Koordinacija

NA FIZIOLOKOM NIVOU, KONTROLA JE U STVARI KOORDINACIJA. NE MOGU DA USTANEM UJUTRU, NITI DA SIEM NIZ STEPENICE DOK NE KOORDINIEM MIIE, TO SHVATAM KAO KONTROLU. ATLETA IMA BOLJU KOORDINACIJU I STOGA KAEMO DA IMA VIE KONTROLE TAJ ISTI KONCEPT KOJI SAM OTKRILA U BIZNISU. MERI PARKER FOLET

Definicija koordinacije
Dimenzija organizacione strukture Proces usklaivanja razliitih karakteristika, delova i

aktivnosti u organizaciji radi postizanja zajednikog cilja. U uem smislu - mehanizam usklaivanja aktivnosti delova organizacije i njihovog usmeravanja ka zajednikom cilju. Struktura organizacije se moe jednostavno definisati kao skup naina na koji se posao deli na razliite zadatke i koordinaciju koja se postie meu tim zadacima.
Minzberg, H. (1983): Structure in fives: Designing effective organizations, Englewood Cliffs, USA, Prentice-Hall.

Definicija koordinacije
Osnovne komponente koordinacije
usklaivanje, kontrola

i komunikacija
Podela rada i decentralizacija su dimenzije strukture koje

su znaajno doprinele rastu efikasnosti funkcionisanja. Meutim, njihova dezintegraciona snaga bi lako umanjila njihov doprinos da nisu podrane koordinacionim aktivnostima, odnosno merama ujedinjavanja i usklaivanja napora ka jedinstvenom cilju.

Koordinacija i kontrola
Koordinacija svojom
Kontrola Izmene Praenje i poreenje Izlaz
m Ko

prirodom ukljuuje kontrolu (proces postavljanja standarda, merenja performansi i preuzimanja korektivnih akcija neophodnih da se postavljeni standardi ostvare)

Ulaz

Proces 1

un i ka ci j a

Standardi praenja i poreenja 1

Kontrola Izmene

Praenje i poreenje Zajedniki cilj

ci j a Ko m un i ka

Ulaz

Proces 2

Izlaz Standardi praenja i poreenja 2

Kontrola Izmene

Praenje i poreenje Izlaz

Ulaz

Proces n
Standardi praenja i poreenja n

Uzroci koordinacije - meuzavisnost

Potreba za obradom informacija
Centrala

Niska
Filijala 3

Koncentrisana meuzavisnost Sekvencijalna meuzavisnost Reciprona meuzavisnost

Filijala 1

Filijala 2

Nabavka

Proizvodnja

Promocija

Srednja
Proizvodnja Marketing

Marketing

Sveobuhvatna meuzavisnost

Dizajn proizvoda

Inenjeri proizvodnje

Promocija

Odnosi sa kupcima

Visoka

Uzroci koordinacije diferencijacija jedinica

Delovi organizacije postaju razliiti, i Lorens

i Lor uoavaju etiri osnovne grupe razlika:

Razlika

u orijentaciji prema ciljevima. Razlika u vremenskoj orijentaciji i poimanju vremena. Razlika u meupersonalnoj orijentaciji. Razlika u formalizovanosti strukture.
Lawrence, P. R., Lorsch, J. W., Garrison, J. S. (1967): Organization and environment: Managing differentiation and integration, Boston, USA, Harvard Business Press.

