SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH

PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN SEKOLAH RENDAH DAN SEKOLAH MENENGAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

1
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

A. i. BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

SENARAI EDARAN MANUAL DAN PROSEDUR KUALITI Senarai Edaran Pegawai Jabatan Pelajaran Sabah dan Pejabat Pelajaran Daerah NO SALINAN TERKAWAL 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 PEMEGANG DOKUMEN Pengarah Pelajaran Sabah Timbalan Pengarah Pelajaran Sabah Ketua Sektor Jaminan Kualiti Ketua Sektor Pengurusan Akademik Ketua Sektor Pengurusan Sekolah Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan Ketua Sektor Penilaian dan Peperiksaan Ketua Sektor Pembangunan Kemanusian Ketua Sektor Pendidikan Islam Ketua Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas Ketua Sektor Psikologi dan Kaunseling Ketua Sektor Maklumat dan ICT Pegawai Pelajaran Daerah Kota Kinabalu Pegawai Pelajaran Daerah Tuaran Pegawai Pelajaran Daerah Papar Pegawai Pelajaran Daerah Keningau Pegawai Pelajaran Daerah Sandakan Pegawai Pelajaran Daerah Beaufort Pegawai Pelajaran Daerah Kota Marudu

2
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Pegawai Pelajaran Daerah Kota Belud Pegawai Pelajaran Daerah Kudat Pegawai Pelajaran Daerah Ranau Pegawai Pelajaran Daerah Lahad Datu Pegawai Pelajaran Daerah Semporna Pegawai Pelajaran Daerah Tenom Pegawai Pelajaran Daerah Nabawan Pegawai Pelajaran Daerah Telupid Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Penyu Pegawai Pelajaran Daerah Pitas Pegawai Pelajaran Daerah Kunak Pegawai Pelajaran Daerah Penampang Pegawai Pelajaran Daerah Kinabatangan Pegawai Pelajaran Daerah Tawau Pegawai Pelajaran Daerah Beluran Pegawai Pelajaran Daerah Sipitang Pegawai Pelajaran Daerah Tambunan Pengurus Kualiti JPN Ketua Juruaudit JPN Timbalan Ketua Sektor Jaminan Kualiti Ketua Unit Sektor Jaminan Kualiti Pegawai Kualiti 1

3
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

42 43

42 43

Pegawai Kualiti 2 Bilik Dokumentasi Sektor Jaminan Kualiti

ii. BIL 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61

Senarai Edaran Sekolah NO SALINAN TERKAWAL 14/1 14/2 14/3 14/4 14/5 14/6 14/7 14/8 14/9 14/10 14/11 14/12 14/13 14/14 14/15 14/16 14/17 14/18 Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Pengetua Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar PEMEGANG DOKUMEN

SMK Badin SMK Pekan Telipok SMK Sri Nangka SMK St James Tenghilan (M) SMK St John (M) SMK Sungai Damit SMK Tamparuli SMK Tenghilan SMK Tun Fuad Stephens SJK(C) Chen Sin SJK(C) Chung Hwa Tamparuli SJK(C) Chung Hwa Tenghilan SJK(C) Kok Wah Talibong SJK(C) St Phillip (M) SK Bantayan SK Baru-Baru SK Bawang SK Berungis Tuaran

4
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83

14/19 14/20 14/21 14/22 14/23 14/24 14/25 14/26 14/27 14/28 14/29 14/30 14/31 14/32 14/33 14/34 14/35 14/36 14/37 14/38 14/39 14/40

Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar

SK Bolong SK Bongol SK Bundung SK Bundutahuri SK Bungalio SK Gayang SK Gayaratau SK Giok SKGontung SK Guakon Baru SK Kapa SK Kauluan SK Kayangat SK Kelawat SK Kindu SK Kitapol SK Koporingan SK Laputong SK Laya-Laya SK Lingga Baru SK Linungkuan SK Lok Yuk Telipok

