PRIRUNIK ZA SUDJELOVANJE GRAANA U JEDINICAMA LOKALNE (REGIONALNE) SAMOUPRAVE

Prirunik za sudjelovanje graana u jedinicama lokalne i podrune (regionalne) samouprave drugo izdanje

Priredili: Krzysztof Chmura, Mirna Karzen, Momo Kuzmanovi Pridonijeli: Maris Mikelsons i Lori Bishop Nakladnici: The Urban Institute Zagreb, Savez Udruge gradova i Udruge opina Republike Hrvatske Za nakladnike: Maris Mikelsons i Irena Bakal Prijevod s engleskog: Samir Memi, Igor Mikulin, Natalija imunovi Lektura: Irena Drpi Grako oblikovanje: Bambi bold, Zagreb Tisak: Denona d.o.o Zagreb Naklada: 600 primjeraka

CIP - Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveuilina knjinica - Zagreb UDK 352/353(035) PRIRUNIK za sudjelovanje graana u jedinicama lokalne (regionalne) samouprave / pripremili Krzysztof Chmura, Mirna Karzen, Momo Kuzmanovi ; <prijevod s engleskog Samir Memi, Igor Mikulin, Natalija imunovi>. - 2. izd. - Zagreb : The Urban Institute, 2005. Prijevod djela: Citizen participation manual. ISBN 953-99520-5-0 I. Lokalna samouprava 441221084

PRIRUNIK ZA

SUDJELOVANJE GRAANA
U JEDINICAMA LOKALNE I PODRUNE (REGIONALNE) SAMOUPRAVE

Pripremili: Krzysztof Chmura Mirna Karzen Momo Kuzmanovi Pridonijeli: Lori Bishop Maris Mikelsons

Pripremljeno za:

Projekt reforme lokalne samouprave Amerika agencija za meunarodni razvoj

Zagreb, 2005.

ZAHVALE
Ovaj je prirunik zasnovan na iskustvima iz implementacije aktivnosti na sudjelovanju graana u lokalnim samoupravama u Hrvatskoj tijekom trajanja Projekta reforme lokalne samouprave. PRLS posebno zahvaljuje osoblju i gradonaelnicima Grada Rijeke, Grada Crikvenice i Grada Varadina te drugim lokalnim samoupravama u Hrvatskoj za njihovu suradnju i za primjere sluajeva koji su uvrteni u ovaj prirunik. U priruniku se koriste neki elementi alata za sudjelovanje graana, opisanih u javno dostupnim prirunicima koji se koriste u zemljama centralne i istone Europe i drugim tranzicijskim zemljama.

PREDGOVOR
Projekt reforme lokalne samouprave (PRLS) jest projekt tehnike pomoi s dva cilja: izgraivanje upravljake sposobnosti lokalnih samouprava i pruanje savjeta Vladi Republike Hrvatske u politici reforme lokalne samouprave. Projekt provodi The Urban Institute, neprotna istraivaka i savjetodavna organizacija iz Washingtona, a nancira ga Amerika organizacija za meunarodni razvoj (USAID). Direktor je PRLS-a Maris Mikelsons, a zamjenik direktora Krzysztof Chmura. U posljednjih nekoliko godina projekt je razvio pet modela upravljanja u skladu s potrebama lokalnih samouprava za boljim upravljanjem njihovim resursima. Svaki od pet modela implementiran je u razliitim mjestima u zemlji i svaka je od implementacija raena u bliskoj suradnji s partnerima u lokalnim samoupravama, s prioritetnim naglaskom na institucionalizaciji modela. Ovaj je prirunik izraen da bi pomogao korisniku u boljem razumijevanju Modela sudjelovanja graana i slui kao osnova za djelotvornu i uinkovitu primjenu novih tehnika upravljanja koje je izradio PRLS u suradnji s lokalnim samoupravama u Hrvatskoj. PRLS e nastaviti usavravati i aurirati model upravljanja podacima dobivenim iz novih nauenih lekcija te kroz potpuniju primjenu metodologija upravljanja. Ukratko emo opisati svaki od pet modela upravljanja. Upravljanje imovinom. Ovaj model uvodi novi sustavni pristup poveanju uinkovite uporabe imovine koja je u vlasnitvu ili na raspolaganju lokalnih samouprava. Prvi je korak izrada sveobuhvatne inventure svih jedinica imovine, emu slijedi ocjena svake jedinice imovine radi utvrivanja namjene najbolje za lokalnu samoupravu. Nakon zavretka tih koraka, model razmatra druga pitanja u upravljanju imovinom uvoenjem metodologija vezanih za procjenu imovine, analizu direktnih i indirektnih subvencija, uvoenje operativnih izvjea za svaku jedinicu imovine itd. Upotrebom multidisciplinarnog pristupa upravljanju imovinom model rezultira poboljanjima u lokalnim nancijama i pruanju usluga te omoguuje lokalni gospodarski razvoj. Sudjelovanje graana. Ovaj model poboljava sudjelovanje graana u procesu donoenja odluka lokalne samouprave kao sredstvo za bolje koritenje resursa. Model lokalnim samoupravama predstavlja sustavni pristup uinkovitoj komunikaciji s graanima te promociji civilnih inicijativa. Model predlae dva naina implementacije integralni pristup i pristup brzih rezultata. Predloeni alati, meu ostalima, ukljuuju izdavanje biltena u lokalnoj zajednici, savjetodavna tijela graana, javni informativni centar, izradu prorauna u malom te provoenje ankete o zadovoljstvu graana lokalnom samoupravom . Za svaki od alata naveden je primjer, meu kojima su mnogi nastali u sklopu ve provednih inicijativa u Hrvatskoj. Gospodarski razvoj. Ovaj model razmatra lokalni gospodarski razvoj iz perspektive zajednice zajednikim osmiljavanjem i voenjem za zajednikom vizijom gospodarskih potencijala zajednice i kako da ga lokalna samouprava, vodei poslovni ljudi i vodei ljudi civilne zajednice postignu. Model takoer razmatra mobilizaciju javnih i privatnih resursa za pruanje potpore toj viziji te promilja kako stvoriti povoljnu poslovnu klimu koja potie lokalne poduzetnike na otvaranje novih poduzea i proirenje postojeih i koja je privlana vanjskim investitorima. Kroz ovaj proces izraen je strateki plan gospodarskog razvoja. Na kraju, model predlae osnivanje lokalnog tijela koje bi bilo odgovorno za nadgledanje implementacije plana i koje e razmatrati pitanja sposobnosti vezanih uz regulativno okruenje za postizanje ciljeva plana. Ovaj je model vaan alat za poboljanje sposobnosti lokalne samouprave u upravljanju lokalnim gospodarskim razvojem. Upravljanje nancijama. Ovaj model daje prikaz sustava upravljanja nancijama koji poveava transparentnost i odgovornost ukupnog upravljanja nancijama, od donoenja odluke do procjene izdataka. Model uvodi etiri moderne upravljake prakse: 1. izrada transparentnog prorauna,

2. analiza kreditne sposobnosti radi boljeg pristupa kreditu, 3. sustavni pristup planiranju kapitalnih projekata kroz viegodinje razdoblje i 4. proraun organiziran oko programskih ciljeva te povezan s pokazateljima rezultata (programski proraun). Ovim etirima praksama potporu prua primjena sveobuhvatnoga softverskog programa, tj. model nancijske analize koji je osmiljen posebno za uporabu lokalnih samouprava u Hrvatskoj te u skladu s postojeim pravnim okvirom. Informacijski menadment. Ovaj model uvodi novi pristup upravljanju informacijama i komunikaciji unutar lokalne samouprave te izmeu graana i lokalne samouprave. Pristup se oslanja na sustavno ocjenjivanje potreba za informacijama lokalne samouprave, emu slijedi primjena modernih alata za komunikaciju i razmjenu informacija kao to su LAN (lokalna raunalna mrea), elektronika pota i odravanje virtualnih konferencija. Najvanije od svega, model povezuje graane s lokalnom samoupravom elektronikim putem radi omoguivanja pristupa informacijama o funkcijama (postupcima) lokalne samouprave te radi komunikacije s dunosnicima lokalne samouprave, tedei vrijeme i poveavajui sudjelovanje graana u lokalnoj upravi.

Sadraj

Zahvale.................................................................................................................................................4 Predgovor .............................................................................................................................................5 itateljima.............................................................................................................................................9 Prvi dio: SUDJELOVANJE GRAANA ........................................................................................... 13 A. Znaenje sudjelovanja graana ..................................................................................................... 13 B. (Ponovno) pokretanje sudjelovanja graana u lokalnim zajednicama ........................................... 17 Drugi dio: MODEL SUDJELOVANJA GRAANA...........................................................................21 A. Opis................................................................................................................................................21 B. Primjena .........................................................................................................................................23 Predloci.............................................................................................................................................29 Predloak br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja graana .....................................................................30 Predloak br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje graana.................................................... 31 Predloak br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju graana .....................................................33 Predloak br. 4: Saetak miljenja sudionika seminara o sudjelovanju graana................................35 Predloak br. 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana ....................37 Predloak br. 6: Shema SWOT analize ..............................................................................................38 Predloak br. 7: Saetak SWOT analize o sudjelovanju graana.......................................................39 Predloak br. 8: Izvjetaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje graana........................... 41 Predloak br. 9: Program rada tree radionice radne grupe za sudjelovanje graana ......................43 Predloak br. 10: Metoda brainstorminga...........................................................................................44 Predloak br. 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju graana ..........................................................45 Predloak br. 12: Ocjena intervencija ................................................................................................. 47 Predloak br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju Tiskanje broure .......................................49 Predloak br. 14: Sadraj integralnog plana sudjelovanja graana....................................................50 Trei dio: KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAANA .........................................................53 Alati informiranja.................................................................................................................................55 Otvorena sjednica Vijea...............................................................................................................56 Informativni centar .........................................................................................................................58 Informativna broura......................................................................................................................61 Oglasna ploa................................................................................................................................63 esto postavljana pitanja...............................................................................................................64 Automatske telefonske informacije ................................................................................................65 Bilten..............................................................................................................................................66 Prospekt ........................................................................................................................................70 Gradonaelnikova proraunska poruka .........................................................................................72 Proraun u malom .........................................................................................................................75 Izvjee za novinare ......................................................................................................................78 Dnevni red sastanka ......................................................................................................................80 Tiskani zapisnik .............................................................................................................................81

Komunikacijski alati ............................................................................................................................85 Anketiranje graana.......................................................................................................................86 Anketiranje putem intervjua ...........................................................................................................89 Ispitivanje miljenja o odreenoj usluzi..........................................................................................91 Sredstva povratnih informacija ......................................................................................................93 Dopisnica s odgovorima graana ..................................................................................................95 Fokusna grupa...............................................................................................................................98 Javna tribina ................................................................................................................................100 Sastanci u naselju........................................................................................................................104 Uspjean sastanak ......................................................................................................................105 Radio i TV program ..................................................................................................................... 107 Natjeaj za mlade ........................................................................................................................ 110 Prezentacijski portal na internetu ................................................................................................ 113 Intranet-internet sustav ................................................................................................................ 116 Alati partnerstva ............................................................................................................................... 119 Program lokalnog partnerstva ..................................................................................................... 120 Planiranje javnih prostora ............................................................................................................ 124 Gradski festivali ........................................................................................................................... 126 Savjetnika grupa graana .......................................................................................................... 128 Radna skupina.............................................................................................................................130 Upravni alati...................................................................................................................................... 133 Strategija sudjelovanja graana ..................................................................................................134 Povelja nevladinih organizacija....................................................................................................136 Postupak za nanciranje graanskih inicijativa ..........................................................................138 Proces pripreme transparentnog prorauna................................................................................ 140 Postupci pruanja usluga u upravi............................................................................................... 142 Sve na jednom mjestu .................................................................................................................144 Vijee mladih ............................................................................................................................... 148 Radno mjesto strunjaka za sudjelovanje graana .....................................................................150 DODATAK: Studija sluaja ..................................................................................................................................153 Pojmovnik .........................................................................................................................................156

Dragi itatelji,

Pred vama je Prirunik o sudjelovanju graana za jedinice lokalne samouprave. Namijenjen je dunosnicima i slubenicima lokalne ili regionalne samouprave, kao i strunjacima za sudjelovanje graana te osobama koje zanimaju pitanja vezana za lokalnu samoupravu, pogotovo za pitanja sudjelovanja graana. Takoer, moe biti zanimljiv osobama aktivnim u nevladinom sektoru ili openito zainteresiranima za pitanja civilnogdrutva.. Namjera Prirunika je pruiti smjernice za bolje upravljanje lokalnom zajednicom. To se ini jednostavnim, Meutim, koritenje sudjelovanja graana za poboljanje razumijevanja I upravljanja koji doprinose opipljivim rezultatima, nije esta. Prema tradicionalnom shvaanju sudjelovanje graana je apstraktno pitanje te da ono samo unapreuje demokraciju, ali ne donosi stvarne rezultate. Ovaj Prirunik ima ambiciju izmijeniti takav stav. Glavne poruke Prirunika su: 1. da je sudjelovanje graana alat upravljanja i pridonosi veoj uinkovitosti upravljanja, 2. smisleno je ono sudjelovanje kod kojeg postoje mehanizmi partnerstva izmeu lokalne samouprave i skupina graana 3. postoje razliiti alati sudjelovanja graana, koji se mogu koristiti u ostvarivanju razliitih ciljevia u sudjelovanju graana koje denira odreena jedinica lokalne samouprave. Ako ste gradonaelnik ili naelnik opine, dunosnik ili slubenik u jedinici lokalne samoprave, vjerojatno se esto susreete s problemima uinkovite komunikacije i sadrajne suradnje s graanima. Vjerojatno se esto pitate kako promovirati razvitak svoje zajednice i kako pronai sredstva za te aktivnosti . Prirunik vam prua odgovore i smjernice u rjeavanjutih vanih dilema. Prirunik e vam pomoi da se tim pitanjima bavite razumijevajui sudjelovanje graana i stjeui sposobnosti primjene razliitih iskustava u sudjelovanju graana. Ipak, to je jo vanije, prirunik e vam pomoi u pokretanju dodatnih, esto neoekivanih, resursa za promicanje razvitka svoje zajednice. Konzultantima ili osobama zainteresiranima za pitanja lokalne samouprave, ili pak onima koji djeluju u nevladinom sektoru, ovaj e prirunik pomoi u razumijevanju naina na koji bi lokalna samouprava trebala djelovati u podruju sudjelovanja graana. Takoer moete pronai primjere koji vas mogu potaknuti na unapreivanje ivota u vaoj zajednici. Oni mogu pomoi u vaim osobnim dilemama, npr. kako poboljati kvalitetu vlastitoga ivota u vaoj zajednici. Nadamo se da e vam prirunik pomoi da pronaete nain na koji ete zapoeti s poboljanjima. Kako koristiti prirunik u rjeavnju navedenih pitanja? U prvom poglavlju ete pronai objanjenja o tome to je sudjelovanje graana, posebno to je karakteristino za pristup i koncept PRLS/UI. itajui drugo poglavlje, nauit ete to je Model sudjelovanja graana PRLS-a i kako ga primijeniti. Potom ete u treem poglavlju pronai ono to smatramo sri Prirunika Kutiju s alatima za sudjelovanje graana. U njoj se nalazi niz alata za sudjelovanje graana, svrstanih u razliite kategorije, od alata informiranja, preko komunikacijskih i alata partnerstva, do upravnih alata. Na kraju prirunika ete pronai priu o ospjenom primjeru primjeni razliitih intervencija sudjelovanja graana u Rijeci kao i rjenik vanijih termina koritenih u priruniku. U ovo drugo izdanje unesene su manje korekturske ispravke te novi tekst Povelje o suradnji Grada Rijeke i nevladinog neprotnog sektora usvojene koncem 2004. godine.

10

Prvi dio

SUDJELOVANJE GRAANA

11

12

Znaenje sudjelovanja graana

Prvi dio

SUDJELOVANJE GRAANA
Sudjelovanje graana kljuno je za razvoj i jaanje demokracije na svim razinama uprave, ali poveano sudjelovanje graana u procesu odluivanja ne bi trebalo biti cilj lokalne samouprave samo zbog toga razloga niti samo zato to je u modi. Sudjelovanje graana ima mnogo ire znaenje koje stvara jo uvjerljivije razloge da ono postane prioritet lokalne samouprave. Sudjelovanje graana vrlo je vaan alat za povenu uinkovitost upravljanja u lokalnoj samoupravi i, ako ga se dovoljno iroko shvati, moe dovesti do stvarnog i trajnog partnerstva izmeu sektora u zajednici (javni, privatni i sektor civilnog drutva). Ovo partnerstvo moe proizvesti mnoge, moda neoekivane koristi za sve strane, ukljuujui otkrivanje novih izvora za nanciranje javnih projekata te poboljanja ope sposobnosti za rjeavanje problema u lokalnim zajednicama. Denicija sudjelovanja graana

A. ZNAENJE SUDJELOVANJA GRAANA

U ovom e se priruniku izraz sudjelovanje graana rabiti u etiri razliita znaenja: a) Ope znaenje pojma odnosi se na aktivnu ulogu pojedinaca u svim podrujima ivota zajednice, od pitanja na makrorazini, kao to su izrada prorauna i obrazovanje, do mjesnih odbora i individualnih inicijativa. b) Kao konstitutivni element vrijednosti, institucija i praksi civilnog drutva. c) Kao konstitutivni element uinkovite uprave, s naglaskom na lokalnim samoupravama. d) Kao naziv Modela upravljanja u lokalnim samoupravama koji je izraen u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave za potrebe lokalnih samouprava u Hrvatskoj. a) Znaenje pojma U modernom su drutvu interakcije sve sloenije i raznovrsnije zbog ega pojedinci danas imaju vie razliitih drutvenih uloga. Tijekom svojih ivota, oni igraju ulogu djeteta, prijatelja, uenika, zaposlenika ili poslodavca, glasaa, poslovnog ovjeka, vojnika, gradonaelnika, sveenika itd. Neke su uloge dodijeljene pri roenju. Ve pri prvom udahu pojedinci pasivno pristaju igrati ulogu neijeg djeteta. Neke se uloge izvode kao rezultat vlastitog izbora pojedinca. Neke su im uloge nametnute protiv njihove volje. Mogli bismo razlikovati drutva prema mogunostima koje pruaju pojedincima da izvode svoje uloge aktivno, prema njihovim sklonostima i potrebama. Kada raspravljamo o sudjelovanju graana, govorimo o pojedincu u posebnoj drutvenoj ulozi: ulozi koju ona ili on ima u lokalnoj, regionalnoj, dravnoj ili globalnoj zajednici. Kada govorimo o sudjelovanju graana, to sudjelovanje graana znai konceptualno te koje znaenje ima za pojedince?

13

Prvi dio: Sudjelovanje graana

uglavnom nas zanima aktivna uloga pojedinaca kao pripadnika zajednIce. Pretpostavlja se da bi u modernim slobodnim drutvima pojedinci trebali biti u mogunosti sudjelovati u svim aspektima ivota zajednice - da utjeu na cjelokupne rezultate organizacija, institucija, udruga i aktivnosti u poslovanju, upravi, sportu, humanitarnom radu itd. Meutim, pretpostavka se uvijek izjalovi kada pojedinci prihvate ulogu koju je za njih odabrao netko drugi (roditelji, ulina banda, uprava). Ona se izjalovi ak u sluaju kada pojedinac uiva u nedostatku odgovornosti koji je povezan s injenicom da su ulogu odabrali drugi. Na primjer, uloga neijeg djeteta. Biti neije dijete, ne mojom vlastitom odlukom nego odlukom mojih roditelja, omoguava mi da oekujem kako e moji roditelji biti odgovorni za pribavljanje hrane i igraaka i za moje ponaanje u djejem vrtiu. I tako u imati pravo uivati u nedostatku odgovornosti sve dok mi roditelji doputaju igrati ulogu neijeg djeteta. Prvi put kad dijete pokae odgovorno ponaanje ili rezultate uinjem, vaan je korak u njegovu osobnom sazrijevanju; ono prestaje biti neije dijete te poduzima vaan korak prema deniranju vlastitog identiteta i drutvene uloge. Slino tomu, prvi put kad netko pokrene aktivnost za rjeavanje problema zajednice - to je vana prekretnica u razvoju graana kao aktivnog sudionika u razvoju zajednice. b) Konstitutivni element civilnog drutva Koje je znaenje sudjelovanja graanina u razliitim podrujima drutva? U uobiajeno prihvaenoj metaforikoj slici modernog drutva, cijeli je drutveni prostor podijeljen na glavna podruja (ili sektore), prema preteitoj vrsti aktivnosti, institucija i vrijednosti u svakoj od njih: na trino gospodarstvo, javni sektor i na civilno drutvo. Sudjelovanje graana odnosi se na irok raspon ideja, inicijativa i aktivnosti kojima je cilj poveanje uloge graana u svim podrujima ivota zajednice, osobito (ali ne iskljuivo) u drutvenom prostoru smjetenom izmeu trita i drave, koji se obino naziva trei sektor. Privatno vlasnitvo, aktivnosti i institucije usmjerene na ostvarenje prota ine sektor trinoga gospodarstva. Javni sektor sastoji se od javnog vlasnitva, s organizacijama i institucijama koje osiguravaju pravni okvir, socijalnu skrb i druge usluge u javnom interesu. Neprotne organizacije, nevladine organizacije, institucije i aktivnosti zasnovane na graanskim inicijativama ine trei sektor. Civilno drutvo opisuje se kao skup institucija izvan uprave - ukljuujui graanske udruge, neprotne organizacije, crkve i mjesne klubove - koji pridonose javnom dobru 1 (Kingley i Gibson, 1999.) Institucije civilnog drutva i razliiti oblici sudjelovanja graana u njima pomau razvoj vanih drutvenih mrea s potencijalno snanim utjecajem na interakciju izmeu javnog sektora, biznisa i pojedinaca. Vanost sudjelovanja graana za moderne demokracije nairoko je prepoznata u posljednja dva desetljea. Dinamian razvoj sektora civilnog drutva, s institucionalnom raznovrsnosti i raznolikosti eksperimentalnih i
1 Kingsley, Thomas, G., and Gibson, O. 1999, Civil Society, the Public Sector, and Poor Communities, Washington D.C.: The Urban Institute. The Future of the Public Sector Occasional Paper No.12

14

Znaenje sudjelovanja graana

inovativnih praksi, stvorio je novo zanimanje javnosti za vanost aktivnosti usmjerenih na sudjelovanje te za one zasnovane na zajednici. Takoer je promijenio razumijevanje sudjelovanja graana u akademskim krugovima i javnosti: sposobnost graana da se organiziraju oko zajednikih interesa i potreba izvan trita i bez naloga drave da se to uini 2 (Helmut K. Anheier, 2002.) sposobnost sudjelovanja u odgovornosti za aktivnosti socijalnog osiguranja, kulturnih aktivnosti, programa za zatitu okolia sposobnost stvaranja novih oblika graansko-javnog partnerstva sposobnost rjeavanja problema. Ponovno je otkriveno da poboljano sudjelovanje graana i rast sektora civilnog drutva nuno ne znai da graani imaju manje povjerenja u dravu nego prije, ve da imaju vie povjerenja u sebe i drutvo u kojem ive. c) Konstitutivni element uinkovite uprave, s naglaskom na lokalne samouprave. Postoje brojne empirijske i teorijske potvrde koje dokazuju da je smanjenje ukljuenosti graana uvijek popraeno neuinkovitim rezultatima drutvenih institucija, erozijom kvalitete javnog ivota (vidjeti Kingsley i Gibson) te nedostatkom uzajamnog povjerenja izmeu uprave i graana. Organizirana zajednica mora se baviti pitanjima koja pojedinac ne moe rijeiti sam ili s problemima koje mogu uinkovitije rijeiti grupa pripadnika zajednice, organizacija ili institucija nego to bi to mogao pojedinac. Moderna zajednica ne bi trebala biti organizirana kao izolirana struktura nametnuta pojedincima. Ona bi trebala biti mehanizam jednostavan za uporabu, prilagoen individualnim oekivanjima i dostignuima pripadnika zajednice, obitelji, naselja i udruga. Za to su potrebni zajedniki napori kako stanovnika tako i institucija u toj zajednici. Jedan je od glavnih ciljeva uinkovite uprave javno-graansko partnerstvo u razvoju zajednice. To moe biti ostvareno kada je sudjelovanje graana u razliitim podrujima ivota zajednice ostvareno kroz uinkovitu suradnju izmeu sva tri sektora drutva (civilno drutvo, privatni i javni sektor). Lokalna bi samouprava trebala razumjeti kako je njezina uloga poduzimanje aktivnosti koje stvaraju povoljno okruenje da bi stanovnici bili aktivni na razliite naine. Osnovno pravilo ponaanja lokalne samouprave, u svim njezinim funkcijama, trebalo bi biti naelo supsidijarnosti. To znai da lokalna samouprava mora poticati nie razine uprave ili organizacije zajednice (one koje su najblie ljudima) da preuzme onoliko zaduenje koliko god je to djelotvorno i uinkovito. Stanovnici jedne ulice, primjerice, mogu zajedniki poduzeti neku aktivnost u suradnji s lokalnom samoupravom. Za uspjeno pruanje javnih usluga nije uvijek potrebna formalna organizacija. Uostalom, esto neformalno udruivanje pojedinaca na rjeavanju lokalnog problema postaje nakon
2

to sudjelovanje graana znai za uinkovito upravljanje u lokalnoj zajednici?

London School of Economics, The Centre for Civil Society, 2002. Anheier, Helmut, K., The third sector in Europe: Five thesis. Civil Society Working Paper 12. London,

15

Prvi dio: Sudjelovanje graana

nekog vremena formalno. Graanska inicijativa takoer moe doi od neformalnih grupa graana, esto usredotoenih na odreeni problem ili pitanja (primjerice, neformalna organizacija u naselju). d) Model upravljanja za lokalne samouprave Koje je znaenje sudjelovanja graana u implementaciji Projekta reforme lokalne samouprave? Projekt reforme lokalne samouprave (PRLS) i jedinice lokalne samouprave u Hrvatskoj osmislili su Model sudjelovanja graana kao jedan od pet modela upravljanja. Taj model prua detaljan sustavni pristup poboljanju komunikacije lokalnih samouprava s graanima i razradi novih praktinih rjeenja za javno-graansko partnerstvo. Koncept modela temelji se na nedavnim dostignuima menadmenta poslovnog i javnog sektora te na primjerima uinkovite implementacije razliitih graanskih inicijativa u SAD-u, EU i tranzicijskim zemljama. Metodologije zasnovane na zajednici vani su elementi PRLS-ovih modela u razliitim podrujima lokalne uprave: upravljanje imovinom, sudjelovanje graana, gospodarski razvoj, upravljanje nancijama i informacijski menadment. Svi su oni oblikovani za uinkovitu i djelotvornu implementaciju novih upravljakih tehnika unutar pravnog okvira u Hrvatskoj, svi su sa znaajnim naglaskom na aktivnoj suradnji lokalne samouprave s poslovnim ljudima, nevladinim organizacijama, te drugim formalnim i neformalnim institucijama u svim mjestima primjene PRLS-a. Javne uprave nikad nemaju dovoljno resursa za ispunjenje oekivanja graana. Vodstvo lokalne samouprave trebalo bi stvoriti suradniko okruenje za izraavanje potreba i na kraju razmotriti te potrebe. U partnerstvu izmeu graana i lokalne samouprave, zajednica moe mobilizirati dodatne resurse za svoj vlastiti razvoj i stvoriti jaa opravdanja za donoenje odluka. Takav pristup mijenja nain na koji lokalna samouprava vodi poslove. Javno-graansko partnerstvo u poboljanju razliitih podruja ivota zajednice nije niti prevladavajui model u upravi zajednice niti utopijski koncept. Primjeri uspjene implementacije partnerstva u zajednici poveali su se i brojkama i raznovrsnou u SAD-u, EU i tranzicijskim zemljama. Cijeli skup primjera slijedi nakon rasprave o modelu sudjelovanja graana (vidi tree poglavlje, Alati za sudjelovanje graana).

16

Ponovno pokretanje sudjelovanja graana u lokalnim zajednicama

B. (PONOVNO) POKRETANJE SUDJELOVANJA GRAANA U LOKALNIM ZAJEDNICAMA

Dvojbe Mnoge su lokalne samouprave kolebljive ili se boje poticati sudjelovanje graana, jer smatraju da e ono dodatno opteretiti njihove ve ionako oskudne resurse, osobito proraun. Ovo je est sluaj u tranzicijskim zemljama, gdje je u veoj mjeri prisutan problem oskudnih resursa. Lokalne su samouprave u strahu da e graani, ako ih se pita za miljenje, odmah traiti vie usluga i vie drugih rezultata od lokalne samouprave. Neki e rei kako bi sudjelovanje graana u situaciji pri kojoj su resursi oskudni trebalo biti ogranieno da se ne bi nehotice otvorila vrata dodatnim zahtjevima. Na osnovi te pretpostavke, misle da je sudjelovanje graana cilj ponajprije za lokalne samouprave sa stabilnijom nancijskom osnovicom. Meutim, ta je predodba u potpunosti kriva. Pravi smisao sudjelovanja graana ne sastoji se samo u tome da se od graana trae njihovi odgovori o tome to ele da bude uinjeno ili koje usluge trebaju. Demokratsko sudjelovanje graana stvara osnovu za dijalog u kojem vlasti mogu pruati informacije i traiti povratne informacije od graana kako bi se donijele dobre odluke za uporabu oskudnih resursa. Ono takoer ukljuuje graane u proces donoenja odluke pri emu oni takoer posveuju svoj vlastiti doprinos pa e tako opravdati i podrati odluke donesene u suradnji s lokalnom samoupravom. Ciljevi Brojni su ciljevi sudjelovanja graana. Neki od najvanijih jesu: Biti bolje obavijeten o oekivanjima graana, to zauzvrat omoguuje lokalnoj samoupravi da bolje ispuni ta oekivanja. Oni koji pruaju usluge zajednici i upravljaju infrastrukturom u ime graana pojedinaca, moraju odrediti nain na koji e biti obavijeteni o potrebama graana, ili stvoriti okruenje koje omoguuje ispunjenje tih potreba. Razvoj sudjelovanja graana u lokalnoj upravi bitan je za lokalne vlasti ako ele obaviti svoj osnovni zadatak - ispuniti oekivanja biraa. Treba naglasiti da lokalne samouprave ne bi to trebale shvatiti kao sluanje to graani imaju rei, nego kao mogunost dijaloga o odreivanju prioriteta pri uporabi oskudnih javnih resursa. Naravno, ne mogu uvijek sve potrebe (ili elje) biti ispunjene i katkad je potrebno donijeti teke odluke. Ali, uz poveano sudjelovanje graana, lokalne samouprave mogu donijeti te odluke na otvoren i transparentan nain, to je ve samo po sebi poboljanje funkcioniranja lokalnih samouprava. Osigurati utjecaj graana na budunost zajednice. Osim dnevnih odgovornosti u upravljanju, lokalne vlasti moraju posvetiti vrijeme planiranju buduih aktivnosti. Moraju imati viziju zajednice u budunosti te strategiju kako ostvariti tu viziju. Planiranje budunosti zajednice treba se provoditi u aktivnoj suradnji. Iako bi izabrani voe za-

Zato poticati sudjelovanje graana? Radi poticanja poveane potranje prema ionako ve oskudnim resursima?

