Download as pdf or txt
Download as pdf or txt
You are on page 1of 89

SADRAJ

1. Upoznavanje sa programom Microsoft Access 2003 ..................................................................2 ta je baza podataka? .......................................................................................................................2 Po emu je to Access poseban?........................................................................................................2 Otvaranje postojee baze podataka ..................................................................................................3 Prouavanje tabela ...........................................................................................................................5 Prouavanje upita.............................................................................................................................9 Prouavanje obrazaca.....................................................................................................................11 Prouavanje izvetaja.....................................................................................................................13 Prouavanje ostalih Access-ovih objekata.....................................................................................16 2. Kreiranje nove baze podataka ....................................................................................................18 Pravljenje strukture baze podataka na jednostavan nain..............................................................18 Proveravanje rada arobnjaka ........................................................................................................21 Kreiranje tabela na jednostavan nain ...........................................................................................25 Kreiranje tabela u prikazu Design..................................................................................................27 Uspostavljanje relacija izmeu tabela............................................................................................30 Podeavanje prikazivanja podataka ...............................................................................................33 Manipulisanje kolonama i redovima tabele ...................................................................................39 3. Upotreba obrazaca radi pojednostavljenja unoenja podataka ..............................................42 Pravljenje obrasca korienjem arobnjaka ...................................................................................42 Podeavanje svojstva obrasca ........................................................................................................44 Podeavanje prikaza obrasca..........................................................................................................48 Unoenje podataka u tabele............................................................................................................51 Dodavanje kontrola u obrascu........................................................................................................54 Pravljenje obrasca upotrebom opcije AutoForm ...........................................................................58 4. Pronalaenje odreenih informacija..........................................................................................60 Sortiranje informacija ....................................................................................................................60 Filtriranje informacija u tabeli .......................................................................................................62 Filtriranje na osnovu obrasca .........................................................................................................63 Pronalaenje informacija koje zadovoljavaju viestruke kriterijume ............................................65 Pravljenje upita u prikazu Design ..................................................................................................68 SQL upiti........................................................................................................................................71 Pravljenje upita pomou arobnjaka ..............................................................................................75 Izvoenje izraunavanja u upitu ....................................................................................................76 5. Rad sa izvetajima........................................................................................................................78 Pravljenje izvetaja upotrebom arobnjaka....................................................................................78 Ureivanje izvetaja.......................................................................................................................82 Pregled pre tampanja i tampanje izvetaja..................................................................................87

1. Upoznavanje sa programom Microsoft Access 2003


ta je baza podataka?
U svom najosnovnijem obliku, baza podataka je raunarski ekvivalent ureene liste sa informacijama. Uobiajeno je da te informacije imaju zajedniki predmet ili svrhu, kao lista zaposlenih koja je ovde prikazana: ID 1 2 3 4 Prezime Toi Markovi Jovanovi Petrovi Ime Jelena Milan Dragan Milica Zvanje Komercijalista Direktor prodaje Komercijalista Komercijalista Datum zapoljavanja 1.5.1992 14.8.1992 1.4.1992 3.5.1993

Lista je ureena u tabelu kolona i redova koje u terminima baze podataka nazivamo polja i zapisi. U svaku kolonu (polje) upisuje se poseban tip informacija o zaposlenom: ime, prezime, datum zapoljavanja i tako dalje. Svaki red (zapis) sadri informacije o drugom zaposlenom. Kada bi baza podataka sluila samo da se informacije dre u tabeli, koristila bi koliko i lista na papiru. Ali, s obzirom da baza podataka dri informacije u elektronskom formatu, informacijama moe da se manipulie na razliite naine proirujui na taj nain mogunosti upotrebe. Kada se informacije objavljene recimo u telefonskom imeniku pohrane u bazu podataka, to zauzima mnogo manje mesta, kota manje da se umnoi i distribuira i, ako je baza podataka ispravno projektovana, informacije mogu da se preuzimaju na razne naine. Prava snaga baze podataka ne lei u mogunosti da se u njoj pohranjuju informacije, ve u mogunosti da se iz nje brzo preuzimaju tano one informecije koje se ele.

Po emu je to Access poseban?


Jednostavni programi za rad sa bazama podataka, kao to je komponenta Database programa Microsoft Works, mogu da pohranjuju informacije samo u jednoj tabeli to se obino naziva ravnom datotekom. Te jednostavne baze podataka obino se nazivaju ravnim bazama podataka. Sloeniji programi za rad sa bazama podataka, kao to je Microsoft Access, mogu da skladite informacije u vie povezanih tabela stvarajui, tako, ono to se obino naziva relacionim bazama podataka. Ako su informacije u relacionim bazama podataka ispravno organizovane, vie tih tabela moe da se tretira kao jedna oblast za skladitenje i mogue je izvlaiti informacije iz razliitih tabela u bilo kom redosledu koji zadovoljava trenutne potrebe. Tabela je samo jedan od tipova objekata sa kojima moe da se radi u Access-u. Slika koja sledi prikazuje sve tipove objekata u Access-u:

Savet
Zbog maksimalne kompatibilnosti sa postojeim bazama podataka, podrazumevani format za nove baze koje se prave sa Access-om 2003, je Access 2000. Od svih tih tipova objekata, samo jedan, tabele koristi se za skladitenje informacija. Ostali se koriste za analiziranje, preuzimanje, prikazivanje ili objavljivanje informacija iz tabela kao i za upravljanje i manipulisanje njima, tj. ine da informacije budu dostupne i samim tim korisne koliko je to mogue. Tokom godina, Microsoft je uloio mnogo napora da bi Access napravio ne samo jednim od najmonijih korisnikih programa za rad sa bazama podataka, ve i jednim od najlakih za uenje i korienje. S obzirom da je Access deo skupa programa koji ine Microsoft Office, u korienju Access-a mogu da se koriste mnogi postupci koji se koriste u drugim aplikacijama Office-a, kao to su Microsoft Word i Microsoft Excel. Mogu da se koriste, na primer, poznate komande, dugmad i preice na tastaturi za otvaranje i ureivanje informacija u tabelama Access-a. A, s obzirom da je Access integrisan sa drugim lanovima paketa mogu jednostavno da se dele informacije izmeu Access-a i Word-a, Excel-a ili drugih programa.

Otvaranje postojee baze podataka


Baza podataka MP3 Kolekcija sadri informacije o MP3 numerama, izvoaima, anrovima i kvalitetima snimaka koje su pohranjene u nekoliko tabela. Prelazei vebe upoznavae se sa tim tabelama, a takoe i sa obrascima, upitima i izvetajima koji se nalaze u bazi. Svi ti objekti koriste za unoenje i ureivanje informacija u tabelama na vie naina, kao i za manipulisanje njima. Ovde ne postoje detaljna objanjenja zato to je ovo samo pregled. Treba uraditi sledee: 1 Na levoj strani palete poslova na dnu ekrana, pritisnuti dugme start, dovesti pokaziva mia na All Programs, zatim na Microsoft Office i na kraju pritisnuti Microsoft Office Access 2003. Kada se Access prvi put otvori, ekran izgleda ovako:

Kao i kod drugih aplikacija iz Microsoft Office-a, Access ima liniju menija i jednu ili vie paleta alatki u gornjem delu prozora. Novost koja postoji u programima Microsoft Office-a poev od Microsoft Office-a XP je okno poslova koje se pojavljuje na desnoj strani ovog prozora. U Access-u, razliita verzija okna poslova se pojavljuje kada se u meniju File pritisne New ili Search File, ili u meniju Edit pritisne Office Clipboard. 2 Na paleti alatki pritisnuti dugme Open ( dvostrukim pritiskom mia. ), pronai fajl MP3 Kolekcija.mdb i izabrati ga

Savet
Baza e se obino otvarati dvostrukim pritiskom mia na njen naziv u Windows Explorer-u (baze podataka imaju oznaku tipa datoteke .mdb), ili se moe pokrenuti Access i iz menija File izabrati New da bi se prikazalo okno poslova New File koje nudi razne opcije za otvaranje novih i postojeih baza podataka. 3 Prozor baze podataka MP3 Kolekcija izgleda ovako:

Na vrhu prozora je paleta alatki, a uz levu ivicu je traka Objects sa listom objekata Accessove baze podataka. S obzirom da je izabran objekat Tables, u desnom oknu prozora navedene su sve tabele koje baza podataka sadri. 4 Zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija tako to e se u meniju File pritisnuti Close.

Prouavanje tabela
Tabele su objekti koji ine sr baze podataka. Njihova namena je da skladite informacije. Svrha svakog drugog objekta baze podataka je da sarauje na neki nain sa jednom ili vie tabela. Accessova baza podataka moe da sadri hiljade tabela, a broj zapisa koje moe svaka tabela da sadri ogranien je prostorom na disku korisnika.

Savet
Za detaljnije informacije o specifikacijama Access-a, kao to su maksimalna veliina baze podataka ili maksimalan broj zapisa u tabeli, pritisnuti okvir Ask a Question na desnom kraju linije menija, upisati Access specifications i pritisnuti Enter. Svaki Access-ov objekat ima dva ili vie prikaza. Za tabele, dva najea prikaza su prikaz Datasheet, u kome mogu da se vide i menjaju podaci tabele i prikaz Design, u kome moe da se vidi i menja struktura tabele. Pritiskanjem na dugme View moe da se menja prikaz otvorene tabele i da se prebacuje izmeu prikaza Datasheet i Design. Moe takoe da se pritisne strelica desno od dugmeta View i izabere prikaz iz padajue liste. Kada se tabela gleda u prikazu Datasheet, vide se podaci tabele u kolonama (polja) i redovima (zapisi), kao to je ovde prikazano:

Ako dve tabele imaju jedno ili vie zajednikih polja, list sa podacima (engl. datasheet) za jednu tabelu moe da se ugradi u drugu. Ugraeni list sa podacima nazvan podlist sa podacima, omoguava da se istovremeno vide informacije iz vie tabela. Na primer, moe da se ugradi list sa podacima MP3 Numere u tabelu Izvoai i onda e moi da se vide numere svakog izvoaa. U ovoj vebi otvarae se postojee tabele baze podataka MP3 Kolekcija i prouavati njihova struktura u razliitim prikazima. Uraditi sledee: 1 2 Otvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Tables. S obzirom da je aktivirano dugme Details ( ) na paleti alatki na vrhu prozora baze podataka, desno od naziva svakog od navedenih objekata nalazi se njegov opis.

Savet
Moe se menjati veliina kolona u prozoru baze podataka povlaenjem vertikalne linije koja razdvaja zaglavlja kolona. irina kolone moe da se postavi na irinu najire stavke dvostrukim pritiskom na vertikalnu liniju. 3 Pritisnuti dugme Maximize ( ) u gornjem desnom uglu.

Prozor baze podataka ispunjava prozor Access-a i sada mogu da se proitaju opisi tabela. Obratiti panju na to da prve tri stavke u koloni Name nisu tabele; to su preice za tri komande koje mogu da se upotrebe za stvaranje nove tabele.

Savet
Ako se ne eli da se preice pojavljuju na vrhu svake liste objekata, u meniju Tools pritisnuti Options, u okviru za dijalog Options izabrati karticu View, ukloniti znak potvrde iz polja New object shortcuts i izaberati OK. 6

4 5

Pritisnuti dugme Restore (

) da bi se ponovo skupio prozor baze podataka. ) na vrhu prozora baze

Pritisnuti tabelu Izvoai i zatim pritisnuti dugme Open ( podataka. Tabela se otvara u prikazu Datasheet kao to je ovde prikazano:

Ovaj list sa podacima sadri listu izvoaa numera MP3 Kolekcije. Kao to moe da se vidi, postoje polja RB Izvoaa, Ime Izvoaa, Pravo Ime, Datum Roenja, Mesto Roenja i Nadimak. 6 Pritisnuti znak plus levo od zapisa izvoaa Barry White. Pritiskom na znak plus proiruje se ugraeni podlist sa podacima. Sada mogu da se vide istovremeno zapisi izvoaa iz tabele Izvoai i zapisi numera iz tabele MP3 Numere, kao to je ovde prikazano:

7 8

Pritisnuti znak minus levo od zapisa Barry White da bi se saeo podlist sa zapisima. Zatvoriti tabelu Izvoai tako to e se u meniju File izabrati Close. Ako se zatrai da se odlui da li se eli da se sauvaju izmene prikaza tabele, izabrati Yes.

Savet
Prozor moe da se zatvori i pritiskom na dugme Close u gornjem desnom uglu. Kada je veliina objekta postavljena na maksimalnu, ovo dugme se zove Close Window da bi se izbegla zabuna sa dugmetom Close na desnom kraju linije sa naslovom Access-ovog prozora. Paziti da se pritisne pravo dugme ili e se inae zatvoriti Access. 9 Dvostrukim pritiskom mia izabrati tabelu MP3 Numere da bi bila otvorena u prikazu Datasheet. Trebalo bi da izgleda ovako:

Deo za navigaciju na dnu prozora ukazuje na to da ova tabela sadri 17 zapisa i da je aktivan zapis broj 1. 10 Pomerati izbor zapisa jedan po jedan pritiskajui vie puta dugme Next Record ( Izbor zapisa se pomera niz polje RB Numere, s obzirom da to polje sadri kursor. ).

Savet
Moe se pomerati zapis po zapis pritiskajui taster ili . 11 Prebaciti se direktno na zapis 11 tako to e se oznaiti tekui broj zapisa, upisati 11 i pritisnuti Enter. 12 Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( Numere. ) da bi se prelo na prikaz Design tabele MP3

U prikazu Datasheet, vide se podaci koji su smeteni u tabelu, dok se u prikazu Design vidi struktura tabele. 8

13 Zatvoriti tabelu MP3 Numere pritiskom na dugme Close ( sauvaju izmene prikaza tabele, pritisnuti No.

). Ako se zatrai da se

Prouavanje upita
Jedan od naina da se pronau informacije u Acess-ovoj bazi podataka je da se prave upiti. Upiti se koriste za pronalaenje informacija koje se zatim mogu pregledati, menjati ili analizirati na razliite naine. Rezultati upita mogu da se koriste kao osnova za druge Access-ove objekte. Upit je, u sutini, pitanje. Na primer, moglo bi da se postavi pitanje Koji zapisi u tabeli MP3 Numere imaju vrednost 160 kbps u polju Kvalitet Snimka?. Kada se izvri upit (to je ekvivalentno postavljanju pitanja), Access pretrauje sve zapise u tabeli ili tabelama koje su zadane, pronalazi one koji zadovoljavaju kriterijume koji su definisani i prikazuje ih u listu sa podacima. Da bi Access mogao da odgovori na pitanja, potrebno je da se struktura upita postavi na vrlo specifian nain. Svaki tip pitanja ima odgovarajui tip upita. Osnovni tipovi upita su upit biranja, upit unakrsnih tabela i parametarski upit. Rei tipovi upita su upit radnje, AutoLookup i SQL (Structured Query Language). Access sadri arobnjake koji korisnika brzo vode kroz postupak stvaranja ee korienih upita; oni koji se ree koriste moraju se runo napraviti u reetki za projektovanje u prikazu Design. Evo kako izgleda uobiajen upit:

Na vrhu ovog prozora upita nalaze se dva mala prozora u kojima su navedena polja u dve tabele koje e biti ukljuene u ovaj upit. Linija koja povezuje tabele ukazuje na to da su one povezane preko zajednikih polja. Prvi red reetke sadri nazive polja koja e biti ukljuena u upit, a drugi red pokazuje kojoj tabeli pripada svako polje. Trei red ukazuje na to da li e rezultati upita biti sortirani po tom polju. Znak za potvrdu u polju u etvrtom redu (naslovljenom Show) oznaava da e se polje prikazivati u listu sa podacima koje e se dobiti kao rezultat. Ako polje za potvrdu nije oznaeno, polje moe da se koristi prilikom odreivanja rezultata upita, ali se nee prikazivati. Peti red (naslovljen Criteria) sadri kriterijume koji odreuju koji e se zapisi prikazivati, a esti red (naslovljen or) odreuje alternativne kriterijume. Ne treba brinuti ako sve ovo zvui pomalo komplikovano u ovom trenutku. Kada se upitima pristupi logiki, ubrzo ponu da dobijaju smisao. I ne treba brinuti ako izgleda da zahtevaju mnogo truda. arobnjak Query stoji na raspolaganju korisniku prilikom oblikovanja upita, a ako se pravi upit koji e se moda koristiti vie puta, mogue ga je sauvati. On tada postaje deo baze podataka i prikazuje se u prozoru baze podataka kada se na traci Objects izabere Queries.

U ovoj vebi bie prouen upit koji je ve definisan i sauvan u bazi podataka MP3 Kolekcija. Pratiti sledee korake: 1 Na traci Objects pritisnuti Queries. Prozor baze podataka prikazuje sve upite koji su sauvani kao deo baze podataka MP3 Kolekcija. 2 Pritisnuti dva puta liniju sa naslovom prozora baze podataka da bi se poveao prozor. Ekran izgleda ovako:

Prve dve stavke u ovom prozoru su komande za pravljenje upita. Trea stavka je ve napravljen upit. Opis svakog upita objanjava njegovu namenu. Ikona u koloni Name ukazuje na tip upita, isto kao i informacije u koloni Type koje mogu da se vide pomeranjem prozora udesno. 3 4 Vratiti veliinu prozora baze podataka na poetnu pritiskom na dugme Restore ( ) na desnom kraju linije menija (ne na liniji sa naslovom). Otvoriti upit Sve numere od Vlade Georgijeva u prikazu Datasheet biranjem upita i pritiskanjem dugmeta Open ( ) na vrhu prozora baze podataka. Kada se upit otvori, Access ga obrauje ili izvrava i proizvodi list sa podacima koji prikazuje sledee rezultate:

Pritisnuti dugme View ( izgleda ovako:

) na paleti alatki da bi se video upit u prikazu Design u kome

10

U gornjem delu prozora upita nalaze se dva okvira sa navedenim poljima tabela sa kojima se ovaj upit radi. Donji deo je reetka za projektovanje u kojoj se upit formira. Svaka kolona reetke moe da se odnosi na jedno polje iz jedne od gornjih tabela. Obratiti panju da je Vlado Georgijev upisano u red Criteria za polje ImeIzvoaa. Ovaj upit stoga pronalazi sve zapise koji imaju vrednost Vlado Georgijev u tom polju. 6 Za probu izabrati Vlado Georgijev u redu Criteria za ImeIzvoaa, upisati Sting i zatim pritisnuti dugme Run ( ) na paleti alatki.

Savet
Upit moe da se izvri i prelaskom u prikaz Datasheet. Upit je promenjen tako da pronalazi sve zapise koji imaju vrednost Sting u polju ImeIzvoaa. Evo rezultata:

Zatvoriti prozor upita, izabrati No na pitanje da li se eli da se sauvaju izmene.

Prouavanje obrazaca
Tabele u Access-u su guste liste sirovih informacija. Ako korisnik pravi bazu podataka koju e samo on koristiti, verovatno mu nee smetati da radi direktno sa tabelama. Ali, ako korisnik pravi bazu podataka sa kojom e raditi ljudi koji o njoj ne znaju previe i koji moda ne ele da znaju njihov rad sa tabelama moe biti naporan. Da bi se reio ovaj problem, mogu da se projektuju obrasci koji e voditi ostale korisnike kroz bazu podataka, olakavajui im da unose, preuzimaju, prikazuju i tampaju informacije. Obrazac je u osnovi prozor u kome mogu da se postave kontrole koje daju korisnicima informacije ili im omoguavaju da ih unose. Access obezbeuje okvir sa alatkama koji sadri vie standarnih Windows-ovih kontrola, kao to su labele, polja za tekst, dugmad opcija i polja za potvrdu. Uz malo domiljatosti, mogu da se upotrebe te kontrole da bi se napravili obrasci koji izgledaju i funkcioniu slino okvirima za dijalog u svim aplikacijama Microsoft Windows-a. Obrasci se koriste za ureivanje zapisa u tabelama nad kojima su napravljeni ili za unos novih zapisa. Kao i tabele i upiti, obrasci mogu biti prikazani na vie naina. Tri najea prikaza su 11

prikaz Form, u kome se unose podaci; prikaz Datasheet, koji u osnovi izgleda kao tabela; i prikaz Design, u kome se radi sa elementima obrasca da bi mu se podesio izgled i nain na koji radi. Slika koja sledi pokazuje kako izgleda obrazac u prikazu Design.

