KEMPEN KESELAMATAN JALANRAYA UNIT STRATEGI KOMUNIKASI SYARIKAT ULTIMATE SERVICES

ISI KANDUNGAN

1.0Pengenalan................................................................................................... 1 1.1Latarbelakang Tugasan Memimpin Kempen Keselamatan Jalanraya..............................1 1.2Skop dan Tujuan Kertas Perbincangan...........................................................................2 2.0Fungsi, Peranan dan Tugas Seorang Pemimpin dalam Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya.............................................................................3 3.0Gaya Kepimpinan yang Perlu untuk Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya................................................................................................. 6 4.0Aplikasi Teori Kepimpinan bagi Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya. 11 5.0Penutup...................................................................................................... 13 Rujukan........................................................................................................... 14

1.0

Pengenalan

1.1

Latarbelakang Tugasan Memimpin Kempen Keselamatan Jalanraya

Sebagai seorang pegawai kanan di Unit Strategi Komunikasi sebuah organisasi berorientasikan perkhidmatan, tugas untuk mengurus kempen keselamatan jalanraya merupakan antara kerja rutin yang perlu dilaksanakan dengan jayanya. Kempen Keselamatan Jalanraya merupakan suatu program yang memerlukan pengurusan yang efektif dan efisien di mana ia biasanya melibatkan penubuhan sebuah jawatankuasa yang bukan hanya terdiri daripada kakitangan dalam syarikat tersebut tetapi pihak luar seperti pihak polis trafik, pihak berkuasa tempatan, pasukan perubatan, badan-badan sukarela dan sebagainya. Oleh itu, komunikasi dalaman dan luaran diaplikasikan semasa merancang dan melaksanakan kempen ini. Kempen Keselamatan Jalanraya juga biasanya mensasarkan kepada kumpulan sasar utama seperti budak-budak sekolah dan juga khalayak ramai. Oleh itu, komunikasi melibatkan pelbagai bentuk daripada komunikasi bersemuka, komunikasi diad, komunikasi dalam kumpulan kecil dan juga komunikasi dengan pihak umum. Sebagai orang yang diberi tanggungjawab mengurus kempen keselamatan jalanraya ini, fungsi, peranan dan tugas yang dimainkan adalah amat penting dan boleh menentukan kejayaan atau kegagalan kempen tersebut. Oleh itu, adalah sangat penting bagi seseorang pegawai kanan yang diberi tanggungjawab mengurus kempen ini melaksanakan tugas dengan baik demi menjaga imej syarikat dan menunjukkan tahap profesionalisma kerja yang tinggi.

Mukasurat | 1

1.2

Skop dan Tujuan Kertas Perbincangan

Kertas perbincangan ini tidak menjelaskan tentang apa yang terkandung dalam kempen keselamatan jalanraya tersebut tetapi memfokuskan perbincangan kepada aspek kepimpinan yang perlu ditunjukkan dan diaplikasikan oleh pegawai kanan dalam menjayakan kempen keselamatan jalanraya berkenaan. Oleh itu, objektif kertas tujuan ini adalah: (i) Untuk membincangkan fungsi, peranan dan tugas seorang pemimpin dalam menjayakan kempen tersebut; (ii) Untuk menerangkan gaya kepimpinan yang perlu dipamerkan untuk menjayakan kempen tersebut; dan (iii) Untuk membincangkan aplikasi satu teori kepimpinan bagi menjayakan kempen tersebut.

Mukasurat | 2

2.0

Fungsi, Peranan dan Tugas Seorang Pemimpin dalam Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya

Sebagai Pegawai Kanan yang telah diberikan mandat untuk mengurus kempen keselamatan jalanraya tersebut, saya perlu menjalankan fungsi, peranan dan tugas sebagai pemimpin untuk menjayakan kempen tersebut. Sebelum menjelaskan fungsi, peranan dan tugas sebagai pemimpin kempen, objektif kempen tersebut dinyatakan seperti berikut; Objektif kempen keselamatan jalanraya tersebut adalah: (i) Untuk meningkatkan kesedaran khalayak awam khususnya pelajar-pelajar sekolah tentang tanggungjawab masing-masing menjaga keselamatan di jalanraya; (ii) Untuk menyebarkan maklumat mengenai tahap keselamatan jalanraya yang ada masa kini; (iii) Untuk menyebarkan maklumat mengenai cara-cara menjaga keselamatan jalanraya yang sepatutnya diamalkan oleh setiap pengguna jalanraya; dan (iv) Untuk mewujudkan masyarakat setempat yang lebih prihatin dan

bertanggungjawab terhadap penggunaan jalanraya.

