Standard Operation Procedure' Kerja Pembaikan Aduan Kerosakan

PP - Penolong Jurutera JT - Juruteknik WO - Work Order KKK - Ketua Kumpulan Kerja PK - Penyelia Konytraktor KU - Ketua Unit

1 Menerima aduan kerosakan melalui sistem ECS 2 Tentukan kerosakan dan klasifikasi mengikut kategori jenis kerosakan 3 Sekiranya aduan berstatus 'KECEMASAN', serta merta laporkan kepada PP dan JT bertanggungjawab melalui radio atau telefon.Berikan maklumat aduan dengan jelas. Keluarkan WO kemudian dan serahkan kepada JT. 4 Hubungi pengadu atau sesiapa berkenaan yang bertanggungjawab melalui telefon, SMS atau e-mail untuk memaklumkan status semasa tindakan yang akan dan sedang diambil. 5 Juruteknik berjumpa pengadu atau sesiapa yang berkenaan yang bertanggungjawab dan lakukan pemeriksaan serta mengenalpasti kerosakan dan kaedah pembaikan. Rancang dan atur dengan kumpulan kerja masa dan tempoh pembaikan. 6 Semasa membuat pemeriksaan pastikan tiada kerosakan lain berlaku selain daripada perkara yang dilaporkan dan sekiranya ada kerosakan lain maklumkan kepada pengadu/pelanggan. 7 Sekiranya kerja tersebut terlalu rumit, ada halangan dan memerlukan masa yang lama untuk dibaiki, lakukan tindakan pembaikan sementara serta maklumkan pelanggan. Letakan petanda atau pelekat "ROSAK" pada peralatan tersebut. 8 Sekiranya kerja tersebut dapat dilakukan segera sediakan petanda-petanda amaran keselamatan dan letakan di kawasan kerja untuk makluman kepada umum. 60 min Sekiranya aduan berstatus 'SEGERA', laporkan kepada kumpulan kerja 'FAST TEAM' mengikut zon penyenggaraan Serta-merta melalui radio, telefon atau SMS. Berikan maklumat aduan dengan jelas. Keluarkan WO kemudian dan serahkan kepada KKK. Hubungi pengadu atau sesiapa berkenaan yang bertanggungjawab melalui telefon, SMS atau e-mail untuk memaklumkan status semasa tindakan yang akan dan sedang diambil. KKK berjumpa Pengadu atau sesiapa yang berkenaan yang bertanggungjawab dan lakukan pemeriksaan aduan kerosakan serta mengenalpasti kerosakan dan kaedah pembaikan. Sekiranya Pengadu atau sesiapa berkenaan yang bertanggungjawab tiada, sediakan notis kehadiran dan minta pengadu beritahu masa yang sesuai untuk pemeriksaan dan pembaikan seterusnya. Pengadu boleh email atau telefon. Semasa membuat pemeriksaan pastikan tiada kerosakan lain berlaku selain daripada perkara yang dilaporkan dan sekiranya ada kerosakan lain maklumkan kepada pengadu/pelanggan. Sekiranya terdapat kerosakan lain dan boleh dibaiki, rancang dan atur kerja pembaikan selepas kerja aduan kerosakan disempurnakan dan kalau tidak dapat dibaiki, buat pengaduan kepada kaunter ECS maklumkan perkara tersebut. Sekiranya kerja tersebut terlalu rumit, ada halangan dan memerlukan masa yang lama untuk dibaiki, lakukan tindakan pembaikan sementara serta maklumkan pelanggan. Letakan petanda atau pelekat "ROSAK" pada peralatan tersebut. Tempoh masa pembaikan bergantung kepada kerumitan membaiki kerosakan (tidak melebihi 8 jam bekerja) Sekiranya kerja tersebut dapat dilakukan segera Sediakan petanda-petanda amaran keselamatan dan letakan di kawasan ruang bekerja untuk pengetahuan umum dan amaran bahaya atau gangguan. Maklumkan kepada pengadu atau pelanggan sekiranya akan terdapat gangguan kepada suasana sekitarnya seperti bising, berabuk atau lain-lain. Periksa peralatan dan mesin pertukangan selamat digunakan dan kenakan pemakaian dan peralatan keselamatan yang bersesuaian sebelum kerja pembaikan dilakukan. Lakukan kerja-kerja pembaikan mengikut manual dan speksifikasi. 60 min Selepas mandapat aduan kerosakan melalui ECS Sekiranya aduan berstatus 'BIASA ', keluarkan WO dan agihkan kepada Juruteknik mengikut zon penyenggaraan. Selepas mandapat aduan kerosakan melalui ECS Sekiranya aduan berstatus 'Permintaan', keluarkan WO dan agihkan kepada PJ mengikut zon penyenggaraan. Selepas mandapat aduan kerosakan melalui ECS

