INTAN KAMPUS WILAYAH SELATAN

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, KAMPUS WILAYAH SELATAN, BATU 2, JALAN BATU PAHAT, 86007 KLUANG, JOHOR.
1

LATARBELAKANG INTAN PENDAHULUAN :

Institut Tadbiran Awam Negara atau INTAN telah dibuka dengan rasminya pada 1 September 1972 oleh YAB Tuan Haji Abdul Razak bin Dato Hussein, Perdana Menteri Malaysia. Sebelum ini INTAN dikenali sebagai Pusat Latihan Pegawai-pegawai Kerajaan yang ditubuhkan pada tahun 1963, dibawah program bantuan teknik New Zealand/Racangan Colombo. Pusat Latihan Pegawai-pegawai Kerajaan ini adalah menggantikan Pusat Latihan yang ditubuhkan di Port Dickson dalam tahun 1959. Penubuhan INTAN adalah merupakan hasil daripada satu perakuan penting yang dibuat oleh Unit Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri di dalam satu laporan bertajuk Latihan Untuk Pembangunan di Malaysia Barat dalam tahun 1969. Perakuan untuk penubuhan sebuah pusat latihan pengurusan yang utama untuk melatih pegawai-pegawai dan kakitangan kerajaan telah diterima oleh Kerajaan dan INTAN telah ditubuhkan.

DASAR LATIHAN KERAJAAN

Sebagai pusat latihan kerajaan yang utama, fungsi-fungsi INTAN adalah berpandukan kepada Dasar Latihan Kerajaan sebagaimana terkandung dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/1970 bertarikh 13 Januari 1970.

Ciri-ciri penting Dasar Latihan Kerajaan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.1/1970 adalah seperti berikut :-

1. 2.

Mencapai perkhidmatan awam yang progresif Mewujudkan kemajuan dan perkembangan kumpulan pentadbiran dan pakar yang

berkebolehan, cekap dan sentiasa maju selaras dengan kemajuan saintifik, iktisas dan teknik pengurusan di dalam dan diluar perkhidmatan awam. 3. 4. 5. Mengurangkan pertukaran dan kesusutan kakitangan perkhidmatan awam. Mencapai kecekapan dan ekonomi yang paling berkesan. Mencapai pentadbiran latihan yang sama bagi keseluruhan perkhidmatan awam sesuai dengan dasar kerajaan; dan 6. Memberi peluang latihan yang adil dan saksama bagi semua kakitangan perkhidmatan awam.

FALSAFAH LATIHAN INTAN

Melahirkan anggota Perkhidmatan Awam yang berilmu, berhemah tinggi, beradab, berbudaya dan berkemahiran serta responsif dan berupaya menyumbang ke arah kemajuan negara

VISI INTAN Untuk Menjadi Pusat Pembelajaran Bertaraf Dunia

MISI INTAN
Untuk Membangunkan Sektor Awam Bertaraf Dunia melalui penyediaan peluang-peluang

pembelajaran yang berkualiti dan profesional

MOTTO INTAN
Latihan Untuk Pembangunan DASAR KUALITI Kami adalah komited kepada perlaksanaan latihan berkualiti melalui penghayatan dan amalan budaya kerja cemerlang.

SLOGAN INTAN
Selangkah Di Hadapan

OBJEKTIF KORPORAT INTAN

Membangunkan Potensi Sumber Manusia Sektor Awam menuju Ke Arah Kecemerlangan Di Dalam Perkhidmatan Melalui Latihan Untuk Kemajuan Negara.

OBJEKTIF UMUM Membangunkan potensi sumber manusia sektor awam menuju ke arah kecemerlangan perkhidmatan awam melalui latihan.

OBJEKTIF OPERASI INTAN

1. Meningkatkan ilmu pengetahuan, kemahiran serta memupuk nilai murni dan sikap

positif anggota perkhidmatan awam bagi Wilayah Selatan melalui latihan; 2. 3. Meningkatkan kualiti kepimpinan dan pengurusan organisasi Mengendalikan penyelidikan, khidmat konsultansi dan penerbitan bagi menerapkan pendekatan dan nilai-nilai korporat dalam perkhidmatan awam; 4. Menyediakan forum bagi pencetusan pemikiran dan kreativiti anggota perkhidmatan awam dan swasta; dan 5. Mewujudkan rangkaian perhubungan IKWAS dengan Kerajaan-kerajaan Negeri dan institusi/agensi tempatan.

KEWANGAN
FUNGSI-FUNGSI UTAMA
1.

Kewangan

Aktiviti
1.1. Penyediaan Anggaran Perbelanjaan 1.1.1. 1.1.2. 1.2. 1.3. 1.4. Perbelanjaan Mengurus Perbelanjaan Pembangunan

Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Urusan Bayaran Penyediaan Gaji 1.4.1. 1.4.2. Penyata Perubahan Gaji Bulanan Penyediaan Sijil Gaji Akhir

1.5. 1.6. 1.7.

Menerima dan Mengakaun Wang Amanah Urusan Penerimaan Hasil Jabatan Urusan Panjar Wang Runcit 1.7.1. Pentadbiran 1.7.2. Domestik

1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

Urusan Wang Pendahuluan Diri Mengurus Teguran Akauntan Negara/Perbendaharaan/Odit Menyediakan Penyata/Cukai Pendapatan Urusan Projek-projek pembangunan

2.

STOR

Aktiviti 2.1. Urusan Stor 2.1.1 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4 2.2. Merancang keperluan Terima dan rekod Penyimpanan Pengeluaran

Penyelenggaraan Harta Modal 2.2.1 2.2.2. 2.2.3 2.2.4 Bangunan Kenderaan Peralatan dan Mesin Kemudahan Awam

2.3.

Pemeriksaan dan verifikasi stok 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 Pegawai Stor (setahun sekali secara rambang) Pegawai Stor (setahun sekali secara menyeluruh) Ketua Jabatan (pemeriksaan mengejut) Wakil Jabatan (dilantik oleh Ketua Jabatan) Pemeriksaan stor (TPS 187)

2.4. 2.5

Urusan pelupusan harta awam Urusan hapuskira harta awam

PROSES KERJA

Aktiviti 1.1. Penyediaan Anggaran Belanjawan

JAWATAN Pengarah Wilayah 1.