Koordinacija i komunikacija
A A

Broj formalnih veza komunikacije (FV) FV = 2 (n -1) Broj neformalnih veza komunikacije (NFV) NFV = n ( n - 1 )

B D E F

C G D

B E F

C G

Koordinacija i komunikacija
Broj lanova organizacije Oekivani min. broj hijerarhijskih nivoa 1 2 2 2 2 3 3 Broj moguih neformalnih veza 0 2 20 42 90 380 2.450 Broj moguih formalnih veza 0 2 8 12 18 38 98 1 2.5 3.5 5 10 25 Odnos neformalnih i formalnih veza

1 2 5 7 10 20 50

100
200 500 1000

3
4 4 5

9.900
39.800 249.500 999.000

198
398 998 1.998

50
100 250 500

Pravci i mehanizmi koordinacije

Horizontalna i vertikalna Mehanizmi koordinacije Strukturni (npr. automatika u automobilu) Dinamiki (npr. preputeni vozau) Mincbergovi mehanizmi Meusobno usaglaavanje, Direktni nadzor, Standardizacija radnog procesa, Standardizacija izlaza rada i Standardizacija znanja i vetina

Meusobno usaglaavanje
Najrasprostranjeniji vid koordinacije u ranim fazama ivotnog ciklusa organizacije i u sluajevima izvrenja sloenih, nestandardnih zadataka. u sloenim i kreativnim poslovima, povremenog ili jednokratnog karaktera (starije organizacije) Ravnopravni i profesionalni odnos uesnika. Zahteva veliki broj nestandardizovanih,

neperiodinih kontakata i direktnu komunikaciju. Komunikaciono skup, neracionalan za repetitivne zadatke

Direktni nadzor
Menader postaje odgovoran (ili preuzima deo

odgovornosti) za izlaze vie izvrilaca Zauzvrat dobija autoritet da modifikuje njihove aktivnosti. Kada zadaci u organizaciji postanu previe sloeni da bi se koordinacija mogla ostvarivati meusobnim usklaivanjem.

Direktni nadzor
Zavisi od meuzavisnosti Siva zona prvi vesla,

lider benda

Standardizacija procesa rada

Uestalo pojavljivanje istih koordinacionih problema

i reenja Postupci rada, raspoloivi resursi, oekivani rezultati, normativi i sl. su formalizovani, precizirani Koordinacione intervencije u sluaju neophodnog odstupanja od usvojenih standarda

Standardizacija izlaza
Izvrioci imaju slobodu biranja naina na koji e

postii cilj sve dok taj cilj odgovara propisanim standardima Moe biti mehanizam koordinacije na viem nivou, gde se koordinie vie podprocesa tako to se unapred propie njihov izlaz (npr savremena proizvodnja automobila) kolstvo (izlaz je znanje koje nosi)

Standardizacija znanja
Korisna kao koordinacioni mehanizam kada

prethodno pomenute nije mogue primeniti Mora da postoji jezgro znanja kojim raspolau svi uesnici u procesu rada Primer koordinacija anesteziologa i hirurga

Primer iz prakse reno transportno preduzea

Problem koordinacije odravanja i transporta
Preduzee

Komercijalnotransportni sektor

Sektor tehnike i odravanja Problem koordinacije

Sektor ekonomskih poslova

Sektor korporativnih poslova

Primer iz prakse reno transportno preduzea

Trenutno stanje:
Komercijalnotransportni sektor

Predlog novog reenja:

Komercijalnotransportni sektor

Sluba komercijale

Sluba saobraaja

Sluba komercijale

Poslovi nabavke i skladita

Nautiki poslovi

Grupa za poslove akvizicije, agentiranja i reklamacije Grupa za poslove pedicije i agencijskih usluga Grupa za poslove nabavke goriva i maziva

Sluba za skladitenje

Sluba za eksploataciju tovarnog prostora i pripremu plovila

Poslovi akvizicije i agentiranja

Brodovi i druga plovila

Sluba saobraaja

Predstavnitva u inostranstvu Grupa za nautike poslove Agencije u zemlji

Legenda:
nova organizaciona jedinica premetena organizaciona jedinica
Sektor za finansije i raunovodstvo

