TAJUK 8 : PENGURUSAN MAJLIS RASMI 8.

1 - Konsep Protokol dan Etiket Sosial Isitilah protokol berasal daripada perkataan Yunani yang mencantumkan dua kata dasar protos yang bermaksud yang pertama dan kolla yang bererti pelekat. Ini bermakna protokol bermaksud pelekat yang pertama iaitu satu tanda taraf atau status. Terdapat beberapa takrifan yang diberikan tentang protokol. Di dalam kamuskamus utama protokol ditakrifkan sebagai : a. peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi seperti sambutan tetamu dan sebagainya. b. Peraturan-peraturan upacara diistana ketua Negara atau berkenaan dengan penyambutan tetamu-tetamu Negara. c. Satu sistem upacara yang telah ditetapkan atau satu tingkahlaku yang telah diterima terutamanya oleh wakil-wakil kerajaan di dalam upacara rasmi. Justeru itu dapat disimpulkan bahawa protocol adalah peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak samada dalam amalan antarabangsa, hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat rasmi atau tidak rasmi. 8.2 - Pengendalian Majlis Rasmi 8.21 - Penyediaan Senarai Jemputan Terdapat bebarapa jenis majlis seperti majlis formal, separa formal, tidak formal, berkala, sekali-sekala atau sempena sesuatu peristiwa. Untuk mengklasifikasikan sesuatu majlis, kita boleh melihat dari aspek : i. tujuan atau tema majlis ii. sejarah/latar belakang majlis iii. aturcara majlis dan iv. berapa lama majlis diadakan. Dalam sesuatu majlis rasmi kita perlu menyediakan lima senarai jemputan : a. ringkasan senarai - merupakan senarai kategori tetamu dan bilangan yang hadir. Tujuannya ialah untuk mengetahui jenis-jenis tetamu, kategori tetamu yang hadir dan status tetamu. Ini dapat mengelakkan tertinggalnya nama seseorang tetamu itu.

b. senarai nama - merupakan nama tetamu mengikut kategori masing-masing. Senarai nama ini hendaklah ditulis dengan lengkap merangkumi nama penuh & giliran, nama isteri, jawatan / pangkat, alamat pejabat, nombor telefon dan sebagainya. c. senarai keutamaan - merupakan senarai tetamu mengikut susunan keutamaan. Susunan keutamaan peringkat persekutuan digunakan untuk majlis peringkat persekutuan dan susunan keutamaan peringkat negeri untuk majlis peringkat negeri. d. senarai kehadiran - untuk mengenalpasti senarai tetamu yang akan hadir. e. senarai yang hadir - merupakan senarai terakhir yang mengandungi senarai tetamu yang akan hadir. Senarai ini dapat disediakan apabila senarai kehadiran telah diperolehi. Tujuan senarai ini ialah membantu AJK Pengelola memastikan penyambut tetamu dapat mengenali para tetamu, juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol, AJK Pengelola dapat menyediakan tempat duduk mengikut kekananan agar majlis dapat dijalankan tanpa masalah dan kecacatan. 8.22 - Susunan Keutamaan Susunan keutamaan persekutuan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan di antara pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam. Senarai ini berguna untuk : menyusun tempat duduk bagi pelbagai majlis formal menyusun aturcara majlis menyusun bendera-bendera negeri di Malaysia Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlis formal Tertib kepulangan tetamu kenamaan Penyampaian cenderamata.

Dalam menentukan kategori keutamaan pegawai kerajaan, perkara yang diambil kira ialah jawatan yang disandang, gred jawatan, gaji dan anugerah yang diterima. Bagi yang bukan pegawai kerajaan, berpandukan anugerah Darjah Kebesaran yang disandangnya.

8.23 - Susunan Tempat Duduk Penyusunan tempat duduk dalam majlis rasmi merupakan satu isu yang sensitif kerana susunan ini menggambarkan taraf, susunan keutamaan , kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam majlis tersebut. Kesilapan penyusunan tempat duduk boleh menjatuhkan air muka tetamu dan sukar diterima. Dif yang paling hampir dengan tetamu kehormat merupakan yang terkanan sekali. Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu utama. Contoh, rajah di bawah menunjukkan susunan tetamu kehormat mengikut keutamaan :

Rajah di atas merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan ( 1 ) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan ( 2 ) hingga ( 5 ) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk disebelah kanan tetamu kehormat merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat. Bagi jemputan suami isteri, bilangan tetamu di pentas khas hendaklah angka genap misalnya 4, 6, 8 dan isteri duduk disebelah kiri. Rajah di bawah menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala suami duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut nama isteri dan suami hadir, maka kedudukannya berlainan sedidkit iaitu suami akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.

3 suami

2 suami

1 suami

1 isteri

2 isteri

3 isteri

Rajah di atas menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan status isteri adalah lebih tinggi daripada suaminya.

