Getting Things Done

Hur man uppnr stressfri produktivitet en inofficiell introduktion frn FLEECELABS

Getting Things Done

Hur man uppnr stressfri produktivitet en inofficiell introduktion frn Fleecelabs

Frord
Fr lite mer n ett r sedan hll Fleecelabs-Peter en liten introduktionskurs till David Allens produktivitetsmetod Getting Things Done, populrt kallad GTD. Som en liten julklapp tnkte vi damma av presentationen, slajdsen, transparangerna kalla det vad du vill frn detta tillflle. Denna pamflett r en oredigerad omstpning i bokform av presentationsmaterialet. Vr frhoppning r att du om du r obekant med GTD ska f en introduktion och kanske vilja lsa vidare. Om du r bekant med metoden hoppas vi att du ska f en lite annan vinkel av den och drmed lite nya insikter. Hr grna av dig om du har frgor eller om du har tips du vill bertta.

Peter & Svante Fleecelabs

Jag heter Peter. Jag r lttdistraherad. Och blir ltt stressad. Jag har svrt att hlla koll p allt det jag vill, borde och mste gra. Ibland har jag svrt att ta tag i saker. Och att fullflja saker. Jag r inte heller s effektiv. Men fr 2 r sedan lste jag David Allens bok Getting Things Done.

Och jag r fortfarande lttdistraherad, blir ltt stressad, har svrt att hlla koll p allt det jag vill, borde och mste gra. Fortfarande har jag d och d svrt att ta tag i saker och att fullflja det jag pbrjat. Och jag r fortfarande ineffektiv. Men jag har fantastiska kryckor.

Denna pamflett: Hygglig introduktion. Hur du lr knna din produktivitet. 10 + 4 tips. Hur du gr vidare.

Vi r som Leonard Shelby. Vi kan inte lita p vra huvuden. Vi behver ett yttre system. Ett som pminner oss om det vi mste gra. Och som hller den information vi behver till hands fr att kunna gra det.

Massor att gra, fr ingenting gjort.

Vad r det med avbrott? Mnga? Lnga? Dom flesta r sm, mycket sm, mycket sm. Alla har svrt med dem. Ofrnkomliga.

Tv systemfel: 1. Svrt att vxla mellan uppgifter. 2. Ltt att avbryta direkt, i stllet fr nr det passar.

Fr att lttare kunna vxla uppgifter behver vi ett yttre system. Som kan hlla det vi har i huvudet. S att vi inte tappar det nr vi blir avbrutna.

Fr att vi ska kunna avbryta nr det passar behver vi ett yttre system. S vi inte behver hlla i huvudet. Det vi skulle meddela eller frga den andra.

Men vi avbryts inte bara av mnniskor. Mejl, internet, chatt, telefon. Vra egna distraktioner. S ven om vi skulle stta oss ostrt finns det mycket som kan stra oss.

Men det r inte bara avbrotten

Vad fick du gjort igr? Tnk efter

Borstade tnderna, fixade frukost, plockade i diskmaskinen, tmde postfacket, snackade med arbetskamraterna, kollade mejl, din kalender, dina att gra-listor, fikade, jobbade, satt i mte, jobbade, avbrt folk, blev avbruten sjlv, hmtade kaffe, lste p Aftonbladet.se, stdade av skrivbordet, kollade Facebook, jobbade, bokade klipptid, kollade resor p ntet, fyllde p gem, kollade mejl, handlade p Ica, lagade mat osv.

3 min.
(Skriv ned allt du kan komma p att du gjorde i gr, stort som smtt. Allt!)

Vi fr en hel del gjort. Men tydligen inte det vi tnkt oss? Snt vi tycker vi inte borde gra. Snt vi mste gra. Osynliga saker. Orealistiska frvntningar. S vad ska vi gra? Uppmrksamma allt det vi gr. Fnga mer av det i vrt yttre system. Lra knna vr produktivitet.

Lr knna din produktivitet

S vad fick du gjort igr? Fokusera p det som behvde gras. Hur dk det upp i ditt liv? Hur fngade du upp det? Hur pmindes du om det? Hur bestmde du dig fr att gra det?

3 min.

Snt du ordnat pminnelser om tidigare. Snt som dk upp just d. Snt du kom att tnka p. Snt du snubblade p. Snt du gr av vana.

