TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHANAN BALAPAN & PADANG 2012

BIL 1 PENGERUSI AJK 1. 2. 3. 4. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 4 NAIB SETIAUSAHA 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. BIDANG TUGAS Mempengerusikan mesyuarat Memastikan segala persiapan berjalan mengikut jadual Mengatasi masalah semasa Mengarahkan jawatankuasa Pelaksana memainkan peranan dengan positif Membantu Pengerusi Menjalankan peranan semasa ketiadaan Pengerusi. Memanggil mesyuarat J/K Pelaksana. Mencatatkan minit mesyuarat. Menyediakan anggaran perbelanjaan. Menyenaraikan acara-acara yang dipertandingkan. Mendapatkan senarai nama peserta. Melantik dan menyusun tugas Pegawai Sukan semasa Acara Akhir yang dipertandingkan di sekolah dan juga semasa Kejohanan berlangsung. Membuat segala surat menyurat berkaitan kejohanan. Berhubungrapat dengan semua Pengerusi J/K Pelaksana dan Pegawai Kejohanan. Membuat senarai semak pencapaian. Menyediakan program pentadbiran. Memanggil mesyuarat post mortem sukan untuk makluman, tindakan dan penambahbaikan. Memastikan semua surat panggilan dan minit mesyuarat, salinan kertas kerja dan bidang tugas diserahkan kepada AJK Dokumentasi Memastikan surat penghargaan dan terimakasih dihantar kepada badan dan agensi luar yang terlibat dengan Kejohanan termasuk kepada para penyumbang. Lain-lain yang diarahkan oleh Pengerusi / Timbalan Pengerusi. Membantu tugas Setiausaha. Memainkan peranan semasa ketiadaan Setiausaha. Menyimpan segala kutipan wang. Membuat pembayaran kepada setiap J/K Membuat penyata Perbelanjaan/ Akaun Kejohanan. Menyimpan semua resit yang berkaitan. Memastikan penyata kewangan diserahkan kepada AJK Dokumentasi Menyediakan borang-borang pertandingan secukupnya. Mengisi butiran dalam borang pertandingan Menyediakan nombor-nombor peserta Menyusun aturcara pertandingan/ kejohanan. Menyediakan pelan-pelan kejohanan. Menyediakan borang-borang pertandingan secukupnya. Mengisi butiran dalam borang pertandingan. Menyediakan nombor-nombor peserta Menyusun aturcara pertandingan/ kejohanan. Menyediakn pelan-pelan kejohanan/tandingan. Memberi taklimat kepada Pengurus Pasukan.

TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA

BENDAHARI

AJK PERTANDINGAN

12. Membuat anggaran perbelanjaan. 13. Memastikan contoh borang yang digunakan dan yang telah diisi, dibuat salinan dan diserahkan kepada AJK Dokumentasi. 7 AJK JEMPUTAN / SAMBUTAN 1. 2. 3. Menyenaraikan jemputan khas dan perasmi yang akan dijemput., Menghantar kad jemputan kepada VIP, Jemputan khas, AJK PIBG dan lain-lain. Membuat follow up untuk memastikan kehadiran semua tetamu yang dijemput dan membantu AJK Perasmian untuk mengenalpasti tetamu yang hadir pada Hari Kejohanan. Menyediakan pelajar untuk membantu menyambut tetamu semasa Hari Kejohanan. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap Mengarahkan tetamu ke tempat duduk yang disediakan. Mengedarkan buku program kepada tetamu. Memastikan tetamu mendapat layanan yang sewajarnya. Menyerahkan contoh kad jemputan kepada AJK Dokumentasi Mengenalpasti orang kenamaan yang akan merasmikan Kejohanan. Mendapatkan senarai nama kenamaan dan jemputan yang hadir dan memaklumkan kepada Pengacara Majlis. Menyusun aturcara perasmian. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap Membuat raptai perasmian. Menyediakan Pengacara Majlis sekurang-kurangnya 3 atau 4 orang. Membuat anggaran perbelanjaan. Mendapatkan maklumat keseluruhan termasuk rekod / keputusan tahun lepas, aturcara perasmian pembukaan, acara yang dipertandingkan, ruangan untuk bakal-bakal pemenang tahun ini, penghargaan dan lain-lain yang difikirkan perlu. Menerbitkan buku program dan menyerahkannya kepada AJK Sambutan.. Membuat anggaran perbelanjaaan. Memastikan contoh buku program dan kad jemputan diserahkan kepada AJK Dokumentasi. Menyediakan gelanggang/ trek dan perkara berkaitan. Menyedia dan mengedarkan pelan lokasi acara. Menyediakan tempat duduk VIP, pegawai dan peserta. Memastikan ukuran gelanggang /trek bertepatan. Memberi taklimat kepada pengurus Pasukan. Membuat anggaran perbelanjaan. Menyediakan peralatan dengan secukupnya, baik dan selamat digunakan. Memastikan peralatan untuk kegunaan pegawai dan AJK spt kecemasan hadiah, dll seperti payung, kerusi dan meja disediakan dan mencukupi. Menyediakan Pembantu Teknik pada setiap acara. Mendapatkan senarai nama pegawai Sukan. Melantik dan Menyusun Jadual Tugas Pegawai Sukan. Memberi taklimat kepada Pengurus Pasukan dan Pegawai Sukan. Menyediakan pegawai gantian.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 8 AJK PERASMIAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 9 AJK BUKU PROGRAM 1.