5
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105

14/41 14/42 14/43 14/44 14/45 14/46 14/47 14/48 14/49 14/50 14/51 14/52 14/53 14/54 14/55 14/56 14/57 14/58 14/59 14/60 14/61 14/62

Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar

SK Lokos Tamparuli SK Lokub SK Malangang Baru SK Mantob SK Mengkabong SK Nongkolud SK Pahu SK Pekan Kiulu SK Pekan Tamparuli SK Pekan Telipok SK Pekan Tenghilan SK Pekan Tuaran SK Penimbawan SK Poring SK Pukak SK Rangalau Baru SK Rangalau Lama SK Rugading SK Rungus SK Rungus Nahaba SK Sambah SK Saradan

6
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127

14/63 14/64 14/65 14/66 14/67 14/68 14/69 14/70 14/71 14/72 14/73 14/74 14/75 14/76 14/77 14/78 14/79 14/80 14/81 14/82 14/83 14/84

Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar Guru Besar

SK Selupoh SK Serusup SK Sinulihan SK St John (M) SK Sungai Damit SK Sungoi SK Taginambur SK Tambalang SK Tambulaong SK Termunong SK Tinambak SK Tiong Perungusan SK Togop SK Tombongon SK Tomis SK Topokon SK Tudan SK Wangkod SK Wasai SRK St James Tenghilan Tamparuli (M) SR Pendidikan Khas Pekan Tuaran SR. Pendidikan Khas K.Kinabalu

7
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

B.

KANDUNGAN MANUAL KUALITI i ii iii iv v Senarai Edaran Manual Kualiti Kandungan Senarai Prosedur Kualiti Senarai Arahan Kerja Rekod Pindaan Manual Kualiti

1.0. PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1 1.2 1.3 Pengenalan Tujuan Kandungan Manual Kualiti

2.0 MAKLUMAT SEKOLAH-SEKOLAH KUALIT I NEGERI SABAH 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7. 2.8. 2.9. Latar Belakang Fungsi Visi Misi Dasar Kualiti Objektif Kualiti Struktur Organisasi Klien (Pelanggan) Piagam Pelanggan

3.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 3.2 3.3 4.0 Skop Pelaksanaan dan Pengecualian Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Definisi

DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 4.2 Keperluan Am Keperluan Dokumentasi 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Am Perkara-Perkara Terkandung Dalam Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod

8
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

5.0

SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 5.2 5.3 5.4 Komitmen Pengurusan Tumpuan Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan 5.4.1. 5.4.2. 5.5 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3. 5.6 5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Tanggungjawab dan Kuasa Wakil Pengurusan Komunikasi Dalaman Am Input Kepada Kajian Semula Pengurusan Hasil Kajian Semula Pengurusan

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

Kajian Semula Pengurusan

6.0.

SEKSYEN 6 : PENGURUSAN SUMBER 6.1. 6.2. Penyediaan Sumber Sumber Manusia 6.2.1. 6.2.2. 6.3. 6.4. Am Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

Infrastruktur Persekitaran Kerja

7.0.

SEKSYEN 7 : PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN (P& P) 7.1. 7.2. Perancangan Bagi Proses Pengajaran dan Pembelajaran Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.3. 7.4. Menentukan Keperluan-Keperluan Produk atau Perkhidmatan Semakan Semula Keperluan-Keperluan Berkaitan Perkhidmatan Pelanggan Komunikasi dengan Pelanggan Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Perolehan 7.4.1. Proses Perolehan/Pembelian

9
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

7.4.2. 7.4.3. 7.5. 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 8.0

Maklumat Perolehan/Pembelian Verifikasi Ke Atas Bahan / Perkhidmatan Yang Diperoleh Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P & P Proses Penyediaan & Penyampaian P & P Identifikasi dan Kemudahkesanan Harta Hakmilik Pelanggan Pemuliharaan Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Proses Penyediaan Pengajaran & Pembelajaran