5 moment: 1. Fnga. 2. Ta stllning. 3. Ordna pminnelser. 4. Kolla pminnelser. 5. Gr.

5 stllen dr det kan g snett: 1. Fnga. 2. Ta stllning. 3. Ordna pminnelser. 4. Kolla pminnelser. 5. Gr.

Ett dilemma

Tnk dig att du str i duschen

och att schampot tar slut nr du tvttar hret. Du frsker lgga p minnet att du ska kpa en ny flaska.

Men nr du torkar hret har du glmt det.

Och nr du passerar Ica har du inte en tanke p det.

Eller tnk dig att du har tvttstugan

Och anvnder det sista av tvttmedlet. Kommer du ihg det nr du tervnder till lgenheten? Eller nsta gng du handlar?

10 tips fr din produktivitet

1. Skaffa ngot att anteckna p, ngot smidigt du kan ha till hands hela tiden, var du n r; p toaletten, i tvttstugan, i sngen, ute p stan.

Fnga i ditt yttre system: Fr att inte glmma. Fr att ducka fr ett avbrott. Samla p dig anteckningar. G igenom var eller varannan dag. Ordna pminnelser.

2. Skaffa en inkorg hemma och en p kontoret som du kan fnga inkommande saker i; rkningar, brev, reklam, anteckningar frn mten, papper frn dagis, det oranga pensionskuvertet.

Samla p dig. G igenom var eller varannan dag. Ordna pminnelser.

3. Om ngot inte tar mer n 2min att gra och du har allt du behver fr att gra det, s gr det p momangen i stllet fr att ordna en pminnelse om det.

4. Nr du skriver pminnelser till dig sjlv, skriv dem som strnga order frn en chef med ett skenande kontrollbehov.

Lttare att vlja vad du ska gra, nr du ser en lista med konkreta order. Ibland r det frsta du ska gra inte sjlvklart.

5. Se till att du har dina pminnelser dr du behver se dem, nr du behver se dem.

6. Lt inte dina pminnelser hamna i dligt sllskap, som i travar med reklam, gamla Dagens Nyheter, teckningar dina barn ritat, brev du lst men inte kastat osv.

7. Anvnd inte din kalender till pminnelser, svida inte, typ, det r snt som r inbokat en viss tid eller dag.

8. Anvnd inte din mejlbox till pminnelser, utan skapa en separat mapp kallad tgrdas dit du flyttar allt som ska lsas och mjligen gras ngot t.

9. Varje vecka, sg varje fredageftermiddag, boka ett mte med dig sjlv dr du gr en totalinventering av dina projekt och de pminnelser du satt upp till dig sjlv.

10. Var uppmrksam p det som buggar dig. Snt du kommer att tnka p nr du ska sova, eller som poppar upp i skallen d och d och som du knner frustration eller stress ver.

Lsningen p dilemmat?

Badrumsgolvet som inkorg. Kasta den tomma schampoflaskan dr, som pminnelse. Nr du ser den s ta med den ut och anteckna att du behver kpa en ny.

Eller fnga p ett stlle dr du har ngot att fnga i. Ha fler flaskor p lager och anteckna nr du tar fram den sista.

Skaffa en burk till tvttmedlet.

Och anteckna nr du fyller p det sista ur kartongen.

Men r det GTD?

10 tips tagna frn David Allens bcker, artiklar och podcasts. Men Getting Things Done r mer n dessa sammantaget. GTD r en niv upp. Ett helgjutet system baserat p principerna bakom tipsen.

GTD r inte fr alla. Inget snobbigt med det. Alla har inte behovet.

Getting Things Done r fr dig som: r lttdistraherad. Ltt blir stressad. Har svrt att hlla koll p allt det du vill, borde och mste gra. Ibland har svrt att ta tag i saker. Och att fullflja saker. Inte heller r s effektiv.

Getting Things Done: De 5 momenten isolerade. Collect, Process, Organize, Review & Do. Samla in, Bearbeta, Organisera, G igenom & Gr. En i taget, i tur och ordning.

En enkel lista med pminnelser. Dock uppdelad efter sammanhang. Och med dminnelser om lagom stora tgrder.

Ett projekt = 2 eller fler lagoma tgrder. Man planerar bara nsta konkreta tgrd.

