KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

SITI NOR MUNIRAH BT AB.AZIZ 830727-03-5312

SOALAN 6 Jelaskan kriteria-kriteria penilaian yang digunakan untuk mengiktiraf sesuatu perubahan yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi kerajaan sebagai suatu inovasi. JAWAPAN Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil.3 tahun 1991. Tujuan pekeliling ini adalah untuk memaklumkan kepada agensiagensi kerajaan mengenai sistem pemberian anugerah inovasi perkhidmatan awam kepada agensi-agensi dan anggotaanggota perkhidmatan awam yang telah berjaya memperkenalkan sesuatu inovasi dalam sistem perkhidmatan awam. Definisi inovasi adalah cetusan ideaidea yang kreatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Objektif Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam adalah untuk: (a) Memberi pengiktirafan kepada hasil inovasi yang diperkenalkan oleh Jabatan, bahagian atau unit. (b) Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara bekerja yang diamalkan. (c) Memperkenalkan dan menyebarkan hasil-hasil inovasi yang boleh dicontohi untuk faedah agensi lain. (d) Menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

Hasil inovasi ini boleh merangkumi apa-apa perubahan kepada sistem, prosedur, kaedah atau cara bekerja. Perubahan-perubahan ini boleh berlaku dalam pelbagai bentuk seperti pengenalan teknologi yang baru, perubahan-perubahan prosedur yang boleh menjimatkan tenaga, masa dan kos sekaligus dapat meningkatkan penghasilan kerja. Kerajaan telah memutuskan untuk memberi pengikhtirafan kepada hasil inovasi dalam perkhidmatan awam. Syarat-syarat penyertaan anugerah inovasi perkhidmatan awam adalah seperti berikut:(a) Inovasi hendaklah dihasilkan oleh jabatan, bahagian atau unit (b) Penyertaan dalam Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam hendaklah melalui ketua agensi (c) Inovasi yang dihasilkan hendaklah memberi faedah yang jelas dari segi meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi (d) Inovasi-inovasi berikut tidak layak untuk menyertai Anugerah inovasi perkhidmatan awam. (i) Inovasi daripada hasil penyelidikan dan pembangunan atau research and development (R&D) yang tiada kaitan dengan peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi; (ii) Inovasi untuk tujuan komersial (iii) Inovasi yang berusia melebihi tiga tahun dari tarikh ianya diperkenalkan Anugerah akan diberi kepada salah satu dari tiga kategori berikut: a. Sesebuah agensi b. Bahagian atau unit di bawah sesebuah agensi atau c. Seseorang anggota sesebuah agensi, mengikut mana yang benar-benar terlibat dalam merancang dan melaksanakan sesuatu inovasi itu.

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

Pemenang- pemenang anugerah inovasi perkhidmatan awam akan menerima: a. Hadiah wang tunai sebanyak RM 5,000.00 sekiranya pemenang tersebut adalah sesebuah agensi, bahagian atau unit dan 1,000.00 kepada seseorang individu beserta b. Sebuah cenderamata yang sesuai dengan cogankata anugerah inovasi perkhidmatan awam tahun. . c. Maklumat mengenai sifat-sifat inovasi yang telah dihasilkan itu serta faedah yang diperolehi akan disiarkan dalam majalah KHIDMAT. d. Inovasi yang dihasilkan akan disebar dalam aman web kerajaan dan penerbitan-penerbitan kerajaan.

Kriteria-kriteria penilaian yang digunakan untuk mengiktiraf sesuatu perubahan yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi kerajaan sebagai suatu inovasi. Terdapat empat kriteria yang akan digunakan dalam penilaian faedah-faedah hasil sesuatu perubahan atau inovasi itu adalah seperti berikut: a. Pengurangan kos operasi Aspek yang akan dinilai di bawah kriteria ini ialah setakat mana pelaksanaan sesuatu perubahan atau inovasi itu telah mengurangkan kos operasi agensi berkenaan. Kriteria pengurangan kos operasi bermaksud inovasi yang dihasilkan tidak melibatkan kos yang tinggi. Penilaian ini biasanya dinilai dari aspek replicability. Kriteria ini bertujuan untuk melihat sejauhmana inovasi yang