Obrazac se sastoji od glavnog obrasca koji je povezan samo sa jednom tabelom. Obrazac, meutim, moe da sadri podobrasce koji su povezani sa drugim tabelama. Kontrole koje se nazivaju labelama rasporeene su na obrascu i sadre tekst koji se pojavljuje na obrascu u prikazu Form i kontrole polja za tekst koje e sadrati podatke iz tabele. Iako obrazac moe od poetka da se napravi u prikazu Design, verovatno e se ovaj prikaz najee koristiti za podeevanje obrazaca koji su napravljeni pomou arobnjaka. U ovoj vebi e se pogledati obrazac u bazi podataka MP3 Kolekcija koji je projektovan da bi se olakali i uinili tanijim pregled tabele, ureivanje postojeih informacija i dodavanje novih informacija. Uraditi sledee: 1 Na traci Objects izabrati Forms i zatim pritisnuti dva puta Izvoai da bi se otvorio obrazac koji izgleda ovako:

Ovaj obrazac se koristi za ureivanje zapisa izvoaa i za unoenje novih. 2 Sada se obrazac gleda u prikazu Form. Na paleti alatki pritisnuti strelicu pored dugmeta View ( ) i izabrati Datasheet View. Sada obrazac izgleda u osnovi kao tabela Izvoai u prikazu Datasheet, ali bez linija mree, kao to je ovde prikazano:

12

3 4

Pritisnuti ponovo dugme View da bi se prelo u prikaz Design, a zatim poveati prozor obrasca na maksimalnu veliinu. Ako okvir sa alatkama nije prikazan, na paleti alatki pritisnuti dugme Toolbox ( izgleda ovako: ). Ekran

Savet
Ako okvir sa alatkama smeta, povui ga za liniju sa naslovom na mesto gde nita ne zaklanja, kao to je gore prikazano. 5 6 Zadrati pokaziva mia iznad svake ikone sve dok se ne pojavi naziv alatke. To su alatke koje se koriste za pravljenje prilagoenih obrazaca za bazu podataka. Zatvoriti obrazac Izvoai.

Prouavanje izvetaja
Izvetaji se koriste za prikazivanje informacija iz tabela tako da izgledaju ureene i budu lako dostupne, bilo da su na ekranu ili na papiru. Izvetaj moe da sadri stavke informacija izabrane iz 13

vie tabela i upita, vrednosti izraunate iz informacija u bazi podataka i formatirajue elemente kao to su zaglavlja, podnoja, naslovi i podnaslovi. Kod pregleda izvetaja moe da se izabere jedan od tri prikaza: prikaz Design u kome moe da se projektuje izvetaj na isti nain kao to se to radi sa obrascem; Print Preview, u kome moe da se vidi izvetaj tano onako kako e izgledati kada se odtampa; Layout Preview koji pokazuje kako e svaki od elemenata izgledati, ali bez svih detalja prikaza Print Preview. Izvetaj u prikazu Design izgleda ovako:

U ovoj vebi pogledae se izvetaj koji je sauvan kao deo baze podataka MP3 Kolekcija, da bi se dobila ideja ta se moe uraditi. 1 Na traci Objects pritisnuti Reports. Prve dve stavke u ovom prozoru su komande koje mogu da se koriste za pravljenje izvetaja. Preostala stavka je izvetaj koji je ve napravljen. 2 Pritisnuti Abecedni spisak numera i zatim pritisnuti dugme Preview ( prozora baze podataka da bi se prikazao izvetaj. Ekran izgleda ovako: ) na vrhu

14

Ovaj izvetaj tampa abecedni spisak numera MP3 Kolekcije. Gleda se u prikazu koji je vrlo slian Print Preview-u u drugim programima koji rade pod operativnim sistemom Microsoft Windows. 3 Pritisnuti taster mia unutar obrasca da bi se promenio stepen zumiranja

Savet
Ako je izvetaj premali da bi u prikazu Print Preview mogao da se ita, moe se izabrati stepen zumiranja u padajuoj listi Zoom na paleti alatki. 4 5 Pregledati obe stranice pritiskajui dugmad za kretanje na dnu prozora. Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( ) da bi se izvetaj pojavio u prikazu Design i zatim prebaciti veliinu prozora izvetaja na maksimalnu da bi ekran izgledao ovako:

15

U ovom prikazu, izvetaj lii na obrazac, a postupci koji se koriste za pravljenje obrazaca mogu se takoe koristiti za pravljenje izvetaja. 6 Zatvoriti izvetaj Abecedni spisak numera, a zatim zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

Prouavanje ostalih Access-ovih objekata


Tabele, upiti, obrasci i izvetaji su objekti koji se najee koriste u Access-u. Mogu se upotrebiti za pravljenje monih i korisnih baza podataka. Ako je, meutim, potrebno da se prave sofisticirane baze podataka, mogu da se koriste stranice za pristup podacima, makroi i moduli da bi se znatno proirile mogunosti Access-a. Da bi ovaj uvod u baze podataka u Access-u bio zaokruen, u ovom delu dat je kratak pregled tih objekata. Stranice Da bi se ljudima omoguilo da pregledaju informacije iz baze podataka putem intraneta ili interneta kao i da manipuluu njima, mogu da se naprave stranice, poznate takoe kao stranice za pristup podacima. Rad sa stranicama za pristup podacima na Web-u je vrlo slian direktnom radu sa tabelom ili obrascem u Access-u korisnici mogu da rade sa podacima u tabelama, izvravaju upite i unose informacije u obrasce. Iako objavljivanje informacija iz baze podataka na Web-u izgleda kao prilino teak zadatak, u Access-u postoji arobnjak koji vei deo dosadnog posla oko stvaranja stranica za pristup podacima obavlja za korisnika. Stranice koje je arobnjak proizveo mogu da se koriste takve kakve su ili se mogu prilagoditi zahtevima korisnika u prikazu Design. Makroi Makroi se koriste da bi Access odgovorio na dogaaj kao to je pritisak na dugme, otvaranje obrasca ili auriranje zapisa. Makroi mogu da budu posebno korisni kada korisnik oekuje da e drugi ljudi, koji imaju manje iskustva sa Access-om od njega, raditi na njegovoj bazi podataka. Moe se, na primer, napraviti da rutinski postupci sa bazom podataka kao to su otvaranje i zatvaranje obrazaca ili tampanje izvetaja budu dostupni u formi komandnih dugmadi na razvodnoj 16

tabli. Zajednikim grupisanjem izabranih komandi iz menija i navoenjem ostalih korisnika da te komande izvode preko makroa pritiskom na dugme, obezbeuje se da svako obavlja poslove na isti nain. Moduli Moniji od makroa, moduli su programi pisani u jeziku Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA je programski jezik visokog nivoa razvijen od strane Microsoft-a sa namerom da se u njemu prave aplikacije koje rade pod operativnim sistemom Windows. Osnovni skup VBA instrukcija moe da se koristi u svim programima Microsoft Office-a, a uz to svaki program ima svoj sopstveni skup. Dok makroi mogu da automatizuju nekoliko desetina koraka, VBA sadri na stotine komandi i moe da se bez ogranienja proiri dodacima nezavisnih proizvoaa. VBA moe da se upotrebi za izvoenje zadataka koji su previe sloeni da bi se za njih koristili makroi, kao to je otvaranje radnog lista u Excel-u i preuzimanje odreenih informacija.

Savet
Instalacioni CD-ROM Microsoft Office-a sadri nekoliko uzoraka baza podataka koje ilustruju vie principa pravljenja i korienja baza podataka. Jedna od njih, baza podataka Northwind Traders, koristi se kao primer u mnogim temama koje se raspravljaju u Access-ovom elektronskom sistemu za pomo Help i to je ini posebno dobrom bazom podataka za prouavanje. Hiperveza do te baze podataka se moe pronai u Accss-ovom meniju Help, pod Sample Databases.

17

2. Kreiranje nove baze podataka


Stvaranje strukture za bazu podataka je lako. Meutim, prazna baza nije nita korisnija od praznog dokumenta u Microsoft Word-u ili praznog radog lista Microsoft Excel-a. Tek kada se popuni, ili naseli, podacima tabele baze podataka, ona poinje da slui svrsi. Kako se dodaju upiti, obrasci i izvetaji, postaje sve laka za korienje. Ako se prilagodi dodavanjem razvodne table i upotrebom alatki korisnika, postaje aplikacija koja radi sa bazama podataka. Ne mora svaka baza podataka da se dorauje do take kada se moe smatrati aplikacijom. Baza podataka sa kojom e raditi samo tvorac i jo nekoliko iskusnih korisnika moe da ostane donekle grubo tesana. Microsoft Access uklanja mnogo tekog i dosadnog rada prilikom stvaranja i prilagoavanja baze podataka nudei arobnjake koji mogu da se koriste za pravljenje celokupnih baza podataka ili pojedinanih tabela, obrazaca, upita i drugih objekata. U optem sluaju, lake je da se koristi arobnjak za pravljenje neeg to je slino onome to je korisniku potrebno i da zatim korisnik to prilagodi, nego da sve to pravi sam. U ovom poglavlju najpre e biti upotrebljen arobnjak da se brzo napravi struktura sloene baze podataka za upravljanje podacima o osobama za kontakt, zajedno sa tabelama, obrascima, upitima i drugim objektima. Posle prouavanja ove baze podataka i upisivanja nekoliko zapisa da bi se dobila ideja ta arobnjak moe da ponudi kao poetnu taku za dalji razvoj, odbacie se rad na ovoj bazi podataka i zapoeti rad na jednostavnijoj bazi podataka Video Kolekcija. Do kraja ovog poglavlja imae se baza podataka Video Kolekcija koja sadri pet tabela i koja e sluiti kao osnova za mnoge vebe u ovom materijalu.

Pravljenje strukture baze podataka na jednostavan nain


U dalekoj prolosti (pre nekoliko godina u razdoblju raunara), pravljenje strukture baze podataka od poetka, obuhvatalo je prvo analiziranje potreba, a zatim projektovanje baze podataka na papiru. Odreivalo bi se koje informacije je potrebno beleiti i kako ih pohraniti u bazu podataka. Stvaranje strukture baze podataka zahtevalo bi mnogo posla, a kada bi se zavrilo i uneli podaci bilo bi teko vriti izmene. arobnjaci su promenili taj proces. Biranje odreene strukture baze podataka vie nije toliko vana odluka kakva je nekada bila. Upotrebom arobnjaka Database mogue je napraviti desetine aplikacija koje rade sa bazama podataka za manje vremena nego to je ranije bilo potrebno da se skicira projekat jedne baze podataka na papiru. Access-ovi arobnjaci moda ne prave aplikacije za rad sa bazama podataka identine onima koje korisnik eli, ali mogu brzo da naprave neto to je sasvim slino tome. U ovoj vebi bie upotrebljen arobnjak Database za pravljenje strukture nove baze podataka. U ovom sluaju, nova baza podataka imae strukturu baze za upravljanje podacima osoba za kontakt. Treba uraditi sledee: 1 2 Ako okno poslova New File nije vidljivo, otvoriti ga pritiskom na dugme New ( ) na Access-ovoj paleti sa alatkama. U odeljku New from Template ovog okna poslova, pritisnuti General Templates, a zatim izabrati karticu Databases da bi se prikazale ove opcije:

18

Savet
arobnjak Database koristi unapred definisane ablone da bi napravio sofisticirane aplikacije za rad sa bazama podataka. Pored ablona koji dolaze sa Access-om, uz postojanje Internet konekcije mogue je pronai dodatne ablone i resurse pratei hipervezu Templates on Microsoft.com koja se nalazi u oknu poslova New File, u odeljku New from Template. 3 Pritisnuti dva puta Contact Management. Pojavljuje se okvir za dijalog File New Database u kome moe da se da naziv novoj bazi podataka i odredi gde e biti sauvana:

Savet
Podrazumevani folder za pohranjivanje datoteka Access-ove baze podataka je My Documents. Ovo podrazumevano mesto moe da se promeni i izabere bilo koji drugi folder birajui u meniju Tools opciju Options dok je datoteka baze podataka otvorena, upisujui novu putanju u okviru Default database folder na kartici General i birajui zatim OK. 4 U okviru File Name zameniti Contact Management1 sa Contacts i izabrati Create. 19

Savet
Konvencije za davanje imena datoteci Access-ove baze podataka iste su kao i za datoteke operativnog sistema Microsoft Windows. Naziv datoteke moe da sadri do 215 znakova ukljuujui razmake, ali davanje tako dugakog imena nije preporuljivo. Nazivi datoteka ne mogu da sadre sledee znakove: \ / : * ? < > |. Produetak imena datoteke za Access-ovu bazu podataka je .mdb. Prvo se prikazuje prozor baze podataka, a zatim se vidi prva stranica arobnjaka Database u kojoj se navodi koji tip informacija e se skladititi u ovoj bazi podataka. 5 U ovoj stranici se nita ne upisuje, pa treba pritisnuti Next da bi se prelo na drugu stranicu arobnjaka Database:

Na ovoj stranici navedene su tri tabele koje e biti ukljuene u bazu podataka Contact Management. U desnom okviru navedena su polja koja mogu da se izaberu da budu ukljuena u tabelu oznaenu u levom okviru. Ispred obaveznih polja oznaeno je polje za potvrdu. Opciona polja su napisana kurzivom. Polje za potvrdu ispred opcionog polja moe da se oznai da bi bilo ukljueno u izabranu tabelu. 6 Pritisnuti naziv svake tabele i proi kroz listu njenih polja samo da bi se videlo koja su polja na raspolaganju. Pokazati zatim da se eli da se ukljue sva izabrana polja u tri tabele pritiskanjem dugmeta Next da bi se prelo na sledeu stranicu arobnjaka. Na ovoj stranici moe da se izabere unapred definisani stil koji odreuje kako e izgledati elementi baze podataka.

Savet
Kad god je dugme Back arobnjaka aktivno (nije zasivljeno) mogue ga je pritisnuti i tako se vratiti na prethodne stranice radi promene izbora. Ako je dugme Finish aktivno mogue ga je pritisnuti i time rei arobnjaku da obavi svoj posao bez traenja dodatnih informacija od korisnika. Veina opcija koje je arobnjak odredio mogu se kasnije promeniti, zato pritiskanje dugmeta Finish ne znai da je ono to je arobnjak napravio uklesano u stenu. 7 8 9 Pritisnuti svaki od stilova da bi se videlo kako igledaju. Izabrati zatim Blends i pritisnuti Next. Pritisnuti svaki od stilova izvetaja da bi se videlo kako izgledaju. Izabrati zatim Bold i pritisnuti Next. Promeniti predloen naziv baze podataka u Contacts, ostaviti neoznaeno polje za potvrdu Yes, Id like to include picture i pritisnuti Next. 20

Dugme Next nije na raspolaganju na ovoj stranici ukazujui time da je to poslednja stranica arobnjaka. Polje za potvrdu Yes, start the database je unapred oznaeno, a polje za potvrdu Display Help on using a database je prazno. 10 Ostaviti unapred izabrane opcije kakve jesu i pritisnuti Finish. Proces stvaranja baze podataka moe da potraje od nekoliko sekundi do minute. Dok arobnjak pravi bazu podataka, prikazuje se okvir koji izvetava korisnika ta se dogaa i dokle je postupak odmakao. Kada zavri, arobnjak otvara novo napravljenu bazu podataka Contacts i prikazuje ovu razvodnu tablu:

11 Pritisnuti dugme Close ( Switchboard.

) na desnom kraju linije sa naslovom prozora Main

12 Kada se razvodna tabla otvorila, veliina prozora baze podataka Contacts bila je minimizovana (linija sa naslovom moe da se vidi u donjem levom uglu Access-ovog prozora). Pritisnuti dugme Close na desnom kraju ove linije sa naslovom da bi se zatvorila baza podataka.

Proveravanje rada arobnjaka


Korienje arobnjaka za pravljenje baze podataka je brzo i bezbolno, ali ta se na kraju dobija? arobnjak Database stvara aplikaciju koja radi sa bazama podataka i koja sadri razvodnu tablu, nekoliko tabela i druge objekte. U mnogim sluajevima, da bi aplikacija mogla da se koristi, dovoljno je da se dodaju podaci. Ako ono to je arobnjak napravio ne odgovara u potpunosti 21

namerama korisnika, moe se urediti bilo koji od objekata baze podataka ili upotrebiti drugi tip arobnjaka da bi se dodalo jo objekata. Na primer, ako se kae arobnjaku Database da napravi bazu podataka za upravljanje podacima osoba za kontakt, on pravi tri tabele. Za ovaj tip baze podataka ne pravi nikakve upite, ali ih pravi za neke druge tipove. arobnjak pravi obrasce koji mogu da se koriste za unoenje ili pregled podataka i dva izvetaja koji mogu da se upoterbe za prikazivanje liste kontakata ili za rezimiranje poziva napravljenih ili primljenih tokom nedelje. Konano, pravi razvodnu tablu da bi korisnici mogli da brzo pristupaju onim delovima baze podataka koji su potrebni za izvoenje odreenih postupaka. U ovoj vebi upoterbie se razvodna tabla za brz obilazak baze podataka Contacts koju je napravio arobnjak Database. Neke objekte nije mogue proveriti sve dok baza podataka ne bude sadravala podatke, tako da e se usput unositi informacije u nekoliko tabela. Pratiti sledee korake: 1 2 Otvoriti bazu podataka Contacts. U razvodnoj tabli pritisnuti dugme Enter/View Other Information da bi se prikazao prozor Forms Switchboard. Razvodna tabla ima dva dugmeta: prvo otvara obrazac koji moe da se koristi za upisivanje ili pregled tipova kontakata, a drugo vraa korisnika na prozor Main Switchboard. 3 Pritisnuti Enter/View Contact Types da bi se prikazao ovaj obrazac Contact Types:

Da tabela Contact Types nad kojom je napravljen ovaj obrazac sadri neke zapise ovaj obrazac bi mogao da se koristi da se ti zapisi pregledaju. Jedino to sada moe da se uradi je da se doda novi zapis. 4 Upisati Snabdeva u okvir Contact Type i pritisnuti Enter. U toku kucanja Access je uneo vrednost u polje Contact Type ID. Access prati ovaj broj i upisuje prvi sledei broj u ovo polje kad god se dodaje novi zapis. 5 6 Ponoviti prethodni korak da bi se upisali zapisi za Kupac i Isporuilac. Sada kada tabela Contact Types sadri nekoliko zapisa, upotrebiti dugmad za kretanje na dnu obrasca da bi se prolo kroz njih. Pritisnuti zatim dugme Close da bi se zatvorio obrazac Contact Types.

Vano
Kod veine raunarskih aplikacija, bitno je esto snimati na disk ono to je uraeno da bi se izbeglo da se to izgubi zbog greke u radu raunara. Sa Access-om ne samo da nije bitno da se podaci snime, nego ih i nije moguno runo snimiti. Kada se pomeri kursor izvan zapisa nakon upisivanja ili menjanja informacija, Access snima taj zapis. Ova delimino srena okolnost znai da korisnik ne mora da brine o gubljenju izmena koje je uneo, ali da mora da zapamti da su sve izmene unetih podataka trajne i mogu se vratiti samo ako se zapis ponovo izmeni. 7 8 Izabrati Return to Main Switchboard. Izabrati Enter/View Contacts da bi se pojavio ovaj obrazac Contacts:

22

Ovaj obrazac koji se sastoji od dve stranice koristi se za upisivanje zapisa u tabelu Contacts nad kojom je obrazac napravljen ili za pregled zapisa koji su ve u njoj. Ovaj obrazac na dnu sadri dugmad za prelazak na drugu stranicu i za otvaranje drugih obrazaca iz kojih moe da se okree broj telefona (Dial) ili u koje mogu da se belee informacije o komunikacijama koje je korisnik imao sa tom kontakt osobom (Calls). 9 Upisti neke informacije u ovaj obrazac bie dovoljno da to budu vae ime i prezime i obratiti panju da u toku upisivanja imena, Access popunjava polje Contact ID.

