PENGENDALIAN MESYUARAT

Mesyuarat
ialah satu aktiviti berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal. Tujuan: untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat menyelesaikan masalah berbangkit membuat keputusan memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak

Agenda Mesyuarat
1. Perutusan pengerusi 2. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas 3. Perkara-perkara berbangkit 4. Laporan bendahari 5. Laporan setiausaha 6. Agenda mesyuarat

Agenda Mesyuarat
7. Hal-hal lain 8. Menetapkan tarikh mesyuarat yang akan datang 9. Penangguhan mesyuarat

Permulaan Mesyuarat
Agenda dan minit mesyuarat lepas diedarkan kepada ahli yang tidak membawanya. Selepas dipastikan korum mencukupi, pengerusi mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan rasmi.

Perkara Berbangkit
Mesyuarat meneliti perkara-perkara yang tercetak dalam minit mesyuarat satu persatu. Ahli boleh membangkitkan soalan dan dijawab setiausaha/orang berkenaan. Hanya dibenarkan meminta maklumat. Seterusnya, barulah presiden beralih kepada perkara lain yang disusun untuk dibincangkan.

Pengesahan
Bagi setiap pembetulan, presiden mesti menurunkan tangdatangan ringkasnya. Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul. Setelah disahkan, presiden menandatangani minit mesyuarat dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

Pengurusan Kewangan
Merupakan suatu proses yang melibatkan perancangan pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, modal (wang tunai), barangan (aset) dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi. Diurus oleh Jawatankuasa Kewangan Sekolah yang dilantik oleh pihak sekolah.

Fungsi Jawatankuasa
Perancangan perbelanjaan Meluluskan perbelanjaan Kawal perbelanjaan Kawal selia buku tunai Kawal selia sebut harga & tender Lain-lain berkaitan penggunaan wang sekolah

Peraturan Mengutip Wang

Kebenaran mengutip wang dari pihak berkuasa (J/K Kerja Persatuan, Pengetua, JPN & Ibu Pejabat Polis Daerah) Merancang kutipan wang Kutipan, mengeluarkan resit & merekod Menyerahkan kutipan wang kepada pihak berkaitan dan berkuasa

Pembelian Peralatan Sekolah

Perancangan sekolah Kertas kerja Kelulusan Jawatankuasa Kewangan Sekolah Tatacara Pembelian: 1. Local order (LO) 2. Sebut harga 3. Tender

Keperluan Pengurusan Kewangan

Sumber terhad (4M-money, materials, man, menthodology) Permintaan ke atas sumber tidak terhad Alternatif dalam penggunaan sumber

Tujuan utama Pengurusan Kewangan

Menetapkn skop dan kandungan polisi fizikal. Mewujudkan garis panduan dan standard umum bagi memastikan wang dibelanja secara bertanggungjawab bagi mencapai objektif yg telah ditentukan. Menyediakan sistem kawalan dalaman dan struktur organisasi yang sesuai untuk melaksanakn tugas-tugas dan tanggungjawab dengan berkesan.

Proses Pengurusan Kewangan

1. Tradisional 2. Bersepadu

Proses Pengurusan Kewangan

Tradisional: meliputi 3 proses kewangan
3 KOMPONEN UTAMA

BELANJAWAN

PENGAWALAN

PEMBIAYAAN

Pengurusan Kewangan Tradisional

Belanjawan:
Penyediaan satu pelan kerja yang spesifik dan terperinci untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Pembiyaan:
Peruntukan sumber-sumber kewangan untuk melaksanakan program-program bagi mencapai objektif-objektifnya.

Pengawalan:
Memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancangkan adalah dilaksanakan mengikut pelan kerja terperinci yang ditetapkan.

Pengurusan Kewangan Bersepadu

Perancangan Programming Belanjawan Pembiayaan Pengawalan Penilaian

Pengurusan Kewangan Bersepadu

A. PERANCANGAN Penentuan misi, matlamat, objektif dan keutamaankeutamaan yang hendak dicapai.

B. PROGRAMMING
Pemilihan aktiviti-aktiviti yang terbaik untuk mencapai matlamat dan keutamaan yang telah ditetapkan dalam sesuatu tempoh masa

C. BELANJAWAN

Satu perancangan ekonomi tahunan yang bertujuan melaksanakan dasar- dasar sosio-ekonomi seperti yang dinyatakan dalam rancangan-rancangan lima tahun negara.
D. PEMBIAYAAN

Memperuntukan sumber-sumber kewangan yang perlu

bagi melaksanakan program-program yang dirancangkan untuk mencapai objektif jabatan

E. PENGAWALAN

Memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang adalah dilaksanakan mengikut pelan kerja yang telah

ditentukan melalui sistem perakaunan, laporan dan auditan.

F. PENILAIAN

Kajian untuk menentukan kekesanan sesuatu program atau aktiviti dilihat daripada output yang dicapai.

Prinsip utama Pengurusan Kewangan

i. LEGALITI - bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal untuknya
ii. AKAUNTABILITI - memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab ke atas kejayaan ataupun kegagalannya

PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN

AKTA ACARA KEWANGAN 1957

UNDANG-UNDANG UNDANG-UNDANG DAN DAN PERATURAN PERATURAN

PEKELILINGPEKELILING PERBENDAHARAAN

ARAHAN PERBENDAHARAAN

UNSUR-UNSUR PENTING DALAM AKAUNTABILITI

Amanah (integrity)
Ketelusan (transparency) Mematuhi semua undang-undang dan peraturan Menggunakan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan

5 PERINGKAT UTAMA KAWALAN DARI SEGI AKAUNTABILITI

1.

KAWALAN PARLIMEN

2. JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGARA 3. KETUA AUDIT NEGARA 4. KAWALAN PERBENDAHARAAN 5. KAWALAN KEMENTERIAN/JABATAN

KUALITI AKAUNTABILITI BOLEH DITINGKATKAN DENGAN:

Menanam dan kukuhkan nilai dan etika yang baik dalam
perkhidmatan awam
Memahami dan mematuhi sistem kawalan seperti arahan perbendaharaan Memberi penyeliaan yang rapi kepada pegawai bawahan Merancang projek-projek menggunakan sumber kerjaan dengan berhati-hati.