Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

ARMONIZAREA LEGISLAIEI ARHIVISTICE ROMNETI CU CEA EUROPEAN I PREGTIREA PERSONALULUI RESPONSABIL CU ACTIVITATEA DE ARHIV THE HARMONIZATION OF THE ROMANIAN ARCHIVE LEGISLATION WITH THE EUROPEAN ONE, AND THE TRAINING OF ARCHIVE STAFF
Claudiu PORUMBCEAN Universitatea de Vest Vasile Goldi din Arad Facultatea de tiine Umaniste, Politice i Administrative Arad, Romnia, Str. Unirii, nr. 3 Email: claudiupp@yahoo.com Arhivele sunt tezaure prin care se legitimeaz poporul nostru n faa lumii ntregi Nicolae Iorga ABSTRACT After 1989, the profound changes occurred in the Romanian society and in Eastern and Central Europe provoked a growing interest for archives in the context of the new challenges. Legislation plays a special part in development of the archive domain. Actual legislation in Romania, especially Law no. 16 from 1996 has only 38 articles and eliminates many of the former dispositions due to the fact that after 1989 many structures and many organizations have disappeared. From a legislative point of view, it can be observed an acute lack of adjustment to the social demands. Legislation should be adapted to the actual economic and social aspects in Romania. This year, a new archives law, regarding archive practice reorganization and modernization, should appear. Recommendation No. R (2000) 13 of the Committee of Ministers to Member States on a European Policy on Access to Archives has distinguished as an European pattern. On the 13th of July 2000, has been created the first and the only intra-governmental pattern regarding the practice and the policy of archives in Europe. Designed in collaboration with the International Archive Council and with the Open Society Archives (OSA), this guide is a result of co-operation between national archive authorities, researchers, scholars, NGO-s from the 48th state members of the European Cultural Convention of the Council of Europe. Key words: archives, archive practice, archivist, legislation, documents. 55

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

Avnd n vedere c aproape toate datele importante referitoare la trecutul unei localiti sau a unei instituii se gsesc n arhivele acestora, considerm c arhivele, instituia acestora, reprezint un element cheie n existena unui stat. n acest moment nu poate fi conceput funcionarea unui stat fr existena unor arhive bine puse la punct i eficiente. Arhivistica i informarea documentar (documentaristica) sunt dou discipline care au drept sfer de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigaie izvoarele scrise pe supori uor deteriorabili i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Arhivistica este tiina care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele ca pstrtoare de prestigii i antichiti, ca pstrtoare a cunotinei de sine a popoarelor, constituie condiia sine qua non pentru reconstituirea unui popor(Drghicescu 2002 : 8). tiina arhivistic, prin cercetrile ei fundamentale i aplicative, are drept scop crearea celor mai bune condiii pentru munc n arhive. Indiferent de forma pe care o au astzi materialele arhivistice, toate arhivele din lume conin izvoare istorice care lmuresc aspecte economice, sociale, politice, culturale ale unui popor sau se refer la relaiile internaionale (Scerdoeanu 1970 : 8). Iat doar cteva motive pentru ca acest domeniu s fie luat n considerare i apreciat de cei n msur s o fac, mai cu seam de autoritile statului. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim (Mocanu 1997 : 15), respectiv Legea nr. 40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, 56

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii. Faptul c Romnia este n momentul de fa membru al Uniunii Europene a ridicat destul de multe probleme cu privire la armonizarea legislaiei arhivistice romneti cu cea comunitar. Din aceste motive, astzi se fac eforturi pentru ca i acest domeniu s se alinieze sistemului european, ns este nevoie mai nti de reform i descentralizare n sistemul arhivelor i o nou Lege a Arhivelor care este, deocamdat, n stadiu de proiect(e) n Parlamentul Romniei. * * *

