BAB 9 PENGURUSAN MESYUARAT.

Lu Ting King Khairunnisa Binti Zakaria Mohammad Faiedz Bin Amrullah Nurul Huda Hayati Binti Abdul Manaf Puteri Nurul Ain Binti Ahmad Ainuddin

CIRI- CIRI MESYUARAT

Kehadiran pengerusi majlis. Ahli mesyuarat diberitahu lebih awal- notis Semua maklumat ketika mesyuarat dicatat oleh setiausaha. Dijalankan mengikut tatacara mesyuarat dan agenda.

Mesyuarat Agung Tahunan.

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/ Biro.

Jenis-jenis Mesyuarat

Mesyuarat Luar Biasa/ Tergempar.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja.

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN.

Mengikut undang-undang negara. (Akta Pendaftaran Pertubuhan) Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh. Mesyuarat Agong Tahunan (1 kali setahun) Mesyuarat Agong Dwitahunan (2 tahun sekali) Pemilihan jawatankuasa baru (2 tahun sekali). Notis mesyuarat dihantar 14 hari sebelum tarikh mesyuarat dan ditandatangani oleh setiausaha. Korum mesyuarat ditentukan mengikut undangundang dan syarat persatuan.

AGENDA DALAM MESYUARAT AGONG TAHUNAN.

Ucapan Pengerusi Bentang & mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. Bentang & menerima laporan aktiviti tahunan bagi tahun lalu. Bentang & laporan mengenai penyata kewangan bagi tahun lalu Perlantikan Jawatankuasa Baru. Perbincangan usul dan cadangan. Ucapan penangguhan.

Penetapan Korum

Berpandukan pecahan peraturan keahlian seperti separuh atau semua ahli Menetapkan bilangan seperti 40 orang, 20 orang dll.

MESYUARAT AGONG LUAR BIASA/ TERGEMPAR / KHAS..

Dihadiri semua ahli Membincangkan isu atau perkara penting. Diadakan mengikut kehendak ahli atau jawantankuasa kerja. Notis pemberitahuan bergantung kepada persatuan. Faktor mesyuarat diadakan

atas permintaan pengerusi Permintaan bertulis oleh tidak kurang 8 ahli Jawatankuasa Kerja. Permintaan bertulis daripada 2/3 Ahli.

AGENDA YANG DIBINCANGKAN.

Penerangan atau taklimat ketua/ setiausaha tentang isu berbangkit. Perbincangan isu berbangkit.

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa kerja yang dilantik. Membincangkan tentang aktiviti, perlembagaan, pengurusan, dan pentadbiran persatuan. Agenda ditentukan oleh pengerusi. Boleh diadakan beberapa kali dalam setahun. Notis dihantar 3 hari sebelum tarikh mesyuarat. Korum mesyuarat ditentukan oleh persatuan.

MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL (AD HOC)

Membincangkan tugas & tanggungjawab jawatankuasa bagi satu-satu aktiviti persatuan. mesyuarat ini dihadiri oleh ahli yang terpilih oleh ketua jawatankuasa. Dilaksanakan beberapa kali sehingga tugas itu selesai, Notis mesyuarat dikeluarkan oleh keua biro. Tarikh mesyuara tidak tetap. Dibubarkan selepas satu-satu tugas selesai. Agendanya tugas & fungsi biro

Makan minum peserta dalam aktiviti persatuan.

Peranan dan Tanggungjawab Ahli dan Jawatankuasa Mesyuarat.

Ahli-ahli persatuan perlulah

Warganegara Malaysia Pencalonan perlulah disokong pemilihan dilakukan dengan undian. Ahli- ahli sama boleh dilantik semula tiap tahun.

Fungi Jawatankuasa.

Mengelola dan mengatur kerja harian persatuan Membuat keputusan atas perkara mengenai arah tujuan penubuhan persatuan yg ditetapkan oleh Mesyuarat Agong. Merujuk kepada Mesyuarat Agong. Perlu kemukakan laporan aktiviti tahunan semasa Mesyuarat Agong. Mesyuarat sekali dalam masa 3 bulan.

Pengerusi

Penasihat/ Penaung.

Naib Pengerusi

Pemegang Amanah

Jawatan dalam Persatuan

Setiausaha

Auditor

Bendahari

Ahli

TUGAS PENGERUSI
Ketua dalam semua mesyuarat Agong mahupun Jawatankuasa. Menandatangani semua cek bersama setiausaha & bendahari. Perkara yg perlu disentuh ialah:

Perkenalkan para jemputan kpd ahli Jelaskan tujuan mesyuarat & agenda yg akan dibincangkan Memastikan semua perbincangan menurut urutan agenda.