SEKSYEN 8 : PENGUKURAN, PENGANALISISAN & PENAMBAHBAIKAN 8.1. 8.2. Am Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. 8.2.4. 8.3. 8.4. 8.5. Kepuasan Hati Pelanggan Audit Dalaman Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Proses P & P

Kawalan Ke atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan Analisis Data Penambahbaikan 8.5.1. 8.5.2. 8.5.3. Penambahbaikan Yang Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

C. BIL 1 2 3 4 5

SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSEDUR KUALITI PK 01 PK 02 PK 03 PK 04 PK 05 TAJUK PK PENGURUSAN PANITIA PK PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEBELAJARAN PK PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID PK PENGURUSAN PENCERAPAN PK PENGURUSAN KEHADIRAN GURU TARIKH KUATKUASA 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012

10
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

6 7

PK 06 PK 07

PK PENGURUSAN AUDIT DALAM PK TINDAKAN PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012

SEKSYEN 1 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1.

Pengenalan Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Pengajaran dan Pembelajaran (P & P)

di Sekolah-Sekolah Negeri Sabah (SNS). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif P & P di sekolah ini selaras dengan kehendak, keperluan dan amalan MS ISO 9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai sistem pengurusan kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran & Pembelajaran. Manual ini diperlengkapkan dengan Prosedur kualiti dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, pekeliling, akta, ordinan dan lain-lain. 1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk : a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SNS b. Menerangkan secara ringkas amalan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang dilaksanakan di SNS. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P & P di SNS. Menjelaskan mengenai Pengecualian Aplikasi dalam memenuhi amalan keperluan MS ISO 9001:2008. 1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut : Bahagian 1 Bahagian 2 Bahagian 3 Bahagian 4 : : : : Pengenalan Maklumat Organisasi Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan KualitiPengajaran & Pembelajaran SNS Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti

11
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1. Latar Belakang SNS (CONTOH : SMK DATUK PETER MOJUNTIN, PENAMPANG)

Fungsi Sekolah SNS

Bidang-bidang yang dicakupi adalah: a. Pengajaran b. Pembelajaran c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah d. Aktiviti ko-Kurikulum e. Pentadbiran f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

2.2.

Visi SNS (CONTOH : SMK DATUK PETER MOJUNTIN, PENAMPANG)

2.3.

Misi SNS (CONTOH : SMK Datuk Peter Mojuntin )

2.4.

Dasar Kualiti SNS komited untuk menyediakan dan melaksanakan Pengajaran & Pembelajaran

yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan. Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh anggota SNS melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan kenyataan untuk difahami dan dihayati.

12
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

2.5.

Objektif Kualiti Objektif Sistem Pengurusan Kualiti sekolah adalah : a. Memastikan 100 % kehadiran guru kecuali ada perkara-perkara di luar kawalan. b. Melaksanakan 100% Pengajaran & Pembelajaran berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di luar kawalan. c. Memastikan 100 % hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran kecuali hal-hal di luar kawalan. d. Memastikan pencapaian akademik sekolah meningkat 2% setahun atau 55% dalam peperiksaan akhir tahun atau dalam peperiksaan UPSR/PMR/SPM/STPM dari keputusan peperiksaan sebelumnya.

2.6.

Struktur Organisasi

2.7.

Pelanggan Bil. 1 2. Organisasi Sekolah Luar sekolah 3. Pemegang Amanah Negeri Sabah Ibu bapa/penjaga murid Komuniti setempat Pejabat Pelajaran Daerah Jabatan Pelajaran Sabah Kementerian Pelajaran Malaysia Pelanggan Semua Murid Sekolah Rendah & Menengah

2.8.

Piagam Pelanggan

13
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

SEKSYEN 3 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1.

