - Interpretatiefunctie (vanuit verschillende oogpunten een probleem bekijken). - Smeerfunctie (de werkzaamheden worden efficint uitgevoerd). 4.4 Soorten informatie in organisaties Goede informatie is informatie die: 1. Compleet is. 2. Relevant en bruikbaar is. 3. Inhoudelijk correct is. 4. Tijdig verstrekt en ontvangen wordt. 5. Toegankelijk en helder is. Soorten informatie binnen de interne communicatie: 1. Beleidsinformatie (over het beleid van een bedrijf). 2. Taakinformatie (over het primaire proces). 3. Sociale informatie (personeels- en sociale zaken). 4. Beheersinformatie (voortgangsinformatie).

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

4.5 Zie boek 4.6 Informatie van management naar medewerkers Dit heet ook wel het frontlijnperspectief: van het management (achter) naar de medewerkers (voor; frontlijn). Dit heeft verschillende functies: 1. Het zorgt ervoor dat de medewerkers de organisatiedoelen (her)kennen. 2. Het zorgt ervoor dat medewerkers taakgerelateerde informatie krijgen. 3. Het zorgt ervoor dat aanwijzingen langs de hirarchische lijn worden gestuurd. 4. Het zorgt ervoor dat medewerkers prestatieoverzichten krijgen. 4.7 Informatie van medewerkers naar management Functies van een informatiestroom van frontlijnmedewerkers naar management achter in de organisaties, zijn: - Managers zijn op de hoogte van de signalen van klanten en krijgen feedback over de stand van zaken. - Het is de wens van de medewerkers dat het frontlijnmanagement/ middenmanagement/strategisch management informatie krijgt. - Het zorgt ervoor dat de managers kunnen bepalen wat de effectiviteit van informatie is voor de medewerkers. - Het zorgt ervoor dat er een samenbindend effect ontstaat op de medewerkers. Drie onderdelen spelen hierbij een rol: 1. Wanneer een medewerker zijn manager vertrouwt, zal hij eerder informatie doorgeven aan zijn manager dan wanneer de medewerker geen vertrouwen in hem heeft. 2. Wanneer een medewerker vindt dat zijn manager veel invloed heeft, zal hij ook graag met zijn manager willen communiceren. 3. Wanneer een medewerker promotie wil, zal hij meer zijn best doen om informatie door te geven aan de manager. Problemen die kunnen ontstaan bij het invoeren van nieuwe manieren van informatieoverdracht en communicatie: 1. Er is een soort angst om problemen met de hoge baas te bespreken. 2. Managers kunnen moeilijk feedback van medewerkers ontvangen. 3. Managers zeggen te weinig tijd te hebben. 4. Op het middenmanagement wordt veel informatie gefilterd: de informatie van medewerker naar management wordt samengevat en gecondenseerd. 5. Veel medewerkers zeggen niets meer te horen van het management wanneer zij hun inbreng uiten; teleurstellende ervaring. 6. Sommige medewerkers kunnen niet onder een baas werken. 7. Taalproblemen. 8. Medewerkers vinden dat het veel tijd kost om informatie te ordenen en bij te houden.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

10

4.8 Horizontale informatie-uitwisseling Horizontale informatie-uitwisseling is de communicatie tussen medewerkers. Hierbij is het belangrijk dat ze zich op hetzelfde hirarchisch niveau bevinden. Vijf functies hiervan zijn: 1. De cordinatie van werkzaamheden verloopt soepeler. 2. Problemen worden op een formele manier opgelost. 3. Medewerkers helpen en ondersteunen elkaar. 4. Het zorgt ervoor dat eilandjes op de afdeling verdwijnen; mensen worden met elkaar in contact gebracht. 5. Relevante informatie over de organisatie wordt uitgewisseld. Het kan ook voor problemen zorgen: 1. De horizontale informatie is onvoldoende. 2. Er is weinig tijd om informatie uit te wisselen met collegas. 4.9 Verschillen in informatiebehoefte De meeste medewerkers hebben meer behoefte aan andere of meer informatie. Dit komt doordat: - De meeste informatie wordt gefilterd door de manager. - De meeste informatie onduidelijk is. - De meeste informatie niet goed gericht is op de medewerker. Underload: dit is als de medewerker te weinig informatie krijgt en dus met vragen blijft zitten. Overload: als de need to know groter is dan de want to know. Mensen krijgen dus meer informatie dan daar behoefte aan is. Voor een voorbeeld van de overload en underload, zie : hfst. 4; p. 113; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. De informatiebehoefte is afhankelijk van: - Het onderwerp en de betrokkenheid. - De hirarchische positie in de organisatie. - Of iemand zijn werk belangrijk vindt. De behoefte aan informatie is afhankelijk van de werkwaarden van een medewerker; die zorgen voor vijf typen mensen. Voor de vijf typen mensen, zie : hfst. 4; p. 103; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