30 min

Hubungi pengadu atau sesiapa berkenaan yang bertanggungjawab melalui SMS atau e-mail untuk memaklumkan status semasa tindakan yang akan dan sedang diambil. JT atau KKK (sekiranya tanpa kehadiran JT) berjumpa Pengadu atau sesiapa yang berkenaan yang bertanggungjawab dan memaklumkan perkara-perkara yang akan diambil tindakan dam membuat pemeriksaan. Sekiranya Pengadu atau sesiapa berkenaan yang bertanggungjawab tiada, sediakan notis kehadiran dan minta pengadu beritahu masa yang sesuai untuk pemeriksaan dan pembaikan seterusnya. Pengadu boleh e-mail atau telefon. Semasa membuat pemeriksaan pastikan,tiada kerosakan lain berlaku selain daripada perkara yang dilaporkan dan sekiranya ada kerosakan lain maklumkan kepada pengadu/pelanggan.

30 min

PJ mengatur masa berjumpa pelanggan dan membuat pemeriksaan untuk memastikan keperluan sebenar permintaan tersebut. Sekiranya keperluan permintaan tersebut tidak kritikal, PJ maklumkan kepada pelanggan status aduan tersebut dengan alasan.

1 hari bekerja

60 min

Sekiranya keperluan tersebut kritikal, PJ mohon kelulusan pejabat untuk kerja perolehan dan maklumkan kepada pelanggan tindakan yang sedang diambil. Arahkan JT untuk lawat, periksa, ukur dan menyediakan maklumat teknikal. 1 hari bekerja

9 Pastikan semua langkah-langkah keselamatan telah diambil sebelum memulakan kerja dan pekerja wajib memakai pemakaian dan peralatan keselamatan.

Tempoh masa pembaikan bergantung kepada kerumitan membaiki kerosakan

Sediakan petanda-petanda amaran keselamatan dan letakan di kawasan ruang bekerja untuk pengetahuan umum dan amaran bahaya atau gangguan.

Sediakan dokumentasi perolehan dan disemak oleh Jurutera.

Periksa peralatan dan mesin pertukangan selamat digunakan dan kenakan pemakaian dan peralatan keselamatan yang bersesuaian sebelum kerja pembaikan dilakukan. Tempoh masa pembaikan bergantung kepada kerumitan membaiki kerosakan (tidak melebihi 3 hari)

Serah kepada KU untuk ditentusahkan sebelum meminta kelulusan Ketua Bahagian. 3 hari bekerja

10 Sekiranya terdapat halangan kerja disebabkan perkhidmatan lain, hubungi unit yang terlibat untuk bekerjasama memberi maklumat dan khidmat bagi mengalihkan halangan. 11 Maklumkan kepada pengadu atau pelanggan sekiranya akan terdapat gangguan kepada suasana sekitarnya seperti bising, berabuk atau lain-lain. 12 Lakukan kerja-kerja pembaikan mengikut manual dan speksifikasi.

Maklumkan kepada Pengadu/Pelanggan sekirannya akan terdapat gangguan kepada suasana sekitarnya seperti bising, berabuk atau lain-lain.