10 Pitisnuti dugme 2 na dnu obrasca da bi se prelo na drugu stranicu i zatim proiriti listu tipova kontakata. Lista sadri tri tipa koja su, preko obrasca Contact Types, unesena u tabelu Contact Types. 11 Izabrati jedan od tipova kontakata. 12 Vratiti se na prvu stranicu, postaviti kursor u okvir Work Phone, upisati 555-0100 i pritisnuti Enter. 13 Vratiti kursor jo jednom u okvir Work Phone i pritisnuti dugme Dial. Pojavljuje se okvir za dijalog AutoDialer sa sadrinom okvira koji je trenutno izabran na obrascu kao potencijalni broj za okretanje.

Savet
Ovaj okvir za dijalog nije deo Access-a; to je pomoni program Windows-a. Kada se pritisne dugme Dial, VBA kod koji je pridruen dugmetu poziva pomoni program. Kada bi se pritisnulo Setup, prikazao bi se okvir za dijalog Windows Phone and Modem Options (ako modem nije instaliran, umesto toga bi se pojavio okvir za dijalog Install New Modem). 14 Pritisnuti Cancel da bi se zatvorio okvir za dijalog AutoDialer, a zatim pritisnuti dugme Calls da bi se prikazao obrazac Calls:

23

Ovaj obrazac sadri podobrazac Call Listing u kome su navedeni prethodni pozivi koji su bili zabeleeni i podobrazac Call Details koji pokazuje detalje izabranog poziva. Mogu se zabeleiti informacije o komunikaciji (telefonski pozivi, razmenjene elektronske poruke itd.) koju je korisnik imao sa datom kontakt osobom. 15 Pritisnuti miem u eliju Subject novog zapisa i upisati Informacije o porudbini kao temu. Access dodaje red New Record, u kome se polja Call Date i Call Time popunjavaju podrazumevanim vrednostima, tekuim datumom i vremenom, kao to je to ovde prikazano:

16 Pritisnuti u okvir Call Notes i upisati kratku napomenu. 17 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorio obrazac Calls, a zatim ponovo pritisnuti Close da bi se zatvorio obrazac Contacts. 18 Pritisnuti Preview Reports da bi se prikazao prozor Reports Switchboard. 19 Pritiskom na dugmad, pregledati dva kratka izvetaja, a zatim ih zatvoriti. Prilikom pregleda izvetaja Weekly Summary, prikazuje se obrazac Report Date Range koji omoguava da se upie datumski period za izvetaj. Ako se prihvati podrazumevani period tekue nedelje, rezime poziva koji je upravo dodat je ukljuen u izvetaj. 20 Pritisnuti Return to Main Switchboard, a zatim pritisnuti dugme Close da bi se zatvorio prozor Main Switchboard bez zatvaranja baze podataka.

24

21 Pritisnuti dva puta liniju sa naslovom prozora baze podataka da bi se vratila veliina prozora koji izgleda ovako:

22 Pregledati sve tabele, obrasce i izvetaje u bazi podataka pritiskajui svaki od tipova podataka na traci Objects i otvarajui zatim svaki od pojedinanih objekata. Nije mogue direktno otvoriti obrazac Report Date Range, zato to je projektovano da ga otvara VBA kod koji dostavlja informacije potrebne tom obrascu. 23 Zatvoriti bazu podataka Contacts.

Kreiranje tabela na jednostavan nain


Ako se koristi arobnjak Database za pravljenje baze podataka za upravljanje informacijama o osobama za kontakt, baza podataka e imati sve komponente koje su potrebne za skladitenje osnovnih informacija o ljudima. Moe se, recimo, pretpostaviti da neko preduzee ima potrebu da skladiti razliite tipove informacija za razliite tipove kontakata. Recimo da se eli da se odravaju razliiti tipovi informacija o slubenicima, kupcima i dobavljaima. Pored standardnih informacija kao to su imena, adrese i brojevi telefona moe se ukazati potreba da se belee i ove informacije: broj socijalnog osiguranja slubenika, datum zapoljavanja, brano stanje, odbijanja od plate i plata; porudbina kupca i stanje rauna; informacije za kontakt dobavljaa, status tekue porudbine i popusti.

Preduzee bi moglo da u tabelu Contacts doda jo polja i zatim da popunjava samo ona koja su joj potrebna za svaki od tipova subjekata sa kojima kontaktira. Meutim, guranje svih tih informacija u jednu tabelu dovelo bi vrlo brzo do zbrke. Umesto toga, trebalo bi da napravi bazu podataka sa jednom tabelom za svaki tip kontakata: zaposlene, kupce i dobavljae. arobnjak Database ne nudi ba takvu kombinaciju tabela, tako da e se u ovoj vebi napraviti baza podataka sa praznom strukturom. Dodae se zatim nekoliko tabela bazi podataka upotrebom arobnjaka Table. Uraditi sledee: 1 2 3 Pritisnuti dugme New ( ) na paleti alatki da bi se prikazalo okno poslova New File. U odeljku New okna poslova, pritisnuti Blank Database. Upisati Proba kao naziv nove baze podataka i pritisnuti Create. 25

Access prikazuje prozor baze podataka koji ne sadri tabele, upite, obrasce ili druge objekte baze podataka (moe se proveriti da je baza prazna biranjem svakog od tipova objekata na traci Objects). 4 Na paleti alatki prozora baze podataka pritisnuti New ( dijalog New Table. ) da bi se pojavio okvir za

Savet
Umesto pritiskanja dugmeta New, moe da se pritisne strelica desno od dugmeta New Object i zatim izabere Table; ili moe da se na traci Objects pritisne Tables i zatim dva puta pritisne Create table by using wizard; ili moe da se u meniju Insert izabere Table. 5 Pritisnuti dva puta Table Wizard da bi se prikazala prva stranica arobnjaka koja izgleda ovako:

Moe da se izabere da li e se prikazati lista poslovnih tabela ili tabela za privatnu upotrebu. Iako su ove kategorije uglavnom orijentisane prema poslovnom ili privatnom korienju, u zavisnosti od prirode posla korisnika ili izbora, moe se desiti da se eljeni uzorak tabele pronae u jednoj ili drugoj listi. 6 Odvojiti nekoliko minuta za pregledanje poslovne liste, a zatim izabrati Personal da bi se videli ti uzorci tabela. Svaka kategorija sadri listu tabela uzoraka. Kada se oznai stavka u listi Sample Tables, desno u listi Sample Fields pojavljuju se sva polja koja su na raspolaganju za tu tabelu (kada se napravi tabela, moe se ako bude bilo potrebno dodati jo polja). Oznaavanjem stavke u listi Sample Fields i zatim pritiskanjem dugmeta > izabrano polje se premeta u listu Fields in my new table. Pritisak na dugme >> premeta sva navedena polja u listu Fields in my new table. Dugmad < i << uklanjaju jedno ili sva polja iz liste nove tabele. 7 8 Sa oznaenom kategorijom Business, u listi Sample Tables, izabrati Customers. Pritisnuti dugme >> da bi se iskopirala sva polja u listu Fields in my new table, a zatim pritisnuti Next da bi se prelo na sledeu stranicu arobnjaka. Na ovoj stranici moe se dati ime novoj tabeli i odrediti da li arobnjak treba da odredi primarni klju za tabelu. Primarni klju se sastoji od jednog ili vie polja po kojima se jedan zapis razlikuje od drugog. 9 Ostaviti Customers kao naziv tabele, oznaiti No, Ill set the primary key i zatim pritisnuti Next.

26

arobnjak predlae CustomerID kao polje koje e jednoznano identifikovati zapise i pita kakav tip podataka e polje sadrati. 10 Izabrati Numebers and/or letters I enter when I add new records, a zatim pritisnuti Next da bi se prelo na poslednju stranicu arobnjaka. Na ovoj stranici moe da se izabere jedno od tri dugmeta opcija da bi se odredilo da li bi tabela trebalo da se otvori u prikazu Design ili Datasheet, ili da li da se otvori obrazac koji je napravio arobnjak da bi korisnik mogao da unosi podatke. 11 Prihvatiti podrazumevanu opciju, Enter data directly into table i pritisnuti Finish da bi se napravila i otvorila tabela Customers. 12 Kreui se horizontalno kroz tabelu pregledati sva polja koja je arobnjak napravio na osnovu izbora na njegovoj prvoj stranici. Zatvoriti zatim tabelu. Tabela Customers sada se pojavljuje u prozoru baze podataka. 13 Pokrenuti ponovo arobnjaka Table, ovog puta pritiskajui dva puta Create table by using wizard u prozoru baze podataka. 14 U listi Sample Tables oznaiti Employees i prebaciti samo polja koja slede u listu Fields in my new table, birajui svako od polja u listi Sample Fields i pritiskajui dugme >: EmployeeID FirstName LastName Title Address City StateOrProvince PostalCode HomePhone Birthdate DateHired Photograph Notes 15 U listi Fields in my new table, oznaiti StateOrProvince, pritisnuti Rename Field, promeniti naziv polja u State i pritisnuti OK. 16 Pritisnuti dva puta dugme Next da bi se prelo dve stranice unapred, dajui naziv tabeli Employees i doputajui Access-u da napravi primarni klju. S obzirom da jedna tabela ve postoji u bazi podataka, arobnjak pokuava da uspostavi relaciju izmeu tabela i prikazuje novu stranicu. 17 Postoji mogunost da se relacije uspostave kasnije, pa se ova stranica moe preskoiti pritiskajui Next. 18 Pritisnuti Finish i zatim zatvoriti tabelu Employees. 19 Ponoviti korake od 13 do 18 da bi se napravila tabela Suppliers koja ukljuuje sva ponuena polja. Pritisnuti Finish da bi se prihvatile sve napomene i podrazumevane opcije. 20 Zatvoriti tabelu Suppliers. U oknu Tables prozora baze podataka sada su navedene tri tabele. 21 Zatvoriti bazu podataka.

Kreiranje tabela u prikazu Design


Kreiranje tabela u prikazu Design se moe koristiti ako ni arobnjak Database ni arobnjak Table ne zadovoljavaju potrebe. U ovom sluaju korisnik sam definie strukturu tabele, odnosno unosi sam nazive polja (zaglavlja kolona) i definie tip podataka za svako polje. U ovoj vebi e biti napravljena struktura svih tabela baze podataka Video Kolekcija koja e se koristiti za vebe do kraja ovog materijala. Baza podataka ima pet tabela: Filmovi, Glumci, Formati Filmova, anrovi Filmova i Glumci u Filmovima. Treba uraditi sledee: 1 2 Pritisnuti dugme New ( ) na paleti alatki da bi se prikazalo okno poslova New File. U odeljku New okna poslova, pritisnuti Blank Database. 27

3 4

Upisati Video Kolekcija kao naziv nove baze i pritisnuti Create. Na traci Objects pritisnuti Tables i zatim pritisnuti dva puta Create table in Design view. Ekran izgleda ovako:

U gornjem delu se za svako polje nove tabele unosi naziv polja (odnosno zaglavlje kolone) u koloni Field Name, tip podataka koje polje moe da sadri u koloni Data Type i opis polja u koloni Description. Tip podataka se bira iz padajue liste. Podrazumevani tip podataka je Text. U donjem delu (nazvanom Field Properties) se mogu videti i menjati svojstva trenutno izabranog polja. 5 Uneti sledee podatke za nazive polja i tipove podataka koje polja mogu da sadre za tabelu Filomovi datim redosledom: Field Name RBFilma NaslovFilma ReiserFilma GodinaIzdavanja Trajanje(min) RBanra RBFormata Data Type AutoNumber Text Text Number Number Number Number

Nazivi polja se upisuju bez razmaka zbog eventualnih problema koji mogu da se jave pri korienju Access-a vezano za operativni sistem. Nain na koji se nazivi polja pojavljuju u prikazu Datasheet kontrolie svojstvo Caption koje se nalazi pod karticom General svojstava polja (Field Properties). Ako je za ovo svojstvo upisana vrednost, ta vrednost se koristi umesto pravog naziva polja.

28

7 8 9

Za svaki naziv polja koji se sastoji od dve rei upisati isti taj naziv sa razmakom izmeu rei u svojstvu Caption tog polja (RBFilma RB Filma). Na paleti alatki pritisnuti dugme Save ( ). Pojavljuje se prozor u kome se nudi da se definie naziv nove tabele. Upisati Filmovi i pritisnuti OK. Sada se pojavljuje poruka u kojoj se kae da primarni klju nije definisan i nudi se mogunost da se definie primarni klju. Pritisnuti Yes i nakon toga Access odreuje primarni klju tabele. Konano tabela Filmovi u prikazu Design izgleda ovako:

10 Zatvoriti tabelu Filmovi. 11 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Glumci sa sledeom strukturom: Field Name RBGlumca ImeGlumca PrezimeGlumca Access je za primarni klju odredio polje RBGlumca. 12 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Glumci u Filmovima sa sledeom strukturom: Field Name RBFilma RBGlumca Data Type Number Number Data Type AutoNumber Text Text

29

Kada se bude pojavila poruka u kojoj se nudi mogunost da se definie primarni klju pritisnuti No. U ovom sluaju primarni klju nije neophodan obzirom da ova tabela slui samo da povee tabele Filmovi i Glumci. 13 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Formati Filmova sa sledeom strukturom: Field Name RBFormata NazivFormata Access je za primarni klju odredio polje RBFormata. 14 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela anrovi Filmova sa sledeom strukturom: Field Name RBanra Nazivanra Access je za primarni klju odredio polje RBanra. 15 Zatvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Data Type AutoNumber Text Data Type AutoNumber Text

Uspostavljanje relacija izmeu tabela


U Access-u relacija je udruivanje izmeu zajednikih polja u dve tabele i omoguuje da se poveu informacije u jednoj tabeli sa informacijama u drugoj tabeli. U bazi podataka Video Kolekcija, na primer, relacija moe biti uspostavljena izmeu tabele Filmovi i tabele anrovi Filmova zbog toga to obe tabele imaju polje RBanra. Svaki film pripada samo jednom anru, ali jednom anru moe da pripada vie filmova, pa se ovaj tip relacije - koji je ujedno i najei - naziva relacija jedanprema-vie. Pored relacija jedan-prema-vie mogue je uspostavljati relacije jedan-prema-jedan i relacije vieprema-vie. Kod relacije jedan-prema-jedan, svaki zapis u jednoj tabeli moe da ima jedan i samo jedan povezani zapis u drugoj tabeli. Ovaj tip relacije se ne koristi esto zato to je lake staviti sva polja u jednu tabelu. Mogu se koristiti dve povezane tabele umesto jedne da bi se podelila tabela sa mnogo polja ili da bi se pratile informacije koje se odnose samo na neke zapise u prvoj tabeli. Relacija vie-prema-vie su, u stvari, dve relacije jedan-prema-vie koje su spojene preko tree tabele. Na primer, baza podataka Video Kolekcija sadri tabele Filmovi, Glumci i Glumci u Filmovima. U jednom filmu moe da glumi vie glumaca, a jedan glumac moe da glumi u vie filmova. Tabela Glumci u Filmovima slui da povee tabele Filmovi i Glumci. Ona ima polje RBFilma koje je povezuje sa tabelom Filmovi i polje RBGlumca koje je povezuje sa tabelom Glumci. Ova tabela ne sadri primarni klju jer u ovom sluaju on nije neophodan. Tokom pravljenja obrazaca i upita u kasnijim vebama Access e moda prepoznati neke relacije izmeu polja u tabelama koje se koriste. Bez pomoi korisnika, meutim, verovatno nee uspeti da ih prepozna sve. Zbog toga e u ovoj vebi biti definisane relacije izmeu svih tabela baze podataka Video Kolekcija. 30

1 2 3

Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na Access-ovoj paleti alatki pritisnuti dugme Relationships ( Relationships. ) da bi se otvorio prozor

Ako nije prikazan okvir za dijalog Show Table pritisnuti na paleti alatki Show Table ( ). Dva puta pritisnuti nazive anrovi Filmova i Filmovi u listi. Zatvoriti okvir za dijalog da bi se video prozor Relationships koji izgleda ovako:

Pokazati na naziv RBanra u jednoj tabeli i prevui ga do iznad naziva RBanra u drugoj tabeli. Access prikazuje okvir za dijalog Edit Relationships u kome su navedena sva polja koja su izabrana za povezivanje i koji nudi jo opcija, kao to slika prikazuje:

Oznaiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, oznaiti i preostala dva polja za potvrdu i zatim pritisnuti Create.

Savet
Access koristi sistem pravila nazvan referencijalni integritet da bi osigurao ispravnost relacija izmeu zapisa u povezanim tabelama i da se nebi sluajno izbrisali ili promenili povezani podaci. Kada se oznai polje za potvrdu Cascade Update Related Fields, menjanjem vrednosti primarnog kljua u primarnoj tabeli automatski se aurira odgovarajua vrednost u svim povezanim zapisima. Kada se oznai polje za potvrdu Cascade Delete Related Records brisanjem zapisa u primarnoj tabeli briu se svi povezani zapisi u povezanoj tabeli. Access povlai liniju koja oznaava relaciju jedan-prema-vie izmeu polja RBanra u svakoj tabeli, kao to je to ovde prikazano:

31

Savet
Relacija se moe urediti ili obrisati pritiskanjem linije desnim tasterom mia i biranjem odgovarajue komande u meniju koji se prikazuje. 6 7 8 9 Pritisnuti na paleti alatki dugme Show Table ( Filmova u listi. Zatvoriti okvir za dijalog. Pokazati na naziv RBFormata u tabeli Filmovi i prevui ga do iznad naziva RBFormata u tabeli Formati Filmova. U okviru za dijalog Edit Relationships oznaiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, oznaiti preostala dva polja za potvrdu i zatim pritisnuti Create. ). Dva puta pritisnuti naziv Formati

10 Pritisnuti na paleti alatki dugme Show Table. Dva puta pritisnuti nazive Glumci i Glumci u Filmovima u listi. 11 Zatvoriti okvir za dijalog. 12 Pokazati na naziv RBFilma u tabeli Filmovi i prevui ga do iznad naziva RBFilma u tabeli Glumci u Filmovima. 13 U okviru za dijalog Edit Relationships oznaiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, oznaiti preostala dva polja za potvrdu i zatim pritisnuti Create. 14 Pokazati na naziv RBGlumca u tabeli Glumci i prevui ga do iznad naziva RBGlumca u tabeli Glumci u Filmovima. 15 U okviru za dijalog Edit Relationships oznaiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, oznaiti preostala dva polja za potvrdu i zatim pritisnuti Create. Konano, prozor Relationships izgleda ovako:

32

16 Zatvoriti prozor Relationships, birajui Yes na pitanje da li se eli da se sauvaju izmene. 17 Zatvoriti bazu podataka Video Kolekcija.

Podeavanje prikazivanja podataka


Kada se koristi arobnjak Table za pravljenje tabela i dodaju im se polja koja je korisnik izabrao, arobnjak dodeljuje razna svojstva svakom polju. Ta svojstva odreuju kakvi podaci e biti uneseni u polje i kako e podaci izgledati na ekranu. Svojstva polja koja je Access postavio ine dobro polazite i veina od njih ne mora da se menja. Neka od polja je mogue menjati bez uticaja na podatke u tabeli; neka mogu da utiu na podatke, zato treba biti oprezan kod pravljenja drastinih izmena sve dok se ne stekne odreeno radno iskustvo sa Access-om. U ovoj vebi pregledae se i urediti nekoliko postavljenih svojstava za jednu od tabela u bazi Proba. Pratiti sledee korake: 1 2 Otvoriti bazu podataka Proba. U prozoru baze podataka, u oknu Tables, pritisnuti dva puta Employees da bi se otvorila tabela u prikazu Datasheet kao na slici:

33

Savet
Kao i kod drugih aplikacija programskog paketa Microsoft Office 2003, veliinu prozora je mogue menjati stavljajui pokaziva mia u ugao kada postaje dvosmerna strelica i povlaei, zatim, pokaziva da bi se prozor proirio ili smanjio. 3 Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( izgledala ovako: ) da bi se tabela prikazala u prikazu Design i

Obratiti panju na ikonu Primary Key ( ) levo od polja EmployeeID. Vrednost u polju primarnog kljua koristi se da jednoznano identifikuje svaki zapis, tj. dva zapisa ne mogu da imaju istu vrednost u ovom polju. Korisnik moe da preuzme odgovornost i da sam upisuje ovu vrednost ili moe prihvatiti pomo Access-a. Kada je tip podataka u ovom polju postavljen na AutoNumber, Access popunjava ovo polje u svakom novom zapisu sledeim raspoloivim brojem. 34

Savet
Ako se vie ne eli da tabela ima primarni klju, izabrati polje odreeno za primarni klju u gornjem delu prozora i u meniju Edit izabrati Primary Key. Ako se eli da se odredi drugo polje kao primarni klju, oznaiti to polje i u meniju Edit pritisnuti Primary Key. 4 Postaviti kursor u eliju Data Type polja EmployeeID onu u kojoj pie AutoNumber i zatim pritisnuti strelicu koja se pojavljuje. elija se proiruje da bi se pojavila lista svih moguih tipova podataka. Svaka elija u koloni Data Type sadri ovu listu, koja korisniku omoguava da odredi odgovarajui tip podataka za svako polje. Odreivanje tipa podataka ograniava unos podataka na taj specifian tip. Ako se pokua da se unesu podaci koji nisu u skladu sa tim tipom, Access ih odbacuje.