17

Prvi dio: Sudjelovanje graana

jednice trebali prednjaiti, pripadnici bi zajednice trebali imati priliku, te biti poticani da aktivno sudjeluju u oblikovanju te vizije. Ako te mogunosti nema, zajednica nee osjeati tu viziju kao vlastitu. Pojedinci vjerojatno nee sebe vidjeti kao znaajne pripadnike zajednice, te e stoga vjerojatno manje pridonositi (idejama ili nancijski) razvoju vizije zajednice. Razviti uzajamno povjerenje izmeu graana i lokalne samouprave. Lokalnim je samoupravama teko ispuniti njihove odgovornosti i upravljati oskudnim resursima bez povjerenja graana. Sudjelovanje graana, kao koncept, ukljuuje traenje prijedloga te stvaranje i koritenje prilika da se objasni kontekst i okvir koji prethode odlukama to ih treba donijeti, te za poticanje smislenog dijaloga o budunosti zajednice. Povjerenje se inicira transparentnim pruanjem informacija uz mogunost rasprave o tim informacijama, o emu se onda obavijeste vlasti. Ali, najbolji je nain izgradnje povjerenja organizacija zajednikih aktivnosti - stvarnog angamana graana na pitanjima lokalne samouprave. Privui potporu za aktivnosti i ulaganja provedbom zajednikih projekata. Teko je, i na neki nain neprikladno, implementirati razliite projekte ili aktivnosti bez potpore javnosti. Uzajamno povjerenje izmeu lokalne samouprave i graana moe biti narueno ako aktivnost ili ulaganje ne uspije prema oekivanjima. S druge strane, resursi su uvijek oskudni, te je teko ispuniti sva oekivanja. Mogue je denirati razliite razine potpore. Najjednostavnija je razina kad graani jednostavno kau da su aktivnost ili ulaganje korisni, moda u jednostavnoj anketi ili ispitivanju javnog mnijenja (ili ako je aktivnost i ulaganje odgovor na njihov prethodno izraen zahtjev). Meutim, jednostavno je rei da je neto korisno ili neophodno kad to ne zahtijeva nikakvu rtvu. Via razina potpore, koja ima znatno veu vrijednost, postoji onda kada su graani izravno ukljueni u realizaciju aktivnosti ili ulaganja, kada dolazi do suradnje izmeu javnog sektora i privatnika. Ako graani posvete svoju energiju i resurse (nancijski ili dobrovoljnim radom) za odreenu aktivnost, tada je jasno da e tu aktivnost zajednica, ili barem ukljueni graani, smatrati korisnom. Koristi Razvijanje veeg sudjelovanja graana osnova je za poboljanje: Procesa donoenja odluke, ukljuujui vie ljudi i vie stajalita; osigurava provjeru snage lokalnih samouprava da donose odluke. Uinkovitosti lokalne samouprave, ako su odluke donesene racionalnije ili uz provjeru u okviru izravne ukljuenosti graana, ukupna uinkovitost rezultata lokalne samouprave moe se poveati. Partnerstva sa zajednicom, s obzirom na to da ono jaa ukljuivanje graana u aktivnosti lokalne samouprave. Demokracije, s obzirom na to da sudjelovanje graana omoguava primjenu sadrajnije demokracije, tako da lokalna uprava postaje vie od zastupnikog sustava zasnovanog na inputu svake etiri godine. Ono omoguuje demokraciju odozdo (grassroot democracy) na lokalnoj razini, u kojoj ljudi vide vlastiti utjecaj na odluivanje.

18

Drugi dio

MODEL SUDJELOVANJA GRAANA

19

20

Opis

Drugi dio

MODEL SUDJELOVANJA GRAANA

A. OPIS
Osnovne informacije PRLS-ov model sudjelovanja graana oblikovan je kako bi pomogao lokalnim samoupravama u koritenju moderne metodologije i alata za poboljanje njihove upravljake uinkovitosti na osnovi poveanog sudjelovanja graana u javnoj upravi. Razvijen je i modiciran u bliskoj suradnji PRLS-ova programa i nekoliko lokalnih samouprava u Hrvatskoj. Cilj je modela pruiti smjernice za poveano sudjelovanje graana u procesu donoenja odluka u lokalnoj samoupravi i tako pospjeiti razvoj civilnog drutva. Drugi dio predstavlja Model sudjelovanja graana, obrazlae metodologiju i pojedinosti procesa primjene sudjelovanja graana u Rijeci, Crikvenici, Varadinu i drugim hrvatskim gradovima i opinama. Denicija Model sudjelovanja graana je proces planiranja i primjene kojemu je za cilj poveati sudjelovanje graana u procesu donoenja odluke u lokalnoj samoupravi, te osigurati okruenje za stvaranje civilnog drutva. Takvo e sudjelovanje pridonijeti jaanju demokracije i poboljanjima u pruanju javnih usluga. to je Model sudjelovanja graana? Kako je izraen model sudjelovanja graana?

Potencijalne dobiti Uspjena implementacija modela sudjelovanja graana ne moe biti ostvarena bez dodatnih napora dunosnika lokalne samouprave, ponekad i uz dodatne trokove. Meutim, oni mogu oekivati i nekoliko korisnih rezultata: 1. Praktina rjeenja za poveanu ukljuenost graana u proces donoenja odluka na lokalnoj razini potvrdit e istinski legitimitet izabranih dunosnika. Izravno sudjelovanje graana u donoenju odluka jedan je od zahtjeva hrvatskog Zakona o lokalnoj i podrunoj (regionalnoj) samoupravi. Model sudjelovanja graana promovira metodologije i alate oblikovane za pomo lokalnom vodstvu da ispuni te zahtjeve vidljivim rezultatima. 2. Graani ukljueni u proces donoenja odluke spremniji su podrati programe lokalne samouprave. 3. Sudjelovanje graana prua izvor informacija, znanje i iskustvo to pridonosi temeljitosti rjeenja za zajednicu i dostupnosti resursa. To e potaknuti lokalne poslovne ljude da dodatno investiraju u svoju zajednicu i privui privatna ulaganja iz drugih regija. 4. Uinkoviti menadment u upravljanju zajednicom, temeljite proceduZato bi lokalne samouprave trebale koristiti model sudjelovanja graana?

21

Drugi dio: Model sudjelovanja graana

re provedbe projekata lokalnog razvoja i transparentna ocjena izdataka za javne investicije poveat e anse za dodatnu nancijsku potporu buduim projektima. 5. Gradovi i opine koji razvijaju razne zajednike aktivnosti koje se provode kroz javno-graansko partnerstvo u kulturi, poslovanju, obrazovanju, turizmu i sportu (festivali, sajmovi, turniri) imaju veu sposobnost uspostave partnerskih odnosa s drugim gradovima i opinama na regionalnoj, nacionalnoj i meunarodnoj razini. 6. Poveano sudjelovanje graana oslobodit e kreativni potencijal lanova zajednice. Oni e biti spremniji dobrovoljno dati svoje vrijeme i resurse za aktivnosti u zajednici. To e takoer smanjiti trokove za osoblje potrebno na dunostima vezanim uz aktivnost zajednice. 7. Dunosnici lokalne samouprave s dokazanim upravljakim vjetinama i vidljivim rezultatima u razvoju sudjelovanja graana imaju veu mogunost biti ponovno izabrani.

22

Primjena

B. PRIMJENA
Uvod Nove upravljake metode u Modelu, te razliiti alati za primjenu u lokalnoj upravi osmiljeni su s pozornou na sposobnost prilagodbe u zajednicama razliitih veliina i razina iskustva u sudjelovanju graana. Nije osmiljen kao model u kojem jedna veliina odgovara svima, nego kao dinamian okvir koji moe biti prilagoen razliitim okolnostima. Model sudjelovanja graana moe se primjenjivati koristei dva razliita pristupa: Pristup brzih rezultata i Integralni pristup. Svaka lokalna samouprava moe odluiti koji je pristup najprikladniji za njihove okolnosti. Manje jedinice mogu, primjerice, odluiti implementirati samo neke alate za koje smatraju da se mogu najlake primijeniti u njihovoj situaciji (brzi rezultati). Drugi je razlog za odabir izmeu raznih pristupa sloenosti, jer bi, primjerice, u maloj lokalnoj samoupravi moglo biti teko organizirati sloen ili sosticiran proces. Takoer je katkad uinkovitije uspjeno zavriti jednostavne aktivnosti, poveati razumijevanje kao rezultat tih uspjeha, te onda primijeniti sosticiranije alate. Lokalne samouprave koje ve imaju neka iskustva u promoviranju sudjelovanja graana te koje imaju odgovarajue sposobnosti mogu se odluiti za sosticiraniji pristup od samog poetka. Kako lokalne samouprave mogu pristupiti Modelu?

Pristup brzih rezultata naspram Integralnog pristupa Jednostavniji je pristup brzih rezultata. U ovom pristupu lokalna samouprava, na osnovi svoje vlastite ocjene razine sudjelovanja graana, izabire i primjenjuje pojedinane alate za koje smatra da se mogu najbolje primijeniti za sudjelovanje graana. Primjeri alata ukljuuju: bilten grada, ako graani nisu dovoljno informirani; natjeaj izmeu grupa graana, ako je to potrebno za motivaciju graana ili ope javne ankete, ako je potrebno saznati stavove graana o aktivnostima/uslugama lokalne samouprave. Dugotroniji je pristup izrada Integralnog plana sudjelovanja graana, u kojem je odabir alata za primjenu zasnovan na temeljitijoj analizi. Primjena Pristupa brzih rezultata sastoji se od tri koraka: 1. korak: zapoeti dijalog o pitanjima sudjelovanja graana u zajednici na osnovi jednostavnije analize (snimanje stanja sudjelovanja graana); 2. korak: odrediti najbolje intervencije (alati za sudjelovanje graana) i pripremiti smjernice za primjenu akcijskih planova; 3. korak: primjena alata. Da bi se odabrale najbolje intervencije, lokalna bi samouprava trebala provesti snimanje sudjelovanja graana. To moe biti u jednostavnoj formi kao to je sastanak voditelja odjela lokalne samouprave ili sastanak vijea. Sudionici bi trebali raspraviti trenutni status inicijativa za 1. korak Zapoeti dijalog snimanje stanja glede sudjelovanja graana to znai Integralni pristup? Kako primijeniti Pristup brzih rezultata? to znai Pristup brzih rezultata?

23

Drugi dio: Model sudjelovanja graana

sudjelovanje graana, ukljuujui razmjenu informacija i komunikaciju, javno-graansko partnerstvo, ulogu graana u procesu izrade prorauna, te administrativne procedure lokalne samouprave za poveanje sudjelovanja graana. Rezultat takve rasprave mogao bi biti zakljuak da graani primaju informacije o aktivnostima lokalne samouprave samo od regionalnih medija (novine i radio), te da je ogranien utjecaj na sadraj, tj. da novinari sami biraju teme te da su stoga pokrivene samo glavne ili skandalozne teme. Ili, oni koji pridonose snimanju stanja mogu smatrati da odravanje sastanaka s graanima donosi mnogo kritike i zahtjeva, ali vrlo malo konstruktivnih zakljuaka. To moe dovesti do smanjene nazonosti na tim sastancima. Nakon utvrivanja glavnih podruja u kojima nedostaje sudjelovanje graana, lokalna samouprava moe odabrati one alate kojima e djelovati na tim posebnim podrujima. Drugi je pristup poeti od raspoloivih alata i analizirati ih svakog pojedinano. Vano je procijeniti potencijalni uspjeh svakog alata, uz postojeu situaciju u lokalnoj samoupravi i potrebe (kao to je navedeno u opisu drugog koraka). Ako lokalna samouprava eli prikupiti vie objektivnih informacija i stavova, mogu se odrati sastanci tematskih grupa koji e pomoi u snimanju stanja sudjelovanja graana. Tematsku grupu mogu formirati lanovi zajednice; cilj bi bio raspraviti pitanja sudjelovanja graana. Rezultat sastanaka tematske grupe slui kako vana osnova za odabir i primjenu alata. Vidi predloke: Predloak broj 1: Snimanje stanja sudjelovanja graana. 2. korak Odabir prikladnih alata Lokalne samouprave koje odaberu pristup brzih rezultata primjenjuju alate izravno iz kutije alata za sudjelovanje graana. Osmiljen za postizanje kratkoronih rezultata, ovaj je pristup popraen odreenim rizicima, posebno time to su oni koji donose odluke u iskuenju da previde vana pitanja kojima se treba baviti. Taj je pristup primjenjiv najvie u manjim lokalnim samoupravama ili kao poetna toka (poetni korak) za razvoj sudjelovanja graana u lokalnoj samoupravi. Odabir alata trebao bi biti zasnovan na rezultatu prvog koraka (snimanje stanja sudjelovanja graana). Odabir bi se trebao zasnivati na trima imbenicima. Prvi je razina ona do koje se pojedini alat bavi kritinim pitanjima i potrebama lokalne samouprave, to je utvreno snimanjem stanja.Prema prethodnom primjeru, izradom i distribucijom biltena moglo bi se rijeiti pitanje pristupa informacijama. Drugi je imbenik subjektivni osjeaj primjenjivosti u lokalnoj situaciji, do koje mjere moe promijeniti trenutnu situaciju, te kolika je spremnost za promjenu u tom trenutku. Trei je imbenik izvedivost primjene alata. Kako s obzirom na sloenost tako i na dostupnost resursa.

24

Primjena

Nakon odabira prikladnih alata, treba pripremiti plan aktivnosti. To moe biti vrlo jednostavan popis koraka u primjeni, odgovornih osoba, rokova i resursa. Nakon toga potrebno je pratiti primjenu i prema potrebi je modicirati. Vano je pratiti ne samo primjenu alata, ve i njihovu uinkovitost u poboljanju praksi sudjelovanja graana. Uzmemo li prethodno spomenuti primjer biltena, moramo se zapitati ne samo je li bilten izraen, ve takoer je li se poveao broj dobro informiranih graana ili broj odnosno udio graana na koje je utjecao bilten. Ukoliko uinak nije onakav kakav se elio, utoliko e alat moda trebati modicirati ili odabrati drugi alat. Vidi predloke: Predloak broj 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju Tiskanje biltena. Integralni je pristup dugorona sustavna aktivnost usmjerena na poveano sudjelovanje graana u zajednici. Lokalnim se samoupravama savjetuje da slijede est praktinih koraka za uspjenu implementaciju: 1. korak: Organizirati i provesti orijentacijski seminar o sudjelovanju graana. 2. korak: Organizirati radnu grupu za sudjelovanje graana; imenovati osobe iz lokalne samouprave koje e biti lanovi radne grupe. 3. korak: Provesti niz radionica radne skupine te saeti rezultate za Integralni plan sudjelovanja graana. 4. korak: Izraditi plan i prezentirati ga poglavarstvu i vijeu na usvajanje. 5. korak: Provesti Integralni plan sudjelovanja graana. 6. korak: Pratiti i ocjenjivati provedbu; aurirati plan. Facilitacija Meu sudionicima seminara trebali bi biti kljuno osoblje lokalne samouprave, lanovi mjesnih odbora i lokalne nevladine udruge. Tijekom seminara, sudionicima e biti predstavljene koristi od poveanog sudjelovanja graana, lozofska vanost i zakonske pretpostavke za sudjelovanje graana. Takoer e im biti predstavljena kutija s alatima za sudjelovanje graana i naini primjene alata. Seminar mogu odrati strunjaci za sudjelovanje graana izvan zajednice (ovo se preporua, ako je mogue). Takoer ga moe odrati netko iz zajednice, primjerice zaposlenik lokalne samouprave odgovoran za odnose s javnou ili predstavnik nevladine udruge. U osnovi, sadraj seminara trebao bi se izvesti iz sadraja ovog prirunika. Vidi predloke: Predloak broj 2: Kratki pregled seminara o sudjelovanju graana Predloak broj 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju graana.

3. korak Primjena alata

Kako primijeniti Integralni pristup?

1. korak Organizirati i voditi orijentacijski seminar o sudjelovanju graana

25

Drugi dio: Model sudjelovanja graana

2. korak Organizirati radnu grupu za sudjelovanje graana i imenovati lanove

Predloak broj 4: Saetak miljenja sudionika seminara o sudjelovanju graana. lanovi radne grupe trebali bi biti odabrani iz redova lokalnih samouprava (izabrani dunosnici i zaposlenici), nevladinih udruga i mjesnih odbora. Trebali bi biti spremni i sposobni posvetiti svoje vrijeme i znanje radnoj grupi. Najbolji je nain zamoliti sudionike na orijentacijskom seminaru da se obveu na rad u radnoj grupi. To se moe uiniti na vrlo jednostavan nain dijeljenjem popisa za upis u radnu grupu na kraju seminara. 1. radionica Radna grupa zapoinje svoj rad analiziranjem svih aspekata sudjelovanja graana u lokalnoj samoupravi. Radna se grupa moe koristiti odreenim kriterijima za ocjenjivanje trenutnih praksi razmjene informacija, ukljuujui kredibilitet lokalne samouprave, opu razinu povjerenja u lokalnu samoupravu, percepciju otvorenosti ili uinkovitosti lokalne samouprave, komunikacije, pristupa javnosti, spremnosti na podjelu odgovornosti, i potovanje prema graanima. To bismo zatim mogli saeti u tablici ili dokumentu koji prua uvid u snage, slabosti, mogunosti i prijetnji znaajne za sudjelovanje graana u lokalnom procesu donoenja odluka (to se katkad naziva SWOT analizom). Vidi predloke: Predloak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana. Predloak broj 7: Saetak SWOT analize sudjelovanja graana. 2. radionica Svrha je druge radionice denirati ciljeve sudjelovanja graana. Dobar je pristup najprije denirati kritina podruja (npr. komunikacija izmeu graana i vlasti), te nakon toga denirati ciljeve koji mogu biti ostvareni i izmjereni. Vid predloke: Predloak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana (modicirati). Predloak broj 8: Izvjetaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje graana. 3. radionica Sljedei je zadatak utvrditi intervencije u skladu s ciljevima sudjelovanja graana deniranim na drugoj radionici. Metoda brainstorminga najbolji je nain generiranja za stvaranje ideja za intervencije. Tijekom brainstorminga, alati iz Kutije alata mogu biti navedeni, ali je takoer vano ii dalje od opisa koji se tamo nalaze kako bi se stvorili inovativni prijedlozi koji se odnose na specinu situaciju u zajednici. Vidi predloke: Predloak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana (modicirati). Predloak broj 9: Program rada tree radionice radne grupe za sudjelovanje graana.

3. korak Provesti niz radionica radne skupine

26

Primjena

Predloak broj 10: Metoda brainstorminga. Predloak broj 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju graana. 4. radionica Svrha je etvrte radionice vrednovati ideje generirane na treoj radionici prema dobro deniranim kriterijima, te odabrati najbolje. Sljedei je zadatak pripremiti nacrt planova aktivnosti za odabrane intervencije. Svi e planovi biti ukljueni u Integralni plan sudjelovanja graana. Vidi predloke: Predloak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana (modicirati). Predloak broj 12: Ocjena intervencija. Konani je rezultat niza radionica radne grupe Integralni plan sudjelovanja graana, dokument koji se nakon toga prezentira poglavarstvu i vijeu na usvajanje. Vano je pripremiti sveobuhvatnu prezentaciju zbog toga to nee svi lanovi poglavarstva i vijea sudjelovati izravno u izradi plana. Meutim, kako je vrijeme trajanja sastanka obino ogranieno, prezentacija bi trebala biti koncizna i dobro osmiljena, a vrijeme za prezentaciju skraeno. Plan je politiki dokument. Usvajanje Integralnog plana sudjelovanja graana daje zeleno svjetlo daljnjem razvoju pojedinih intervencija i planova aktivnosti. Takoer je vano napomenuti da bi se plan trebao smatrati radnim dokumentom koji je stalno podloan izmjenama, te koji treba redovito pratiti i aurirati. Vidi predloke: Predloak broj 14: Sadraj Integralnog plana sudjelovanja graana. Nakon to je usvojen Integralni plan sudjelovanja graana, mogu se izraditi detaljni planovi aktivnosti. Oni trebaju sadravati vie detalja nego nacrti planova aktivnosti koji su ukljueni u Integralni plan sudjelovanja graana, koji sadri samo one detalje neophodne za donoenje politikih odluka. Trebalo bi napomenuti da detaljniji planovi aktivnosti poveavaju vjerojatnost uspjene primjene razliitih alata. Vidi predloke: Predloak broj 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju Tiskanje broure. Tijekom provedbene faze, vano je pratiti rezultate, vrednovati, i ako je potrebno, revidirati plan zbog promijenjenih okolnosti/okruenja u lokalnoj zajednici. Promjene potrebne za uspjenu provedbu Uspjena provedba ovisi o nekoliko osnovnih elemenata u upravljanju lokalnom zajednicom: Vodstvo za promjenu 6. korak Praenje implementacije, ocjena i auriranje plana 5. korak Provesti Integralni plan sudjelovanja graana 4. korak Izraditi Integralni plan sudjelovanja graana i prezentirati ga poglavarstvu i vijeu na usvajanje

27

Drugi dio: Model sudjelovanja graana

Tko e voditi promjenu?

Razumijevanje problema Promjene u administrativnoj strukturi (odgovornost) Resursi za provedbu Kada raspravljamo o vodstvu, moramo biti svjesni da se promjene ne dogaaju bez onoga tko ih vodi. Taj voditelj mora razumjeti potrebu za promjenom, imati viziju kako e izgledati organizacija i zajednica nakon promjene, te biti uvjeren u koristi koje e promjene donijeti. Voditelj mora imati dostatan autoritet da preuzme inicijativu, te bi ga trebao podravati predani tim partnera i/ili kolega Vano je takoer razumijevanje potrebe za promjenom i smisla promjene, ne samo unutar tima koji vodi promjenu nego i u ostatku lokalne samouprave. Ako cijela organizacija ne razumije predloene promjene (novu inicijativu), to moe biti znaajnom preprekom koja bi mogla omesti ili zaustaviti napredak u radu tima. Kako bi se omoguilo razumijevanje u cijeloj organizaciji, proces bi trebao biti transparentan, te bi trebalo organizirati dovoljan broj seminara i treninga kako bi se ostali u organizaciji informirali o ciljevima i oekivanim koristima od predloenih promjena. Ako elimo da promjena bude odriva ili institucionalizirana, ona mora uklopiti lokalne podzakonske akte. To bi moglo ukljuivati promjenu u administrativnoj strukturi, primjerice ako odredimo poziciju za upravljanje odreenim pitanjem, npr. strunjak za sudjelovanje graana. Ili bi se moglo odraavati u opisu posla, kad su odreeni zadaci dodijeljeni odgovornostima odreene pozicije. Konano, ako elimo da doe do promjena, moramo odrediti resurse. To mogu biti ljudski resursi, kao to je koritenje vremena za sudjelovanje u radu radne skupine, ili nancijski resursi za kupovinu dobara potrebnih za primjenu pojedinih alata. Praenje i ocjenjivanje

Je li nam promjena uope potrebna?

Kako poboljanja u sudjelovanju graana mogu postati odriva?

Koji su resursi potrebni za promjenu?

Kako moemo mjeriti promjenu u sudjelovanju graana?

Kada pratimo primjenu, vano je obratiti pozornost ne samo na primjenu pojedinih alata (jesmo li ili nismo zapoeli s izdavanjem biltena), nego takoer pratiti stvaran utjecaj alata na sudjelovanje graana (je li vei broj graana bio prisutan na manifestacijama koje su bile objavljene u biltenu? ali li se manji broj graana na odluke lokalne samouprave?). Ovo je izravno povezano s prethodno deniranim ciljevima sudjelovanja graana. Svaki bi cilj trebao imati dobro denirane metode mjerenja, kao i nain za prikupljanje informacija. Katkad je teko neposredno mjeriti stupanj do kojeg je odreeni cilj ostvaren. Na primjer, cilj poveanja pristupa informacijama veoma je teko izmjeriti. Iako je mogue provesti istraivanja, ona su skupa jer zahtijevaju dobro osposobljene voditelje istraivanja, anketare i analitiare. Druge metode mjerenja koje su manje skupe esto su manje pouzdane, na primjer prebrojavanje broja dostupnih informacijskih kanala uz broj ljudi koji se koriste tim kanalima.

28

PREDLOCI
Predloak br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja graana

Predloak br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje graana

Predloak br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju graana

Predloak br. 4: Saetak miljenja sudionika seminara o sudjelovanju graana

Predloak br. 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana

Predloak br. 6: Shema SWOT analize

Predloak br. 7: Saetak SWOT analize o sudjelovanju graana

Predloak br. 8: Izvjetaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje graana

Predloak br. 9: Program rada tree radionice radne grupe za sudjelovanje graana

Predloak br. 10: Metoda brainstorminga

Predloak br. 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju graana

Predloak br. 12: Ocjena intervencija

Predloak br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju Tiskanje broure

Predloak br. 14: Sadraj integralnog plana sudjelovanja graana

29

PREDLOAK br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja graana

Jesu li dunosnici lokalne samouprave svijesni potrebe za sudjelovanjem graana? Kako graani dobivaju informacije o aktivnostima lokalne samouprave? Jesu li informacije cjelovite i tone? Vjeruju li graani informacijama koje objavljuje lokalna samouprava? Postoje li kanali pomou kojih se primaju miljenja graana o aktivnostima? Jesu li komunikacijski kanali uinkoviti? Imaju li graani priliku utjecati na odluke lokalne samouprave? Jesu li graani ikada utjecali na odluku lokalne samouprave? Osnivaju li se radne grupe ako su potrebne vane analize, savjetovanja i donoenje odluka? Potuje li se miljenje kljunih lanova zajednice kada se donose vane odluke? Kako su graani ukljueni u lokalne aktivnosti? Jesu li sastanci s graanima uinkoviti i zavravaju li s konstruktivnim zakljucima? Vodi li itko unutar uprave brigu o odnosima s graanima? Postoje li jasne smjernice u vezi s NVO-om i graanskim inicijativama? Koriste li se mjesni odbori za promoviranje aktivnosti graana?

30

PREDLOAK br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje graana

Ciljevi prezentirati razliite alate za sudjelovanje graana zapoeti s pripremom plana sudjelovanja graana Oekivani rezultati sudionici stjeu znanje o razliitim alatima osnivanje radne grupe (unutar Grada) poetak rasprave o planu sudjelovanja graana naznaka sljedeih koraka. Opravdanje aktivnosti Grad je naglasio da eli poboljati izravnu komunikaciju s graanima i mjesnim odborima te izmeu lanova vijea i graana. Sloili su se oko toga da se aktivnosti sudjelovanja graana provode na dva naina: pilot implementacija nekoliko alata za sudjelovanje graana (metodologija sastanaka mjesnih odbora, natjeaj Moja vizija i opa anketa) priprema integralnog plana sudjelovanja graana. Sudjelovanje graana nije zacrtano kao zasebna aktivnost, kao to su to odnosi s javnou, ve je to niz kontinuiranih radnji na kojima bi trebala raditi cijela lokalna samouprava. Graanima bi trebala biti dostupna bilo koja tema koja se tie odluka vanih za njih. Sudjelovanje graana odnosi se na nancije, proraun, razinu usluga i na mnoga druga pitanja.
Sudionici

Seminaru bi trebali prisustvovati svi koji se izravno bave pitanjima o kojima e se raspraviti: kljuni gradski dunosnici, lanovi mjesnih odbora i predstavnici lokalnih nevladinih organizacija (NVOa). Program rada Tijekom seminara prezentirat e se openita pitanja vezana uz uz sudjelovanje graana. Takoer, prezentirat e se alati i tehnike za sudjelovanje graana, kao to su: javne ankete prikupljanje stavova o odreenim uslugama intervjui (fokusne grupe) javni sastanci i tribine radne grupe graana otvorene sjednice vijea otvoren proces pripreme prorauna programi lokalnog partnerstva otvorene rasprave na televiziji (npr. gradonaelnik odgovara na pitanja) informativni centri izvjee za novinare odgovori na najea pitanja (npr. broura) informacije o konkretnim uslugama katalog o gradskim uslugama gradski bilten

31

 suradnja s poslovnim sektorom (npr. poslovni forum) javne ankete prikupljanje stavova o odreenim uslugama intervjui (fokusne grupe) javni sastanci i tribine radne grupe graana otvorene sjednice vijea otvoren proces pripreme prorauna programi lokalnog partnerstva suradnja s poslovnim sektorom (npr. poslovni forum) javne ankete

pravila suradnje s NVO-ima (povelja o NVO-ima) infopunkt (sve na jednom mjestu) najtraenije upravne usluge u jednoj zgradi postupci upravnih usluga informativne ploe gradski telefonski imenik najvaniji brojevi automatske telefonske informacije (ili besplatni telefon) gradska web-stranica broura s izvjetajem o implementaciji prorauna

Na kraju seminara sudionike e se zamoliti da popune jednostavnu anketu o njihovim stavovima o tre nutnom stanju nekih oblika sudjelovanja graana u njihovu gradu te njihovim komentarima i miljenjima o podrujima koja treba poboljati. To e predstavljati poetni materijal za analizu stanja sudjelovanja graana. Na kraju seminara treba zamoliti sudionike da se ukljue u radnu grupu za sudjelovanje graana.

32

PREDLOAK br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju graana

1. slajd
TO JE SUDJELOVANJE GRAANA? Sudjelovanje javnosti (graana) je bilo koji proces putem kojeg graani utjeu na javne odluke koje se tiu njihova ivota i ivota drugih graana. Aktivno: interakcija s izbaranim dunosnicima ili osobljem Pasivno: odlazak na javne sastanke radi dobivanja informacija

2. slajd
EVOLUCIJA SUDJELOVANJA GRAANA Informacija (jednosmjerno) Komunikacija (dvosmjerno) Partnerstvo (zajednike aktivnosti)

3. slajd
MODERNE IDEJE 21. STOLJEA Devalvacija tradicionalne demokracije Uloga demokracije na lokalnoj razini Community development Corporations (CDC) iskustva iz SAD-a Civilno/informatiko drutvo Pad u drutvenom statusu Princip supsidijarnosti

4. slajd
ZATO CIVILNO DRUTVO? Ni sredinja vlast ni lokalna samouprava ne mogu ispuniti sva oekivanja gragraana Bez komunikacije-neuinkovita rjeenja 3 stupa modernog drutva: -trino gospodarstvo -demokratske institucije -NVO

5. slajd
TO JE GRAANSKA AKTIVNOST? Pisanje pisama, dopisa, upita? Dolaenje na sastanke? Aktivno sudjelovanje na sastancima: postavljanje pitanja, sudjelovanje u raspravi? Rjeavanje lokalnih problema (ukljuivanje grupa graana) koritenjem vlastitih resursa? Rjeavanje lokalnih problema u partnerstvu s gradom?