PROSES Terima arahan dari INTAN, Bukit Kiara (melalui mesyuarat, E-Mail atau memo) untuk Belanja Mengurus atau Belanja Pembangunan. Maklumkan kepada semua ketua berkaitan cadangan belanjawan. bahagian

Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Pengarah/Ketua Unit Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Pengarah Wilayah Penolong Pendaftar

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Dapatkan cadangan belanjawan tahunan dari semua ketua bahagian. Memanggil Mesyuarat Kewangan dan Akaun Sediakan cadangan belanjawan Kemukakan cadangan belanjawan ke INTAN, Bukit Kiara. Terima Waran Peruntukan Arah untuk direkodkan dalam buku Vot/Vot berkomputer dan hantar satu salinan kepada Akauntan Negara

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1. Penyediaan Anggaran Belanjawan

TINDAKAN Mula Pengarah Wilayah Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar

ALIRAN PROSES

Terima Arahan Makluman Kepada Semua Ketua Bahagian Dapatkan Cadangan

Pengarah/Ketua-Ketua Unit/Penolong Pendaftar Buat Pindaan Buat Pindaan Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Tidak setuju

Mesyuarat Belanjawan Setuju Sediakan Cadangan Belanjawan Kemukakan Ke INTAN Bukit Kiara Terima Waran Peruntukan Rekod di Buku Vot/Vot Berkomputer dan salinan ke Jabatan Akauntan Negara Tamat

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar 1. 2. 3. 4. 5. PROSES KERJA Kenalpasti keperluan/perkhidmatan/kerja yang diluluskan. Tentukan Anggaran Peruntukan Semak peruntukan Arahan pembelian Tentukan cara pembelian Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan/ Pembantu Tadbir (K) 3 6. Pembelian terus Sebutharga Tender (Kontrak Pusat/Luar

Pembelian terus Kontrak Pusat)

Sekiranya bekalan/perkhidmatan ada/ tiada di dalam Kontrak Pusat (tempoh jaminan/kontrak). Kontrak Pusat Semak tempoh jaminan/kontrak Pembekal dari Kontrak Pusat. senarai pembekal

10

JAWATAN Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan

PROSES KERJA Luar Kontrak Pusat Semak senarai pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan beserta tempoh kontrak. Minta harga barangan daripadanya 3-5 pembekal. sekurang-kurangnya

Pilih pembekal berasaskan harga, mutu barang dan prestasi.

Penolong Pendaftar

7. Sebutharga (Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) Dapatkan sekurang-kurangnya 5 pembekal/ Kontraktor. Sediakan Lampiran Q Hantar kepada pembekal/kontraktor Sediakan peti Sebutharga Buka Sebutharga, tanda tangan ringkas dan senaraikan dalam jadual nama kontraktor/harga. Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga. Kemukakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya dan tidak berjaya.

11

JAWATAN Penolong 8.

PROSES KERJA Tender (Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) Penyediaan Dokumen Tender Urusan iklan/Penjualan Dokumen Tender Taklimat dan lawatan tapak Sediakan peti tender Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Tender. Bagi Bekalan dan Perkhidmatan tubuhkan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Mesyuarat Lembaga Tender Kemukakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya dan tidak berjaya.

Pembantu Tadbir Kanan 9.

Membuat Perolehan Terima arahan Sediakan Pesanan Kerajaan

Pembantu Tadbir (K) 2 Pengarah, PPK, Penolong Pendaftar

10. 11. 12. 13. 14.

Catat Tanggungan Perbelanjaan Tandatangan Pesanan Kerajaan Sediakan surat/lain-lain dokumen kepada pembekal beserta Pesanan Kerajaan (Asal). Pos surat dan Pesanan Kerajaan kepada pembekal. Terima Pesanan Kerajaan Asal dan invois dari pembekal. Semak bekalan/ perkhidmatan/kerja di dalam keadaan baik dan mengikut spesifikasi yang ditentukan. Semak maklumat perkhidmatan/kerja.

Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir (K) 3

15.

12

JAWATAN Penolong Pendaftar Penolong Pengurus Asrama Pembantu Tadbir (K) 2 16. 17.

PROSES KERJA Perakuan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Sahkan invois pembekal

18. 19.

Rekod terimaan bekalan/Perkhidmatan/Kerja Kemukakan Pesanan Kerajaan asal berserta invois untuk proses pembayaran.

13

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

Mula Kenalpasti keperluan bekalan/ Perkhidmatan/kerja yang diluluskan Anggarkan Peruntukan Tidak Mohon peruntukan tambahan Cukup? Arahan Pembelian Tentukan Cara Pembelian Semak Peruntukan

Pembelian Terus Kontrak Pusat Luar Kontrak Pusat A1

Sebutharga

Tender

B1

C1

14

A2

AB2
Dapatkan sekurangkurangnya 5 pembekal

C2
Sediakan Dokumen Tender Iklan dan Jualan Dokumen Tender Taklimat/Lawatan Tapak

Sediakan Lampiran Q
Hantar kepada Pembekal Sediakan Peti Sebutharga

Mesyuarat J/K Pembuka Tender

Buka Sebutharga

Bagi bekalan Dan Perkhidmatan

(J/K Penilaian Teknikal dan Harga)

Mesuarat Jawatankuasa Sebutharga

Mesyuarat Lembaga Tender

Kemukakan Surat Tawaran

Kemukakan Surat Tawaran

D1

15

D2 Sediakan Pesanan Kerajaan Catat tanggungan Tandatangan Pesanan Kerajaan Hantar Pesanan Kerajaan Asal dan Surat kepada pembekal Terima Pesanan Kerajaan Asal Dan Invois Tidak Semakan
Bekalan Dikembalikan untuk Diganti/diperbaiki Perkhidmatan/ Kerja minta diperbaiki

Puashati Perakuan bekalan/Perkhidmatan/ Kerja Sahkan invois Rekod Terimaan Bekalan/ Perkhidmatan/Kerja Hantar Pesanan Kerajaan Asal Beserta Invois Untuk Tujuan Bayaran Tamat

16

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN DALAM AKTIVITI 1:2

1. 2.