Savet
Za opis svih tipova podataka, napraviti pretraivanje po temi data type u Access-ovom sistemu za pomo Help. 5 6 Pritisnuti taster Esc da bi se lista zatvorila bez promene tipa podataka. Pritisnuti u svaki okvir u odeljku Field Properties u donjem delu prozora tabele. Broj svojstava u odeljku Field Properties menja se sa svakim tipom podataka. Pritiskanjem svakog od svojstava, opis tog svojstva se pojavljuje na desnoj povrini kako je prikazano na slici koja sledi:

Svojstvo Field Size odreuje veliinu i tip vrednosti koja moe da se unese u polje. Na primer, ako je polje postavljeno na Long Integer, polje e prihvatiti samo vrednosti od -2147483648 do 2147483647. Vrednost Increment za svojstvo New Values odreuje da Access treba da upotrebi sledei po redu raspoloiv broj. Alternativa (koja moe da se vidi ako se proiri lista za ovu eliju) je Random. 35

Svojstvo Format odreuje kako e podaci iz polja biti prikazani na ekranu i u tampi; ono ne kontrolie kako e podaci biti uskladiteni. Neki tipovi podataka imaju unapred definisane formate, a mogue je praviti i prilagoene formate. Vrednost Yes (No Duplicates) svojstva Indexed ukazuje na to da e informacije u tom polju biti indeksirane zbog breg pretraivanja i da ponovljene vrednosti nisu dozvoljene. Za polje primarnog kljua, ovo svojstvo je automatski postavljeno na Yes (No Duplicates), ali polja mogu biti indeksirana i ako nisu primarni klju.

Savet
Za vie informacija o odreenom svojstvu, dovesti kursor u njegov okvir i pritisnuti taster F1 da bi se video odgovarajui opis u Access-ovom pomonom sistemu Help. 7 Sa jo uvek izabranim poljem EmployeeID (na ta ukazuje strelica u birau reda), pritisnuti u okvir Format i zatim upisati tri nule (000). ID broj koji Access generie sada e biti prikazan u trocifrenom obliku. Ako je broj manji od trocifrenog bie dopunjen nulama sa strane. 8 Pritisnuti polje Photograph i promeniti njegov tip podataka OLE Object u Text. arobnjak Table je ukljuio polje Photograph u ovu tabelu i postavio tip podataka ovog polja na OLE Object da bi mogla da se u njega pohrani slika. S obzirom da e se u polje pohranjivati naziv datoteke slike, a ne sama slika, Text je primereniji tip podataka. Pritisnuti u polje HomePhone da bi se prikazala ova svojstva:

Tip podataka za HomePhone je Text, iako e se podaci sastojati od niza brojeva. S obzirom da ovaj tip podataka moe takoe da sadri zagrade, crtice i razmake i nije tip brojeva koji bi se koristili za raunske operacije, Text je odgovarajui tip podataka. Gledajui odeljak Field Properties za ovo polje, moe se videti da polja ovog tipa podataka imaju vie svojstava nego polja sa tipom pidataka AutoNumber. Svojstvo Field Size ovog polja sa tipom podataka Text odreuje broj znakova koji se mogu upisati u polje. Ako korisnik pokua da upie previe znaova, Access prikazuje 36

upozoravajuu poruku i korisnik nee moi da napusti polje dok ne smanji broj znakova na propisani ili manji. Svojstvo Caption postavljeno je na Home Phone. Taj naziv e se nalaziti na vrhu kolone polja u prikazu Datasheet. arobnjak odreuje ta opisna imena, ali korisnik moe da ih promeni. 10 Postaviti kursor u polje DateHired da bi se prikazala ova svojstva:

Svojstvo Format za ovo polje postavljeno je na Short Date i izgleda ovako: 21.4.01. Ako je upisan ispravan datum u bilo kom standardnom formatu, kao to je 21 April 01, ovo svojstvo pokazuje datum kao 21.4.01.

Vano
U vebama u ovom materijalu koje koriste format Short Date pretpostavlja se da je odreeno da se godine prikazuju sa dve cifre (M/d/yy) u okviru za dijalog Regional Options u Microsoft Windows-u 2000 ili u okviru Regional and Language Options u Microsoft Windows-u XP. Ovo moe da se proveri otvaranjem Control Panel-a (pritisnuti start i zatim Control Panel) i zatim treba pritisnuti dva puta Regional Options ili Regional and Language Options, u zavisnosti od toga koji se operativni sistem koristi. Svojstvo ovog polja Input Mask postavljeno je na 99.99.00;0. Ulazna maska (engl. input mask) kontrolie kako podaci izgledaju kada se unesu i format u kome se skladite. Svaka devetka predstavlje opcioni broj, a svaka nula predstavlja obavezni broj. Kada se pree na ovo polje da bi se upisao datum u prikazu Datasheet, videe se maska koja izgleda ovako: _._._. Maska ukazuje na to da datum mora biti unesen u formatu 21.4.01, ali im se pritisne Enter da bi se prelo na sledee polje, datum e se promeniti u format koji je odreen svojstvom Format. Jo jedno zanimljivo svojstvo je Validation Rule. Nijedna od tabela generisanih arobnjakom ne koristi pravila provere valjanosti podataka zato to su pravila previe specifina za podatke koji se upisuju da bi se predvidela. Ovde e ova pravila biti pregledana na brzinu. 37

11 Postaviti kursor u okvir Validation Rule i upisati <Now(). Prei zatim u okvir Validation Text i upisati Uneseni datum mora biti dananji ili raniji. Ovo pravilo nalae da datum koji se unosi mora da bude pre (manje od) tekueg trenutka u vremenu, onako kako je to odreeno sistemskim satom raunara na kome se baza podataka nalazi. Ako se upie datum u budunosti, Access ga nee prihvatiti i prikazae tekst provere valjanosti u okviru upozorenja.

Vano
Svojstva Format, Input Mask i Validation Rule izgledaju kao sjajni naini da korisnik bude siguran da se samo ispravne informacije unose u njegove tabele. Ali, ako korisnik nije paljiv moe da uini unos podataka tekim i frustrirajuim. ) radi povratka u prikaz Datasheet, birajui Yes kod pitanja da 12 Pritisnuti dugme View ( li se eli da se sada sauva tabela.

Savet
Kada korisnik pokua da se prebaci iz prikaza Design u prikaz Datasheet nakon pravljenja izmena (a nekad ak i ako nije nita menjao), pojavljuje se okvir upozorenja koji kae da je neophodno da se sauva tabela. Ako se pritisne No ostaje se u prikazu Design. Ako se pritisne Yes Access e sauvati izmene i prei u prikaz Datasheet. Ako korisnik eli da menja prikaze bez snimanja izmena koje je nehotice napravio, treba pritisnuti No, a zatim pritisnuti dugme Close tabele. Kada Access pokae jo jedan okvir upozorenja, pritisnuti No da bi se zatvorila tabela bez snimanja izmena. 13 Upisati budui datum u polja Birthdate i DateHired. Polje Birthdate, koje nema pravilo provere valjanosti, prihvata bilo koji datum, ali polje DataHired nee prihvatiti datum koji je posle onog koji je postavljen na raunaru korisnika. 14 Pritisnuti OK da bi se zatvorio okvir upozorenja, promeniti vrednost u polju DateHired na datum u prolosti i pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Employees. 15 U prozoru baze podataka, izabrati Suppliers i pritisnuti dugme Design ( tabela otvorila u prikazu Design. ) da bi se

16 Pritisnuti dva puta polje StateOrProvance da bi bilo izabrano i promeniti ga u State. Pritisnuti zatim svojstvo Caption u odeljku Field Properties i promeniti ga takoe u State. 17 Pritiskom na odgovarajue birae redova, a zatim na taster Del, obrisati polja Country/Region, PaymentTerms, EmailAddress i Notes.

Savet
Access upozorava da brisanje polja EmailAddress zahteva i brisanje polja svih njegovih indeksa. Pritisnuti Yes (ovo upozorenje e se ponovo videti u koraku 19; pritisnuti Yes svaki put da bi se obrisala polja). 18 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Suppliers, birajui Yes na pitanje da li se eli da se sauvaju izmene. 19 Otvoriti tabelu Customers u prikazu Design i obrisati sledea polja: CompanyName, CompanyOrDepartment, ContactTitle, Extension, FaxNumber, EmailAddress i Notes. 20 Pritisnuti u polje CustomerID i promeniti svojstvo Field Size u 5. 21 Promeniti ova polja i njihova svojstva Caption: ContactFirstName u FirstName i First Name, ContactLastName u LastName i Last Name, BillingAddress u Address, StateOrProvince u Region i Country/Region u Country.

38

22 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Customers, birajui Yes na pitanje da li se eli da se sauvaju izmene. 23 Zatvoriti bazu podataka Proba.

Manipulisanje kolonama i redovima tabele


Kada se podeava struktura tabele dodavanjem polja i menjanjem svojstava polja u prikazu Design, utie se na podatke koji su uskladiteni u tabeli. Meutim, ponekad e postojati potreba da se podesi sama tabela da bi se dobio bolji pregled podataka. Ako se eli, recimo, da se pregledaju brojevi telefona, a imena i brojevi telefona se nalaze udaljeni nekoliko kolona, bie potrebno da se pomera sadraj prozora tabele da bi se dobile potrebne informacije. Umesto toga, mogu da se preurede kolone ili sakrije nekoliko kolona da bi mogla da se vide eljena polja u isto vreme. Kolonama i redovima Access-ove tabele moe da se manipulie bez ikakvih posledica po podatke koji se nalaze u njima. Moe se menjati veliina redova i kolona, a mogue je takoe da se sakrivaju, premetaju i zamrzavaju kolone. Novi format tabele moe da se sauva tako da tabela izgleda isto kada sledei put bude otvorena ili je mogue odbaciti promene tako to nee biti sauvane. U ovom vebanju otvorie se tabela i manipulisati njenim kolonama i redovima. Da bi se znaaj podeavanja formata tabele uinio oiglednijim radie se sa bazom podataka MP3 Kolekcija koja ima nekoliko tabela koje sadre zapise. Uraditi sledee: 1 2 3 4 Otvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Tables. Pritisnuti dva puta tabelu MP3 Numere da bi se otvorila u prikazu Datasheet. Povui desnu vertikalnu ivicu zaglavlja kolone Naslov Numere ulevo sve dok ne bude iroka oko 2 cm.

Kolona je sada preuska da bi se videli celi naslovi svih numera. 5 Dovesti pokaziva mia na ivicu izmeu zaglavlja Naslov Numere i RB Izvoaa i pritisnuti dva puta.

39

irina kolone levo od te ivice je sada postavljena na najmanju koja je potrebna da bi se prikazao sav tekst u tom polju u svim zapisima. Ovaj postupak je posebno koristan u velikim tabelama u kojima se ne moe jednostavno odrediti duina najdue vrednosti polja. 6 Na levoj strani lista sa podacima, povui nadole horizontalnu liniju izmeu dva biraa zapisa. Kao to to ovde moe da se vidi, poveava se visina svih redova u tabeli.

7 8

U meniju Format izabrati Row Height da bi se prikazao okvir za dijalog Row Height. Oznaiti polje za potvrdu Standard Height i zatim pritisnuti OK. Visina svih redova se vratila na podrazumevanu (u ovom okviru za dijalog mogue je odrediti bilo koju drugu visinu reda).

Pritisnuti u kolonu Datum Snimanja i zatim u meniju Format izabrati Hide Columns. Kolona Datum Snimanja nestaje, a kolone koje su bile desno od nje pomeraju se ulevo. Ako se izabere vie kolona pre nego to se pritisne Hide Columns, sve one nestaju.

Savet
Mogue je izabrati susedne kolone tako to e se pritisnuti zaglavlje jedne, drati pritisnut taster Shift i zatim pritisnuti zaglavlje druge. Te dve kolone i sve kolone izmeu njih bie izabrane. 10 Da bi se vratilo skriveno polje, u meniju Format izabrati Unhide Columns da bi se prikazao ovaj okvir za dijalog:

40

11 Oznaiti polje za potvrdu Datum Snimanja i zatim pritisnuti Close. Access ponovo prikazuje kolonu Datum Snimanja. 12 Povui desnu ivicu prozora tabele ulevo da bi mu se smanjila veliina tako da ne mogu da se vide sva polja u tabeli. 13 Dovesti pokaziva mia iznad zaglavlja kolone RB Numere, drati pritisnut taster mia i prevui preko zaglavlja kolona Naslov Numere i RB Izvoaa. Zatim, sa izabrane tri kolone, u meniju Format izabrati Freeze Columns. Sada kada se vri pomeranje horizontalno kroz sadraj prozora da bi se videle kolone koje su desno izvan ekrana, prve tri kolone se nee pomerati, tj. bie sve vreme vidljive. 14 U meniju Format, izabrati Unfreeze All Columns da bi se kolone vratile u njihovo normalno stanje. 15 Zatvoriti tabelu bez uvanja izmena, a zatim zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

41

3. Upotreba obrazaca radi pojednostavljenja unoenja podataka


Baza podataka koja se koristi iz dana u dan korisna je samo ako se odrava aurnom i ako se eljene informacije mogu brzo pronai. Iako je korienje Microsoft Access-a prilino jednostavno, unoenje, menjanje i dobijanje podataka u prikazu Datasheet je zadatak koji nebi bilo zgodno poveriti nekome ko ne poznaje Access. Ne samo da bi ti poslovi bili dosadni i neefikasni, nego i rad u prikazu Datasheet ostavlja previe prostora za greke, posebno ako se detalji unose u vie povezanih tabela. Reenje ovog problema i prvi korak u konverziji baze podataka u aplikaciju za rad sa bazom podataka je da se naprave i koriste obrasci. Obrazac je organizovan i formatiran prikaz nekih ili svih polja iz jedne ili vie tabela ili upita. Obrasci rade interaktivno sa tabelama u bazi podataka. Kontrole na obrascu koriste se za pronalaenje informacija, za unoenje novih informacija, kao i za ureivanje ili uklanjanje onih koje ve postoje. Kao kod tampanih obrazaca, obrasci u Access-u mogu da sadre labele, kontrole koje govore korisnicima koji je oekivani tip informacija koje se unose, kao i polja za tekst, kontrole u koje mogu da se upisuju informacije. Za razliku od tampanih obrazaca, obrasci u Access-u mogu da sadre i razne druge kontrole, kao to su dugmad opcija i komandna dugmad, koje transformiu Access u neto vrlo slino okviru za dijalog Microsoft Windows-a ili jednoj stranici arobnjaka.

Savet
Neki obrasci se koriste za kretanje po opcijama i funkcijama aplikacije za rad sa bazom podataka i imaju malo ili nimalo veze sa podacima u njoj. Razvodna tabla je primer ovakve vrste obrasca. Kao to je to sluaj i sa drugim Access-ovim objektima, obrasce korisnik moe da pravi sam ili pomou arobnjaka. Obrasce koji se koriste za navigaciju i odravanje baze podataka, kao to je razvodna tabla, najbolje je da korisnik pravi sam u prikazu Design. Obrasce koji se zasnivaju na tabelama, sa druge strane, trebalo bi da se uvek prave pomou arobnjaka i da se onda dorauju runo ne zato to je teko prevlaiti potrebne kontrole u obliku polja za tekst na obrazac, ve zato to jednostavno nema razloga da korisnik to sam radi. U ovom poglavlju bie napravljeni neki obrasci da bi se sakrila sloenost baze podataka Video Kolekcija od ljudi koji e njene informacije unositi i raditi sa njima.

Pravljenje obrasca korienjem arobnjaka


Pre nego to korisnik pone da pravi obrazac, potrebno je da zna na kojoj tabeli e se on zasnivati i da ima ideju kako e se obrazac koristiti. Kada korisnik donese te odluke, moe da upotrebi arobnjaka Form da mu pomogne da napravi osnovni obrazac. Kao i za svaki drugi objekat u Access-u, kada se obrazac napravi uvek se moe prei u prikaz Design i prilagoditi obrazac ako ne zadovoljava u potpunosti potrebe korisnika. U ovoj vebi napravie se obrazac koji se koristi za dodavanje zapisa novih filmova u tabelu Filmovi baze podataka Video Kolekcija. 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Forms. Dva puta pritisnuti Create form by using wizard da bi se pokrenuo arobnjak Form ija prva stranica izgleda ovako:

42

4 5

U padajuoj listi Tables/Queries pritisnuti Table:Filmovi da bi se, u listi Available Fields, prikazala polja iz tabele. Pritisnuti dugme >> da bi se prebacila sva polja iz tabele Filmovi u listu Selected Fields i zatim pritisnuti Next. Druga stranica arobnjaka Form se koristi da bi se izabrao raspored polja na novom obrascu. Kada se izabere opcija na desnoj strani, s leve strane e se prikazati kako e obrazac izgledati kada se ta opcija izabere.

Izabrati Columnar i zatim pritisnuti Next. U ovoj stranici mogu da se oznae neki stilovi da bi se videlo kako e obrazac izgledati kada se primeni izabrani stil.

7 8

Izabrati stil Sumi Painting iz liste i pritisnuti Next. S obzirom da se ovaj obrazac zasniva na tabeli Filmovi, Access predlae Filmovi za naziv obrasca. Prihvatiti ovaj predlog, ostaviti izabranu opciju Open the form to view or enter information i pritisnuti Finish. Otvara se novi obrazac Filmovi:

Zatvoriti obrazac.

10 Ponoviti korake od 3 do 9 da bi se napravio obrazac Glumci zasnovan na tabeli Glumci. 11 Ponoviti korake od 3 do 9 da bi se napravio obrazac Glumci u Filmovima zasnovan na tabeli Glumci u Filmovima. 12 Zatvoriti bazu podataka Video Kolekcija. 43

Podeavanje svojstva obrasca


Kao i sa tabelama, sa obrascima je mogue raditi u razliitim prikazima. Dva najea su prikaz Form, koji se koristi za pregled ili unos podataka i prikaz Design koji se koristi za dodavanje kontrola obrascu ili menjanje svojstava ili izgleda obrasca. Kada se koristi arobnjak Form da bi se napravio obrazac u formatu kolone, svako polje koje se izabere iz tabele nad kojom je napravljen obrazac predstavljeno je kontrolom polje za tekst i pridruenom kontrolom labela. Ovakav obrazac, koji se koristi za unos ili pregled informacija u odreenu tabelu, vezan je sa tom tabelom. Svako polje za tekst - polje u kom se upisuju ili pregledaju podaci - vezano je sa odreenim poljem u tabeli. Tabela je izvor zapisa, a polje izvor kontrole. Svaka kontrola ima vie svojstava, kao to su tip slova, veliina slova, poravnanje, boja ispune i ivice. arobnjak dodeljuje podrazumevane vrednosti svim svojstvima, ali ih je mogue promeniti da bi se poboljao izgled obrazaca. U ovoj vebi, bie ureena svojstva obrasca Filmovi tako da on zadovoljava potrebe ljudi koji e ga koristiti svakodnevno. Slediti ove korake: 1 2 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Sa oznaenim Forms na traci Objects, u listi obrazaca, izabrati Filmovi i pritisnuti dugme Design ( ). Ovaj obrazac se otvara u prikazu Design i izgleda ovako:

Kada se obrazac napravi, neka od njegovih svojstava nasleuju se iz tabele na kojoj se zasniva. U ovom sluaju, nazivi dodeljeni poljima za tekst (RBFilma, NaslovFilma itd.) su nazivi polja iz tabele Filmovi, a labele levo od svakog polja za tekst odraavaju svojstvo Caption svakog polja. Veliina svakog polja za tekst odreena je svojstvom Field Size.