Dup anul 1989, modificrile profunde produse la nivelul societii romneti i a Europei Centrale i de Est au determinat creterea rolului arhivelor n contextul noilor realiti. Cderea blocului comunist din aceast parte a Europei duce la nceputurile unei noi ere, de speran, libertate, responsabilitate ceteneasc, respectarea drepturilor omului i a statului de drept. Progresele nregistrate de societatea uman s-au manifestat n toate domeniile de activitate, ncepnd de la economie i pn la tiin i cultur. Mentalitile s-au schimbat i ele n raport cu transformrile exterioare. S-a schimbat felul n care oamenii concep viaa i lumea; o mulime de lucruri au nceput s fie vzute altfel. Gndirea uman a nceput s perceap mai clar (uneori) faptele i evenimentele. Toate aceste modificri s-au fcut simite i n studiul istoric i arhivistic. Mult vreme arhivistica a fost privit doar ca o simpl operaie tehnic, care nu implic nimic deosebit, cu toate 57

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

c de-a lungul timpului aceasta a contribuit n mare msur la sprijinirea multor investigaii i lucrri n toate domeniile iar utilitatea lor era dovedit. Aceste rezultate deosebite sprijinite de arhivistic, prin importana contribuiilor sale, caracterul tehnic i practic pe care aceasta l are, au fcut ca azi arhivistica s fie considerat o tiin auxiliar a istoriei. Existena arhivelor este deosebit de important pentru un popor pentru c un stat cu o evoluie i organizare statal stabil trebuie s aib arhive bine puse la punct. Arhivele trebuie se pun la dispoziia ceteanului toate informaiile de care acesta are nevoie, consfinind astfel un drept de baz al su. Sfritul secolului trecut a marcat nceputul unei noi ere, o er a informaiei i a consumului de informaie (Porumbcean, Podin, Glazer 2008 : 74). n toate domeniile cantiti din ce n ce mai mari de informaie apar i sunt cerute. Toate domeniile sunt n aceast perioad caracterizate de schimbare, o schimbare rapid i inevitabil, iar Arhivele nu fac excepie. Responsabilitile i sarcinile acestora cresc din ce n ce mai mult, odat cu fluxul de informaii care are o rat de cretere fantastic. Se impune astfel modernizarea i perfecionarea activitii arhivistice, folosirea ultimelor descoperiri tehnice. i n ara noastr s-a ncercat o dezvoltare progresiv a muncii n arhive i a arhivelor. Cu toate c Romnia a fost vreme de 50 de ani un stat comunist, acest fapt nu a dunat n mod deosebit arhivelor. Au existat totui unele abuzuri i excese, unele materiale au fost eliminate din arhive (care nu conveneau regimului politic), alte materiale au primit o prioritate special n defavoarea altora (tot ce era legat de Partidul Comunist, de exemplu). Cu toate acestea, arhivele au fost bine organizate i au funcionat fr mari probleme, arhivitii i ar ncercnd s adopte ultimele tehnici i tehnologii adaptate pentru munca n arhive. Un rol deosebit de important n dezvoltarea i perfecionarea muncii n arhive l are legislaia. Legislaia definete cadrul legal al activitii n arhive, reprezint baza ntregii activiti. Munca arhivitilor nu s-ar putea desfura ntr-un mod sistematic i eficient n lipsa unui suport legislativ care s stabileasc reguli, limite i obligaii. Legislaia actual n vigoare, respectiv Legea Nr. 16 din 1996, cuprinde doar 38 de articole, multe din prevederile decretului anterior fiind eliminate din cauza dispariiei anumitor organizaii i structuri, precum i din cauza diferenelor aprute dup 1989. Ceea ce este ns interesant (!) este modul n care s-a reuit ntrzierea cu 6 ani a elaborrii unei legislaii adaptate la noua situaie, avnd n vedere rolul deosebit pe care Arhivele Naiona le l au n cadrul statului. Aceast lege este nsoit i de norme interne (Ex: Norme Tehnice privind desfurarea activitii n Arhivele Naionale aprobate de directorul general prin Ordinul Nr. 227 din 18 iunie 1996) care stabilesc toate atribuiile creatorilor i deintorilor de arhive precum i modul de 58