Sebagai ketua dalam Jawatankuasa Kempen Keselamatan Jalanraya ini, sayaperlulah memastikan bahawa setiap ahli jawatankuasa memahami dan mengetahui objektif pelaksanaan kempen keselamatan jalanraya tersebut. Seterusnya, saya perlu memastikan bahawa segala aktiviti dan usaha jawatankuasa adalah untuk mencapai objektif tersebut. Ini kerana kepimpinan merupakan tingkah laku yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain supaya mereka sanggup dan secara sukarela melakukan apa yang dikehendaki oleh orang yang memimpin (Abdullah dan Ainon, 1998). Pemimpin pula sepatutnya dapat mendorong orang lain untuk patuh dengan rela hati tanpa tekanan atau paksaan.

Mukasurat | 3

Secara amnya, fungsi saya sebagai pemimpin dalam kempen keselamatan jalanraya ini adalah untuk menentukan arah dan matlamat serta mencipta wawasan yang dilakukan (Abdullah dan Ainon, 1998) dengan menyatakan dan membangunkan matlamat dan objektif kempen keselamatan jalanraya yang jelas dan terang seperti yang dinyatakan di atas. Untuk mencipta wawasan, saya perlulah menyatakan dengan jelas bagaimana bentuk kempen yang ingin disampaikan. Ini dapat dilakukan dengan mewujudkan tema kempen tersebut seperti Masyarakat bertanggungjawab, kemalangan sifar. Selain dari itu, saya juga berpenanan untuk menggembeling manusia dengan urusan kempen tersebut (Abdullah dan Ainon, 1998). Ini bermakna saya perlulah mewujudkan satu jawatankuasa kerja yang melibatkan orang-orang yang dipercayai dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan sebaik mungkin. Setiap ahli jawatankuasa tersebut perlu diberi penerangan tentang tugas dan tanggungjawab yang mereka harus laksanakan dengan jelas. Di samping itu, sebagai pemimpin, saya perlu berkomunikasi dengan orang yang penting (Abdullah dan Ainon, 1998) berkaitan dengan kempen ini. Ini termasuklah memberikan laporan perkembangan kempen dari masa ke semasa kepada ketua dan juga semua ahli jawatankuasa, berhubung dengan organisasi luar seperti Jabatan Polis Trafik, Majlis Daerah dan Pejabat Daerah, sekolah-sekolah, Persatuan Bulan Sabit Merah, St. John, Ambulans JPA3 dan sebagainya. Pemimpin kempen juga perlu menurunkan kuasa (Abdullah dan Ainon, 1998) supaya ahli jawatankuasa yang lain dapat melaksanakan tugas mereka. Ini berkaitan dengan delegasi tugas di mana saya tidak boleh melakukan semuanya atas usaha sendiri. Saya perlu mengagihkan tugas dan menurunkan kuasa supaya ahli jawatankuasa dapat melakukan tugas mereka. Contohnya, mendapatkan sumbangan derma ikhlas boleh dipertanggungjawabkan kepada bendahari manakala penyediaan tempat pameran poster dan pertandingan diserahkan kepada jawatankuasa kecil masing-masing. Sebagai pemimpin, saya juga perlu menjadi sumber ilham kepada ahli jawatankuasa yang lain. Selain dari itu, saya harus memberi dorongan dan memupuk semangat orang yang

Mukasurat | 4

dipimpin. Ini memerlukan saya bersikap terbuka dan boleh didekati oleh ahli jawatankuasa yang lain.