Lampiran Q Pesanan Kerajaan Am

17

PROSES KERJA

Aktiviti 1.3. Urusan Pembayaran

Jawatan Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (K) 1 & 2 Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir (K) 1 & 2 Pembantu Tadbir (K) 1 & 2 Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) 1 & 2 Pembantu Tadbir (K) 1 & 2 Pembantu Tadbir (K) 2 Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 2.

Proses Terima tuntutan bayaran (Pesanan Kerajaan, bil, saguhati, perjalanan dan lebih masa). Semak peruntukan mengikut perbelanjaan berkaitan. Mohon peruntukan mencukupi. pecahan jika kepada tidak

tambahan

Semak tuntutan beserta dengan dokumen-dokumen yang berkaitan. Deraf baucer dan kelompok. Urusan menaip baucer. Semak baucer dan kelompok yang telah ditaip. Nomborkan dan rekod baucer dalam Buku Daftar. Rekod dan kemaskini dalam vot berkomputer. Tandatangan baucer.

10.

Hantar ke Akauntan Negara Johor. Urusan kuiri jika ada.

18

JAWATAN Pembantu Tadbir Kanan/ Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2 11. 12.

PROSES Terima penyata cek-cek pembayaran daripada Akauntan Negara. Semak dan rekod dalam Buku Daftar Baucer. - Tindakan susulan berkenaan tuntutan belum selesai.

Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan/ Pembantu Tadbir (K) 2 Penolong Pendaftar Pembantu Am Rendah

13. 14. 15. 16.

Terima flimsi dari Jabatan Akauntan Negara, Johor. Semak dan selaraskan antara flimsi dan buku vot. Lengkapkan format A, A1, A2 dan A3. Tandatangan format A, A1, A2 dan A3 Hantar ke Jabatan Akauntan Negara, Johor.

19

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.3. Urusan Pembayaran Mula Terima tuntutan bayaran Semak tuntutan Lengkap? Lengkapkan Dan dapatkan Dokumen Sokongan Ya Draf baucer Taip baucer Semak Tidak Buat Pembetulan Ya Nomborkan dan rekod dalam Buku Daftar Deraf dan taip kelompok A1 Betul?

20

A2 Rekod dan kemaskini dalam buku vot dan Vot Berkomputer Tandatangan Baucer Hantar Ke Jabatan Akauntan Johor Ya Kuiri Berikan maklumbalas /jawapan Tidak Terima senarai cek Semak dan rekod dalam buku Daftar Baucer Terima Flimsi Semak dan Selaraskan Flimsi Lengkapkan format A, A1, A2 dan A3 Tandangan semua Format Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Tamat

21

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN DALAM AKTIVITI 1.3

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Borang penceramah jemputan Pesanan Kerajaan Am Bil Am Borang tuntutan Perjalanan Borang kelulusan kenderaan sendiri Borang tuntutan lebih masa Buku Vot Waran peruntukan Baucer Baucer Borang kelompok Buku daftar baucer Penyata cek-cek pembayaran Flimsi Format A, A1, A2 dan A3

22

PROSES KERJA Aktiviti 1.4.1 Urusan Penyediaan Gaji JAWATAN Pembantu Tadbir (K) 1 1. PROSES Terima butir-butir/surat perubahan bayaran (Kew.8)/potongan pinjaman kenderaan, perumahan, sewa kuarters, KWSP, Tabung Haji, Surat kelulusan perlantikan, pertukaran, penerimaan jawatan dan lain-lain. Kenalpasti jenis bayaran dan potongan yang perlu dibuat. 2.1. 2.2. Setiap potongan disertakan sokongan/dokumen berkaitan. surat

Pembantu Tadbir (K) 1

2.

Sekiranya terdapat bayaran selain daripada gaji, sertakan lampiran perkiraan (termasuk tunggakan gaji). salinan

3. Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah 4. 5. 6.

Deraf kew. 320 dan sediakan lampiran/surat-surat berkaitan. Taip Kew. 320 dan lampiran jika ada Semak Kew. 320

Tandatangan borang Kew. 320, Mengesahkan salinan surat-surat dan lampiran/surat sokongan yang berkaitan. Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor.

7.

23

JAWATAN Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tabdir (K) 1 Pembantu Tabdir (K) 1 Pembantu Tabdir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah Pembantu Tadbir (K) 11 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

PROSES Terima penyata gaji dan sijil penerimaan pembayaran dari Jabatan Akauntan Negara. Salinan asal kepada pegawai berkaitan dan salinan difailkan. Semak dan selaraskan vot. Rekodkan dalam buku vot dan vot berkomputer dan masukkan/kemaskini data dalam komputer. Tandatangan Kew. 44 pengesahan penerimaan. Hantar semula ke Akauntan Negara Johor. Terima flimsi dan kemaskini data pada flimsi format A, A1, A2 dan A3. Semakan dan tandatangan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor. borang

24

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.4.1 Urusan Penyediaan Gaji Mula Terima surat atau butiran perubahan bayaran Dan lain-lain dokumen Kenalpasti jenis bayaran dan potongan Semakan Lampiran Perkiraan Lampiran Surat Sokongan Deraf Kew 320 dan butiran yang berkaitan Taip kew 320 dan Lampiran Salah Semakan Buat Pembetulan Betul Tandatangan Kew. 320 dan pengesahan Surat-surat/lampiran berkaitan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor Salinan difailkan A1

25

Terima flimsi dan selaraskan dengan buku vot/vot berkomputer Semakan dan tandatangan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor Tamat

26

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN DALAM AKTIVITI 1.4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Kew. 8 (Penyata Perubahan) Borang elaun lebih masa Borang masuk kuarters Borang keluar kuarters (Lampiran F) Borang Kew. 320 Kew. 101 (Sijil Gaji Akhir) Borang B Kew. 319 Kew. 307 Format A Penyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan Borang B.S.2

27

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.4.2 Penyediaan Sijil Gaji Akhir JAWATAN Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tabdir (K) 1 1. 2. PROSES Kenalpasti pegawai atau staf yang akan bertukar Lengkapkan maklumat dan dapatkan dokumendokumen sokongan seperti penyata perubahan (Kew.8), arahan-arahan potongan dan sebagainya. Semak dan selaraskan vot. Isi dan lengkapkan (bertaip) butiran di R28 4 salinan dan kew 320 Tandatangan semua format Hantar ke: 3 salinan ke Jabatan baru 1 salinan ke Jabatan Akauntan Negara Johor (bersama kew. 320) Simpan rekod salinan untuk fail

Pembantu Tabdir (K) 1 Pembantu Tabdir (K)/ Pembantu Tadbir Rendah Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir (K) 1

3. 4. 5. 6.