44

Savet
Poto se obrazac napravi, njegova svojstva nisu vezana sa svojim izvorom. Menjanje svojstava polja tabele nema uticaja na odgovarajua svojstva obrasca i obrnuto. 3 Promeniti tip slova labele RB Filma pritiskajui labelu i birajui, u padajuoj listi Font na paleti alatki, Microsoft Sans Serif (ako se ne vidi Microsoft Sans Serif izabrati MS Sans Serif) Sa jo uvek izabranom labelom, u listi Font Size pritisnuti 8 da bi slova bila malo manja. Pritisnuti desnim tasterom polje za tekst RBFilma (ne njegovu labelu) i u meniju koji se pojavljuje izabrati Properties da bi se prikazao okvir za dijalog Properties za polje za tekst RB Filma:

4 5

Sve opcije koje su dostupne na paleti alatki, dostupne su takoe (sa drugim opcijama) u okviru za dijalog Properties koje je pridrueno svakoj kontroli. Ovaj okvir za dijalog moe da se koristi za prikazivanje svojstava bilo kog objekta na obrascu, ukljuujui i sam obrazac; izabrati jednostavno objekat iz padajue liste pri vrhu okvira za dijalog. Mogue je prikazati grupisane tipove svojstava biranjem odgovarajue kartice: Format, Data, Event ili Other. Ili, mogu se prikazati sva svojstva biranjem kartice All. 6 Izabrati karticu Format, spustiti se do svojstva Font Name i primeniti ga u Microsoft Sans Serif (ili MS Sans Serif). Postaviti zatim Font Size na 8 i postaviti Font Weight na Bold. Na obrascu iza okvira za dijalog, moe da se vidi kako ove promene utiu na tekst RBFilma u polju za tekst.

Savet
Kada se radi u prikazu Design sa otvorenim okvirom za dijalog Properties, moe se odvui u stranu okvir za dijalog drei pritisnutu naslovnu liniju da bi mogle da se vide izmene koje se deavaju na obrascu. 7 8 U padajuoj listi na vrhu okvira za dijalog Properties pritisnuti NaslovFilma_Label da bi se izabrala labela levo od polja za tekst NaslovFilma. Ponoviti korak 6 da bi se promenila svojstva slova ove kontrole. Ovi razliiti naini biranja kontrole i menjanja njenih svojstava omoguavaju odreenu fleksibilnost i udobnost, ali moe da se zakljui da bi bilo pomalo dosadno da se primenjuje bilo koji od njih na nekoliko desetina kontrola u obrascu. Sledea dva koraka pokazuju bri nain da se to uradi. 9 Pritisnuti Ctrl+A da bi se izabrale sve kontrole u odeljku Detail obrasca.

45

Savet
Sve kontrole na obrascu mogu se izabrati i ako se u meniju Edit pritisne Select All, ili razvlaenjem pravougaonika preko dela kontrola ili preko svih njih. Mali, crni markeri pojavljuju se oko svih kontrola to ukazuje da su one izabrane. U redu sa naslovom okvira za dijalog Properties sada stoji Multiple Selection, a lista Objects je prazna. Prikazana su samo svojstva iz grupe Format koja imaju iste vrednosti za sve izabrane kontrole. S obzirom da izmene koje su uinjene u prethodnim koracima ne vae za sve izabrane kontrole, vrednosti polja Font Name, Font Size i Font Weight su sada prazne. 10 Da bi se promenila vrednost za sve izabrane kontrole, postaviti Font Name, Font Size i Font Weight kao to je to uraeno u koraku 6. 11 Dok su sve kontrole jo uvek izabrane, na kartici Format pritisnuti Back Style i izabrati Normal. Pozadina labela vie nee biti providna. 12 Pritisnuti Back Color, a zatim pritisnuti dugme ... desno od okvira da bi se pojavio okvir za dijalog Color:

13 Izabrati bledoutu i pritisnuti OK. Pozadina svih kontrola postaje bledouta.

Savet
Ako se ne vidi boja koja se eli da se koristi, pritisnuti Define Custom Colors, raditi sa razliitim vrednostima parametara dok se ne odredi eljena boja i zatim pritisnuti Add to Custom Colors. 14 Postaviti vrednost polja Special Effect na Shadowed i da bi senka bila zelena postaviti tu boju kao vrednost svojstva Border Color. Moe da se pritisne dugme ... i izabere boja ili moe da se u okvir BorderColor upie vrednost boje kao to je 32768. 15 Pritisnuti odeljak Detail da bi sve kontrole prestale da budu izabrane. Obrazac bi sada trebalo da izgleda ovako:

46

16 Pritisnuti labelu levo od NaslovFilma i u okviru za dijalog Properties, promeniti svojstvo Caption u Naslov. 17 Ponoviti korak 16 da bi se promenilo Reiser Filma u Reiser.

Savet
Svojstvo Caption labele ili svojstvo Control Source polja za tekst mogu da se promene tako to e se kontrola izabrati, pritiskom mia dovesti kursor u tekst i zatim upisati tekst kao to bi se to uradilo u bilo kojoj drugoj aplikaciji pod Windows-om. Ipak, treba biti obazriv prilikom ureivanja svojstva Control Source koje definie odakle dolazi sadraj polja za tekst. 18 Izabrati sve labele, ali ne i njihova polja za tekst, drei pritisnut taster Shift dok se pritiska jedna po jedna. Zatim, u okviru Properties, postaviti svojstvo Text Align na Right. 19 U meniju Format, pokazati na Size i zatim izabrati To Fit da bi veliina labela odgovarala njihovom sadraju, kao to je ovde prikazano:

47

Savet
Redosled po kome se menjaju formati, kao u prethodnom primeru, moe da utie na rezultate. Ako se ne dobiju oekivani rezultati, pritisnuti dugme Undo ili pritisnuti Ctrl+Z radi vraanja korak nazad u izmenama, a zatim pokuati ponovo. 20 Sada izabrati sva polja za tekst, ali ne i njihove odgovarajue labele i u okviru za dijalog Properties, promeniti svojstvo Left u 3,8 cm da bi se poveao razmak izmeu labela i polja za tekst. 21 Promeniti Font Weight u Normal i zatim pritisnuti negde izvan kontrola da ne bi bile vie izabrane. 22 Pritisnuti dugme Save ( ) da bi se sauvao izmenjeni obrazac Filmovi. 23 Zatvoriti obrazac i bazu podataka.

Podeavanje prikaza obrasca


Obrasci koje pravi arobnjak su funkcionalni, ali nisu elegantni. Mogue je, meutim, prilino jednostavno prilagoditi prikaz da bi zadovoljio potrebe korisnika. Mogu da se dodaju i obriu labele, pomeraju i labele i kontrole za tekst po obrascu, dodaju logoi i drugi grafiki elementi i da se na druge naine poboljava prikaz obrasca da bi bio atraktivan i jednostavan za korienje. Dok se radi sa prikazom obrasca, vano je da se obrati panja na oblik pokazivaa koji se menja da bi ukazao na nain na koji moe da se menja izabrana stavka. S obzirom da se polje za tekst i odgovarajua labela ponekad ponaaju kao jedno, treba biti paljiv i obratiti panju na oblik pokazivaa pre nego to se izvre bilo kakve izmene. U tabeli koja sledi objanjeno je na koju radnju svaki od oblika upuuje:

48

Oblik aka Kaiprst Vertikalne strelice Horizontalne strelice Dijagonalne strelice

Radnja Povui da bi se pomerile obe kontrole zajedno, kao jedna. Povui da bi se pomerila samo jedna kontrola. Povui gornju ili donju ivicu da bi se promenila visina. Povui desnu ili levu ivicu da bi se promenila irina. Povui ugao da bi se promenile i visina i irina.

U ovoj vebi, napravie se novi raspored kontrola, labela i polja za tekst, na obrascu Filmovi da bi vie odgovarale nainu na koji ljudi s njima rade. Uraditi sledee: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Otvoriti obrazac Filmovi u prikazu Design. Ako je potrebno, povlaiti donji desni ugao prozora Form nadole i udesno dok se ne bude video Form Footer na dnu obrasca i ne bude imalo oko 2,5 cm praznog prostora desno od pozadine, kao to je prikazano na ovoj slici:

Obrazac je podeljen na tri odeljka: Form Header, Detail i Form Footer. Trenutno, samo odeljak Detail neto sadri. 4 Dovesti pokaziva mia iznad desne ivice pozadine Detail i kada se pokaziva promeni u dvosmernu strelicu, povlaiti ivicu pozadine udesno sve dok se ne bude videlo jedanaest punih irina mree. Pritisnuti polje za tekst ReiserFilma i zatim polako pomerati pokaziva oko njegovih ivica, da bi se videlo kako menja oblik. Pomeriti pokaziva iznad polja za tekst RBanra i kada se promeni u aku, povui nagore i desno od polja za tekst GodinaIzdavanja.

5 6

49

Jednu po jednu, izabrati sve kontrole, podesiti im veliinu i premestiti na lokacije kao na slici:

Savet
Za precizno podeavanje veliine ili pozicije kontrole, pritisnuti je, pomerati pokaziva iznad kontrole dok ne dobije oblik koji odgovara eljenoj izmeni i zatim pritiskati odgovarajue kursorske tastere - , , ili - da bi se kontrola pomerala u malim priratajima u odreenom smeru. 8 Sada e se napraviti i sauvati stil koji se zasniva na ovom obrascu da bi korisnik mogao da ga primeni na bilo koji novi obrazac koji ubudue bude pravio umesto da sva runa podeavanja obavlja svaki put. U meniju Format, pritisnuti AutoFormat da bi se pojavio okvir za dijalog AutoFormat:

Pritisnuti dugme Customize da bi se prikazao okvir za dijalog Customize AutoFormat.

10 Pritisnuti Create a new AutoFormat based on the Form 'Filmovi' i zatim pritisnuti OK. 11 U okviru za dijalog New Style Name, upisati Video Kolekcija kao naziv novog stila i zatim pritisnuti OK. Sada se u bazi AutoFormat, novi stil pojavljuje u listi Form AutoFormats. Od sada, ovaj stil e biti na raspolaganju u svakoj bazi podataka koja e biti otvorena na istom raunaru. 12 Pritisnuti OK da bi se zatvorio okvir za dijalog AutoFormat. 13 Pritisnuti dugme Save ( ). 14 Zatvoriti obrazac i bazu podataka.

50

Unoenje podataka u tabele


U ovom delu bie neophodno da se unesu podaci u tabele baze podataka Video Kolekcija. Za unoenje podataka u tabele Filmovi, Glumci i Glumci u Filmovima bie korieni ve napravljeni obrasci. Za preostale dve tabele Formati Filmova i anrovi Filmova unoenje podataka e se vriti direktno u prikazu Datasheet. Treba uraditi sledee 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Tables i zatim dva puta pritisnuti na Formati Filmova da bi se otvorila tabela Formati Filmova u prikazu Datasheet. Uneti sledee podatke u tabelu sledeim redosledom (Access sam popunjava polje RB Formata): RB Formata 1 2 3 4 5 6 Zatvoriti tabelu Formati Filmova. Otvoriti tabelu anrovi Filmova. Uneti sledee podatke u tabelu sledeim redosledom (Access sam popunjava polje RB anra): RB anra 1 2 3 4 5 6 7 8 7 8 9 Zatvoriti tabelu anrovi Filmova. Na traci Objects pritisnuti Forms i zatim dva puta pritisnuti Filmovi. Uneti sledee podatke u tabelu Filmovi pomou obrasca Filmovi sledeim redosledom (Access sam popunjava polje RB Filma): Naziv anra Drama Komedija Akcija Nauna Fantastika Triler Mjuzikl Crtani Avanturistiki Naziv Formata VHS DivX DVD

51

RB Filma 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Naslov Filma pijunska igra Sne ta ene ele rek Pobesneli Maks Upoznajte Do Bleka ikago Indijana Dons Gotika Prvi greh

Reiser Filma Tony Scott Guy Ritchie Nancy Meyers Andrew Adamson George Miller Martin Brest Rob Marshall Stiven Spielberg Matheu Kassovitz Michael Cristofer

Godina Trajanje RB RB anra Izdavanja (min) Formata 2001 2000 2000 2001 1985 1998 2002 1984 2003 2001 126 104 127 90 107 178 113 118 98 116 5 3 2 7 4 1 6 8 5 1 2 3 3 2 1 1 3 1 2 2

10 Zatvoriti obrazac Filmovi. 11 Otvoriti obrazac Glumci. 12 Uneti sledee podatke u tabelu Glumci pomou obrasca Glumci sledeim redosledom (Access sam popunjava polje RB Glumca):

RB Glumca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ime Glumca Brad Halle Robert Penelope Renee Catherine Richard Mel Tina Antonio

Prezime Glumca Pitt Berry Downey Jr Cruz Zellweger Zeta-Jones Gere Gibson Turner Banderas

52

RB Glumca 11 12 13 14 15 16 17 18 19 13 Zatvoriti obrazac Glumci. 14 Otvoriti obrazac Glumci u Filmovima.

Ime Glumca Angelina Harrison Eddie Cameron Robert Benicio George Anthony Helen

Prezime Glumca Jolie Ford Murphy Diaz Redford Del Toro Clooney Hopkins Hunt

15 Uneti sledee podatke u tabelu Glumci u Filmovima pomou obrasca Glumci u Filmovima sledeim redosledom: RB Filma 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 RB Glumca 1 15 1 16 8 19 13 14 8 9 1 18 5 53

RB Filma 7 7 8 9 9 9 10 10

RB Glumca 6 7 12 2 3 4 10 11

16 Zatvoriti obrazac Glumci u Filmovima i zatim zatvoriti tabelu Video Kolekcija.

Dodavanje kontrola u obrascu


Svaki obrazac ima tri osnovna odeljka: Form Header, Detail i Form Footer. Kada se koristi za pravljenje obrazaca, arobnjak dodaje u odeljku Detail skup kontrola za svako polje koje korisnik izabere iz tabele nad kojom se pravi obrazac i ostavlja odeljke Form Header i Form Footer prazne. S obzirom da su ovi odeljci prazni, Access ih saima. Meutim, korisnik moe da sam odredi veliine svih odeljaka tako to e povlaiti njihove birae. Iako su moda labele i polja za tekst kontrole koje se najee koriste na obrascima, obrasci se mogu poboljati mnogim drugim tipovima kontrola. Na primer, mogu da se dodaju grupe dugmadi opcija, polja za potvrdu i polja sa listom da bi se korisnicima ponudili izbori umesto da sami upisuju vrednosti u polja za tekst. Kontrole koje se najee koriste smetene su u okvir sa alatkama. Pritiskom na dugme More Controls ( ) prikazuje se lista svih drugih kontrola koje je Access pronaao na raunaru korisnika. Kontrole koje se pojavljuju kada se pritisne More Controls ne moraju biti povezane iskljuivo sa Access-om ili ak bilo kojom drugom aplikacijom iz paketa Microsoft Office. Lista sadri sve kontrole koje je neka aplikacija instalirala i registrovala na raunaru korisnika.

Vano
Neke kontrole, kao to je Calendar Control, mogu da budu veoma korisne. Druge mogu biti beskorisne kada se dodaju obrascu ili mogu da urade neto to korisnik ne oekuje i to nije ba prijatno. Ako se eli da se eksperimentie, ne raditi to u bazi podataka koja je vana. U ovoj vebi koristie se obrazac Filmovi iz baze podataka Video Kolekcija da bi se dodao natpis odeljku Form Header. Zamenie se kontrola polje za tekst ReiserFilma u odeljku Detail kontrolom kombinovano polje sa listom. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Otvoriti obrazac Filmovi u prikazu Design. Dovesti pokaziva mia iznad horizontalne linije izmeu biraa odeljka Form Header i biraa odeljka Detail i, kada se pokaziva promeni u dvosmernu strelicu, povui bira odeljka Detail oko 2 cm na dole. Obrazac sada izgleda ovako: 54

Ako okvir sa altkama nije na ekranu, pritisnuti dugme Toolbox (

) na paleti alatki.

Mogue je takoe da se komanda Toolbox izabere u meniju View. Da bi se drao okvir sa alatkama otvoren, ali tako da ne smeta, moe se postaviti du jedne ivice ekrana. 5 Da bi se dobila ideja kakve su kontrole na raspolaganju, pomerati pokaziva iznad dugmadi u okviru sa alatkama, zadravajui se iznad svakog taman toliko da se pojavi odgovarajui naziv ScreenTip. Da bi se dodao naslov u zaglavlje, u okviru sa alatkama izabrati kontrolu Label ( razvui pravougaonik u odeljku zaglavlja. Upisati Filmovi i pritisnuti Enter. Labela Filmovi preuzima format ostalih labela. 8 9 Sa izabranom labelom Filmovi, pritisnuti taster F4 da bi se pojavio okvir za dijalog Properties. Promeniti svojstvo Font Size u 18 i Text Align u Center. Zatvoriti zatim okvir za dijalog Properties. ) i zatim

Access ubacuje kontrolu Label koja sadri kursor da bi mogao odmah da se upie natpis. 7

10 U meniju Format, pokazati na Size i zatim pritisnuti To Fit. 11 Podesiti veliinu i poziciju kontrole koja je upravo dodata dok ne bude izgledala ovako:

55

12 Ako je dugme Control Wizard ( pritisnuti ga da bi se deaktiviralo.

) u okviru sa alatkama aktivno (oko dugmeta je okvir)

Kada ovo dugme nije izabrano moe se praviti kontrola sa svim podrazumevanim svojstvima bez potrebe da se proe kroz stranice arobnjaka. 13 Ubaciti kombinovano polje sa listom u odeljak Details tako sto e se, u okviru sa alatkama, pritisnuti kontrola Combo Box ( ) i zatim razvui pravougaonik odmah ispod polja za tekst ReiserFilma. Kada se otpusti mi, Access prikazuje kontrolu kombinovano polje sa listom koja je nevezana (engl. unbound), tj. nije povezana sa poljem u tabeli Filmovi. 14 Kopirati format polja za tekst ReiserFilma na novu kontrolu kombinovano polje sa listom pritiskajui polje za tekst ReiserFilma, zatim dugme Format Painter ( ) na paleti alatki i zatim kontrolu kombinovano polje sa listom. Kontrola kombinovano polje sa listom i njegova labela preuzimaju novi format. 15 Izabrati ponovo kombinovano polje sa listom i prikazati njegov okvir za dijalog Properties. 16 Izabrati karticu Data, postaviti Control Source na ReiserFilma i zatim upisati sledei tekst u okvir Row Source: SELECT DISTINCT Filmovi.ReiserFilma FROM Filmovi; (Obratiti panju na to da izmeu Filmovi i ReisreFilma nema razmaka, samo taka.) Ovaj red je upit koji izvlai po primer od svakog reisera u polju ReiserFilma tabele Filmovi i prikazuje rezultate kada se pritisne strelica okvira. Okvir za dijalog Properties sada izgleda ovako (mora da se proiri da bi se prikazao ceo upit):

56

Savet
Ako je potrebno da se doda film reisera koji nije u listi, moe da se upise reiser u kombinovano polje sa listom. Kada se zapis doda u bazu podataka, taj reiser se pojavljuje u listi kombinovanog polja sa listom. 17 Ako je potrebno, postaviti Row Source Type na Table/Query. 18 Pritisnuti labelu levo od kombinovanog polja sa listom, izabrati karticu Format okvira za dijalog, promeniti vrednost svojstva Caption u Reiser Filma i zatvoriti okvir za dijalog. 19 Izbrisati poetno polje za tekst ReiserFilma i njegovu labelu i pomeriti novo kombinovano polje sa labelom na njegovo mesto, podeavajui veliinu ako je potrebno. 20 Pritisnuti dugme View ( ). Obrazac bi trebalo da izgleda ovako:

21 Proi kroz nikoliko zapisa i proveriti kako se bira reiser iz kombinovanog polja sa listom. 22 Nije potreban bira zapisa siva traka du leve ivice obrasca stoga se treba vratiti u prikaz Design i otvoriti okvir za dijalog Properties za ceo obrazac pritiskajui bira Form i pritiskajui F4. Zatim, na kartici Format promeniti Record Selectors u No. Promeniti Scroll Bars u Neither. Na kraju, zatvoriti okvir za dijalog Properties. 23 Sauvati novi obrazac i zatim se prebaciti u prikaz Form da bi se video obrazac u konanom obliku. 24 Zatvoriti obrazac i bazu podataka. 57

Pravljenje obrasca upotrebom opcije AutoForm


Iako obrazac ne mora da sadri sva polja iz tabele, kada se koristi kao osnovni nain za pravljenje novih zapisa, obino ih sve sadri. Najbri nain da se napravi obrazac koji sadri sva polja iz jedne tabele jeste da se upotrebi opcija AutoForm. Uz to, kao i kod obrazaca koje je napravio arobnjak, svi obrasci mogu jednostavno da se prilagode. U ovoj vebi, napravie se automatski obrazac koji prikazuje informacije o anrovima filmova Video Kolekcije. Uraditi sledee: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects izabrati Forms. Na paleti alatki prozora baze podataka pritisnuti dugme New ( ) da bi se pojavio ovaj okvir za dijalog New Form u kome su navedeni svi naini na koje moe da se napravi obrazac:

Pritisnuti AutoForm: Columnar, u padajuoj listi u donjem delu okvira uzabrati tabelu anrovi Filmova i zatim pritisnuti OK. Okvir za dijalog se zatvara i u sledeem trenutku pojavljuje se novi obrazac anrovi Filmova u prikazu Form.