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

dihasilkan memenuhi ciri-ciri replicability dan terdapat bukti inovasi yang boleh diguna pakai oleh agensi-agensi lain seperti dapat dilaksanakan secara terus di pelbagai tempat. Selain itu ianya juga dapat dilaksanakan dengan pengubahsuaian mengikut keperluan tanpa melibatkan kos yang tinggi. Kemajuan sains dan teknologi negara boleh membantu penghasilan inovasi tanpa memerlukan kos yang tinggi serta berkualiti. Hasil inovasi atau output haruslah berkualiti walaupun kos yang diperlukan untuk penghasilan adalah rendah. Penilaian kepada aspek output yang berkualiti adalah signifikan. Aspek ini di nilai dengan melihat kepada kriteria kecekapan sesuatu inovasi tersebut. Aspek penilaian efisien digunakan bertujuan untuk menilai sejauhmana inovasi yang dihasilkan memenuhi ciri-ciri efisien iaitu hasil inovasi yang dapat menyumbang kepada pembangunan negara. Inovasi ini biasanya berkaitan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) yang mengetengahkan pendekatan inovatif dalam penggunaan ICT. Jika kita bijak menongkah arus kemajuan teknologi maklumat masa kini, hasilnya inovasi yang dihasilkan tidak melibatkan kos operasi yang tinggi. Dengan pengurangan kos operasi, duit yang diperuntukkan untuk penghasilan inovasi dapat dijimatkan. Agensi-agensi kerajaan yang lain mempunyai peluang yang lebih tinggi untuk menghasilkan inovasi yang lebih kreatif dan berkualiti. Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat meningkatkan produktiviti hasil kerja organisasi dengan kos yang sama atau lebih rendah. Sebagai contoh, dengan mengemaskinikan banyak borang-borang yang digunakan kepada satu atau dua borang sahaja, sesebuah agensi itu akan dapat mengurangkan kos operasinya. Antara contoh inovasi yang telah dimenangi oleh Jabatan Perkhidmatan awam Malaysia ialah Program Hari Khas JPA bersama pelanggan secara maya. Keadaan ini jelas terbukti bahawa pengaplikasian ICT amat penting pengurangan kos operasi. Penggunaan ICT, memang tidak dapat dinafikan berupaya memberi manfaat dalam meningkatkan prestasi sistem perkhidmatan yang cemerlang. Kos perbelanjaan Hari Khas JPA bersama pelanggan bagi setiap negeri adalah sebanyak RM55,300 yang meliputi kos sewaan peralatan, pengangkutan, penginapan, jamuan, guna tenaga dan promosi. Dengan adanya Hari Khas JPA ini, inovasi ini telah membolehkan JPA

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

menjimatkan sebanyak RM38,900 bagi setiap program hasil pengurangan kos terutamanya perbelanjaan pengangkutan dan guna tenaga. Jadi pengurangan kos penting dalam kriteria untuk mendapatkan anugerah inovasi. Hasilnya, inovasi ini telah meningkatkan jumlah pelanggan pada Hari Khas JPA bertemu pelanggan dengan membuka ruang interaksi melepasi sempadan tanpa pertambahan kos.

