Gio trnh Phn tch thi t k h th ng thng tin qu n l

- 1 -

CH NG I: GI I THI U V H TH NG V H TH NG THNG TIN

BI 1: KHI NI *M V PHN TCH V THI T K H TH NG
I. V sao ph i phn tch khi tri n khai m t p d ng tin h c: 1. Vai tr c a phn tch v thi t k h th ng: M i ng i trong cu c s ng lun g p ph i cc v n c n gi i quy t. V n c th d m cng c th ph c t p, kh khn. c th gi i quy t v n , chng ta c n tm ra cc l i gi i thch h p nh t nh m c tiu mong mu n d a trn kh nng cng nh h n ch c a chng ta. Qu trnh ny cn g i l qu trnh phn T n g t nh trn, khi quy t nh p d ng tin h c cho m t vi c no , ta c n ph i suy ngh tm cc ph n g n thch h p v i kh nng cng nh h n ch ca chng ta. iu ny c ngha ta ang phn tch mt p dng tin hc. Phn tch m t p d ng tin h c l m t nghin c u g m: - Nghin cu vn m gii hn ca n c xc nh. - La chn cc li gii. - V pht tri n cc l i gi i d a trn c s c a cng c x l trn my tnh i n t.
2. Cc sai st khi tri n khai phn tch v thi t k h th ng:

Sai st l n nh t trong t t c cc sai st m c ph i c ngu n g c t ni m v h th ng. Chi ph chi m t l l n nh t l chi ph b o tr. L n g cng vi c chi m t l ln nht l vic pht hin v sa sai. Tnh trng ny u bt ngun t cc thi u st trong phn tch. T cho th y r ng ch ng nh ng c n phn tch cc p dng tin hc m cn phi nghin cu, tm cho ra cc phng php phn tch hu hiu nhm khc phc tnh hnh trn. hiu c cc yu cu c bn cho mt phng php phn tch, thit k tt, chng ta cn nu ra mt s thiu st cc phng php phn tch hin hu c i n.
a. Thi u s ti p c n ton c c cho m t p d ng:

Tnh trng ny xy ra khi mt p dng tin hc c trin khai bi mt nhm m thi u s lin h v i cc nhm khc. T d n n cc sai st sau: - Thu th p trng l p thng tin. - Tn ti cc tp tin d tha song khng ph hp nhau. - Dng nhi u thu t ng khc nhau ch cng m t khi ni m. - T n t i cc h s ring l , khng y , khng khai thc c. Hu qu ca tnh trng trn l vic bo tr cc phn mm tr nn kh khn, phc tp v gy nn chi ph ln cho vic bo tr.
b. T ch i h p tc v i ng i s d ng (NSD) :

t lu vn tn ti nghch l: ngi lm tin hc mt thi gian di thng t mnh th hin l cc chuyn gia duy nht xc nh iu g cng l tt cho ngi khc, c bit cho NSD tng lai h thng tin c ci t. T nghch l trn dn n s km thch nghi ca h thng tin v khng lu b b i hay c dng nh ng c s do d . Tnh th ny l cho tin h c c hnh nh phn din, kh khn theo ui v s dng. Nguyn nhn khc na dn dn nghch l trn l trong mt thi gian di khng tn ti ngn ng chung gia nhng ngi lm tin hc v ngi s dng. Nu nhng ngi lm tin hc ch c th biu hin th gii thc bng cc thut ng nh tp tin, chng trnh v.v...Cn ngi s dng ch c th dng c thut ng

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 2 -

ring c dng trong phn hnh m h m trch th r rng l kh hiu lng nhau, t dn n s kh khn khi hp tc vi nhau.
c. Thi u m t chu n th ng nh t:

Do thi u m t chu n th ng nh t nn m i nhm thi t k c l p nhau, khng c s rng buc, hp tc vi cc nhm khc, ch dng cch tip cn ca ring mnh. iu ny dn n tnh trng gn nh hn ch cc kh nng tch hp cc cng vic c tin hnh. II. Yu c u i v i m t ph ng php thi t k h th ng: Nhng phng php phn tch hin i mong mun v hng ti gii quyt ton b hoc tng phn cc tn ti nu trn. Tt nhin nhng phng php phn tch hin i khng gii quyt nh nhau ton b tin trnh phn tch nim ho mt p dng tin hc, khng dng cng mt tn ch cng mt khi nim. Cng khng xem xt tt c cc cng c tin hc di cng mt gc . Song, c th khng nh l chng u cng theo cc mc tiu v cng chu nh hng ca nhng nh hng di y: - C tip cn ton cc bng cch xt mi phn t, mi d liu, mi chc nng l b ph n c a m t t ng th ton v n. S hi u bi t t ng th ton v n ny rt cn thit cho vic pht trin tt ca mi b phn trong n. - Xt ton b t chc, phng ban, xng, v tr lm vic v.v... l mt phn t c cu trc, mt h thng c nhng dng vo, dng ra, cc quy tc hot ng v qun l h thng tin ca mnh v.v... - C mt cch tip cn phn tch v nim i xung, hng vo vic nhn thc v ra quyt nh thot tin mt cch tng qut, sau n l nhng c th, ci th nht, tip n l ci th hai v.v... - Nhn dng nhng mc tru tng v bt bin ca h thng c nghin cu ph thuc vo khong thi gian ca vng i, vai tr ln hay nh ca vic l a ch n cc k thu t v cc t ch c c lin quan. - Nhn dng cc thnh phn, d liu, x l, b x l, v.v ca h thng m khng c s "thin v" no i vi chng. - Vn dng nhng cng c th cng, t ng ho tr gip cho vic phn tch. - Nhn dng nhng im i thoi v tho thun vi NSD, nhng im ny dng nh du s chuyn tip giai on trong qu trnh phn tch.

---------~ ~---------

BI 2. KHI NI M V H TH NG
I. Khi ni m v h th ng: 1. nh ngha:

H thng l tp hp cc phn t tng tc c t chc nhm thc hin mt mc ch xc nh. p dng nh ngha ny vo cc t chc ta cn chnh xc ho mt s khi nim: - Cc phn t y tp hp cc phng tin vt cht v nhn lc. - T chc to thnh mt h thng m, ngha l lin h vi mt mi trng. Mt s phn t ca h thng c s tng tc vi bn ngoi (cung ng, thng mi, v.v).

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 3 -

- Cc t chc u l nhng h thng sng v pht trin, v vy mt ng l c bn.

2. p d ng c th t nh ngha:
a. Chu trnh kinh t qu c gia:

Phng tin l tp hp dn chng v tt c cc c s h tng c dng cho mc ch sn xut v pht trin, ca ci vt cht l nguyn liu ca nhn dn.
b. H th ng x nghi p:

Cc phn t l tp hp nhn vin, nhng nguyn vt liu, quy tc qun l, kinh nghim, cch t chc thng nht nhm t mc tiu li nhun ti a.
c. H th ng c quan hnh chnh s nghi p:

V d: U ban Nhn dn Phng, nhn vin Phng, vn bn php quy, quy nh cc tp lut, l cc thnh phn ca h thng m mc tiu l phc v nhiu nht cho nhn dn II. H th ng v mi tr ng c a n: 1. M i lin h gi a h th ng v mi tr ng: Xt mt h thng x nghip v cc mi lin h ca n vi mi trng. Mi trng ny gm nhng nh cung cp (NCC), nh thu (NT), nhng c quan nh nc (CQNN), nhng c quan ti chnh (CQTC) trung gian, cc i l (L), cc khch hng trc tip. M hnh s lc mi lin h gia x nghip v mi trng ca n th hin nh sau:

Nh cung cp

Nguyn vt liu, Nhin liu, dch v

Dch v ti chnh

Ngn hng

Thanh ton

Thanh ton chi ph

Bn thnh phm

Nh thu

Thanh ton

X nghi p

Dch v Thanh ton Sn phm cui cng

C quan hnh chnh

Sn phm cui cng Thanh ton

Thanh ton

Khch hng
Sn phm cui cng

i l

2. Phn tch cc lin h v i mi tr ng:

Cc mi lin h tn ti gia h thng v cc t chc khc nhau to thnh mt mi trng kinh t thng c biu din bi cc dng (lung) ngoi, tri vi dng ni c ngun t bn trong ca mt t chc v c th phn thnh 4 loi: - Dng ca ci vt cht (nguyn nhin liu, sn phm cui cng)

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 4 -

- Dng dch v (cung cp tin vay, tham vn, bo tr, v.v...) - Dng tin t (thanh ton khch hng v ngi cung cp) - Dng thng tin (thng tin v cng tc, thng bo v qung co, v.v.) Nu tn ti dng ca ci vt cht, tt yu i hi nhng dng thng tin hnh thc hoc phi hnh thc. V d: i vi dng cc cu kin ri ca mt nh cung c p no , ng i ta s g p nh ng dng thng tin sau: - Nhng dng thng tin khng chnh thc: nhng bui trao i qua in thoi, thng tin truyn khu ca nhng ngi i din, v.v... - Nhng dng thng tin chnh thc: + Cc ngh v gi c c gi n bng Fax hoc Telex. + Th tn. + Nhng h s c lin quan n nhng dng vt cht: phiu t hng, giy bo nhn hng, phiu cung ng. III. Ba h th ng cu m t t ch c: Ba mc cn phi quan tm trong phn tch cc dng l ba phn h to thnh x nghip: h thng tc nghip / sn xut, h thng quyt nh hoc iu khin v h thng tin. Ba h thng cu t chc:

H quyt nh

H thng tin

H tc nghip Di y ta s xt 3 h thng ca mt t chc l x nghip:

1. H tc nghi p, s n xu t:

H tc nghip c lin quan vi tt c cc hot ng sn xut, tm kim khch hng mi, v.v... mt cch tng qut l cc hot ng nhm thc hin cc cng vic c tnh cch cnh tranh t c mc tiu xc nh bi h quyt nh. Nhng phn t cu thnh y l nhn lc (thc hin cc cng vic), phng tin (my, thit b, dy chuyn cng ngh, v.v...), cc thnh phn ny tc ng tng h vi nhau p ng mc tiu: v d nh sn xut ra mt lng xe d nh trc.
2. H th ng quy t nh:

H thng quyt nh c lin quan n cc tc v qun l, c th tm y cc quyt nh chin lc, quyt nh chin thut, di hoc trung hn (tng phn th trng, thay i lng xe tiu th), ngn hn (mc tiu: thay i cch thc qun l d tr, nghin cu mt "chin dch" thm d th hiu khch hng mhm hng h vo sn phm mi ca x nghip)
3. H thng tin: HTK (HQ) H thng tin l h thng c vai tr quan tr ng trong vic lin h hai h thng quyt nh v tc nghip, bo m chng vn hnh lm cho t chc t cc mc tiu t ra. Ta c th ni khp ba phn h trn nh sau: H Thng Mi trng tin

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

HSX (H TN)

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 5 -

a. H thng tin g m:

- Tp hp cc thng tin (hu ch / v ch, c cu trc hoc khng c cu trc, hnh thc hoc phi hnh thc lun chuyn trong x nghip). - Cch thc s dng chng (quy tc qun l). - Tp hp cc phng tin gip s l thng tin. Thng qua thng tin, tt c cc cn b cng nhn vin quan h vi nhau, lin h gia h vi cc phng tin cho php x l nhng thng tin ny.
b. M c tiu c a h thng tin:

- Cung cp cho h quyt nh tt c thng tin cn thit trong qu trnh ra quyt nh (cc thng tin xut pht t mi trng hoc t h tc nghip). - Chuyn cc thng tin t h quyt nh cho h tc nghip v mi trng bn ngoi. Hot ng h t chc c nh gi tt hay xu ty thuc vo cht lng ca vic x l, s ph hp ca h thng tin.

---------~ ~---------

BI 3. CC C TR NG C A H TH NG
1. Tnh t ch c:

Gia cc phn t trong h thng phi c mi quan h nht nh, quan h c hai loi: - Quan h n nh: l quan h tn ti lu di cn phi nghin cu khi xt n mi quan h. Quan h n nh khng c ngha l bt bin, n c bin ng nhng vn gi c mc n nh tng i. V d: S cng nhn trong mt x nghip l khng n nh nhng khi xt n s lng ni chung l n nh, tc l s tng, gim khng ng k. - Quan h khng n nh: l nhng quan h tn ti tc thi. V d: Cc chuyn cng tc t xut ca nhm nhn vin trong c quan, v.v...
2. Tnh bi n ng:

Bt k mt h thng no cng c tnh bin ng, tc l c s tin trin v hot ng bn trong h.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 6 -

- Tin trin l s tng trng hay suy thoi ca h thng. V d: H thng kinh doanh ca mt cng ty c th c lc li, l v.v... - Hot ng: cc phn t ca h thng c s rng buc vi nhau, quan h ny c duy tr nhm t n mc ch cao nht l kinh doanh. Hot ng ca h thng nhm bin ci VO thnh ci RA. V d:
g thin nhin Vt dng trang tr ni tht

H T sn xut

3. H th ng ph i c mi tr ng ho t ng:

Mi trng l tp hp cc phn t khng thuc h thng nhng c th tc ng vo h thng hoc b tc ng bi h thng. H thng v mi trng khng th tch ri nhau. V d: H thng sn xut / kinh doanh khng th tch ri vi mi trng khch hng.
4. H th ng ph i c tnh i u khi n:

C ch iu khin nhm phi hp, dn dt chung cc phn t ca h thng chng khng trt ra ngoi mc ch (tnh hng ch) ca h thng (y l nhim v ca mn iu khin hc). Khi ni n quan im h thng, ta cn nhn ra mi quan h tng th vi ch chung, hot ng chung thy u l quan h n nh, u l mi trng.

---------~ ~---------

BI 4: H TH NG THNG TIN QU N L
nh ngha: Mt h thng tch hp "Ngi - My" to ra cc thng tin gip con ngi trong sn xut, qun l v ra quyt nh l h thng tin qun l. H thng tin qun l s dng cc thit b tin hc, cc phn mm, CSDL, cc th tc th cng, cc m hnh phn tch, lp k hoch qun l v ra quyt nh. I. C u trc c a h thng tin qu n l: 1. C u trc t ng qut c a h thng tin qu n l: H thng tin qun l c th gm 4 thnh phn: cc lnh vc qun l, d liu, th tc x l (m hnh) v cc quy tc qun l.
a. Cc lnh v c qu n l:

Mi lnh vc qun l tng ng nhng hot ng ng nht (lnh vc thng mi, lnh vc hnh chnh, k thut, k ton - ti v, v.v).
b. D li u:

L nguyn liu ca h thng tin qun l c biu din di nhiu dng (truyn khu, vn bn, hnh v, k hiu, v.v) v trn nhiu vt mang tin (giy, bng t, a t, i thoi trc tip hoc thng qua in thoi, bn sao, fax, v.v).
c. Cc m hnh:

L nhm tp hp cc th tc tng lnh vc. V d: - K hoch v hoch k ton cho lnh vc k ton - ti v. Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 7 -

- Quy trnh sn xut. - Phng php vn hnh thit b. - Phng php quy hoch dng cho qun l d tr hoc qun l sn xut.
d. Quy t c qu n l:

S dng bin i / x l d liu phc v cho cc mc ch xc nh.