Omfattar ocks snt du inte ska gra. Ett vldigt smidigt system fr referensmaterial och projektstd. Omfattar ocks ml p lngre sikt.

Komma igng med GTD: Ls boken (lttlst). Diskutera. Flj bloggar och forum. Frga mig p peter@fleecelabs.se.

Annan lsning: The 4-Hour Workweek, Tim Ferris. The Now Habit, Neil Fiore. Extreme Programming Explained och Planning Extreme Programming, Kent Beck. Ready For Anything, David Allen.

Slutklmmen

Ha inte saker i huvudet. Fnga dem. Hur obetydliga de n verkar. Ta stllning till om och vad du ska gra med dem. Ordna pminnelser som du ser dr & nr du behver. Och kolla dessa s ofta som behvs.

Extranummer

11. Skaffa arkivldor hemma och p jobbet, med mappar som mrks A- dr du frvarar allt du inte kan kasta; papper, extranycklar, valutor, id-brickan du ska ha nr kriget kommer.

12. Skaffa en ggtimer som hjlp med trkiga uppgifter eller snt du ltt distraheras frn. Stll p 15, 30 eller 45 minuter och jobba tills den ringer. Belna dig sedan med ngot skoj.

13. Planera in snt du gr nr du tycker du borde gra ngot annat, men som du i rlighetens namn har ett behov av; surfa p ntet, titta p teve, spela spel.

14. Tillmpa Paretos princip och Parkinsons lag fr att effektivare genomfra dina projekt, dvs begrnsa dig till de 20% av tiden och uppgifterna som ger 80% av utdelningen.

Appendix

Frelsning om Getting Things Done, den 24 augusti 2007

Detta r stdpappret (tydligen verstts handout s) till min frelsning om Getting Things Done. Hr har jag sammanstllt det jag tror skulle vara till hjlp fr den som hrde frelsningen. r det ngot du saknar eller har synpunkter p, skicka mig ett mejl p peter@fleecelabs.se. Hr ocks grna av dig om du har frgor om GTD eller produktivitet.

Lr knna din produktivitet

Att lra knna sin produktivitet handlar om att fundera ver hur vi bestmmer oss fr att gra de saker vi gr. Hur dessa saker dk upp i vr tillvaro och vi valde att ge dem vr uppmrksamhet och inte andra som ocks dk upp. Hur vi tog stllning till vad vi skulle gra t dem och hur vi skapade oss en bild av slutresultatet.

5 moment
Jag nmnde fljande fem moment och hvdade att allas egna system fr produktivitet gr igenom dessa. Momenten r tagna rakt av frn David Allens bok men jag versatte dem efter eget huvud. Nedan anges min versttning, benmningen p ursprungssprket samt i den svenska versttningen av Gun Zetterstrm: Fnga. Heter i boken Collect och i svensk versttning Samla in. Ta stllning. Process p engelska och Bearbeta p svenska. Ordna pminnelser. Organize respektive Organisera. Kolla pminnelser. Review respektive G igenom. Gr. Do p engelska. Fr att fundera ver hur ditt eget system fr produktivitet fungerar, se p det som bestende av dessa fem delar. Och frsk frbttra varje del fr sig.