Pritisnuti dugme Save ( ), u okviru za dijalog Save As prihvatiti podrazumevani naziv anrovi Filmova i pritisnuti OK da bi se video obrazac koji izgleda ovako:

Savet
Kada AutoForm pravi obrazac, Access primenjuje stil pozadine koji je primenjen zadnji put kada je korien arobnjak Form (ili podrazumevani stil ako nije korien arobnjak). 6 7 8 Ovaj obrazac ve izgleda dosta dobro, ali e se ipak prei u prikaz Design da bi moglo da se napravi nekoliko manjih izmena. Izbrisati re anra iz labele Naziv anra. Vrednost RBanra popunjava Access i ne bi trebalo nikada da se menja. Stoga je potrebno onemoguiti izmenu vrednosti u tom polju za tekst. Pritisnuti je i, ako je to potrebno, pritisnuti F4 da bi se prikazao okvir za dijalog Properties kontrole. 58

Na kartici Data, promeniti Enabled u No i zatvoriti okvir za dijalog.

10 Prebaciti se u prikaz Form i proi kroz nekoliko anrova. Pokuati promenu vrednosti u polju RBanra. Vidi se da je to nemogue. 11 Nije potreban bira zapisa u obrascu, pa se vratiti u prikaz Design, pritisnuti bira Form i zatim pritisnuti taster F4 da bi se otvorio okvir za dijalog Properties. Zatim, na kartici Format, promeniti Scroll Bars u Neither i Record Selectors u No. 12 Sauvati i zatvoriti obrazac anrovi Filmova. 13 Zatvoriti bazu podataka.

59

4. Pronalaenje odreenih informacija


Baza podataka je skladite informacija. U njoj moe biti uskladiteno nekoliko zapisa u jednoj tabeli ili hiljade zapisa u vie povezanih tabela. Bez obzira na to koliko je informacija pohranjeno u bazi podataka, od nje ima koristi samo ako informacije koje su potrebne mogu da se pronau onda kada su potrebne. U maloj bazi podataka informacije mogu jednostavno da se pronau tako to e se prolaziti kroz tabelu sve dok se ne uoi ono to se trai. Ali, kako veliina baze podataka raste i baza postaje sloenija, pronalaenje odreenih informacija postaje sve tee. Microsoft Access nudi razne alatke za organizovanje prikaza informacija u bazi podataka i pronalaenje specifinih informacija. Korienjem tih alatki mogue je usresrediti se samo na deo informacija brzim sortiranjem tabele po bilo kom polju (ili kombinaciji polja) ili filtriranjem tabele radi prikazivanja (ili izostavljanja) informacija koje sadre neku kombinaciju znakova. Uz malo dodatnog truda, mogu se napraviti upiti koji prikazuju odreena polja iz odreenih zapisa iz jedne ili vie tabela. Mogu ak i da se sauvaju ti zapisi da bi mogli ponovo da se koriste. Upit moe da uradi vie od jednostavnog vraanja liste zapisa iz tabele. U upitu je mogue upotrebiti funkcije koje izvode izraunavanja nad informacijama u tabeli da bi proizvele zbir, prosek, izbrojale vrednosti ili pronale druge matematike vrednosti. U ovom poglavlju, nauie se kako da se precizno pronau potrebne informacije u bazi podataka upotrebom alatki za sortiranje i filtriranje i postavljanjem upita.

Sortiranje informacija
Informacije uskladitene u tabeli mogu da se sortiraju u rastuem ili opadajuem redosledu, po vrednostima u jednom ili vie polja u tabeli. Bie ponekad potrebno da se sortira tabela da bi se grupisale zajedno sve stavke istog tipa. U ovoj vebi nauie da se soriraju informacije u listu sa podacima ili obrascu na vie naina. Uraditi sledee: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Otvoriti tabelu Glumci u prikazu Datasheet. Da bi se izvrilo sortiranje po polju Ime Glumca pritisnuti bilo gde unutar kolone Ime Glumca i zatim pritisnuti dugme Sort Ascending ( ).

Savet
Mogu takoe da se koriste komande Sort Ascending ili Sort Descending u meniju Records; ili, moe da se pritisne desnim tasterom mia kolona u listu sa podacima i izabere eljena komanda u meniju koji se pojavljuje. Zapisi su sortirani po imenima glumaca. 4 5 Da bi se obrnuo redosled sortiranja, dok se jo uvek nalazi u koloni Ime Glumca, pritisnuti dugme Sort Descending ( ). Sauvati i zatvoriti tabelu Glumci.

Kako Access sortira


Sortiranje kao koncept izgleda prilino intuitivno, ali ponekad pristup raunara takvom konceptu nije naroito intuitivan. Sortiranje brojeva spada u primere o kojima je re. U Access-u brojevi 60

mogu da se tretiraju kao tekst ili kao numerike vrednosti. S obzirom na razmake, crtice i znake interpunkcije koji se obino koriste u adresama, potanskim brojevima i brojevima telefona, brojevi u tim poljima obino se tretiraju kao tekst. Brojevi u poljima koja sadre cene ili koliine, sa druge strane obino se tretiraju kao numerike vrednosti. Kada Access sortira tekst, prvo se vri sortiranje po prvom znaku u izabranom polju u svim zapisima, zatim po sledeem i tako redom sve dok vie ne preostane znakova. Kada Access sortira brojeve, sadraj svakog polja tretira se kao jedna vrednost i zapise sortira po tim vrednostima. Takva taktika moe da dovede do naizgled udnih redosleda sortiranja. Na primer, sortiranje liste kao teksta u prvoj koloni tabele koja sledi, daje listu u drugoj koloni. Sortiranje iste liste kao numerikih vrednosti proizvodi listu u treoj koloni. Original 1 1234 23 3 11 22 12 4 2 5 Sortirano kao tekst 1 11 12 1234 2 22 23 3 4 5 Sortirano kao broj 1 2 3 4 5 11 12 22 23 1234

Ako polje sa tipom podataka Text sadri brojeve, moe se sortirati numeriki dodajui ispred brojeva nule da bi sve vrednosti bile iste duine. Na primer, 001, 011 i 101 bie sortirani ispravno ak i kada su brojevi definisani kao tekst.

Savet
Access moe da sortira po vie polja, ali ide redom s leva na desno. Zato polja po kojima se eli da se izvri sortiranje moraju biti susedna i moraju biti ureena po redu u kome se eli da se sortiraju. 6 7 Otvoriti tabelu Filmovi. Pritisnuti zaglavlje kolone Godina Izdavanja, drati pritisnut taster Shift i pritisnuti zaglavlje kolone Trajanje (min) da bi se proirio izbor, tj. da bi bile izabrane i kolona Godina Izdavanja i kolona Trajanje (min). Pritisnuti dugme Sort Ascending da bi se uredili zapisi po godinama izdavanja u rastuem redosledu i trajanjima takoe u rastuem redosledu unutar svake oblasti (ili, u ovom sluaju, svake godine izdavanja).

Savet
Zapisi mogu da se sortiraju tokom pregleda u obrascu. Pritisnuti jednostavno okvir polja po kome se eli da se izvri sortiranje i zatim pritisnuti jedno od dugmadi Sort. Sortiranje po vie polja se, meutim, ne moe izvriti u prikazu Form. 61

Sauvati i zatvoriti tabelu Filmovi.

10 Zatvoriti bazu podataka.

Filtriranje informacija u tabeli


Sortiranjem informacija, tabela se organizuje na logiki nain, ali i dalje korisniku ostaje cela tabela sa kojom treba da radi. Ako je cilj da se pronau svi zapisi koji sadre informacije u jednom ili vie polja koje zadovoljavaju odreene uslove, potrebe e zadovoljiti jedna od raspoloivih komadi Filter. Moe, na primer da se napravi filter koji e pronai sve filmove ija je godina izdavanja 2001. Jednostavni filtri mogu da se primene dok se gledaju informacije u tabeli ili obrascu. Ti filtri primenjuju se na sadraj izabranog polja, ali na rezultate prvog se moe primeniti sledei filtar da bi se dalje preistilo traenje.

Savet
Komande Filter koje e se koristiti u ovoj vebi mogu se pokretati iz menija Records pokazivanjem na Filter; pritiskanjem dugmadi na paleti alatki; i iz prirunih menija koji se dobijaju upotrebom desnog tastera mia. Nisu, meutim, sve komande Filter dostupne u svakom od ovih postupaka. U ovoj vebi isprobae se vie metoda filtriranja informacija u tabeli. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Otvoriti tabelu Filmovi u prikazu Datasheet. Pritisnuti bilo koju vrednost 2001 u polju Godina Izdavanja i zatim pritisnuti dugme Filter By Selection ( ). Broj filmova prikazanh u tabeli menja se sa 10 u 3 jer ima samo tri filma ija je godina izdavanja 2001.

Vano
Kada se filtrira tabela, zapisi koji ne zadovoljavaju filtar ne uklanjaju se iz baze ve se samo ne prikazuju. 4 5 Pritisnuti dugme Remove Filter ( ) da bi se ponovo prikazali i ostali filmovi.

ta ako se eli spisak filmova koji su izdati 2000. godine ili kasnije? Pronai primer ove godine izdavanja u tabeli, izabrati znak 2 i zatim ponovo pritisnuti dugme Filter By Selection. Sada je vidljivo sedam filmova sa godinom izdavanja koja je 2000. ili kasnija. Pritisnuti Remove Filter. Da bi se pronalo koliko filmova ima godinu izdavanja koja nije 2000., pritisnuti desnim tasterom polje Godina Izdavanja u bilo kom zapisu sa vrednou 2000 u tom polju i u prirunom meniju pritisnuti Filter Excluding Selection. Videe se filmovi sa drugim godinama izdavanja. Pritisnuti Remove Filter.

6 7

Dokeri
Kada korisnik ne zna ili nije siguran o kom znaku ili skupu znakova se radi, moe da koristi dokere kao zamenu za znakove u svojim kriterijumima za pretraivanje. Najei dokeri su: 62

Znak * ? #

Opis Odgovara bilo kom broju znakova Odgovara jednom slovnom znaku Odgovara jednom numerikom znaku

Savet
Nakon pronalaenja samo informacija koje su potrebne i njihovog organizovanja na odgovarajui nain, rezultati mogu da se prikau u obrascu ili izvetaju. Pritisnuti jednostavno na paleti alatki dugme New Object i pratiti uputstva. 9 Snimiti i zatvoriti tabelu Filmovi. 10 Zatvoriti bazu podataka.

Savet
Mogu se upotrebiti komande Filter da bi se filtrirale informacije u tabeli dok se gledaju u obrascu. Komanda Filter For esto je korisna kod obrazaca zato to nije potrebno da se vidi eljeni izbor.

Filtriranje na osnovu obrasca


Komanda Filter By Form omoguava brz i jednostavan nain da se filtrira tabela na osnovu informacija iz nekoliko polja. Ako se otvori tabela i zatim pritisne dugme Filter By Form, ono to se vidi lii na jednostavan list sa podacima. Meutim, svaka elija je kombinovano polje sa listom iji sadraj moe da se pomera i u kojoj su sve stavke u tom polju. To izgleda ovako:

Moe da se izabere vrednost iz liste i pritisne dugme ApplyFilter da bi se prikazali samo zapisi koji sadre izabranu vrednost. Upotreba mogunosti Filter By Form nad tabelom koja ima samo nekoliko polja, kao to je ova, je laka. Ali, upotrebiti je nad tabelom koja ima vie desetina polja postaje pomalo glomazno. Tada je lake koristiti Filter By Form nad tabelom u verziji obrasca. Ako se otvori obrazac i zatim pritisne Filter By Form, videe se prazan obrazac. Pritiskanjem u bilo koji okvir i zatim pritiskanjem padajue strelice prikazuje se lista svih vrednosti u polju, kao to je ovde pokazano:

63

Ako se napravi izbor i pritisne dugme ApplyFilter, pritisak na dugme za kretanje Next Record prikazuje prvi zapis koji zadovoljava kriterijume izbora, zatim sledei itd.

Savet
Filter By Form nudi iste mogunosti i postupke bilo da se koristi u obrascu bilo u tabeli. S obzirom da je definisanje filtra ponekad lake u obrascu, a pregled rezultata ponekad laki u tabeli, moe se upotrebiti AutoForm da bi se brzo napravio obrazac za tabelu. Moe se, zatim, upotrebiti obrazac iz mogunosti Filter By Form umesto tabele i zatim se prebaciti u prikaz Datasheet da bi se pregledali rezultati. U ovoj vebi pokuae se da se pronae film iji je naslov zaboravljen. Prilino je sigurno da naslov filma poinje sa i da je godina izdavanja 2000. ili 2001. Zbog toga e se upotrebiti Filter By Form da bi se pokualo da se nae zapis filma. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Forms i dva puta pritisnuti Filmovi da bi se obrazac Filmovi otvorio u prikazu Form. Na paleti alatki pritisnuti dugme Filter By Form ( ). Obrazac Filmovi, koji pokazuje informacije iz jednog zapisa, zamenjen je svojom Filter By Form verzijom sa praznim okvirima za svako polje i jezicima kartica Look for i Or na dnu. 4 Pritisnuti drugi okvir Naslov, upisati * i pritisnuti Enter da bi se reklo Access-u da prikae sve naslove filmova na . Access pretvara uslov koji je upisan u odgovarajui format, ili sintaksu, za ovaj tip izraza: Like *. 5 6 Pritisnuti okvir Godina Izdavanja i iz padajue liste izabrati 2000. Pritisnuti dugme Apply Filter ( ) da bi se videli samo filmovi ija je godina izdavanja 2000 i iji naslov poinje na . Access zamenjuje prozor za postavljanje filtra normalnim obrascem Filmovi i traka za kretanje po zapisima ukazuje na to da postoji jedan filtriran zapis. 7 Pritisnuti dugme Filter By Form radi prebacivanja nazad na filtar. Jo uvek se prikazuju kriterijumi filtra koji su bili postavljeni. Kada se upiu kriterijumi filtra koristei bilo koji metod, oni bivaju sauvani kao svojstvo obrasca i raspoloivi sve dok se ne zamene drugim kriterijumima. 64

Da bi se dodala druga godina izdavanja, izabrati karticu Or. Ova kartica ima iste prazne elije kao i kartica Look for. Mogue je prebacivati se sa kartice na karticu i tada se vidi da ranije uneseni kriterijumi nisu uklonjeni.

Savet
Kada se otvori kartica Or, pojavljuje se druga kartica Or da bi mogla da se ukljui, ako se eli, i trea godina izdavanja. 9 U okvir Naslov upisati * , upisati ili izabrati 2001 u okviru Godina Izdavanja i zatim pritisnuti dugme Apply Filter. Proi kroz filtrirani obrazac Filmovi da bi se videla tri zapisa koji su zadovoljili kriterijume. 10 Zatvoriti obrazac Filmovi i zatim zatvoriti bazu.

Pronalaenje informacija koje zadovoljavaju viestruke kriterijume


Filtri Filter By Selection, Filter For <vrednost> i Filter By Form su brzi i laki naini da se izbruse potrebne informacije sve dok su kriterijumi filtara jednostavni. Kad je potrebno da se u jednoj tabeli trae zapisi koji zadovoljavaju viestruke kriterijume ili koji zahtevaju sloene izraze kao kriterijume, moe da se upotrebi komanda Advanced Filter/Sort. Komanda Advanced Filter/Sort se primenjuje u reetki za projektovanje koja je ovde prikazana:

Reetka za projektovanje moe da se koristi za rad samo sa jednom tabelom.

Savet
Ako se pravi jednostavan upit u prozoru za filtar koji bi korisnik eleo ponovo da koristi, moe ga snimiti kao upit. Iz menija File izabrati Save As Query ili na paleti alatki pritisnuti dugme Save As Query ili desnim tasterom mia pritisnuti u prozor za filtar i zatim, u prirunom meniju izabrati Save As Query. U ovoj vebi, napravie se filtar da bi se pronali filmovi u dve godine izdavanja upotrebom komande Advanced Filter/Sort. Po pronalaenju filmova, isprobae se nain rada u reetki za projektovanje da bi se bolje razumele njene mogunosti filtriranja. Uraditi sledee: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Tables i dva puta pritisnuti Filmovi da bi se otvorila tabela Filmovi u prikazu Datasheet. U meniju Records, pokazati na Filter i zatim pritisnuti Advanced Filter/Sort. 65

Access otvara prozor za filtar sa listom polja tabele Filmovi u gornjem delu 4 5 6 7 8 Ako reetka za projektovanje nije prazna, u meniju Edit pritisnuti Clear Grid. Dva puta pritisnuti NaslovFilma da bi se kopirao u eliju Field u prvoj koloni reetke za projektovanje. Pritisnuti eliju Criteria ispod NaslovFilma, upisati * i pritisnuti Enter. Access menja kriterijum u Like *. U listi polja Filmovi, pritisnuti dva puta GodinaIzdavanja da bi se kopiralo u sledeu slobodnu kolonu reetke za projektovanje. Pritisnuti eliju Criteria ispod GodinaIzdavanja, upisati 2000 or 2001 i pritisnuti Enter. Reetka za projektovanje sada izgleda ovako:

Uneta vrednost se promenila u 2000 Or 2001. Filtar e sada pokazivati filmove iji naslov poinje na i ija je godina izdavanja 2000 ili 2001. 9 U meniju Filter izabrati Apply Filter/Sort da bi se videli zapisi koji odgovaraju kriterijumima:

Savet
Mogu da se posmatraju i prozor za filtar i prozor tabele ako se oba smanje. 10 U meniju Records izabrati Filter i zatim Advanced Filter/Sort radi vraanja u prozor za filtar. 11 Pritisnuti eliju or u koloni NaslovFilma, upisati P* i pritisnuti Enter. Reetka za projektovanje sada izgleda ovako:

66

12 U meniju Filter, izabrati Apply Filter/Sort. Kao rezultat pojavljuju se zapisi za sve filmove iji naslov poinje na ili P, ali jedan sa naslovom na P nema godinu izdavanja 2000 ili 2001. Ako se pogleda ponovo reetka za projektovanje, moe da se vidi da je filtar formiran kombinovanjem polja u redu Criteria operatorom And, kombinovanjem polja u redu or operatorom And i, zatim, korienjem operatora Or za kombinovanje ta dva reda. Filtar tako trai filmove iji naslov poinje na sa godinom izdavanja 2000 ili 2001 ili filmove koji poinju na P bez obzira na godinu izdavanja. 13 Vratiti se u prozora za filtar, u eliji ispod GodinaIzdavanja upisati 2000 or 2001 i pritisnuti Enter. 14 Primeniti ponovo filtar da bi se videli samo filmovi sa godinom izdavanja 2000 ili 2001. 15 Zatvoriti tabelu Filmovi bez snimanja izmena i zatim zatvoriti bazu.

