INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INTAN, Kampus Wilayah Selatan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN SUATU PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN
INTAN, Kampus Wilayah Selatan

Surat untuk urusan rasmi sahaja Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan atau syarikat Tidak bersahaja Perkataan atau ungkapan sesuai dengan maksud Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri
3

CIRI-CIRI SURAT RASMI

FORMAT STRUKTUR TEKNIK GAYA BAHASA ISI PROTOKOL
4

FORMAT
* * * * * * Pengenalan pengirim dan penerima Rujukan fail (pengirim/penerima) Tarikh Tajuk surat Isi surat (satu perkara sahaja) Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan menulis) * Jarak perenggan * Jarak baris

STRUKTUR
DI TULIS MENGIKUT URUTAN
A. PENGENALAN
PENGIRIM

PENERIMA

B. ISI SURAT
PERKARA PENGENALAN ISI ISI UTAMA/ISI SOKONGAN

C. PENUTUP
HARAPAN

AKHIR KATA
SLOGAN UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN
6

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA RUJUKAN
Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini. Contoh: Merujuk kepada perkara yang tersebut Sehubungan dengan perkara itu Mengikut maklumat yang disampaikan Berkenaan dengan maklumat tersebut Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di 7 atas dirujuk

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA PENYERTAAN
Memberikan isyarat bahawa ada disertakan sesuatu dengan sesuatu yang lain

Contoh: Bersama-sama dengan ini dikemukakan. Dengan ini saya lampirkan salinan
8

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA MAKLUMAN
Menunjukkan adanya pemakluman dibuat
Contoh: Dengan ini dimaklumkan Seperti yang tuan sedia maklum Sukacita dimaklumkan bahawa Dukacita dimaklumkan
9

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA SEBAB-MUSABAB
Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain Contoh: Berhubung dengan Atas kerjasama tua itu, Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan supaya Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar
10

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA PERINTAH
PERINTAN KURANG HALUS
Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan sebagainya

PERINTAH HALUS
Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon, dinasihati, menasihati, sudilah kiranya 11

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

PENANDA MATLAMAT
Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai Contoh: Untuk tujuan itu
Untuk pengetahuan tuan

Untuk makluman tuan..

Untuk pertimbangan tuan
12

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PERWAKILAN

Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris, iaitu on behalf of. Contoh: Bagi pihak rakan-rakan sejawat Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin
13

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENDAPAT

Ungkapan yang menggunakan kata pendapat, hemat, pandangan dan fikiran Contoh: Pada pendapat saya,

Pada hemat saya,

Pada fikiran saya,

Pada pandangan saya,

14

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SAMBUNGAN

Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi waktu. (peristiwa terdahulu) Contoh: Sebagai lanjutan daripada surat saya
Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,
15

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SIKAP

SIKAP POSITIF Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima kasih dan lain-lain

SIKAP NEGATIF Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan, saya keberatan dan lain-lain
16

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA ANTISIPASI

Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan perkataan didahului dan dahului Contoh: Atas kerjasama tuan itu, saya dahului
Kerjasama tuan didahului dengan ucapan
17

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENAMAT

Isyarat berakhirnya surat rasmi itu. Contoh: Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.
Sekian, terima kasih.
18

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA KHIDMAT

Berupa moto atau slogan Contoh: BERKHIDMAT UNTUK NEGARA SENTIASA DIHADAPAN CINTAILAH BAHASA KITA BAHASA JIWA BANGSA
19

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS

ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI

INTAN, Kampus Wilayah Selatan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN

PENYEDIAAN
1) Alamat Pengirim 2) Alamat Penerima 3) Nombor Rujukan
INTAN, Kampus Wilayah Selatan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

4) Tarikh Surat 5) Tajuk Surat 6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat 7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

INTAN, Kampus Wilayah Selatan

MENGGUNAKAN KEPALA SURAT APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT? N_M_ _LA__T NO : _ _ L _ _ ON __:F_K__I_I 23

JABATAN / AGENSI KERAJAAN

Pegawai
Ketua Jabatan

ORANG RAMAI
24

PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA

SURAT MELALUI PEGUAM

25

JABATAN/ AGENSI KERAJAAN

TUAN

ORANG RAMAI TUAN / PUAN KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

26

KETUA JABATAN (KHUSUS) KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

27

NOMBOR FAIL

SEBELAH KANAN SURAT = RUJUKAN KAMI NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~
28

SEBELAH KANAN SURAT

29

LAMBANG KERAJAAN MALAYSIA

BAHAGIAN PENTADBIRAN JABATAN PERDANA MENTERI JALAN DATO ONN KUALA LUMPUR No. Telefon : No. Faksimili : E-mail : Ruj. Tuan: Ruj. Kami: Tarikh:

Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna royal blue. ( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )
30

MENGGAMBARKAN ISI SURAT SATU PERKARA SAHAJA SURAT JAWAPAN (TAJUK YANG SAMA)

31

PEMBUKA KATA

BAGI PIHAK : DIARAH

AKHIR SURAT SAYA YANG MENURUT PERINTAH

32

AKHIR SURAT SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT SEBELUM TANDATANGAN

NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T

b.p. (bagi pihak)
33

PENOMBORAN PERENGGAN KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN

MUKA SURAT MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

34

LAMPIRAN DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI 35

3 SALINAN
PERTAMA = PENERIMA KEDUA = FAIL BERKENAAN

KETIGA = FAIL TIMBUL

36

SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

37

SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN
38

SEBELUM DIEDAR

MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN UNTUK TINDAKAN

39

TINDAKAN SEGERA

SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

40

SURAT KELUAR

SALINAN ASAL TARIKH NO. RUJUKAN FAIL ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT LAMPIRAN (jika ada) TANDATANGAN
41

RUJUK ARAHAN KESELAMATAN

SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

42

TAKRIF

MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
43

JENIS MEMO
MEMO ANTARA BAHAGIAN
Lebih bersifat rasmi

MEMO ANTARA UNIT MEMO DALAMAN

Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi) Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.
44

TUJUAN MENULIS MEMO

Penyampaian makluman dalaman Pengumuman sesuatu perubahan dasar Menjelaskan prosedur baru Permohonan dalam bahagian Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu keputusan Laporan ringkas status, apa yang berlaku pada ketika itu.
45

FUNGI/PERANAN SURAT RASMI

Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi; Sebagai penyampai maklumat bertulis Menjadi dokumen yang boleh digunakan Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan atau Negara)
46

CIRI-CIRI PENULISAN MEMO

TAJUK DARIPADA KEPADA NO. RUJUKAN TARIKH SALINAN KEPADA TIDAK PERLU DI CATATKAN SAYA YANG MENURUT PERINTAH PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS CATATKAN GELARAN JWATAN SISTEM PERNOMBORAN E-MAL DAN NO TELEFON

47

CIRI-CIRI MEMO
Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada umumnya bertujuan; Makluman Permintaan/cadangan Arahan
48

CIRI-CIRI MEMO
Ditulis dalam dua bentuk
Bentuk borang Bentuk terbuka
49

50