2. H thng tin qu n l v cc phn h thng tin:
a. nh ngha:

Lnh vc qun l l phn h, ging nh mi h thng s c mt h tc nghip, h thng tin v h quyt nh, nhm cc hot ng c cng mt mc tiu tng th. C th hnh dung lnh vc qun l vn ti s bao gm vic qun l vn chuyn v c lin quan: 1. Ti cung ng 3. Vt t, hng ho, nguyn vt liu 2. Giao hng 4. Chuyn ch cn b, cng nhn vin
b. Phn chia thnh cc n v cc p d ng:

phn chia h t chc Kinh t - X hi thnh cc lnh vc qun l v thun li cho vic s dng tin hc, cn phn chia tip cc lnh vc thnh cc n, cc p dng. V d: lnh vc k ton c th phn chia thnh: - K ton tng hp - K ton khch hng - K ton vt t - K ton phn tch v.v
c. H thng tin qu n l v ng i s d ng (NSD) :

C th tip cn h thng tin qun l mt cch logic v / hoc l chc nng; song khng th nhn thc h thng tin qun l theo quan nim ca ch mt NSD. Mi NSD ca h TTQL (cn b, nhn vin, hi ng qun tr v.v) c mt ci nhn ring ca mnh v h thng tu theo chc trch m h m nhim, v tr, kinh nghim, tn ng n g , v.v Chnh v v y m ch c p n h thng tin c a m t NSD th l mt cch nhn phin din, phi thc t.
3. D li u v thng tin:

Cc d liu c "chuyn ch" bi cc dng gip ta tip cn cht ch v chnh xc hn cc h thng tin qun l tin hc ho chng.
a. D li u v thng tin, D li u c ph i l thng tin:

V d: Tn khch hng, danh mc sn phm, ngy giao hng, v.v D liu nhn mt s gi tr c th xc nh trn mt tp hp no (V d: gi tr ca m bu chnh phi l s v nm k t ch, v.v). D liu biu din mt tp hp cc gi tr m kh bit c s lin h gia chng (V d: Nguyn Vn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v). Nh vy, khi nim d liu hp hn khi nim thng tin. D liu c th biu din di nhiu dng khc nhau (m thanh, vn bn, hnh nh, v.v...). Thng tin lun mang ngha v gm nhiu gi tr d liu, nhng v d v d liu trn c thng tin nh sau: - Th kho Nguyn Vn Nam xut mt hng c danh mc l: 845102 vo ngy 14/10/ 02 vi s lng 18.
b. Cc d ng thng tin:

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 8 -

- Thng tin vit: Dng thng tin ny thng gp nht trong h thng tin. N thng th hin trn giy i khi trn mn hnh ca my tnh. Cc d kin th hin ccthng tin ny c th c cu trc hoc khng. + Mt bc th tay ca mt ng vin vo mt v tr tuyn dng khng c cu trc, song cn phi c cc thng tin "bt buc" (h tn, a ch, vn bng, v.v...). + Mt ho n c cu trc xc nh trc gm nhng d liu bt buc (tham chiu khch hng, tham chiu sn phm v.v...). - Thng tin ni: Dng thng tin ny l mt phng tin kh ph bin gia cc c th v thng gp trong h t chc kinh t x hi. c trng loi ny phi hnh thc v thng kh x l. Vt mang thng tin thng l h thng in thoi. - Thng tin hnh nh: Dng thng tin ny xut pht t cc thng tin khc ca h thng hoc t cc ngun khc. V d: bn v mt s chi tit no ca t c c t s liu ca phng nghin cu thit k. - Cc thng tin khc: Mt s cc thng tin c th cm nhn qua mt s giai on nh xc gic, v gic, khu gic khng c xt trong h thng tin qun l.
c. Thng tin c c u trc:

Nu gi thuyt l cc thng tin v ch c loi b th nhng thng tin va c lit k trn l thnh phn ca h thng tin qun l. Mt s trong chng c th c khai thc tc th ra mt quyt nh (V d: k hoch sn xut, k hoch ci tin thit b.v.v.). Mt s khc s dng c cn x l s b hoc th cng hoc c gii hoc t ng (V d: th doanh s theo thi gian, bn v chi tit thit b v.v...). X l t ng thng tin ch thc hin c khi n c to thnh t cc d liu c tnh cu trc. Chnh xut pht t cc d liu c tnh cu trc ny v da vo cc quy tc qun l m cc x l c thc hin. II. Vai tr v ch t l ng c a h thng tin qu n l: 1. Vai tr: Vai tr ca h thng tin l thu nhn thng tin, x l v cung cp cho ngi s dng khi c nhu cu. Ta c th s ho ton b qu trnh din ra trong h thng tin qun l nh sau:

Thng tin ni - Thng tin vit - Thng tin ni - Thng tin hnh nh - Thng tin dng

Thng tin ngoi - Thng tin vit - Thng tin ni - Thng tin hnh nh - Thng tin dng

HTTQL thu nhn

X l cc d liu th (lc cu trc ho)

Thng tin cu trc

X l (p dng cc quy tc qun l)

Thng tin kt qu

NSD

Phn pht

NSD

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 9 -

Hnh 4.1. Ton b qu trnh din ra trong h thng tin qun l.

a. Thu th p thng tin:

H thng tin phi thu nhn cc thng tin c ngun gc khc nhau v di nhiu dng khc nhau. T chc ch c th gi li nhng thng tin hu ch, v vy cn phi lc thng tin: - Phn tch cc thng tin trnh s qu ti, i khi c hi. - Thu thp thng tin c ch: Nhng thng tin c ch cho h thng c cu trc ho c th khai thc trn cc phng tin tin hc. Thu thp thng tin thng s dng giy hoc vt k tin t. Thng thng, vic thu thp thng tin c tin hnh mt cch h thng v tng ng vi cc th tc c xc nh trc, V d: nhp vt t vo kho, thanh ton cho nh cung ng. Mi s kin dn n vic thu thp theo mt mu nh s n tr c , v d : cch t ch c trn mn hnh my tnh, v.v Thu thp thng tin l tc v rt quan trng v t nh, yu cu khng c sai st.
b. X l thng tin:

Cng vic la chn thng tin thu thp c coi l bc x l u tin, tip theo s tc ng ln thng tin, x l thng tin l: - Tin hnh tnh ton trn cc nhm ch tiu. - Thc hin tnh ton, to cc thng tin kt qu. - Nht tu d liu (thay i hoc loi b). - Sp xp d liu. - Lu tm thi hoc lu tr. X l c th thc hin th cng, c gii hoc t ng.
c. Phn ph i thng tin:

Cung cp thng tin l mc tiu ca h thng. N t ra vn quyn lc: ai quyt nh vic phn phi? cho ai? v sao? Phn phi thng tin c th c mc tiu ban b lnh, bo co v sn xut, trng hp ny gi l phn phi dc. Mc tiu phn phi nhm phi hp mt s hot ng gia cc b phn chc nng gi l phn phi ngang. ti u phn phi thng tin, cn p ng ba tiu chun: - Tiu chun v dng: Cn tnh n tc truyn thng tin, s lng ni nhn, v.v cn phi cho dng thch hp vi phng tin truyn: + Giy, th tn cho loi thng tin cho cc a ch l cc i l. + Giy, telex hoc telecopie xc nh mt n t hng qua in thoi. + Vt th k tin t dnh cho thng tin dng mnh lnh, nhp liu. + m thanh s dng cho thng tin dng mnh lnh. - Tiu chun v thi gian: Bo m tnh thch ng ca cc quyt nh. - Tiu chun v tnh bo mt: Thng tin x l cn n thng NSD, vic phn phi thng tin rng hay hp ty thuc vo mc quan trng ca n.
2. Ch t l ng c a h thng tin:

Cht lng ca h thng tin ph thuc vo ba tnh cht: nhanh chng, uyn chuyn v thch ng.
a. Tnh nhanh chng:

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 10 -

H x l thng tin qu kh, hin ti cn phi bo m cho mi phn t ca t chc c thng tin hu ch nhanh nht.
b. Tnh uy n chuy n ho c ton v n c a thng tin:

H thng tin phi c kh nng x l v pht hin cc d thng nhm bo m truyn ti cc thng tin hp thc.
c. Tnh thch ng:

H thng tin phi c kh nng thu nhn tt c cc thng tin chuyn n cho n nhng ch dng nhng thng tin m n cn. III. V n hnh c a h thng tin qu n l: 1. H thng tin qu n l mang cc m nh l nh c a h th ng: H quyt nh gm h thng iu khin v h t chc (HTC). Cc h thng m chng ta ang nghin cu l cc h thng m v sng, ngi l pht trin thng xuyn, nhng pht trin ny ni chung l h qu ca vic x l cc mnh lnh. N da theo qu trnh c quy nh trc hoc iu khin tng bc. V d: Tnh lng c thit lp bng cch xy dng mt qu trnh iu khin bt u bng vic thu nhp cc bng chm cng, tp hp khi lng cng vic thc hin ca tng cng nhn kt thc bng vic phn pht phiu lng v chuyn cc lnh chuyn khon cho ngn hng (thng qua mng). H qun l iu khin khng hot ng c lp m n cn c kim sot v iu chnh da theo mc tiu t ra v vic tip nhn thng tin t h tc nghip / sn xut l cn thit.

HXN HQ Mi trng thng tin t cc h thng HTT HTN / HSX HTC HK

Hnh 4.2. S gin lc ca mt mnh lnh ca h quyt nh 2. H thng tin ph i h p cc phn h :

H T chc - Kinh t - X hi c phn chia thnh cc phn h. Mi phn h c y cc c tnh ca mt h thng (HQ - HTT - HTN). Cc phn h v d nh: Nh cung cp, i th cnh tranh, i l v.v... to thnh cc h thng v h thng tin c nhim v phi hp cc lin h ny. Cung ng Hnh chnh NS

Trung tm o t o Cng ngh AVNet Thng mi Mi lc

Bin son: Nguyn Quang Thng Vt t

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 11 -

Hnh 4.3. V d mt vi phn h ca h thng

Cu trc ca mi phn h c th da trn: - Cu trc chc nng. - Cu trc trc tuyn / phn cp. - Cu trc hn hp (trc tuyn chc nng).
3. H thng tin ki m sot v i u ph i h th ng:

H thng iu khin nhn cc thng tin t mi trng bn ngoi (c ch v khng c ch) cng thng tin ni. Da trn thng tin ny m h thng kinh t x hi hot ng. C ba trng hp:
a. Tr ng h p i u khi n theo chu k m :

Thng tin t mi trng chuyn trc tip n h quyt nh, tip theo l nh hng n h tc nghip (Hnh 4.4).

HTXN HQ HTT HTN

Hnh 4.4. iu khin qun l theo chu k m

b. Tr ng h p i u khi n theo chu k ng:

Thng tin t h tc nghip c th n h quyt nh nu nh tha cc iu kin cn thit (2). Quyt nh hnh ng c thng qua khng, nu khng thng qua s c thng tin n h tc nghip (3): HTXN HQ
(2)

HTT
(2) (1) (3)

HTN

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

Hnh 4.5. iu khin qun l theo chu k ng
c. Tr ng h p i u khi n b ng m t l nh g i l "bo ng":

- 12 -

Thng tin n t mi trng hoc h tc nghip(1), quyt nh hot ng a ra hoc khng (2), kt qu c chuyn ra mi trng(3).

HQ
(1) (3) (1) (2)

HTT

HTN
Hnh 4.6.iu khin theo bo ng

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 13 -

BI 5. PHN LO I CC LO I THNG TIN

C th nhn thc h thng tin di nhiu gc khc nhau ty theo cch x l thng tin ca n, ty theo khu tr cc s liu hoc chnh xc ca cc thng tin. I. Theo m c t ng ho: Thng tin c th c x l: - Th cng. - Tr gip bi thit b in c. - T ng (Lu : s hon ton khng hp l nu t ra vn l t ng ha ton b). La chn t ng ha ph thuc cc yu t: + C s x nghip. + Khi lng thng tin cn x l. + Tc mong mun nhn c kt qu, khi nim thi gian tr li, chi ph t ng ha x l. + Mc li v thi gian hoc ti chnh. II. Theo m c tch h p cc ph ng ti n x l: Khi nim tch hp da vo hai mt: khu tr cc x l, kin trc cc phng tin x l thng tin.
1. H th ng c l p:

Vi cch tip cn ny, cc h thng x l khc nhau to thnh cc h thng c lp. Cc h thng c lp thng dn n: - Thu thp thng tin d tha, v ch. - Trng lp cc x l.
2. H th ng tch h p:

Vi cch nhn ny, h thng tin c xem l mt phn t duy nht. Tt c thng tin ch thu thp mt ln vo h thng v c s dng trong nhiu x l sau ny. V d: cc thng tin c trng ca khch hng ch c thu thp mt ln v dc s dng bi nhiu NSD trong cc p dng ring bit. H thng tch hp i hi mt CSDL duy nht vi cc phng tin k thut thch hp s dng n (mng cc b, truyn thng t xa, v.v). Nh vy, s la chn tch hp c nh hng n cc phng tin x l thng tin.
3. Cc ki n trc khc nhau c a cc ph ng ti n x l:

Kin trc ca phng tin x l thng tin tng ng vi cc cu trc ca h thng kinh t x hi, phn lm ba loi ln:
a. Ki n trc t p trung:

Thng tin c x l ti mt im duy nht. V vy, ton b thng tin cn phi dn n im ny x l, sau c phn pht cho cc ni khc. iu ny cho php cng vic c tin hnh trn mt CSDL duy nht, trnh thu thp hiu ni, nhiu ln. Tuy nhin, kin trc ny lm cho thng tin qu ti trong h thng. Kin trc ny khng ph hp vi khuynh hng pht trin ca phn mm v phn cng, do khng ph bin. Hai loi di y thng gp hn.
b. Ki n trc phn tn (phi t p trung) :

Cc phng tin x l xut hin cc mc khc nhau ca h thng. Mi v tr lm vic vi cc d liu ring ca mnh, c lp tng i. Cc v tr ny c lin kt bi mng cc b c th tp trung mt s thng tin no hoc cho php truy cp cc thng tin cn thit cho mt x l a phng.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 14 -

Kin trc ny cng ph bin ti cc x nghip. Tuy nhin, do tnh x l ng dng, nhn gp bi d liu nn cn nghin cu ch p dng tong mt k hoch tin hc.
c. Ki n trc phn ph i:

Kin trc ny kt hp bi hai kiu trn. X l ti im trung tm, trong khi vic thu thp v phn phi c th thc hin phn tn. Mi v tr lm vic (thit b du cui) kt ni vi mt my tnh trung ng, lm vic vi cc v tr khc. III. Theo m c ra quy t nh m h thng tin qu n l cho php: C nhiu mc ra quyt nh: Chin lc, chin thut v tc nghip. Theo th t trn, tm quan trng s gim dn HTTQL cn phi cung cp thng tin thch hp vi tng mc. Vic phn loi cc quyt nh theo mc c th hin nh sau:

M c quan trng ca quyt nh

Quyt nh chin lc hoc k hoch Quyt nh chin thut hoc iu hnh Quyt nh tc nghip hoc iu chnh

1. M c chi n l c:

Nhng quyt nh ny a t chc vo thc hin cc mc tiu ngn, trung v di hn. Chng cn c ngun thng tin ln t bn ngoi. Mt s thng tin cho vic ra quyt nh c th nhn c t cc x l t ng (ng pht trin doanh s, phn tch mu cc mu iu tra, v.v.) song vic thc hin cc cng vic ny thng c x l th cng. V d: Vic tung ra th trng sn phm mi, cn h thng tin qun l cung cp cc s liu nghin cu th trng, chi ph, cc vn phng nghin cu.v.v. bt cn b cao cp, cn h thng tin qun l cung cp cc c trng ca v tr lm vic m cn b y m trch.
2. M c chi n thu t:

L nhng quyt nh xy ra hng ngy. Chin thut thng tng ng vi vic lm thch nghi h thng vi mi trng hoc vi vic nghin cu hon thin vn hnh ca h thng hin hu. V d: La chn biu gi mi, h thng tin qun l cn cung cp cc yu t k ton phn tch ca mi sn phm, cc bo co iu tra thc hin khch hng v.v tuyn dng nhn s tm thi, h thng tin qun l cn cung cp nhng thng tin c lin quan n tnh hnh tng gim n hng, v.v
3. M c tc nghi p:

L nhng quyt nh hnh thnh hot ng thng nht ca h thng, xut pht t nhng c nhn tha hnh v thng s dng phn ln x l t ng. V d: Son tho th cho khch hng, lp phiu giao hng, son tho ho n, cc tc v ny u c th c thc hin t ng. Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 15 -

---------~ ~---------

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 16 -

CH NG 2. PHN TCH V THI T K H TH NG

BI 1. I C NG V PHN TCH V THI T K H TH NG
I. Vng i c a h thng tin: H thng tin cng tng t nh cuc sng con ngi: Sinh ra, trng thnh, chn mi v cht.
1. Giai o n sinh thnh:

Ny sinh t vic c nh s dng my tnh x l thng tin cho cng vic no .

2. Giai o n pht tri n:

Bin tng trn thnh hin thc. lm c iu ny, nh phn tch thit k h thng, cc lp trnh vin, NSD cng lm vic phn tch cc nhu cu x l thng tin ca x nghip, c quan m thit k nn h thng thng tin.
3. Giai o n khai thc:

Sau khi ci t, s dng h thng tin phc v cho nhu cu thng tin ca doanh nghip, c quan. Trong giai on ny, h thng tin lin tc c sa i hoc bo tr gi cho n ph hp vi nhu cu ca doanh nghip, t chc.
4. Giai o n ch t:

Vic tch ly nhng thay i trong giai on 3 lm nh hng n tnh hiu qu ca h thng. Giai on cht xy ra khi h thng thng tin tr thnh rc ri n mc khng th bo tr c n na, vic duy tr n khng cn kinh t, hiu qu nn lc ny s b loi b v vng i ca h thng tin li phi c lp li. T nhng vn trn, cn nhn thy rng h thng thng tin c xy dng phi c kh nng n nh cao khi mt phn no ca n b loi b thay th bi mt phn khc. III. Ph ng php phn tch v thi t k h th ng: C rt nhiu phng php phn tch thit k h thng nh: - Phng php SADT (Structured Analysis and Design Technique): K thut phn tch cu trc v thit k, phng php ny xut pht t M. - Phng php MERISE (Mthode Pour Rassembler les Ides Sans Effort): tm dch l "Cc phng php tp hp tng khng cn c gng", ra i ti Php cui thp nin 70. - Phng php MXC (Mthode de Xavier Castellani): Ngun gc t Php. - Phng php GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tm dch nguyn vn: "Nhm c v v lin lc phn tch v quan nim ho h thng tin" ra i ti Php vo thng 4 nm 1982. L u : Chng ta s i su v nghin cu phn tch h thng theo phng php phn tch cu trc v thit k (SADT). Phng php ny nghin cu v vic dng s , bn biu, m t i tng (trnh dng li vn). IV. T t ng ch o c a cc ph ng php phn tch v thi t k h th ng: 1. S tr u t ng ho (Tr u xu t - Abstraction): nhn bit c nhng h thng qu phc tp, phi loi b nhng c im ph nhn bit cho c cc c im chnh. H thng c nhn thc di hai mc: - Mc vt l - Mc logic S tru Mc vt Mc logic xut l Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l p dng phng thc bin i:

- 17 -

Bng cch tr li: - m c v t l - M t th c tr ng h th ng c: + What: Ci g? Lm g? + How: Lm nh th no? (Lm th no? Phng tin no? Cch lm no? Lc no? Ai lm? Lm g?) - mc logic: Gt b nhng chi tit thy bn cht v ch cn tr li WHAT.

M t h thng c lm vic nh th no ?

M t h thng mi lm vic nh th no ?

M c v t M c logic

(1) Yu cu mi (2)

(3)

M t h thng c lm g?

M t h thng mi lm g?

(1): Bc tru tng ho. (2): a ra nhng yu cu mi ny sinh ca h thng. (3): Giai on thit k.
2. Phn tch t trn xu ng:

i t tng qut n chi tit:

CL - Dng hp en: ci g cha bit gi l hp en. V d: CL nh th no? - Phn cp: phn cp cc chc nng phc tp thnh cc chc nng nh hn v c th tip tc.
3. S d ng m hnh cng c bi u di n c tng c ng hnh v :

phn r lin kt M hnh thc th lin kt quan h V. Cc giai o n phn tch v thi t k h th ng:

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 18 -

Thit k l mt qu trnh bt u bng nim ho v kt thc bng vic thc hin tho chng trnh ci t v a vo s dng. Thng thng, xut pht t cc hot ng cha c hiu qu so vi mc tiu ra m vic phn tch s xy dng mt h thng mi p ng cc yu cu v hot ng hiu qu hn. Vic phn chia cc giai an cho qu trnh phn tch ch mang tnh tng i, khng tch ri tng giai on, phn tch v thit k xen k nhau, va lm va trao i vi NSD hon thin cho thit k.
1. L p k ho ch:

Xc nh khong thi gian trung v di hn mt s phn chia, mt k hoch can thip dn n cc nghin cu tng khu vc, lnh vc, phn h ca h t chc c lin quan. K hoch ny th hin ng li c tnh cht t gic ca ban gim c, ci tin h t chc hn l nhng chi tit nht thi gii quyt cc vn nng bng.
2. Nghin c u v phn tch hi n tr ng:

Giai on ny p dng theo tng lnh vc v theo d kin xc nh k hoch. Giai on ny thc cht l phn tch hot ng h thng tin vt l. tin hnh giai on ny, cn s dng cc k thut ca nhng ngi t chc (nghin cu h s, quy trnh, v.v). Lm quen vi cng vic ti c quan lin quan v h thng c, t , nhn din c nhng im yu ca h thng c c cc xut mi, hon thin hn cho thit k. Nghin cu hin trng c th a n vic phn chia mi cc lnh vc hoc cc chc nng. Vic phn chia li thc cht c lin quan n c s hoc phc tp ca lnh vc nghin cu.
3. Nghin c u v phn tch kh thi "s i u ki n th c":
a. Nghin c u kh thi:

Giai on ny c vai tr quyt nh v n s dn n cc la chn quyt nh h chng trnh tng lai cng cc bo m ti chnh. Cc bc nh sau: - Phn tch, ph phn h thng hin hu nhm lm r nhng im yu hoc mnh, sp xp cc th t nhng im quan trng cn gii quyt. - Xc nh cc mc tiu mi ca cc b phn. - Hnh dung cc kch bn khc nhau bng cch xc nh mt cch tng th cc gii php, c th c v lm r i vi mi mt trong chng, gm: chi ph trin khai, chi ph hot ng trong tng lai, cc u v khuyt im, chng trnh t chc v o to nhn s. - T kt qu bc trn cho php la chn nhng nhn vt chu trch nhim ph hp vi mt gii php no c xc nh hoc tr li t u bc nghin cu kh thi v nhiu nguyn nhn, v d: khng tm c ngi chu trch nhim thch hp, chi ph cho d n qu cao, v.v - Nu bc trn thnh cng ta tin hnh xy dng h s gi l "S iu kin thc" (hoc iu kin sch).
b. S i u ki n th c:

C bn c t chc nh sau: - M t giao din gia h thng v NSD. iu ny dn n mt tho thun xc nh h thng cung cp nhng g cho NSD. - Thc cht cc cng vic v cc ci t cn thc hin.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 19 -

* Tm li, s iu kin thc xc lp mt hp ng gia nhng phn tch vin vi Ban gim c v NSD trong tng lai.
4. Thi t k t ng th m hnh ch c nng h thng tin:

Giai on ny xc nh mt cch chi tit kin trc ca h thng tin. Chia cc h thng ln thnh cc h thng con. y cn gi l bc phn tch chc nng. Tt c cc thng tin, cc quy tc tnh ton, quy tc qun l, cc khai thc, nhng thit b, phng tin s c xc nh trong giai on ny.
5. Phn cng cng vi c gi a con ng i v my tnh:

Khng phi bt k cng vic no cng hon ton c thc hin bi bng my tnh. H thng thng tin l s phi hp gia cc cng on thc hin th cng v my tnh (v d: thu thp thng tin khch hng).
6. Thi t k cc ki m sot:

Thit k cc bo mt cho chng trnh nhm chng m mu ly cp, ph hoi, gy mt mt hoc lm hng d liu.
7. Thi t k giao di n Ng i - My:

V d: Menu chng trnh, t chc mn hnh (Form), bo biu, v.v

8. Thi t k CSDL (Database Files) :

Giai on ny nhm xc nh cc files cho chng trnh, ni dung mi file nh th no? cu trc ca chng ra sao? V d: trong FoxPRO l cng vic thit k cc DBF hoc trong Access th thit k cc bng, v.v
9. Thi t k ch ng trnh (khc v i vi c vi t ch ng trnh) :

Gm nhng chng trnh g? Mi chng trnh gm nhng module no? Nhim v ca mi module ra sao? a ra cc mu th cho chng trnh: mu th ny do ngi thit k a ra ch khng phi do lp trnh vin. Chng trnh phi a ra nhng kt qu nh th no vi nhng mu th . Ngi phn tch h thng phi d kin trc cc tnh hung ny.
10. L p trnh, ch y th , ci t, h ng d n s d ng, khai thc ch ng trnh nh th no?

Phn ny khng nm trong phn thit k h thng. ---------~ ~---------

BI 2. KH O ST S B V XC L P D N
Tin hnh tm hiu s b v h thng c v: - a ra cho c cc im yu ca h thng hin ti. Trn c s , nu ln cc phng php ci tin cho h thng. - nh gi hin trng. - xc nh phm vi, kh nng, mc tiu ca d n. I. Tm hi u, nh gi hi n tr ng c a h th ng hi n hnh: - iu tra, thu thp thng tin v h thng hin hnh. - Bin tp, biu din, ph phn, xut kin.
1. Ph ng php kh o st:

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 20 -

Kho st h thng c bn mc: - Mc thao tc tha hnh: tip cn cc ngi tha hnh trc tip xem h lm vic. - Mc iu phi qun l. - Mc quyt nh lnh o. - Mc chuyn gia c vn. Hnh thc tin hnh: - Quan st v theo di: + mt cch chnh thc: cng lm vic vi h. + mt cch khng chnh thc: tm hiu cch lm vic qua cc h s, s sch, v.v... - C vn: bng nhiu cch: + t cu hi trc tip: Yes / No + t cu hi chn la: a, b, c, d , nh thng k. + t cu hi gin tip c tnh gi m cho cu tr li + Bng cu hi, phiu iu tra.
2. Thu th p v phn lo i:

- Thng tin v hin ti hay tng lai. - Thng tin v trng thi tnh, ng hay bin i. + Tnh: thng tin v t chc h s v s sch. + ng: thng tin v s tng hay gim lu chuyn ca cc chng t, giy t, v.v + Bin i: thng tin c bin i ra sao, s dng nhng cng thc tnh ton no? V d: tui = ngy hin ti - ngy sinh Ph cp da trn nhng tiu chun no, v.v - Thng tin thuc ni b hay mi trng ca h thng, thng thng th ngi ta t chc sp xp, t hp nhng vn thng tin trn li nh sau: - Cc thng tin s ng Cc thng tin v mi trng, - Cc thng tin c cu trc hon cnh. (s sch, file). Tnh Cc thng tin - Hnh thc t chc ca c v h thng quan (phng, ban). hin ti. Cc thng tin c ch cho h thng ang - Trong khng gian: con nghin cu. ng lu tr ti liu, chng t. ng - Trong thi gian: th.gian x l hn nh thc hin (tnh lng, v.v).

- Cc quy tc qun l. Bin i - Cc cng thc tnh ton. - Th t x l trc / sau.

Cc thng tin cho Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng - C thc khng pht biu: cn gi (do ngi m tng lai (nguyn khng pht biu) vng, yu cu) - Khng thc: d on

- c pht biu ( mun, d nh ci tin trong tng lai)

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 21 -

3. Pht hi n cc y u km c a hi n tr ng v yu c u cho t ng lai:

a. Y u km:

- Thiu st: + Thiu ngi x l thng tin. + B st cng vic x l thng tin. - Km hiu lc, qu ti: + Phng php x l khng cht ch. + C cu t chc khng hp l. + Con ng lu chuyn cc thng tin khng hp l. V d: Giy t, ti liu trnh by km, cu trc khng hp l, v.v - Tn ph cao, gy lng ph.
b. Yu c u m i:

Trong tng lai: - Tha ng cc thng tin cha c p ng. - p ng cc nguyn vng ca nhn vin. - D kin k hoch pht trin. II. Xc nh kh nng, m c tiu d n c a h th ng m i: - Phm vi ca h thng mi gii quyt vn g? - Nhn lc s dng. V d: i ng nhn vin iu khin h thng cn bao nhiu? - Ti chnh (Chi ph bao nhiu cho d n. V d: Ph vit chng trnh, ph bo tr, v.v) - Khc phc cc im yu km ca h thng hin ti. - Th hin chin lc lu di. D n phi c hng m, v d: trong tng lai d n c th c pht trin thm, gii quyt thm nhng vn g? III. Phc h a gi i php v cn nh c tnh kh thi: a ra gii php thuyt phc ngi dng ( mc s b). T , nh hng cho vic phn tch v thit k h thng thng tin. Ta nn a ra nhiu gii php: - Gii php cho my n. - Gii php my mng. - Vi tng gii php phi mang tnh kh thi: - Kh thi v mt nghip v: phi p ng c cc yu cu ca cng vic. - Kh thi v mt k thut: s dng ph hp vi h thng my hin c, tng lai, v.v - Kh thi v mt kinh t: chi ph vit chng trnh c th chp nhn c, chi ph bo tr khng qu cao, v.v IV. L p d tr v k ho ch tri n khai d n: Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

1. L p h s kh o st: a. L p d tr v thi t b : * D ki n:

- 22 -

- Khi lng d liu lu tr. - Cc dng lm vic vi my tnh (my n, my mng), x l trc tuyn (Online), v.v - S lng ngi dng ti thiu v ti a ca h thng. - Khi lng thng tin cn thu thp. - Khi lng thng tin cn kt xut, cn in ra giy, v.v - Thit b ngoi vi c bit nh: Scanner, my v, my ct, v.v
* i u ki n mua v l p t:

- Nn chn nh cung cp no, chi ph vn chuyn. - Mua nguyn b, mua ri, v.v - S lp t mc s b.
b. Cng tc hu n luy n s d ng ch ng trnh:

- Thi gian hun luyn bao lu. - Chia lm bao nhiu nhm hun luyn.
c. Cng vi c b o tr:

- i ng bo tr. - Chi ph bo tr. - Thi gian bo tr.