Izrazi
Izrazi, onako kako se koriste u Access-u, sinonim su za formule. Izraz je kombinacija operatora, konstanti, funkcija i kontrolnih svojstava iji rezultat je samo jedna vrednost. Access gradi formule koristei format a=b+c, gde je a rezultat i =b+c izraz. Izraz moe da se koristi za dodeljivanje svojstava tabelama i obrascima, za odreivanje vrednosti u poljima ili izvetajima, kao deo upita i na mnogim drugim mestima u Access-u. Izrazi koji e se koristiti u Access-u kombinuju viestruke kriterijume da bi definisali skup uslova koje zapis mora da zadovolji pre nego to ga Access izabere kao rezultat filtra ili upita. Viestruki kriterijumi se kombinuju korienjem logikih, poredbenih i aritmetikih operatora. Razliiti tipovi izraza koriste razliite operatore. Najei logiki operatori su And, Or i Not. Kada se kriterijumi kombinuju operatorom And, zapis je izabran samo ako ih sve zadovoljava. Kada se kriterijumi kombinuju operatorom Or, zapis je izabran ako zadovoljava bilo koji od njih. Operator Not bira sve zapise koji ne zadovoljavaju njegove kriterijume. Najei operatori poreenja ukljuuju < (manje od), > (vee od) i = (jednako). Ovi osnovni operatori mogu da se kombinuju da bi formirali <= (manje ili jednako), >= (vee ili jednako) i <> (razliito od). Operator Like se ponekad grupie sa operatorima poreenja i koristi se za proveravanje da li tekst odgovara zadatom uzorku. Najei aritmetiki operatori su + (sabiranje), - (oduzimanje), * (mnoenje) i / (deljenje) i koriste se sa numerikim vrednostima. Tu je i operator & (tekstualni oblik operatora +) koji se koristi za spajanje dva tekstualna stringa.

67

Pravljenje upita u prikazu Design


Sortiranje informacija je brzo, lako i korisno. Kada se, meutim, eli da se radi sa vie od jedne tabele potrebno je da se sa filtara pree na upite. Najei tip upita izdvaja zapise koji zadovoljavaju odreene uslove, ali postoje i drugi tipovi navedeni u nastavku: Upit izdvajanja preuzima podatke iz jedne ili vie tabela i prikazuje rezultate u listu sa podacima. Upit izdvajanja moe da se upotrebi i za grupisanje zapisa i izraunavanje zbirova, broja stavki, proseka i drugih tipova totala. Sa rezultatima upita izdvajanja moe da se radi u prikazu Datasheet da bi se aurirali zapisi u jednoj tabeli ili povezanim tabelama u isto vreme. Parametarski upit trai od korisnika informacije koje e se koristiti u upitu (datumski opseg, na primer). Ovaj tip upita je posebno koristan ako je upit osnova za izvetaj koji se periodino izvrava. Upit unakrsnih tabela izraunava i ureuje strukturu podataka radi lake analize. Moe da izrauna zbir, prosek, izbroji vrednosti i druge vrste totala za podatke koji su grupisani po dva tipa informacija jedan du leve strane liste sa podacima i jedan du gornje. elija na preseku svakog reda i kolone prikazuje rezultate izraunavanja upita. Upit izvravanja radnje aurira ili vri izmene u vie zapisa u jednoj operaciji. To je u osnovi upit izdvajanja koji izvrava radnju na rezultatima postupka izdvajanja. Na raspolaganju su etiri tipa izvravanja radnje: upiti brisanja koji briu zapise iz jedne ili vie tabela, upiti auriranja, koji vre izmene u zapisima u jednoj ili vie tabela, upiti dodavanja koji dodaju zapise iz jedne ili vie tabela na kraju jedne ili vie tabela i upiti pravljenja tabela koji prave novu tabelu od svih ili dela podataka u jednoj ili vie tabela.

Filtri i sortiranja nasuprot upitima


Glavne razlike izmeu filtriranja i sortiranja i upotrebe upita su: Komande Filter i Sort obino se bre primenjuju od upita. Komande Filter i Sort se ne snimaju ili se snimaju privremeno. Upit moe da se snimi trajno i da se u bilo kom trenutku ponovo pokrene. Komande Filter i Sort se primenjuju samo na tabelu ili obrazac koji je otvoren. Upiti mogu da se zasnivaju na vie tabela i drugih upita koji ne moraju biti otvoreni.

Upiti mogu sami da se prave ili da se upotrebi arobnjak. Bez obzira na to kako se pravi upit, ono to se pravi je iskaz koji opisuje uslove koje zapisi moraju da zadovolje da bi bili upareni sa vrednostima iz jedne ili vie tabela. Kada se izvri upit, dobijeni zapisi se pojavljuju u listu sa podacima u prikazu Datasheet. U ovoj vebi, napravie se upit koji u bazi podataka Video Kolekcija pronalazi sve filmove u kojima glumi Brad Pitt. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects pritisnuti Queries. Dva puta pritisnuti Create query in Design view. Access otvara prozor za upit u prikazu Design i zatim otvara okvir za dijalog Show Table, kao to je prikazano na slici:

68

Okvir za dijalog Show Table koristi da bi se odredilo koje tabele i snimljeni upiti e biti ukljueni u tekui upit. 4 Sa aktivnom karticom Tables, dva puta pritisnuti Filmovi, Glumci u Filmovima i Glumci da bi se dodale ove tabele prozoru za upite. Zatvoriti zatim okvir za dijalog. Svaka tabela koja je dodata predstavljena je u gornjem delu prozora malim prozorom sa listom polja i nazivom tabele Filmovi, Glumci u Filmovima i Glumci, u ovom sluaju u naslovnoj liniji kao to je ovde prikazano:

69

Na vrhu svake liste je zvezdica koja predstavlja sva polja u listi. Primarni kljuevi u svakoj listi su prikazani podebljanim slovima. Linija od RBFilma u tabeli Filmovi do RBFilma u tabeli Glumci u Filmovima ukazuje na to da su ova dva polja povezana.

Savet
Da bi se dodalo jo tabela u upit, otvoriti ponovo okvir za dijalog Show Tables tako to e se desnim tasterom pritisnuti gornji deo prozora za upit i u prirunom meniju izabrati Show Table; ili tako to e se na paleti alatki pritisnuti dugme Show Tables. U donjem delu prozora za upit nalazi se reetka za projektovanje gde mogu da se postavljaju kriterijumi upita. 5 Da bi se ukljuila polja u upit, odvlaiti ih iz listi u gornjem delu prozora redom, u kolone reetke za projektovanje. Odvui sledea polja iz dve liste: Iz tabele Glumci Glumci Filmovi Filmovi Filmovi Filmovi Polje ImeGlumca PrezimeGlumca NaslovFilma ReiserFilma GodinaIzdavanja Trajanje(min)

Savet
Moe brzo da se kopira polje u sledeu kolonu reetke za projektovanje ako se dva puta pritisne naziv polja. Da bi se kopirala sva polja u reetku, dva puta pritisnuti naslovnu liniju iznad liste polja da bi se izabrala cela lista i zatim je odvui iznad reetke. Kada se otpusti taster mia, Access dodaje sva polja redom u kolone. Moe da se odvue zvezdica u kolonu reetke da bi se ukljuila sva polja u upit, ali moraju da se odvlae pojedinana polja u reetku ako se eli da se sortira po tim poljima ili da im se dodaju uslovi. 6 U petom redu reetke za projektovanje (naslovljenom Criteria) upisati Brad za polje ImeGlumca i upisati Pitt za polje PrezimeGlumca. Na ovaj nain se u bazi podataka Video Kolekcija pronalaze svi filmovi u kojima glumi Brad Pitt. 7 Odekirati polje za potvrdu u etvrtom redu reetke za projektovanje (naslovljenom Show) za polja ImeGlumca i PrezimeGlumca. Na ovaj nain polja mogu da se koriste prilikom odreivanja rezultata upita, ali se nee prikazivati. Prozor za upit sada izgleda kao na slici:

70

Pritisnuti dugme Run ( ) da bi se izvrio upit i prikazali rezultati u prikazu Datasheet, kao na slici:

Rezultati pokazuju da upit za sada radi. Preostalo je jo da se sortiraju rezultati po polju NaslovFilma. 9 Pritisnuti dugme View da bi se vratili u prikaz Design. Trei red u reetki za projektovanje oznaen je kao Sort. Ako se pritisne u eliju Sort u bilo kom redu, moe da se odredi da li da se sortira u rastuem redosledu, opadajuem ili da se ne sortira. 10 Pritisnuti eliju Sort u koloni NaslovFilma, pritisnuti padajuu strelicu i izabrati Ascending. 11 Pritisnuti dugme Run da bi se izvrio upit. 12 Pritisnuti dugme View i nakon toga dugme Save. Upisati Filmovi u kojima glumi Brad Pitt kao naziv upita i zatim pritisnuti OK. 13 Zatvoriti upit i bazu podataka.

SQL upiti
SQL upit je upit koji je nainjen pomou SQL (Structured Query Language) iskaza. SQL upiti se mogu koristiti za pretraivanje, auriranje i upravljanje relacionim bazama podataka. Kada se napravi upit Access automatski konstruie ekvivalentni SQL iskaz u pozadini. Korisnik moe pregledati ili modifikovati SQL iskaz u SQL prikazu. Naravno nakon modifikovanja upita u SQL prikazu sam upit vie nee izgledati isto u prikazu Design.

Odabiranje polja iz tabela


Prvo e biti prikazana naredba SELECT koja se koristi za pregledanje podataka iz baze podataka. Koristi se za: 71

Prikazivanje navedenih polja iz tabele Prikazivanje svih polja iz tabele Kontrolisanje redosleda kojim se polja prikazuju Spreavanje izbora duplih zapisa

Pretraivanje je operacija koja se najee vri nad bazom podataka. Opti oblik naredbe SELECT je: SELECT traena polja FROM tabela iz koje se trae polja ; Mogu da se prikazuju sva polja tabele ili samo neka koja se navode. Prikazivanje svih polja se izvodi na sledei nain: SELECT * FROM Filmovi ; Prikazivanje pojedinih polja obavlja se tako to se navedu imena polja iz tabele: SELECT RBFilma, NaslovFilma, ReiserFilma FROM Filmovi ; Redosled imena polja u SELECT naredbi odreuje redosled kojim e se polja pojavljivati u prikazu. Treba napomenuti da se ovom naredbom prikazuje cela tabela, tj. svi redovi iz tabele bez obzira da li postoji vrednost u njima ili ne.

Odabiranje zapisa iz tabele


Ovde e se prikazati sledee mogunosti naredbe SELECT: Izbor navedenih zapisa iz tabele Izbor zapisa koji zadovoljavaju uslove pretraivanja Izbor zapisa koji zadovoljavaju viestruke uslove pretraivanja Kontrolisanje redosleda kojim se prikazuju zapisi

Izbor pojedinih zapisa iz tabele obavlja se uz dodavanje uslova uz naredbu SELECT s ciljem da se izaberu neki od zapisa koji zadovoljavaju uslove, a koji su precizirani pomou izraza WHERE na sledei nain: SELECT polja FROM tabela WHERE uslovi ; Na primer ako bi se elelo da se prikau samo oni filmovi ija je godina izdavanja 2001. naredba SELECT imala bi sledei oblik: SELECT * FROM Filmovi WHERE GodinaIzdavanja = 2001; Pomou izraza WHERE proverava se godina izdavanja (GodinaIzdavanja) i prikazuju se (selektuju) samo oni zapisi u kojima je zadovoljen uslov da je GodinaIzdavanja = 2001. U izrazu WHERE moe da se upotrebi brojana vrednost, znakovna (karakter) ili datumska vrednost za uporeivanje i izbor zapisa. Uslovi WHERE se najee sastoje od tri dela i to: 72

Imena polja Operatora za poreenje Imena polja, konstantne vrednosti ili liste vrednosti Jednako (=) Nije jednako (<>) Vee (>) Vee ili jednako (>=) Manje (<) Manje ili jednako (<=) Izmeu dve vrednosti (BETWEEN ..... AND .....) Lista vrednosti (IN (lista)) Poreenje znakovnih promenljivih (karaktera) (LIKE) Nulta vrednost (IS NULL)

Za poreenje se mogu da koriste sledei operatori:

Za negaciju poslednja etiri operatora upotrebljavaju se operatori NOT (nije), NOT BETWEEN (nije izmeu), NOT IN (nije u ...), NOT LIKE (nije kao...), i IS NOT NULL (nije nula). Mogue je da se naprave i logiki izrazi korienjem logikog I (AND) i ILI (OR), slino kao i u ostalim programskim jezicima: SELECT * FROM Filmovi WHERE GodinaIzdavanja = 2001 OR [Trajanje(min)] > 90 ; Svi operatori poreenja imaju isto pravo prvenstva, zatim slede logiki operatori NOT, AND i OR. U sluajevima kada pravo prvenstva moe da smeta ili ga je teko ukomponovati treba da se koriste zagrade: WHERE GodinaIzdavanja = 2001 OR (GodinaIzdavanja = 2000 AND [Trajanje(min)] > 110) Ako bi se traili svi filmovi iji naslov poinje na iskaz bi bio sledei: SELECT NaslovFilma, ReiserFilma, GodinaIzdavanja FROM Filmovi WHERE NaslovFilma LIKE * ; Upotrebom ORDER BY izraza zapisi mogu da se poreaju prema: Rastuem redosledu Opadajuem redosledu Po viestrukim kolonama

ORDER BY je zadnji u SELECT iskazu i ako se navede samo ORDER BY onda je reanje u rastuem nizu, a ako se navede ORDER BY DESC onda je reanje u opadajuem nizu. Rastui i opadajui niz kod znakovnih atributa (karaktera) je prema abecednom redu poev od prvog slova pa nadalje.

73

SELECT * FROM Filmovi WHERE GodinaIzdavanja = 2001 ORDER BY NaslovFilma DESC ; U ovom vebanju bie napravljen SQL upit koji e pronalaziti sve filmove ija je godina izdavanja 2001 i sortirati ih rastue po naslovu filma. Treba uraditi sledee: 1 2 3 4 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects izabrati Queries i zatim dva puta pritisnuti Create query in Design view. Zatvoriti okvir za dijalog Show Table. U meniju View izabrati SQL View. Prozor za upit izgleda ovako:

Uneti sledei SQL iskaz: SELECT NaslovFilma, ReiserFilma, GodinaIzdavanja, [Trajanje(min)] FROM Filmovi WHERE GodinaIzdavanja = 2001 ORDER BY NaslovFilma ;

Pritisnuti dugme Run ( ) da bi se pokrenuo upit. Dobijaju se rezultati u prikazu Datasheet:

74

Zatvoriti upit bez snimanja i zatim zatvoriti bazu podataka.

Vano
Za svaki upit koji nije raen kao SQL upit mogue se videti njegov odgovarajui SQL iskaz. Nakon izvravanja upita treba pritisnuti strelicu desno od dugmeta View ( ) i izabrati SQL View.

Pravljenje upita pomou arobnjaka


Postupak za pravljenje jednostavnog upita izdvajanja pomou arobnjaka Query gotovo je identian pravljenju obrasca pomou arobnjaka Form. Sa arobnjakom Query, novom upitu mogu da se dodaju jedno ili vie polja iz postojeih tabela ili upita. Da bi Access radio efikasno sa vie tabela, potrebno je da se shvate relacije izmeu polja u tim tabelama. Potrebno je da se uspostave te relacije pre upotrebe arobnjaka Query tako to e se pritisnuti dugme Relationships i odvui polje u jednoj tabeli iznad identinog polja u drugoj tabeli. U ovoj vebi, upotrebie se arobnjak Query da bi se napravio novi upit koji kombinuje informacije iz tabela Filmovi i anrovi Filmova. Te tabele povezane su preko zajednikih polja RBanra (ta relacija je ve uspostavljena). Uraditi sledee: 1 2 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects, izabrati Queries i dva puta pritisnuti Create query by using wizard. Otvara se prva strana arobnjaka Simple Query.

Savet
Mogue je pokrenuti arobnjaka Query ako se u meniju Insert izabere Query ili ako se pritisne dugme New Object i zatim dva puta pritisne Simple Query Wizard. 3 4 5 6 Iz liste Tables/Queries izabrati Table: Filmovi. Pritisnuti dugme >> da bi se prebacila sva raspoloiva polja u listu Selected Fields. Iz liste Tables/Queries izabrati Table: anrovi Filmova. Dva puta pritisnuti polje Nazivanra da bi se prabacilo u listu Selected Fields i zatim pritisnuti Next.

Savet
Ako relacije izmeu dve tabele nisu ve uspostavljene, bie zatraeno da se definiu i da se zatim ponovo pokrene arobnjak. 7 8 Pritisnuti ponovo Next da bi se prihvatila podrazumevana opcija da se detalji prikau u rezultatima upita. Promeniti naziv upita u Upit Filmovi, ostaviti oznaenu opciju Open the query to view information i zatim pritisnuti Finish. Access izvrava upit i prikazuje rezultate u prikazu Datasheet. Moe se proi kroz rezultate i videti da su prikazane informacije za sve filmove. 9 Pritisnuti dugme View ( ) da bi se pregledao upit u prikazu Design. Obratiti panju da je polje za potvrdu u okviru Show, po pravilu, oznaeno za svako od polja u upitu. Ako se eli da se koristi polje u upitu da bi se, na primer, po njemu vrilo sortiranje, postavili kriterijumi ili se koristilo u izraunavanjima ali se ne eli da se polje vidi u listu sa podacima koji se dobija moe da se ukoni znak za potvrdu iz polja Show. 75

10 Ukloniti znak za potvrdu u okvirima Show za RBanra i RBFormata i zatim pritisnuti dugme View radi povratka u prikaz Datasheet. Dva polja su uklonjena iz lista sa podacima koji se dobija. 11 Zatvoriti list sa podacima, birajui Yes da bi se snimio upit. 12 Zatvoriti bazu podataka.

Izvoenje izraunavanja u upitu


Upiti se obino koriste za pronalaenje svih zapisa koji zadovoljavaju neke kriterijume. Ponekad, meutim, korisnika ne zanimaju detalji svih zapisa s obzirom da ih na neki nain, sumira. Na primer, moda korisnik eli da sazna koliko filmova se trenutno nalazi u bazi podataka Video Kolekcija. Najlaki nain da se doe do ovih informacijaje da se napravi upit koji grupie potrebna polja i obavlja matematiki deo posla za korisnika. Da bi se to uradilo, u upitu se koriste zbirne funkcije. Upiti u Access-u podravaju sledee zbirne funkcije: Funkcija Sum Avg Count Min Max StDev Var Izraunava Zbir vrednosti u polju Prosek vrednosti u polju Broj vrednosti u polju, ne raunajui Null (prazne) vrednosti Najmanju vrednost u polju Najveu vrednost u polju Standardnu devijaciju vrednosti u polju Varijansu vrednosti u polju

U ovoj vebi napravie se upit koji izraunava ukupan broj filmova u bazi podataka Video Kolekcija. Uraditi sledee: 1 2 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects, pritisnuti Queries, a zatim dva puta pritisnuti Create query in Design view. Access najpre otvara prozor za upit u prikazu Design, a zatim prikazuje okvir za dijalog Show Table. 3 4 5 U okviru za dijalog Show Table, dva puta pritisnuti Filmovi, a zatim pritisnuti Close. Access dodaje tabelu Filmovi prozoru za upit i zatvara okvir za dijalog Show Table. U listi polja u tabeli Filmovi, dva puta pritisnuti RBFilma. Access prebacuje polje u reetku za projektovanje. Na paleti alatki pritisnuti dugme Totals ( ). Reetki za projektovanje dodaje se red Total to izgleda ovako: 76

Pritisnuti u eliju Total kolone RBFilma, pritisnuti padajuu strelicu i iz padajue liste izabrati Count. Access upisuje re Count u eliju Total. Kada se pokrene upit, ova funkcija e vratiti broj zapisa koji sadre vrednost u polju RBFilma.

Pritisnuti dugme Run ( ). Rezultat upita je samo jedan zapis koji sadri broj, kao to je prikazano na slici:

8 9

Zatvoriti prozor upita, pritiskajui No na pitanje da li se eli da se snimi upit. Zatvoriti bazu podataka.