Serah dokumentasi cadangan kerja ke Bahagian Kontrak untuk proses tawaran kerja.

Lakukan kerja pembaikan dengan sempurna mengikut manual dan speksifikasi pembaikan. Sekiranya kerja pembaikan memerlukan masa yang lama (tidak melebihi 3 hari), laporkan kepada JT maklumkan kepada pengadu/pelanggan dan sentiasa sediakan tandatanda amaran keselamatan dikawasan kerja semasa menangguhkan kerja pembaikan. Setelah selesai kerja pembaikan, pastikan ruang sekitar kerja dibersihkan dan tiada kecacatan lain terjadi setelah kerja pembaikan disiapkan.

14 Sekiranya kerja di bawah pengawasan JT dan setelah selesai kerja pembaikan, JT periksa mutu kerja pembaikan dan mengesahkan kerja telah disempurnakan dan pastikan ruang sekitar kerja dibersihkan dan tiada kecacatan lain terjadi, dan laporkan kepada kaunter ECS. 15 Maklumkan kepada unit lain yang terlibat untuk bekerjasama memulihkan perkhidmatan yang telah terganggu sebelum pembaikan sekiranya ada.

Sejurus setelah siap kerja

13 Setelah selesai kerja pembaikan dan sekiranya kerja dilakukan tanpa pengawasan JT, hubungi JT memaklumkan kerja telah disiapkan dan laporkan kepada kaunter ECS dan pastikan ruang sekitar kerja dibersihkan dan tiada kecacatan lain terjadi. JT perlu mengatur masa untuk pemeriksaan mutu kerja pembaikan.

Setelah selesai kerja pembaikan, pastikan ruang sekitar kerja dibersihkan dan tiada kecacatan lain terjadi setelah kerja pembaikan disiapkan.

Beritahu pengadu atau pelanggan kerja telah disiapkan dengan sempurna dan maklumkan tindakan pembaikan yang telah dilakukan dan minta mengesahkan penyiapan kerja.

Beritahu pengadu atau pelanggan kerja telah disiapkan dengan sempurna dan maklumkan tindakan pembaikan yang telah dilakukan dan minta mengesahkan penyiapan kerja. Laporkan kepada Petugas ECS status pembaikan aduan kerosakan tersebut melalui radio/telefon Hari yang sama kerja disiapkan

Sekiranya kerja dilakukan tanpa pengawasan JT, laporkan kepada JT memaklumkan kerja telah disiapkan dan JT perlu mengatur masa untuk pemeriksaan mutu kerja pembaikan. (WO diserahkan kepada JT mengikut zon penyenggaraan)

16 JT membuat pengesahan kerja dengan tanda tangan WO dan di varifikasi oleh PP, dan diserahkan kepada petugas ECS untuk dikemaskini.

Sekiranya kerja di bawah pengawasan JT dan sejurus selesai kerja pembaikan, JT membuat pemeriksaan teknikal dan mutu kerja serta mengesahkan kerja dengan tandatangan WO Sejurus siap dan sekiranya tidak memenuhi manual dan speksifikasi kerja pembaikan, JT perlu melaporkan segera kepada KKK untuk tindakan pembaikan semula. JT serahkan WO yang telah ditandatangan kepada PJ untuk ditentusahkan. PJ pastikan tempoh masa pembaikan mengikut kategori ditetapkan dan sekiranya tidak mematuhi tanpa alasan, kuatkuasakan denda gantirugi. WO diserahkan kepada Petugas ECS untuk dikemaskini status pembaikan. Maklumbalas kepada pengadu dengan membuat panggilan semula dan memaklumkan status dan mengucapkan terima kasih memberi kerjasama. Sehari selepas siap kerja

17

KKK serahkan WO kepada JT untuk disahkan sebelum diserahkan kepada kaunter ECS untuk dikemaskini.

Hari yang sama kerja disiapkan

18

Keesokan hari

19 20