2. L p k ho ch tri n khai d n:

- V mt nhn s: c mt tt c cc chuyn vin, NSD, lnh o c quan, phn tch vin h thng (c th c c cc lp trnh vin). - Lp tin trin khai d n. - Phn tch ti chnh d n. - Lp mi quan h vi cc d n khc. V. V d : L p d tr v k ho ch tri n khai d n 'H thng tin cung ng v t t ' t i m t x nghi p X: 1. Kh o st th c t d c k t qu nh sau: Ti nh my X, vic cung cp vt t sn xut cc phn xng c tin hnh nh sau: - Khi mt phn xng c nhu cu v vt t sn xut th lp mt bn d tr gi cho b phn mua hng. B phn mua hng ny c s dng mt my tnh trong c mt chng trnh gi l h t hng tr gip cho vic mua hng. Trong my, c CSDL cc nh cung cp, b phn mua hng s chn nh cung cp (NCC) thch hp. - Khi NCC c chn th tin hnh thng lng. Sau khi thng lng nh h t hng son tho mt n t hng, n ny c gi n NCC. Thng tin trong n hng c lu bng n hng, mi n hng c mang mt s hiu n. - Mi d tr vt t ca mt phn xng c th c p ng bi nhiu NCC. Tuy nhin, mi mt hng trong bng d tr ch do mt NCC p ng. - Mt khc, mi n mua hng c th c nhiu mt hng do nhiu phn xng d tr. Lu : n mua hng gi cho NCC khng c thng tin v d tr (tn, lm g, v.v...). V vy, lu mi lin h gia cc bn d tr vi cc n hng khc i trong mt bng gi l DonHang_DuTru. Trong bng c cha: s hiu n, s hiu mt hng v s hiu d tr. Trung tm o t o Cng ngh AVNet Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 23 -

- Sau khi nhn c n t hng, NCC s chuyn hng n nh my km theo phiu giao hng. Ti x nghip s c mt b phn nhn hng tip nhn. B phn ny cng c s dng mt my tnh c sn h chng trnh Pht hng. - Hng nhn v s c sp tm ti cc kho, thng tin trong phiu giao hng cng vi a im giao hng s c ghi vo bng nhn hng. Lu : trong phiu giao hng t NCC gi n, khng c thng tin v phn xng d tr mt hng . Mt khc, mi t giao hng c th gm nhiu mt hng c t mua t nhiu n hng khc nhau. V vy, trn phiu giao hng ng vi mt mt hng u c ch r s hiu n hng i vi mt hng tin cho vic pht hng cn bit a ch ca cc phn xng nhn hng. V vy, cn tm thng tin trong h t hng, nhng hai my tnh s dng khng lin kt c vi nhau do khng tng thch. - gii quyt vn ny, x nhip X t chc mt b phn i chiu. Hng ngy, b phn mua hng phi in ra danh sch n hng gi cho b phn i chiu. - Tng t nh trn, hng ngy, b phn nhn hng cng in ra mt danh sch nhng chuyn hng nhn v trong ngy v cng gi cho b phn i chiu. - B phn i chiu so khp hai danh sch trn qua s hiu n, t , b phn i chiu lp mt danh sch cc a ch cc phn xng gi cho b phn nhn hng, b phn nhn hng cn c theo pht hng cho cc phn xng km theo phiu pht hng. - Vic i chiu ca b phn th ba hin nay ang c lm th cng. Cc qu trnh nh trn khng nhng mt nhiu thi gian m thnh thong cn xy ra nhiu sai st v hng v tin. - Sau khi giao hng, NCC gi n nh my mt ha n tnh tin. Ha n c chuyn n b phn i chiu vi hng v xem c khp khng. Ha n nu khp s c gi cho b phn thanh ton vi mt phiu xc nhn chi, t , b phn thanh ton gi cheque cho NCC. Nu ha n khng khp vi n hng th cn c khiu ni gi n NCC chnh li cho ng. Yu c u c a x nghi p: hy ci tin li quy trnh trn cho hu hiu hn.
2. Phn tch:
a. Ph phn:

- Thiu st: + Thiu kho vt t d tr nhng mt hng thng thng, khng t khng phi tun theo quy trnh mua hng nu trn - Km hiu lc: + Tm a ch khch hng + Kim tra tnh khp hng nhn v vi ha n - Tn ph cao: + b phn i chiu cn nhiu nhn lc, tn thi gian
b. M c tiu h th ng m i:

a thm chc nng qun l kho d tr. Gii quyt vn tm a ch khch hng cho nhanh gn hn. Gii quyt kim tra s ng n ca n hng, hng v, ha n. C gng vn dng hai my tnh v hai h chng trnh c c (theo ngh ca gim c v cng nhn vin). H t hng
c. Cc i php: B gi qua

b phn i chiu

Thm knh lin lc

H pht hng Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Gi i php 1

Gp h t hng vo h pht hng hay ngc li (B mt my tnh) Bin son: Nguyn Quang Thng Gi i php 2

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 24 -

H t hng

B hai my tnh, a vo trung tm my tnh ca c quan

H i chiu Thm mt my tnh H pht hng

Gi i php 3

Gi i php 4

Ha n

H t hng

n hng

D tr Phiu giao hng (t NCC)

Yu cu mua hng
H pht hng

Danh sch hng v

Danh sch Phiu pht hng cho phn xng

File qun l kho

Gi i php 5 Trong : H t hng c chc nng: - t hng. - Theo di vic thc hin n hng. H pht hng c chc nng: - Qun l kho d tr. - Tip nhn hng. - Pht hng cho cc phn xng sn xut.
d. nh gi tnh kh thi:

- Gii php 1: khng kh thi v mt k thut v hai my khng tng thch theo kt qu kho st.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 25 -

- Gii php 2: Phi nhp hai b phn vo mt, iu ny ngc vi hng ca gim c l: khng tin hon ton vo nhn vin nn hai b phn phi kim tra ln nhau. V th gii php 2 khng kh thi v mt nghip v. - Gii php 3: Nu thng tin v cung ng vt t cn cung cp cho nhng b phn khc (v d: b phn ti v, ban gim c, v.v...) th gii php 3 l thun li. Tuy nhin, gii php ny khin phi vit li ton b chng trnh, chi ph s tng vt nn khng kh thi. - Gii php 4: khng kh thi v mt k thut nh gii php 1. - Gii php 5: y l gii php tha hip, ph hp vi kin ca ban gim c: + Tng tc x l v chnh xc. + C tnh ci tin, c thm kho d tr. + Tit kim, dng li hai my tnh v hai chng trnh. Knh lin lc gia hai my. Quan h mt chiu do con ngi tc ng.