5 stllen dr det kan g snett

I presentationen pratade jag om hur varje av de fem momenten har sina fllor och vanligaste fel. Fnga. Att man missar att fnga, antingen fr att man tnker att man ska komma ihg det nd. Eller fr att man inte tnker p att det r ngot man borde minnas. Kanske tnker vi att vi kommer att komma ihg det senare nr vi kan skriva ned det, eller nr vi ska gra det som det gller. Ofta upptcker man d att man har glmt det, hur briljant idn n var. Ta stllning. Att man inte tar stllning till vad det r som dykt upp i ens tillvaro. Det r vldigt vanligt att lta saker vara diffusa tills dess det r dags att ta tag i dem. Om man ngonsin gr det. Inte sllan r anledningen att man inte tar tag i ngot att en punkt p en att gra-lista att den r diffust formulerad. Eller att vi har vaga frestllningar om vad det r vi vill uppn. Ordna pminnelser. Kanske har man ett fr rrigt system fr sina pminnelser. Kanske r det utspritt p fr mnga stllen. Rkningarna som ska betalas i en klmma p kylskpet, inkpslistan tejpad p ytterdrren, lsa lappar i kalendern, anteckningar i kalendern, att gra-listor p flera olika lappar osv. Kolla pminnelser. Att man inte kollar pminnelserna tillrckligt ofta. Eller om man kollar dem, att man gr det vid fel tillflle. Som att man ser inkpslistan p drren nr man gr till jobbet och nr man kommer hem p kvllen, men fr den skull inte minns vad man skulle kpa nr man r i affren. Gr. Mnga av problemen upptrder i de tidigare momenten, eller r bieffekter av dem. Som att ngot vi bestmmer oss att ta itu med r fr luddigt beskrivet (uppstod i Ta stllning). Eller att vi brjar gra ngot som bara fll oss in (uppstod redan i Fnga). Kanske blir vi avbrutna eller distraherade nr vi gr ngot som vi inte Fngat, Tagit stllning till och Ordnat pminnelser fr, och glmmer drfr att fortstta med det eftert. Dessutom kan det vara s att vi gr momenten i fel ordning eller flera t gngen. Har vi inte Tagit stllning frrn vi brjar Gra fr vi gra det d. Kanske upptcker vi d att vi inte alls kan stta igng med det. Att vi skulle gjort ngot annat frst, p ngon annan plats. Som IT-teknikern som ska uppgradera en server och ute p plats upptcker att han glmt brnna en cd

med den nya programversionen, som han skulle gjort innan han lmnade sitt skrivbord. Eller s blir man avbruten i det man Gr och fr en ny uppgift. Men i stllet fr att bara Fnga den och terg till det man gjorde s Tar man stllning och Ordnar pminnelser p samma gng. Det blir ltt ett fr stort avbrott i det man gjorde, srskilt om det r ngot mer komplext som r mer krvande att Ta stllning till, eller om det r ngot som ska utfras en viss tid, s att man ska Ordna pminnelsen i sin kalender.

10 tips fr din produktivitet (plus 4 bonustips)

Fljande 10 tips hoppades jag hinna med, men det kan hnda att jag var fr optimistisk nr jag planerade presentationen. Jag hade dessutom fyra bonustips om jag mot frmodan skulle bli klar i frtid. Jag redogr inte fr dessa tips i detalj. Denna lista r frmst tnkt som std fr minnet. (De kommer dock med all skerhet avhandlas p den blogg om produktivitet vi startar inom de nrmsta veckorna, samt i det tillhrande nyhetsbrevet. Se mer om det nedan.) 1. Skaffa ngot att anteckna p, ngot smidigt du kan ha till hands hela tiden, var du n r; p toaletten, i tvttstugan, i sngen, ute p stan. 2. Skaffa en inkorg hemma och en p kontoret som du kan fnga inkommande saker i; rkningar, brev, reklam, anteckningar frn mten, papper frn dagis, det oranga pensionskuvertet. 3. Om ngot inte tar mer n 2minuter att gra och du har allt du behver fr att gra det, s gr det p momangen i stllet fr att ordna en pminnelse om det. 4. Nr du skriver pminnelser till dig sjlv, skriv dem som strnga order frn en chef med ett skenande kontrollbehov. 5. Se till att du har dina pmin-nelser dr du behver se dem, nr du behver se dem. 6. Lt inte dina pminnelser hamna i dligt sllskap, som i travar med reklam, gamla Dagens Nyheter, teckningar dina barn ritat, brev du lst men inte kastat osv. 7. Anvnd inte din kalender till pminnelser, svida inte, typ, det r snt som r inbokat en viss tid eller dag.