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

desfurare a activitii n cadrul arhivelor. Din punct de vedere legislativ se observ o lips acut de adaptare la cerinele societii din aceast vreme i trebuie corelat cu evenimentele, aspectele economico sociale prezente. Prin urmare, n decursul acestui an se prevede apariia unei noi legislaii arhivistice, care s cuprind reorganizarea i modernizarea practicilor arhivistice. Ca model european s-a evideniat Recomandarea R(2000)13 a Comitetului de Minitri ai Statelor membre privind politica european asupra accesului la arhive. n 13 iulie 2000 ia fiin primul i singurul standard interguvernamental privind politica i practica accesului la arhive n Europa (Arhivele Naionale ale Romniei 2007 :16). Elaborat cu sprijinul Consiliului Internaional al Arhivelor i al Arhivei Fundaiei pentru o Societate Deschis (OSA), acest ndrumtor a implicat nu numai autoritile arhivistice naionale, ci i cercettori academicieni i organizaii non-guvernamentale din 48 de state ale Conveniei Culturale Europene a Consiliului Europei (Arhivele Naionale ale Romniei 2007 :16). Ultimul proiect de lege, al 5 lea, privind constituirea, administrarea, prelucrarea, pstrarea i utilizarea arhivelor, a ajuns pe masa Parlamentului Romniei spre adoptare. Structurat n VI Capitole i 60 articole, proiectul de lege cuprinde definirea termenilor de specialitate (vezi Anexa IX), prezint termenele de arhive publice i arhive private, proprietari i deintori de arhive i documente, ageni economici prestatori de servicii arhivistice, personalul care desfoar activiti de arhiv, organizarea Arhivelor Naionale ale Romniei s.a. Considerm oportun schimbarea conceptului de Fond Arhivistic Naional i introducerea celui de Patrimoniu Arhivistic Naional, concept ce ar defini cu mai mult rigoare aceast categorie de valori. De exemplu, n Frana, Codul patrimoniului partea legislativ (versiunea actualizat pn n 28 august 2005) definete arhivele ca fiind ansamblul de documente indiferent de dat, form sau suport material, create sau primite de orice persoan fizic sau juridic sau de ctre un serviciu sau organism public sau particular n decursul activitii (Filip 2007 : 44). Ca o noutate i necesitate fa de vechea lege este mprirea arhivelor n arhive publice i arhive private. Sunt considerate arhive publice documentele care rezult din: activitatea persoanelor juridice de drept, persoanelor fizice sau juridice de drept care ndeplinesc un serviciu public, persoanelor juridice de drept privat finanate de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obinut statul de utilitate public. Arhivele private sunt considerate toate acele arhive care nu sunt definite ca arhive publice prin prevederile legale. Referitor la arhivele private se remarc dreptul de proprietate a creatorului sau deintorului 59