2. 3. 4.

10

AJK TEKNIK & PERALATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

11

AJK KEPEGAWAIAN *

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Memastikan bilangan pegawai mencukupi di hari kejohanan. Membuat anggaran perbelanjaan. Menyerahlan tugas kepada Pengurus Kejohanan semasa hari kejohanan/ pertandingan. Menjaga kebajikan semua Pegawai Sukan.

12

AJK HADIAH, SIJIL & CENDERAMATA

1. 2. 3.

Menyenarai dan menyediakan hadiah-hadiah dan cenderahati yang ditetapkan. Menyediakan anggaran perbelanjaan. Memastikan hadiah-hadiah piala pusingan di gilap dan dalam keadaan sempurna dan menarik. 4. Mengenalpasti tempat yang sesuai untuk upacara penyampaian hadiah. 5. Membuat aturan pemberian hadiah dengan mengkoordinasikan acara penyampaian hadiah bersama pengacara majlis. 6. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap 7. Menyediakan pengiring untuk penyampai hadiah. 8. Mengelakkan kesilapan semasa penyampaian hadiah dan cenderamata. 9. Memastikan hadiah hadiah terutama piala-piala pusingan disimpan semula dan disimpan di tempat asal. 10. Menyediakan sijil kepada semua ajk dan pemenang selepas pertandingan ( dengan bantuan Pengawas kokurikulum dan Sukan) 11. Mendapatkan keputusan penuh pertandingan daripada SU Sukan dan senarai nama AJK Murid daripada unit berkaitan. 1. 2. 3. 4. Memaklumkan hospital berhampiran mengenai Kejohanan dan meminta mereka stand by untuk sebarang kes kecemasan. Mendapatkan khidmat anggota PBSM yang bertauliah dan menjaga kebajikan mereka sepanjang kejohanan Menyediakan pelajar secukupnya untuk membantu. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap Memastikan ada kenderaan yang boleh digunakan sekiranya perlu. Memastikan kotak First Aid Kit mencukupi dan mengandungi ubatan dan perlatan yang mencukupi dan selamat digunakan. Memastikan peralatan-peralatan lain seperti pengusung disediakan. Menempatkan anggota pada lokasi yang strategic untuk memastikan kes kes kecemasan dapat ditangani dengan baik dan effisien. Memberi taklimat kepada petugas mengenai apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan semasa peserta sedang bertanding. Menyenaraikan peralatan yang diperlukan dan membuat anggaran perbelanjaan. Membuat anggaran minuman yang diperlukan. Mencari sponsor dan minuman percuma dan memaklumkan kepada AJK Buku Program untuk dimasukkan ke dalam ruangan penghargaan. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap Menyediakan minuman untuk peserta / pegawai/ Urusetia. Menghantar minuman kepada pegawai dan pelajar bertugas. Memastikan tempat minuman bersih dan sesuai. Membuat anggaran perbelanjaan.

13

AJK KECEMASAN

5. 6. 7. 8. 9. 14 AJK JAMUAN & MINUMAN PETUGAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