NAIB PENGERUSI
Mengambil tempat pengerusi sewaktu ketiadaannya. Membantu tugas-tugas harian pengerusi. Tuags-tugas lain yang diarahkan oleh pengerusi.

SETIAUSAHA.
Menguruskan bahagian pentadbiran. Mengendalikan urusan surat-menyurat kecuali urusan melibatkan kewangan. Menyimpan buku rekod keahlian. Membuat catatan setiap mesyuarat. Menandatangani semua cek pertubuhan berserta tanda tangan pengerusi dan bendahari. 60 hari sebelum Mesyuarat Agong, mengirim Penyata Tahunan Pertubuhan kpd Pendaftar Pertubuhan (Seksyen 14(1) Akta Pertubuhan 1966)

Tanggungjawab setiausaha

Sebelum mesyuarat. Semasa Mesyuarat Selepas Mesyuarat.

Sebelum Mesyuarat
Menyediakan agenda mesyuarat dgn kerjasama Pengerusi. Menghantar notis mesyuarat lebih awal. Menetapkan tempat mesyuarat dan segala kelengkapan. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

Semasa mesyuarat.
Datang awal untuk memastikan semua telah diatur dgn sempurna. Mencatat perkara dalam mesyuarat dgn ringkas dan tepat. Mengedar borang kehadiran kepada ahli untuk ditandatangan.

Selepas mesyuarat.
menyiapkan minit mesyuarat dengan segera. Mengedar minit mesyuarat.

BENDAHARI
Bertanggungjawab dalam hal kewangan persatuan. Menyediakan laporan kewangan dan diperiksa oleh auditor.

Sebelum mesyuarat
Berbincang dengan pengerusi mengenai urusan kewangan. Menghantar laporan kewangan kepada auditor untuk diperiksa. Pastikan setiap ahli mendapat laporan kewangan.

Semasa Mesyuarat
Membentang laporan kewangan persatuan. Mencatat perbelanjaan dan membuat pembayaran.

Selepas mesyuarat.
Menyiapkan akaun Membuat bayaran yang terlibat.

Wang persatuan digunakan untuk menjalankan aktiviti persatuan. Wang persatuan juga termasuk dalam pembayaran gaji, belanja pentadbiran, perbelanjaan. Wang disimpan adalah terhad RM100 Akaun bank simpanan wang persatuan mestilah aas nama persatuan.

PENYATA LAPORAN KEWANGAN

Disediakan setelah tamat tahun kewangannya. Disediakan oleh bendahari dan auditor (pemeriksa). Kemukan dalam Mesyuarat Agong untuk mendapat kelulusan. Tahun kewagan bermula dari 1 Januari hinga 31 Disember.

AHLI
Penerimaan notis Mesyuarat. Pastikan tempat, tarikh dan masa Mesyuarat. Membawa fail mesyuarat Memahami minit mesyuarat. Catat perkara yg dibincangkan. Tandatangan kehadiran

PMERIKSA KIRA-KIRA (AUDITOR)

Dilantik oleh pertuibuhan. Memegang jawatan selama 1 tahun. Membuat laporan dan memeriksa kira-kira Pertubuhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agong. Boleh dipanggil pd bila-bila masa dalam tempoh perkhidmatan oleh Pengerusi bagi mengaudit kirakira Pertubuhan dan membuat laporan.

PEMEGANG AMANAH
3 orang/ 1 persatuan. Berumur 21 tahun ke atas. Dilantik dalam Mesyuarat Agong. Harta persatuan diamanahkan kpd mereka dgn menandatangani Surat Amanah (Deed of Trust). Tidak boleh menjual, menarik balik atau menjual hak milik Persatuan tanpa kelulusan Mesyuarat Agong. Dilucutkan jawatan jika didapati tidak menjalankan tugasnya selain faktor lain iaitu tidak siuman dan tidak berada di dalam negeri. Kematian atau pemecatan pemegang amanah akan dilantik yang baru di dlam Mesyuarat Agong.

PENASIHAT
Dilantik untuk menjadi bantuan kepada Jawatankuasa Persatuan jika difikirkan perlu. Syaratnya ialah menyetujui secara bertulis.

Notis Mesyuarat Agong dan Minit Mesyuarat.