1.

Pengenalan
Sesebuah organisasi tidak dapat lari daripada mengadakan mesyuarat. Mesyuarat
merupakan wahana yang digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah
organisasi. Keputusan yang diambil merupakan keputusan bersama. Pengerusi
merupakan orang yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai sesuatu
mesyuarat. Setiausaha ditugaskan untuk mencatat dan menyiapkan minit
mesyuarat.
2. Takrif Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat ialah laporan tentang perkara yang dibincangkan atau diputuskan
dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat disediakan oleh setiausaha mesyuarat.
Minit mesyuarat akan dijadikan dokumen rujukan oleh anggota mesyuarat untuk
dilaksanakan tindakan yang telah diputuskan dalam mesyuarat.
3. Struktur Minit Mesyuarat
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Butiran Tentang Mesyuarat

Senarai Kehadiran
Kandungan Mesyuarat (Makluman & Keputusan Mesyuarat)
Tindakan untuk Diambil
Penangguhan Mesyuarat
Tandatangan Pencatat

4. Format Minit Mesyuarat

Tidak ada format yang khusus. Lazimnya ada dua format iaitu menggunakan kotak
dan tidak menggunakan kotak. Kedua-dua bentuk yang tersebut perlu ada maklumat
seprti yang berikut;
a. Butiran Tentang Mesyuarat
i.

Tajuk atau nama mesyuarat

(Nyatakan mesyuarat kali ke berapa, ditulis dengan huruf block atau
bold dengan awal perkataan huruf besar.)

ii.

Tarikh, masa, tempat diikuti noktah bertindih (tebalkan tajuk-tajuk ini.

b. Senarai Kehadiran
Senarai kehadiran ini penting bagi tujuan mengesahkan minit mesyuarat
pada masa akan datang. Hanya anggota yang hadir mesyuarat yang lepas
sahaja boleh mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

Susunannya seperti yang berikut;

i.

Yang Hadir
Senarai nama anggota mesyuarat yang hadir mesyuarat serta
jawatan. Mula dengan nama pengerusi dan dihujung namanya ditulis
pengerusi dalam kurungan. Diakhiri atau diikuti dengan nama
setiausaha serta dihujung namanya ditulis setuausaha dalam
kurungan.

ii.

Yang Turut Hadir / Hadir atas Undangan

Senarai nama bukan AJK yang hadir sebagai pemerhati atau
undangan khas.

iii.

Yang Tidak Hadir

Senarai nama anggota yang tidak hadir sama ada dengan alasan
atau tidak.

c. Kandungan Mesyuarat
Kandungan mesyuarat ini sama ada ditulis dalam betuk kotak atau tanpa
kotak. Tuliskan keputusan mesyuarat sahaja. Kandungannya mengikut
susunan agenda mesyuarat. Di antaranya;

i.
ii.
iii.
iv.
v.

Ucapan Alu-aluan Pengerusi Majlis. (Tuliskan intipatinya sahaja)

Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lalu.
Perkara Berbangkit.
Perkara-perkara yang ditetapkan dalam agenda.(agenda baru)
Hal-hal Lain.

d. Makluman atau Tindakan untuk Diambil

Pada akhir setiap makluman atau keputusan mesyuarat tuliskan makluman
atau tindakan yang perlu diambil. Catatkan nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan. Ada 2 cara bagaimana ia dicatatkan;

i.
ii.

Catatkan santak kanan sebaris selepas setiap akhir makluman atau

keputusan.
Catatkan dalam kotak, lajur kanan sekali, selepas setiap makluman
atau keputusan.

e. Penangguhan Mesyuarat

i.

Tuliskan intipati Ucapan Penangguhan oleh Pengerusi.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

ii.

f.

Catatkan waktu mesyuarat ditangguhkan.

Tandatangan Pencatat
Catatkan nama setiausaha/pencatat.
Turunkan tandatangan pencatat atau setiausaha
Catatkan nama pengerusi/penyemak.
Turunkan tandatangan pengerusi/penyemak.

5. Prinsip Penulisan Minit Meyuarat

Gramatis, ringkas, tepat, padat, dan jelas.

6. Penyediaan Minit Mesyuarat

Terdapat dua peringkat;
a. Pertama, setiausaha mencatat semua hasil perbincangan semasa
mesyuarat dijalankan, seperti;
i.
ii.
iii.
iv.

v.

Semua isi penting mesyuarat dari mula hingga akhir.

Semua keputusan yang dicapai oleh ahli mesyuarat
Cadangan dan sokongan serta undian yang dibuat
Nama pencadang dan penyokong sesuatu isu
Jumlah undi yang menyokong dan menentang.

b. Peringkat kedua, setiausaha

i.
ii.

Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam masa 3 hari selepas

mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi untuk semakan.
Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah diedarkan kepada anggota
mesyuarat dalam masa 7 hari selepas mesyuarat.

7. Laras, Gaya Bahasa, & Wacana Minit Mesyuarat

a. Frasa
Santun:
Kurang:

memandangkan bahawa ... maka...