Pembantu Tadbir (K) 1

7.

28

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.4.2 Penyediaan Sijil Gaji Akhir Mula Kenalpasti pegawai/staf bertukar Lengkapkan maklumat dan dokumen sokongan Catat tarikh akhir gaji dibayar Lengkapkan butiran di R28 (4 salinan) Dan kew. 320 Tandatangan semua format Hantar ke Jabatan baru (3 salinan) dan Jabatan Akauntan Negara Johor (1 salinan) beserta kew. 320 Simpan fail Tamat

29

PROSES KERJA Aktiviti 1.5. Menerima dan mengakaun Wang Amanah A. Urusan Penerimaan Hasil Akaun Amanah JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar/ Pengurus Projek Pembantu Tadbir (K) 1 1. PROSES Meluluskan tempahan atau pinjaman kemudahankemudahan INTAN dan maklumat tuntutan bayaran pengendalian kursus (pendaftaran/makan minum). Terima surat/dokumen/maklumat berkaitan tuntutan bayaran pinjaman kemudahan, pendaftaran kursus dan bayaran makan dan minum. Menulis tuntutan di Buku Bil Am 115. i. ii. iii. iv. vi. Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pengurus Projek Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan 4. Catatkan alamat pelanggan Tarikh Amaun Perkara/urusan No. akaun Pengarah Wilayah

2.

Pembantu Tadbir (K) 1

3.

Tandatangan bil

5. 6. 7. 8. 9.

Hantar bil dan surat ke Jabatan berkenaan Terima cek/Pesanan Kerajaan/tunai Tandatangan pengesahan Menulis resit bayaran kew. 38 Tandatangan resit dan kembalikan Pesanan Kerajaan kepada Jabatan berkenaan.

30

JAWATAN Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2 Penolong Pendaftar 10. 11. 12. 13.

PROSES Daftar no. cek, amaun dan tarikh di bankkan Menyediakan slip bank dan mengkreditkan hasil ke dalam bank pada hari yang sama. Menyemak dan jumlahkan terimaan pada akhir bulan. Mengesahkan Penyata Buku Tunai

31

B. Urusan Bayaran Dari akaun Amanah

JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (K) 1 1. 2. 3.

PROSES Beri kelulusan perolehan melului melalui Akaun Amanah. Menyediakan Pesanan Kerajaan Terima Pesanan Kerajaan beserta bil/surat permohonan dari pegawai projek yang telah diluluskan. Menyediakan deraf bauer Menaip baucer Menyemak, menombor dan merekodkan dalam Daftar Baucer Mess Fund dan Buku Tunai Mess Fund. Menandatangani baucer Mess Fund dan Buku Tunai Mess Fund. Menulis amaun pada cek Tandatangan cek

Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) 1

4. 5. 6.

Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir kanan Pembantu Tadbir (K) 1 Pengarah Wilayah/ PPK/Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 1

7.

8. 9.

10. 11.

Hantar kepada pembekal atau tunaikan cek bagi permohonan dari pegawai projek. Menyemak dan jumlahkan bayaran-bayaran yang telah dibuat setiap bulan.

32

C. Menyediakan Penyata Penyesuaian Akaun Amanah JAWATAN Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 1 1. 2. 3. PROSES Menerima penyata kira-kira bank setiap akhir bulan. Menyemak terimaan hasil dilakukan di Buku Tunai. dan bayaran yang

Menyemak dan memastikan catitan di Penyata KiraKira Bank dengan Buku Tunai adalah sama. Jika terdapat perbezaan, catatkan perbezaan amaun terimaan, amaun bayaran, nombor resit dan nombor slip bank dalam Penyata Penyesuaian. Deraf Penyata Penyesuaian dan Baucer Jernal. Taip Penyata Penyesuaian dan baucaer jernal. Semak dan rekod dalam Buku Daftar Jernal. Tandatangan Baucer Jernal, salinan penyata Terima Bayaran Mess Fund, Penyata Kira-Kira Bank, Penyata Penyesuaian dan Kew. 70. Lebih RM10,000.00 - 3 orang pegawai Kurang RM10,000.00 - 2 orang pegawai

Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan

4. 5. 6. 7.

8.

Hantar jernal beserta lampiran/dokumen ke Jabatan Akauntan Negara Kuala Lumpur dengan salinan ke Jabatan Akauntan Negara, INTAN Bukit Kiara dan fail.

33

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.5. Menerima Dan Mengakaun Wang Amanah Mula Kelulusan mengendalikan Akaun Amanah dari INTAN Bukit Kiara Kuala Lumpur Menerima arahan mengendalikan Akaun Amanah Menerima Pesanan Kerajaan/bil/surat permohonan Yang telah diluluskan Menyediakan deraf baucer Terima maklumat Tuntutan pendaftaran dan Makan/minum Menulis tuntutan di Buku Bil Am 115 Semak Tandatangan bil Hantar bil tuntutan ke Jabatan berkenaan Hantar Surat
peringatan

Terimaan Hasil Terima tempahan/ Pinjaman kemudahan INTAN

Pembayaran

Taip Baucer

Pembetulan

Salah Betul Nombor dan rekodkan dalam Buku Daftar Baucer Mess Fund Dan Buku Tunai Mess Fund Tandatangan baucer Mess Fund Dan Buku Tunai Mess Fund

belum

Semak samada bayaran Telah diterima/belum Kenalpasti pihak/Jabatan berkenaan A1 B1

34

A2 Menulis resit dan Pengesahan Pesanan Kerajaan dan Kembalikan Tandatangan resit Menghantar resit kepada Pihak Pembayar Menyediakan slip bank Dan mengkreditkan hasil Ke dalam bank pada hari Yang sama Merekod hasil dalam Buku Tunai Mess Fund Menyemak dan jumlahkan Terima pada akhir bulan