8. Anvnd inte din mejlbox till pminnelser, utan skapa en separat mapp kallad tgrdas dit du flyttar allt som ska lsas och mjligen gras ngot t. 9. Varje vecka, sg varje fredag-eftermiddag, boka ett mte med dig sjlv dr du gr en total-inventering av dina projekt och de pminnelser du satt upp till dig sjlv. 10.Var uppmrksam p det som buggar dig. Snt du kommer att tnka p nr du ska sova, eller som poppar upp i skallen d och d och som du knner frustration eller stress ver. Och s bonustipsen: 11. Skaffa arkivldor hemma och p jobbet, med mappar som mrks A- dr du frvarar allt du inte kan kasta; papper, extranycklar, valutor, id-brickan du ska ha nr kriget kommer. Hur du n arkiverar saker kan det inte finnas p mer n i vrsta fall 3-4 stllen. Telefonlistan frn dagis skulle kunna finnas under ditt barns initial, under d som i dagis eller t som i telefonlista. 12.Skaffa en ggtimer som hjlp med trkiga uppgifter eller snt du ltt distraheras frn. Stll p 15, 30 eller 45 minuter och jobba tills den ringer. Belna dig sedan med ngot skoj. 13.Planera in snt du gr nr du tycker du borde gra ngot annat, men som du i rlighetens namn har ett behov av; surfa p ntet, titta p teve, spela spel. (Tips frn Neil Fiores bok The Now Habit.) 14.Tillmpa Paretos princip och Parkinsons lag fr att effektivare genomfra dina projekt, dvs begrnsa dig till de 20% av tiden och uppgifterna som ger 80% av utdelningen. (Tips frn Tim Ferriss bok The 4-Hour Workweek.)

Bra bloggar om Getting Things Done eller produktivitet i allmnhet

Hr r en handfull bloggar jag prenumererar p och kan rekommendera. 43 Folders, http://www.43folders.com, Merlin Manns vlknda blogg uppkallad efter de 43 mapparna i en tickler folder (det fr du lsa boken fr att f reda p vad det r). The Blog of Author Tim Ferriss, http://www.fourhourworkweek.com/blog, den tillhrande bloggen till Ferriss bok The 4-Hour Workweek (se nedan). Om inte annat okonventionella och tankestimulerande tips. Matts Idea Blog, http://ideamatt.blogspot.com, workflow-konsulten Matthew Cornells blogg om personlig produktivitet m m. Lifehacker, http://www.lifehacker.com, stor blogg om alla stt att frbttra sitt liv med sm, smarta hack. Lser du bara denna s fngar du med stor sannolikhet upp det bsta hos de vriga bloggarna, samt frn andra bloggar inom personlig produktivitet och utveckling. Steve Pavlinas Personal Development Blog, http://www.stevepavlina.com/blog, om personlig utveckling. Dessutom kan det vara vrt att lsa eller delta i de diskussionsforum som finns p David Allens egen sajt, http://www.davidco.com/forum. Jag har inte testat sjlv. Dremot har jag provat p betalmedlemskapet GTD Connect dr man fr tillgng till artiklar, video och podsndningar. Fr mer information, besk http://www.davidco.com/connect.

Rekommenderad lsning
Fljande bcker kan jag rekommendera varmt.

Allen, David, Getting Things Done: How to achieve stress-free productivity,

Piatkus, Storbritannien. P svenska som F det gjort! Svart blte i vardagseffektivitet, Mnpocket. Allen, David, Ready For Anything: 52 productivity principles for getting things done, Penguin, USA. Fr den som lst den frsta boken och vill ha lite mer inspiration. P inget stt obligatorisk lsning. Beck, Kent, Extreme Programming Explained: embrace change, Addison-Wesley, USA. Kanske mest fr programmerare men avsnitten om planering r mycket intressanta fr ider om pragmatisk projektstyrning i sm team. Beck, Kent, Planning Extreme Programming, Addison-Wesley, USA. r man inte programmerare och bara vill t planeringsiderna rekommenderas denna bok i stllet. Ferriss, Timothy, The 4-Hour Workweek: escape 95, live anywhere, and join the new rich, Crown, USA. Titeln r antingen avskrckande eller frfrisk, beroende p ens lggning. Oavsett lggning finns det en hel del intressanta ider i den hr boken, om hur man ska hantera sin tid och det man har att gra, bland annat genom att brutalt eliminera och automatisera saker (eller outsourca det till Bangalore). Fiore, Neil, The Now Habit: a strategic program for overcoming procrastination and enjoying guilt-free play, Penguin, USA. En fantastisk bok fr den som har anlag fr att ltt distraheras. Hr du till dem som stndigt dras till spel, internet, teve eller att katalogisera din skivsamling nr du ska ta itu med ngot, skaffa denna bok.

Vi fr en hel del gjort. Men tydligen inte det vi tnkt oss? Snt vi tycker vi inte borde gra. Snt vi mste gra. Osynliga saker. Orealistiska frvntningar.