... kerana/sebab ...
Oleh sebab ... maka

Santun:

Berbangkit daripada ...

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

Kurang:

Oleh itu ...

Santun:
Kurang:

Beliau berpendapat ...

Beliau berfikir ...

b. Ayat

a. Ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang telah dibuat

bedasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Contohnya;
i.
ii.
iii.

Mesyuarat bersetuju menerima ...

Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa ...
Anggota mesyuarat tiada halangan menerima ...

b. Banyak ayat berlapis digunakan yang dihubungkan dengan perkataan

bahawa, supaya, agar, dan yang. Contohnya:

i.
ii.

Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta kursus diberikan sijil

kehadiran.
Pengerusi mencadangkan kepada anggota mesyuarat supaya
jamuan tahunan diadakan pada ...

c. Ungkapan Khusus
a. Ungkapan mengalu-alukan

i.

Pengerusi mengalu-alukan kehadiran/ pandangan semua ahli

mesyuarat.

b. Ungkapan pemakluman

i.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa

c. Ungkapan cadangan pengesahan dan sokongan

i.
ii.

Tn. Hj. Zainal dari Unit Penguatkuasa telah mencadangkan agar minit
mesyuarat diterima dan disahkan.
Cadangan tersebut telah disokong oleh Pn. Hjh. Norizan dari Unit
Kewangan .

d. Ungkapan menerima/diterima dan mengesahkan/disahkan diikuti

oleh tanpa sebarang pindaan.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

i.
ii.

Anggota mesyuarat telah menerima dan mengesahkan minit

mesyuarat yang telah diadakan pada tanpa sebarang pindaan.
Minit mesyuarat yang diadakan pada telah diterima dan disahkan
tanpa sebarang pindaan.

e. Ungkapan menerima/diterima mengesahkan/disahkan diikuti oleh

dengan pindaan seperti yang berikut.

i.

Minit mesyuarat yang diadakan pada telah diterima dan disahkan

dengan pindaan seperti yang berikut:

ii.

Minit mesyuarat yang diadakan pada telah disahkan dengan

pindaan yang berikut:

f.

.
.
.

.
.
.

Ungkapan pindaan dengan pembatalan dan penggantian

i.
ii.

Batalkan ceraian yang berbunyi

Gantikan dengan

g. Ungkapan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat

i.
ii.
iii.
iv.
v.

Mesyuarat mengusulkan / diusulkan

membahaskan / dibahaskan
mencadangkan / dicadangkan
membincangkan / dibincangkan
mengesyorkan / disyorkan

h. Ungkapan persetujuan atau penolakan

i.
ii.
iii.
i.

Mesyuarat bersetuju (tiada halangan) menerima / menolak usul

Mesyuarat bersetuju meluluskan / tidak meluluskan permohonan
Mesyuarat bersetuju memperakukan/ tidak memperakukan perkara
kepada

Ungkapan penangguhan

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

i.

Contoh1:

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang.

Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Jawatakuasa Pengelola Pameran Inovasi dan Kualiti Sempena

Minggu Kualiti 2004 Kementerian Pelajaran Malaysia
TARIKH
MASA
TEMPAT

:12 Julai 2004

: 9.00 pagi
: Rampaisari, BPG

YANG HADIR : Seperti dalam senarai yang dilampirkan, jika ramai.

1. Nama
2. Nama
......
......
10. Nama terakhir

Jawatan (Pengerusi)
Jawatan
Ikut kekananan.
Jawatan (Pencatat/Setiausaha)

YANG TURUT HADIR: (Bukan ahli mesyuarat tetapi diundang hadir / telah hadir &
disusun mengikut kekananan)
YANG TIDAK HADIR : 1. Tn. Hj. ..................................
2. En. .......................................

KPP Unit.... Cuti Rehat

PP Unit... Tugas Luar

URUS SETIA : (Pegawai yang telah menjadi urus setia & disusun mengikut kekananan)

BIL.
1.

PERKARA YANG DIBINCANGKAN & KEPUTUSAN

Ucapan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli daripada semua

TINDAKAN
Makluman

Jabatan/Bahagian di Kementerian Pelajaran Malaysia.

2.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa ..........

Makluman

1.3 Tarikh pameran ialah pada ...

Makluman

Perbincangan Kertas Cadangan Pameran Inovasi

2.1 En. Tan Ying Kee dari Unit Kurikulum, Bahagian Pendidikan Guru
membentangkan Kertas Cadangan Pameran Inovasi dan Kualiti

Makluman

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

2004 kepada majlis mesyuarat.

3.

4.

2.2 Tarikh Pameran: 5- 7 September, Tempat: PWTC

Makluman

2.3 4 September (Sabtu), tarikh untuk mendirikan...

Tindakan semua ahli

Jawatakuasa Kecil Pengelola Pameran Inovasi dan Kualiti .....

3.1

Urus setia

a.