b. Penjimatan masa Di bawah kriteria ini akan dinilai setakat mana sesuatu perubahan telah menjimatkan masa menjalankan sesuatu urusan. Hasil inovasi yang menggunakan masa yang minimum adalah salah satu kriteria yang perlu di ambil kira untuk pengiktirafan anugerah inovasi perkhidmatan awam. Aspek yang dinilai adalah efisien hasil inovasi. Efisien ini bermaksud terdapat bukti yang nyata dan dapat menyumbang kepada cara kerja yang lebih cekap, cepat, tepat dan mudah. Inovasi penjimatan ini sesuai dalam aspek perkilangan kerana ianya boleh menghasilkan produk dengan kuantiti yang banyak. Secara tidak langsung ianya boleh menjimatkan masa pelanggan. Produk yang dihasilkan semestinya berkualiti walaupun dengan masa yang singkat. Sebagai contohnya, penubuhan pusat pelaburan setempat di Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia ialah mengurangkan masa pemprosesan permohonan-permohonan untuk lesen perkilangan. Pengenalan komputer mikro di pejabat-pejabat pos telah mengurangkan masa menunggu purata bagi mereka yang ingin menjelaskan bil. Anugerah yang dimenangi oleh JPA ialah Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan Secara Maya merupakan saluran secara maya kepada para pelanggan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk mendapatkan kemudahan khidmat nasihat, secara serta-merta serta menyediakan kemudahan untuk pelanggan berkomunikasi dengan pegawai-pegawai JPA secara real time. Program ini merupakan kaedah alternatif selain dari bertemu secara bersemuka atau fizikal pada Hari Khas Bersama Pelanggan JPA. Ia berkonsepkan hari

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

terbuka melalui penyediaan kaunter perkhidmatan khas atau maya. Kaunterkaunter interaksi atau chatting secara maya diaktifkan pada Jumaat terakhir setiap bulan sempena Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan. Inovasi ini telah dilaksanakan secara penuh pada November 2006 dan memnberi saluran komunikasi alternative kepada lebih satu juta pelanggan JPA.iaitu agensi kerajaan, anggota sektor awam, pelajar tajaan JPA dan pesara sama ada untuk hadir secara bersemuka atau maya. Salah satu kriteria penilaian yang ditekankan untuk penganugerahan inovasi ini adalah masa yang diambil untuk penganjuran Hari Khas JPA bersama pelanggan penggunaan diluar JPA telah dikurangkan. Oleh itu, masa bekerja telah dioptimumkan dimana masa untuk urusan pengangkutan persediaan kaunter dan kemudahan pelanggan dilokasi dan pemunggahan tidak lagi diperlukan. Produktiviti para pegawai JPA yang terlibat secara langsung pada hari tersebut telah meningkat. Para pegawai boleh melayan lebih ramai pelanggan berbanding kaedah bersemuka untuk satu tempoh masa yang sama. Jumlah pelanggan JPA pada Hari Khas bertemu pelanggan telah meningkat, terutamanya para pelanggan di luar Putrajaya dan luar negara. Jadi dengan penjimatan masa ini, pegawai-pegawai JPA tidak perlu mencari waktu yang sesuai untuk mengadakan hari bersama pelanggan. Kemudahan ini memberi impak yang bermakna bukan sahaja kepada pegawaipegawai JPA malah kepada pelanggan.

c. Peningkatan hasil kerja Di bawah kriteria ini akan dinilai setakat mana pelaksanaan sesuatu perubahan telah meningkatkan hasil kerja. Dalam kriteria peningkatan hasil kerja ini, perkara yang paling penting ialah idea. Idea yang dicetuskan bagi penghasilan sesuatu inovasi itu diukur dari segi kreativiti iaitu dengan menilai keaslian dan adaptasi. Perbezaan antara keaslian dan adaptasi ialah keaslian merujuk kepada inovasi yang dihasikan adalah idea yang asli. Manakala adaptasi yang dihasilkan merupakan penambahbaikan ataupun pengubahsuaian idea yang sedia ada.