Sebagai pemipin kempen, saya mempunyai banyak tugas yang harus dilaksanakan untuk menjayakan kempen ini. Tiga kerja utama saya adalah: (i) Menjalin perhubungan saya perlu menjalin hubungan dengan semua pihak yang menentukan kejayaan kempen ini. Mereka mungkin merupakan pihak yang berhubung secara langsung seperti ketua syarikat, ahli jawatankuasa, pihak berkuasa tempatan, ketua persatuan sukarela dan sebagainya ataupun pihak yang tidak langsung seperti DJ di stesen radio, pusat membeli belah dan sebagainya yang boleh menyebarkan maklumat mengenai kempen ini. (ii) Menerima dan memberi maklumat sebagai pemimpin, kebanyakan maklumat akan disalurkan kepada dan melalui saya dan dengan itu, saya perlulah menerima segala maklumat dan menyebarkan maklumat tersebut kepada pihak yang berkenaan dengan cepat dan tepat supaya tindakan dapat dilaksanakan dengan sepatutnya. (iii) Membuat keputusan sebagai pemimpin sesebuah kempen, saya perlu membuat keputusan mengenai pelbagai perkara dari masa ke semasa. Ini mungkin melibatkan keputusan berkaitan wang, orang lain, masa, aktiviti kempen, penceramah semasa kempen, pertandingan, tempat dan sebagainya. Sebagai pemimpin, saya mesti memastikan saya mempunyai maklumat yang cukup untuk membuat keputusan yang terbaik. Saya juga perlu berunding dengan pelbagai pihak terlebih dahulu sebelum membuat keputusan supaya keputusan itu mencerminkan pendapat semua dan bukan saya seorang.

Mukasurat | 5

3.0

Gaya Kepimpinan yang Perlu untuk Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya

Untuk memastikan kempen keselamatan jalanraya ini berjaya, saya perlulah mempunyai tingkah laku kepimpinan seperti yang dinyatakan di bawah. Ini merupakan 12 tingkah laku pemimpin yang dinyatakan dalam Witherspoon (1997) dalam Siti Zobaidah dan Rosmiza (2008). (i) (ii) (iii) (iv) mempunyai sikap bertimbangrasa dan memberi sokongan kepada orang bawahan memberi pujian dan pengiktirafan mengambilkira pendapat ahli jawatankuasa dalam membuat keputusan memberi kepercayaan dan tanggungjawab kepada ahli jawatankuasa dalam menyelesaikan sesuatu tugas (v) menerangkan tugas-tugas dan peranan ahli jawatankuasa dengan jelas bagi mengelakkan kekeliruan (vi) penyebaran maklumat berkenaan tugas, organisasi, polisi, prosedur dan acara yang melibatkan organisasi dan ahlinya (vii) penyelesaian masalah mencadangkan penyelesaian kepada kerja-kerja yang sukar (viii) (ix) menyediakan kemudahan sumber dan infrastruktur dalam memudahkan kerja boleh mewakili organisasi dengan pelbagai jenis publik dan memberi impresi yang positif (x) (xi) sebagai fasilitator yang dapat menggalakkan ahli-ahli berkomunikasi dengan baik menguruskan konflik dengan baik sama ada berkaitan dengan kerja mahupun sosial

Mukasurat | 6

(xii)

memberikan kritikan yang membina dalam meningkatkan prestasi seseorang dalam tugas dalam memastikan polisi organisasi dipatuhi.