8.24 - Susunan Tempat Duduk Majlis Jamuan Makan Susunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan susunan tempat duduk bagi majlis-majlis lain. Susunan Meja Khas Untuk Dua Pasang Suami Isteri Bagi meja khas di mana jemputan ialah suami isteri dan taraf atau status tetamu kehormat dan tuan rumah lebih kurang sama, maka tetamu kehormat itu hendaklah duduk disebelah kanan tuan rumah dan diapit oleh isteri masingmasing yang berselang seperti rajah di bawah : berbeza sedikit dengan

Isteri tuan rumah (3)

Tetamu Kehormat (1)

Tuan Rumah (2)

Isteri Tetamu Kehormat 4

8.3 - Susunan Bendera Pengibaran bagi semua bendera negeri, peraturannya ialah mengikut susunan keutamaan negeri-negeri dan susunan keutamaan negeri-negeri mengikut susunan keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama di Pertua Negeri. 8.31 - Pemasangan Bendera Malaysia dan Bendera Tetamu di Dinding. Jika ketua kerajaan atau tetamu asing datang ke Negara kita dan dua bendera hendak di pasang di dinding dalam satu majlis jamuan makan, maka kita hendaklah memberi keutamaan kepada bendera tetamu yang datang sebagai menghormati tetamu. Cara meletakkannya ialah bendera tetamu disebelah kiri dan bendera Malaysia di sebelah kanan. Ringkasnya bendera tetamu diletakkan disebelah kanan bendera Malaysia dan bendera Malaysia terletak di sebelah kiri bendera tetamu. 8.32 - Dua Bendera di Majlis Peringkat Negeri di Negeri Jika sebuah negeri menganjurkan majlis peringkat negeri dan diadakan di negeri tersebut serta hendalah mengibarkan dua bendera iaitu bendera negeri dan Malaysia, maka bendera negeri hendaklah diberi keutamaan. Jika dilihat disebelah hadapan, bendera negeri berada di sebelah kanan bendera persekutuan.

8.33 - Dua Bendera di Majlis Peringkat Persekutuan Dalam Negeri Jika dua bendera hendak dikibarkan dalam majlis peringkat persekutuan, maka bendera Malaysia hendaklah mengambil keutamaan iaitu bendera persekutuan dikibarkan disebelah kanan bendera negeri jika kita melihat dari hadapan. 8.34 - Cara Mengibarkan Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Jika dibuat dengan cara sebaris, maka hendaklah disusun dari kiri ke kakananan. Susunan hendaklah mengikut keutamaan bendera-bendera iaitu mengikut susunan negeri-negeri.Jika kita mengadakan satu majlis peringkat kebangsaan di negeri, contohnya sambutan Hari Kebangsaan di Melaka, maka bendera negeri Melaka hendaklah mengambil keutamaan daripada negeri-negeri lain. Oleh kerana majlis tersebut bertaraf peringkat kebangsaan maka bendera Malaysia mengatasi bendera Melaka. 8.4 - Peranan Pengerusi Majlis / Juru Acara Umumnya pengacara majlis mempunyai tiga tugas utama, a. mengawal majlis majlis tidak dimulakan selagi juruacara tidak memulakan dan tidak akan tamat selagi pengerusi tidak umumkannya. b. membuat pengumuman membuat pengumuman iaitu apa yang berlaku mengikut acara majlis yang ditetapkan dan tujuannya ialah untuk memberitahu hadirin yang hadir. c. memberi panduan. Kepada mereka yang mengambil bahagian iaitu bila hendak mula berucap. 8.5 - Ciri-Ciri Pengacara Majlis Yang Baik dari Segi Protokol Pengacara Majlis yang baik mempunyai kualiti atau kriteria yang tertentu, antaranya ialah ; Mempunyai intonasi suara yang baik dan lunak didengar Fasih dalam penggunaan bahasa dan terang serta jelas sebutanya Cepat dan cergas dalam pergerakannya kerana adakalanya ia perlu bergerak Tidak gugup dalam percakapan Sentiasa bersifat sabar Mempunyai pengetahuan dan asas mengenai adapt istiadat, protokol dan etiket. Tidak berwatakan serious

8.6 - Penyediaan Teks Ucapan Dalam mengendalikan majlis formal dan beristiadat, pengacara perlualah menyediakan telk ucapan. Teks ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya. Teks yang baik berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagi satu pengumuman. Cara menyelaknya ialah dari ke atas atau ke kiri. Selak ke kiri jika menggunakan rim binding dan ke atas jika distapler sahaja. Di dalam teks juruacara mestilah mengandungi maklumat seperti tujuan majlis, bilangan tetamu, senarai tetamu yang penting (utama) dan maklumat lain yang sesuai. 8.7 - Pakaian Majlis Rasmi Pakaian seseorang itu akan mencerminkan imej seseorang individu itu. Sebaikbaiknya pakaian seseorang itu hendaklah sederhana dan tidak keterlaluan. Seseorang boleh menilai individu dengan pakaian yang dipakai dari segi : Kedudukan ekonomi Tahap pelajaran Tahap kedudukan sosial Kejayaannya Imej diri Masa hadapannya.

Dalam menggayakan pakaian, peraturan berikut hendaklah dipatuhi : Mengenali bentuk badan diri Potongan dan warna pakaian yang dipilih Kesesuaian pakaian Kesesuaian dengan umur Kesesuaian dengan badan

Rujukan : Mokhtar bin Mohd Tohar. (1993). Protokol dan Etiket. Institut Tadbir Awam Negara, Malaysia. Kuala Lumpur. MOE. (2003). Modul 1/3 : Gerak Kerja Kokurikulum. Kuala Lumpur : BPG.