J/K Kecil Perasmian & Sambutan Pameran

Hal-hal Lain
4.1 Dicadangkan agar urus setia menyediakan kaunter penilaian dan
membuat instrumen penilaian keberkesanan pameran (1 muka
surat)

5.

BPG

Urus setia

Penutupan/Penangguhan
5.1
5.2
5.3

Pengerusi mengucapkan terima kasih ....

Mesyuarat ditangguhkan pada jam ....
Tarikh mesyuarat yang akan datang ialah ......

(NAMA)
Jawatan
Tarikh

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

Contoh 2: Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Jawatankuasa .......................................... Kali Kedua
TARIKH
HARI
MASA
TEMPAT

: .................................
: .................................
: .................................
: .................................

YANG HADIR

: 1. Nama
2. Nama

Jawatan (Pengerusi)
Jawatan
Ikut kekananan.
Nama terakhir
Jawatan (Pencatat/Setiausaha)
(Seperti dalam lampiran, jika ramai.)

YANG TURUT HADIR : (Bukan ahli mesyuarat tetapi diundang hadir / telah hadir &
disusun mengikut kekananan)
YANG TIDAK HADIR: 1. Tn. Hj. ................... KPP Unit.... Cuti Rehat
2. En. ..............................PP Unit... Tugas Luar
AGENDA
1. Ucapan Pengerusi
2. Membaca dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lepas
3. Perkara Berbangkit
4. Agenda Baru
5. Hal-hal Lain
6. Penangguhan Mesyuarat

1. Ucapan Pengerusi

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. Tujuan
mesyuarat adalah untuk membentangkan semua laporan Jawatankuasa Kecil
dan mengambil tindakan selanjutnya.
Makluman

2. Menerima dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lepas

Minit mesyuarat kali pertama bertarikh ............yang diadakan di ............. telah
diterima dan disahkan tanpa pindaan/dengan pindaan (per. 3.2, ms 4, perkataan
ibubapa kepada ibu bapa) .
Cadangan

: ...................................

Sokongan

: ...................................
Makluman

3. Perkara Berbangkit
Tiada perkara yang dibangkitkan.
Makluman
4. Agenda Baru
4.1 Laporan Jawatankuasa Undangan oleh .................................................

Reka bentuk kad undangan telah dibentang dan dipersetujui oleh majlis.

Senarai undangan telah dibentang dan diterima .........

Tindakan Jawatankuasa Undangan

4.2 Laporan Jawatankuasa Sambutan oleh .................................................

Atur cara sambutan telah dibentang dan dipersetujui tanpa pindaan

Kompang tidak dapat diadakan dan di ganti dengan cak lempong.

Makluman/Tindakan Jawatankuasa Sambutan

5. Hal-hal Lain
Tiada hal-hal lain di bincangkan.
6. Penangguhan Mesyuarat
6.1 Pengerusi mengucapkanterima kasih ...
6.2 Mesyuarat ditangguhkan pada jam ........
6.2 Tarikh mesyuarat akan datang ialah pada .......
Disediakan oleh,
MURNI BT. AMAN
Setiausaha
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka,
(083) Fasa 2

CONTOH 1: AGENDA MESYUARAT

Mesyuarat Jawatankuasa ..........................................

TARIKH
HARI
MASA
TEMPAT

: .................................
: .................................
: .................................
: .................................

AGENDA
1. Ucapan Pengerusi
2. Membaca dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lepas
3. Perkara Berbangkit
4. Agenda Baru
5. Hal-hal Lain
6. Penangguhan Mesyuarat

CONTOH 2: AGENDA MESYUARAT

Bengkel Penilaian Anugerah Citra Laporan Tahunan ..........
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan
Pustaka, (083) Fasa 2

TARIKH (HARI)
MASA
TEMPAT

: .................................
: .................................
: .................................

AGENDA

1. Ucapan Alu-aluan Pengerusi

2. Taklimat Urus Setia
................
................
...............
3. Hal-hal Lain
4. Penangguhan Bengkel

CONTOH 3: AGENDA MESYUARAT

AGENDA
Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah YGMB Intelek Sdn. Bhd.

1.

Ucapan Alu-Aluan Pengerusi

2.

Menerima & Mengesahkan Minit Mesyuarat Ahli Lembaga

Pengarah YGMB Intelek Sdn. Bhd. bertarikh 27 Januari 2011

KM 1

3.

Perkara Berbangkit

KM 2

4.

Laporan Kewangan Syarikat bagi Disember 2010

KM 3

5.

Menerbit, Mencetak,
dan Menjual
Kertas Soalan
Peperiksaan Tahun Lepas Bagi UPSR, PMR, SPM, STAM

KM 4

6.

Meluluskan Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir bagi

KM 5

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan
Pustaka, (083) Fasa 2

YGMB Intelek Sdn. Bhd.

7.

Hal-hal Lain

8.

Penangguhan Mesyuarat

KM 6

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan
Pustaka, (083) Fasa 2