Sebagai pemimpin, kejayaan kempen tersebut bergantung kepada keupayaan saya mempamerkan gaya kepimpinan yang sesuai. Dua gaya kepimpinan adalah gaya transaksi dan transformasi. Transaksi bermaksud pertukaran atau bertukar-tukaran di mana pemimpin percaya bahawa mereka boleh mendorong para pengikutnya untuk melakukan apa sahaja yang diarahkan asalkan ada pertukaran. Pertukaran ini boleh dalam pelbagai bentuk seperti upah, ganjaran, pengiktirafan, kenaikan pangkat dan lain-lain. Manakala ganjaran berbentuk negatif yang diberikan kepada yang tidak melakukan kerja adalah tiada upah, tiada pengiktirafan, tiada kenaikan pangkat dan sebagainya (Siti Zobaidah dan Rosmiza, 2008). Dalam konteks kerja mengurus kempen keselamatan jalanraya ini, gaya kepimpinan seperti ini perlu dipamerkan di mana saya boleh mendorong ahli-ahli jawatankuasa untuk melakukan tugas mereka dengan memberikan pengiktirafan di atas segala kerja yang dilaksanakan dengan baik dan kritikan yang membina apabila mereka gagal melaksanakan tugas yang diarahkan. Bagi ahli jawatankuasa yang bukan merupakan kakitangan syarikat, surat pengitirafan kerja dan peranan mereka yang terlibat boleh diberikan dan dipanjangkan kepada majikan berkenaan. Untuk menggalakkan sambutan orang awam terhadap kempen ini pula, gaya kepimpinan transaksi adalah penting. Kesedaran keselamatan jalanraya dapat ditingkatkan melalui aktiviti-aktiviti berbentuk pertandingan seperti pertandingan menulis esei, berpuisi dan menggunakan jalanraya dengan betul. Hadiah pertandingan mendorong mereka untuk mengikut arahan yang diberikan. Selain daripada gaya kepimpinan transaksi, gaya kepimpinan transformasi juga adalah penting. Transformasi bermaksud berubah atau perubahan dan gaya transformasi boleh

Mukasurat | 7

mendorong orang supaya mengubah nilai dan sikap mereka dengan adanya komitmen terhadap matlamat dan perjuangan kempen. Untuk mempamerkan gaya kepimpinan transformasi, saya perlu menunjukkan tiga perkara berikut; (i) peribadi yang berkarisma saya perlu menunjukkan bahawa saya mempunyai visi dan misi serta berwawasan. Mencapai matlamat kempen perlu dijadikan suatu isu yang penting dan sentiasa diberi ingatan kepada ahli jawatankuasa supaya mereka dapat melihat peribadi saya yang berkarisma (ii) prihatin kepada pengikut yang dipimpin saya perlu meluangkan masa yang banyak termasuklah masa peribadi saya untuk mengurus kempen ini. Saya perlu memberikan perhatian peribadi kepada setiap ahli jawatankuasa dan membantu mereka melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan memberi panduan dan nasihat apabila perlu (iii) bersifat intelektual iaitu berupaya merangsang munda golongan pengikut sebagai pemimpin, saya perlu memotivasikan ahli jawatankuasa dan mereka yang mengikuti kempen ini supaya mereka dapat sama-sama mencapai matlamat dan tujuan kempen ini.

Cabaran sebagai pemimpin yang menunjukkan gaya kepimpinan transformasi adalah keupayaan untuk mengubah sikap dan nilai mereka sehingga mereka berjaya mendapat kesedaran baru. Ini bukan sahaja di kalangan ahli jawatankuasa tetapi sesiapa sahaja yang mengikuti kempen keselamatan jalanraya ini. Saya dapat melakukan ini dengan mengajak mereka memperjuangkan nilai-nilai yang lebih murni dan mulia supaya mereka dapat melupakan dorongan-dorongan ke arah kebinasaan seperti mementingkan diri sendiri, tamak, cemburu, dendam dan sebagainya. Menurut Redding dan Jablin dalam Siti Zobaidah dan Rosmiza (2008), gaya kepimpinan transformasi dapat dipamerkan jika adanya ciri-ciri tersebut:

Mukasurat | 8

(i)

Percaya bahawa komunikasi yang betul adalah penting. Oleh itu, saya perlulah pandai menerangkan dengan jelas arahan dan dasar kempen, mesra berbincang dengan ahli jawatankuasa dan sebagainya

(ii)

Pandai mendengar dengan empati dan sedia mendengar sebarang rungutan atau cadangan dari para pengikut. Saya harus mengamalkan dasar pintu terbuka di mana sesiapa sahaja dijemput masuk ke bilik saya untuk membincangkan apa sahaja isu berkaitan dengan pelaksanaan kempen ini

(iii)

Suka menggunakan teknik bertanya dan mendorong apabila memberi arahan dan tidak bertumpu kepada cara menyuruh atau mengarah. Penggunaan bahasa yang lembut tetapi tegas adalah penting semasa menyampaikan arahan.

