Professional Documents
Culture Documents
Ky Nang To Chuc Cong Viec
Ky Nang To Chuc Cong Viec
com
Kỹ năng tổ chức
công việc
1
www.bantinsom.com
2
www.bantinsom.com
I/ KHÁI NIỆM
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của
xe. 3
www.bantinsom.com
1. Khái niệm
5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
www.bantinsom.com 6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức
năng và nhiệm vụ.
www.bantinsom.com 7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm
thế nào để thực hiện được nó.
• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu
hỏi theo phương pháp 5W1H.
www.bantinsom.com 8
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì)
và why: tại sao?
www.bantinsom.com 9
1.2 Xác định quy trình
- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng
các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận
hành cho máy móc..
www.bantinsom.com 10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà
bộ phận bạn phải thực hiện.
12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc
cho từng chức danh.
www.bantinsom.com 13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc
thường xuyên và công việc không thường
xuyên.
www.bantinsom.com 14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung
công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc
tuần của họ.
www.bantinsom.com 15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên
bằng sổ giao việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện
công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn
(when) của công ty.
• Giải thích phương pháp thực hiện (how).
www.bantinsom.com 16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
www.bantinsom.com 18
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
3. Sắp xếp hồ sơ
www.bantinsom.com 19
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
www.bantinsom.com 20
1.1 Phân loại công việc (tt)
⑥ Với công việc có tính chất thường xuyên. Là
các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất
định. Bạn cần lưu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện?
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
⑥ Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem
xét xem có thể chuyển về công việc thường
xuyên hay không? Người làm việc không hiệu
quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên
50 %.
www.bantinsom.com 21
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc
này, bạn phải thực hiện ngay.
www.bantinsom.com 22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ:
Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc
thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền
chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện
toàn lại bộ máy doanh nghiệp...
www.bantinsom.com 23
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau
công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực
hiện song song.
www.bantinsom.com 25
1.3 Lưu đồ thời gian
Khẩn cấp
www.bantinsom.com 26
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ
quan trọng của công việc, trục tung là mức độ
khẩn cấp.
www.bantinsom.com 27
2. Sắp xếp hồ sơ:
• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ
sơ của mình?
• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không
đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV
ấy theo yêu cầu của khách hàng?
www.bantinsom.com 28
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả,
bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế
nào…
www.bantinsom.com 29
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ
sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên (tham
khảo trang bên).
• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh
mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục
này.
31
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo
các cấp folder khác nhau.
www.bantinsom.com 32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả
NV làm giống nhau:
- Input
- Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu,
sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
www.bantinsom.com 33
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
www.bantinsom.com 34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
www.bantinsom.com
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD 35
3. Sắp xếp nơi làm việc
www.bantinsom.com 36
4. Quản lý thông tin
www.bantinsom.com 37
4.2 Bằng chứng thông tin
• Sổ giao việc
• Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Sổ giao nhận sản phẩm
• Sổ giải quyêt công việc
www.bantinsom.com 38
4.3 Lưu đồ thông tin
Loại thông Người giao Người nhận Thời hạn
tin
Báo cáo nhập Thủ kho Cán bộ kế 4h sau khi
kho hoạch nhập hàng
www.bantinsom.com 39
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy
phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp
chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết
thời hạn bạn trả lời.
www.bantinsom.com 40
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông
tin.
42
4.6 Lập kế hoạch công việc
www.bantinsom.com 43
CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI
www.bantinsom.com
44