La comparaci com a eina de millora I

Temps aproximat de lectura: 15 minuts

24
Abril 10

En anteriors articles ditik genera sha destacat la importncia i funcionalitat dels indicadors de gesti. Aquests shan treballat especialment en els articles relacionats amb el Quadre de Comandament Integral (podeu consultar els itik genera 2, 4 i 5) com a eina de valoraci de lestat actual dalguns aspectes de la organitzaci. Si els indicadors es mesuren regularment permeten veure levoluci en el temps, el resultat de les accions implantades aix com preveure tendncies de futur.
Els indicadors per, no tant sol es poden utilitzar de manera interna a lorganitzaci, sin que es poden emprar per a comparar-se amb altres organitzacions del mateix mbit. Aquesta practica s coneguda com a Benchmarking competitiu o funcional. Caracterstiques del Benchmarking El Benchmarking es pot definir com un procs sistemtic de mesura i comparaci de productes, serveis i prctiques duna organitzaci amb altres entitats similars per obtenir informaci que permeti millores organitzacionals. Altres definicions del concepte de benchmarking poden ser: B. Kallf i S. stblom: s un procs sistemtic i continu per comparar la nostra prpia eficincia en termes de productivitat, qualitat i prctiques amb aquelles organitzacions que representin lexcellncia. Michael J. Spendolini: s un procs sistemtic i continu per avaluar els productes, serveis i processos de treball de les organitzacions que sn reconegudes com representants de les millors prctiques amb lobjectiu daplicar millores. Un dels aspectes ms importants per a realitzar un correcte benchmarking, s que en la recollida dels diferents indicadors es mesuri el mateix seguint uns criteris comuns. Aquesta s una de les principals problemtiques existents a lhora de comparar-se amb altres organitzacions, especialment en lmbit privat. Els Cercles de Comparaci Intermunicipals de la Diputaci de Barcelona La Diputaci de Barcelona s una administraci pblica que ha apostat per la comparaci com a eina de millora de les poblacions amb les que treballa dins la seva xarxa de municipis. El projecte de Cercles de Comparaci Intermunicipals (endavant CCI) s una iniciativa innovadora la qual est obtenint molts bons resultats des del seu inici a principis daquesta dcada.

Els CCI configuren un mtode de treball en lmbit de la prestaci i gesti dels serveis provets pels governs municipals amb els objectius de: Mesurar, comparar i avaluar mitjanant uns indicadors comuns consensuats. Formar un grup de treball per intercanviar experincies. Impulsar la millora dels serveis.

Aquest programa utilitza la comparaci de dades per identificar aspectes que es podrien millorar en lorganitzaci. Una vegada identificats aquests, es tria una oportunitat de millora (punt feble) i saplica una metodologia de treball per tal doptimitzar-ne el resultat. Tot el procs rep el nom de procs de millora continua. Els CCI s un programa que es pot treballar en diferents mbits. En lactualitat, des de la Diputaci de Barcelona es treballa ja amb 13 serveis municipals com sn per exemple policia, neteja, biblioteques o esports. s un treball transversal entre diferents agents on la diputaci de Barcelona impulsa i lidera el projecte, els tcnics i tcniques dels ajuntaments participen definint els indicadors i la metodologia, realitzen la recollida de dades i els tallers de millora i dues empreses consultores donen suport a la recollida de dades, la seva validaci i lelaboraci de conclusions. Durant lany es realitzen diverses sessions de treball amb la participaci dels tcnics i les tcniques de diferents poblacions majors de 10.000 habitants de la provncia de Barcelona. En aquestes sessions presencials, aix com a distncia es realitzen les diferents fases que composen el procs de millora continua el qual es pot observar en la segent figura. Figura I. Fases del procs de millora continua
1. FASE DE DISSENY - Definici missi i objectius - Consensuaci dindicadors - Consensuaci de les variables 5. COMUNICACI I IMPLANTACI - Comunicaci de resultats - Pla de millora i implementaci 2. FASE DE MESURA - Recollida de dades - Validaci de dades

4. FASE DE MILLORA - Anlisi oportunitats de millora - Anlisi Bones Prctiques

3. FASE DAVALUACI - Informes indicadors de gesti - Identificaci de punts forts i oportunitats de millora

genera

El que no es pot mesurar no es pot avaluar i el que no es pot avaluar no es pot millorar. Consigna dels Cercles de Comparaci Intermunicipals de la Diputaci de Barcelona. A banda de les 4 dimensions, nhi ha una cinquena anomenada Dimensi dentorn. Aquesta recull indicadors que descriuen les principals caracterstiques dels municipis participants amb dades del territori com demografia, densitat de poblaci o renda per cpita. La fase de mesura consisteix en la recollida de la informaci i la seva validaci seguint les definicions establertes en lanterior punt. Una vegada finalitzada aquesta recollida sentra a la fase davaluaci. En aquesta es calculen les mitjanes de tots els municipis participants les quals es converteixen en els valors de referncia. Seguidament, sidentifiquen de cada municipi els valors que ms sallunyen dels valors de referncia per a cada indicador (els que sn un 50% superiors a la mitjana es marquen de color verd i els que sn un 50% inferiors de color taronja). Aix permet detectar els indicadors que es situen per sobre de la mitjana i els valors que es situen per sota. Aquesta metodologia permet comparar els nostres resultats amb els de la mitjana mostrant-nos una fotografia aproximada de la realitat. El segent quadre resum correspon als Cercles de Comparaci Intermunicipals del Servei dEsports de la Diputaci de Barcelona de ledici 2009, la qual treballa amb dades de 2008. Aquest permet la comparaci del propi municipi (fila superior de lindicador) amb els valors estndard (fila inferior de lindicador). Si en cada edici comparem els resultats daquest quadre any rere any, es poden identificar tendncies del sector. En el proper itik genera es procedir a aprofundir en lanlisi dels resultats dels Cercles de Comparaci Intermunicipal dEsports de la mateixa.