(iv)

Menjaga air muka dan maruah para pengikut. Segala keputusan yang diambil adalah keputusan bersama walaupun keputusan itu sebenarnya dilakukan oleh seorang ahli jawatankuasa. Oleh itu, apabila berlaku konflik, tuduh-memuduh harus dielakkan, begitu juga dengan memberi malu kepada sesiapapun. Sebagai pemimpin, saya harus menjaga air muka dan maruah setiap ahli jawatankuasa.

(v)

Bersikap terbuka dengan maklumat. Saya perlu memberitahu awal-awal segala perubahan dan menerangkan alasan di sebalik arahan dan dasar.

Selain daripada gaya kepimpinan transaksi dan transformasi, saya juga perlu menunjukkan gaya kepimpinan demokratik di mana ianya dicirikan sebagai mudah lentur dan bergantung kepada sumber-sumber kuasa yang tidak mendesak seperti kepakaran memujuk, alasan-alasan yang kukuh dan ganjaran (Siti Zobaidah dan Rosmiza, 2008). Matlamat gaya kepimpinan demokratik adalah semangat kerja berpasukan, yang mana mencirikan juga jawatankuasa kerja untuk menjayakan kempen keselamatan jalanraya ini.

Mukasurat | 9

Mukasurat | 10

4.0

Aplikasi Teori Kepimpinan bagi Menjayakan Kempen Keselamatan Jalanraya

Teori kepimpinan yang digunakan sebagai garis panduan bagi menjayakan kempen keselamatan jalanraya ini adalah Pendekatan Empat Faktor yang dikemukakan oleh Bowers dan Seashore (1966). Menurut teori ini, terdapat empat gaya kepimpinan yang berbeza iaitu: (a) Gaya sokongan pemimpin menganggap faktor kemanusiaan sebagai sangat penting dan mereka mengambil kisah tentang hal ehwal kepuasan dan penghargaan diri para pengikutnya (b) Gaya kemudahan interaksi gelagat pemimpin menekankan kepada usaha mewujudkan suasana persaudaraan yang mesra di antara ahli kumpulan (c) Gaya penekanan matlamat gelagat pemimpim mengutamakan pencapaian matlamat dengan prestasi yang paling memuaskan (d) Gaya kemudahan bekerja pemimpin melaksanakan aktiviti-aktiviti

tanggungjawabnya bagi mencapai matlamat organisasi melalui proses perancangan, penyelarasan, penjadualan dan dengan menyediakan peralatan-peralatan, suasana kerja dan kemahiran-kemahiran teknikal yang diperlukan untuk melicinkan pelaksanaan kerja.

Berdasarkan kepada teori kepimpinan empat faktor ini, saya boleh merujuk kepada penggunaan gaya kepimpinan kemudahan bekerja dalam kebanyakan situasi mengurus kempen keselamatan jalanraya ini. Ini bermakna, kejayaan kempen keselamatan jalanraya ini akan menjadi kenyataan jika adanya perancangan, penyelarasan dan penjadualan aktiviti yang rapi di samping penyediaan sumber-sumber yang boleh digunakan oleh ahli jawatankuasa untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka. Saya juga harus mengenalpasti mana-mana kemahiran teknikal seperti pengadilan pertandingan berhemah di jalanraya harus diserahkan kepada polis trafik supaya matlamat kempen dapat
Mukasurat | 11