Skop Pelaksanaan Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti P & P SNS meliputi program dan

aktiviti yang berkaitan dengan Pengajaran dan Pembelajaran. Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2008 adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di bawah: a. b. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian) 3.2. Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Perkara utama yang ditentukan di dalam amalan standard MS ISO 9001: 2008 adalah menguruskan proses yang terlibat dalam SNS, menggunakan pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan P & P supaya kehendak pelanggan dan Pemegang Amanah dapat dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan pendekatan proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah : a) b) c) d) e) f) g) h) Tumpuan kepada pelanggan Kepimpinan Penglibatan anggota organisasi Pendekatan proses Pengurusan P&P yang mengamalkan pendekatan sistem Penambahbaikan secara berterusan Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan pengurusan kualiti P& P SNS memenuhi kehendak dan pengharapan pelanggan serta Pemegang Amanah berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

14
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

3.3.

Definisi Definisi-definisi boleh dirujuk terus di Para 4 dalam setiap prosedur.

SEKSYEN 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1. Keperluan Am Sistem Pengurusan Kualiti P & P SNS diwujud, didokumen, dilaksana serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi tumpuan kepada peningkatan

15
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

secara berterusan terhadap keberkesanan P & P di SNS. Ia adalah selaras dengan kehendak dan amalan ISO 9001:2008: a) Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam

Pengajaran & Pembelajaran. b) Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di lampiran 1. c) Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya. d) Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan serta pemantauan proses-proses tersebut. e) Memantau dan menilai proses-proses melalui Audit Dalaman, Kajian Semula Pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan. f) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut. 4.2. Keperluan Dokumentasi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pengajaran & Pembelajaran adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu : a) Manual Kualiti b) Prosedur Kualiti c) Dokumen Sokongan d) Rekod Kualiti

a)

Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif Pengajaran & Pembelajaran di SNS. Penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti P & P termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:2008 dipatuhi.

16
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

b)

Prosedur Kualiti Prosedur Kualiti dalam P & P adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi Sistem Pengurusan Kualiti dalam Pengajaran & Pembelajaran di SNS.

c)

Dokumen Sokongan Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.

d)

Rekod Kualiti Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti. Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh rajah 1 berikut : RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI

MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI

Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Menerangkan Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem pengurusan Kualiti seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan

DOKUMEN SOKONGAN

Menerangkan Bukti pematuhan 4.2.1. Perkara-Perkara Terkandung Dalam Manual KualitiSistem Pengurusan Kualiti yang diamalkan
REKOD KUALITI

SNS menyediakan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut : a) b) Dasar dan Objektif Kualiti Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

17
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

c) d) e) f)

Pengecualian aplikasi (exclusion) yang menjelaskan pengecualian dalam pematuhan MS ISO 9001:2008 Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam Sistem Pengurusan Kualiti Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana dan memantau Sistem Pengurusan Kualiti Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Dokumen Berkaitan Manual Kualiti SNS

4.2.2. Kawalan Dokumen Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah : a) Manual Kualiti b) Prosedur Kualiti c) Dokumen Sokongan d) Rekod Kualiti Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut: a) Dokumen baru i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Dokumen Sokongan dan Rekod Kualiti; ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumendokumen kualiti yang dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up; iii. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Sabah. iv. Setiap keluaran Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri

18
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

v.

Dokumen-dokumen

kualiti

hanya

diedarkan

kepada

pemegang-

pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicop dengan SALINAN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal. Dokumen tersebut akan dicop di kulit luar sebagai SALINAN. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini vi. Satu Senarai Induk dokumen kualiti dalaman dan luaran yang mengandungi semua dokumen-dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini disediakan. Senarai ini dikemas kinikan dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut vii. Dokumen Kualiti P & P SNS hendaklah disediakan dalam dua bentuk. Pertama dalam salinan hard copy dan kedua dalam soft copy.

b) Pindaan Dokumen i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. ii. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen iii. iv. Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Sabah. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan. Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru diberikan. v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan. vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang pemegang dokumen.

19
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

vii.

Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

viii. Satu salinan dokumen asal disimpan dan ditandakan BATAL. c) Pengurusan Dokumen Pengurus Dokumen SNS ialah Pengurus Kualiti Negeri Sabah , Jabatan Pelajaran Sabah yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Sabah. Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan 4.2.3. Pengurusan Rekod Kualiti SNS hendaklah mewujudkan dan menyelenggarakan satu prosedur berhubung

Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod. Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekodrekod berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen Berkaitan

SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1.