6. slajd
ZATO SUDJELOVANJE GRAANA? Moderno drutvo/demokracija (moda?) Zato to je potpisan memorandum? Zato to gradonaelnik ili tajnik tako misle? Ili mi osjeamo: da se gradom ne moe upravljati bez ukljuenosti graana da moemo bolje ispunjavati zadatke

33

7. slajd
KOJI SU MOGUI CILJEVI SUDJELOVANJA GRAANA (1) Bolje informacije o oekivanjima graana Osiguravanje utjecaja graana na odluke Izgradnja meusobnog povjerenja izmeu vlasti lokalne samouprave i graana Sigurnost da e se proraunski rashodi uinkovito utoiti

8. slajd
KOJI SU MOGUI CILJEVI SUDJELOVANJA GRAANA (2) Podrka aktivnostima i ulaganjima Vea ukljuenost graana u zajednike aktivnosti Postizanje shvaanja gradskih zaposlenika da je njihova uloga pruanje javnih usluga to jo? (Svatko moe dodati neto)

9. slajd
AKO NE VJERUJETE Mjerljivi i drugi dokazi: Dodatni resursi za bolje usluge i razvoj Jeftiniji kapital za razvoj Vea vjerojatnost ponovne pobjede na izborima

10. slajd
NOVI PRISTUP PODRAZUMIJEVA PROMJENE Promjene podrazumijevaju vodstvo i odgovornost Promjene zahtjevaju razumijevanje Promjene zahtjevaju administrativnu strukturu Promjene zahtjevaju nanciranje

34

PREDLOAK br. 4: Saetak miljenja sudionika seminara o sudjelovanju graana

(Anketa provedena tijekom seminara u Rijeci, u lipnju 2001.) 1. Uvod vane injenice u vezi sa sudjelovanjem graana Grad Rijeka smatra se jednim od najnaprednijih gradova u Hrvatskoj u provedbi sudjelovanja graana i osobito podrke NVO-ima. Prve aktivnosti sudjelovanja graana u Rijeci poele su prije tri godine, anketom koju je pripremio AED kroz program podrke NVO-ima, a pokrenute su donacijama grada, upanije i poslovnih subjekata. Nedavno je osnovan centar za podrku NVO-ima RI-CENTAR (inkubator za NVO-e). On prua podrku novoosnovanim NVO-ima ustupanjem poslovnih prostora, treningom i strunim savjetima. Grad nancira razliite aktivnosi NVO-a na osnovi natjeaja, ali se uvjeti i pravila razlikuju izmeu razliitih gradskih odjela; ne postoji opa odredba na razini gradskog vijea, kao to je Povelja o NVO-ima. Graani su svjesni svojih prava i mijenjaju stav o aktivnostima u vlastitoj zajednici. () 2. Izvori informacija Web-stranica s informacijama sa sjednica gradskog vijea Mediji (meu najbitnijima su Novi list, Radio Rijeka, Ri kanal, HTV) Najee iz lokalnih medija (novine, radio) Obavijesti na oglasnim ploama u mjesnim odborima Usmena komunikacija Kontakti s lanovima vijea () 3. Kako komuniciraju graani, mjesni odbori i gradske vlasti Graani mjesni odbori Graani komuniciraju s gradskim institucijama uglavnom izravnim telefonskim pozivima lanovimamjesnih odbora, obino nazivajui ih na privatne telefonske brojeve i prezentirajui svoje probleme o odreenim pitanjima. Usmeno telefonski, na sastancima (po grupama ili za cijeli mjesni odbor ili podruje; pismeno () Mjesni odbori Grad Te zahtjeve prenosimo tajniku mjesnog odbora, a zatim ih se u pismenom obliku alje gradskim odjelima. Graani i organizacje - Grad Usmeno (izravan telefonski razgovor); pismeno (dopisi), u nekim sluajevima indirektno putem medija (novine ili radio), na stranicama kljunih osoba. Kao predstavnik Ureda grada, u estom sam kontaktu s raznim udrugama na njihov zahtjev, najee rjeavajui pitanja o provedbi njihovih programa. Ja pruam informacije, traim rjeenja i konano rjeavam zahtjeve udruga, ovisno o odlukama izvrnog tijela ili Ureda grada (...)

35

4. Predloeni mehanizmi za informacije i komunikaciju. Putem elektronskih i tiskanih medija ili umreavanjem, takozvani otvoreni telefon. Tematske panel diskusije, radionice, okrugli stolovi s drugim institucijama i NVO-ima i traei izravno sudjelovanje graana. Sustavno obrazovanje djece i mladei o mogunostima izravnog sudjelovanja u procesu donoenja odluka (kola, mediji, internet). Jednom na tjedan lanovi trebaju odgovarati na pitanja graana. Organizirati emisije na televiziji u koje se jednom tjedno pozivaju predstavnici gradskih vlasti, a graani mogu postavljati pitanja koja ih zanimaju. Omoguiti sudjelovanje graana u bilo kojem gradskom projektu koji smatraju zanimljivim: kultura, sport... Gradski vijenici trebali bi posjeivati sastanke graana. Mjesni odbori trebali bi primati kompletne materijale sa sjednica gradskog vijea, kao i zapisnike sa sjednica. Povratne informacije pismeno, osobno, telefonski, o rjeavanju problema. Kroz tematske panel diskusije u vezi s odreenim podrujem (npr. komunalni problemi i slino). Gradski vijenici trebaju izravno komunicirati s graanima u mjesnom odboru. () 5. Razliiti stavovi o informacijama i komunikaciji. Lokalne vlasti nedovoljno komuniciraju s graanima i stoga proputaju priliku da se nadograuju na ideje i volju graana. Izvjetaji sa sjednica gradskog vijea objavljuju se na pola stranice u lokalnim novinama, a izvjetaji o sjednicama izvrnog tijela samo u nekoliko reenica. Ja sudjelujem i dobivam informacije o radu lokalne samouprave preko medija i u kontaktu s gradskim vijenicima. Mislim da bismo trebali imati uu neposrednu suradnju na lokalnoj razini, osobito s lanovima mjesnih odbora. U svrhu poboljanja komunikacije vano je razmotriti zahtjeve graana i dati im povratnu informaciju. Trebali bismo poboljati ovo podruje jer bi graani trebali shvatiti da je njihovo ukljuenje neophodno; graani ne bi smjeli oekivati da e mjesni odbori od samo 5 lanova rijeiti sva pitanja. Potrebni su bolja izrada i provedba programa i bolji protok informacija i ideja. ()

36

PREDLOAK br. 5: Nacrt poziva za prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana
Gosp., Go. ... Pozivamo Vas na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje graana koja e se odrati u petak, 12. listopada 2001. Seminar e se odrati u gradskoj vijenici, u sobi br. ... Planiramo poeti s radom u 10.00 h i zavriti u 14.00. Openito je cilj radne grupe pripremiti integralni plan sudjelovanja graana koji e obuhvaati alate za sudjelovanje graana odabrane iz izbora alata prezentiranih na seminaru u lipnju. Tijekom prve radionice planiramo analizirati stanje sudjelovanja graana, poeti s odreivanjem ciljeva koje Grad eli postii poticanjem sudjelovanja graana i nain na koji se ti ciljevi mogu postii. Tijekom sljedeih radionica nastavit emo s odabiranjem alata, a na kraju emo izraditi plan aktivnosti za njihovu primjenu. Nadamo se da ete moi odvojiti vrijeme za ovaj vaan dogaaj. Radionicu e facilitirati predstavnik ... , koji nam pomae u promociji sudjelovanja graana u naem gradu. Srdaan pozdrav, Gradonaelnik...

37

PREDLOAK br. 6: Shema SWOT analize

UNUTRANJE

VANJSKO

Mogunosti

Snage
POZITIVNO NEGATIVNO

Slabosti

Prijetnje

Ovaj dijagram ilustrira format stratekog planiranja za analizu imbenika koji utjeu na sposobnost grada da ostvari svoju viziju gospodarske budunosti. Da biste je koristili: Identicirajte snage i uvjete koji e pomoi u ostvarenju vizije, pozitivne imbenike. Identicirajte snage i uvjete koji e oteati ostvarenje vizije, negativne imbenike Razdijelite svaku grupu na unutranje i vanjske snage i uvjete postavljanjem pitanja: Opisuje li ovaj imbenik lokalno stanje i trendove, lokalne aktivnosti i smjernice koje moemo kontrolirati ili na koje barem moemo utjecati ili je to vanjska realnost koju ne moemo kontrolirati?

38

PREDLOAK br. 7: Saetak SWOT analize o sudjelovanju graana

Koje su karakteristike graanina Rijeke? Timski radnik Kozmopolit Okrenut sebi Spreman na suradnju Nesklon inicijativi pasivan Voli se natjecati Nedovoljno informiran eli sudjelovati Tolerantan Voli ivjeti u Rijeci koja je otvoren multikulturalan grad i obrazovno sredite

Snage Graani spremni na suradnju Kozmopolitski graani Najnapredniji grad u sudjelovanju graana GUP (urbanistiki plan) je ukljuivao graane Inkubator za NVO-e Postojanje vijea mjesnih odbora Tradicija vijea mjesnih odbora 2.5% sredstava iz prorauna za aktivnosti NVO-a Projekt zdravoga grada Javni natjeaji za dodjelu sredstava Vijea mjesnih odbora imaju informacije o sredstvima koja su im na raspolaganju 10% komunalne naknade na raspolaganju je vijeima mjesnih odbora Javna solidarnost Tolerantni graani Ljudi vole ivjeti u Rijeci Otvoreni multikulturalni grad

Slabosti Pasivni graani, nedostatak inicijative Slabe aktivnosti vijea mjesnih odbora Nedostatak informacija o aktivnostima vijea mjesnih odbora (i drugih razina lokalne samouprave) Nedovoljna javna motivacija Veina sredstava (namijenjenih NVO-ima) odvaja se za sportske aktivnosti Proraunski proces graani nisu informirani o nainu pripreme prorauna Razliite procedure u odjelima (dodjeljivanje sredstava) Nejasna potreba o partnerskom odnosu izmeu graana i Grada Graani ne znaju gdje mogu pronai informacije Nema sustavnog upravljanja informacijama Nema tradicije u organiziranju okruglih stolova i javnih tribina

39

Prilike Novi zakon o lokalnoj samoupravi Novi zakon o NVO-ima Zakon o informiranju Program Urban Instituta Projekt Rijeka zdravi grad Projekt Grad po mjeri djece Mediteranski grad / grad povezan s ekologijom Partnerstvo kao smjernica za EU

Prijetnje Socijalni problemi u Hrvatskoj Slabo gospodarstvo Zabrinutost zbog nesigurnosti u svijetu Birokracija

40

PREDLOAK br. 8.: Izvjetaj s druge radionice radne grupe za sudjelovanje graana
Podruja sudjelovanja graana Komunikacija (ukljuujui protok i pristup informacijama, komunikaciju izmeu vijenika i graana, komunikaciju na razini usluga koje zahtijevaju graani. Proces pripreme prorauna iskljueno iz komunikacije zbog osobite prirode (ukljuujui alate koji doputaju utjecaj graana na pripremu prorauna). Mjesni odbor (ukljuujui ulogu mjesnog odbora u procesu donoenja odluka, bolji protok informacija). Civilne inicijative (ukljuujui inicijative neformalnih grupa graana i formalno registriranih NVOa). Strateki ciljevi sudjelovanja graana 1. GRAANI SU BOLJE INFORMIRANI I EE KOMUNICIRAJU S GRADOM Kao rezultat: a) Postojanja jasnih informacijskih kanala b) Uspostave kanala za povratne informacije c) Stvaranje povjerenja u informacije koje se pruaju d) Poboljana interna komunikacija Mjerenje: to znai bolje informiran? Npr. 5 10 % graana tvrdi da su bolje informirani moe se mjeriti anketom i usporediti s rezultatima prijanjih anketa. Budui da je prilino sloeno i skupo mjeriti na taj nain, u meuvremenu moemo pretpostaviti da emo postii cilj ako se ispune uvjeti za postizanje eljenog stanja (bolja informiranost i...). Cilj je postignut kada: postoje barem 2-4 jasna informacijska kanala postoje barem 3 kanala za povratne informacije postoji povjerenje u informacije, a mjeri se primjerice miljenjima prikupljenim kroz tematske grupe poboljana interna komunikacija mjereno miljenjima prikupljenim na sastancima osoblja ili anketiranjem gradskih zaposlenika.

2. VIA RAZINA SUDJELOVANJA GRAANA U PROCESU PRIPREME PRORAUNA Mjerenje: Polazna je osnova nakon rasprave ta da trenutno graani gotovo uope ne sudjeluju osobno ili izravno u procesu pripreme prorauna. Cilj je postii izravno ukljuenje od 5%, brojei ljude koji e sudjelovati u primjeni razliitih alata izravno tijekom procesa pripreme, npr. javna tribina, pozivi tijekom rasprave o proraunu na televiziji itd.

41

3. POBOLJANA ULOGA I AKTIVNOST MJESNIH ODBORA Mjerenje: Vie e ljudi biti upoznato s aktivnostima mjesnih odbora - osnovicu daje anketa koja je provedena prije oko dvije godine, tako da ju moemo poveati za 10% i mjeriti tijekom sljedeeg provoenja ankete. Vie je ljudi informirano i vie ih sudjeluje u aktivnostima mjesnih odbora (ukljuujui provedbu razliitih inicijativa). Programi i odluke mjesnih odbora razmatraju se u odjelima, na poglavarstvu i na vijeu. Razina povjerenja u ulogu mjesnih odbora porasla je meu graanima (mjereno poveanim ukljuivanjem i potporom graana). Dodjeljuje se vie sredstava zbog rezultata koje postiu mjesni odbori u poboljanju stanja u zajednici.

4. POVEAN BROJ CIVILNIH INICIJATIVA KOJE RJEAVAJU PROBLEME I POTREBE ZAJEDNICE

Mjerenje: Vie inicijativa primijeeno na razini mjesnih odbora ili cijelog Grada - mjeri se prikupljanjem podataka iz mjesnih odbora i odjela (u usporedbi s osnovnim podacima iz prethodnih godina). Vie registriranih NVO-a. Vie inicijativa koje se nanciraju iz prorauna i drugih izvora.

42

PREDLOAK br. 9: Program rada tree radionice radne grupe za sudjelovanje graana
Trea radionica za sudjelovanje graana Uvod: Saetak prethodne radionice Program rada i ciljevi za danas Zavravanje brainstorminga: Dodatne ideje Strukturiranje ideja Procjena njihove uinkovitosti u postizanju ciljeva Odabir intervencija koje e se provoditi

Priprema pojedinanih planova aktivnosti: Prezentacija tablice s planovima aktivnosti Priprema jednog plana aktivnosti Podjela u podgrupe i priprema ostalih planova Zakljuci

43

PREDLOAK br. 10: Metoda brainstorminga

Prvi dio Razmislite o nekoliko pristupa ili strategija kojima se moemo koristiti u rjeavanju ovog pitanja. Razmiljajte brzo i iznesite svoje ideje ne vodei rauna o tome jesu li realistine. Napravite stanku

Drugi dio Grupirajte sline ideje. Razmotrite vjerojatnu cijenu i mogue koristi koje daje svaka ideja i eliminirajte one koje se ne ine korisnima. Ocijenite vjerojatnost uspjene realizacije svake ideje i eliminirajte one koje vjerojatno nee biti uspjene. Ideje koje imaju najbolju perspektivu razradite u detaljne prijedloge. Brainstorming se koristi u ranoj fazi procesa planiranja za prikupljanje ideja i poticanja kreativnosti. To je proces u dvije faze koji prvo prikuplja ideje, a zatim ih ocjenjuje. Odvajanje je tih dviju faza kljuno za uspjeh brainstorminga. Proces brainstorminga najuinkovitiji je za rad u grupi. Velike se grupe mogu podijeliti u manje koje u tom sluaju podnose izvjetaje o provedenom brainstormingu. Aktivnost brainstorminga vodi moderator koji denira pitanje o kojem e razgovarati i zatim biljei ono o emu se razgovara ili zamoli lana grupe da zapisuje. Moderator ohrabruje sve prisutne da sudjeluju u otvorenoj atmosferi bez presuivanja. Osoba koja zapisuje treba ipchart ili plou na kojoj e zapisivati. Svatko u grupi treba vidjeti ono to zapisniar biljei. Nakon popunjavanja, papir se postavlja na zid. Vano je zapisivati sve prijedloge BEZ obaziranja na kontradikcije, preklapanja ili presuivanja o idejama. Ponekad nasumine ideje vode do dobre strategije.

44

PREDLOAK br. 11: Ideje za intervenciju u sudjelovanju graana

PRORAUN 1. Deniranje procedure (otvoren proces pripreme prorauna) rezolucija usvojena od strane gradskog vijea 2. Materijali (posteri, lanci u lokalnim novinama) s osnovnim informacijama o buduem proraunu (za raspravu): a) transparentni kriteriji prema proraunskim prijedlozima; b) transparentni kriteriji za koritenje prorauna; c) adresa za primanje pritubi na proraun 3. Javna rasprava o pripremi prorauna 4. Emisija uivo izmeu proelnika odjela i graana, pojanjavanje graanima 5. Broura (lanci u lokalnim novinama) o tekuem proraunu: a) jednostavni primjeri zasnovani na npr. troenju iznosa od 100 kn (ako je proraun 100 kuna); b) posljedice za Grad bez prorauna/ bez poreza koje plaaju graani MJESNI ODBORI 1. Leci i broure o aktivnostima mjesnih odbora distribucija putem kola (djece), dnevnih novina, pote, ovlatenog osoblja 2. Dan mjesnog odbora 3. Okrugli stolovi o konkretnim pitanjima, sastanci s graanima s preciznim dnevnim redom 4. Konferencija za novinare o aktivnostima mjesnih odbora 5. Javni pozivi graanima da podnose svoje prijedloge o programima koji se tiu zajednice CIVILNE INICIJATIVE 1. Odluka Grada o suradnji s NVO-ima (povelja o NVO-ima pravila za suradnju s NVO-ima) + mjesni odbori (sa svojim programima) 2. Razliiti natjeaji i inicijative (lokalno partnerstvo; motiviranje volontera knjige, diplome, ulaznice za kazalite itd.) 3. Neformalni sastanci s razliitim organizacijama (npr. kava s gradonaelnikom) 4. Radne grupe graana, okrugli stolovi, intervjui (ciljne skupine) 5. Emisije uivo o civilnom drutvu na radiju i televiziji 6. Druenje s graanima 7. Otvorene telefonske linije 8. Pisani prijedlozi 9. Objavljivanje i distribucija letaka o civilnom drutvu KOMUNIKACIJA 1. Gradski bilten 2. Broura s informacijama o tome gdje graani mogu doi sa svojim problemima, s informacijama o projektima koji se izvode u gradu (katalog gradskih usluga s procedurama) 3. Knjiga ili kutija za pritube, ideje i pohvale 4. Ankete graana 5. Otvoreni telefon

45

6. Izravni prijenos sastanaka gradskog vijea na televiziji (otvoreni sastanci vijea) 7. Prezentacija aktivnosti lokalne samouprave 8. Sastanci s gradonaelnikom (poziv graanima na kavu) 9. Osobni kontakti s graanima 10. E-mail adrese na gradskoj web-stranici Drugi alati i tehnike za poboljanje sudjelovanja graana Posebne funkcije unutar lokalne samouprave odgovorne za kontakte s javnou Edukacija gradskih dunosnika i osoblja

46

Predloak br. 12: Ocjena intervencija

OCJENA INTERVENCIJA
Kriteriji za ocjenjivanje: I. Vodstvo Predstavlja volju i podrku u primjeni odreenog alata, osobito sa stajalita Grada; moe postojati i vodstvo delegirano iz drugog tijela. (1-5) slaba volja; 5- jaka volja II. Uinkovitost Pokazuje do koje mjere odreeni alat vodi do postizanja cilja. (1-5) 1-niska uinkovitost; 5-visoka uinkovitost III. Sloenost (Jednostavnost) Predstavlja potekoe (komplikacije) u primjeni i potrebu za pripremanjem. (1-3) 1-jako sloeno; 3-nije sloeno (jako jednostavno) IV. Potrebni resursi Prikazuje koji su resursi potrebni za primjenu. (1-5) 1-velika potreba za resursima; 5-mala potreba za resursima CIVILNE INICIJATIVE KRITERIJI INTERVENCIJE / ALATI I 10. Odluka Grada o suradnji s NVOima (povelja za NVO pravila suradnje s NVO-ima) + mjesni odbori (i njihovi programi) 11. Razni natjeaji i natjeaji za inicijative (lokalno partnerstvo; motiviranje volontera knjige, diplome, ulaznice za kazalite itd.) 4 II 3 III 2 IV 5 UKUPNO 14 Dobra i potrebna podloga za uspjenu suradnju izmeu Grada i grupa graana; stvara dobru atmosferu za suradnju Izvrstan alat za uvoenje inicijativa, izaziva ljubomoru zaposlenika (u pozitivnom smislu) i natjecanje, to su odlini poticaji; s druge strane ocijenjeno je kao prilino komplicirano i skupo Dobar alat, uvelike ovisi o dostupnosti gradonaelnika Prvi put moe biti organizirano kao dio Foruma za NVO u Rijeci Ovaj je zahtjev vie proceduralan nego to je to zasebna intervencija; treba postati obiaj pozivati razliite graane da se pridrue radnoj grupi (kao u modelu Gospodarskog razvitka i Sudjelovanju graana) Ocjenjuje se jako kvalitetnim, premda to nije alat za izravno uvoenje civilnih inicijativa; zbog dobre prezentacije moe se stvoriti dobra atmosfera za takve inicijative To je vie ideja nego konkretan alat; pitanje je kako to treba provesti KOMENTARI

11

12. Neformalni sastanci s razliitim organizacijama (npr. kava s gradonaelnikom) 13. Radne grupe graana, okrugli stolovi, intervjui (tematske grupe)

14

12

14. Emisije uivo o civilnom drutvu na radiju i televiziji

15

15. Druenje s graanima

14

47

16. Otvorene telefonske linije pismene ponude 17. Tiskanje i distribucija letaka o civilnom drutvu

Niska ocjena stoga to nema izravan utjecaj; to je vie komunikacijski alat Vjerojatno je precijenjeno u smislu uinkovitosti; problem je kako e ljudi razumjeti to je civilno drutvo itajui; broura mora biti napisana jasno i razumlji

13

KOMUNIKACIJA
KRITERIJI KOMENTARI I 11. Gradski bilten 12. Broura s informacijama o tome gdje graani mogu doi sa svojim problemima, informacije o projektima koji se implementiraju u Grad (katalog usluga Grada s procedurama) 13. Knjiga ili kutija za pritube, ideje i pohvale 4 4 II 4 4 III 1 3 IV 2 4 TOTAL 11 15 Vrlo dobar alat, no unato ocjeni, prilino je skup To moe biti jednostavna broura ili nekoliko letaka koji pokazuju kojim se pitanjima bavi Grad i koja je procedura za rjeavanje odreenih pitanja Veoma jednostavno za postavljanje, nije uvijek lako provesti (odgovaranje na pitanja) Vrlo dobro, ali prilino skupo Vrlo dobar komunikacijski alat, ali graani se moraju priviknuti Jako dobar komunikacijski alat Veoma slino alatu opisanom pod br. 2 Teko je ocijeniti to e se dogoditi nakon poziva, u gradu veliine Rijeke potrebno je paljivo isplanirati

16

14. Anketa graana 15. Otvoreni telefon 16. Direktan prijenos sjednica gradskog vijea na televiziji 17. Prezentacija samouprave aktivnosti lokalne

3 4 4 3 3

4 4 3 3 5

1 3 3 1 2

3 4 5 4 4

11 15 15 11 14

18. Sastanci s gradonaelnikom (poziv graanima na kavu)

19. Decentralizacija unutar ureda lokalne samouprave 20. Osobni kontakti s graanima 21. E-mail adrese na web-stranici grada 22. Dostupni vijenici

2 5 5

5 5 4

3 3 3

5 5 4

15 18 16 Iako je to dobra ideja, nema konkretnih uputa kako je provesti Veoma jednostavno, iako je broj ljudi s prikljukom na internet ogranien, to je alat budunosti ini se jednostavnim, meutim teko je provesti, u potpunosti ovisi o tome koliko e vremena vijenici posvetiti za sastanke s graanima

13

48

PREDLOAK br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju Tiskanje broure

ODGOVORAN TKO? RESURSI UVJETI PARTNERI S KIME? VRIJEME KADA?

AKTIVNOST (ZADATAK) TO?

REZULTATI ZATO?

Denirati ciljnu publiku Prvi tjedan

Ciljna publika denirana

Radna je grupa odgovorna za pripremu broure, predstavnici Grada Radna grupa, prostorije, vrijeme Jednako kao gore Strunjaci za pitanja civilnog drutva Drugi tjedan Drugi tjedan RI Center Grad, radna grupa, strunjaci Grad Lektor Dizajner Tiskara 8.-12. tjedan 12.-14. tjedan 14.-16. tjedan 16.-20. tjedan 20.-22. tjedan 3.-8. tjedan Kompjuter, autor teksta E-mail Kompjuter, autor Novac ili osoba zaposlena u Gradu Novac Jednako kao gore Jednako kao gore

Predstavnici organizacija iz podruja razvoja civilnog drutva

Radna se grupa treba sloiti o ciljnoj publici Radna se grupa dogovara o sadraju teksta

Odrediti sadraje letaka Jednako kao gore Smart Smart Smart Grad Rijeka Jednako kao gore Jednako kao gore

Denirati smjernice za letke

Odrediti broj primjeraka

Broj otisnutih broura

Napisati tekst

Prvi nacrt teksta

Raspoloivost autora i literature

Predstaviti tekst letka za komentare

Prikupljeni komentari

Konana verzija teksta

Konana verzija teksta

Prikupljeni komentari

Lektoriranje

Lektorirani tekst

Graki dizajn

Letak graki dizajniran

Tisak

1000 letaka

Distribucija

Distribucija

Jednako kao gore

Mjesni odbori, organizacije, institucije Grada

22.-30. tjedan

Jednako kao gore

49

Predloak br. 14: Integralni plan sudjelovanja graana

Sadraj 1. 2. 3. 4. 5. 6. Znaenje sudjelovanja graana Saetak analize Ciljevi sudjelovanja graana Intervencije za postizanje ciljeva Planovi za provedbu intervencija Provedba i praenje Dodatak

Rezultat brainstorminga popis ideja Kriteriji za ocjenjivanje

50

Trei dio

KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAANA

51

52

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAANA

Mnogi su dunosnici lokalnih samouprava u Hrvatskoj i drugim demokratskim zemljama irom svijeta prepoznali koncept sudjelovanja graana kao vaan element sveukupnog razvoja zajednice. Meutim, postoje znaajne razlike u stvarnoj razini ukljuenosti graana u proces donoenja odluka, kao i u gospodarske, kulturne i druge aktivnosti u zajednici. Te razlike mogu biti zamjetne i meu zajednicama koje su vrlo sline, koje imaju isti pravni i institucionalni okvir i sline prirodne, nancijske i ljudske resurse. Nadalje, nije dovoljno da lokalna samouprava samo razumije da je sudjelovanje graana bitno i da ima samo dobre namjere za provedbu politike i procedura za jaanje sudjelovanja graana na lokalnoj razini. Razumijevanje i namjera trebaju biti praeni specinim znanjem, vjetinama i alatima koji e olakati uspjeh u provedbi bilo koje konkretne intervencije. Iznenaujue je da je taj idui korak, koji namjeru i razumijevanje pretvara u praksu, u modernim javnim poslovima esto zanemaren. esto se konceptualno razumijevanje pitanja i teoretsko opredjeljenje za provedbu smatra dovoljnim da se inicijativa proglasi uspjenom. Zanemarivanje vanosti procedure i alata koji se koriste u fazi provedbe bilo koje javne inicijatiive uvijek e postii jednake rezultate kao i svaki drugi pothvat izveden bez vjetina i alata: rezultat e biti nekoristan ili nepoeljan. esto kada govorimo o sudjelovanju graana i o njegovu znaenju, ono se ini naizgled apstraktnim, a koristi koje donosi ine se nemjerljivima. Kutija alata upuuje na njegovu stvarnu i konkretnu dimenziju. Neki su vrlo jednostavni, a neki su softiciraniji. Oni se u razliitoj mjeri bave razliitim problemima. Neki pokrivaju jednostavne aktivnosti, ali ih sagledavaju u novom svjetlu i donose korisne prijedloge. Cilj nam je prikazati kako pojedinane alate tako i sveobuhvatniji pristup koji kombinira uporabu nekoliko alata. Ovaj e pristup biti osobito koristan za manje lokalne samouprave koje mogu odabrati alate koji su najprikladniji za njihovo mjesto. On e im takoer pomoi u primjeni odabranih alata. Premda se neki alati ine prilino slinima, oni su denirani kao zasebni alati kako bi se jasnije istaknule snage i slabosti svakoga pojedinog alata. Alati koji su prezentirani u tablicama daju strukturirane informacije o svakom pojedinom alatu. Posljednji red donosi informaciju o primjeru primjene svakog alata. Ne postoji uvijek primjer primjene u Hrvatskoj, ali se nadamo da e izdavanje ovog prirunika potaknuti nastanak dodatnih primjera koji e biti ugraeni u budua izdanja prirunika. U nastavku teksta nalazi se izbor potencijalnih alata (intervencija) koji se mogu koristiti u svrhu poboljanja sudjelovanja graana. Prema funkcijama grupirani su u etiri razliite kategorije:

Zato trebamo alate za sudjelovanje graana?

Kako su prezentirani alati u ovom priruniku?

53

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

Alati informiranja

Otvorena sjednica Vijea Informativni centar Informativna broura Oglasna ploa esto postavljana pitanja Automatske telefonske informacije Bilten Prospekt Gradonaelnikova proraunska poruka Proraun u malom Izvjee za novinare Dnevni red sastanka Tiskani zapisnik

Komunikacijski alati

Anketiranje graana Anketiranje putem intervjua Ispitivanje miljenja o odreenoj usluzi Fokusna grupa Sredstva povratnih informacija Dopisnica s odgovorima graana Radio/TV program Javna tribina Sastanci u naselju Uspjean sastanak Natjeaj za mlade Intranet-internet sustav Prezentacijski portal na internetu

Alati partnerstva

Program lokalnog partnerstva Planiranje javnih prostora Gradski festivali Poslovni forum Savjetnika grupa graana Radna skupina

Upravni alati

Strategija sudjelovanja graana Povelja nevladinih organizacija Postupak za nanciranje graanskih inicijativa Proces pripreme transparentnog prorauna Sve na jednom mjestu Postupci pruanja usluga u upravi Vijee mladih Radno mjesto strunjaka za sudjelovanje graana

54

Alati informiranja

ALATI INFORMIRANJA
Ovaj skup alati informiranja napravljen je u svrhu poboljanja dostupnosti informacija o pruanju usluga, procesa donoenja odluka, odgovornosti i sveukupnog djelovanja izabranih dunosnika i zaposlenika lokalne samouprave. Pristup tonim i pouzdanim informacijama jedan je od glavnih preduvjeta za transparentni proces donoenja odluka u demokratskom drutvu. Jedino informirani graani mogu aktivno sudjelovati u aktivnostima lokalne samouprave i biti znaajni lanovi modernoga civilnog drutva. Pristup je informacijama osnovno ljudsko pravo koje lokalna samouprava treba tititi i olakati na svim razinama, a osobito na lokalnoj. Ako graani imaju tone informacije o tome koliko troi lokalna samouprava, na to troi i zato nema dovoljno sredstava za sve projekte, oni e biti spremniji odvojiti vlastite resurse za rjeavanje razliitih problema i potreba. Samo one lokalne samouprave koje su sposobne pruiti dostatne informacije graanima bit e u mogunosti pridobiti povjerenje jedinice u kojoj su izabrani. Protok je informacija takoer prvi korak prema uspostavi aktivne uloge graana u ivotu zajednice: komunikacija s lokalnom samoupravom, utjecaj graana na proces donoenja odluka, sudjelovanje u planiranju i provedbi projekata zasnovanih na zajednici i uspostava partnerstva s lokalnom samoupravom i poslovnom zajednicom. Uspjena primjena ovih alata pokazat e i spremnost i sposobnost lokalne samouprave za primjenu novih metoda i vjetina upravljanja koje su razvijene u suvremenim demokracijama. Nakon to se lokalna samouprava pobrine za pruanje informacija, moe se prijei na sosticiraniju kategoriju komunikacijskih alata. Izbor alata informiranja ukljuuje sljedee alate: otvorenu sjednicu vijea informativni centar informativnu brouru oglasnu plou esto postavljana pitanja automatske telefonske informacije bilten prospekt gradonaelnikovu proraunsku poruku proraun u malom izvjee za novinare dnevni red sastanka tiskani zapisnik Koje smo alate informiranja izabrali? Koja je namjena alata informiranja?