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk sistem, prosedur, kaedah dan cara bekerja. Sebagai contoh kemajuan teknologi dapat memberi manfaat kepada semua. Aspek lain yang dinilai dalam peningkatan hasil kerja adalah replicability. Aspek ini bertujuan untuk melihat sejauhmana inovasi yang dihasilkan memenuhi ciri-ciri replicability dan terdapat bukti inovasi yang boleh digunapakai oleh agensi-agensi lain seperti secara terus ataupun dengan diubahsuai mengikut keperluan semasa tanpa melibatkan kos yang tinggi. Selain daripada itu, bagi meningkatkan hasil kerja perlu perlaksanaan yang mantap. Tahap perlaksanaan ini bertujuan untuk melihat sejauh mana tahap perlaksanaan inovasi yang dihasilkan samada telah berjaya dilaksanakan sehingga keperingkat secara penuh atau secara Percubaan. Antara contoh penilaian inovasi peningkatan kerja ialah dengan membuat perubahan kepada prosedur-prosedur memeriksa kenderaan komersial setiap hari. Antara contoh lain ialah Program Hari Khas bersama pelanggan di alam maya. Kriteria penilaian yang ditekankan adalah kreativiti. Ini kerana Inovasi ini adalah idea yang asli dari segi konsep kaedah penganjuran Hari bersama pelanggan di mana ia menambahbaik pendekatan interaksi secara bersemuka kepada secara maya antara pelanggan dan para pegawai JPA. Inovasi ini menggunakan aplikasi chatting Microsoft Internet Relay Chat (MIRC) iaitu salah satu aplikasi Internet Relay Chat yang paling popular dan boleh diakses serta dimuat turun secara percuma. Ia membolehkan para pelanggan JPA dari seluruh dunia berkomunikasi dengan pegawai JPA secara real time dengan melayari kaunterkaunter khas yang dikendalikan oleh pegawai yang mahir bagi setiap perkhidmatan JPA dan diselia oleh penyelia yang berpengalaman. Dengan kemajuan teknologi masa kini, setiap golongan masyarakat celik IT dan mereka tidak perlu ketempat yang diadakan Hari bersama pelanggan ini. Mereka hanya akses internet sekaligus dapat bersemuka dengan pegawai-pegawai JPA untuk sebarang Kemusykilan. Inovasi ini boleh digunakan oleh semua agensi-agensi kerajaan bagi memberi pilihan tambahan atau alternatif kepada para pelanggan

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

untuk berkomunikasi selain dari interaksi secara bersemuka, surat, emel atau telefon. Ia telah diguna pakai oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia mulai April 2007. d. Peningkatan dalam tahap kepuasan hati pelanggan Aspek yang akan dinilai di bawah kriteria ini ialah setakat mana sesuatu perubahan itu telah meningkatkan kepuasan hati pelanggan. Dalam sesebuah agensi khususnya perkhidmatan awam, kepuasan hati pelanggan dititikberatkan. Jika sesebuah agensi itu mendapat tahap kepuasan hati pelanggan maka agensi itu mencerminkan sektor awam yang cemerlang dan berkualiti. Sikap prihatin kepada pelanggan dan sentiasa mencari jalan untuk memenuhi kehendak pelanggan merupakan elemen penting dalam usaha menyediakan perubahan inovasi yang pelbagai. Melalui pengiktirafan perubahan inovasi ini, secara tidak langsung menggalakkan golongan-golongan lain untuk bersaing secara sihat. Selain daripada itu, pemenang-pemenang anugerah ini membuktikan beliau memiliki sikap pekerja yang cemerlang. Aspek yang dinilai dalam kriteria ini ialah potensi pelaksanaan pengurusan. Kriteria ini bertujuan untuk melihat sejauhmana komitmen pengurusan atasan dalam memberi sokongan dari segi kewangan, pengurusan sumber manusia, insentif, penghargaan dan peralatan. Komitmen pihak atasan juga penting untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan serta memberi faedah kepada pelanggan. Jika anugerah inovasi ini diberikan kepada sebuah agensi atau bahagian di bawah sesebuah agensi sokongan daripada semua kakitangan yang diperlukan. Proses inovasi ini akan berjalan dengan lancar dan pertukaran maklumat dan idea-idea dengan lebih meluas,semangat saling mempercayai di kalangan kakitangan dan komunikasi yang berkesan di dalam organisasi. Sekaligus dapat menghasilkan perubahan inovasi yang berkualiti. Kesimpulannya, jika perubahan inovasi berkualiti dihasilkan, kriteria tahap kepuasan hati pelanggan harus dinilai bagi memastikan pelanggan mendapat hasil yang terbaik. Hal ini jelas terbukti apabila Jabatan Perkhidmatan Awam