11

Hoofdstuk 5

Actievisie op interne communicatie

5.1 Oorsprong van interne communicatie Bedrijfsjournalistiek: het vertalen van informatie van de top voor andere doelgroepen in de organisatie, door middel van een personeelsblad. Door de komst van internet heeft interne communicatie zich kunnen verplaatsen naar het World Wide Web. Deze manier van communiceren is deze tijd normaal geordend; zowel intern als extern. 5.2 Beschrijving van de actievisie Actievisie: Het efficint overbrengen van informatie aan doelgroepen (information transfer). Het belangrijkste hierbij zijn: het formuleren van de boodschap (doelgroep moet het snappen), het verzenden van de boodschap en het middel dat hierbij gekozen wordt. Communicatieplan: de vastlegging van de analyse, de overwegingen, de doelstelling, het advies, de keuzes en de planning. 5.3 Imago-ondersteunende rollen voor de communicatiespecialist Er bestaan drie rollen die communicatiespecialisten kunnen vervullen: 1. De rol van contentproducent: Komt voort uit de bedrijfsjournalistiek; het schrijven van media bestemd voor de medewerkers in het bedrijf (interne doelgroepen). 2. De rol van media-adviseur: Je bent goed op de hoogte van de mediamix (je kent dus alle voor- en nadelen van het gebruik van de media). 3. De rol van projectmedewerker: o Je denkt mee over de informatievoorzieningen. o Je schrijft mee aan het projectplan (het communicatiehoofdstuk). o Je bent verantwoordelijk voor de geplande informatieactiviteiten en de informatiemiddelen. o Je zorgt voor afstemming met de contentproducent en de media-adviseur. Voor een overzicht van de belangrijkste kenmerken, zie : hfst. 5; p. 127; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 5.4 Communicatiemiddelen binnen de actievisie Schriftelijke communicatiemiddelen zijn offline communicatiemiddelen die vaak te gebruikt worden voor communicatie van de directie naar de medewerkers. Dit is parallelle communicatie. Voor voordelen van schriftelijke communicatiemiddelen, zie : hfst. 5; p. 127; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Online communicatiemiddelen: 1. E-mail: Een digitale brief. Het voordeel van e-mail is dat je direct informatie, plaatjes en documenten over de hele wereld kan sturen. Het kost immers ook minder tijd om een mailtje op te zetten. Voor de tien gulden regels voor het schrijven van een mail op het werk, zie : hfst. 5; p. 129; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

12

2. Intranet: Een exclusieve website speciaal voor medewerkers binnen de organisatie (ook wel portal genoemd). Firewalls beschermen tegen hackers die van buiten de organisatie binnen willen dringen (digitaal). Extranet is een gedeeltelijke toegang voor bijvoorbeeld externe relaties. Voor de startpaginaonderdelen van intranet, zie : hfst. 5; p. 131; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 3. Online nieuwsbericht: Verschilt erg weinig van een offline nieuwsbericht; alleen digitale nieuwsberichten bevatten links naar bijvoorbeeld intranetpaginas. 4. Screensaver: Dit zie je als je je pc een tijdje niet gebruikt. Dit wordt tegenwoordig ook ingezet om medewerkers te informeren, door informatie op de screensaver te zetten. Belangrijke aankondigingen kunnen op de screensaver worden gezet. 5. Procedures, richtlijnen en handboeken: Ook wel categorien genoemd, die op intranet worden geplaatst. 6. Banners: Een online poster die op internetsites wordt geplaatst; grafische reclameborden. 7. Blogs: Een soort logboek. De schrijver van een blog noem je een blogger. Blogs horen thuis in de web 2.0/fase; sitebezoekers kunnen reageren. 8. Podcast/vodcast: Een podcast is een bedrijfsradio of een bedrijfstelevisie-uitzending via internet/intranet. 9. Digitaal magazine: Een online magazine, tweerichtingsverkeer is hierbij niet mogelijk. Offline communicatiemiddelen: 1. Personeelsblad: Een blad/krant voor het personeel met daarin achtergrondinformatie en actualiteiten gerelateerd aan de organisatie. Het personeelsblad wordt meestal geschreven door de afdeling Communicatie of door de afdeling Personeelszaken. Voor de voor- en nadelen van een personeelsblad, zie : hfst. 5; p. 136; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 2. Directiemededelingen: Nieuwsbrief/memo/brief afkomstig van de directie. Deze brief met zakelijke mededelingen verschijnt erg onregelmatig, alleen wanneer de directie spoedig en eenduidig de werknemers wil informeren over iets. Directiemeldingen zijn erg beknopt en worden meestal per mail verstuurd. 3. Knipselkrant: Dit is een overzicht van knipsels waarin het bedrijf wordt genoemd, iemand moet dus de media volgen (afdeling Communicatie). Dus ook haar diensten en of haar producten. Een knipselkrant verschijnt periodiek. Omdat het niet is toegestaan (auteursrecht) om deze via de mail te verspreiden, wordt hij persoonlijk verspreid of het krantje ligt ergens in een krantenbak op een centrale plek. Het laatste is het handigst aangezien wie genteresseerd is dan zelf kan langskomen om in de verzameling te kijken.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