55

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

OTVORENA SJEDNICA VIJEA

Kada koristiti

Poveati transparentnost odluivanja Poboljati kontakte i komunikaciju izmeu graana i izabranih predstavnika Educirati graane o pitanjima vezanim za lokalnu samoupravu Tijekom razdoblja izmeu izbora, odluke i aktivnosti Gradskog vijea (ukljuujui redovne sjednice) najvaniji su elementi suvremenog demokratskog politikog sustava. Javnost esto jednostavno ne razumije sloenost odluka koje Vijee donosi, kao ni okolnosti, ogranienja i prepreke s kojima se ono suoava donosei odluke koje oblikuju lokalnu politiku. Premda ne postoji pravna obveza odravanja otvorenih sjednica vijea, pozivanje javnosti da ih prati uivo uklanja vanu zapreku izmeu graana i lokalne javne uprave. Ako je uobiajeno mjesto odravanja sjednica premalo da bi ugostilo sve promatrae, sjednica moe biti proglaena javnom, ali s mjestima samo za one koji prvi dou. Uz to se moe osigurati dodatno praenje putem lokalnih TV ili radiopostaja. Otvorene sjednice Vijea dobra su prigoda graanima da vide kako funkcionira lokalna vlast i dobiju informacije o aktivnostima koje ona poduzima te kako ih namjerava provesti. Nisu zamiljene kao mehanizam prikupljanja miljenja graana niti kao forum za razgovor izmeu graana i lokalne vlasti. U naelu, graani takvim sjednicama prisustvuju (ili ih prate putem medija) kao promatrai, a ne kao sudionici.

Opis

Koraci

1. Pripremite odluku o odravanju otvorene sjednice i uputite ju Vijeu na usvajanje. 2. Najavite odravanje otvorene sjednice u lokalnim medijima (tisak, radio, TV, ako je dostupna). Razmislite o posebnom pozivu kolama, kako bi se potaknuli nastavnici da iskoriste otvorene sjednice kao element obrazovanja o demokraciji. 3. Priredite prostor tako da moe ugostiti publiku. Treba posvetiti pozornost tomu da se posjetitelji osjeaju dobrodolo i ugodno. 4. Na poetku sjednice izravno pozdravite posjetitelje. 5. Jasno postavite osnovna pravila koja vrijede za graane koji promatraju sastanak. Pravila trebaju onemoguiti ometanje sjednice. Premda se radi vie o metodi informiranja nego o raspravi, razmotrite mogunost ostavljanja vremena na kraju sastanka za pitanja i odgovore. trokovi oglaavanja kupovina dodatnih stolica za dvoranu Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje e pripremati otvorenu sjednicu

Mogui trokovi

Primjer

Odluka Gradskog vijea Rijeke o emitiranju sjednica Vijea na lokalnoj TV

56

Odluka Gradskog vijea Rijeke o emitiranju sjednica Vijea na lokalnoj TV

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

INFORMATIVNI CENTAR

Kada koristiti

Za distribuciju informacija o lokalnim uslugama i djelatnostima Za primanje, zabiljeavanje i odgovaranje na pritube graana Kao pomo graanima u rjeavanju problema vezanih za pruanje lokalnih usluga Kao utedu vremena drugog osoblja i njihov uinkovitiji rad Informativni centar prua informacije graanima i pomae im u snalaenju u sustavu i postupcima lokalne samouprave. Hoete li odabrati zasebni ured, ili stol u predvorju sjedita lokalne smouprave, ovisi o uslugama koje nudite, dostupnom osoblju i sredstvima. U idealnim uvjetima bi informativni centar trebao biti smjeten u Gradskoj vijenici ili drugoj javnoj uredskoj zgradi koju veina graana ee posjeuje. Prvenstveni je cilj informativnog centra uiniti svaki dolazak u lokalnu samoupravu to uinkovitijim. On takoer moe pruiti osnovne obavijesti o upravnoj strukturi jedinice lokalne samouprave i raspodjeli odgovornosti i moe biti sjajno mjesto za dijeljenje biltena, letaka i drugih obavijesti [vidi alate Bilten i Prospekt]. Informativni centar prije svega moe pruati obavijesti graanima. Takoer moe izdavati i primati zahtjeve za dozvole i prihvaati pritube graana. Moe biti i posrednik izmeu graana i pojedinih ureda, prenosei pritube, zahtjeve, nove postupke i openite obavijesti. Ukratko, moe sluiti za niz razliitih funkcija i moe se lako prilagoditi promjenjivim potrebama i resursima. Javni se informativni centar moe usredotoiti na odreenu ciljnu skupinu. Na primjer, moe poduzetnicima pruati informacije potrebne za pokretanja i voenje poslova.

Opis

Koraci

1. Odluite koje e obavijesti biti dostupne u informativnom centru; taj se popis moe nadopunjavati kako se javljaju razliite potrebe. Odluka o listi informacija koje treba redovito davati graanima temelji se na ispitivanju njihovih elja i potreba, ili na savjetovanju s elnicima odjela. 2. Odluite gdje postaviti stol ili ured informativnog centra. To bi trebalo biti dobro vidljivo mjesto na kojem se uz ulazna vrata ili na okolnim zidovima mogu istaknuti plakati ili obavijesti. Na ulazu u zgradu treba biti znak koji pokazuje gdje se nalazi informativni centar. 3. Odredite osobu koja e biti na elu informativnog centra. Ona treba biti upuena, snalaljiva, strpljiva i uljudna (kljune su komunikacijske vjetine). 4. Za svaku vrstu informacija (npr. usluge) kreirajte komunikacijske veze izmeu osobe zaposlene u informacijskom centru i drugog osoblja i upravnih odjela jedinice lokalne samouprave. 5. Smislite metodu biljeenja svih pitanja i pritubi i pripremajte redovite izvjetaje gradonaelniku, elnicima nadlenim za pojedine usluge ili Vijeu. 6. Pripremite obavijesti o uslugama koje prua jedinica lokalne samouprave, ako one ve nisu pripremljene u druge svrhe. To moe biti u obliku openitog prospekta (knjiice) o svim uslugama, ili za svaku od usluga moe postojati posebni prospekt. Ti leci moraju biti dostupni u informativnom centru i u uredima sektora ije su usluge zastupljene u informativnom centru [vidi alat Postupci pruanja usluga u upravi].

58

Alati informiranja

7. Pripremite za distribuciju i druge materijale kao to su kopije biljeaka tijela jedinice lokalne samouprave, doneseni zakoni, bilteni, dopisnice za odgovore graana, rezultati anketa, prijavni formulari, plakati koji najavljuju dogaaje i obavijesti o javnim tribinama. Ukratko, sve o emu elite obavijestiti sugraane treba biti dostupno u informativnom centru. S vremenom e to postati mjesto kamo se odlazi po informacije. 8. Izvjesite radno vrijeme na ulaz u zgradu sjedita jedinice lokalne samouprave, na sam informativni centar i objavite ga u biltenu informativni centar treba imati redovno radno vrijeme kako bi graani znali da e tamo netko uvijek biti. 9. Organizirajte sveano otvaranja. Pozovite graane da posjete informativni centar. Zamolite medije da dou i promoviraju usluge koje ete pruati. Moete zamoliti uenike da izrade znakove za informativni centar kako bi njegovo otvorenje bilo sveanije. Uinite sve to privlai pozornost na usluge. Mogui trokovi adaptacija prostora; tisak broure, leci prihodi dodatnog osoblja (ako je potrebno) cijena raunala i internetske veze (ako ve ne postoji) Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za pripremu informativnog centra i materijala za njega Primjer Prospekt poduzetnikog informativnog centra u Rijeci

59

Prospekt poduzetnikog informativnog centra u Rijeci

Alati informiranja

ALAT
Kada koristiti

INFORMATIVNA BROURA
Ako nema dovoljno izvora informacija o glavnim imenima, telefonskim brojevima, adresama elektronske pote i uredskim adresama osoblja zaposlenog u lokalnoj samoupravi i posebnim uslunim djelatnostima Ako postupak pristupa pojedinim uslugama nije jasan Informativna je broura publikacija koja prua informacije o najvanijim pitanjima i dunostima u jedinici lokalne samouprave u obliku baze podataka o osoblju i pojedinim uslugama (npr. u nju moete ukljuiti popis s odgovorima na pitanja to uiniti vezanim za najpopularnije, nove ili najee koritene usluge). Moe to biti prilino saeta publikacija, kao to je Grad ukratko koji sadri samo imena i kontaktne informacije. Moe to biti i opirnija broura s osnovnim podacima o lokalnoj samoupravi, telefonskim brojevima, radnom vremenu, organizacijskoj strukturi, poglavarstvu, vijeu, odborima, savjetnikim skupinama i slino. Broura se graanima moe dijeliti zajedno s biltenom, ili moe biti stavljena u javnim zgradama. Prikupljeni materijal moe, biti objavljen i na web-stranici:

Opis

Koraci

1. Analizirajte potrebu za informacijama i odluite to elite ukljuiti u publikaciju 2. Razmotrite suradnju s lokalnim organizacijama u objavi gradske informativne broure, jer one esto imaju razliito, ali iznimno vano miljenje o tome koji su podaci vani, a imaju i pristup razliitim korisnim izvorima informacija. 3. Razmotrite ogranienja u vezi s autorskim pravima na sadraje koje je ve objavila telekomunikacijska tvrtka. Razmislite koliko osobnih podataka o pojedinim dunosnicima treba objaviti (npr. kune adrese osoblja jedinice lokalne samouprave ne bi trebalo objaviti, ali slubene bi). 4. Provjerite dostupnost dodatnih informacija koje bi mogle biti ukljuene, kao to su radno vrijeme agencija i lokalnih organizacija, njihov djelokrug rada i sl. 5. Kreirajte izgled i format; budite saeti i odaberite jasan format koji obavijesti prua na jednostavan i pristupaan nain. Koliko je to mogue, format bi (tipom slova, bojama, logotipima i slino) trebao odgovarati biltenu, prospektima, brourama, zaglavlju memoranduma jedinice lokalne samouprave i sl. [vidi alate Bilten, Prospekt i Izvjee za novinare]. 6. Odaberite metodu tiska ili izdavanja obavijesti. To je esto mogue u uredu jedinice lokalne samouprave bez velikog troka, kreiranjem jednostavnog dokumenta i njegovim fotokopiranjem. 7. Podijelite primjerke inormativnom centru i pobrinite se da budu dostupni i putem ureda jedinice lokalne samouprave. Dodatna je mogunost i dostavljanje po kuama, bilo osobno, bilo potom. Donesite odluku tko e biti duan brinuti za to da u javnim prostorima uvijek bude primjeraka broure te tko e koordinirati tiskanje dodatnih primjeraka, bude li to potrebno. 8. Usuglasite rokove i osobe nadlene za auriranje podataka (npr. nakon svakih lokalnih izbora). Pobrinite se da u proraunu budu predviena sredstva za svaku moguu dopunu podataka. tisak/kopiranje i dostava profesionalno dizajniranje, ako je potrebno radno vrijeme osoblja za prikupljanje i obradu podataka Glina: Stranica Vodia kroz gradsku upravu

Mogui trokovi

Primjer

61

Glina: Stranica Vodia kroz gradsku upravu

Alati informiranja

ALAT

OGLASNA PLOA

Kada koristiti

Za obavjetavanje graana o aktivnostima jedinice lokalne samouprave, odlukama vijea, proirenju usluga, inicijativama itd. Oglasna ploa jedan je od najjednostavnijih naina objave informacija. Moe sadravati obavijesti o razliitim dogaajima, ali treba voditi brigu da ploa bude uredna, a obavijesti aktualne. Konkretne obavijesti koje valja istaknuti jesu primjerice nove odluke vijea (barem njihov naslov i gdje ih se moe nai), naglasci novih inicijativa i aktivnosti lokalne samouprave (pogotovo kapitalna ulaganja). Ako prostor to doputa, oglasna ploa moe ukljuivati i obavijesti pojedinih organizacija, npr. udruga graana ili mjesnih odbora. 1. Odluite koje e obavijesti biti objavljene, tko e ih aurirati, te koliko esto. 2. Odaberite lokaciju za oglasnu plou. Ona bi trebala biti na javnom mjestu gdje se ljudi okupljaju, kao to su autobusne ili eljeznike stanice, trgovine, trgovaki centri, trnice i sl. 3. Za oglasnu plou odaberite vizualno atraktivan dizajn. Kako su na istom javnom mjestu esto postavljene razne oglasne ploe, pobrinite se za to da vaa bude logotipom, oblikom ili bojama lako prepoznatljiva kao ploa jedinice lokalne samouprave. Takoer je vano odabrati jasan i istaknut naslov, primjerice Gradske novosti. Odaberite nain izrade koji e umanjiti tetu na ploi i istaknutim obavijestima. 4. Izradite i postavite oglasnu plou. Ovisno o situaciji, moda je najbolje za to sklopiti ugovor s nekim obrtnikom. Vano je da ploa bude kvalitetna, kako bi mogla sluiti vie godina bez obzira na vremenske uvjete. 5. Provjeravajte informacije istaknute na ploi i aurirajte ih, zamijenite oteene obavijesti i brinite o stanju ploe. Ovisno o lokaciji oglasne ploe (i troku), poeljno je plasticirati sve obavijesti koje se stavljaju na nju. materijal za izradu oglasne ploe osoba koja e izraditi nacrte i postaviti plou Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje e aurirati obavijesti i nadgledati oglasnu plou

Opis

Koraci

Mogui trokovi

63

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

ESTO POSTAVLJANA PITANJA

Kada koristiti

Za brzo i lako pruanje uobiajenih odgovora iroj javnosti na niz pitanja Za distribuciju temeljnih informacija o lokalnim vlastima ili drugim aktivnostima i funkcijama iroj javnosti Za uinkovitiju upotrebu vremena osoblja jedinica lokalne samouprave esto postavljana pitanja jesu alat koji mnoge organizacije odabiru za pruanje seta standardiziranih odgovora. To su najea pitanja koja graani postavljaju kada nazivaju ili posjeuju urede jedinice lokalne samouprave. To takoer mogu biti vanija pitanja koja lokalna vlast priprema kako bi graanima pruila informacije koje osoblje jedinice lokalne samouprave smatra vanima, ali ih graani ne trae esto. Odgovori na esto postavljana pitanja mogu se objaviti u novinama, na internetu ili u posebno pripremljenoj publikaciji [vidi alat Prospekt]. Objava odgovora graanima prua potpunije informacije i skrauje komunikaciju, to osoblju jedinice lokalne samouprave omoguava uinkovitiju upotrebu vremena.

Opis

Koraci

1. Iz razliitih oblika komunikacije, ukljuujui telefonske razgovore, pisma, elektronsku potu i osobne posjete uredima, prikupite teme i/ili popis pitanja postavljanih na javnim tribinama. 2. Grupirajte pitanja prema podrujima, vrstama usluga i odgovorite na njih. To e graanima pomoi u pronalaenju odgovora na konkretna pitanja. 3. Objavite popis pitanja (i odgovora) u lokalnim novinama i drugim medijima, u posebnom biltenu ili brouri, na web-stranici ili na drugi nain komuniciranja s javnou koji u konkretnom sluaju moe biti prikladan. 4. Nadzirite upotrebu publikacije i aurirajte popis pitanja dodajui nova ili, ako je to potrebno, dopunjujui nepotpune ili nejasne odgovore. tisak (ako se izdaje broura) Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za prikupljanje pitanja i izradu odgovora

Mogui trokovi

64

Alati informiranja

ALAT

AUTOMATSKE TELEFONSKE INFORMACIJE

Kada koristiti

Za pruanje esto traenih obavijesti kad god su potrebne Kao izvor izravnih informacija, dostupnih 24 sata na dan Za lokalne samouprave koje imaju mnogo telefonskih upita ili ogranieni broj telefonskih linija Automatske su telefonske informacije uinkovit nain pruanja obavijesti o aktivnostima jedinica lokalne samouprave. Premda ima mnogo informacija koje treba pruiti iroj javnosti, sve ne moe biti pokriveno jednim komunikacijskim medijem. Linija automatskih telefonskih informacija prua obavijesti relevantne za veinu graana, ukljuujui datume i vrijeme javnih sastanaka, obavijesti o porezima, datume nadolazeih izbora i saete obavijesti o tekuim dogaajima (npr. to je u izgradnji, aktualnosti). Tim se informacijama moe jednostavno pristupiti tonskim biranjem. Uz automatizirane obavijesti (kojima se pristupa putem izbornika), mora postojati mogunost izravnog razgovora s operaterom, kako bi se dobilo dodatne obavijesti. Prednost je ovog sustava ta to su obavijesti dostupne u svako vrijeme (osim dodatnih, koje daje operater). Usto, jedinice lokalne samouprave koje su voljne u to uloiti potrebna sredstva, mogu pokrenuti besplatni telefonski broj. Automatski telefonski sustavi pogodni su za vee jedinice lokalne samouprave koje imaju vie materijalnih sredstava, ali i manje jedinice lokalne samouprave ogranienih kadrovskih kapaciteta za odgovaranje na telefonske pozive mogu takoer razmotriti uvoenje ovog alata. Ako je za neku jedinicu lokalne samouprave automatizirano pruanje obavijesti previe sloeno, trebala bi razmotriti obino odgovaranje na telefonske upite (na poseban telefonski broj).

Opis

Koraci

1. Prikupite najee upite iz svih odjela i analizirajte ih. 2. Pripremite odgovore koji trebaju biti jednostavni i izravni. Zapamtite da je ovaj sustav namijenjen svim slojevima stanovnitva, pa tako i onima koji se nisu naviknuli koristiti suvremenom tehnologijom. Takoer, s obzirom na to da provesti dugo vrijeme na telefonu moe biti frustrirajue, odgovori ne bi smjeli trajati due od minute (uz razgovjetan i polagan govor). 3. O postavljanju sustava savjetujte se s telekomunikacijskom tvrtkom. 4. Pripremite letak ili brouru s uputama za upotrebu (ukljuujui izbornik i upute kako doprijeti do traenih informacija). Podijelite ih uredima jedinice lokalne samouprave npr. informativnom centru [vidi alat Informativni centar]. 5. Kada je sustav ve uveden, u lokalnim medijima objavite novi telefonski broj. Poetak rada moe se obiljeiti zabavom ili tiskovnom konferencijom; tom se prigodom moe i pokazati kako sustav radi te dati primjer dostupnih informacija. cijena kreiranja i postavljanja sustava postavljanje i odravanje linije s besplatnim telefonskim brojem Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje priprema odgovore na esto postavljana pitanja radno vrijeme osobe koja obavlja operaterski posao ili odgovara na pitanja za koja odgovori nisu dani na automatu

Mogui trokovi

Primjer

Besplatni telefon grada Rovinja - 0800 200 034

65

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

BILTEN

Kada koristiti

Ako graani nisu dovoljno informirani o pitanjima vanim za lokalnu samoupravu (npr. ciljevi zajednice, pristojbe i njihovo ubiranje, novi zakoni ili propisi, promjene i unapreivanje usluga) Radi pruanja informacija, uz poticanje povratnih informacija i dijaloga izmeu graana i lokalne vlasti Bilten je publikacija jedinice lokalne samouprave napravljena kako bi, informirajui graane o gradskim ili opinskim funkcijama i djelatnostima, poveala transparentnost. Bilten izlazi redovito: tjedno, dvotjedno ili mjeseno. Sadri kratke lanke o gradskim funkcijama i djelatnostima. Takoer moe sadravati nove zakone i njihova objanjenja, odluke i najave Vijea, te obavijesti o javnim tribinama i drugim gradskim aktivnostima. Informacije o proraunu mogu biti objavljene uz objanjenje u obliku manjega grakona ili tabele. Bilten jedinice lokalne samouprave obino se dijeli besplatno. To je informativni proizvod kojim se gradi vjerodostojnost i poveava razumijevanje aktivnosti lokalne samouprave u svijesti vaih graana

Opis

Koraci

1. Imenujte urednika koji e biti odgovoran za bilten. Urednik mora imati dobar smisao za pisanje i meuljudske odnose, pogotovo zbog vjerodostojnosti koju treba imati kod ostalog osoblja lokalne samouprave, to e olakati njihovu suradnju i razmjenu informacija u izradi biltena. Urednik takoer treba biti upoznat s lokalnim prilikama i javnou. 2. Potaknite urednika da skuplja primjerke drugih biltena. Prema njima urednik moe predloiti format publikacije. Utvrdite koje su se tehnike u drugim sredinama pokazale najuspjenijima i za svoj bilten usvojite te metode. 3. Kreirajte bilten. Osoblje jedinice lokalne samouprave trebalo bi suraivati s urednikom pri deniranju sadraja. Utvrdite to treba uvrstiti u bilten; takoer utvrdite to ne treba uvrstiti. Odluite tko e odobriti sadraj. Obino je to netko od viih dunosnika;to moe biti i gradonaelnik ili dogradonaelnik. Bez obzira na to o kome se radi, ta osoba treba razumjeti svrhu izdavanja biltena. Odaberite standardni dizajn koji e se koristiti za svako izdanje biltena. Tako ete kod kasnijih izdanja moi svu pozornost posvetiti sadraju, bez gubitka vremena na format ili dizajn. Sastavite popis suradnika koji bi mogli pisati lanke za bilten. Potencijalni su izvori informacija elnici odjela, gradski vijenici, elnici kulturnih institucija ili bilo tko drugi tko ima informacije gradskim aktivnostima. Gradonaelnik moe napisati posebno pismo. Prije nego zaponete pripremati prvo izdanje, odredite rokove. Odredite datum do kojeg bilten treba biti tiskan. Postavite rokove za svaku od faza procesa koji vodi do konanog rezultata. Takoer postavite rokove za predaju lanaka, dovravanje sadraja, tisak biltena, izradu trokovnika i distribuciju. Odluite u kojoj e nakladi i kojom uestalou bilten izlaziti. 4. Pobrinite se da sredstva za izdavanje biltena budu ukljuena u godinji proraun jedinice lokalne samouprave. 5. Budite svjesni da sve vijesti nisu dobre vijesti. Katkad ete graanima trebati rei stvari koje ne ele uti, kao to je poveanje poreza ili poveanje vodne

66

Alati informiranja

naknade. Takoer je vano ne preskakati neuspjene inicijative lokalne samouprave. Bilten (a samim tim i lokalna samouprava) iznoenjem potpune istine poveava svoju vjerodostojnost. 5. Ukljuite grake priloge kao to su slike, grakoni i karte, koji poveavaju zanimanje graana za publikaciju. Slika vrijedi tisuu rijei. Slike i grakoni pomau u lakem i brem razumijevanju problema. 6. Izraavajte se kratkim reenicama, kratkim odlomcima, uvuenim odlomcima i podnaslovima, radi onih koji e bilten samo preletjeti. 7. Iskoristite bilten za distribuciju dopisnica za odgovore graana ili pisane ankete. U sljedeem izdanju objavite rezultate ankete. 8. Razmislite o razliitim nainima distribucije biltena: kroz kole, uz isplate mirovina ili socijalne pomoi te u informativnom centru [vidi alat Informativni centar]. Zamolite trgovine s novinama da ga dijele besplatno. Primjerci mogu biti stavljeni i u knjinice, kae ili druga mjesta koja posjeuje vei broj ljudi. Mogui trokovi honorar urednika cijena kopiranja ili tiska Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja potrebno za prikupljanje i pripremu podataka za bilten Primjer Vikovo: Glasnik opine; Medulin; Glasnik opine

67

Vikovo: Glasnik opine

Medulin; Glasnik opine

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

PROSPEKT

Kada koristiti

Za objanjavanje specinih tema (kao to su usluge, zakoni i propisi) irokoj i raznolikoj publici Ako drugi naini objanjavanja nisu uinkoviti ili zataje Prospekti (zajedno s brourama) mogu posluiti za prenoenje informacija o nizu tema. esto se koriste za opisivanje promjena u uslugama, zakonima i propisima u odnosu na one koje lokalna samouprava trenutno prua. Takoer mogu sluiti na kratkoronoj osnovi, za poticanje graana na pitanjima kao to su upis u popis biraa ili upute za lokalne izbore. Svaki bi se prospekt trebao usredotoiti na samo jednu uslugu ili pitanje; leci se stoga esto izdaju u setovima kako bi se istovremeno pokrilo vie pitanja. Primjerice, prospekti o zbrinjavanju otpada, vodoopskrbi i grijanju mogu biti izdani istodobno, ali svaku od navedenih tema treba obraditi na zasebnom letku. To je zato to sve informacije na prospektu trebaju biti relevantne za osobe koje e ga itati. Trebaju sadravati informacije o tome kako doi do usluga i podatke o sektoru koji prua usluge ili je odgovoran za primjenu zakona ili drugih propisa. Prospekt je uvijek napisan jednostavnim jezikom, bez puno strune terminolgije. Razlog je tomu potreba da se informacije to vie priblie irokom krugu osoba, koje veinom nisu tehniki strunjaci za konkretno podruje i kojima je zanimljivije na koji nain to pitanje utjee na njih, nego tehnologija ili detalji vezani za spomenuto pitanje. Takoer se esto koriste grafovi, slike ili dijagrami, ponovno kako bi se publikacije korisnicima uinile privlanijima. Prospekt ne treba biti vrlo sosticiran (i samim tim skup). Moe se raditi o jednostavnoj fotokopiranoj stranici presavinutoj na tri dijela. 1. Identicirajte usluge koje prua lokalna samouprava i zakone i propise koji najvie utjeu na ivote graana (ili koji zbog sloenosti najvie trebaju pojanjenja). Moete za odabiranje tih pitanja za pomo zamoliti elnike upravnih odjela. 2. U relevantnim sektorima imenujte osobu koja e sastaviti kratko objanjenje usluga i propisa koje treba pojasniti. Prospekt treba biti jednostavan, lako razumljiv i ogranien na jednu ili dvije stranice. Svi struni termini trebaju biti objanjeni. 3. Imenujte osobu koja e u svojstvu urednika nadzirati izradu prospekta. Ta osoba treba kreirati format koji se moe rabiti za sve prospekte i redigirati nacrte koji pristignu iz razliitih odjela, kako bi jezik bio ujednaen i lako razumljiv. 4. Tiskajte dovoljno prospekata kako biste omoguili njihovu distribuciju putem informativnog centra i drugih javnih mjesta [vidi alat Informativni centar]. 5. Povremeno pregledajte prospekte kako biste utvrdili treba li kojega aurirati ili tiskati neki novi.

Opis

Koraci

Mogui trokovi

tisak mogue: naknada uredniku Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje odabire teme i priprema materijale

Primjer

Grad Rijeka: Prospekt o mjesnim odborima

70

Grad Rijeka: Prospekt o mjesnim odborima

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

GRADOLNAELNIKOVA PRORAUNSKA ODLUKA

Kada koristiti

Za razmjenu informacija o predvienom iduem proraunu izmeu vijenika, lanova gradske uprave, korisnika prorauna i graana Za jasno objanjavanje ciljeva i ogranienja prorauna za predstojeu godinu i za prikazivanje usporedbi s prethodnim godinama Za poveanje transparentnosti u postupku pripreme prorauna Gradonaelnikova je proraunska poruka dokument ili niz dokumenata koji sadre informacije kojima se objanjava nacrt prorauna koji su izradili gradski slubenici lokalne samouprave i Poglavarstvo. Poruka moe sadravati i nacrt prorauna, jer je on sam za sebe, bez dodatnog objanjenja, graanima teko razumljiv. Proraunska poruka sadri informacije koje obinim graanima pomau u razumijevanju sastavnih dijelova prorauna i odluka na kojima se temelji raspored sredstava pojedinim odjelima ili djelatnostima. Vani elementi ukljuuju objanjenje proraunskih ciljeva, ogranienja, usporedbe s prethodnim proraunima i isticanje trendova u nekom razdoblju. Navedeni materijali trebaju biti izraeni tako da olakaju i potaknu raspravu o nacrtu prorauna prije nego ga Vijee formalno usvoji. Proraunska poruka treba biti napisana jednostavnim jezikom, kako bi je mogao razumjeti prosjeni graanin. Teme trebaju biti iznesene to jasnije i jednostavnije, s dovoljno detalja da budu objanjena vana pitanja, ali bez udaljavanja od teme ili iznoenja previe podataka koji mogu zbuniti graane ili im onemoguiti da uoe bitni smisao poruke. Gradonaelnikova je proraunska poruka vaan element procesa pripreme transparentnog prorauna [vidi alat Proces pripreme transparentnog prorauna], jer potiui sadrajnu raspravu (na primjer tijekom javne tribine) prua jasno objanjenje prorauna.

Opis

Koraci

Odredite glavne odluke i strategiju ukljuene u proraun 1. Ovaj korak ukljuuje aktivnosti pregleda i analize postojee strategije, usvojene gradonaelnikove smjernice i deniranje prioriteta koji su pogodni za proraunsku poruku. Ona takoer ukljuuje pregled zahtjeva za sredstvima koje su uputili proraunski i izvanproraunski korisnici. 2. Pregledajte i analizirajte prethodne proraune (npr. unatrag tri godine) i razmotrite dugorone planove i njihove veze s tekuim proraunom. Ovaj korak ukljuuje reviziju i analizu projekata i aktivnosti koji su u tekuu (planiranu) godinu preneseni iz prethodnog razdoblja (a sve u skladu s postojeim planom kapitalnih ulaganja). 3. Samite najvanija pitanja, proraunske korake i podruja. Naglasite tri ili etiri najvanije proraunske aktivnosti koje e biti ukljuene u planirani proraun, kao osnovu za predstavljanje i promociju prorauna. Na primjer: poveana produktivnost, privatizacija pruanja usluga, neuvoenje novih pristojba, poboljavanje usluga u dotad zakinutim podrujima. Koristite se jednostavnim rijeima kako biste objasnili razloge za promjene u proraunskim odnosima, iznosima ili trendovima, ili za uvoenje projekata i programskih inicijativa. 4. Pripremite dokument proraunske poruke. Ovaj konani korak treba sadravati dosad pripremljene materijale, njihovo ukljuivanje u konani dokument, prilaganje potrebnih saetaka s nancijskim i ekonomskim podacima, kao i

72

Informacijski alati

podataka o programima koji su u proraunu. Prilau se i grakoni i tablice, a zavrnom se reenicom graanima najavljuju budui koraci lokalne samouprave u provedbi orijentacije prema transparentnosti. 5. Odredite nain objave dokumenta na primjer, dokument (ili njegov dio) moe biti objavljen u lokalnim novinama ili na web-stranici lokalne samouprave (kako bi se potaknula rasprava o proraunu prije nego Vijee pone raspravljati o njemu). Mogui trokovi cijena fotokopiranja i tiska Administrativni trokovi: radno vrijeme zaposlenih u odjelu za nancije Primjer Grad Crikvenica: Gradonaelnikova proraunska poruka za 2002. godinu, prva stranica

73

Grad Crikvenica: Gradonaelnikova proraunska poruka za 2002. godinu, prva stranica

Informacijski alati

ALAT

PRORAUN U MALOM

Kada koristiti

Za iznoenje i objanjavanje odluka o proraunskim prioritetima Za iznoenje i objanjvanje uloge prorauna, ogranienja povezanih s njegovom izradom i sastavnih dijelova samog prorauna Proraun u malom skraena je verzija slubenoga lokalnog prorauna (koji je usvojilo Vijee), napisana jasnim i jednostavnim jezikom koji je razumljiv obinim graanima. Obino se proraun u malom sastoji od gradonaelnikova uvoda kojim se objanjavaju prioriteti grada i najvanije stavke prorauna. Nakon toga se objanjavaju izvori prihoda i rashodi, na primjer prema programima ili odjelima. U proraunu u malom posebna se pozornost daje kapitalnim ulaganjima [vidi alat Proces pripreme transparentnog prorauna]. Pripremu prorauna u malom podrava raunalni program Model nancijske analize (Financial Analysis Model - FAM), koji je podijeljen svim lokalnim samoupravama u Hrvatskoj. On korisniku omoguava strukturiranje izdataka po programima, to olakava isticanje ciljeva i prioriteta prorauna. Takoer lokalnoj samoupravi omoguava izradu razliitih vrsta dijagrama kojima se mogu potkrijepiti brojke iznesene u proraunu. Proraun u malom najee se objavljuje kao kratak prospekt jednostavan za itanje. Osim u tiskanom obliku, moe biti objavljen i na web-stranici lokalne samouprave. Kako se esto radi o prvom kontaktu koji e graani imati s proraunom, vano je denirati kljune termine, kao to je sama rije proraun, kao i temeljne zadae lokalne samouprave. Kako bi se izradio vizualno privlaan i informativan dokument, idealno je da u izradu budu ukljueni strunjaci (npr. novinari u lokalnim glasilima). Dokument prorauna u malom moe takoer sadravati ope podatke o lokalnoj samoupravi, o lanovima poglavarstva i vijea, upravnoj strukturi, ili druge informacije u vezi sa slubenim proraunom.