Komitmen Pengurusan

20
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan sekolah SNS komited dalam membangun, melaksana dan menambah baik secara berterusan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dengan cara: a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang b. Mewujudkan dasar kualiti c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi. 5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan Pihak pengurusan atasan sekolah SNS bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti SNS diukur melalui penilaian ke atas kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan dengan ibu bapa, masyarakat dan stake holder (di mana sesuai).

Dokumen Berkaitan PKS 13 - Aduan Pelanggan

5.3.

Dasar Kualiti Dasar Kualiti sekolah SNS adalah untuk menyediakan Pengajaran dan Pembelajaran

yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan MS ISO 9001:2008. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia. 5.4. 5.4.1. Perancangan Objektif Kualiti SNS

21
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluankeperluan proses P & P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:a) b) Melaksanakan sepenuhnya pengajaran dan pembelajaran yang dijadualkan dalam program sekolah. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara berterusan. 5.4.2. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah

Pihak pengurusan atasan SNS akan memastikan: a. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan perkara berikut: i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru. ii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur. serta rekod-rekod hasil daripadanya. iv. Sebarang perubahan kepada sistem pengurusan kualiti ini adalah terancang dan akan dipatuhi. b. Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi. Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada Sistem Pengurusan Kualiti yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan. iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti dan objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti akan mengambil kira perkara-

5.5 5.5.1.

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa Pengurusan atasan SNS akan memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas.

Tugas, tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan kepada semua staf.

22
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

5.5.2.

Wakil Pengurusan Pihak pengurusan atasan akan melantik Wakil Pengurusan yang akan mempunyai

tanggungjawab berikut : a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan sistem pengurusan kualiti yang memenuhi kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan amalan keperluan MS ISO 9001:2008 b) c) Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti dan sebarang keperluan penambahbaikan; Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti sekolah. d) Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Surat pelantikan Wakil Pengurusan akan dikeluarkan oleh Pengetua/Guru Besar 5.5.3. Komunikasi Dalaman Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di sekolah ini adalah berkesan. Komunikasi berlaku melalui: a) b) c) d) e) Mesyuarat Sesi taklimat dan perbincangan Papan kenyataan Maklum balas pelanggan Memo dalaman

5.6. 5.6.1.

Kajian Semula Pengurusan Am

23
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini perlu untuk mempastikan sistem pengurusan kualiti SNS sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Sabah manakala minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran. Penolong Kanan Pentadbiran bertanggungjawab untuk melaksana dan mengawal semua tindakan mengenai Sistem Pengurusan Kualiti yang diputuskan oleh Pengetua. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak seksyen 4.2.4. 5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi: a. b. c. d. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti. Penemuan Audit Dalaman. Aduan dan Maklum balas Pelanggan. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan; e. f. g. h. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan; Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang lepas; Perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti; Cadangan penambahbaikan

Dokumen Berkaitan 5.6.3. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan: a. Peningkatan prosesnya. b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan. c. Sumber-sumber yang disediakan. keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses

24
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Keputusan-keputusan

hasil

daripada

Mesyuarat

Kajian

Semula

Pengurusan

hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua rekod Mesyuarat Kajian Semula Penguruan disimpan dan diselenggara. Dokumen Berkaitan

SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER

6.1.