B2

Menulis cek Tandatangan cek Hantar kepada pembekal atau Tunaikan bagi permohonan dari Dari Pegawai Projek Semak dan jumlahkan bayaranBayaran yang telah dibuat Setiap akhir bulan

Terima penyata kira bank dari setiap Akhir bulan Semakan/tandakan persamaan wang Masuk/wang keluar diantara Buku Tunai dengan Penyata Kira-Kira Bank Ada Catatkan perbezaan Amaun terimaan, Bayaran, nombor Slip bank dalam Penyata Penyesuaian selaras Perbezaan Tandatangan Penyata Terimaan dan Penyata Bayaran di Buku Tunai C1

35

C2 Deraf penyata penyesuaian dan Baucer Jernal, kelompok dan kew. 70 Taip penyata penyesuaian, Baucer Jernal dan kelompok Merekod dalam Buku Daftar Jernal Tandatangan baucer jernal, salinan penyata terimaan/bayaran, mess fund, salinan penyata kira-kira bank, penyata penyesuaian dan kew 70 Hantar baucer jernal dan lampiran/dokumen ke Jabatan Akauntan Kuala Lumpur beserta salinan ke Jabatan Akauntan Negara Johor, INTAN, Bukit Kiara dan Tamat

36

PROSES KERJA Aktiviti 1.6. Urusan Penerimaan Hasil Jabatan

JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar Pembantu Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan 1.

PROSES Terima permohonan menggunakan kemudahan INTAN daripada Jabatan/Individu dan memberi kelulusan Jika diberi kelulusan tentukan jumlah pembayaran. Serah salinan surat kepada unit kewangan Terima permohonan perkhidmatan photostat dan pembelian CD 1809000. Terima kutipan hasil daripada jabatan yang memohon kemudahan INTAN atau individu yang memohon perkhidmatan photostat dan pembelian CD ISO9000. Keluarkan resit Tandatangan resit Serah resit kepada pembayar Sediakan penyata pemungut dan mengkreditkan ke bank. Rekod hasil dalam buku tunai cerakinan. Tandatangan buku tunai cerakinan, Borang Kew. 253 dan Kew. 68 Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor setiap bulan.

2. 3. 4. 5.

Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (K) 1/2 Pembantu Tadbir (K) 1 Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

37

JAWATAN Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Am Rendah 13.

PROSES Terima flimsi hasil daripada Jababatan Akauntan Negara Johor. Semak dan selaraskan antara flimsi dengan Buku Tunai. Deraf penyata flimsi di borang sijil pengesahan Akaun Hasil dan Borang DRS untuk INTAN Bukit Kiara dan hantar untuk taip. Taip borang DRS. Semak borang DRS dan Sijil Pengesahan Akaun Hasil. Tandatangan Borang Pengesahan Hasil dan Borang DRS. Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor dan INTAN Bukit Kiara.

14.

15.

16. 17. 18.

19.

38

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.6. Urusan Penerimaan Hasil Jabatan Mula Terima permohonan Tidak Lulus Makluman Kepada Pemohon Lulus Tentukan jumlah bayaran Tunai Bil Terima kutipan Keluarkan resit Rekod dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) Dan buku lejar Sediakan penyata pemungut Kredit ke bank Tandatangan buku cerakinan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor Beserta kew. 253, kew.68 dan kew.38 A1 Keputusan Pengarah/Penolong Pendaftar

39

A2

Terima flimsi (Penyata Penyesuaian) Dari Jabatan Akauntan Negara Sediakan journal Dan hantar Semula ke Jabatan Akauntan Negara Semak dan selaraskan dengan buku lejar Tidak Selaras? Ya Buat/sediakan laporan Semak dan tandatangan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor Tamat

40

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN DALAM AKTIVITI 1.6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kew. 38 Bil. Am 115 Borang Kew. 248 Kew. 253 Kew. 68 Sijil pengesahan akaun hasil Penyata pemungut

41

PROSES KERJA Aktiviti 1.7. Urusan Panjar Wang Runcit JAWATAN Pembantu Pendaftar Pembantu Tabdir Kanan Pembantu Tadbir Kanan Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tabdir Kanan 1. 2. 3. 4. 5. PROSES Terima permohonan mendapatkan panjar wang runcit Kelulusan Jabatan Akaunan Negara Dapatkan peruntukan panjar wang runcit Terima permohonan untuk menggunakan panjar wang runcit Semak baki peruntukan Buat perbelanjaan kurang daripada RM100.00 bagi tiap-tiap satu item Kemukakan kepada Penolong Pendaftar untuk kelulusan Kemukakan Kew. 50 sebagai resit sementara Dapatkan resit sebenar (asal) dan baki wang jika ada daripada pegawai berkenaan Catatkan semua perbelanjaan didalam buku panjar wang runcit (Kew. 249A) Pastikan rekupan panjar wang runcit jika baki tidak kurang RM300.00 Tandatangan bil-bil dan buku Panjar Wang Runcit Terima bil-bil ditandatangan. dan Kew. 249A yang telah

Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Semak bil dan Kew. 249A

42

JAWATAN Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Tadbir (K) 2 Pembantu Am Rendah 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

PROSES Deraf baucer dan kelompok dan hantar untuk taip Taip baucer dan kelompok Semak baucer dan kelompok rekod dalam buku daftar baucer Rekod dalam buku daftar baucer dan buku daftar kelompok Nomborkan baucer Kemaskini dalam vot berkomputer Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Johor.

43

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.7. Urusan Panjang Wang Runcit Mula Permohonan mendapatkan panjar wang runcit Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Dapatkan peruntukan Terima permohonan menggunakan Panjar Wang Runcit Semak baki peruntukan Kelulusan oleh Penolong Pendaftar Keluarkan wang dan sediakan Kew. 50 Dapatkan resit sebenar dan baki wang jika ada Catat dalam Kew. 249A Tandatangan bil dan Kew. 249A Deraf baucer dan kelompok dan hantar untuk taip Taip baucer dan kelompok Semak dan rekod dalam buku daftar baucer dan kelompok Nomborkan baucer Kemaskini dalam vot berkomputer Hantar ke Jabatan Akauntan Negara Akhir

44

PROSES KERJA Aktiviti 1.9. Mengurus Teguran Akauntan Negara/Perbendaharaan/Audit JAWATAN Pengarah Wilayah Penolong Pendaftar 1. 2. PROSES Menerima surat teguran samada daripada Akauntan Negara/Perbendaharaan/Audit. Semak perkara yang ditegur berdasarkan pekelilingpekeliling berkaitan dengan Pembantu Tadbir Kanan atau Pembantu Tadbir Kewangan (1) atau (2). Dapatkan maklumat dan deraf jawapan

Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kanan/ Pembantu Tadbir (K)

3.