Opis

Koraci

1. Denirajte ciljeve dokumenta. Zapamtite da je proraun u malom napravljen kako bi ispunio nekoliko ciljeva koji su meusobno povezani i djeluju kao cjelina (transparentnost, povjerenje i vii stupanj razumijevanja zadataka koje izvrava lokalna samouprava, edukacija graana o proraunskim pitanjima, njihovo ukljuivanje u proces donoenja odluka, mogunost kontrole od strane graana). 2. Denirajte pristup prezentaciji prorauna u malom. Pristup se odnosi na skupinu kojoj e proraun u malom biti predstavljen. Kako je namjera informirati najiru javnost, pristup se usmjerava na edukaciju i pripremu graana za bolje razumijevanje budueg dokumenta. 3. Denirajte sadraj i strukturu. Sadraj prorauna u malom trebao bi biti kratak, napisan na razumljiv nain i jednostavan za itanje. Broj stranica prorauna u malom moe varirati od otprilike 4 do 16 stranica. Grafovi, strukturni stupci i drugi graki elementi koji olakavaju razumijevanje trebaju neposredno slijediti tekst. Proraun u malom treba biti logino strukturiran, prema sastavnim dijelovima prorauna, ali bi se terminologija trebala uskladiti s nainom na koji se graani u svakodnevnom govoru izraavaju o prihodima, rashodima i projektima; nije nuno koristiti zakonsku terminologiju koja se upotrebljava u slubenom proraunu. Takoer je mogue iskoristiti priliku i prostor u dokumentu kako bi se graani upoznali s osnovnim podacima o proraunskim

75

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

korisnicima. 4. Odredite kako e proraun u malom biti distribuiran graanima. Oblik distribucije najee se denira s obzirom na broj stanovnika lokalne samouprave. Za jedinice lokalne samouprave koje imaju do 50,000 stanovnika, to predstavlja oko 15,000 kuanstava, najee se odabire pisani oblik (knjiica formata A5) koju se distribuira na dva naina: (1) isporukom u potanske sanduie svakog kuanstva, ili (2) umetanjem prorauna u malom kao dodatka glavnim i najtiranijim lokalnim novinama. Za jedinice lokalne samouprave s veim brojem stanovnika najbolja je solucija proraun u malom distribuirati u obliku dodatka lokalnim novinama. Usto, elektroniki oblik prorauna u malom moe biti stavljen na web-stranicu jedinice lokalne samouprave Mogui trokovi tisak (trokovi e se razlikovati ovisno o izgledu, koliini ukljuenih informacija te crno-bijelom ili tisku u boji) Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje e pripremati informacije Primjer Opina Omialj: Stranica Prorauna u malom

76

Opina Omialj: Stranica Prorauna u malom

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT
Kada koristiti

IZVJEE ZA NOVINARE
Radi iznoenja preiodikih podataka o pruanju usluga Radi pruanja auriranih podataka o nancijskom stanju grada javnosti U bilo koje drugo vrijeme kad je putem medija potrebno prenijeti kakvu vanu informaciju Izvjee za novinare je kratki (1-2 stranice) dokument koji sadri specine informacije o temi koju lokalna samouprava eli razliitim nainima prenijeti iroj javnosti. Ono je vano sredstvo kojim se nastoji osigurati da svi mediji dobiju pristup istoj informaciji i da su sve informacije koje mediji prenesu vjerodostojne. Izvjee za novinare moe biti temelj novinskog lanka ili televizijskog priloga, ili moe biti objavljeno u medijima bez ikakvih izmjena. Izvjee za novinare trebalo bi se odnositi na samo jedno pitanje; ako istodobno treba obraditi vie tema, treba izdati i vie priopenja. Svako izvjee treba sadravati iste osnovne informacije: tko, to, kada, gdje i zato a katkad i kako. Tih pet elemenata treba biti obraeno u u prvom odlomku, kako bi novinar ili urednik (i naposljetku publika) mogli odmah shvatiti o emu se u izvjeu radi. Drugi bi odlomak trebao sadravati najvanije informacije o temi, koje mogu biti potrebne kako bi se novinara i urednika uvjerilo da je sadraj zanimljiv njihovoj publici. Izvjee za novinare sadri injenice. Ako sadri miljenja, ona trebaju uvijek biti u navodnim znakovima i treba biti navedeno od koga citat potjee.

Opis

Koraci

Izdavanje izvjea za novinare: 1. Treba imenovati osobu odgovornu za izvjee za novinare. To osigurava da novinari uvijek znaju komu se mogu obratiti radi informacija i da se za isto pitanje ne izdaje nekoliko izvjea. 2. Pripremite popis svih medija kojima treba slati izvjea. Taj bi popis trebao ukljuivati: imena osoba u svakom pojedinom mediju koje su odgovorne za primanje izvjea za novinare adresu, brojeve telefona i telefaksa svakog pojedinog medija rok objavljivanja kopiju formulara kojeg pojedini medij zahtijeva ili preferira za izvjea. 3. Na vrhu upiite ime i adresu svoje jedinice lokalne samouprave ili izvjee otisnite na memorandumu lokalne samouprave. Ukljuite ime, adresu i broj telefona osobe koju treba kontaktirati u sluaju potrebe za dodatnim informacijama. To bi trebala biti osoba koja je odgovorna za izdavanje izvjea. 4. U gornjem desnom uglu prve stranice izvjea navedite datum kada se ono moe koristiti. Na primjer, moe se dogoditi da medijima izvjee elite poslati unaprijed, ali elite da bude objavljeno tek na dan dogaaja o kojem govori. Ako ga se pak moe odmah koristiti, naznaite to sa ZA UPOTREBU ODMAH. To znai da se urednik moe odmah sluiti informacijama iz priopenja. 5. Izvjee napiite tako da ne bude zbunjujue ili neprecizno ako mu kraj bude uklonjen. Novine e najee priu skratiti upravo uklanjanjem posljednjeg odlomka, pa pretposljednjeg itd, ako je ona preduga s obzirom na raspoloivi prostor. 6. Kada aljete dodatne informacije ili sloena izvjea, uvijek im na poetku

78

Informacijski alati

priloite kratko izvjee. Ono bi trebalo sadravati saetak materijala kojim se mediji mogu koristiti, kako bi im bilo objanjeno o emu se u izvjetaju ili drugom materijalu radi. 7. Ako je to mogue, nastojte dodatno osposobiti osobu zaduenu za pisanje izvjea za novinare, kako bi razumjela probleme i mogunosti koji proizlaze iz kontaktiranja s novinarima. Distribuiranje izvjea za novinare: 1. Odluite kako ete distribuirati izvjea. Metode su izmeu ostalog: elektronska pota (ako je dostupna i ako je to izvedivo) telefax dostava posebno za hitna izvjea ili ako komunikacijska infrastruktura ne doputa pravodobnu isporuku telefaksa ili elektronske pote pota, ako imate dovoljno vremena izmeu izdavanja izvjea i dana kada ono treba biti objavljeno u medijima. 2. Uinite izvjea dostupnima u informativnim centrima [vidi alat Informativni centar]. 3. Dostavite kopiju izvjea osoblju u svojoj lokalnoj samoupravi koje je nadleno za konkretno pitanje. 4. Objavite izvjee na oglasnim ploama i na druge naine objavljivanja informacije. Mogui trokovi trokovi kopiranja Administrativni trokovi: radno vrijeme osobe zaduene za izvjea za novinare

79

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

DNEVNI RED SASTANKA

Kada koristiti

Za sve sastanke u lokalnoj samoupravi, kako interne, tako i one s graanima Pisani dnevni red sastanka omoguava sudionicima sastanka i drugima koje sastanak moe zanimati da precizno saznaju o emu e se raspravljati i koje se odluke mogu oekivati. Dnevni red odreuje razlog sastanka i pomae zadravanju rasprave na temi [vidi alat Uspjeni sastanak]. Pisani dnevni red prua informacije o temama o kojima e se raspravljati, danu i vremenu odravanja sastanka. Trebao bi sadravati vrijeme predvieno za svaku toku dnevnog reda i imena osoba odgovornih za odravanje sastanka. Upotreba dnevnog reda uvjerljiv je pokazatelj volje uprave da posluje i donosi odluke na transparentan nain

Opis

Koraci

1. Pripremite dnevni red u jednostavnom i lako razumljivom obliku (obino ogranienom na jednu stranicu). Dodatne informacije o temama koje e biti iznesene ili raspravljene trebale bi se nalaziti u posebnom dokumentu (nije uvijek nuno unaprijed pruiti dodatne informacije). 2. Za veinu sastanaka dnevni red tiskajte i distribuirajte barem tri dana unaprijed. Za neke sastanke to treba uiniti i dva tjedna prije. 3. Prije sastanka dnevni red poaljite gradskim dunosnicima, medijima, nevladinim organizacijama, interesnim grupama i svima drugima koje mogu zanimati tema, odnosno teme sastanka. Dnevni red poaljite i kolama i drugim javnim ustanovama u razliitim podrujima grada. Istaknite ga na oglasnoj ploi i drugim mjestima u gradskoj vijenici. 4. Ako se sastanak najavljuje oglasom, priloite mu dnevni red. 5. Za sastanak priredite dodatne primjerke dnevnog reda. 6. Osigurajte da dodatne informacije o pojedinim tokama dnevnog reda budu dostupne medijima i javnosti. fotokopiranje materijala Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja potrebno za izradu i distribuciju materijala

Mogui trokovi

Primjer

Gospodarsko vijee Grada Varadina: Zapisnik i dnevni red sjednice odrane 5. lipnja 2002. godine.

80

Informacijski alati

ALAT

TISKANI ZAPISNIK

Kada koristiti

Radi zabiljeavanja sadraja bilo kojeg sastanka koji je odralo tijelo lokalne samouprave, a posebice javnih sastanaka Tiskani je zapisnik alat koji omoguava slubeni zapis o iznesenim stavovima i odlukama nekog sastanka. On saima voenu raspravu. Prua uvid u informacije o tome tko je bio prisutan na sastanku, temi rasprave, odlukama i nainu na koji su donesene. Ako se glasovalo, rezultat se takoer unosi u zapisnik [vidi alat Uspjeni sastanak]. 1. Odredite osobu koja e voditi zapisnik. Ako su sastanci ustaljeni, dobro je da zapisnik uvijek vodi ista osoba. Ako se pak radi o sastanku koji je povremena aktivnost, osoba koja predsjeda odluit e tko treba voditi zapisnik. 2. Savjetujte zapisniaru da biljeke vodi tijekom sastanka, ukljuujui tono unoenje dnevnog reda, odluka i dnevnog reda za sljedei sastanak. Zapisnik mora pokazivati koji su lanovi Vijea bili prisutni, odnosno tko od osoblja, kao i o kojim se temama raspravljalo. Zapisnik moe ukratko naznaiti smisao sastanka, navoenjem prisutnih, okvirnog sadraja rasprave i donesenih odluka. S druge strane, detaljnije biljeke mogu pruiti cjelovit izvjetaj o sudionicima, pojedinostima svih izlaganja i donesenim odlukama. 3. Nakon sastanka pobrinite se za to da zapisniar prije sljedeeg sastanka zapisnik dostavi gradskim dunosnicima, medijima i javnosti. 4. Na sljedeem sastanku grupe potaknite njezine lanove da ovjere zapisnik. Ako je to nuno, na inicijativu nekoga od prisutnih na pretodnom sastanku mogu se unijeti manje izmjene. Ipak, vano je rei da te izmjene mogu biti unesene samo radi pojanjavanja onoga to je reeno na prethodnom sastanku, a nikako radi izmjene injenica. 5. Nakon to je zapisnik proitan i usvojen, odnosno nakon to su unesene eventualne izmjene, primjerak vericiranoga zapisnika treba biti pohranjen u uredu tijela koje ga je donijelo. Takav ovjereni zapisnik dio je slubene povijesti djelovanja organizacije Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja koje vodi zapisnik tijekom sastanka Gospodarsko vijee Grada Varadina: Zapisnik i dnevni red sjednice odrane 5. lipnja 2002. godine.

Opis

Koraci

Mogui trokovi

Primjer

81

Gospodarsko vijee Grada Varadina: Dnevni red i zapisnik sjednice odrane 5. lipnja 2002. godine.

84

Komunikacijski alati

KOMUNIKACIJSKI ALATI
Komunikacijski alati omoguavaju kako pruanje informacija graanima tako i mogunost da graani izraze svoje stavove i komentare. Komunikacija u ovom priruniku i modelu objanjava se kao dvosmjerni proces kojim se razmjenjuju informacije meu pojedincima koritenjem zajednikoga sustava simbola, znakova ili ponaanja 1. Sudjelovanje graana u lokalnoj samoupravi mogue je samo kada je protok informacija dvosmjeran: kretanje informacija prema gore (od graana prema lokalnoj samoupravi) i kretanje informacija prema dolje (od lokalne samouprave prema graanima). Jasno je da e proces razmjene informacija biti uinkovit samo onda kada obje strane prihvate zajedniki sustav simbola, znakova i ponaanja. Tada preostaje pitanje: kako stvoriti sustav koji e poboljati komunikaciju izmeu graana i lokalne samouprave? Kako sustav moe biti primjenjiv u modernim lokalnim zajednicama? Alati predstavljeni u ovom poglavlju imaju za cilj stvoriti temelje takva sustava, ali oni nikako nisu jedini alati koji mogu biti uporabljeni za poboljanje protoka informacija prema gore ili prema dolje. Kada lokalna samouprava informira graane o planovima i odlukama vanim za razvoj zajednice, uinjen je poetni korak prema komunikaciji. Kada graani odgovaraju na informacije koje su primili, daju svoje komentare u vezi s informacijama (planovima ili odlukama), kada predlau rjeenja za poboljanje planiranja ili donoenja odluka, uspostavljena je puna komunikacija. Komunikacijski je proces zaokruen onda kada odgovori graana utjeu na pozitivne promjene i uinkovitiju provedbu lokalnih projekata i aktivnosti. Uspjena primjena ovih alata pokazat e sposobnost lokalne samouprave da uini i sljedei korak razvije razliite aktivnosti temeljene na javno-graanskom partnerstvu (vidi Alate partnerstva), koje ne karakterizira samo uspjena komunikacija, ve i uspjena izvedba zajednikih projekata. Izbor komunikacijskih alata ukljuuje sljedee alate: anketiranje graana intervjue s graanima ispitivanje miljenja o odreenoj usluzi fokusnu grupu sredstva povratnih informacija dopisnicu za odgovore graana radio/TV program javnu tribinu sastanke u naselju uspjean sastanak natjeaj za mlade prezentacijski portal na internetu intranet-internet sistem
1

Koja je namjena komunikacijskih alata?

Koje smo komunikacijske alate izabrali?

Merriam, Websters Dictionary

85

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

ANKETIRANJE GRAANA

Kada koristiti

Kada lokalna samouprava nema uvid u miljenja graana o razliitim aktivnostima lokalne samouprave Kada su miljenja s kojima je lokalna samouprava upoznata fragmentarna, te kad ne potjeu iz nasuminog ili reprezentativnog uzorka Anketiranje graana jedan je od najuinkovitijih (s jedne strane) i najsosticiranijih (s druge strane) alata kojima se lokalna samouprava slui kako bi ispitala stavove javnosti. U mnogim razvijenim demokracijama to je standardan nain na koji se kreatori politike informiraju o stavovima javnosti. Budui da je rije o ispitivanju javnog mnijenja, ono se obino sastoji od vie openitih pitanja poput, primjerice, problema graana, vizije razvoja, opih ocjena pruanja usluga. Takva vrsta ispitivanja omoguuje vlastima da se usredotoe na probleme koje njihovi birai smatraju najznaajnijima. Anketa obino ne otkriva konkretne razloge slabe ocjene i koje aspekte valja poboljati. Da bi se saznale te informacije, potrebna je dodatna detaljna anketa, ili druga vrsta analize. Neophodno je provesti sosticiranu analizu o odnosima izmeu odgovora na razliita pitanja. To je najbolji nain da anketa prui uistinu sadrajne informacije o stavovima javnosti, stoga bi analizu trebao provesti strunjak s iskustvom. Iako to moe biti skupo, postoje naini da se smanji cijena. Jedna je od mogunosti da osoblje lokalne samouprave izradi anketu na osnovi prijanjih primjera, nakon toga se angaira strunjak kako bi revidirao ono to su oni izradili. U manjim lokalnim samouprava ili kad su resursi ogranieni, moe se provesti znatno jednostavnija anketa s jednostavnim pitanjima i manje sosticiranom analizom (imajui na umu da rezultati analize nee biti potpuni).

Opis

Koraci

1. Odluite koji pristup anketiranju elite (sosticirani ili pojednostavnjeni). 2. U sluaju sosticiranog pristupa, razmislite o angairanju iskusnog strunjak 3. Izradite anketni obrazac - anketa bi trebala biti relativno kratka, a pitanja jasna i jednostavna. 4. Osigurajte da uistinu bude sluajni uzorak - za provoenje ovakve vrste ankete profesionalci obino intervjuiraju reprezentativni uzorak zajednice. 5. Provedite pilot anketiranje radi provjere jesu li pitanja jasna (revidirajte ih ako je potrebno). 6. Provedite anketu - to se moe uiniti i uz pomo studenata, to bi moda moglo biti ukljueno u dio njihova nastavnog plana. 7. Provedite analizu rezultata, to ne bi trebala biti jednostavna uknjiba odgovora, ve je potrebno analizirati odnose izmeu razliitih vrsta odgovora. 8. Pripremite izvjee o rezultatima i prezentirajte ga poglavarstvu i vijeu. Objavite rezultate u lokalnim i drugim medijima cijena angairanja strunjaka za pomo u procesu cijena tiskanja upitnika cijena anketa (ako ih je potrebno platiti). vrijeme potrebno osoblju da upravlja procesom

Mogui trokovi

Primjer

Grad Rijeka: Upitnik za graane, 2002.

86

Grad Rijeka: Upitnik za graane, 2002.

Komunikacijski alati

ALAT

INTERVJU S GRAANIMA

Kada koristiti

Ako lokalna samouprava eli detaljnija miljenja graana o uslugama Ako su problemi previe sloeni da bi ih se obuhvatilo anketom u pisanom obliku Intervjuiranje je istraivaka metoda kojom se prikupljaju odreeniji stavovi neke ciljne skupine. Moe uslijediti nakon ankete u pisanom obliku radi prikupljanja dodatnih informacija o specinim aspektima usluge. to su sloenije informacije koje elite, primjerice ispitivanje stavova o novom urbanistikom planu, to je vea vjerojatnost da je intervju otvorenog tipa u obliku pitanja i odgovora najbolji pristup prikupljanju informacija koje su vam potrebne. Ovakva su istraivanja putem intervjua skupa jer zahtijevaju znatan utroak vremena za putovanja i za samo intervjuiranje. Budui da je to skup istraivaki alat, rabi se samo kada su vam potrebne dodatne informacije nakon to je provedena anketa u pisanom obliku. Mogue utede vremena mogu se ostvariti intervjuiranjem telefonom, ali se tu odsutnost osobnog kontakta javlja kao nedostatak.

Opis

Koraci

1. Odluite to trebate saznati. Istraivanja putem intervjua mogu sadravati pitanja otvorenog tipa koja trae usmeno izjanjavanje graana. Tako se moe dobiti vie informacija i ideja nego u anketi u pisanom obliku koja nudi vie odgovora na pitanje. Pitanje otvorenog tipa daje priliku graanima da objasne svoje odgovore. Osoba koja vodi intervjue moe postaviti konkretno pitanje o uslugama opskrbe vodom, kao to je: to mislite o kvaliteti vae vode? Ako graanin odgovori kako smatra da je voda prljava, voditelj intervjua moe postaviti detaljnije pitanje kao to je: Objasnite primjerom to znai prljava voda?. 2. Odredite od koga elite prikupiti ove informacije. Obino ete intervjuirati manje osoba nego to to moete anketom u pisanom obliku. Stoga morate paljivo odabrati vau ciljnu skupinu. Ako vaa anketa u pisanom obliku pokae kako umirovljenici smatraju da kvaliteta vode nije dobra, ali su roditelji kolske djece zadovoljni, moete intervjuirati umirovljenike da prikupite vie informacija o tome zato smatraju da je voda prljava. 3. Angairajte iskusnog savjetnika da vam pomogne u osmiljavanju pitanja, educirajte osobe koje e voditi intervjue i tumaite rezultate. Ove sloene ankete moraju biti paljivo osmiljene kako bi se dobili valjani rezultati. 4. Odluite elite li koristiti pitanja otvorenog tipa. Imajte na umu da pitanja otvorenog tipa mogu prikupiti vie osobnih miljenja te vam dati vie informacija, ali su tea za tumaenje. 5. Odluite elite li intervju voditi u domu graana ili elite da graanin doe na sredinju lokaciju kao to je knjinica, kola ili gradska vijenica gdje e se odrati svi intervjui. 6. Razmotrite mogue koritenje lokalnog osoblja, volontera ili drugih graana. Meu volonterima i graanima koji vode intervjue mogu biti i studenti, umirovljenici i drugi zainteresirani graani. Osobe koje vode intervjue moraju za to biti educirane. To je posao za vaeg savjetnika. 7. Prikupite rezultate i analizirajte podatke. Prebrojiti odgovore u anketi koja sadri vie odgovora jest lako. Za tumaenje i razumijevanje rezultata inter-

89

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

vjua potrebni su praksa i iskustvo. Pri tumaenju rezultata moe vam pomoi savjetnik. Na koji god nain pripremite rezultate, osigurajte da su lako itljivi i razumljivi. 8. Rezultate pokaite vaem osoblju, gradonaelniku, poglavarstvu i vijeu. 9. Podatke upotrijebite za usmjeravanje odluka, planiranje i poboljanje usluga. 10.Objavite rezultate tako da graani mogu vidjeti da ste zasnovali svoje odluke na njihovu doprinosu. To pomae vaoj vjerodostojnosti te gradi potporu odlukama lokalne samouprave. Moete odrati tiskovnu konferenciju za objavu ovih rezultata Mogui trokovi cijena angairanja savjetnika vrijeme osoblja utroeno na pripremu pitanja, provoenje ankete i analizu rezultata

90

Komunikacijski alati

ALAT

UPITNIK O KVALITETI USLUGA

Kada koristiti

Za prikupljanje povratnih informacija od graana o rezultatima odreene usluge Za prikupljanje ideja kako poboljati odreenu uslugu Vano je da lokalna samouprava ili neposredni davatelj usluga redovito prati javnu percepciju kvalitete usluga. Lokalna samouprava ili osoblje lokalnoga komunalnog poduzea mogu osmisliti relativno jednostavan upitnik radi bolje procjene javne percepcije njihova rada. Postoje razliiti naini na koje mogu biti poslani upitnici. Jednostavan i cijenom prihvatljiv nain je isporuiti kratak upitnik s raunima. Takoer tehniari mogu isporuiti upitnike pri pruanju usluge. Najvanije je da lokalna samouprava utvrdi jasne smjernice za prikupljanje stavova javnosti te da zapone dijalog o raznim javnim pitanjima (ne samo o pruanju usluga, iako je to esto puta lak nain za poetak).

Opis

Koraci

1. Jasno denirati svrhu upitnika: koje informacije pokuavate prikupiti? 2. Ako je upitnik u pisanom obliku, odaberite od 4 do 6 jednostavnih pitanja. Ukoliko je u usmenom obliku, osigurajte da osoba ili osobe koje provode anketu imaju standardizirani izvornik prema kojem se radi, upotrebom jednostavnog jezika i samo 4-6 pitanja. 3. Odaberite metodu isporuke (potom, putem tehniara, drugo). 4. U ovisnosti od metode isporuke, odaberite metodu prikupljanja. Opcije su da se dostavi i frankirana omotnica ili da se u javnu ustanovu postavi kutija u koju bi graani mogli ubaciti upitnike. 5. Nakon to su prikupljeni upitnici, analizirajte rezultate i napravite izvjee. 6. Prezentirajte izvjee s rezultatima poglavarstvu i javnosti. Ukljuite informacije o tome na koji se nain planirate baviti problemima koji su utvreni u upitnicima. cijena tiskanja (fotokopiranja) potarina za isporuku i povrat upitnika Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi, provede ispitivanje i analizira rezultate

Mogui trokovi

Primjer

Rocky Hill, Connecticut, SAD: Upitnik o procesu razvoja

91

Rocky Hill, Connecticut, SAD: Upitnik o procesu razvoja

Komunikacijski alati

ALAT

SREDSTVA POVRATNIH INFORMACIJA

Kada koristiti

Kada je razina sudjelovanja graana ili komentara aktivnosti lokane samouprave niska Kada graani ne reagiraju dovoljno koristei postojea sredstva povratnim informacijama Ako je sadraj komentara graana neadekvatan ili neupotrebljiv Sredstva povratnih informacija jesu skup razliitih jednostavnih alata za dvosmjernu komunikaciju graana i za lokalne samouprave. Kako bi se osmislila dobra komunikacija izmeu graana i lokalne samouprave, mogue je i potrebno koristiti razliita sredstva: pisma telefonske pozive graana (npr. putem besplatne telefonske linije) kutije za komentare postavljene na javnim mjestima adrese elektronike pote za komentare graana, itd. Najvanije je pitanje ispravna uporaba komentarima primljenim od graana. Trebalo bi uvijek osigurati neku vrstu naznake primitka povratnih informacija od graana, kao to je povratna poruka ili tiskanica o primitku komentara. Lokalna bi samouprava trebala javno izvijestiti putem medija ili na drugi nain o vrsti primljenih komentara i aktivnostima poduzetim na osnovi tih komentara.

Opis

Koraci

1. Odaberite najprikladnija sredstva povratnih informacija koja e biti koritena u vaoj zajednici (moda na osnovi analize poeljnih naina komunikacije). 2. Pripremite primjenu odabranih sredstava (alata) povratnih informacija osmiljavanjem izgleda, provedbenog plana aktivnosti, itd. 3. Primijenite sredstva povratnih informacija: npr. uspostavite besplatnu telefonsku vezu, postavite kutiju za komentare na ulaz u prostorije lokalne samouprave. (Ako odaberete upotrebu kutije za komentare, ona bi trebala biti dovoljno velika i smjetena na vidljivom mjestu, popraena natpisom s informacijom o svrsi kutije za komentare). 4. Objavite poetak koritenja sredstava povratnih informacija u lokalnim medijima ili letcima. 5. Nakon primitka komentara, potvrdite primitak te nastojte upotrijebiti komentare u procesu donoenja odluke. Najbolji se marketing ostvaruje kada anketirani znaju da se njihovi komentari cijene - to ini sredstva povratnih informacija sadrajnima i uinkovitima. priprema kutije za komentare (vrlo malo resursa) najam besplatne telefonske veze (osim ako je lokalni pruatelj telekomunikacijska usluga moe sponzorirati) uspostava neophodne infrastrukture za povratne informacije, potvrda primitka i analiza. Administrativni trokovi: Vrijeme potrebno zaposleniku lokalne samouprave da obradi komentare

Mogui trokovi

Primjer

Grad Augusta (SAD): Pismo potvrde primitka prigovora i pismo podnositelju pritube o daljnjem tijeku postupka

93

Grad Augusta (SAD): Pismo potvrde primitka prigovora i pismo podnositelju pritube o daljnjem tijeku postupka

Komunikacijski alati

ALAT

DOPISNICA ZA ODGOVORE GRAANA

Kada koristiti

Za prikupljanje podataka ili konkretnih informacija o problemu u zajednici, poboljanju javnih usluga, gradskom proraunu itd. Ako su informacije potrebne za donoenje vane odluke Dopisnice za odgovore graana metoda je prikupljanja i evidentiranja komentara graana o uslugama i drugim pitanjima. Vano je imati na umu da e vam, biti potreban sustav evidencije i odgovora na prikupljene komentare. Dopisnice za odgovore graana obino su male dopisnice, a dostupne su u uredima odjela, centrima za informiranje graana, uredu gradonaelnika ili drugim javnim mjestima kao to su knjinice, trnice ili kole. Na dopisnici se moe postaviti konkretno pitanje: Biste li bili zainteresirani za recikliranje otpada, ako se cijena odvoza smea povea? Ili se moe jednostavno traiti od graana da openito komentiraju kvalitetu usluge.

Opis

Koraci

1. Odluite to elite znati. elite li pitati konkretno pitanje o konkretnoj usluzi? Moda ete poeljeti imati odvojene dopisnice za svaku osnovnu uslugu lokalne samouprave. Ili ete moda poeljeti imati opu dopisnicu na kojoj graani mogu dati svoje prigovore i pozitivne komentare. 2. Ako odluite postaviti pitanja, osigurajte da se na dopisnici ne nalazi vie od jednog ili dva. Moete postaviti jedno pitanje jedan mjesec, te drugo pitanje sljedei mjesec. 3. Odluite komu elite uputiti pitanje. Ukoliko postavljate pitanje o kolstvu, hoete li pitanje postaviti nastavnicima? Roditeljima? Uenicima? Pitanje moete postaviti svima njima, ali vjerojatno nije potrebno postaviti pitanje cijeloj populaciji. Skupina na koju se usredotoujete vaa je ciljna skupina. 4. Odluite gdje ete postaviti dopisnice. To bi trebalo biti mjesto na koje vaa ciljna skupina esto dolazi. Ako postavljate pitanje o socijalnoj pomoi, postavite dopisnice u ured za socijalnu pomo. 5. Postavite kutiju za prikupljanje na istim mjestima na kojima ste smjestili dopisnice. Vano je da su dopisnice na lak nain dostupne korisnicima vae usluge te da su na isti lak nain vraene vama. 6. Osigurajte da sve dopisnice idu konkretnoj osobi odgovornoj za distribuciju dopisnica onima koji mogu na najbolji nain reagirati na pitanje ili dostaviti komentare na dopisnici. Ta osoba mora zadrati kopiju dopisnice tako da moe odrati daljnji kontakt s osobom koja daje odgovor ili komentare. 7. Odluite kako e lokalna samouprava reagirati na prigovore, pitanja i komentare, te tko e reagirati. Ako graani iskoriste ove dopisnice za dostavu prigovora a vi ne reagirate, riskirate gubitak njihova povjerenja u vau sposobnost i spremnost da postupite prema informacijama graana za razmatranje njihovih problema. Moete odgovoriti izravno pojedincu koji komentira ili dostavlja prigovor (na dopisnici bi trebao biti upit na koji se nain moe kontaktirati pojedinca) ili moete primjerice ukljuiti informacije o prigovorima i odgovore na njih u biltenu [vidi alat Bilten].