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

fa de aceste documente. Proprietarii de documente private, cele care fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naional, n cazul n care doresc s vnd aceste arhive, sunt obligai s comunice aceast intenie Arhivelor Naionale, care au drept de preemiune i care trebuie s se pronune n termen de 30 de zile de la data nregistrrii. Dup anul 1989, activitatea privat ia amploare n mod considerabil. Creatorii au tendina de a renuna la a mai avea arhivar, prefernd s apele la serviciile unor firme sau persoane calificate sau autorizate. Totui unii prestatori cu deficiene mari n cunoaterea activitii de arhiv au devenit peste noapte buni arhivari(Porumbcean, Podin, Glazer 2008 : 88). Este important de menionat i implicarea unor foti salariai ai Arhivelor Naionale arhiviti i arhivari care odat ieii la pensie, sau unii chiar n activitate au desfurat activiti de prelucrare la societi sau instituii de o calitate foarte bun (Porumbcean, Podin, Glazer 2008 : 89). De asemenea, nu putem omite munca la negru sau prestrile fcute de persoane fizice pe baz de contract, sau uneori efectuarea plii n natur specific obiectului de activitate al creatorului (alimente, confecii, nclminte) (Porumbcean, Podin, Glazer 2008 : 89). Aadar, un rol deosebit n cadrul activitii arhivistice l joac personalul arhivelor. De pregtirea acestuia depinde modul n care arhivele vor fi pstrate i puse la dispoziia publicului. n prezent, personalul care lucreaz n cadrul arhivelor este format din oameni instruii n cadrul a diferite instituii de specialitate. Personalul arhivelor trebuie s fie contient de importana muncii pe care o presteaz. Arhivitii au obligaia moral fa de societate s ia toate msurile posibile pentru a asigura pstrarea arhivelor (vechi, actuale sau viitoare). Profesionalismul arhivistului se msoar prin modul n care este capabil se ntreprind principalele operaiuni arhivistice. Un bun arhivist nu trebuie s pun piedici inutile celor care vor s studieze, i de asemenea trebuie s mprteasc i altora experiena sa. n ara noastr au loc cursuri de perfecionare, n cadrul colii Naionale de Perfecionare Arhivistic, cursuri la care particip de obicei personalul din arhive care nu a absolvit Facultatea de Arhivistic. Cursurile organizate de coala Naional de Perfecionare Arhivistic Aurelian Sacerdoeanu Bucureti sunt de 120 ore sau 360 ore. Se organizeaz de asemenea cursuri de perfecionare specializate pe domeniul informaticii, deoarece odat cu introducerea calculatoarelor n toate direciile judeene ale Arhivelor Naionale, se pune problema pregtirii personalului pentru munca asistat de calculator, un factor deosebit de important n dezvoltarea arhivelor. Continua perfecionare a personalului arhivelor reprezint un instrument de baz n asigurarea unui viitor sigur pentru arhivele existente i pentru cele care vor fi create de acum ncolo. 60

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

n acest scop sunt cutate tot mai multe metode de mbuntire a muncii n arhive i a specializrii personalului, tendina aceasta fiind una de actualitate i de viitor. Arhivele, starea acestora i meninerea acestora a depins ntotdeauna de tehnologia folosit n lucrul cu documentele. De la beciuri, poduri, folosite pe post de arhiv s-a trecut la spaii delimitate, organizate, cu rafturi, ajungndu-se n prezent la cldiri special construite pentru arhive care ndeplinesc toate normele actuale privind modul de pstrare a documentelor (temperatur, umiditate, luminozitate etc.). Modul de pstrare a documentelor s-a modificat i el. Au fost descoperite diferite metode de tratare fizic sau chimic a documentelor pentru a le prelungi viaa sau a le salva de la distrugere. Foarte multe documente au fost trecute pe microfilm pentru a le prelungi viaa. Trecerea pe microfilm are mai multe scopuri: elaborarea de copii care pot fi puse la dispoziia persoanelor pentru care deplasarea pn la locul de pstrare a originalelor nu este posibil sau ar crea o inconvenien prea mare protejarea documentelor de uzura care apare n urma folosirii acestora n mod direct posibilitatea oferirii respectivelor documente chiar dac sunt cerute de mai multe persoane, n acelai timp se creeaz astfel copii de siguran care vor fi n continuare disponibile, n cazul nefericit n care originalul este distrus . Pe lng microfilmarea de asigurare a documentelor este necesar i digitalizarea acestora, scannarea i fotocopierea actelor i stocarea acestora pe diferii supori: compact discuri, harddiskuri, discuri magneto-optice s.a. La ora actual, apariia i evoluia fantastic a calculatoarelor personale, permit desfurarea unei activiti de stocare a informaiei n calculator cu o eficien ridicat. Fiecare arhiv poate fi azi dotat cu cel puin un calculator, iar conectarea tuturor acestor calculatoare ntr-o reea naional iar de aici spre reeaua internaional care este InterNet-ul trebuie privit ca o necesitate i o obligaie. ncercarea de a lsa de o parte aceast cale de dezvoltare nseamn o condamnare la ineficien i chir mai mult, o lips de viziune n perspectiv. Sistemele informatizate actuale sunt prezente pretutindeni, iar un sector att de important din nsi fiina unui stat nu poate fi lsat la o parte. n ntreaga lume, la ora actual, tendina general este de a pune ct mai mult informaie la dispoziia publicului. Iar cel mai uor i eficient mod n care acest scop poate fi atins este folosirea din ce n ce mai intens a calculatorului. Trebuie s ne gndim c la ora actual, calculatorul de multe ori nlocuiete hrtia i c 61

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

originalul unui document poate exista doar n format electronic. Informatizarea arhivelor va nsemna accesul rapid, disponibil oricui, de oriunde.