---------~ ~---------

BI 3. PHN TCH H TH NG V CH C NNG

1. M c ch:

- Phn tch i su vo nhng chi tit ca h thng. - Din t h thng theo bng cht (mc logic). - Hnh thnh h thng mi mc logic.
2. Ph ng php chung phn tch:

D liu

H thng tin = X l +

Trong vic phn tch h thng, ta tch ri vic nghin cu hai b phn trn (phn tch x l, phn tch d liu) nhng khi thit k cc bng (hoc files) ta phi xt mi quan h gia hai vn ny. - Cn phn r nhng chc nng ln, ph qut thnh nhng chc nng khc nh hn i vo chi tit. - Xt mi quan h gia cc chc nng. V d: t hng trc, nhn hng sau. Thng thng, u ra ca mt chc nng tr thnh u vo ca mt chc nng khc. - Chuyn t m t vt l sang m t logic (s tru tng ha). - Chuyn t h thng c sang h thng mi mc logic.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 26 -

- Phn tch theo cch t trn xung (t tng qut n chi tit), phn ny ta s dng biu phn cp chc nng. - Pht hin lung d liu bng vic s dng Biu lung d liu: + Dng k thut chuyn i biu lung d liu t mc vt l sang mc logic. + Dng k thut chuyn i biu lung d liu t h thng c sang mi.
3. Cng c di n t cc x l:
a. Bi u phn c p ch c nng (BPCCN) : M c ch:

V d: Nhm din t vic cung cp chc nng h thng thng tin t mc tng qut n mc chi tit gn ca h thng cung ng vt t, biu c dng cy (tree) nh sau:
Cung ng vt t

t hng

Nhn hng

i chiu

Chn nh cung cp

Lm n t hng

Nhn hng

Pht hng

Tm .ch pht hng

Xc nhn .ch cho Ha n

Hnh 3.1. Biu phn cp chc nng H thng cung ng vt t

Nh n xt: - BPCCN mang tnh phn cp t tng qut n chi tit (r rng, n gin, d hiu v d s dng). - Phng php biu din ny c s dng kh ph bin. - Vi h thng tin phc tp, BPCCN vn cha biu din v khng cho ta bit mi lin quan v d liu. b sung cho khuyt im ny, cn dng thm biu lung d liu.
b. Bi u lu ng d li u (BLDL) :

- Trong BLDL c s dng lung d liu (thng tin) chuyn giao gia cc chc nng. - BLDL gm c 5 yu t chnh: Ch c nng nh ngha Nhim v x l thng tin Lu ng d li u Kho d li u Tc nhn ngoi Ngi hay t chc ngoi h thng c giao tip vi h thng Tc nhn trong Mt chc nng hay mt h con ca h thng nhng c m t trang

Thng tin vo / ra mt chc nng x l

Ni lu tr thng tin trong mt thi gian

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 27 khc

Tn i km Bi u

ng t (+ b ng)
Tn

Danh t (+ tnh t)
Tn

Danh t (+ tnh t)
Tn

Danh t

ng t

Tn

Tn

V d

Lm n t hng

Ho n n hng xc nhn chi

Nh cung c p

Thanh ton

Hnh 3.2. Cc i tng c bn s dng thit k biu lung d liu cho h thng.

V d : V BLDL ca h cung ng vt t (ch xt v mt thng tin, xem li hnh 3.1).

Nh cung cp Thng tin thng lng Cheque Thanh tan Ha n xc nhn chi Ha n Phiu giao hng (+hng) Nh cung cp

n t hng

t hng

n hng Danh sch n hng

D D tr / n hng tr

i chiu
Danh sch hng nhn Phiu pht hng

Nhn hng

Phn xng sn xut

Nhn hng

Hnh 3.3 BLDL ca h cung ng vt t 4. Phn m c:

a. Khi ni m:

L s phn cp t mc tng qut n mc chi tit nu ln cc chc nng ca h thng. Ty theo quy m ca h thng m s phn cp ny chi tit n mc no, tuy nhin, a s thng c chia thnh 3 mc: A
Mc 0 (Mc khung cnh)

Mc 1 (Mc nh)

Mc 2 (Mc di nh)

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

Hnh 3.4. Cu trc mt biu phn cp chc nng
b. Phn m c v nhi u bi u lu ng d li u:

- 28 -

- BLDL m c khung c nh (mc 0) : mc ny ch c mt biu gm chc nng chnh ca h thng v biu din h thng tin c giao tip vi cc tc nhn ngoi no. BLDL mc khung cnh thng c dng nh sau: Tc nhn ngoi Tc nhn ngoi

Chc nng A
Hnh 3.5. Hnh thc mt biu lung d liu mc khung cnh.

- BLDL m c nh (mc 1) : BLDL mc nh dng biu din chc nng tng qut A mt cch chi tit hn bng cch phn nh chc nng A thnh cc chc nng chi tit hn v cng ch c mt biu . BLDL mc nh thng c hnh thc nh sau: Tc nhn ngoi 1 Tc nhn ngoi 2

1 Chc nng A.1

2 Chc nng A.2

Kho d liu A
Hnh 3.6. Hnh thc mt biu lung d liu mc nh.

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 29 -

- BLDL m c d i nh (m c 2) : Tt c nhng chi tit thng tin ca h thng thng th hin r biu mc di nh. BLDL ny gm nhiu biu chi tit, mi biu th hin mt chc nng chi tit thng y tt c cc i tng ca h thng BLDL. V d mt BLDL mc di nh c th hin chi tit ca chc nng 1 trn.

Tc nhn ngoi

1.2 Chc nng A.1.2

1.1 Chc nng A.1.1

Kho d liu A

Tc nhn trong
Hnh 3.7. Biu lung d liu mc di nh 1 (gii thch chc nng 1 BLDL mc nh)

Kho d liu B
2.2 Chc nng A.2.2 2.1 Chc nng A.2.1 Tc nhn ngoi Hnh 3.8. Biu lung d liu mc di nh 2 (gii thch chc nng 2 BLDL mc nh)

L u : ta cn ch cc nguyn tc sau khi thit k BLDL: - Ch c tc nhn trong mi c th tc ng n kho d liu. - Tc nhn ngoi phi xut hin y mc khung cnh, khng c xut hin thm tc nhn ngoi cc mc di. - Kho d liu khng c xut hin mc khung cnh, t mc nh n mc di nh, cc kho d liu xut hin dn.
c. V d : v BPCCN v BLDL phn m c c a m t c s tn d ng:

- Bi u phn c p ch c nng: Hnh 3.9 Cho vay

Hot ng tn dng

Thu n

Nhn n

Duyt vay

Tr li n

Xc nh loi hon tr

Ghi nhn tr ng hn

Ghi nhn tr sai hn

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l - Bi u lu ng d li u: + M c khung c nh:

- 30 -

n vay

Khch vay

Tr li

Hot ng tn dng

Hon tr
Hnh 3.10. Biu lung d liu mc khung cnh hot ng tn dng

+ M c nh:

n vay Tr li

1 Cho vay

D liu n

Khch vay

S n 2 Thu n

Hon tr

D liu n

Hnh 3.11. Biu lung d liu mc nh hot ng tn dng

+ M c d i nh: Biu LDL mc di nh gii thch chc nng 1 Cho vay

1.1 Nhn n T chi 1.2 Duyt vay

n vay kim tra n vay duyt 1.3 Tr li n

Khch vay

S n

Cho vay

Hnh 3.12. Biu lung d liu mc di nh gii thch chc nng 1 (Cho vay)

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng

 Gio trnh Phn tch thit k h thng thng tin qun l

- 31 -

Tr ng hn Khch vay

2.2 Ghi nhn tr ng hn S n

Hon tr

2.1 Xc nh loi hon tr

Tr sai hn

2.3 Ghi nhn tr sai hn

Hnh 3.13. Biu lung d liu mc di nh gii thch chc nng 2 (Thu n )

Trung tm o t o Cng ngh AVNet

Bin son: Nguyn Quang Thng