8. Vodite evidenciju prigovora i komentara. To moe pomoi lokalnoj samoupravi da vidi koji se problemi ponavljaju, te moe biti osnova za prijedloge

95

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

prioriteta pri donoenju odluke. 9. Odredite konkretnu osobu za primitak izvjea i odgovora graana. Raspravite o izvjeima s osobljem te o nainima za poboljanje usluga na osnovi primjedbi graana. Mogui trokovi tiskanje dopisnica Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi, prikupi i pregleda dopisnice Primjer Grad Cupertin, SAD: Dopisnica sa plaenom potarinom, Kupon s popustom na gradske usluge kao nagrade za sudjelovanje u gradskoj anketi, grad Westminster, Colorado, SAD.

96

Grad Cupertin, SAD: Dopisnica sa plaenom potarinom, Kupon s popustom na gradske usluge kao nagrade za sudjelovanje u gradskoj anketi, grad Westminster, Colorado, SAD.

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

FOKUSNA GRUPA

Kada koristiti

Za reviziju vanih usluga, smjernica, naknada itd. lokalne samouprave Za prikupljanje miljenja o uslugama lokalne samouprave, promjenama ili poboljanjima usluga Ako elite dopuniti rezultate svoje ankete ili ako nemate dovoljno vremena ili resursa za provoenje uobiajene ankete Fokusna je grupa nain prikupljanja informacija i traenja miljenja i prijedloga od graana o specinoj temi. Budui da je graanima omogueno vrijeme da rasprave i objasne svoja miljenja i prijedloge, ove su informacije izrazito korisne za kreatore politike lokalne samouprave. Najbolje fokusne grupe izabrane su iz grupa graana iz svih dijelova zajednice. Lokalna samouprava trai od male skupine obinih graana da se sastane s grupom konzultanata osposobljenom za diskusiju u fokusnoj grupi, koji predstavljaju niz pitanja grupi. Grupa raspravlja o pitanjima te daje svoja miljenja i prijedloge o odreenoj temi. Sve odgovore grupa zapisuju voditelji rasprave radi ukljuivanja u izvjee za vodee ljude lokalne samouprave. Izvjee e sadravati ideje i prijedloge grupe, ali nee navoditi imena ili upuivati na to tko su bili sudionici. To je neformalan, jeftin i relativno uinkovit nain provoenja istraivanja stavova potroaa i stavova graana. Cilj je fokusne grupe samo prikupljanje stavova. To je razliito od radne skupine koja je organizirana radi doprinosa rjeavanju problema ili izradi plana.

Opis

Koraci

1. Odluite to elite znati. Fokusne bi se grupe trebale baviti samo jednom ili dvjema povezanim temama. Na primjer: koliko bi graani bili voljni platiti vie za vodnu naknadu te koju razinu usluga oekuju da e pruiti lokalna samouprava? to graani misle o urbanistikim planovima razvoja za naselje i na koji su nain spremni pridonijeti njihovu uspjehu? 2. Razmislite o odravanju niza fokusnih grupa kako biste bili sigurni da su informacije koje primate iz rasprave na pravom tragu. Openito je preporuljivo da najmanje tri grupe pokrivaju istu temu. 3. Osigurajte da sudionici budu odabrani nasumice ili od strane izbornog tijela kao to su naselje ili primatelji usluga. Trebalo bi ukljuiti mlade, umirovljenike, nastavnike, radnike, majke i oeve, svakog tko je zainteresiran za temu. Bolje je ne ukljuivati izabrane dunosnike ili zaposlenike lokalne uprave jer je ovo prilika da graani kau svoje miljenje lokalnoj samoupravi. Neki bi potencijalni sudionici mogli biti uplaeni onim to oni smatraju da je temom za koju smatraju da zahtijeva specijaliziranu tehniku strunost, te e im biti potrebno dodatno pojasniti sadraj i njihovu ulogu u procesu. Odaberite vie sudionika nego to e vam biti potrebno. Idealna se grupa sastoji od 10-15 osoba, ali moete oekivati da se neki od pozvanih nee odazvati. 4. Pripremite vodi za diskusiju radi pokrivanja tema koje elite istraiti. Budite sigurni da razmatra pitanja koja vi smatrate vanim. Pitanja bi trebala biti otvorenog tipa, tj. ona koja zahtijevaju objanjenje a ne samo odgovore da ili ne ili dobro ili loe, te postavljena tako da ne sugeriraju pravi odgovor. 5. Grupe neka budu u ugodnom okruenju. Koristite stol oko kojeg e svi sjediti. Osigurajte olovku i papir te osvjeavajua pia. Sastanak fokusne grupe moe biti odran u prostoriji za sastanke lokalne samouprave ili u zgradi koja je udaljena od ureda lokalne samouprave.

98

Komunikacijski alati

6. Osmislite nain voenja evidencije rasprave putem snimanja na audio ili videovrpcu ili zapisivanjem na ip chart papir. Ako se odluite na zapisivanje, rabite najmanje dvije osobe za evidentiranje sadraja. Prije snimanja na audio ili videovrpcu uvijek zatraite doputenje svakog od lanova grupe. 7. Osigurajte konano saeto izvjee o diskusiji grupa: teme o kojima se govorilo, podruja slaganja te podruja u kojima izraavaju razliita stajalita. Povjerljivost rasprave mogao bi biti problem za neke od sudionika, te bi stoga konano izvjee trebalo biti napisano bez spominjanja pojedinaca. 8. Upoznajte s rezultatima svoje osoblje i vijee lokalne samouprave, te koristite podatke za usmjeravanje odluka, planiranja i poboljanja usluga. 9. Objavite rezultate tako da graani mogu vidjeti da ste zasnovali svoje odluke na njihovu doprinosu. To pomae vaoj vjerodostojnosti te stvara potporu odlukama lokalne samouprave. Moete odrati tiskovnu konferenciju radi objavljivanja tih rezultata i planova zasnovanih na doprinosu graana 10.Poaljite pismo sudionicima grupe u kojem im se zahvaljujete za njihov doprinos i suradnju. Sudionici grupa takoer e cijeniti ako im poaljete primjerak izvjea zajedno s pismom zahvale Mogui trokovi materijal (papir za ip chart, biljenice, olovke) osvjeavajua pia cijena angairanja konzultanta Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi sastanak

99

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

JAVNA TRIBINA

Kada koristiti

Prije prihvaanja novog zakona ili prorauna Tijekom pregleda plana (npr. stratekog plana gospodarskog razvoja) Prije implementacije novih ili poveanih naknada U bilo koje vrijeme kad je pitanje jasno denirano, a aktivnost neizbjena

Opis

Javna tribina obino je slubeni sastanak lokalne samouprave. Moe postojati na lokalnoj razini (usvojenim procesom pripreme prorauna) za odravanje slubene javne tribine, ili moe biti odrana na dobrovoljnoj osnovi od strane vijea radi prezentiranja problema i prikupljanja miljenja [vidi alat Transparentni proces pripreme prorauna]. Ovaj alat moe biti koriten za prezentaciju predloenih planova lokalne samouprave. Slubene javne tribine takoer pruaju priliku da se zaprime komentari od osoba ili grupa na koje ta odluka moe utjecati. Slubena javna tribina obino se odrava kad je pitanje jasno denirano, te aktivnost neizbjena.

Koraci

1. Postaviti javnu obavijest, ukljuujui informacije o datumu, vremenu, lokaciji, temi sastanka, te kratak opis svrhe. Konkretno navedite tko je pozvan, tko e voditi sastanak i tko e sasluati miljenja graana. Javne obavijesti postavite na javna mjesta (urede, trnice, ugostiteljske objekte i kole). Konkretnim pojedincima mogu biti poslane dodatne pozivnice. 2. Pripremite izvjee za novinare u lokalnim medijima u kojem ete navesti svrhu sastanka te, ako je mogue, to lokalna samouprava planira uiniti s tim informacijama [vidi alat Izvjee za novinare]. 3. Pripremite i podijelite materijale prije i tijekom sastanka. Izradite popis s podacima vezanim za temu tribine. Budite kratki, jasni, jednostavni. Koristite se tablicama i grakonima za sloene nancijske informacije. Ukljuite mogue primjerke plana ili drugih dokumenata. Dodajte priloge u kojima se moe pronai vie informacija, kao to je primjerak nacrta prorauna ili karta. 4. Pripremite kratak opis procedura i pravila sastanka, ukljuite pravila o govoru ili druga osnovna pravila sastanka [vidi alat Uspjean sastanak]. 5. Odredite osobu koja e voditi biljeke radi evidencije sastanka, osobito povratnih informacija i komentara graana. Te su biljeke neophodne radi kasnije uporabe prijedloga. 6. Prostoriju pripremite prije sastanka: Postavite potpisnu listu na stol pokraj ulaza s natpisom Upiite se ovdje. Postavite materijale za distribuciju na drugi stol takoer blizu vrata. Oznaite natpisom Informacije: posluite se. Postavite stolice (i stolove, ako je potrebno) za govornike, osoblje lokalne sauprave itd. zajedno gdje ih svi mogu vidjeti. Postavite stolice za publiku to je blie mogue dunosnicima. Imajte dodatni broj stolica na lako dostupnom mjestu ako guva bude vea od oekivane. Ako rabite audio/videoopremu, tablice ili natpise, prethodno ih testirajte kako biste bili sigurni da se vide iz publike. Postavite stalke za planove lokacija ili druge materijale veeg formata (ako je potrebno). Odredite prostor za predstavnike medija sa stolovima i stolicama. Na taj stol postavite izvjee za novinare i druge materijale za distribuciju.

100

Komunikacijski alati

7. Imajte na raspolaganju osoblje koje e poeljeti dobrodolicu graanima, te ih uputiti na materijale i prema prostoru za sjedenje. Neka se ljudi osjeaju ugodno. 8. Odnosi s novinarima: odredite nekoga tko e pomoi novinarima u obavljanju posla. 9. Podijelite dnevni red svim sudionicima [vidi alat Dnevni red sastanka]. Poelite dobrodolicu publici te napravite kratak uvod (koji su ciljevi, oekivanja i procedure). 10. Predstavite izabrane dunosnike, struno osoblje i posebne goste. 11. Izloite osnovna pravila sastanka, ukljuujui vremenski limit svakoga tko se javi za rije; uobiajen je limit od jedne do pet minuta. Predloite da se svakom omogui govoriti jedanput prije nego se nekomu omogui da po drugi put govori. Zamolite sudionike da ne govore dok to netko drugi radi. Uvjerite ih da e svatko imati priliku govoriti na sastanku. 12. Odrite kratku, jasnu prezentaciju teme. Prezentator moe biti proelnik odjela za nancije u sluaju tribine o proraunu, ili gradonaelnik. Tu prezentaciju ograniite na 5 do 10 minuta. 13. Na kraju javne tribine, zahvalite ljudima za njihov dolazak i komentare. Recite im kako ete koristiti njihov doprinos. Informirajte ih o moguim daljnjim kontaktima Potencijalni trokovi Trokovi: fotokopiranje materijala za distribuciju mogui troak angairanja vanjskog facilitatora Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju za pripremu materijala i sudjelovanje u manifestaciji Primjer Hum na Sutli: Obavijest o javnoj tribini o proraunu; Naslovna stranica prijedloga prorauna za 2004. godinu.

101

Hum na Sutli: Obavijest o javnoj tribini o proraunu

Naslovna stranica prijedloga prorauna za 2004. godinu.

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

SASTANCI U NASELJU

Kada koristiti

Kada doe do specinog pitanja koje je moda sporno, novo, sloeno ili vrijedno da se objavi zbog drugih razloga, koje zahtijeva osobni dijalog izmeu izabranih dunosnika i drugih biraa. Ukoliko je povjerenje u odluke vijea na niskoj toci ili se graani ale na nedostatak transparentnosti pri donoenju odluke. Kada lokalnoj samoupravi pristupi skupina graana zbog problema u njihovu naselju Sastanci u naselju su poluslubena ili neformalna okupljanja radi rasprave o problemima, pitanjima ili o projektima specinima za naselje. Odravanje sastanka negdje u tom naselju pokazuje da su voe zajednice spremni susresti se s graanima i razgovarati o njihovim specinim interesima. Vano je dobro organizirati sastanak koristei metodologiju, osiguravajui uinkovitost sastanka u prihvaanju doprinosa graana i konkretnih rezultata. Vrlo su esto teme razmatrane na takvim sastancima teke i/ili kontroverzne (npr. objasniti ustupke koje moraju napraviti izabrani dunosnici, osobito u koritenju oskudnih resursa kada je potranja prema tim resursima velika). Stoga su dobra organizacija i facilitacija jo vanije kako bi sastanak bio uspjean. 1. Paljivo denirajte pitanja ili projekte o kojima e se raspravljati. Teme bi trebalo ograniiti na one koje se neposredno tiu stanovnika naselja. 2. Odredite osobu ili osobe iz lokalne samouprave koje e biti odgovorne za organizaciju sastanka. 3. Pripremite dnevni red sastanka, ukljuujui izradu popisa tema za prezentaciju i diskusiju. Dnevni bi red trebao naznaiti tono vrijeme predvieno za svaku temu, te biti distribuiran unaprijed. 4. Ako su stanovnici naselja inicirali sastanak, rezervirajte vrijeme na poetku za prezentaciju njihovih problema, pitanja i predloenih rjeenja. 5. Odluite tko e u ime lokalne samouprave odrati prezentacije o temi. To mogu biti struna osoba iz lokalne samouprave ili savjetnici koji rade na projektu i javni dunosnici. 6. Pripremite informacije o pozadini pitanja za sudionike sastanka. To bi trebalo ukljuivati kratku povijest projekta, grake ili karte kad je prikladno, kao i trokove i druge informacije koje e biti potrebne graanima radi boljeg razumijevanja pitanja i predloenih rjeenja. 7. Unaprijed pripremite prostor za odravanje sastanka [vidi alat Javna tribina]. 8. Zaponite sastanak na vrijeme i uvjerite sudionike da e svi dobiti priliku govoriti. Izloite osnovna pravila sastanka. 9. Odredite osobu koja e voditi zapisnik sastanka, ukljuujui sve komentare graana. 10.Na kraju sastanka zahvalite ljudima za njihovo sudjelovanje i komentare. Recite im kako ete rabiti njihov input. Informirajte ih o moguim daljnjim kontaktima, kao to su sljedei sastanak, datum donoenja odluke, informativni materijali ili koga zvati za izvjea o statusu.

Opis

Koraci

Potencijalni trokovi

naknada za najam mjesta odravanja sastanka (ukoliko nije besplatno) troak tiskanja letaka za oglaavanje sastanka osvjeavajua pia (ukoliko je mogue) vrijeme potrebno osoblju da pripremi materijale za sastanak

104

Komunikacijski alati

ALAT

USPJEAN SASTANAK

Kada koristiti

Kada lokalna samouprava odlui poveati uinkovitost na svim sastancima, ukljuujui interne sastanke lokalne samouprave i sastanke s graanima. Kad lokalna samouprava eli smanjiti gubljenje vremena i frustracije povezane s loe pripremljenim i neorganiziranim sastancima Sastanci su vrlo vani za izgradnju odnosa i ostvarenje zadataka, ali mogu takoer biti veliko gubljenje vremena i vrlo frustrirajui ako nisu pripremljeni i dobro voeni. Voenje uspjenog sastanka zahtijeva nekoliko osnovnih koraka i vjetina od osobe koja je za to odgovorna. Nekoliko tehnika organizacije sastanka s graanima uspjeno je usvojeno, ali jo uvijek mnogo toga ovisi o sposobnosti postupanja s ljudima osobe koja vodi sastanak. Uporaba alata Uspjean sastanak trebala bi sastanke uiniti boljim i uinkovitijim. 1. Pripremite dnevni red koji nije preambiciozan. Vano je da bude mogue provesti dnevni red rada unutar vremena predvienog za sastanak. Utroite vrijeme neophodno za postavljanje jasnih ciljeva sastanka [vidi alat Dnevni red]. 2. Osigurajte da osoba koja e voditi sastanak ima odreene vjetine. Ta osoba upravlja diskusijom, osigurava da se sudionici dre dnevnog reda te da sudionici sastanka razumiju osnovna pravila sastanka. esto je bolje da osoba koja odrava sastanak nije glavni govornik, tako da se moe usredotoiti na upravljanje diskusijom na produktivan nain, a ne na sudjelovanje u sastanku. Ovo je osobito vano za velike javne sastanke. 3. Odredite osobu koja e voditi zapisnik sastanka, te ga poslije podijeliti grupi. 4. Poaljite obavijesti o odravanju sastanka svim sudionicima dovoljno rano, te ih informirajte o ciljevima sastanka i dnevnom redu. Odredite datum sastanka dovoljno rano kako bi se svi mogli pripremiti za sastanak. 5. Pripremite prostoriju u kojoj e biti odran sastanak i sve neophodne materijale. Mali sastanci s manje od 15 sudionika mogu biti odrani u sobi za sastanke pri emu sudionici sjede oko velikog stola. Vei sastanci zahtijevaju slubeniji aranman [vidi alat Javna tribina]. Voenje sastanka: 6. Osigurajte da sastanak pone u predvieno vrijeme. Sastanci koji kasne s poetkom ili zavravaju kasnije nego to je predvieno obeshrabrujui su i esto neproduktivni. 7. Predstavite sebe (kao organizatora sastanka) i goste sudionika. Takoer zamolite sudionike da se predstave. 8. Ponite sastanak s izjavom o kojoj e se temi diskutirati. Omoguite svim sudionicima da prezentiraju svoje injenice i informacije. Raspravite o razliitim injenicama i vrijednostima. Odravajte raspravu relevantnom dajui do znanja sudionicima kada je rasprava skrenula s teme. Ako time ne uspijete vratiti raspravu na temu, na pristojan je ali vrst nain usmjerite prema temi. Prekinite raspravu kad se pone ponavljati pregledom openitih pitanja i stavova. 9. Osigurajte da predsjedavajui sastanka bude poticajan i slua koje su toke slaganja. Ako se ini da dolazi do konsenzusa glede aktivnosti, pokuajte grupi ponoviti ono to vi mislite da ujete od njih. Ako postoji dovoljno slaga-

Opis

Koraci

105

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

nja, donesite odluku ili odluite o aktivnosti glasovanjem ili izjavom o konsenzusu, te prijeite na sljedeu toku dnevnog reda. Ako rasprava prijee na napade na injenice ili pojedince, zatraite donoenje odluke ili zahtijevajte odgodu do konkretnog datuma kada mogu biti prezentirane dodatne injenice. Ne dopustite da se sastanak udalji od pozitivne rasprave o odreenom pitanju. 10. Kad sastanak zavri, osigurajte da svi saznaju koje su daljnje zadatke pristali ispuniti 11. Zahvalite sudionicima za njihovo vrijeme i doprinos. 12. Osoba zaduena za zapisnik neka ga pripremi i pravodobno podijeli sudionicima [vidi alat Tiskani zapisnici]. Potencijalni trokovi osvjeavajua pia (ako doe do odluke da budu posluena) Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi i odri sastanak

106

Komunikacijski alati

ALAT

RADIO I TV PROGRAM

Kada koristiti

Za izravno prenoenje poruka lokalne samouprave javnosti Za prikupljanje stavova graana te poticanje povratnih informacija Za razvijanje osjeaja povezanosti izmeu graana i osoblja lokalne samouprave Radio ili TV program osmiljeni su radi razmatranja specinih tema. Radio i TV uinkoviti su naini komuniciranja s graanima o poslovima lokalne samouprave. Vrlo su korisni za prenoenje konkretnih poruka kao i za uspostavu javnoga dijaloga. Ti programi mogu omoguiti gradonaelniku ili drugom osoblju lokalne samouprave da izravno komuniciraju s javnou govorima, intervjuima ili emisijama u koje se ukljuuju graani putem telefona. Interakcija s javnou na televiziji ili radiju moe biti osobito uinkovita budui da sluatelji izravno uju dunosnike kako odgovaraju graanima te se tako osjeaju ukljuenima. Programi mogu biti odravani jednokratno, svaki tjedan, svaki drugi tjedan ili jedanput na mjesec. Svaki se program treba fokusirati na konkretno pitanje koje e biti raspravljeno. Na primjer, ovaj se tjedan moe raspravljati o odvozu smea, a sljedei tjedan osoblje lokalne samouprave moe raspravljati o proraunu. Govornici bi se trebali to bolje pripremiti. Mogue vrste programa: Dunosnici lokalne samouprave prenose pripremljenu poruku ili govor Dunosnike lokalne samouprave intervjuira novinar Dunosnici lokalne samouprave raspravljaju o temi s grupom iz zajednice, koju ine predstavnici razliitih ciljnih skupina (publike na koju se odnosi pitanje o kojem se raspravlja) - Varijacija: emisija u kojoj graani mogu nazvati telefonom i postaviti pitanja - Varijacija: u grupu u studiju uvrteni su i predstavnici politike opozicije

Opis

Koraci

1. Odluite o temi/temama koje e biti razmatrane. 2. Raspravite o najuinkovitijem obliku programa. Hoe li to biti jednokratni program, ili redovni program jednom tjedno, svaka dva tjedna ili jedanput mjeseno? 3. Razgovarajte s lokalnim medijima, oglasite raspored programa. Osigurajte primjerak materijala kojim ete se koristiti tijekom programa (skriptu, kopiju govora, itd.). 4. Dogovorite se o plaanju ako je potrebno. Plaanja moda nee biti ako, primjerice, novinar intervjuira dunosnika lokalne samouprave u redovnom programu vijesti. 5. Objavite nekoliko dana unaprijed tko je govornik, koja je tema te koje je vrijeme emitiranja na televiziji/radiju. Ovisno o obliku programa, moete javno pozvati ljude da sudjeluju. Ako to bude niz emisija, ukljuite u va bilten informacije o rasporedu programa [vidi alat Bilten]. 6. Ako je mogue, ukrasite studio plakatima koji promoviraju lokalnu samoupravu ili koji pruaju informacije o lokalnoj samoupravi. Ako u programu budu prezentirani statistiki ili drugi podaci, prezentirajte ih putem jednostavnih

107

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

tablica ili grakona. Osigurajte da televizija ili radiopostaja unaprijed saznaju da ete na ovaj nain prezentirati informacije. 7. Ako imate publiku u studiju, imajte formular za upisivanje radi registracije sudionika. 8. Na kraju svakog programa ocijenite prezentaciju te izvijestite osobe koje su bile ukljuene u rad o moguim poboljanjima. Potencijalni trokovi naknada za emitiranje (ako je primjenjivo) Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi program Primjer Grad Rijeka: Raspored kontakt emisija

108

Grad Rijeka: Raspored kontakt emisija

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

NATJEAJ ZA MLADE

Kada koristiti

Za poticanje mladih da postanu ukljueniji u svojoj lokalnoj zajednici Za objavljivanje novih inicijativa, kroz sudjelovanje roditelja u projektima njihove djece Za omoguavanje doprinosa mladih procesima planiranja Natjeaj za mlade najee se koristi za pruanje potpore procesu stratekog planiranja zasnovanom na zajednici. Strateki planovi ocrtavaju izgled buduih uloga i aktivnosti lokalne samouprave, to e biti vano sadanjem narataju mladih. Zbog toga bi oni trebali imati mogunost utjecaja na te planove. Mladi, takoer, imaju vanu sposobnost miljenja izvan okvira, te stoga mogu predloiti kreativna i inovativna rjeenja problema koje profesionalno osoblje lokalne samouprave tek treba rijeiti. Natjeaj takoer slui da uvjeri mlade u to kako su oni vaan dio lokalne zajednice i da se njihovo miljenje uvaava.

Opis

Koraci

1. Izradite pravila i rokove za natjeaj te ih objavite u lokalnim medijima. 2. Razmotrite slanje paketa informacija o natjeaju izravno kolama uz mogue daljnje telefonske pozive radi poticanja sudjelovanja na natjeaju. 3. Odredite odbor za ocjenjivanje, pri emu vodite rauna o zastupljenosti razliitih podruja (npr. lanovi radne skupine, dunosnici lokalne samouprave, nevladine organizacije koje okupljaju mlade, mediji). 4. Odredite mjesto gdje e biti izloeni svi radovi (ne samo pobjedniki). 5. Ocijenite radove te dodijelite nagrade za razliite kategorije. 6. Izloite radove i organizirajte sveanost dodjele nagrada, te pritom osigurajte nazonost medija cijena nagrada (nagrade takoer mogu donirati lokalne tvrtke ili privatne osobe) cijena oglaavanja Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da pripremi i provede natjeaj

Mogui trokovi

Primjer

Grad Rijeka: Moja vizija Rijeke 2010. godine. Smjernice za natjeaj i nagraeni radovi Opina Hum na Sutli: Moja opina. Djeiji crte s natjeaja

110

Grad Rijeka: Moja vizija Rijeke 2010. godine. Smjernice za natjeaj i nagraeni radovi

Opina Hum na Sutli: Moja opina. Djeiji crte s natjeaja

Komunikacijski alati

ALAT

PREZENTACIJSKI PORTAL NA INTERNETU

Kada koristiti

Kad male lokalne samouprave s ogranienim ljudskim i nancijskim resursima ele koristiti informatiku tehnologiju u razvoju sudjelovanja graana. Kad lokalna samouprava nema kapacitet za instalaciju i odravanje sosticiranijeg sistema uprave e-government [vidi alat Intranet-internet sustav]. Prezentacijski portal na internetu alat je za male lokalne samouprave koje trae relativno jednostavno rjeenje za prilagoavanje svojih aktivnosti informatikoj tehnologiji. Prezentacijski portal na internetu prezentira informacije o lokalnoj zajednici iroj publici. Takoer omoguava jednostavne interaktivne funkcije za online komunikaciju izmeu lokalne samouprave, graana, privatnog sektora i osoba zainteresiranih za poslovne mogunosti i mogunosti ivljenja u lokalnoj zajednici. Prezentacijski portal na internetu ine tri osnovna dijela: 1. Osobna iskaznica lokalne samouprave s osnovnim informacijama o zemljopisnom poloaju, povijesti, turizmu (mogunosti posjeta i smjetaj, mogunosti ulaganja); o sportu i kulturi (batina i tekui dogaaji); obrazovanju (kole); socijalnoj i zdravstvenoj skrbi; medijima, te galerija sa slikama. 2. Gospodarski prol lokalne samouprave: cilj je ovoga dijela privui ulaganja i informirati sve kljune poslovne ljude o mogunostima u lokalnoj zajednici. Dodatni je vaan cilj izraziti spremnost za uspostavu oblika javno-privatnog partnerstva na lokalnoj razini. 3. Kanal za interakciju s graanima/posjetiteljima. Interaktivni kanal podrava konferencije i komunikaciju graana i osoblja i dunosnika lokalne samouprave. Procesom upravlja lokalna samouprava te rjeava uobiajen nedostatak kontakta izmeu biraa i izabranih graana. Uobiajeno je da su prezentacijske portale aurirali i prilagodili strunjaci za webdesign.

Opis

Koraci

1. Organizirajte radnu skupinu za prikupljanje podataka iz pojedinih podruja lokalne samouprave. 2. Izradite plan sadraja prema strukturi prezentacijskog portala na internetu (vidi toke opisa 1 do 3). 3. Izradite plan interaktivnih funkcija na stranicama (forumi, ankete, konferencije, pitanja i odgovori). 4. Odredite osobe iz lokalne samouprave i radne skupine koje e biti odgovorne za izradu svakog od dijelova prezentacijskog portala na internetu. Denirajte krajnje rokove za svaki pojedini dio. 5. Organizirajte javno predstavljanje prezentacijskog portala na internetu te objasnite koji su glavni ciljevi, funkcionalnosti i koristi. Taj dogaaj objavite u lokalnim medijima. 6. Odredite osobu odgovornu za odravanje te redoviti unos novih informacija dnevno ili tjedno. 7. Pobrinite se da sva pitanja vezana za usluge lokalne samouprave, politiku te ukupne uvjete ivota dobiju odgovor od dunosnika ili strunjaka lokalne samouprave.

113

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

Potencijalni trokovi

pristup internetu graki dizajn ili redizajn portala u skladu s konkretnim informacijama izrada sadraja ako se narui od strunjaka Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da prikupi informacije i pripremi materijale Biljeka: lokalne samouprave mogu besplatno dobiti osnovni softver i dizajn potreban za instalaciju prezentacijskog portala na internetu. To je dio Modela informacijskog menadmenta koji nancira USAID u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave koji provodi Urban Institute.

Primjer

Zagrebaka upanija: Prezentacijski portal http://www.zagrebaka-upanija.hr

114

Zagrebaka upanija: Prezentacijski portal http://www.zagrebaka-upanija.hr

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

INTRANET - INTERNET SUSTAV

Kada koristiti

Kada vea lokalna samouprava eli koristiti informatiku tehnologiju koja podrava cjelokupni radni proces. Kada lokalna samouprava odlui dostii vie standarde u komunikaciji svih odjela to rezultira visokom kvalitetom i preciznou u pruanju usluga i transparentnosti uprave. Kada lokalna samouprava odlui smanjiti administrativne trokove povezane s tradicionalnom uporabom papirnatim uredom. Intranet internet sustav je sustav elektronike uprave (e-government) koji obuhvaa unutarnju i vanjsku komunikaciju. Sustav se oslanja na sustavno ocjenjivanje potreba za informacijama lokalne samouprave, nakon toga slijedi aplikacija modernih alata za komunikaciju i razmjenu informacija kao to su lokalna raunalna mrea (LAN mrea), elektronika pota i elektronike konferencije. Ono to je najvanije je da model povezuje graane s lokalnom samoupravom elektronikim putem, radi lakega pristupa informacijama o funkcijama (procesima) lokalne samouprave, te radi komunikacije s dunosnicima uprave, tedei vrijeme i poveavajui sudjelovanje graana u lokalnoj upravi. Intranet internet sustav omoguava uinkovito upravljanje razliitim dnevnim zadacima lokalnih samouprava: Integracija radnog sustava i optimizacija organizacije rada. Ukljuivanje svih podsistema omoguuje optimalnu uporabu i raspodjelu svih radnih resursa radi poveanja uinkovitosti rada. Elektroniko pruanje usluga i poslovanja s graanima na daljinu. Mogue je da svi administrativni odjeli komuniciraju s korisnicima direktno ili indirektno, te da obavljaju svoje zadatke, razmjenjuju dokumente, aplikacije itd. Obavljanje redovnih zadataka i mogunost komunikacije na daljinu za lanove vijea i administraciju (pristup bazama podataka, direktna i indirektna komunikacija). Korisnici koji su dislocirani ili koji su zaokupljeni svojim zadacima mogu sudjelovati na sastancima ili izvravati svoje zadatke na daljinu. Pojednostavnjenje i ubrzanje cjelokupne interne komunikacije, sastanci na daljinu i razmjena dokumenata. Sudjelovanje graana kroz online konferencije, ankete, itd. Lokalna samouprava moe koristiti ovo sredstvo za konstantno praenje potreba, ideja i projekata koji su predloili graani ili su denirani u online anketama i na interaktivnim stranicama. Trenutana transparentnost: svi vani rezultati mogu odmah biti objavljeni - prorauni, projekti, odluke itd.