LEGISLAIA ARHIVISTIC ACTUAL ACTIVITATEA DE ARHIV

I PERSONALUL RESPONSABIL CU

Exagerarea, n vechea legislaie arhivistic, a rolului compartimentelor i comisiilor de selecionare n ceea ce privete efectuarea principalelor operaiuni arhivistice a condus la formarea mentalitii potrivit creia personalul arhivei nu -i justifica activitatea, astfel nct, n multe situaii s-a ajuns la desfiinarea compartimentelor de arhiv i chiar la dispariia din organigramele unitilor a funciei de arhivar sau arhivist. Dispariia compartimentelor de arhiv, reducerea lor la cte o persoan (ncadrat de obicei pe post de legtor compactor, ncrctor, distribuitor de materiale) care avea i alte atribuii (difuzarea presei, la centrala telefonic, evidena imprimatelor cu regim special .a.) s-a produs pe fondul omisiunii legislaiei, nc de la nceputul deceniului al optulea al secolului XX, ca urmare a nelegerii i aplicrii dogmatice a nlturrii birocraiei din administraia de stat. Aa s-a ajuns ca mari i importani creatori de arhive cu valoare documentar-istoric s lucreze cu personal insuficient, necalificat, cu urmri nefaste n ceea ce privete activitatea de arhiv. ntr-un capitol aparte, intitulat Personalul arhivelor, Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 aeaz, oarecum lucrurile n normalitate, preciznd c toi creatorii i deintorii de documente, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i cantitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale (Legea nr.16/1996 : 4). Rolul arhivarului (n Nomenclatorul de funcii specifice Arhivelor Naionale sunt cuprinse funciile de arhivist pentru personalul cu studii superioare i cea de arhivar pentru personalul cu studii medii, conform O.U. nr. 24 din 30 martie 2000, publicat n Monitorul Oficial, partea I, nr. 138 din 31 martie 2000 , p. 6) de la unitile creatoare i deintoare de documente, n coordonarea procesului de constituire corect a arhivei curente, n ordonarea, inventarierea, selecionarea, folosirea sau pregtirea documentelor cu valoare istoric pentru depunerea lor la Arhivele Naionale, ca i n pstrarea i conservarea documentelor, l-a determinat pe legiuitor s prevad ncadrarea pe asemenea posturi numai cu avizul Arhivelor Naionale. 62

