PENGURUSAN GERKO (KOKU WAJ 3108) PENGURUSAN MESYUARAT AHLI KUMPULAN:

NUR AIMI BINTI REMLI AZNI ZULAIKHA BINTI YAHAYA NUR SYAZA BINTI TOUFID INTAN SYAMIMI BINTI DARWIS SITI ANIS ATHIRAH BUX BT SHEIKH MUNIR BUX

DEFINISI MESYUARAT
ASAL Dari perkataan Arab yang bermaksud berhimpun, berkumpul atau berbincang untuk mencapai kata sepakat. Kamus Dewan perundingan untuk membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan.

TUJUAN MESYUARAT
Menyelesaikan tugas dan masalah berkaitan organisasi. Mencari sokongan dan kerjasama sesama ahli. Menyebarkan maklumat. Merancang sesuatu strategi atau untuk mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti. Membuat sesuatu keputusan atau mandat yang penting.

JENIS JENIS MESYUARAT

Mesyuarat agung tahunan
Mesyuarat jawatankuasa sementara

Mesyuarat agung tergempar

Mesyuarat jawatankuasa kecil/biro

Mesyuarat jawatankuasa kerja

4

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat Tempahan secara bertulis Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Tentukan bilangan salinan kertas kerja Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupi Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

7. Perbincangan pra mesyuarat Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi Tepati masa Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

Agenda Mesyuarat
Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat
Senarai kehadiran mesyuarat Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

PENUTUP
Menggariskan serta menetapkan normanorma kerja yang minimum bagi perkaraperkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.

SEKIAN, TERIMA KASIH