Opis

Koraci

1. Pripremite poglavarstvu prijedlog projekta za usvajanje. Jasno denirajte ciljeve i koristi od implementacije sistema za cjelokupna poboljanja u uinkovitosti lokalne samouprave za razvoj sudjelovanja graana. 2. Odredite radnu skupinu odgovornu za implementaciju. 3. Analizirajte postojeu organizacijsku i komunikacijsku mreu lokalne samouprave. 4. Analizirajte resurse potrebne za instalaciju sustava: osnovna oprema informatike tehnologije, softver (intranet internet sistemski softver i prirunik za instalaciju), te upravljake vjetine zaposlenika kao i status lokalne mree i kapacitet sustava.

116

Komunikacijski alati

5. Izradite plan dodatne edukacije svih zaposlenika i volontera u lokalnoj zajednici (npr. mjesni odbor) koji e obavljati svoje dunosti i komunicirati s graanima putem sustava. 6. Odredite strunjake za praenje i nadzor procesa instalacije. 7. Instalirajte intranet internet sustav na server. 8. Pripremite rezoluciju za vijee s jasno deniranom odlukom da se sustav upotrebljava u cjelokupnom djelokrugu rada lokalne samouprave. 9. Organizirajte pokrivenost medijima i javnu prezentaciju sustava. 10. Izradite plan dnevnog praenja i nadzora uinkovite uporabe sustava. Mogui trokovi adaptacija sustava informatike tehnologije server i pristup internetu savjetnik za pripremu i implementaciju projekta Administrativni trokovi: vrijeme potrebno osoblju da prikupi sve informacije i pripremi materijale. Biljeka: lokalne samouprave mogu besplatno dobiti osnovni softver i dizajn potreban za instalaciju prezentacijskog portala putem interneta. To je dio Modela informacijskog menadmenta koji nancira USAID u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave koji provodi Urban Institute. Primjer Grad Osijek: Intranet internet sistem www.osijek.hr; Grad Crikvenica: www.crikvenica.hr

117

Grad Crikvenica: www.crikvenica.hr

Grad Osijek: Intranet internet sistem www.osijek.h

Alati partnerstva

ALATI PARTNERSTVA
Alati partnerstva namijenjeni su javno-graanskom partnerstvu, to je jedan od najzahtjevnijih ciljeva sudjelovanja graana. Moe se rei da je javno-graansko partnerstvo postignuto onda kada graani i lokalna samouprava mogu raditi kao partneri na razliitim projektima u zajednici i kada su te zajednike aktivnosti praene mjerljivim rezultatima. Alati partnerstva promoviraju djelotvorno sudjelovanje graana u aktivnostima lokalne samouprave. Najvanije su aktivnosti one u kojima graani vlastitim resursima pomau u provedbi projekta u suradnji ili partnerskom odnosu s lokalnom samoupravom. Zapravo bi bilo ispravno rei da u ovom sluaju lokalna samouprava pomae graanima u provedbi rjeenja osiguravajui im odgovarajue resurse, a ne da se graani prilagoavaju aktivnostima i resursima lokalne samouprave. Tako graani uistinu uzimaju stvari u svoje ruke. Ova skupina takoer sadri razliite alate kojima se graani ukljuuju u proces donoenja odluka i koriste svoje vrijeme, iskustvo i znanje. Iako to nije uvijek u neposrednoj izvedbi projekata, ovo je dobar primjer konkretne suradnje s graanima i doprinosa graana vlastitim resursima. Izbor alata za partnerstvo ukljuuje sljedee alate: program lokalnog partnerstva planiranje javnih prostora lokalni festivali poslovni forum savjetnika grupa graana radna skupina Koje smo alate partnerstva izabrali? Koja je namjena alata partnerstva?

119

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

PROGRAM LOKALNOG PARTNERSTVA

Kada koristiti

Ako su graani informirani i obavjetavaju lokalnu samoupravu o svojim stavovima, ali su pasivni kada treba preuzeti stvari u svoje ruke. Ako graani esto potrauju usluge ili rjeavanje pitanja, ne dajui prijedloge, rjeenja ili vlastite resurse. Kada ne postoje odgovarajui resursi (nancijski ili ljudski) za rjeavanje svih problema koji su u nadlenosti lokalne samouprave. Program lokalnog partnerstva promovira najznaajnije vrste partnerstva graana, kao i demokraciju na lokalnoj razini. Programi partnerstva vaan su nain za proirivanje sudjelovanja graana u svakoj zajednici. Uspjeno sudjelovanje graana zahtijeva vie od samog pruanja informacija od lokalne samouprave javnosti i prikupljanja povratnih informacija. Nadalje, postoji praktian razlog zbog kojeg bi lokalna samouprava trebala zapoeti programe partnerstva: lokalna samouprava neprestano radi s ogranienim sredstvima i ne moe ispuniti oekivanja svih grupa i pojedinaca, a programi lokalnog partnerstva potiu pojedince i grupe da zajedno rade na rjeavanju vlastitih problema. Kroz programe partnerstva lokalna samouprava moe poduprijeti lokalne inicijative koje su pokrenule neformalne grupe graana ili nevladine organizacije (NVO-i). [Pogledati alat Procedure za nanciranje civilnih inicijativa] Programi partnerstva mogu biti dobar nain za provedbu razliitih programa lokalne samouprave. Programi partnerstva ue graane da preuzmu odgovornost za lokalna pitanja i budu aktivni u pronalaenju rjeenja; ova je otvorenost i kreativnost vana vjetina koja se moe prenijeti na nain na koji pojedinci rjeavaju probleme u vlastitom ivotu, kao to je otvorenost za bavljenje novim zanimanjem ili pokuaj pokretanja vlastitog biznisa. Programi partnerstva mogu biti oblikovani prema smjernicama koje lokalna samouprava provodi. Naprimjer, ako je potrebno poboljati izgled glavne ulice i poslovne etvrti, program partnerstva moe preuzeti odgovornost za male parkove i druge elemente koji utjeu na izgled toga dijela grada. Programi partnerstva esto se pojavljuju u obliku natjeaja (vaan je natjecateljski duh) za inicijative/projekte koje kreiraju mjesni odbori fokusirajui se na naine rjeavanja odreenih problema. Ovo zahtijeva jasan opis pravila, ukljuujui kriterije natjeaja i procjenu dostavljenih ponuda. To je jako dobar nain izravnog ukljuivanja graana u rjeavanje lokalnih problema ulaganjem vlastitih resursa. Lokalna samouprava tada spaja vlastite resurse s resursima graana [pogledati alat Planiranje javnih prostora].

Opis

Koraci

1. Odaberite probleme koje elite rjeavati Programom partnerstva. Ovo bar na poetku treba podrazumijevati malen rizik i ope korisne projekte kao to su igralita, javni prostori za mlade, mali parkovi itd. 2. Izradite jasne odredbe i procedure koje deniraju tko je pogodan, kako se treba prijaviti, koji su ciljevi koje treba dosegnuti i kriteriji za procjenu projekata, kao i tko e i kada ocjenjivati ponude. Sredinji je kriterij koritenje privatnih resursa, ukljuujui nematerijalne i materijalne doprinose. Isto tako treba denirati koliko nancijskih resursa lokalna samouprava namjerava odvojiti za projekte utvrene u programima partnerstva. 3. Pokrenite program koristei razliita sredstva za promociju kao to su mediji,

120

Alati partnerstva

direktni pozivi potencijalnim sudionicima (grupe graana), itd. 4. Organizirajte postupak ocjenjivanja (osnivanje odbora za ocjenjivanje) i ocijenite projekt rabei unaprijed denirane kriterije. 5. Organizirajte proslavu za pobjednike natjeaja. To stvara pozitivni natjecateljski duh meu drugim skupinama graana. To e, takoer, potaknuti vei broj prijava za budue programe. Mogui trokovi nanciranje prihvaenih projekata partnerstva (ako je rije o jednostavnom problemu, trokovi ne moraju biti veliki) Administrativni trokovi: vrijeme zaposlenika za pripremu materijala i voenje programa Primjer Grad Rijeka: Nacrt elemenata programa partnerstva opis odredbi za Program lokalnog partnerstva MU:V.

121

Grad Rijeka: Nacrt elemenata programa partnerstva opis odredbi za Program lokalnog partnerstva MU:V.

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

PLANIRANJE JAVNIH PROSTORA

Kada koristiti

Kada se odreeni javni prostor namjerava (ponovno) izgraditi. Kada treba udovoljiti pravnim zahtjevima za javnu tribinu o gradskim razvojnim planovima. Da bi se stvorilo partnerstvo izmeu graana, strunjaka, lokalne samouprave i poduzetnika u kreativnom koritenju javnih prostora. Da bi se izbjegao otpor graana koji je esto povezan s netransparentnim procesom u planiranju i razvoju projekata koji utjeu na koritenje javnih prostora. Planiranje javnih prostora je proces koji utjee na izgled parkova, trnica, igralita i drugih prostora. Tipini pristup (ponovnom) razvoju javnih prostora u Hrvatskoj projektno je usmjeren, ide od vrha prema dolje i openito je temeljen na zastarjelim i neprilagodljivim urbanistikim i prostornim planovima. Iako postoje pravne obaveze da se graani ukljue u projekt i izradu plana, obino to ne ide dalje od poetne faze planiranja [pogledati alat Sastanci u naselju]. esto je posljedica toga projekt koji uzrokuje prometne probleme, zagaenje, nedostatak zelenih povrina, zaputena i nesigurna igralita, nedostatak etalita uz obalu i rekreacijskih objekata, prostora kreiranih za mlade ili prostora koje mladi kreiraju sami. Alternativni se pristup fokusira na zapoinjanje dijaloga s graanima u ranim fazama planiranja i na nastavak tog dijaloga tijekom izvedbe projekta. Dakle, graani e biti informirani o planu i u plan e biti ugraene potrebe graana, njihove vizije i ideje, a proces planiranja stvorit e partnerstvo izmeu graana, strunjaka, lokalne samouprave i poduzetnika. Rezultat je kreativnog koritenja javnih prostora jednostavnije i bolje odravanje. To je takoer vano u jaanju zajednice, poticanju zdravog urbanog naina ivota i nalaenju dodatnih izvora nanciranja. Moe igrati i vanu ulogu u lokalnom gospodarskom razvoju, promoviranjem prostora pogodnim za turiste i mala poduzea.

Opis

Koraci

1. Organizirati aktivnosti (seminare, prezentacije) koje e razviti svijest o novom pristupu planiranju kod razliitih skupina (ljudi koji se bave prostornim planiranjem, arhitekti, prometni inenjeri, kao i grupe graana i NVO-i). 2. Ako se izrazi zanimanje za proces, organizirajte trening na kojem bi se predstavili koraci novog pristupa i prikazala njegova provedba na razini lokalne samouprave. 3. Pokrenite mali pilot projekt, gdje e mjeovita grupa predstavnika ocijeniti jedan javni prostor; pronai kratkorona i dugorona rjeenja (ukljuite rezultate u generalni urbanistiki plan). 4. Provedite kratku anketu u javnosti o odreenom prostoru i ugradite rezultate u plan u ranoj fazi planiranja, ne ekajui da planovi budu usvojeni. Kljuno je izgraditi svijest o projektu i pruiti mogunost graanima da daju svoj doprinos to je prije mogue. To e potaknuti zajednicu da uspostavi vlasniki odnos prema projektu ime se stvara vana motivacija za sudjelovanje. to je vea ukljuenost zajednice, vea je vjerojatnost da e krajnji rezultat biti koristan za zajednicu i da e se ona o njemu brinuti. nanciranje preliminarne ankete/istraivanja vrijeme zaposlenika za organiziranje i provoenje procesa Alat za ocjenjivanje javnih prostora koji je izradio Project for Public Spaces www.pps.org

Mogui trokovi

Primjer

124

Alat za ocjenjivanje javnih prostora koji je izradio Project for Public Space www.pps.org

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

LOKALNI FESTIVALI

Kada koristiti

Za bolju informiranost i entuzijazam za aktivnosti u zajednici, osobito aktivnosti i usluge koje pruaju lokalni NVO-i. Za promoviranje povezanosti zajednice i veu identikaciju sa zajednicom i unutar zajednice Lokalni je festival odlian nain poboljanja informiranosti o razliitim skupinama i njihovim trenutnim inicijativama u bilo kojem podruju. Sam proces organiziranja ove vrste dogaaja, osobito ako su ukljueni graani i razliite grupe, vaan je prvi korak u izgradnji osjeaja jedinstva i zajednice zato to ve od poetka organizacije dogaaja postoji organizacijski odbor u kojem su zastupljeni i zaposlenici lokalne samouprave i graani. Dogaaji su takoer dobra prilika za predstavljanje aktivnosti razliitih grupa graana, kao to su lokalni NVO-i ili neki mjesni odbori i ulice. Lokalni su festivali i izvrsna prilika gdje se graani mogu sastati i meusobno komunicirati sa zaposlenicima lokalne samouprave i izabranim dunosnicima u neslubenom okruenju. Izgradnja ovih osobnih odnosa nee biti samo nagrada za pojedince, ve e navesti graane da doive lokalnu samoupravu kao neto vie od birokratske prepreke za obavljanje poslova. Nadalje, to je idealna prilika za poduzimanje konkretnih koraka u izgradnji slubenog javno-privatnog partnerstva [vidi alat Program lokalnog partnerstva].

Opis

Koraci

1. Formirajte radnu skupinu koja treba ukljuiti lokalne organizacije i druge vodee ljude zajednice [pogledati alat Radna grupa]. Radna grupa treba pripremiti detaljan plan aktivnosti. Organizacija i izvedba dogaaja treba ukljuivati to vei broj partnera. 2. Koristite iskustva tradicionalnih lokalnih dogaaja kao oslonac u pripremi festivala. Ako ne postoji odgovarajua lokalna tradicija, ovo moe biti dogaaj koji bi mogao prerasti u tradiciju. 3. Analizirajte i organizirajte resurse potrebne za organizaciju festivala. Veliina i opseg dogaaja ovise o raspoloivosti ljudskih i nancijskih resursa. Cijena je rada obino vrlo niska jer e veina ljudi koji rade na organiziranju dogaaja rado volontirati. Meutim, potrebno je pokriti cijenu opreme. Iako u tome postoje razlike, lokalni festivali obino imaju relativno velika sredstva. 4. Organizirajte marketinke aktivnosti i publicitet. U svrhu privlaenja javnosti, treba organizirati neto specino to e privui zanimanje ljudi. To moe biti nastup poznatog pjevaa, predstava ili tombola na kojoj e se dijeliti nagrade donatora. 5. Razmislite o koritenju lokalnog festivala za najave aktivnosti koje e utjecati na vei dio zajednice. Na primjer, ovo je pogodno vrijeme za najavu distribucije dokumenta prorauna u malom. tisak promotivnih materijala priprema ukrasa gosti festivala Administrativni trokovi: vrijeme zaposlenika koji e pripremiti i voditi festival Grad Varadin: Fotograje sa pancir Festa, rujan 2002.

Mogui trokovi

Primjer

126

Grad Varadin: Fotograje sa pancir Festa, rujan 2002.

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

SAVJETNIKA GRUPA GRAANA

Kada koristiti

Kada lokalna samouprava trai savjet o pitanjima za koja mogu koristiti iskustva i miljenja graana, koja direktno utjeu na ivot graana i tiu se njihovih svakodnevnih potreba. Ako lokalna samouprava eli koristiti strunost i iskustvo svojih graana u rjeavanju konkretnog problema. Savjetnike grupe sastavljene od graana osnivaju se da bi djelovale u duljem vremenskom razdoblju. (To je glavna razlika savjetodavnih grupa sastavljenih od graana i radne skupine koja se formira zbog postizanja specinog i konanog cilja.) lanovi su volonteri koji su zainteresirani za dobrobit zajednice. Svaka savjetnika grupa ima odreenu funkciju i daje preporuke o toj funkciji (grado)naelniku ili vijeu. One nemaju neovisno ovlatenje za donoenje odluka. Savjetnike grupe graana imaju rotirajue lanstvo, a imenuje ga gradonaelnik i/ili vijee. Ove grupe mogu pomoi gradonaelniku i vijeu u rutinskim zadacima koji zahtijevaju mnogo vremena i istraivanja kako bi se donijele ispravne odluke. Savjetodavna grupa razmatra pitanje, pojanjava njegovu pozadinu i daje preporuke gradonaelniku i vijeu. Ona pomae graanima da razumiju, daju svoj doprinos i openito se sloe s odlukama donesenim od strane dunosnika lokalne samouprave. Funkcije savjetnike grupe graana mogu obuhvaati pregledavanje urbanistikih planova, godinje kulturne aktivnosti i planiranje, planiranje kapitalnih ulaganja - bilo to to zathijeva redovito auriranje, pregledavanje ili odluivanje [pogledati alat Uspjean sastanak].

Opis

Koraci

1. Pregledajte i napravite popis problema o kojima vijee redovito raspravlja i koja zahtijevaju vie istraivanja i rasprava. Analizirajte hoe li dobivene informacije o pozadini tog problema pomoi vijeu u brem donoenju odluke. 2. Odluite to elite da savjetnika grupa uini i to ne elite da uini. Svaka grupa mora biti upoznata sa svrhom svog posla i svojim odgovornostima. Odredite uloge i pravila za savjetniku grupu. To lanovima grupe pojanjava svrhu i funkciju kao i razumijevanje onoga to se od njih oekuje. Ova pravila moraju biti objavljena u pismenom obliku i mora ih odobriti vijee. 3. Odaberite lanove. lanstvo je obino ogranieno na stanovnike zajednice. Katkad savjetnike grupe za lanove imaju i osobe neke odreene struke. Premda strunjaci mogu i trebaju biti lanovi grupa, vano je za lanove grupe odabrati stanovnike koji imaju irok spektar znanja i iskustva i koji e osigurati raznolike nove ideje i rjeenja. Ukljuite to vie interesnih skupina tako da stanovnici zajednice osjete da se njihovo miljenje ulo i da je ono vano. lanovi grupe mogu biti odabrani i imenovani na razne naine. Volonteri mogu biti odabrani iz zajednice, ali treba biti jasno da se ne mogu ukljuiti svi zainteresirani. lanove mogu preporuiti vijee ili zaposlenici lokalne samouprave. 4. Nakon preporuivanja lanova, treba odluiti tko e imenovati lanove. Obino gradonaelnik odnosno naelnik vri imenovanja, a vijee ih odobrava. Time se osigurava sudjelovanje i gradonaelnika i naelnika i vijea u procesu. Svakog lana grupe treba pismeno obavijestiti o datumu i vremenu odravanja prvog sastanka. 5. Odrediti trajanje mandata za svako zaduenje. Ta se razdoblja mogu prekla-

128

Alati partnerstva

pati, tako da e odbor uvijek imati lanove s iskustvom. Na primjer, ako su lanovi imenovani za trogodinje razdoblje, jednu treinu lanova treba zamijeniti svake godine. Ponovna imenovanja mogu biti doputena, ali mnoge lokalne samouprave ograniavaju vrijeme trajanja lanstva. 6. Planirajte proces. Vijee treba napraviti nacrt svojih oekivanja od procesa. Jasno odredite gdje i koliko esto e se grupa sastajati. Grupa moe odluiti da e se sastajati ee kako bi obavila svoj posao, ali potrebno je odrediti program sastanaka prije njihova odravanja. 7. Odaberite ili imenujte nekoga tko e predsjedavati grupom. Ako je vijee upoznato sa sposobnostima i strunou svih lanova grupe, ono moe odabrati osobu koju smatra najboljom za facilitiranje procesa i postizanje zadatka. Sama grupa moe izabrati predsjednika meu svojim lanovima. 8. Odredite rokove za izvjetavanje o odlukama i preporukama. To treba biti odreeno na poetku kada se donose pravila rada za savjetodavnu grupu od strane vijea. Navedite koliko se esto oekuje da grupa izvjetava o svojim rezultatima i preporukama. 9. Podnesite pismeno sve preporuke gradonaelniku/naelniku i/ili vijeu. Preporuke treba podravati barem veina lanova grupe. esto se prilau razlozi i objanjenja preporuka. 10. Objavite program rada, uvajte zapisnike sa sastanaka, a preporuke neka budu javne. Razmislite o tome da sastanci budu otvoreni za javnost i osigurajte vrijeme za doprinos drugih graana. Time dobivate ak i veu zastupljenost stavova i doprinosa. Mogui trokovi sokovi za lanove savjetnike grupe graana Administrativni trokovi: vrijeme osoblja za pripremu sastanka

129

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

RADNA GRUPA

Kada koristiti

U radu na novim inicijativama ili vanim problemima Kako bi se donijeli strateki ili drugi planovi Kao forum istaknutih ljudi u zajednici, izabranih dunosnika i poslovne zajednice radi pronalaska rjeenja za zajedniki problem Alat radna grupa moe se koristiti za rad na razliitim aktivnostima lokalne samouprave, od konkretnog pitanja (kao to je izrada integriranog plana sudjelovanja graana), do obraivanja razliitih podruja projekata (kao to je razvojni plan koji ukljuuje nacrt, odredbe, zahtjeve za nanciranje i plan prikupljanja nancijskih sredstava za novi sportski kompleks). Radne grupe pomau u prikupljanju miljenja i stvaraju forum za ugradnju strunog znanja u nacrt i provedbu razliitih planova, ime donositeljima odluka omoguuju donoenje uinkovitijih odluka. Vano je osigurati da osobe koje donose strateke odluke, uzmu u obzir ideje i analize radne grupe prilikom izrade prorauna i prioriteta u programima. Obino je rezultat rada radne grupe konkretan proizvod kao to je strateki plan ili plan aktivnosti.

Opis

Koraci

1. Jasno denirajte ciljeve i odgovornost prije osnivanja radne grupe. Treba uspostaviti razumna oekivanja o tome to radna grupa moe i treba postii u odreenom vremenskom razdoblju. 2. Okupite lanove radne grupe iz organizacija koje su kljune za problem o kojem se raspravlja. Potrebno je na sudjelovanje potaknuti pojedince sa strunim znanjem relevantnim za pojedinu temu. Takoer treba ukljuiti i istaknute ljude lokalne zajednice. 3. Dobro organizirajte sastanke radne grupe i ostvarite napredak prema krajnjem cilju na svakom sastanku; treba postojati mjerljiv rezultat ili produkt koji se stvara na kraju svakog sastanka radne grupe. lanovi radne grupe obino su zaposleni negdje drugdje i volontiraju kako bi sudjelovali na sastancima. Da bi nastavili sa svojim radom, oni moraju osjeati da su sastanci produktivni i da se postiu rezultati koji neto mijenjaju. Zbog toga je bitno da se rezultati rada ukljue u javno donoenje odluka. 4. Vodite svaki sastanak prema prethodno utvrenom dnevnom redu koji je dostavljen svima unaprijed [pogledati alat Dnevni red]. Idealno bi bilo kada bi profesionalni facilitator vodio sastanak. Kako bi se potaknulo sudjelovanje svih prisutnih, soba za sastanke treba biti namjetena stolicama i stolovima u krug ili u obliku slova U. Koristite ipchart ili druge alate za facilitiranje za skupljanje i biljeenje ideja. 5. Podijelite rezultate sa svojim osobljem i vijeem, koristite se podacima za provoenje odluka, za planiranje i poboljanje usluga. 6. Objavite rezultate tako da graani mogu vidjeti da ste svoje odluke temeljili na rezultatima radne grupe. sokovi za lanove radne grupe Administrativni trokovi: vrijeme osoblja za pripremu i voenje sastanaka

Mogui trokovi

Primjeri

Nacrt poziva lanovima radne grupe za izradu Stratekog plana gospodarskog razvitka.

130

Nacrt poziva lanovima radne grupe za izradu Stratekog plana gospodarskog razvitka.

132

Upravni alati

UPRAVNI ALATI
Poglavlje upravnih alata izdvaja skupinu specinih intervencija koje stvaraju okvir za primjenu razliitih alata za sudjelovanje graana. Ova kategorija alata sugerira sustavne promjene u nainu na koji lokalna samouprava provodi svakodnevne aktivnosti i stoga moe voditi do odrivijih promjena nego bilo koja skupina alata iz kutije alata. Neki od ovih alata daju doprinos u zakonodavnom podruju, esto omoguujui neku transparentnu proceduru (na primjer za proces transparentnog prorauna koji zahtijeva primjenu alata za pripremu prorauna). Druge se intervencije vie fokusiraju na deniranje specinih smjernica, poput ope politike sudjelovanja graana u civilnim inicijativama. Druga skupina alata podrobno opisuje procedure za nanciranje inicijativa ili obavljanje upravnih usluga. Jedan je od najsveobuhvatnijih alat Sve na jednom mjestu (One Stop Shop) koji s jedne strane omoguuje otvoren i lak pristup informacijama o uslugama lokalne samouprave (veinom informacije o administrativnim uslugama), a s druge strane (to je vanije) stvara atmosferu otvorenosti i povjerenja izmeu graana i lokalne samouprave. Primjena ovog alata u potpunosti mijenja organizacijsku strukturu lokalne samouprave i koncept pruanja usluga. On ima znaajan pozitivan utjecaj na volju graana za suradnjom s dunosnicima i zaposlenicima lokalne samouprave. Bez obzira na alat koji se primjenjuje, uvijek je vano odnositi se prema graanima profesionalno i s iskrenim potovanjem; to stvara vrste temelje za svaku potencijalnu inicijativu u sudjelovanju graana. Izbor upravnih alata ukljuuje: strategiju sudjelovanja graana povelju o nevladinim udrugama postupak nanciranja graanskih inicijativa proces pripreme transparentnog prorauna sve na jednom mjestu postupke pruanja usluga u upravi vijee mladih radno mjesto strunjaka za sudjelovanje graana Koje smo upravne alate izabrali? Koja je namjena upravnih alata?

133

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

STRATEGIJA SUDJELOVANJA GRAANA

Kada koristiti

Kako biste pokazali predanost lokalne samouprave podupiranju sudjelovanja graana i odredili naine na koje se graani potiu na sudjelovanje u upravljanju. Kako biste odredili korake u postupcima donoenja odluka u kojima se oekuje sudjelovanje graana. Strategija sudjelovanja graana je alat koji postavlja temelje za primjenu svih drugih alata, stvarajui okruenje i smjernice za sudjelovanje graana. Dobar je nain za to izrada openite izjave o strategiji sudjelovanja graana, koja upuuje na otvorenost, transparentnost, partnerstvo itd. Strategija moe biti posebni akt Vijea ili dio statuta jedinice lokalne samouprave. Nedostatak jasne strategije o sudjelovanju graana moe zbuniti graane i udruge, koji esto ne mogu procijeniti do koje mjere lokalna samouprava podrava i doputa njihovo ukljuivanje u lokalne aktivnosti. Stvaranje e strategije umanjiti spomenuti problem i osnaiti suradniki odnos izmeu lokalne samouprave i graana. Osim toga, strategija e pridonijeti utedi vremena (a samim tim i novca) lokalne samouprave, jer vie nee biti potrebno raspravljati o nainu i opsegu sudjelovanja graana za svaki projekt.

Opis

Koraci

1. Formirajte radnu skupinu koja e razmotriti ovo pitanje (uzimajui u obzir brojne primjere iz Hrvatske ili inozemstva) i pripremiti skup temeljnih naela i opih smjernica koji e utjecati na formalnu strategiju. Radna bi skupina trebala biti sastavljena od lanova osoblja jedinice lokalne samouprave i graana, a gdje je to mogue i od predstavnika nevladinih organizacija [vidi alat Radna skupina]. 2. Moderirajte raspravu Poglavarstva, a zatim i Vijea o naelima i smjernicama. Kada rasprava doe na razinu Vijea, treba razmotriti odravanje otvorene sjednice kako bi se dobila miljenja graana [vidi alat Otvorena sjednica Vijea]. 3. Prema usvojenim naelima i smjernicama pripremite formalni dokument (odluku) koji e postati obvezujui akt o strategiji. 4. Moderirajte provedbu strategije i osigurajte da aktivnosti lokalne samouprave, proces donoenja odluka i postupanje budu u skladu sa Strategijom sudjelovanja graana. Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja potrebno za izradu materijala Grada Rijeka: Statut grada, dio o sudjelovanju graana.

Mogui trokovi

Primjeri

134

Grada Rijeka: Statut grada, dio o sudjelovanju graana.

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

POVELJA O NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Kada koristiti

Radi odreivanja strategije jedinice lokalne samouprave prema graanskim inicijativama, ukljuujui udruge i ostale nevladine organizacije (NVO). Kako bi se pojasnila pravila koja deniraju koritenje proraunskih sredstava jedinica lokalne samouprave za nanciranje NVO-a. Za naglaavanje vanosti suradnje s NVO-ima i sinergije koja tako moe nastati Povelja o NVO-ima je dokument koji odreuje lokalnu strategiju prema graanskim inicijativama i koji je obino usvojen u obliku odluke vijea. Povelja se u razliitim sredinama moe neznatno razlikovati. Povelja o NVO-ima trebala bi biti usmjerena na cjelovitu strategiju jedinice lokalne samouprave prema graanskim inicijativama (to je najbolji pristup uzme li se u obzir da je Vijee odgovorno samo za odreivanje, ali ne i za primjenu strategije). Ona postavlja temelje preciznijih akata, ukljuujui operativne postupke i kriterije za odabir projekata (graanskih inicijativa). Takve detaljne dokumente treba usvojiti Poglavarstvo, koje je odgovorno za primjenu strategije koju donese Vijee [vidi alat Postupak za nanciranje graanskih inicijativa]. Katkad se lokalne samouprave odluuju za izradu detaljnije povelje o NVO-ima, koja sadri oba elementa: strategiju i detalje primjene. Premda neki vijenici mogu akt o opoj strategiji smatrati suvie apstraktnim, lienim konkretnih pravila, postupaka i kriterija za odabir, nastojte dokument zadrati to jednostavnijim i fokusiranijim. Povelja o NVO-ima iznimno je vaan akt strategije, jer predstavlja vaan zalog potpore graanskim inicijativama i prua pristup izgradnji i jaanju civilnog drutva. Jedna je od vanih uloga Povelje ta to unapreuje transparentnost nanciranja graanskih inicijativa.