Per al present article ens centrarem en les 3 primeres fases que sn les que treballen el benchmarking: la fase de disseny, la fase de mesura i la fase davaluaci. En la fase de disseny es selecciona la informaci que es voldr analitzar construint els indicadors. Per tal que aquests siguin equiparables entre si, es defineixen les variables que els conformen i el seu procediment de mesura. Els indicadors sestructuren en 4 dimensions seguint els criteris del Quadre de Comandament Integral en format de quadre resum: la dimensi encrrec poltic, la dimensi usuari/client, la dimensi valors organitzatius /RRHH i la dimensi econmica. Figura 2. Dimensions per lanlisi dels indicadors
Dimensi encrrec poltic Indicadors relacionats amb la consecuci del servei Dimensi econmica Indicadors relacionats amb ls dels recursos necessaris per a donar servei Dimensi usuari/ client Indicadors relacionats amb ls que fan els usaris del servei i la seva satisfacci

Dimensi valors organitzatius/RRHH Indicadors relacionats amb el model de gesti

Encrrec poltic

Facilitar l'accs dels ciutadans als espais esportius Places disponibles d'activitats continuades per cada 1000 habitants Places disponibles d'activitats continuades per cada 1000 habitants de clubs

Total 140 59

Impulsar la prctica esportiva al municipi % de practicants sobre el total dels habitants % de practicants en els centres escolars pblics sobre el total de practicants % de dones practicants sobre el total de practicants

Lleure 37 % 0,9 %

Escolar 4% 3,9 %

Compe. 7% 3,3 %

Total 48 % 8,1 % 42 %

Facilitar l'accs dels ciutadans a les activitats Nmero d'hores d'activitats continuades per cada 1000 habitants Nmero d'hores d'activitats puntuals per cada 1000 habitants Nmero d'hores d'activitats de formaci per cada 1000 habitants

Total 278 13 2,4

Impulsar l's dels espais esportius % de practicants sobre el total dels habitants Metres quadrats d'espai esportiu per cada 1000 habitants Nombre d'usos anuals per m2 Nombre d'usos anuals per espai esportiu

POL 1,9 % 85 36 20.473

PAV 3,7 % 63 127 58.075

SAL 5,9 % 25 396 81.153

CAM 2,6 % 474 15 53.805

PCO 9,0 % 14 871 197.984

ATL 1,0 % 188 7 95.700

TEN 1,0 % 58 17 8.116

PAL

16 46 17.312

Promoure la cohesi social % de practicants que reben ajuts pblics sobre el total de practicants Fomentar l's dels serveis esportius municipals % de poblaci inscrita i/o abonada a serveis esportius continuats mpals. sobre el total d'habitants % de poblaci abonada a un complex esportiu municipal sobre el total d'habitants Promoure un clima laboral positiu pels treballadors Satisfacci general dels empleats % de dies de baixa laboral sobre el total Sou brut base d'un monitor d'esports

Total 0,2 % Oferir un servei de qualitat als ciutadans Suggeriments per cada 1000 practicants

Total 14,5 % 10,2 %

Total 7,2

Oferir un servei accessible als usuaris Hores d'obertura setmanals (per cada espai esportiu)

POL 67

PAV 81

SAL 78

CAM 53

PCO 95

ATL 77

TEN 85

PAL 66

Usuari / Client

Valors Organitzatius / RRHH

Total 7,1 3,7 % 19.063

Millorar les habilitats dels treballadors % de personal assistent a cursos sobre el total de treballadors/es Hores anuals de formaci per treballador/a

Total 53 % 9,2

Promoure la igualtat de gnere % dones empleades respecte el total de treballadors/res

Total 44 %

Gestionar el servei amb les diverses formes de gesti % de Gesti directa

POL 92 %

PAV 82 %

SAL 70 %

CAM 88 %

PCO 41 %

ATL 93 %

TEN 38 %

PAL 57 %

Disposar dels recursos adequats pel servei d'esports Despesa corrent en esports (incloses les concessions) per habitant % Desp. corrent en esports (incloses les concessions) sobre total despeses corrents % d'inversi en esports (incloses les concessions) sobre el total d'inversi municipal (darrers 5 anys) Despesa corrent en esports (incloses les concessions) per practicant % desp. corrent en reparaci i manteniment sobre el total de despesa corrent d'esports 60 7,1 % 8,9 % 125 9,9 %

Disposar dels recursos adequats per activitats Despesa corrent en activitats per habitant % Desp. corrent en activitats sobre el total despesa corrent en esports Despesa corrent en activitats per cada hora d'activitat

Total 13 22 % 30

Finanar adequadament el servei

Total

Donar suport a la promoci esportiva de les entitats % de despesa en transferncies corrents respecte el total de despeses corrents en esports 8,9 %

% d'autofinanament per taxes i preus pblics 58,6 % % d'autofinanament per aportacions d'altres institucions % de finanament per part de l'ajuntament 1,8 % 39,8 %

Economia

www.itik.cat Comentaris a itikgenera@itik.cat

Per a ms informaci podeu visitar la web de la Diputaci de Barcelona: www.diba.cat/esports/cercles.asp