Bekalan Sumber

25
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan sekolah bertanggungjawab untuk mengenal pasti, merancang dan berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses P&P pengurusan berkualiti termasuk: a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi. b. Staf yang terlatih. c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi. d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai. e. Persekitaran kerja yang kondusif. Dokumen Berkaitan 6.2. 6.2.1. Sumber Manusia Am Pihak pengurusan atasan sekolah akan menentukan dengan PPD, berusaha menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai dari semasa ke semasa dalam memastikan proses perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan. 6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan Pihak pengurusan atasan SNS hendaklah: a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas yang memberi kesan kepada kualiti P & P. b. Memberi latihan atau mengambil tindakan-tindakan lain untuk memenuhi keperluan P & P. Menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang diambil untuk memenuhi keperluan P & P yang berkesan. d. Memastikan anggota sekolah sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P & P. e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman (rujuk 4.2.4.) Dokumen Berkaitan 6.3. Infrastruktur

26
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan sekolah hendaklah menentukan, menyediakan dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi: a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan. b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian. c. Kemudahan komunikasi. Dokumen Berkaitan PKS 08 - Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor 6.4. Persekitaran Kerja Pengurusan atasan sekolah akan mewujudkan, mengurus dan memastikan persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasikan dan menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan proses P & P yang berkualiti perkhidmatan yang diperlukan. Dokumen Berkaitan PKS 08 - Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor

SEKSYEN 7 PENGHASILAN PERKHIDMATAN

27
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

7.1.

Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan SNS akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan melaksanakan

proses pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan selari dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi : a) Penetapan objektif kualiti dan keperluan P & P berpandukan pekeliling berkaitan. b) Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan. c) Penyediaan berkesan. d) Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan Sistem Pengurusan Kualiti. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti SNS PK 01 hingga PK 07 kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, peperiksaan, pemeriksaan, pencerapan, penilaian di mana perlu bagi mewujudkan P & P yang

7.2. 7.2.1.

Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan. SNS akan menentukan proses P & P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran

Malaysia dari semasa ke semasa.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.2.2. Semakan semula ke atas keperluan-keperluan perkhidmatan yang hendak disampaikan. SNS akan menyemak semula keperluan P & P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan sebelum sekolah membuat komitmen untuk melaksanakan P & P kepada murid-murid. Sekolah akan memastikan : a) Semakan semula keperluan P & P dipenuhi.

28
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

b) Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolahan bermula. c) Sekolah mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P & P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P & P kepada murid.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07

7.2.3.

Komunikasi dengan Pelanggan. SNS akan menentukan dan melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan

dengan murid, ibu bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai: a) Maklumat berkaitan P & P yang dilaksanakan. b) Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan. c) Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan. Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui: a) Surat menyurat b) Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3.

Reka bentuk dan pembangunan proses.

Seksyen ini tidak diguna pakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah disediakan oleh Pusat Perkembangan Kurikulum. (Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

7.4. 7.4.1.

Perolehan Proses Perolehan/Pembelian. SNS akan memastikan proses Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan

Perbendaharaan.

29
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Dokumen Berkaitan

7.4.2.

Maklumat Perolehan/Pembelian. SNS akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di

samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah atau PPD. 7.4.3. Verifikasi ke atas bahan & Perkhidmatan yang diperolehi. SNS akan menentukan ciri-ciri bahan dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Dokumen Berkaitan

7.5. 7.5.1.

Proses Penyediaan P & P. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P & P. SNS akan merancang dan melaksanakan proses P & P kepada pelanggan secara

terkawal dengan memastikan perkara-perkara berikut : a) b) c) d) e) Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P & P yang hendak disampaikan. Arahan kerja. (ikut keperluan) Penggunaan BBM yang sesuai. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti

7.5.2.

Kesahan proses penyediaan dan penyampaian P & P kepada pelanggan.

30
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P & P untuk menghasilkan P & P yang berkesan dengan : a) Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P & P dilaksanakan di dalam perkhidmatan. b) Memastikan peralatan dan personel yang sesuai. c) Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P & P. d) Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P & P e) Mengesah semula ( Revalidation) Dokumen Berkaitan 7.5.3. Identifikasi dan kemudahkesanan SNS akan mewujudkan (di mana perlu) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-rekod yang berkaitan akan dikawal. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07

7.5.4.