dilaksanakan. Begitu juga, proses komunikasi dapat dipastikan keberkesanannya jika orang yang dipertanggungjawabkan mengurus proses komunikasi, khususnya setiausaha kerja merupakan orang yang mahir menggunakan kemahiran komputer dan sebagainya. Selain daripada gaya kepimpinan kemudahan kerja, ada masanya saya perlu menggunakan gaya kepimpinan sokongan khususnya apabila kerja mengurus kempen tersebut memakan masa dan memerlukan usaha yang banyak. Oleh itu, saya perlu mementingkan faktor kemanusiaan seperti memberikan kata-kata pujian dan semangat dari masa ke semasa dan memberikan ganjaran yang berpatutan dari masa ke semasa, contohnya mengadakan mesyuarat sambil makan tengahari di sebuah restoran terkenal dan memberikan cuti separuh hari kepada kakitangan pada hari berikutnya sekiranya mereka bekerja sehingga jauh malam mengurus kempen tersebut. Penghargaan berbentuk cenderakenangan juga perlu diberikan kepada semua ahli jawatankuasa untuk menyokong usaha mereka. Kerjasama dalam pasukan kerja mengurus kempen tersebut juga hanya akan berjaya sekiranya ada hubungan mesra di kalangan ahli dan dengan itu, aplikasi gaya kemudahan interaksi juga perlu dilakukan dari masa ke semasa. Lebih penting lagi, gaya penekanan matlamat juga perlu dilakukan khususnya untuk memberi kesedaran dan perubahan sikap ahli-ahli jawatankuasa supaya berusaha mencapai matlamat kempen yang telah ditetapkan.

Mukasurat | 12

5.0

Penutup

Kepimpinan merupakan suatu kemestian dan keperluan yang utama bagi sesiapapun dalam organisasi yang bertanggungjawab melaksanakan tugas melalui orang lain. Sebagai pegawai kanan yang diberikan tanggungjawab mengurus kempen keselamatan jalanraya, keperluan gaya kepimpinan yang sesuai dengan situasi semasa adalah penting bagi memastikan kejayaan. Gaya kepimpinan bukanlah sesuatu yang inborn maupun ianya berbentuk statik. Kepimpinan adalah ciri yang boleh dipelajari dan gaya kepimpinan pula harus disesuaikan dengan keperluan semasa. Aplikasi teori kepimpinan yang dibincangkan di dalam kertas perbincangan ini menunjukkan bahawa gaya kepimpinan harus disesuaikan dengan keadaan dan bukan sebaliknya. Kesimpulannya, apapun tanggungjawab yang diberikan dan apabila tanggungjawab itu perlu dilakukan melalui tindakan orang lain, kepimpinan menjadi faktor utama menentukan kejayaan.

Mukasurat | 13

Rujukan

Abdullah Hassan dan Ainon Mohd (1998). Komunikasi untuk pemimpin. Kuala Lumpur: Utusan Publications, Inc Ainon, M. dan Abdullah, H. (2003). Teori dan Teknik Kepimpinan, Kuala Lumpur: PTS Professional Publishing Sdn Bhd Goldhaber, G. H. 1990. Komunikasi dalam Organisasi, Terjemahan Omardin Hj. Ashaari, Azahar Raswan dan Dean Wan Din, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka Kempen Pandu Cermat, dari laman web: http://www.panducermat.org.my/ Kepimpinan dan pengurusan (t. th.) diperolehi dari laman http://www.usm.my/education/kaunseling/tips/kepimpinan%20-%20Fungsi %20Kepimpinan%20PENGURUSAN.doc web:

Narimah, I. dan Saodah, W. 2003. Komunikasi Organisasi. Pahang: PTS Publications and Distributors Sdn Bhd Robbins, S. P. (2003). Organizational Behavior, International Edition, New Jersey: Prentice-Hall Inc Siti Zobaidah, O. dan Rosmiza, B. (2008). KOM3364/KOM3088 Komunikasi Kepimpinan, Serdang: Universiti Putra Malaysia Strang, K. D. (2005). Examining effective and ineffective transformational project leadership, Team performance Management, Volume 11, Number 3/4, pp. 68-103 Suliman , Abdullah (2007) Persepsi gaya kepimpinan transformasi terhadap kepuasan kerja. Masters thesis, Universiti Utara Malaysia. Wan Faridah, A. W. I., Noor Azmi, M. dan Ishak, M. S. (2002). Kepimpinan transaksi/transformasi dan ciri kerja profesional teknologi maklumat sektor awam Malaysia, Jurnal Teknologi 37(E) Dis 2002: 57-70

Mukasurat | 14