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

Renfiinarea i funcionarea compartimentelor de arhiv, obligaie a conducerii unitilor, chiar n condiiile dificile ale perioadei actuale, nseamn rezolvarea unei reale nevoi, ca i reluarea unei bune tradiii. Pentru buna organizare a activitii de arhiv, n condiiile aplicrii noului cadru legislativ, personalul de arhiv trebuie s fie att factor de execuie ct i de concepie. Crearea unui statut corespunztor rolului i importanei funciei lucrtorului din arhive, constituie condiia necesar pentru schimbarea mentalitii fa de meseria de arhivist sau arhivar, persoan cu vaste cunotine teoretice i experien practic, chemat s dea via unor mormane de documente stivuite fr nici un criteriu i fr eviden. Instruirea personalului de arhiv Instruirea personalului cu astfel de atribuii constituie punctul de plecare pentru soluionarea complexelor probleme ale creatorilor i deintorilor de documente, condiia principal pentru efectuarea unor lucrri de calitate. Acest proces de instruire a personalului desemnat cu astfel de atribuii se face de ctre reprezentanii Arhivelor Naionale, prin diferite forme, dintre care menionm (Mera 2002 : 188-191): Instruirea la faa locului, la unitate, cu prilejul controlului de fond sau a celui tematic, asupra modului cum trebuie organizat arhiva, a efecturii unor operaiuni etc. Convocarea la sediul unitii a personalului implicat prin lege n activitatea de arhiv i instruirea lor, folosind i exemplele concrete oferite de controlul efectuat recent la unitate, insistnd asupra principalelor probleme legate de : cadrul juridic n care se desfoar activitatea de arhiv, evidena documentelor, constituirea arhivei curente nomenclatorul arhivistic, inventarierea, selecionarea, folosirea, depunerea documentelor permanente la Arhivele Naionale, pstrarea i conservarea documentelor etc. Instruirea poate avea n vedere i numai o tem sau alta, cum ar fi constituirea arhivei curente sau selecionarea documentelor. Includerea unor teme teoretice i practice, viznd activitatea de arhiv, n cadrul programelor de pregtire profesional a personalului de la uniti. Transmiterea unor cunotine de specialitate arhivarilor cu ocazia deplasrilor pe care acetia le efectueaz la sediul Arhivelor Naionale, de regul solicitnd orientarea asupra operaiunilor de baz: ordonarea, inventarierea, selecionarea documentelor. Organizarea de ctre instituii centrale sau judeene a unor instruiri viznd activitatea de arhiv, cu directa participare a Arhivelor Naionale. Organizarea de ctre coala Naional de Perfecionare Arhivistic a cursurilor de formare, atestare i perfecionare a personalului de arhiv de la creatorii i deintorii de documente. Examenul de atestare const n probe orale (interviu, colocviu) i susinerea unei lucrri de absolvire a cursurilor i n executarea unei operaiuni arhivistice practice, n faa Comisiei de 63

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

atestare. Promovarea examenului de absolvire sau atestare d dreptul la obinerea unui certificat care atest profesia nsuit. Atribuiile personalului compartimentului de arhiv Principalele atribuii ale personalului care lucreaz ntr-o arhiv, sintetizate i n art. 5 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, sunt urmtoarele: Cunoaterea legislaiei arhivistice i urmrirea aplicrii ei corecte n unitate, innd legtura permanent cu efii de compartimente i cu Arhivele Naionale. Participarea la cursurile organizate de coala Naional de Perfecionare Arhivistic la sediile direciilor judeene ale Arhivelor Naionale pentru formarea, atestarea i perfecionarea pregtirii profesionale. Iniierea i organizarea activitii de ntocmire a nomenclatorului arhivistic al unitii, alturi de efii compartimentelor care fac propuneri n acest sens. Urmrirea modului de aplicare a nomenclatorului arhivistic la registratur i compartimente pentru constituirea corect a arhivei curente. Supravegherea ndeaproape a modului cum se constituie dosarele la compartimentele instituiei, cum sunt inventariate i pregtite pentru predarea la arhiva unitii. Verificarea i preluarea anual a documentelor create la compartimente pe baz de inventare i proces verbal. Asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate i ieite din depozitele de arhiv, pe baza Registrului de eviden curent. Efectuarea operaiunilor de ordonare i inventariere a documentelor neordonate i fr eviden, aflate n depozit, indiferent de proveniena lor. Responsabilul cu arhiva este i secretarul comisie de selecionare. n aceast calitate sesizeaz preedintele comisiei de selecionare pentru convocarea comisiei n vederea selecionrii documentele cu termen de pstrare expirat. ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii de ctre Arhivele Naionale. Asigur predarea documentelor selecionate la unitile de reciclare a hrtiei, depunnd acestora i o copie dup confirmarea Arhivelor Naionale. Cercetarea documentelor din depozit n vederea eliberrii copiilor i certificatelor solicitate de ceteni pentru dobndirea unor drepturi, n conformitate cu legile n vigoare. ntocmete pe versoul cererii referatul, care trebuie s cuprind: denumirea fondului cercetate, compartimentul, numrul dosarului (cota), anul, fila i poziia sau poziiile, dac este cazul. Referatul se dateaz i se semneaz de ctre responsabilul cu arhiva. La solicitare, pune la dispoziie compartimentelor documentele solicitate, pe baz de semntur, consemnat n registrul de depozit. Pe poli, n locul documentelor, pune fia de 64