77

5. Rad sa izvetajima
Ljudi obino smatraju da su izvetaji zbirni pregledi veih skupova informacija. Baza podataka Video Kolekcija, na primer, moe da sadri informacije o hiljadama filmova. Ako se eli da se izmene informacije o filmovima ili unesu nove, radi se direktno u tabeli ili preko obrasca. Ako se eli da se sumiraju informecije o filmovima, koristi se izvetaj. Slino izvetaju u knjigovostvu ili godinjem izvetaju poslova preduzea, izvetaj napravljen u Microsoft Access-u obino se koristi za sumiranje i organizovanje informacija da bi se odreeni zakljuak predstavio odreenoj publici. Kada korisnik projektuje izvetaj, vano je da uzme u obzir zakljuak koji namerava da napravi, korisnike kojima je izvetaj namenjen i stepen informacija koji e im biti potreban. Izvetaji su po mnogo emu slini obrascima. Mogu se koristiti slini arobnjaci da bi se napravili, a i okruenje u kome se stvaraju je vrlo slino. Kao i kod obrazaca, mogu se dodati natpis, polja za tekst, slika i druge kontrole i mogu da se odrede njihova svojstva. Mogu da se prikau informacije iz jednog ili vie zapisa iz jedne ili vie tabela ili upita i moe da postoji vie skupova zaglavlja i podnoja. U ovom poglavlju, nauie se kako da se prave i tampaju izvetaji koji izvlae odreene informacije iz baze podataka i kako da se urede u formatu koji se lako ita.

Pravljenje izvetaja upotrebom arobnjaka


Sadraj Access-ovog izvetaja moe da se podeli u dve opte kategorije: informacije izvedene iz zapisa u jednoj ili vie tabela i sve ostalo. Kategorija sve ostalo ukljuuje naslov, zaglavlja i podnoja stranice, uvodni tekst i objanjenja, logotip, pozadinu i slike i rezultate koji se zasnivaju na sadraju iz baze podataka. Moe da se upotrebi arobnjak da bi se skratilo vreme izrade izvetaja. arobnjak pravi osnovni raspored elemenata izvetaja, dodaje stilove, polja za tekst sa odgovarajuim labelama za svako polje koje se odredi. U zavisnosti od toga kakav izvetaj se eli da proizvede, moda e moi da se uradi skoro sav posao u arobnjaku ili e moda biti potrebno da se dotera izvetaj u prikazu Design. U ovoj vebi, upotrebie se arobnjak Report da bi se napravio jednostavan izvetaj koji prikazuje abecedni spisak filmova baze podataka Video Kolekcija. Slediti ove korake: 1 2 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects, pritisnuti Tables i zatim pritisnuti tabelu Filmovi da bi se izabrala.

Obrasci nasuprot izvetajima


Obrasci i izvetaji imaju jednu zajedniku namenu: da ljudima omogue lak pristup informacijama uskladitenim u bazi podataka. Glavne razlike izmeu obrazaca i izvetaja su sledee: Obrasci se koriste za upisivanje, pregled i menjanje informacija. Izvetaji se koriste samo za pregled informacija. Obrasci se obino prikazuju na ekranu. Izvetaji mogu da se pregledaju na ekranu, ali se obino tampaju. Obrasci u optem sluaju pruaju detaljan pregled zapisa i obino su namenjeni ljudima koji rade sa bazom podataka. Izvetaji se esto koriste za grupisanje i sumiranje podataka i esto su 78

namenjeni ljudima koji u stvari ne rade sa bazom podataka, ali koriste informacije za druge poslovne zadatke. Obrasci i izvetaji su dovoljno slini da moe da se obrazac snimi kao izvetaj kada se eli da se iskoriste dopunske mogunosti izvetaja kod prikazivanja podataka i tampanja.

Savet
Ako se izabere tabela ili upit pre nego to se pokrene arobnjak Report, ta tabela ili upit postaje osnova izvetaja. 3 4 U meniju Insert, izabrati Report da bi se prikazao okvir za dijalog New Report. Obratiti panju na to da je tabela Filmovi ve izabrana kao osnova za novi izvetaj. Dva puta pritisnuti Report Wizard da bi se otvorio arobnjak Report. Ova stranica arobnjaka se koristi da bi se izabrala polja koja e biti ukljuena u novi izvetaj.

Savet
Moe takoe da se pritisne Report Wizard u okviru za dijalog New Report koji se pojavljuje kada se iz liste dugmeta New Object izabere Report; ili pritisnuti dugme New na paleti alatki prozora baze podataka; ili u oknu Report baze podataka dva puta pritisnuti Create report by using wizard. 5 Dva puta pritisnuti NaslovFilma, ReiserFilma, GodinaIzdavanja i Trajanje(min) da bi se prebacile u listu Selected Fields.

Savet
Polja se u izvetaju pojavljuju u istom redosledu u kojem su navedena u listi Selected Fields arobnjaka. Moe se utedeti trud oko preureivanja polja ako se unesu u eljenom redosledu u arobnjaku. 6 7 8 U listi Tables/Queries izabrati Tables: anrovi Filmova da bi se prikazala polja iz tabele anrovi Filmova. U listi Selected Fields pritisnuti NaslovFilma da bi se izabralo to polje. Sledee polje koje se bude dodavalo bie ubaeno ispod izabranog polja. Dva puta pritisnuti Nazivanra. arobnjak Report sada izgleda kao na slici koja sledi.

79

Savet
Ako se koriste vie od dve tabele u obrascu ili izvetaju, ili ako e se koristiti ista kombinacija tabela na vie mesta, efikasnije je da se napravi upit koji se zasniva na tim tabelama i zatim koristi taj upit kao osnova za obrazac ili izvetaj. 9 Pritisnuti Next da bi se prelo na sledeu stranicu arobnjaka koja izgleda ovako:

Kada se ukljui vie tabela u izvetaj, arobnjak tumai relacije koje postoje izmeu tabela i nudi grupisanje zapisa na bilo koji logian nain koji je na raspolaganju. U ovom sluaju, mogue je izabrati grupisanje po anrovima filmova ili po filmovima. Moe se pritisnuti svaka ocija da bi se videlo kako izgleda u desnom oknu.

Vano
Ako relacije izmeu tabela nisu ve uspostavljene u prozoru Relationships, potrebno je otkazati arobnjaka i sada ih uspostaviti. 10 Prihvatiti ve postavljenu opciju grupisanja by Filmovi i pritisnuti Next. Na ovoj stranici mogu da se odrede polja za koja se eli da se koriste da bi se uspostavili nivoi grupisanja. eli se da se izvri grupisanja po prvom slovu naslova filma. 11 Dva puta pritisnuti NaslovFilma da bi se prebacio na vrh simuliranog izvetaja na desnoj strani. 12 Pritisnuti dugme Grouping Options na dnu stranice da bi se otvorio ovaj okvir za dijalog:

13 Prikazati padajuu listu Grouping Intervals, pritisnuti 1st Letter i zatim pritisnuti OK. arobnjak sada izgleda ovako:

80

14 Pritisnuti Next da bi se prikazala stranica u kojoj mogu da se zadaju redosled sortiranja i opcije sumiranja. 15 Odrediti NaslovFilma kao prvo polje za sortiranje po rastuem redosledu (Ascending). Ova stranica moe da se upotrebi za zadavanje do etiri polja po kojima se sortira. Ako bilo koje polje sadri numerike informacije, na raspolaganju je dugme Summary Options. Ako se pritisne, pokazae se lista numerikih polja, a svako e imati polja za potvrdu Sum (suma), Avg (prosek), Min (minimum) i Max (maksimum). Numerika polja u ovom izvetaju su GodinaIzdavanja i Trajanje(min) i nije potrebno nikakvo izraunavanje. 16 Pritisnuti Next da bi se prikazala sledea stranica arobnjaka. Na ovoj stranici mogu da se izaberu opcije u grupi Layout da bi se videlo kako izgleda svaka od njih. Nijedna nije onakva kakva se ba trai, ali Outline 1 je blizu. 17 Pritisnuti Outline 1, ostaviti izabranu orijentaciju Portrait i zatim pritisnuti Next da bi se prikazala lista unapred definisanih stilova. 18 Oznaiti Compact i zatim pritisnuti Next da bi se prikazala zavrna stranica arobnjaka. 19 Upisati Abecedni spisak filmova kao naslov i pritisnuti Finish da bi se dobio pregled izvetaja koji izgleda ovako:

81

20 Zatvoriti prozor izvetaja i zatim zatvoriti bazu podataka.

Ureivanje izvetaja
Za brzo dobijanje osnovnog izgleda izvetaja moe da se upotrebi arobnjak Report, ali obino e se eleti da se koristi prikaz Design za doterivanje izvetaja i dodavanje posebnih detalja. Doterivanje izvetaja je postupak koji se sastoji u ponavljanju: vri se prebacivanje izmeu prikaza Design i Print Preview da bi se procenila svaka izmena koja je napravljena i isplanirala sledea izmena. Na sreu, prikaz Design za izvetaje je vrlo slian slian prikazu Design za obrasce tako da bi ovo okruenje trebalo da bude prilino poznato. U ovoj vebi radie se sa izvetajem Abecedni Spisak Filmova iz baze podataka Video Kolekcija. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Na traci Objects, pritisnuti Reports. Pritisnuti Abecedni Spisak Filmova i zatim pritisnuti dugme Preview ( otvorio izvetaj u prikazu Print Preview kao na slici: ) da bi se

82

Uveati prozor, a zatim pomerati pokaziva preko strane. Pokaziva se menja u lupu sa znakom plus to znai da bi se prikaz stranice poveao kada bi se pritisnuo taster mia. Pritisnuti jednom da bi se zumirala stranica i obratiti panju na neke od sledeih problema u dizajnu izvetaja: Ispod naslova nedostaje datum. Neke horizontalne linije potrebno je ukloniti ili dodati. Postoji tekst koji je nebitan za ovaj izvetaj. Labele i polja za tekst treba da se preurede. Ima jo optih pitanja koja se tiu formata. Da bi se popravili neki od ovih detalja, pritisnuti dugme View ( u prikazu Design, gde izgleda kao na slici koja sledi: ) da bi se video izvetaj

83

Dovesti pokaziva mia do gornje ivice biraa odeljka Page Header. Kada pokaziva dobije oblik dvosmerne vertikalne strelice, povui bira nadole oko 0,6 cm. Sada bi trebalo da se vide dvostruke linije ispod naslova (horizontalne linije koje je ubacio arobnjak sastoje se , u stvari, od skupova od po dve linije).

U odeljku Report Header, pritisnuti jednu od linija iznad naslova (mali crni markeri pokazae kada je linija izabrana) i pritisnuti Del da bi se obrisala. Ponoviti, zatim, ovaj korak da bi se obrisale i druga linija iznad naslova i jedna od linija ispod njega. Ako okvir sa alatkama nije ve otvoren, pritisnuti dugme Toolbox ( ) da bi se otvorio.

8 9

Pritisnuti kontrolu Text Box ( ) u okviru sa alatkama, a zatim pritisnuti praznu povrinu na desnom kraju odeljka Report Header da bi se ubacili polje za tekst i njegova labela.

10 Pritisnuti novu labelu i izbrisati je. 11 Odvui polje za tekst odmah ispod naslova tako da i jedno i drugo budu poravnati po levoj ivici. Dok je polje za tekst jo uvek izabrano, pritisnuti taster F4 da bi se otvorio okvir za dijalog Properties. 12 Na kartici Data, pritisnuti Control Source i upisati sledee: =Format(Date();dd-mmm-yyyy) Upravo je napravljen prilagoeni datumski format. Funkcija Date() vraa tekui datum i vreme. Funkcija Format () odreuje nain na koji se prikazuju datum i vreme. Svaki put kada se pregleda ili tampa izvetaj, ovaj izraz e ubaciti tekui datum u polje za tekst u formatu: 17-avg-2001. 13 Zatvoriti okvir za diljalog Properties.

Savet
Moe brzo da se ubaci polje za tekst koje prikazuje datum i/ili vreme u jednom od standardnih formata. U prikazu Design, u meniju Insert izabrati Date and Time. Otvara se okvir za dijalog u 84

kome moe da se odredi format. Kada se pritisne OK, Access ubacuje polje za tekst u odeljak Header ako postoji ili u odeljak Detail, ako ne postoji. Moe, zatim, da se pomeri polje za tekst na eljeno mesto. Za detaljne informacije o datumskim formatima, izvriti pretraivanje po date formats u Access-ovom sistemu za pomo Help. 14 U odeljku NaslovFilma Header, obrisati sve podebljane linije iznad i ispoda labela (ponovo se radi o dva skupa po dve). 15 Obrisati labelu NaslovFilma by 1st Letter i odvui polje za tekst do leve ivice odeljka. 16 U odeljku Page Footer pritisnuti polje za tekst koje sadri =Now() i zatim ga obrisati. 17 Izabrati sve labale u odeljku NaslovFilma Header i polja za tekst u odeljku Detail razvlaenjem pravougaonika oko njih. Markeri izbora pojavljuju se oko ivica kontrola i sada se mogu pomerati kao grupa. 18 Pomeriti kontrole ulevo sve dok se leva ivica okvira NaslovFilma ne poravna sa oznakom za 1 cm na lenjiru na vrhu prozora. Prozor izvetaja sada izgleda ovako:

19 Snimiti izmene i zatim se prebaciti u Print Preview da bi se videlo ta jo treba da se promeni u izvetaju. Potrebno je jo da se doda tanka linija na dnu svake grupe i treba uraditi neto kako bi se spreilo da se grupe prekidaju prelaskom na sledeu stranicu, jer e se to desiti kada se broj filmova u bazi podataka Video Kolekcija bude poveao. Potrebno je takoe omoguiti da se u prikazu Print Preview vidi cela labela Godina Izdavanja. 20 Prebaciti se u prikaz Design. Pomeriti labelu Trajanje (min) i polje za tekst Trajanje(min) udesno sve dok im se desna ivica okvira ne poravna sa oznakom za 14,75 cm na lenjiru na vrhu prozora. 21 Promeniti irinu labele Godina Izdavanja sve dok joj desna ivica okvira ne bude blizu leve ivice okvira labele Trajanje (min). Promeniti irinu polja za tekst GodinaIzdavanja sve dok mu desna ivica okvira ne bude blizu leve ivice okvira polja za tekst Trajanje(min). 22 Na paleti alatki pritisnuti dugme Sorting and Grouping ( ) da bi se prikazao ovaj okvir za dijalog: 85

Ovaj okvir za dijalog se koristi da bi se odredila grupna svojstva. Prvo gornje polje, koje bi trebalo da je ve izabrano, ima ikonu u birau reda koja ukazuje da se radi o polju po kome su zapisi grupisani. S obzirom da je, u odeljku Group Properties, Group Header postavljen na Yes i Group Footer na No, zaglavlje NaslovFilma je prikazano na izvetaju, ali podnoje NaslovFilma nije. U podnoju treba dodati horizontalnu liniju koja nedostaje. 23 U odeljku Group Properties, promeniti Group Footer u Yes. Videe se kako se bira odeljka NaslovFilma Footer pojavljuje u prozoru prikaza Design, iznad odeljka Page Footer. 24 Promeniti svojstvo Keep Together u Whole Group i zatvoriti okvir za dijalog Sorting and Grouping. 25 U okviru sa alatkama, izabrati kontrolu Line ( ) i zatim pritisnuti blizu vrha odeljka NaslovFilma Footer da bi se ubacila kratka horizontalna linija. 26 Ako okvir za dijalog Properties nije otvoren, pritisnuti F4 da bi se otvorio, a zatim pritisnuti jeziak kartice Format. 27 U svojstvo Left upisati vrednost 0, a u svojstvo Width 15,8. Zatvoriti okvir za dijalog Properties. 28 Dovesti pokaziva mia do gornje ivice biraa odeljka Page Footer. Kada pokaziva dobije oblik dvosmerne vertikalne strelice, povui bira nagore sve dok visina odeljka NaslovFilma Footer ne bude oko 0,5 cm. 29 Snimiti izmene i prebaciti se u Print Preview da bi se videlo kako izgleda izvetaj. Jo je potrebno ukloniti skup linija iznad broja stranice i razmestiti i poravnati kolone. 30 Prei u prikaz Design i obrisati dve linije na vrhu odeljka Page Footer. Ako linije ne mogu da se vide, razvui pravougaonik od mesta ispod linija prema gore da bi bile izabrane. 31 U odeljcima NaslovFilma Header i Detail, izabrati labelu i polje za tekst za Trajanje (min) i odvui ih udesno sve dok njihove desne ivice skoro ne dodirnu desnu ivicu pozadinske reetke. 32 U tim istim odeljcima, pomeriti labelu i polje za tekst za Godina Izdavanja malo udesno leva ivica bi trebalo da bude na oko 11,25 cm. 33 Pomeriti labele i polja za tekst za Naziv anra i Reiser Filma malo udesno (za oko 0,25 cm) i zatim produiti labelu i polje za tekst Naslov Filma za istu duinu (oko 0,25 cm) udesno. Prozor prikaza Design sada izgleda ovako:

86

34 Snimiti izmene i prei u prikaz Print Preview da bi se pregledao izvetaj. 35 Zatvoriti izvetaj, a zatim zatvoriti bazu podataka.

Pregled pre tampanja i tampanje izvetaja


Prikaz Print Preview u Access-u je vrlo slian istoimenom prikazu u drugim proizvodima koji ine Microsoft Office. Ako korisnik paljivo proveri svoje izvetaje u prikazu Print Preview, nee mu se desiti vea iznenaenja kada ih bude tampao. Access, meutim, nudi i brzu i prljavu opciju pregleda pre tampe nazvanu Layout Preview koja prikazuje dovoljno od izvetaja da bi se videli svi elementi. Taj prikaz esto proizvodi krae izvetaje koji pruaju taman toliko informacija da moe da se doradi izgled izvetaja, ali se tampa za krae vreme. Veina ljudi ne troi previe vremena prouavajui opcije prilikom pregleda i tampanja izvetaja, zato e se one u ovoj vebi proraditi, to e koristiti u sluju da neke od njih korisnik do sada nije probao. Zatim e se tampati izvetaj. Slediti ove korake: 1 2 3 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija. Otvoriti izvetaj Abecedni Spisak Filmova u prikazu Design. Pritisnuti strelicu dugmeta View ( ) da bi se prikazala ova lista moguih prikaza:

Svakom od ova tri izbora prikazu Design, Print Preview i Layout Preview pridruena je ikona. Ikona prikaza Design oznaena je okvirom to znai da je to tekui prikaz. Ikona prikaza Print Preview ponovljena je na dugmetu View to znai da je to podrazumevani prikaz u koji se prelazi ako se jednostavno pritisne dugme umesto da se prikae ovaj meni i izabere prikaz. Kada je izvetaj prikazan u prikazu Design, na raspolaganju su i Print Preview i Layout Preview. 4 Pritisnuti Print Preview. 87

U okruenju pregleda pre tampe, palete alatki Formatting i Report Design su skrivene, okvir sa alatkama je skriven, a prikazane su slika izvetaja onakvog kako e izgledati kada se bude tampao, zajedno sa paletom alatki Print Preview, kao to je prikazano na slici:

Pritisnuti dugme Zoom ( za izvetaj.

) da bi se umanjila stranica tako da cela stranica stane u prozor

U ovom sluaju izvetaj ima samo jednu stranu, a ukoliko bi imao vie od jedne strane pritiskanjem dugmeta Next Page ( ) na traci Navigation bi mogla da se vidi svaka strana izvetaja. 6 Pomeriti pokaziva iznad stranice i kada se promeni u lupu sa znakom plus, pritisnuti taster mia da bi se dobio uveani prikaz izvetaja. Znak plus se menja u minus, to znai da se pritiskom vraa na umanjeni prikaz izvetaja. 7 8 Na paleti alatki Print Preview pritisnuti dugme Close. Pritisnuti strelicu dugmeta View i iz liste izabrati Layout Preview. Prikazuje se lista paleta alatki Print Preview i izvetaj izgleda slino kao u prikazu Print Preview. Meutim, nisu svi filmovi navedeni u grupi (ako se ne vidi jasno stranica, zumirati je). U prikazu Layout Preview, izvetaj bi trebalo da bude krai. 9 Pritisnuti dugme Close radi povratka u prikaz Design. 10 U meniju File, izabrati Print da bi se otvorio okvir za dijalog Print:

88

Ovo je standardan okvir za dijalog Print operativnog sistema Microsoft Windows. Moe da se pritisne dugme Setup da bi se otvorio okvir za dijalog Page Setup ili Properties da bi se otvorio okvir za dijalog u kome mogu da se podese svojstva za tampa koji je naveden u okviru Name. Moe da se odredi i koje e se stranice tampati i broj kopija svake. 11 Pritisnuti Cancel da bi se zatvorio okvir za dijalog Print. 12 Zatvoriti izvetaj i bazu podataka.

89

You might also like