13

4. Nieuwsbrief: Een nieuwsbrief wordt gebruikt voor een speciaal project of bijvoorbeeld voor de eigen afdeling. Een nieuwsbrief is een aanvulling op het personeelsblad/mondelinge communicatie. De inhoud is kort en bondig. Verder verschijnt een nieuwsbrief periodiek en wordt deze steeds vaker per mail verspreid. 5. Instructies en regelingen: Hierin staan alle instructies en bedrijfsregelingen (huisregels, pensioen, autolease, veiligheid en cao). Vandaag de dag zijn deze instructies en regelingen gewoon op intranet te vinden en worden ze gebruikt bij het inwerken van nieuwe werknemers. 6. Poster: Wordt vaak gebruikt bij speciale projecten om werknemers te confronteren met een boodschap. Handig is om posters op te hangen op een plek waar veel personeel is. Het is wel een oud middel. 7. Externe communicatiemiddelen: Informatie die extern (klanten, leveranciers, overheid, relaties en het publiek) wordt verspreid. De middelen die hiervoor worden gebruikt zijn: persoonlijke contacten, advertenties, persberichten, brochures, brieven, folders, relatiemagazines en een website. 8. Thema-dvd: Op een thema-dvd, de naam zegt het al, wordt n onderwerp besproken dat tijdens een werkoverleg wordt afgespeeld. Een pluspunt hiervan is dat je iets fysieks kan uitdelen. Een thema-dvd is erg vergelijkbaar met een personeelsblad. Een minpunt is dat het kostenaspect wel meetelt. 5.5 Kanttekeningen bij de actievisie Kritiekpunten bij de actievisie op communicatie: 1. Het binnen de actievisie impliciet gehanteerde mensbeeld: McGregor zegt dat je twee mensbeelden kunt onderscheiden: een negatief mensbeeld (theorie X) en een positief mensbeeld (theorie Y). Bij theorie X hebben mensen een hekel aan werken, zoeken zekerheid en vermijden verantwoordelijkheid. Dit betekent dat je deze medewerkers moet dirigeren, beheersen en controleren. Externe prikkels en motivatie zorgen dat de doelstellingen worden behaald. Bij theorie Y zijn mensen erg gericht op inspanning, zowel fysiek en geestelijk. Motivatie vanuit de directie is niet nodig; dat doen deze medewerkers zelf. Deze mensen zoeken naar verantwoordelijkheid en ontplooiing. Voor een samenvatting van de belangrijkste elementen van deze tweedeling, zie : hfst. 5; p. 142; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. 2. De ontwikkelingen in de samenleving en de hedendaagse burger: Door de komst van internet is men steeds beter genformeerd, kritischer en mondiger, en dus past de burger van vandaag de dag niet meer bij de actievisie. Je hebt steeds meer te maken met individuele burgers. Ook de komst van social media heeft hiermee te maken. 3. De werkwaarden van medewerkers: Iedere werknemer heeft andere drijfveren. Bureau Motivaction bij de Belastingsdienst heeft dit onderzocht en hieruit kwamen vijf typologien van medewerkers en werkwaarden. Voor een samenvatting van dit onderzoek, zie : hfst. 5; p. 144; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

14

4. De overschatting van het effect van communicatiemiddelen: Veel communicatiespecialisten nemen aan dat de communicatie altijd het juiste doel behaald, maar dat is niet zo. Dit laat de effecttrechter van informatieoverdracht goed zien, zie : hfst. 5; p. 148; Basisboek interne communicatie; Erik Reijnders. Elke stap wordt gezien als een filter. Dat betekent dat de verzonden informatie in zon filter kan blijven hangen en dus niet in de volgende stap terechtkomt. Ook moet je niet aannemen dat als de boodschap is ontvangen, de boodschap ook echt wordt opgevangen (horen/lezen/zien). 5. De discongruentie tussen het beoogde communicatiedoel en de communicatiemiddelen: Managers kunnen het verkeerde middel gebruiken om te zorgen dat de medewerkers zich verbonden en betrokken zullen voelen. Er is dus een spanning tussen het gekozen doel en de gebruikte middelen. 6. De interactieve beleidsvorming: Als je zegt dat je interactiever, transparanter en eerder gebruikmaakt van moderne media, gaat dat niet samen met de actievisie. 7. Onderzoek: Mieke van Putte deed onderzoek naar de interne communicatie van acht Nederlandse bedrijven. Twee belangrijkste conclusies zijn: o De interne communicatie is erg beperkt als direct/indirect instrument. o De instrumentele gedachtegang is niet correct. 8. Digitalisering van de organisatie: Een websitebezoeker is een gebruiker, maar niet altijd de doelgroep. 5.6 Waarde van actievisie De waarde van de actievisie: 1. De actievisie is randvoorwaardelijker voor andere visies. 2. Het is een doelgroepgerichte vertaling van ingewikkelde boodschappen. 3. Veel interne communicatiespecialisten gebruiken de actievisie en kunnen daardoor duidelijkere en aansprekendere boodschappen formuleren.

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels! Bron : Basisboek Interne communicatie - E. Reijnders

15