4.

Menyediakan surat jawapan dan hantar ke pihak Akauntan Negara/Perbendaharaan/Audit

45

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.9. Mengurus Teguran Akauntan Negara/ Perbendaharaan/Audit

Mula Terima surat daripada Akautan Negara/Perbendaharaan/Audit Rujuk kepada Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Semak dengan Pembantu Tadbir Kewangan (1) atau (2) Sediakan deraf jawapan Sediakan surat jawapan dan hantar Ke pihak Akauntan Negara/ Perbendaharaan/Audit Tamat

46

PROSES KERJA

Aktiviti 1.10. Menyediakan Penyata/Cukai Pendapatan JAWATAN Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir Kewangan (1) 1. 2. PROSES Terima penyata gaji tahunan daripada Jabatan Akautan Negara Johor. Lengkapkan borang E (majikan) dan EC (Penyata gaji pekerja) Bagi borang E isikan butiran pendapatan pekerja setahun dan lapurkan jika pekerja baru (pertama kali) dan pekerja yang bertukar.

Pembantu Tadbir Kewangan (1) Pembantu Tadbir (K) 1 Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kewangan (1)

3. 4. 5.

Catat jumlah besar pendapatan tahunan Sediakan penyata pendapatan tahunan individu Tandatangan borang E dan EC

6.

Asingkan salinan asal kepada pegawai berkaitan, salinan kedua ke Jabatan Hasil Dalam Negeri dan salinan ke tiga difailkan.

47

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.10. Penyediakan Penyata/Cukai Pendapatan Mula Terima penyata gaji tahunan daripada Jabatan Akauntan Negara Johor Lengkapkan borang E dan EC Semakan borang

Salah Buat Pembetulan Betul Catat jumlah besar pendapatan tahunan Sediakan penyata pendapatan Tahunan individu

Tandatangan borang E dan EC Asingkan salinan untuk pegawai Jabatan Hasil Dalam Negeri dan fail Tamat

48

BORANG YANG DIGUNAKAN DALAM AKTIVITI 1.10

1. Borang E 2. Borang EC

49

PROSES KERJA Aktiviti 1.11. Urusan Projek-Projek Pembangunan JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar/ Ketua-Ketua Bahagian Penolong Pendaftar Pengarah Wilayah/ Penolong Pengarah/ Ketua-Ketua Bahagian Penolong Pendaftar/ Ketua-Ketua Bahagian Penolong Pendaftar Pengarah Wilayah Penolong Pendaftar 1. PROSES Terima cadangan projek-projek pembangunan dari Mesuarat Pengurusan/Mesyuarat Belanjawan.

2. 3.

Menyedia deraf perancangan projek. Perbincangan projek. berkaitan keutamaan/kesesuaian

4.

Menyediakan spesifikasi/justifikasi projek

5. 6. 7.

Hantar cadangan projek-projek pembangunan ke INTAN Bukit Kiara untuk mendapatkan peruntukan. Terima waran peruntukan Projek diurus melalui: Sebutharga tidak melebihi RM200,000.00 Tender oleh JKR/JPA

Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir Kanan/ Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar

8. 9. 10.

Penganugerahan Projek Sediakan Pesanan Kerajaan Kerja-kerja penyeliaan projek pembangunan

50

JAWATAN Penolong Pendaftar Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir Kanan 11. 12. 13.

PROSES Terima Pesanan Kerajaan Menilai dan mengesahkan kesempurnaan projek Urusan bayaran

14. 15.

Sediakan Laporan Pembangunan Pelarasan Akaun

Kemajuan

Projek-Projek

51

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 1.11. Urusan Projek-Projek Pembangunan Mula Menerima Cadangan Daripada Mesyuarat Pengurusan/Belanjawan Merancang Projek-Projek Pembangunan Mengikut Keutamaan Menyediakan Spesifikasi/Justifikasi Projek Hantar Cadangan Projek Ke INTAN Bukit Kiara Untuk Mendapatkan Peruntukan Terima Waran Peruntukan Mengurus Perolehan Projek Penganugerahan Projek Sediakan Pesanan Kerajaan Kerja-kerja Penyeliaan Projek Pembangunan Terima Pesanan Kerajaan Menilai Dan Mengesahkan Kesempurnaan Projek Urusan Bayaran Sediakan Laporan Kerajaan Projek-Projek Pembangunan Pelarasan Akaun Tamat

52

PROSES KERJA AKTIVITI 2.1 URUSAN STOR

JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar/ Ketua Pembantu Penolong Pendaftar/ Ketua Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Tadbir (Stor) 1. 2. 3. 4.

PROSES Merancang keperluan stok untuk setengah tahun dan setahun. Semak peruntukan yang diterima. Proses Perolehan. Menerima dan memeriksa barang yang dipesan.

5. 6. 7. 8. 9.

Merekod mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1/91. Penyimpanan barang-barang. Urusan permohonan pengeluaran barang melalui borang permohonan keluar borang. Keluar barang dari stor dan selaras rekod. Semak baki dengan rekod.

53

CARTA ALIRAN KERJA Aktiviti 2.1 Urusan Stor Mula Merancang keperluan stok untuk setahun Semak peruntukan yang diterima Proses Perolehan Menerima dan memeriksa barang yang dipesan Merekod mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1/91 Penyimpanan barang-barang Urusan permohonan pengeluaran barangan melalui borang Keluar barang dari stor dan selaras rekod Johor Semak baki dengan rekod Tamat

54

PROSES KERJA AKTIVITI 2.2. PENYELENGGARAAN PERALATAN, MESIN, KENDERAAN, ALAT-ALAT ELEKTRIK DAN HAWA DINGIN

JAWATAN Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir (Domestik)/ Juruletrik/Pekerja Rencam Penolong Pendaftar Juruletrik/Pekerja Rencam 1.