Grupa za poslove eksploatacije tovarnog prostora i pripreme plovila

Grupa ukrcanog osoblja

Sluba planiranja odravanja

Razvoj mehanizama koordinacije uz podrku IKT

Koordinacija je poela da gubi bitku sa specijalizacijom

neekonomija veliina Enter: IKT Relativizacija prostora Prvi put u istoriji komunikacija bez znaajnog fizikog transporta nosioca poruke Ko je blii?

sedita kompanija u Melburnu, Australija i Beogradu, Srbija dva meusobno par kilometara udaljena planinska sela bez komunikacione infrastrukture

Organizacija je sistema za obradu informacija, a IKT

eksponencijalno napreduju

frekvencija, vremenska usklaenost i mesto komunikacije

Razvoj mehanizama koordinacije uz podrku IKT

Novi mehanizmi koordinacije Lars Groth: Implicitna koordinacija putem baze podataka, Sistemski podrano nadgledanje, Programirane rutine, Hiperautomatizacija, Sistemski podrane vetine
Kontrola Izmene Praenje i poreenje Izlaz Ulaz

m Ko

Proces 1

un i ka ci j a

Standardi praenja i poreenja 1

Kontrola

Izmene

Praenje i poreenje

Ulaz

Proces 2

Izlaz

Zajedniki cilj

Kontrola

Izmene

Praenje i poreenje

Izlaz

Ulaz

Proces n

Standardi praenja i poreenja n

Groth, L. (1999): Future organizational design: the scope for the IT-based enterprise, New York, USA, John Wiley & Sons

Ko m

un

i ka

Standardi praenja i poreenja 2

ci j a

Pametnom dosta
Koordinacija poslova

Koordinacija putem povratne sprege Direktno nadgledanje

Koordinacija putem programa Standardizacija procesa i izlaza Standardizacija znanja i vetina Tacitne vetine Eksplicitne vetine

Uzajamno usklaivanje

Nivo zavisnosti od IKT-a

Nivo tehnoloke zavisnosti

Implicitna koordinacija

Eksplicitne rutine

Automatizacija

Implicitna koordinacija (putem baze podataka)

Sistemski podrano nadgledanje

Programirane rutine

Hiperautomatizacija

Sistemski podrane vetine

Pet pristupa koordinaciji

Burton, Obel i DeSanctis
Mainska koordinacija, Porodina koordinacija, Klanovska koordinacija, Mozaina koordinacija,
Centralizovana struktura Visoka formalizacija

Mainska koordinacija

Trina koordinacija.

Porodina koordinacija

Niska formalizacija

Burton R., Obel B., DeSanctis G., (2011): Organizational Design: A Step-by-Step Approach, New York, USA: Cambridge University Press

K ko l a n or ov di s M n a ka ko o ci o r za ja d i i n na a ci ja

Decentralizovana struktura

Trina koordinacija

Mainska koordinacija
Karakteristike organizacije: relativno stabilni zadatak i okruenje, duga istorija, veliki broj zaposlenih, stabilna tehnologija Organizacija je visoko formalizovana i visoko centralizovana Dominira direktni nadzor, uz pomo standardizacije proces Jasno se propisuje kako se obavljaju aktivnosti, kako se

nadgleda rad, i kako funkcioniu sistemi povratnog informisanja o rezultatima i korekcijama akcija 6 sigma, standardizacija radnih mesta koja koordinie sisteme nagraivanja, just-in-time menadment zaliha koji povezuje magacin i proizvodnju, balanced scorecard sistem kljunih indikatora performansi (KPI)

Mainska koordinacija

Klanovska koordinacija
Visoko formalizovana, relativno decentralizovana Nije obavezna pisana formalizacija i birokratizacija (tajna

drutva, klanovi, katedre), pravila su vrsta, kratka i jasna (unutar klana) Zaposleni svakodnevno kroz diskusiju sa kolegama i menaderima ue kodeks klana, nain kompanije X, nain na koji mi to ovde radimo Dominantna standardizacija vetina i znanja, zatim meusobno usklaivanje na bilo kom tehnolokom nivou, ali je mogue i korienje drugih mehanizma koordinacije koji se uklapaju u klanski kodeks Koordinacija na katedri (jedan a da li molim vas moe mail na pet razliitih adresa