Harta Hak Milik Pelanggan SNS akan mengawal dan bertanggungjawab ke atas harta hak milik pelanggan

dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaga dengan selamat. 7.5.5. Pemuliharaan SNS akan memastikan sebarang bahan dan peralatan akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara dan disimpan. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan. Seksyen ini tidak diguna pakai kerana sekolah tidak mempunyai peralatan yang memerlukan pengukuran dan pemantauan.

31
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

SEKSYEN 8 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1.

Am

32
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

SNS akan merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi : a. Membuktikan pelaksanaan proses P & P menepati keperluan yang ditetapkan. b. Memastikan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dipatuhi. c. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti. Kaedah-kaedah yang bersesuaian diguna pakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07

8.2 8.2.1.

Pemantauan dan pengukuran Kepuasan Pelanggan SNS akan memantau maklumat berhubung persepsi pelanggan terhadap

perkhidmatan bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan maklumat daripada pelanggan. Maklumat diperolehi melalui: a) Aduan pelanggan b) Audit dalaman c) Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan d) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan e) Peti Cadangan kepuasan pelanggan akan

Dokumen Berkaitan 8.2.2. Audit dalam SNS akan menjalankan audit kualiti dalaman mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada Sistem Pengurusan Kualiti :

33
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard Kualiti dan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti yang telah diwujudkan oleh sekolah. b. Telah dilaksanakan dan diselenggarakan secara berkesan. Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut: a. Audit Kualiti Dalaman dijalankan sekurang-kurang sekali setahun bagi mengesahkan kerja-kerja yang dilaksanakan mengikut prosedur serta memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. b. Unit Kualiti/Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk merancang dan menjadualkan Audit Kualiti Dalaman. Perancangan dan jadual audit perlu mengambil kira: i). Status keberkesanan pelaksanaan ii). Kepentingan status yang akan diaudit iii). Keputusan audit yang lepas c. Audit Kualiti Dalaman dijalankan oleh staf yang terlatih dan bebas daripada aktiviti yang diaudit. d. Pihak yang diaudit bertujuan mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh audit. e. Audit susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan. f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan 8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses SNS akan menjalankan pemantauan dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian Sistem Pengurusan Kualiti. Pengukuran ini dibuat melalui:

34
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

a. Audit Dalam b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan c. Aduan dan maklum balas pelanggan Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti 8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P & P . SNS akan memantau dan mengukur proses-proses P & P bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat pada manamana tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti seksyen 4.2.4 Dokumen Berkaitan Manual Kualiti 8.3 Kawalan Ke atas Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. SNS akan memastikan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan dikenal pasti dan dikawal melalui aktiviti pemantauan atau pengukuran. Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P & P di sekolah. Bahan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan dilabelkan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak sekolah akan mengambil tindakan pembetulan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti berikut : a. b. c. Bahan yang tidak memenuhi keperluan P & P akan diasingkan. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi tujuan asalnya. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan dan diselenggara ( lihat 4.2.4) Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07

35
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

8.4

Analisis Data SNS akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu untuk

menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualiti. Penilaian dan

penambahbaikan yang menyeluruh ke atas Sistem Pengurusan Kualiti boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran dan sumbersumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan: a. Kepuasan pelanggan ( lihat 8.2.1) b. Memenuhi objektif P & P ( lihat 7.2.1) c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P&P dan ruang untuk tindakan pencegahan. d. Prestasi pembekal Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah. Jenis Data a. Kepuasan Pelanggan b. Pencapaian Objektif Kualiti c. Ciri-ciri dan arah aliran proses dan perkhidmatan Kekerapan Setiap 6 bulan Setiap 6 bulan Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali 2 tahun Berdasarkan aktiviti Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Kaedah Deskriptif Deskriptif Deskriptif Deskriptif

d. Prestasi Pembekal e. Pembangunan Staf

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 8.5 8.5.1. Penambahbaikan Penambahbaikan yang berterusan SNS akan membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti melalui: a. b. c. d. e. Dasar Kualiti Objektif Kualiti Analisis Data Laporan Audit Kualiti Dalaman Tindakan Pembetulan

36
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

f. g. h. i.