PROSES Semak jadual Penyelenggaraan tiap-tiap jenis peralatan-peralatan mesin-mesin, alat-alat letrik dan hawa dingin.

2.

Semak sama ada penyelenggaraan harus dibuat sendiri atau oleh kontraktor. UNTUK PENYELENGGARAAN SENDIRI Sediakan peralatan dan bahan Buat kerja-kerja penyelenggaraan Kenalpasti sekiranya terdapat kerosakan, sama ada ianya boleh dibaiki sendiri atau tidak. Sekiranya boleh dibaiki sendiri ambil alat ganti di Stor/dapatkan melalui pembelian. Sekirnya tidak boleh dibaiki sendiri, maklumkan kepada Penolong Pendaftar untuk memanggil Kontraktor luar. Awasi semasa kontraktor membuat kerja-kerja pembaikan. Laporkan kepada Penolong Pendaftar Buat pemeriksaan. Jika tidak sempurna minta bantuan semula. Simpan peralatan.

Penolong Pendaftar Juruletrik/Pekerja Rencam -

55

JAWATAN Penolong Pendaftar/ Pembantu Tadbir (Domestik)/ Juruletrik

PROSES PENYELENGGARAAN OLEH SYARIKAT Panggil Syarikat yang berkenaan Penyeliaan kerja-kerja penyelenggaraan Sekiranya terdapat keperluan kepada penukaran alat ganti/pembaikan, laporkan kepada Penolong Pendaftar untuk persetujuan. Bila kelulusan diperolehi, awasi kerja-kerja pembaikan/penukaran alat ganti. Maklumkan kepada Penolong Pendaftar Buat pemeriksaan. Jika tidak puas hati, minta kontraktor baiki kembali. Ambil tindakan pembayaran ke atas kerja-kerja penyelenggaraan berkenaan.

Penolong Pendaftar -

56

CARTA ALIRAN KERJA AKVITI 2.2 PENYELENGGARAAN PERALATAN, MESIN, KENDERAAN ALAT-ALAT ELEKTRIK DAN HAWA DINGIN

Semak jadual penyelengaraan Sendiri (Juruelektrik/Pekerja Rencam)

Sediakan peralatan

Kenalpasti pihak yang harus menyelenggara Siapa Syarikat Panggil Syarikat yang berkenaan

Buat kerja-kerja penyelenggaraan Sekiranya ada kerosakan, kenalpasti boleh dibaiki sendiri/tidak Tidak boleh dibaiki sendiri
Boleh dibaiki sendiri

Sekiranya perlu Pembaikan/tukar alat Ganti lapor kepada Penolong Pendaftar Beri Kelulusan

Keputusan
Awasi kerja-kerja pembaikan/penukaran alat ganti

Awasi kerja-kerja kontraktor Baiki/tukar alat ganti Lapor kepada Penolong Pendaftar

Ambil tindakan pembaikan/awasi kerja-kerja kontraktor Minta baiki semula

Buat pemeriksaan Sempurna Ya Simpan peralatan/ buat proses pembayaran

57

PROSES KERJA AKTIVITI 2.3 PEMERIKSA & VERIFIKASI STOK

JAWATAN Pegawai Stor Pegawai Stor Pengarah Wilayah Wakil Jabatan P.Verifikasi Stor Pegawai Stor Pembantu Tadbir (Stor) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PROSES Pemeriksa oleh Pegawai Stor (setahun sekali secara rambang). Pemeriksaan baki stok oleh Pegawai Stor (setahun sekali secara menyemak). Pemeriksaan oleh Ketua Jabatan (pemeriksaan mengejut). Pemeriksaan oleh Wakil Jabatan (dilantik oleh Ketua Jabatan). Pemverifikasi Stor (Tes 187). Buat laporan kepada Ketua Jabatan. Ambil tindakan susulan.

58

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.3. PEMERIKSAAN & VERIFIKASI STOK

Mula Pemeriksaan oleh Pegawai Stor (setahun Sekali secara rambang) Pemeriksaan baki stok oleh Pegawai Stor (Setahun sekali secara menyeluruh) Pemeriksaan oleh Ketua Jabatan (Pemeriksaan mengejut) Pemeriksaan oleh wakil Jabatan (dilantik oleh Ketua Jabatan) Pemverifikasi Stor (Tes 187) Buat laporan kepada ketua Jabatan Ambil tindakan susulan

Tamat

59

PROSES KERJA AKTIVITI 2.4 URUSAN PELUPUSAN HARTA AWAM

JAWATAN Pengarah Wilayah/ Penolong Pendaftar/ Pegawai Stor 1.

PROSES Kenalpasti harta awam yang hendak dillupuskan Berdasarkan kepada krieteria: 2. Barang yang tidak boleh digunakan Barang yang tidak diperlukan Barang yang tidak pernah digunakan (3 tahun)

Senaraikan barang yang hendak dilulus di dalam borang Kew 300-V dalam Bahagian Bil, Bahagian Nama Barang-barang, Unit, Kuantiti, Tarikh Pembelian, Tempoh Diguna, harga Pembelian Asal dan Nilai Semasa. Dapatkan Sijil Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB) untuk kenderaan, Logi, Jentera, Mesin/Peralatan, Mekanikal, Elektrik & Elektronik daripada:Pegawai yang berkelayak dalam tertentu (jurutera Jentera/Elektrik) atau Syarikat yang menyelenggara aset atau Rekod penyelenggaraan di Kew. 312 atau Laporan pemeriksaan firma berkaitan. (Pegawai yang mengeluarkan Sijil TEB tidak terlibat dalam Pengurusan Aset berkenaan). bidang

Penolong Pendaftar

3.

60

JAWATAN Penolong Pendaftar 4.