Memberi taklimat dan memaklumkan kepada Pengerusi AJK dan Pegawai Kejohanan bila minuman dan jamuan disediakan. Membuat publisiti melaluiu media. Mendapatkan sepanduk kejohanan/ pertandingan. Menaik sepanduk kejohanan dua minggu sebelum kejohanan dan menurunkannya sebaik sahaja Kejohanan tamat. Memastikan sepanduk kejohanan disimpan dengan baik / serahkan kepada S/U Sukan. Menyediakan alatan pembesar suara yang boleh berfungsi. Memasang dan memastikan system PA dalam keadaan baik. Menyimpan peralatan ditempat asa, Jika disewa, menguruskan urusan sewaan dan terma sewaan dengan penyewa. Menyediakan pembantu pelajar yang mencukupi untuk mengawasi disiplin dan keselamatan pelajar sepanjang Kejohanan. Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap. Meletakkan petugas pada lokasi-lokasi yang strategic. Membuat rondaan bagi memastikan tiada perlanggaran disiplin oleh para pelajar dari segi pakaian dan tingkah laku. Memastikan tidak ada pelajar luar yang dibenarkan masuk. Memaklumkan dan Mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap pelajarpelajar yang melanggar disiplin sepanjang kejohanan. Memberi taklimat kepada para pelajar sebelum kejohanan mengenai peraturan keselamatan dan disiplin semasa Kejohanan. Bertugas semasa Acara-acara akhir berlangsung di sekolah.

15

AJK SIARAYA/ SISTEM PA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

16

AJK KESELAMATAN DAN DISIPLIN

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

17

AJK KEBERSIHAN

1. 2. 3. 4. 5.

Menyediakan plastik sampah yang mencukupi untuk diagihkan kpd setiap rumah sukan yang akan ditetapkan tempat duduk masing-masing Menyediakan tag kepada pelajar pembantu atau memastikan pelajar memakai pakaian kerja badan beruniform masing-masing dgn lengkap. Memastikan kawasan stadium bersih sebelum ditinggalkan untuk memastikan deposit kebersihan dipulangkan oleh pihak stadium. Menyediakan anggaran perbelanjaan. Menjalankan operasi dari masa ke semasa sepanjang kejohanan. Menyediakan tiket / kupon untuk diagihkan kepada para pelajar yang menaiki bas. Membuat tempahan bas yang mencukupi untuk membawa pelajar, petuagas dan guru. Membuat anggaran perbelanjaan. Menyediakan pelajar pembantu. Memastikan keselamatan pelajar pergi dan balik adalah terjamin dengan mengambil langkah perlu seperti makluman dan peringatan kepada pelajar. Menguruskan penerimaan wang tambang dari Guru-guru tingkatan dan menyerahkannya kepada Pengerusi Kejohanan. Memaklumkan kepada Pengerusi atau Setiausaha tentang bayaran yang dikenakan untuk pengangkutan. Memastikan aturcara kejohanan selaras seperti buku program terutama upacara

18

AJK PENGANGKUTAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

19

PENGACARA

1.

MAJLIS 2. 3. 4. 5. 6. 7.

perasmian pembukaan. Mendapatkan senarai kehadiran tetamu jemputan dan mengumumkan kehadiran tetamu mengikut protocol yang betul. Menyediakan text pengacara terutama bagi perasmian pembukaan. Mengacarakan program sepanjang kejohanan dengan lancar dan penuh semangat kesukanan mengikut acara kejohanan. Membuat ulasan-ulasan yang boleh menceriakan suasana sepanjang pertandingan berlangsung. Membuat pengumuman yang perlu seperti peringatan kepada pelajar-pelajar bagi membantu mengawal disiplin dan keselamatan pelajar. Menyelaraskan pengumuman dengan AJK Sistem PA bagi acara nyanyian lagu Negaraku, sekolah dan bestari jika perlu.

20

AJK DOKUMENTASI

1. 2.

Mendapatkan semua maklumat daripada AJK yang berkaitan untuk dokumentasi. Maklumat penting yang perlu ada mengikut format berikut: Font 11 - Arial (i) Cover dokumentasi (ii) Isi kandungan (iii) Pendahuluan (iv) Kertas kerja kejohanan (v) Surat panggilan mesyuarat dan Minit-minit mesyuarat (vi) Surat menyurat berkaitan kejohanan spt surat makluman kepada ibubapa mengenai kejohanan, surat kepada Hospital, PBSM, surat sponsor, surat penghargaan dll yang dikeluarkan oleh mana mana AJK termasuk surat balasan. (vii) Contoh-contoh borang yang digunakan untuk kejohanan. (viii) Contoh buku program dan kad jemputan. (ix) Contoh kupon / tiket bas. (x) Laporan proses kerja setiap AJK [ jika berkaitan ]. (xi) Laporan post mortem [jika berkaitan] (xii) Keputusan pertandingan. . (xiii) Laporan perbelanjaan setiap AJK dan Akaun kejohanan [Resit] (xiv) Gambar (xv) Penutup 3. Dokumentasi mesti dihantar dalam masa 2 minggu dari tarikh kejohanan.