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

(JPA) telah mengadakan Hari Khas bersama pelanggan secara maya. Inovasi ini telah memperluaskan outreach JPA terhadap para pelanggannya yang berada di pelbagai lokasi. Para pelanggan boleh berurusan dengan selesa bersama pegawai JPA dari serata dunia tanpa perlu hadir ke JPA, Putrajaya. Inovasi interaksi secara maya ini telah memudah dan mempercepatkan urusan pelanggan, mengoptimumkan penggunaan ICT, mengurangkan karenah birokrasi dan menyokong program e-Government. Agensi ini seharusnya berbincang dan bekerjasama untuk menjayakan program ini. Seluruh pegawai JPA terlibat dalam hal ini. Kriteria yang dinilai ialah komitmen pengurusan atasan. Inovasi Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan Secara Maya ini telah dicetuskan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Aspek kepimpinan juga dapat diterjemahkan dengan penglibatan semua Bahagian di JPA. Ia juga mendapat sokongan peruntukan dan penggunaan sumber operasi seperti kewangan, guna tenaga, peralatan dan teknologi yang mencukupi dan bersesuaian. Program seperti ini berjaya mendapat kepuasan dihati pelanggan. Ini kerana pelanggan boleh merujuk terus kepada pegawai yang bertugas jika mempunyai sebarang masalah. Selepas inovasi diperkenalkan, para pelanggan JPA cuma perlu klik pada capaian Hari Khas JPA Bersama Pelanggan secara on-line di laman web service.jpa.gov.my untuk mengajukan sebarang masalah atau aduan. Inovasi ini menyediakan saluran alternatif dan membuka ruang interaksi antara pelanggan dengan pegawai JPA dengan mengambil kira faktor kos, keselesaan, jarak serta kecepatan pemberian maklum balas. Hasilnya, jumlah pelanggan JPA pada Hari Khas Bersama Pelanggan telah berjaya ditingkatkan melalui saluran bertemu secara mega ini. Pelanggan dari luar negara dan pelbagai negeri di Malaysia juga telah menggunakan saluran alternatif ini.

RUBY INN, KOTA KINABALU

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

Penutup Pelbagai inovasi telah diperkenalkan oleh agensi sektor awam bagi

memperbagaikan dan memantapkan sistem dan prosedur sedia ada serta menyelesaikan masalah operasi supaya perkhidmatan yang di beri adalah berkualiti dan cemerlang. Selain daripada itu ianya memupuk budaya kreatif dan inovatif dalam cara bekerja yang diamalkan. Gagasan inovatif yang diperkenalkan dan dilaksanakan telah dapat meningkatkan produktiviti dan pembaharuan pentadbiran dalam bentuk penjimatan masa, pengurangan kos operasi, peningkatan hasil kerja dan tahap kepuasan hati pelanggan. Langkah yang telah diambil untuk menggalakkan budaya inovasi termasuklah memperkenalkan mekanisme seperti cadangan kualiti, kumpulan meningkat mutu kerja (KMK) serta kumpulan penyelesaian masalah yang lain. Usaha ini dipertingkatkan lagi dengan memperkenalkan anugerah inovasi perkhidmatan awam. Sebanyak 959 inovasi telah dihasilkan dalam pelbagai bidang sejak anugerah ini diperkenalkan. Bidang-bidang tersebut termasuk sistem dan prosedur, pengurusan sumber manusia, serta struktur organisasi, gaya pengurusan, persekitaran kerja, teknologi dan kelengkapan modal. Tanggungjawab dan cabaran baru terutama sekali kepada pemenang-pemenang yang akan dijadikan aras oleh agensi-agensi yang lain.

RUBY INN, KOTA KINABALU

10

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

RUBY INN, KOTA KINABALU

11

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

RUBY INN, KOTA KINABALU

12

KURSUS INDUKSI SSM KUMPULAN 1 SIRI 1/2008 TUGASAN INDIVIDU

RUBY INN, KOTA KINABALU

13