PROSES Hantar permohonan pelupusan berserta Borang Kew.300V dan Sijil TEB (jika berkaitan) kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), bahagian Pelupusan. Tunjukkan barang-barang yang hendak dilupus ketika pemeriksaan oleh Bahagian Pelupusan, JPA. Terima kelulusan pelupusan. Buat pelupusan mengikut syor yang diluluskan. Kaedah terperinci pelupusan ikut SPP Bil. 2/97. Sedia dan hantar sijil pelupusan barang-barang (Kew.300-X) berserta dengan bukti pelupusan (seperti Sijil Penyaksian Pembakar/tanam, salinan resit terimaan hasil dan sebagainya) kepada Bahagian Pelupusan JPA, Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan salinan kepada Ketua Audit Negara. Kemaskinikan rekod aset yang berkenaan.

Penolong Pendaftar/ Pegawai Stor Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar

5. 6. 7. 8.

Pegawai Stor

9.

61

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2.4 URUSAN PELUPUSAN HARTA AWAM

Kenalpasti harta awam yang hendak dilupus Senaraikan dalam borang Kew. 300-V Dapatkan TEB (jika berkenaan) Hantar permohonan pelupusan ke JPA (Bhg. Pelupusan) Terima kelulusan pelupusan Buat pelupusan Sedia dan hantar sijil pelupusan (Kew 300-X0 kepada JPA, KSU Perbendaharaan dan s.k. Ketua Audit Negara Kemaskini rekod

62

SENARAI BORANG-BORANG UNTUK AKTIVITI 3.4 URUSAN PELUPUSAN HARTA AWAM

1. 2.

Borang 300-V (Laporan Lembaga Pemeriksa) 300-X (Sijil Pelupusan Barang-Barang)

63

PROSES KERJA AKTIVITI 2.5 URUSAN HAPUSKIRA HARTA AWAM

JAWATAN Pengarah Wilayah 1.

PROSES Lapor kepada Polis bila berlaku kehilangan wang awam/barang-barang awam yang disyaki ada kes jenayah (2 hari) atau ketika verifakasi stok/pengiraan stok menunjukkan kekurangan/ketidakcukupan yang disyaki ada kes jenayah dan dapatkan laporan Penyiasatan Polis. Buat dan hantar laporan awal (Lampiran J) sertamerta kepada Pegawai pengawal (PP), Ketua Setiausaha Penbendaharaan (KSUP) dan salinan kepada Akauntan Negara (AN), Ketua Audit Negara (KAN) dan wakil tempatan Ketua Audit Negara (WTKAN). Atur penyiasatan jabatan perlantikan di Lampiran 1. dengan membuat

Pengarah Wilayah

2.

Peg. Pengawal (PP) PP

3. 4.

Sedia dan hantar laporan akhir (di Lampiran K) (selewat-lewatnya 4 bulan selepas Lampiran Awal) bersama-sama, jika berkenaan salinan laporan polis yang lengkap dan ringkasan perbicaraan mahkamah serta ulusan dan syor Pegawai Pengawal mengenai keadaan bagaimana kehilangan itu berlaku dan kenyataan dan surat pegawai yang terlibat kepada KSUP dan salinan kepada AN, KAN dan WTKAN. Lapor kepada Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan (SPJB) untuk kelulusan menahan kerja (jika perlu). Lantik pegawai penyiasat daripada jabatan lain (jika difikirkan perlu).

Pengarah Wilayah/PP

5.

KSUP

6.

64

JAWATAN PP 7.

PROSES Memohon pendahuluan yang sama banyak dengan wang/nilai barang-barang belum diuntukkan yang hilang daripada Kumpulan Wang pendahuluan (Pegawai Awam) atas nama jabatan dimana kehilangan berlaku. Timbang laporan akhir dan menghapuskan kehilangan tersebut. Jika perlu pegawai yang bertanggungjawab disurcaj atau tindakan tatatertib lain, hantar ulasan dan syornya kepada SPJB bersama salinan laporan awal dan akhir. Ambil tindakan surcaj/tindakan makluman kepada Ketua Jabatan. tatatertib dan

KSUP

8.

SJPB Ketua Jabatan

9. 10. 11.

Maklumkan keputusan surcaj tatatertib kepada KSUP salinan kepada KAN. Dapatkan surcaj daripada pegawai yang berkenaan dan kredit ke hasil kerajaan/rekod hukuman tatatertib dalam buku perkhidmatan.

65

CARTA ALIRAN AKTIVITI 2.5 URUSAN HAPUSKIRA HARTA AWAM AP 315(a) 316(a) AP 316 (a) AP 317 (a) AP 320 AP 321 Lapor kehilangan wang/barang-barang awam kepada polis (2 hari) dan dapatkan laporan penyiasatan polis. Buat dan hantar laporan awal (lampiran J) (serta merta) kepada: 1.P.P 2. KSUP S.K.: 1/ An 2. KAN Atur penyiasatan jabatan dan laporan akhir (Lampiran K) (4 bulan) kepada: 1. KSUP S.K.: 1. AN 2. KAN 3. WTKAN Lapor kepada SJPB untuk tahan kerja (jika perlu) Lantik pegawai jabatan lain buat siasatan (jika perlu) Mohon pendahuluan kumpulan wang pendahuluan diri (Pegawai Awam) atas nama pejabat. Hapuskira kehilangan (Sek 17AAK) dan syor surcaj (Sek 18AAK)/tatatertib kepada SPJB (jika perlu). Ambil tindakan surcaj/tatatertib dan maklum kepada K.J. Maklum keputusan surcaj/tatatertib kepada KSUP salinan kepada KAN. Dapatkan surcaj dan kredit pada hasil/rekod tindakan tatatertib dibuku perkhidmatan.

K.J

K.J

P.P K.J/ P.P

KSUP

AP 322 (a) Catitan: AP 323 (a)

P.P

KSUP

K.J : Ketua Jabatan P.P: Pegawai Pengawal KSUP : Ketua AP Setiausaha 324 Perbendaharaan AN: Akauntan Negara KEN: Ketua Audit Negara WTKAN: Wakil Tempatan Ketua Audit Negara SPJB: Suruhanjaya Perkhidmatan AP Berkenaan 325

SPJB

K.J

K.J

66

1. 2. 3.

Lampiran J - Laporan Awal mengenai kehilangan wang atau barang-barang awam. Lampiran K - Laporan akhir mengenai kehilangan wang dan barang-barang awam. Lampiran I - Format perlantikan Pegawai Penyiasat.

67