Mozaina koordinacija
Vei broj heterogenih, integralnih celina u svojoj

strukturi Relativno formalizovana, visoko decentralizovana struktura esta u velikim, multinacionalnim i multidivizionalnim organizacijama Standardizacija izlaza dominira, prati direktan nadzor (standarde razvija korporativni centar)

Porodina koordinacija
Formalizacija niska, centralizacija visoka

Osniva se namee kao oinska figura

Koordinacija sutinski zavisi od jedne pozicije, ili ak i od

linosti osobe koja popunjava tu poziciju sutinski zavisi od jedne pozicije, ili ak i od linosti osobe koja popunjava tu poziciju Problemi:

Ukoliko doe do zamene lidera na vrhovnoj poziciji - podele, tenzije i trzavice koje ugroavaju meusobno usaglaavanje kao est pomoni mehanizam. Ukljuivanje novih lanova takoe moe poremetiti balans koji olakava porodinu koordinaciju.

Trina koordinacija
Visokodinamina i sloena okruenja zahtevaju nisku

formalizaciju i visoku decentralizaciju. Ukoliko organizaciju ini skup relativno nezavisnih jedinica sa jasno razgranienim meusobnim odnosima (u smislu finansija, nadlenosti, odgovornosti, meusobnih zavisnosti), Trina koordinacija Odnosi definisani:

Formalno (kroz budete, transferne cene, sisteme praenja performansi i dokumentacijom predviene obaveze saradnje organizacionih delova) Neformalno (kroz specifine odnose, organizacionu kulturu i klimu, otvoreni stil komunikacije, praksu saradnje razliitih organizacionih jedinica, a pre svega razvoj najvieg mogueg stepena poverenja koje jedinice imaju meusobno)

Pametnom dosta
Tip koo . Mainska Dominantni mehanizmi kordinacije Direktni nadzor, standardizacija procesa Centar koordinacije Strateki vrh, tehnostruktura Praktini alati koordinacije 6 sigma, standardizacija radnih mesta, standardizacija procesa, just-in-time menadment zaliha, balanced scorecard sistem kljunih indikatora performansi (KPI) Jedinstvena organizaciona kultura, iroko prihvaene norme i vrednosti, iroko definisani pravilnici o osnovnim smernicama rada Standardi izlaza, komunikacije i izvetavanja razliitih heterogenih celina Autoritet koji poseduje centralni deo Oekivane oblik organizacije Mainska birokratija

Klanovska

Standardizacija znanja i vetina, meusobno usklaivanje

Strateki, to je operativni vrh koji razvija vrednosti i norme, operativno ne postoji, disperziran iroko kroz organizaciju Korporativni centar koji objedinjuje heterogene delove

Organizacije sa istaknutim liderima i vrednostima

Standardizacija izlaza, zatim meusobno usklaivanje ili direktni nadzor Direktni nadzor, zatim meusobno usklaivanje Meusobno usklaivanje

Mozaina

Divizionalizovane organizacije

Porodina

Glava porodice, centri autoriteta koji su direktno povezani sa njim Distribuiran u autonomne centre organizacionih jedinica

Neformalne, centralizovane organizacije, male organizacije, preduzetnike organizacije Fleksibilne, inovativne organizacije sa integralnom kulturom, razvijenim sistemom praenja performansi i IKT podrkom

Trina

Zajedniki cilj, sistem kontrole performansi

Praktini IKT alati koordinacije

Sistemi za upravljanje sadrajem, Sistemi za elektronsku saradnju, Sistemi za podrku odluivanju, Distribuirane baze podataka Koordinacija putem Dropbox-a ili Google drive-a Boeing 777

Metrotel

Hvala na panji!

Pitanja