Tindakan Pencegahan Kajian Semula Pengurusan Cadangan daripada pelanggan Penanda aras ( bench marking) Dokumen Berkaitan

8.5.2.

Tindakan Pembetulan SNS akan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya

tidak berlaku lagi. Tindakan-tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk : a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan. b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran. c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya ketidakakuran tidak berulang. d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan. e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil. f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan. Dokumen Berkaitan 8.5.3. Tindakan Pencegahan SNS akan menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut : a. puncanya. b. c. d. dilaksanakan ( lihat 4.2.4.) Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak berulang. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-

37
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

e. diselenggara. f. dilaksanakan .

Merekod

tindakan

pencegahan,

disimpan

dan

Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah

Dokumen Berkaitan PK 04 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Lampiran 1 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti

38
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

(Pengurusan Pengajaran Dan Pembelajaran) Pelanggan

Penyediaan Sumber Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran 6.1: Bekalan Sumber 7.2 : Proses Berkaitan Dengan Pelanggan Perancangan Perkhidmatan
7.1 :Perancangan Penyampaian Perkhidmatan 7.5.2.:Penyediaan Proses P & P

Pengurusan Latihan

6.2: Sumber Manusia

Perolehan 6.3: Infrastruktur 6.4: Persekitaran Kerja 7.4: Perolehan Kawalan

7.5.1 : Kawalan Proses Penyediaan Pengajaran dan Pembelajaran 7.5.3 : Identifikasi Dan Kemudahkesanan 8.2.4 : Pemantauan dan Pengukuran 8.3 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Perkhidmatan Yang Diberikan

6.4 :Persekitaran kerja 7.5.3:Identifikasi & Kemudahkesanan 8.2.3:Pemantauan & Pengukuran 8.2.4:Pemantauan & Pengukuran P & P 8.3 :Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Perekodan & Penyimpanan Maklumat 4.2.3 : Kawalan Dokumen 4.2.4 : Kawalan Rekod Pelanggan
5.2. 7.2. 7.5.4. 8.2.2. 5.6. :Aduan Pelanggan :Proses Berkaitan Dengan Pelanggan :Harta Hak Milik Pelanggan :Audit Dalam :Kajian Semula Pengurusan

Umum 4.1 :Keperluan Am 4.2 :Keperluan Dokumentasi 5.5 :Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 7.1 :Penyampaian Perkhidmatan 8.1 :Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan 8.4 :Analisa Data 8.2.1 :Kepuasan Pelanggan Pengecualian 7.3 : Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Analisis & Penambahbaikan

8.5 : Penambahbaikan

Catatan :

Aliran Kerja/Proses Interaksi

39
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Lampiran 2 CARTA ORGANISASI PENGURUSAN SEKOLAH SNS, SABAH (CONTOH)

PENGETUA/GURU BESAR

PENOLONG KANAN (Pentadbiran)

PK PETANG

PENOLONG KANAN (HEM) KAUNSELOR

PENOLONG KANAN (Kokurikulum)

Kurikulum Ketua Bidang Ketua Panitia Jadual Waktu Pusat Sumber Peperiksaan SPKS MS ISO Bilik Khas / Bengkel PPSMI / 60:40

Pentadbiran Perjawatan Kewangan Maklumat & Data Bangunan Peralatan/Perabot Staf Sokongan Perkembangan Staf Pemantauan & Pencerapan

SPBT Kantin Koperasi B&K Majlis Ketua Tingkatan Data SMM AJK Keceriaan Penyelia Tingatan & Guru Kelas

Keselamatan Biasiswa Kesihatan/Kebajikan Disiplin Pendaftaran P. Pencegahan Dadah Dakwah & Agama Majlis Pencegahan Jenayah

Unit Beruniform Kelab Permainan

Majlis Sukan Persatuan / Kelab Penerbitan

40
Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

No Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No Pindaan 0