Opis

Koraci

1. Odluite koliko strategiju elite uiniti detaljnom: detaljniju strategiju koja ukljuuje operativna pitanja, ili openiti strateki akt koji donosi Vijee, koji zatim mogu slijediti propisi koji sadre dodatne pojedinosti. 2. Osnujte radnu skupinu koja e prouavati tu temu i predloiti nacrt strategije [vidi alat Radna skupina]. Radnu bi skupinu trebali initi slubenici jedinice lokalne samouprave kao i predstavnici lokalnih NVO-a. 3. Kroz seriju radionica kreirajte nacrt dokumenta Povelje o NVO-ima. Nastojte rabiti jasan i lako razumljiv jezik. Kada izraujete strategijski dokument, nastojte prikazati iru sliku - da e strategiju slijediti podrobni propisi koje e razraditi Poglavarstvo. 5. Provedite anketu (prije svega traei miljenje svih NVO-a i grupa graana) prije nego vijee usvoji strategiju. 6. Predstavite Povelju NVO Poglavarstvu i Vijeu kako bi ju usvojili. Prezentacija treba biti jasna i pokazati iru sliku. 7. Nakon usvajanja povelje NVO-a, organizirajte daljnji postupak i izradu detaljnih propisa [vidi alat Postupak u nanciranju graanskih inicijativa]. Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za sudjelovanje u radionicama radne skupine pri izradi Povelje NVO-a Grad Rijeka: Povelja o nevladinim organizacijama (nacrt)

Mogui trokovi

Primjeri

136

Grad Rijeka: Povelja o nevladinim organizacijama usvojena 25. studeneoga 2004. godine

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

POSTUPAK ZA FINANCIRANJE GRAANSKIH INICIJATIVA

Kada koristiti

Radi deniranja propisa jedinice lokalne samouprave za implementaciju strategije za graanske inicijative i inicijative NVO-a. Radi pruanja jasnih kriterija i pravila postupanja za ukljuivanje nevladina sektora (ili skupina graana) u provedbu razliitih projekata. Za poveanu konzistentnost u odlukama o nanciranju i proraunu i radi izbjegavanja kritika zbog nekonzistentnosti i favoriziranja. Nakon to jedinica lokalne samouprave denira svoju strategiju prema graanskim inicijativama i inicijativama NVO-a, potrebno je denirati vane detalje o tome kako e ta strategija biti primijenjena. Postupak za nanciranje graanskih inicijativa odreuje nain na koji NVO i druge skupine predlau projekte za nanciranje sredstvima lokalne samouprave. Postupak je pogotovo znaajan ako je Povelja NVO-a samo akt openite strategije. Iako je najbolje najprije donijeti Povelju NVO-a, [vidi alat Povelja o NVO-ima], postupak moe biti primijenjen kao zaseban alat. Postupak prua detaljna pravila i kriterije za ocjenu kriterija za sunanciranje graanskih (NVO) inicijativa sredstvima jedinice lokalne samouprave, koje potencijalni korisnici moraju slijediti kako bi se mogli prijaviti za nanciranje. 1. Prema strategiji odreenoj u Povelji NVO, pripremite vrste procedura, u suradnji s odjelima jedinice lokalne samouprave i nevladinim sektorom. Uzmite u obzir elemente kao to su kriteriji, postupak prijave, postupak ocjene, uvjeti za raunovodstvene i izvjetajne postupke itd. 2. Dozvolite svakom odjelu da pripremi prijedlog vlastitih propisa o nanciranju graanskih inicijativa u svom djelokrugu, ali pazite da njihovi dokumenti budu slinog oblika (ponudite format). 3. Uputite postupak na usvajanje Poglavarstvu. S obzirom da bi trebao biti utemeljen na Povelji NVO, koju je Vijee usvojilo, postupak nije nuno dati na usvajanje Vijeu. U nekim e jedinicama lokalne samouprave, meutim, ipak biti potrebno konzultirati i Vijee. 4. Formirajte tijelo (nadzorni odbor) kojem e biti povjeren nadzor provedbe postupka i predlaganje promjena. Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za pripremu postupka Grad Rijeka: Pravila o izboru i utvrivanju programa javnih potreba u kulturi

Opis

Koraci

Mogui trokovi

Primjeri

140

Grad Rijeka: Pravila o izboru i utvrivanju programa javnih potreba u kulturi

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

TRANSPARENTNI POSTUPAK PRIPREME PRORAUNA

Kada koristiti

Kada jedinice lokalne samouprave ele institucionalizirati transparentnost u postupku pripreme godinjeg prorauna Postupak pripreme prorauna je strategija koju odreuje svaka jedinica lokalne samouprave pa, prema tome, treba biti usvojena odlukom Vijea. Obino postojei postupak pripreme prorauna ne zahtijeva znaajnije ukljuivanje graana, to dovodi do situacije u kojoj graani gube zanimanje za aktivnosti lokalne samouprave i esto prema njoj postaju zahtjevnijii i kritiniji te iskazuju znatno manje razumijevanja za izazove i ogranienja s kojima se lokalna samouprava susree. Vano je spomenuti da u zakonu postoje smjernice o proraunskom postupku, to ne znai da ih jedinice lokalne samouprave ne mogu dopuniti vlastitim dodatnim odredbama. Na primjer, uz zakonski propisane elemente, strategija pripreme lokalnog prorauna moe denirati posebne dodatne elemente proraunskog postupka, kao to su Gradonaelnikova proraunska poruka, Javna tribina o proraunu ili Proraun u malom. Strategija takoer reba denirati vremenske okvire postupka [vidi alate Gradonaelnikova proraunska poruka i Proraun u malom]. Premda e pojedini slubenici lokalne samouprave prosvjedovati da im to stvara dodatne poslove, transparentni postupak pripreme porauna ima vrijednu svrhu i brojne prednosti i vrijedan je dodatnog ulaganja vremena. Slubenike treba educirati i uvjeriti ih u njegovu vrijednost.

Opis

Koraci

1. Izradite nacrt transparentnog postupka pripreme prorauna. 2. Pripremite prezentaciju za poglavarstvo i naglasite koristi od uvoenja novog postupka. 3. Neka poglavarstvo raspravi nacrt postupka, a onda ga da vijeu na usvajanje. 4. Primijenite novu strategiju, potiui primjenu elemenata koje nalae nova strategija. Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za izradu nove strategije Grad Crikvenica: Odluka kojom se usvaja novi postupak pripreme prorauna

Mogui trokovi

Primjeri

142

Grad Crikvenica: Odluka kojom se usvaja novi postupak pripreme prorauna

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

POSTUPCI PRUANJA UPRAVNIH USLUGA

Kada koristiti Opis

Ako postupci za pristup razliitim upravnim uslugama nisu jasno denirani

Uspostava jasnog postupka vaan je korak prema unapreivanju organizacije cjelokupne lokalne samouprave. Postupak treba ukljuivati upute po koracima koje graanima trebaju pomoi u rjeavanju pitanja pristupa uslugama, ukljuujui kamo ii, koliko svaki od koraka treba trajati, (ako postoji razdoblje ekanja), te raspored plaanja. Takoer trebaju biti dostupni podaci o nainima nadzora statusa rjeavanja zahtjeva, ako ih se ne moe rijeiti na licu mjesta, i o nainu biljeenja komentara i pritubi. Postupci trebaju biti denirani za razliite upravne usluge, poevi od onih koje su najee traene. Vano ih je utvrditi i objaviti jer se postupak moe percipirati kao neodreeno obeanje lokalne samouprave. Ako korisnik usluge podastre potrebne dokumente i plati propisane pristojbe, lokalna je samouprava duna u predvienom roku pruiti uslugu ili rijeiti njegov predmet [vidi alat Sve na jednom mjestu].

Koraci

1. Odaberite skup usluga za koje e biti izraen postupak. Vjerojatno lokalna samouprava ve zna koje se usluge najee koriste. Ako to nije tako, o tome se savjetujte s elnicima odjela ili eventualno provedite anketu meu slubenicima. 2. Paljivo denirajte svaki korak postupka. Ukljuite odgovore na pitanja kamo ii, komu se obratiti, radno vrijeme, pristojbe, potrebne dokumente (ako postoje), rokove, i bilo koje druge obavijesti koje se odnose na tu uslugu. Uz to, navedite web-stranicu ili broj telefona za dodatne obavijesti. Priprema postupka zahtijeva koordinirani timski rad. Svaki odjel, pa ak i svaki slubenik, treba biti ukljuen u pripremu. Vano je, kad god je to mogue, pojednostaviti postupak. 3. Kad su postupci gotovi, provjerite ih na odreenom uzorku. Nemojte postupak primjenjivati prije nego ga provjerite. Unesite potrebne promjene prije nego postupak postane dio slubenog djelovanja. 4. Tiskajte prospekt ili letak za svaki od postupaka za pruanje usluga. Postupci takoer mogu biti objavljeni na web-stranici jedinice lokalne samouprave, oglasnoj ploi, ili istaknuti u biltenu [vidi alat Prospekt]. 5. Nadgledajte primjenu postupaka. Zapamtite da, premda i lokalna samouprava i graani trebaju potovati propisane postupke, oni nisu nepromjenjivi. Zato, umjesto da izbjegavate postupak koji se ispostavio neuinkovitim, skupim ili suvie sloenim, promijenite postupak kako bi bio prihvatljiv svima kojih se tie. Ako svi koji pruaju i koriste usluge postupak doivljavaju vrijednim, tada e ga se svi pridravati, a njegov e smisao biti ostvaren. tisak prospekta/letka (neobvezno) Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja potrebno za izradu postupaka

Mogui trokovi

Primjeri

Grad Szczecin, Poljska: Letak o postupku pruanja javnih usluga

144

Grad Szczecin, Poljska: Letak o postupku pruanja javnih usluga

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

SVE NA JEDNOM MJESTU

Kada koristiti

Kako bi se skratilo vrijeme potrebno za dobivanje upravnih usluga, kako korisnicima, tako i slubenicima. Za poveavanje transparentnosti i jasnoe postupaka u pruanju upravnih usluga. Kako bi se izbjegla zakanjenja u pruanju upravnih usluga. Sve na jednom mjestu je centar za pruanje usluga koji u jednoj prostoriji ili dijelu zgrade sjedita jedinice lokalne samouprave omoguava pruanje najee traenih upravnih usluga. U idealnim uvjetima radilo bi se o alteru postavljenom u velikoj prostoriji kakve se koriste u bankama. To je vrlo dobar nain za podizanje razine uinkovitosti i kvalitete upravnih usluga jer omoguava rjeavanje vie pitanja dolaskom na samo jedno mjesto. Vano je rjeavati pitanja i donositi odluke u javnosti, umjesto iza zatvorenih vrata ili u zasebnim uredima. Osim toga, to na slubenike djeluje kao poticaj za marljiv rad i izbjegavanje gubitka vremena i energije, jer rad u javnosti poveava njihovu (individualnu) odgovornost. Kao rezultat, trebala bi porasti ukupna odgovornost, a time i produktivnost. Druga je prednost ovog sustava ta to poveava transparentnost i rui prepreke izmeu graana/korisnika usluga i slubenika jedinica lokalne samouprave, to stvara bolje uvjete za sudjelovanje graana. Vano je spomenuti da je broj upravnih usluga koje propisuju hrvatski zakoni (zbog malih ovlasti), u usporedbi s onima u mnogim drugim dravama relativno malen. Zato ima i manje usluga koje se mogu pruati putem modela Sve na jednom mjestu. Zbog toga je vano detaljno analizirati to je najuinkovitije za vau jedinicu lokalne samouprave, i u skladu s tim usvojiti ovaj alat. Ako zakljuite kako ne bi bilo ni vremenski ni nancijski uinkovito prirediti cjeloviti sklop Sve na jednom mjestu, ipak moe biti korisno razmotriti naela na kojima ovaj alat poiva kako bi se postupci poredali prirodnim tokom ili izradili letci kakvi se koriste u sklopu Sve na jednom mjestu. Ti postupci mogu biti istaknuti na webstranici jedinice lokalne samouprave, na ulazu u gradsku vijenicu ili na letcima u Informativnom centru [vidi alate Postupci pruanja upravnih usluga i Informativni centar].

Opis

Koraci

1. Analizirajte ostvarivost otvaranja sklopa Sve na jednom mjestu, procijenite koje bi se usluge u njemu mogle pruati, ocijenite sposobnost slubenika te mogue dostupne prostorije. 2. Kako se radi o prilino sloenom alatu koji zahtijeva dobro upravljanje promjenama, pripremite strategiju kojom ete sve lokalne dunosnike i slubenike uvjeriti da e ovo, dugorono gledano, biti korisna promjena i da e, kako graanima, tako i slubenicima lokalne samouprave, utedjeti vrijeme i novac. S obzirom na to da su zaposlenici u jedinicama lokalne samouprave esto navikli na ustaljene radne navike i djelovanje, mogli bi se ozbiljno suprotstaviti primjeni novog naina rada. Zato je vano detaljno navesti prednosti novog pristupa i mogue koristi za laki i bri rad slubenika. Najee je za osnivanje sklopa Sve na jednom mjestu potrebna odluka Vijea ili Poglavarstva.

146

Upravni alati

3. Okupite tim koji e izraditi konani nacrt sklopa Sve na jednom mjestu (ukljuujui mjesto, vrste usluga koje e biti pruane itd.) i s njim povezanih postupaka rada. Taj e tim takoer biti odgovoran za oblikovanje i izradu letaka, prospekata i drugih obavijesti koje e biti distribuirane unutar sklopa Sve na jednom mjestu. 4. Pripremite prostor, postavite altere koji e pruati razliite usluge, mjesta na kojima e biti postavljeni tiskani materijali, itd. Privedite kraju sastavljanje, dizajniranje i tisak svih materijala, standardizirajui ih. 5. Osposobite slubenike za rad u sklopu Sve na jednom mjestu, naglaavajui razumijevanje postupka u pruanju pojedinih usluga i komunikacijske sposobnosti. 6. Organizirajte sveanost otvaranja. Pozovite graane i medije da posjete sklop Sve na jednom mjestu. Zamolite medije da objave obavijest o sklopu Sve na jednom mjestu i uslugama koje prua. Iskoristite sve to privlai pozornost na usluge. 7. Pratite rad sklopa Sve na jednom mjestu kako biste mogli unijeti potrebne izmjene. Kad sklop Sve na jednom mjestu proradi, vidjet ete kako je lako poetnom popisu usluga koje prua dodati nove. Mogui trokovi priprema infrastrukture dvorane ili prostorije u kojoj e se pruati usluge (linije za telefon i elektronsku potu, raunalni serveri, stolovi i alteri koji prije nisu koriteni i sl.) kopiranje/tisak letaka o postupcima tisak promidbenih materijala koji objanjavaju novi sustav. Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja za planiranje i organizacija sklopa Sve na jednom mjestu - kako prostornog izgleda, tako i zaduenja slubenika (ovo je veliki zadatak i zahtijeva mnogo radnih sati). Primjer Grad Szczecin (Poljska): Prijevod opisa alata Sve na jednom mjestu (www.szczecin.pl)

147

Grad Szczecin (Poljska): Prijevod opisa alata Sve na jednom mjestu (www.szczecin.pl)

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

VIJEE MLADIH

Kada koristiti

Radi poveanja ukljuenosti mladih u aktivnosti jedinice lokalne samouprave. Radi pomoi lokalnoj samoupravi u prepoznavanju i rjeavanju pitanja vanih za mlade. Radi stvaranja institucionalnog okvira u kojem mladi mogu iz prve ruke nauiti o prirodi rada za ope dobro i o demokratskoj proceduri u lokalnoj zajednici. Kao platformu za meusobnu suradnju mladih. Radi zaustavljanja odljeva mladog stanovnitva. Vijee mladih dobar je nain za ukljuivanje mladih u aktivnosti lokalne samouprave i pouavanje demokraciji i njezinim vrijednostima. Jo vie, to je nain na koji lokalna samouprava moe doprijeti do dijela stanovnitva kojeg se rijetko konzultira o njegovim potrebama i stavovima o vanim pitanjima. Mladi su esto puni ideja i mogu ponuditi inovativna rjeenja za lokalne i druge probleme koji ak ne moraju biti u izravnoj vezi s njihovim problemima. Savjetujui se s mladima o njihovim potrebama i idejama o lokalnim potrebama i uslugama, lokalna samouprava iskazuje vanu predanost budunosti svoje zajednice. Dijelei odgovornost za izradu i primjenu, aktivnosti e takoer pomoi izgradnji osjeaja pripadnosti lokalnoj zajednici, to dugorono moe sprijeiti iseljavanje motiviranih i talentiranih mladih ljudi iz sredine.

Opis

Koraci

1. Osnujte radnu skupinu za osnivanje Vijea mladih. lanovi radne skupine trebali bi biti predstavnici Vijea, gradonaelnik i osoba ili osobe odgovorne Vijeu za rad Vijea mladih. 2. Kroz rad radne skupine raspravite i jasno denirajte sljedea pitanja: - realnost stvaranja Vijea mladih - glavna pitanja kojima e se Vijee baviti - opseg djelovanja Vijea mladih - skupine mladih koje e biti u lanstvu (dob, kole, NVO-i, te drugi oblici okupljanja mladih) - izborni postupak i trajanja mandata - uestalost sastanaka. 3. Razmotrite dodjelu nancijskih sredstava Vijeu mladih za provoenje inicijativa koje budu pokrenute. 4. Odaberite mentora koji e Vijeu mladih pomagati u svakodnevnim djelatnostima (bilo bi najbolje da to bude vijenik ili slubenik lokalne samouprave). 5. Pobrinite se da lanstvo u Vijeu bude demokratski ureeno. To se moe osigurati izborima u kolama (ili drugim javnim izborima) ili moda putem pomoi nastavnika i NVO-a koji se bave pitanjima vezanim za mlade. Vano je da postupak izbora bude otvoren i transparentan, kako bi se izbjegle mogue optube za favoriziranje ili nepotizam. 6. Nemojte zaboraviti da odnos snaga u Vijeu mladih ne treba odraavati omjer politikih snaga u zajednici. Vano je da u njemu budu jednako zastupljeni svi dijelovi zajednice. tisak promidbenih materijala radno vrijeme osoblja za pomo u radu Vijea mladih Grad Hrvatska Kostajnica: Odluka o osnivanju mladih, veljaa 2002. godine

Mogui trokovi

Primjer

150

Grad Hrvatska Kostajnica: Odluka o osnivanju mladih, veljaa 2002. godine

Trei dio: Kutija alata za sudjelovanje graana

ALAT

RADNO MJESTO STRUNJAKA ZA SUDJELOVANJE GRAANA

Kada koristiti

Za konsolidaciju i koordinaciju aktivnosti sudjelovanja graana, to osigurava veu usuglaenost inicijativa poduzetih u razliitim odjelima. Za demonstraciju opredjeljenosti za sudjelovanje graana. Utvrivanje radnog mjesta sa zaduenjima vezanim za pitanje sudjelovanja graana vaan je korak u iskazivanju predanosti lokalne samouprave podupiranju sudjelovanja graana. Osoba e na tom radnom mjestu biti vaan oslonac i koordinator aktivnosti sudjelovanja graana. Ona e takoer biti odgovorna za odravanja istog standarda sudjelovanja graana u svim upravnim odjelima. Ovisno o lokalnim potrebama, takav strunjak za sudjelovanje graana moe biti veza s lokalnim NVO-ima i/ili moe biti zaduen za odnose s javnou [vidi alat Izvjee za novinare]. Ako radno mjesto slino opisanom ve postoji u jedinici lokalne samouprave, obveza usklaivanja sudjelovanja graana moe se dodati tom ve postojeem radnom mjestu. Alternativa je da, umjesto jedne osobe nadlene za sudjelovanje graana u cjelokupnom sustavu upravnih odjela, bude oformljen tim osoba iz razliitih odjela koji bi se bavio sudjelovanjem graana u cijeloj lokalnoj samoupravi.

Opis

Koraci

1. Denirajte opseg poslova za radno mjesto strunjaka za sudjelovanje graana. 2. Analizirajte organizacijsku strukturu i opseg poslova slubenika jedinice lokalne samouprave. 3. Ako ve postoji osoba zaduena za odnose s javnou, razmotrite proirenje njezinih ovlasti i na sudjelovanje graana. Posao strunjaka za odnose s javnou je komunicirati s javnou u ime lokalne samouprave, to se esto odvija kroz suradnju s medijima. Oni su ve odgovorni za suradnju sa zajednicom i vjerojatno su svjesni mnogih dodatnih naina na koje bi mogli ohrabriti sudjelovanje graana. 4. Ako jo ne postoji osoba zaduena za odnose s javnou, razmotrite stvaranja novoga radnog mjesta, bilo samo za sudjelovanja graana, bilo i za sudjelovanje graana i za odnose s javnou. Premda su odnosi s javnou najloginiji izbor za kombiniranje sa sudjelovanjem graana, to nije jedina mogunost. Ocijenite odgovornosti zaposlenih u lokalnoj samoupravi i zakljuite bi li odgovornost za sudjelovanje graana (i s njom povezani poslovi) mogla biti povezana s nekim drugim skupom zadataka. 5. Razmotrite mogunost formiranja meuodjelnog odbora koji e brinuti o aktivnostima sudjelovanja graana i njihovim inicijativama. Neovisno o tome koju metodu odaberete, veoma je vano da osoba ili osobe koje rade na tim poslovima doista razumiju znaaj sudjelovanja graana, i da su mu posveene. Trokovi: dodatna sredstva za radno mjesto (ako ga je potrebno ustanoviti) Administrativni trokovi: radno vrijeme osoblja radi poveanog opsega poslova Grad Dukla, Poljska: Opis poslova strunjaka za sudjelovanje graana

Mogui trokovi

Primjer

152

Grad Dukla, Poljska: Opis poslova strunjaka za sudjelovanje graana

154

Studija sluaja

STUDIJA SLUAJA

Primjena Modela sudjelovanja graana u Rijeci

Osnovne informacije Grad Rijeka je luki grad s 175.000 stanovnika. U Hrvatskoj i svijetu, Rijeka je poznata kao progresivan i inovativan grad, koji poduzima mnoge inicijative za poboljanje ivotnih uvjeta svojih graana kroz promoviranje gospodarskog razvoja i civilnog drutva. U 2001. godini, Rijeka je zapoela blisku suradnju s USAID-om (Amerikom agencijom za meunarodni razvoj) te se ukljuila u rad PRLS-a (Projekt reforme lokalne samouprave) radi poboljanja upravljanja u lokalnoj samoupravi na razliite naine. Pri odabiru modela upravljanja iz portfelja PRLS-a, grad se odluio usredotoiti na upravljanje nancijama, gospodarski razvoj i sudjelovanje graana. Odabir sudjelovanja graana bio je prilino jedinstven u hrvatskom kontekstu, to naznaava progresivno razumijevanje vanosti ukljuivanja graana u poslove Grada. Odabir pravog pristupa Primjena tehnika/aktivnosti sudjelovanja graana, kao dijela Modela sudjelovanja graana zapoela je poetnom ocjenom stanja sudjelovanja graana i raspravom o moguim nainima primjene PRLS-ova Modela sudjelovanja graana. Nakon konzultacija sa strunim osobljem PRLS-a, Grad je odluio primijeniti i Pristup brzih rezultata i Integralni pristup. Razlog zapoinjanja Pristupom brzih rezultata bila je potreba da se postignu rezultati to je prije mogue, dijelom zato da se vei broj ljudi uvjeri u potrebu poboljanja sudjelovanja graana, a dijelom zbog potpore drugim modelima upravljanja koji su se primjenjivali u gradu. Provedba Pristupa brzih rezultata U sklopu Pristupa brzih rezultata, Grad Rijeka primijenio je sljedee alate: Proces stratekog planiranja zasnovanog na zajednici - proces dovren pripremom stratekog plana gospodarskog razvoja grada Rijeke (kojim je upravljao PRLS-ov tim za gospodarski razvoj - vidi Prirunik za gospodarski razvoj). Natjeaj za mlade Moja vizija Rijeke radi njihova ukljuivanja u gradske aktivnosti i pruanja potpore procesu razvoja lokalnoga stratekog plana gospodarskog razvoja. Rezultat su natjeaja brojni radovi: crtei, slike, prie, itd. o budunosti Rijeke (vidi Kutiju alata za sudjelovanje graana). Sveanost dodjele nagrada izazvala je pozornost medija, te je bila iroko promovirana. lanovi radne skupine za gospodarski razvoj mogu, pri planiranju vizije Rijeke, uzeti u razmatranje ideje i miljenja mladih narataja. Mladi su uvjereni da je njihovo miljenje o budunosti vano onima koji donose odluke. Model metodologije sastanka s graanima primijenjen je i izveden tijekom sastanka s mjesnim odborom u podruju u kojem se nalazi tvornica papira u steaju. Sastanak je prireen radi prikupljanja miljenja graana o moguoj buduoj uporabi objekata u steaju nakon ega bi se utjecalo na odluke steajnog upravitelja i suda. Anketiranje graana, koje je pruilo korisne informacije o prioritetima graana, njihovu znanju o aktivnostima Grada, te izvorima informacija na koje se oslanjaju. Izvjee o rezultatima ankete dostavljeno je medijima da objave rezultate. Rezultati ankete takoer su pridonijeli procesu stratekog planiranja gospodarskog razvoja.

155

Dodatak

Provedba Integralnog pristupa U sklopu Integralnog pristupa, Grad Rijeka je, nakon orijentacijskog sastanka o pitanjima sudjelovanja graana, organizirao radnu skupinu za sudjelovanje graana koju je inilo oko 15 sudionika. Oni su sudjelovali na etiri radionice za razvoj integriranog plana sudjelovanja graana. Kao rezultat njihova rada, izraen je plan koji ukljuuje sljedee elemente: Saetak analiza stanja sudjelovanja graana u Gradu (u obliku SWOT tablice). Deniranje ciljeva: - Graani su bolje informirani, te ee daju povratne informacije Gradu (komunikacija). - Vea razina sudjelovanja graana u procesu pripreme prorauna (transparentni proces pripreme prorauna). - Poveana uloga i aktivnost mjesnih odbora (mjesni odbori). - Povean broj graanskih inicijativa koje rjeavaju probleme i potrebe zajednice (graanske inicIjative). Intervencije i njihovi ciljevi: Komunikacija: - bilten grada - broura o aktivnostima grada - talk-show na lokalnoj televiziji - kanali povratnih informacija. Proces pripreme prorauna: - procedure koje deniraju otvoreni proces pripreme prorauna - gradonaelnikova proraunska poruka - javna tribina o nacrtu prorauna - talk-show o proraunu na Kanalu RI - proraun u malom. Mjesni odbor: - letci o aktivnostima mjesnih odbora - natjeaji za Dan mjesnog odbora - natjeaj za programe mjesnih odbora. Graanske inicijative: - gradska povelja o NVO - transparentna pravila za natjeaje - letci o graanskim inicijativama. Plan je prezentiran poglavarstvu i vijeu, te je usvojen kao strategijski dokument. Nakon usvajanja, Grad Rijeka je zapoeo primjenjivati alate za sudjelovanje graana (nakon konane ocjene izvedivosti i odluke o najviim prioritetima). Rezultati primjene Radi postizanja provedbe komunikacijskog cilja, grad je izdao bilten koji je distribuiran graanima, sudjelovao u nekoliko emisija na televiziji o razliitim vanim temama te je poboljao kanale za komunikaciju, na primjer implementacijom projekta e-munis, to je osiguralo sosticiranu internet-platformu za komunikaciju s graanima i mjesnim odborima. Grad je takoer odluio prenositi dio sjednica vijea na lokalnoj televiziji. Nakon primjene ovih alata, graani su Rijeke bolje informirani te, zbog poboljanih kanala povratnih informacija, ee komuniciraju s gradom. Proraunski cilj realiziran je izdavanjem prorauna u malom s elementima gradonaelnikove proraunske poruke koja je distribuirana graanima. To je graanima omoguilo bolje razumijevanje lokalnog

156

Studija sluaja

prorauna, posebice prihoda i izdataka. Na osnovi tih spoznaja, graani mogu bolje komunicirati s gradom o proraunskim temama. Mjesni odbor je cilj koji je realiziran u talk-showu na tu temu, te takoer kroz program partnerstva radi ukljuivanja grupa mladih i mjesnih odbora u razvoj javnih prostora za mlade. Radi poboljanja graanskih inicijativa, rad se usredotoio na izradu povelje o nevladinim organizacijama (u suradnji s lokalnim nevladinim organizacijama) radi omoguavanja bolje suradnje izmeu nevladinih organizacija i grada. Vaan doprinos tom cilju ostvaren je kroz program partnerstva u rjeavanju problema javnih prostora za mlade. Program nazvan MU:V (Mali ue velike) izazvao je veliko zanimanje u mladih. Gotovo 80 predstavnika mladih sudjelovalo je na informativnom seminaru, nakon ega su oni koji su bili neposredno zainteresirani sudjelovali u nizu radionica. Predano je est dovrenih projekata (u listopadu 2003.) koji e biti komisijski ocijenjeni. Planira se da e grad sunancirati one najbolje. Zahvaljujui primjeni razliitih alata za sudjelovanje graana, situacija se u Rijeci poboljala. Budui da se promjene ne mogu dogoditi preko noi, grad nastavlja s analizom stanja i poduzimanjem drugih prikladnih aktivnosti. Openito gledano, intervencije su stvorile bolju atmosferu u gradu te su zapoele dugotrajni proces jaanja povjerenja i osjeaja partnerstva u gradu. Zahvaljujui tim naporima, u Gradu Rijeci poveana je svijest o potrebama graana, te je osim planiranih intervencija Grad proveo druge aktivnosti koje pruaju potporu sudjelovanju graana (npr. vijee mladih). Plan gospodarskog razvoja, polazei od planiranja zasnovanog na zajednici, stvorio je kritinu masu za razmatranje mnogih vanih pitanja, kao to su objekti tvornica u steaju (Torpedo) ili prijevoz. U Hrvatskoj i svijetu, Rijeka je prepoznata kao grad-lider u uvoenju modernih metoda menadmenta u lokalnoj samoupravi koje promoviraju javno-graanska partnerstva u razliitim podrujima ivota zajednice. To su vani preduvjeti za odriv rast popraen poboljanjima cjelokupne kvalitete ivota za sve graane Rijeke. Na injenicu da je Rijeka dobila kredit Svjetske banke za restrukturiranje luke, na primjer, zasigurno su utjecali ovi vidljivi rezultati u reformi lokalne uprave.

157

POJMOVNIK
Alat instrument za provoenje materijalnih promjena na drugim predmetima i biima (nadzor i upravljanje njihovim zikim okruenjem). Takoer: sredstva i metode za provoenje promjena na virtualnim objektima (karakteristike raunalnog softvera), te u ponaanju (metodologija za odravanje uspjenog sastanka, itd.). Takoer: instrument za provoenje promjena u drutvenom okruenju: ponaanje, komunikacija, procedure (vidi alate za sudjelovanje graana). Alati za sudjelovanje graana instrumenti, metode ili sredstva za provedbu aktivne uloge graana u javnim poslovima u zajednici. Civilne inicijative aktivnosti graana, planovi ili javno izraene ideje koje pokreu promjene u zajednici: poboljanja u upravi, u pruanju usluga i cjelokupnoj kvaliteti ivota. Civilno drutvo izraz koji se ponekad koristi kao sinonim za graansko drutvo ali sa irim znaenjem, koje ukljuuje ne samo interese i prava pojedinca, ve i interese i prava grupe graana, te sve interese i aktivnosti koji nisu primarno odredili ili regulirali drava ili poslovni sektor (trei sektor). Graansko drutvo drutvo percipirano ili organizirano na nain u kojem postoji znaajna briga o individualnim pravima graana i njegovim/njezinim mogunostima da sudjeluje u javnim poslovima. Katkad se koristi kao sinonim za civilno drutvo. Grassroots organizacija (organizacija odozdo) najnia organizacijska razina u zajednici lokalne samouprave, uglavnom na razini naselja i manjih grupa graana. Javno-graansko partnerstvo zajednike aktivnosti/ugovorne veze svih triju sektora u zajednici (javni sektor, sektor civilnog drutva i poslovni sektor). Instrument suradnje izmeu lokalne samouprave, graana i privatnih poduzea. Metoda brainstorminga grupna tehnika za rjeavanje problema, stvaranje ideja, poticanje, kreativno razmiljanje u neogranienom spontanom sudjelovanju u raspravi. Neformalna grupa grupa graana koja nije organizirana i registrirana u bilo kojem raspoloivom institucionalnom obliku kao to su nevladine organizacije, dravne institucije, klubovi, vjerske udruge. injenica da takva grupa nije institucionalizirana ne znai da aktivnosti i inicijative takve grupe nisu legitimne ili legalne. Neformalne inicijative inicijative koje dolaze od neformalnih grupa graana. Nevladina organizacija nevladine organizacije graana koje imaju pravo baviti se pruanjem usluga, poslovnim, kulturnim i drugim aktivnostima na profesionalnoj ili dobrovoljnoj osnovi, ali koje nemaju pravo stvaranja dobiti ili prodaje imovine. Proces zasnovan na zajednici proces koji ukljuuje cijelu zajednicu: predstavnike javnog i privatnog sektora te graanske organizacije. Proraun plan nancijskih aktivnosti za odreeno vremensko razdoblje (skalnu godinu) koji iskazuje sve planirane prihode i izdatke za to razdoblje.

158

159

ISBN 953-99520-5-0

160