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

control, pn la restituirea dosarelor mprumutate, cnd verific integritatea documentelor i apoi le reintegreaz la fond. Pregtirea documentelor permanente i inventarele acestora i depunerea lor la Arhivele Naionale, conform prevederilor legale. Organizarea depozitului de arhiv i sistematizarea documentelor dup criterii stabilite n prealabil. ntocmete ghidul topografic al depozitului. Asigurarea ordinii i cureniei n depozitul de arhiv. Solicit conducerii unitii dotarea corespunztoare a depozitului cu mobilier, rafturi, scri, mijloace PSI. Informarea conducerii unitii despre eventuale nereguli (degradri, distrugeri, sustrageri de documente) i propunerea de msuri n vederea asigurrii condiiilor corespunztoare de pstrare i conservare a arhivei. Punerea la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale, cu prilejul efecturii operaiunii de control, a tuturor datelor, informaiilor i documentelor solicitate privind situaia fondurilor i coleciilor create i deinute (Mera 2002 : 192-192). n cadrul primriei luate ca exemplu n aceasta lucrare, i a primriilor n general, persoana responsabil cu pstrarea, depozitarea i organizarea arhivei este secretarul primriei. Este tiut faptul c acesta este un funcionar public cu foarte multe atribuii, motiv pentru care, de regul, deleag un alt funcionar din instituie, un referent, direct subordonat lui. Acest referent are obligaiile i drepturile prevzute de lege, urmnd s fie instruit de personalul avizat al Arhivelor Naionale. Dup preluarea acestei atribuii, el rspunde, mpreun cu secretarul primriei, de tot ce nseamn arhiv, conform Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996.

CONCLUZII

Tendinele actuale n arhivistic pot fi exprimate pe scurt astfel: specializare, informatizare, accesibilitate. Arhivele nu pot rmne n urm fa de o societate care se mic din ce n ce mai repede; a rmne n urm n acest moment nseamn pierderea unor cantiti foarte mari de informaie. Alinierea arhivelor la tehnologiile, actuale, la modul de lucru actual, continua specializare a personalului ar trebui s reprezinte liniile de baz ale unui plan de dezvoltare a activitii n arhive. Trebuie ns avut n vedere faptul c aceast transformare a arhivelor nu poate fi fcut peste noapte. O astfel de transformare are nevoie de timp, bani i oameni pregtii care s fie la nlimea noilor cerine aprute.

65

Revista de Administraie Public i Politici Sociale

Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

BIBLIOGRAFIE

1. DRGHICESCU, Adina Berciu, Arhivistic i Documentaristic, Prelegeri universitare, Bucureti, 2002. 2. FILIP, Cristian, Studiu comparativ privind legislaia arhivistic actual din Romnia i Frana, n Revista Arhivelor, nr. 2/2007. 3. MERA, Laureniu, ndreptar arhivistic pentru personalul care creeaz, pstreaz i folosete documente, Ed. Aronda, Cluj Napoca, 2002, Ed II. 4. MOCANU, Marin Radu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc, tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997. 5. PORUMBCEAN, Claudiu, Clin PODIN, Vendelin GLAZER, Arhivistica n perioada contemporan, Editura Vasile Goldi University Press Arad, 2008. 6. SCERDOEANU, Aurelian, Arhivistic, Bucureti, Ed. tiinific, 1970. 7. Arhivele Naionale ale Romniei, Accesul la arhive, n Revista Arhivelor supliment, 2007. 8. O.U. nr. 24 din 30 martie 2000, publicat n Monitorul Oficial, partea I, nr. 138 din 31 martie 2000.

66