Laporan2 Kel 1

System Analysis BEM UI INDOMAST
System Analysis
For
BEM UI Information and Document Management System (BEM UI INDOMAST)
By Kelompok 1 Dennita M Fajar Rizqi Nelly R Ayu P Lisa Rienellda Irsal Viona Syavita 1201000318 1201000717 1201000784 120100083y 1201007053 1201007061
System Analysis BEM UI INDOMAST LIST OF CONTENTS LIST OF CONTENTS..............................................................................................i LIST OF PICTURES................................................................................................iii LIST OF TABLES....................................................................................................iv LIST OF TERMS......................................................................................................v EXECUTIVE SUMMARY........................................................................................vi BAB I INTRODUCTION......................................................................................1 1.1 Organizations Profile..................................................................................1 1.2 Background of the Project............................................................................5 BAB II PROJECT CHARTER 8 2.1 Project Name................................................................................................8 2.2 Project Objectives.........................................................................................8 2.3 Problem Statement........................................................................................8 2.4 Initial Scope of Project ................................................................................10 2.5 Project Vision...............................................................................................11 2.6 Project Constraint........................................................................................11 2.7 Project Methodology....................................................................................12 2.8 Project Documentation and Communication...............................................12 2.9 Project Organization and Staffing Approach...............................................13 2.10 Time Estimation of Project Development.....................................................14 2.11 Resource Allocation......................................................................................14 2.12 Work Breakdown Structure...........................................................................15 2.13 Cost Estimation.............................................................................................16 BAB III PROBLEM ANALYSIS 18 3.1 Problem Analysis ................................................................................................... 18 3.2 Process Business Analysis ................................................................................................... 22 3.2.1 Data Model ............................................................................................................ 22 2
System Analysis BEM UI INDOMAST 3.2.2 Process Model ............................................................................................................ 23 3.2.3 Interface Model ............................................................................................................ 28 3.3 System Improvement Objective ................................................................................................... 30 BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS 32 4.1. Identify and Express System Requirements........................................32 4.2. Prioritize SystemRequirements.........................................................40 BAB V LOGICAL DESIGN...................................................................................43 5.1 5.2 5.3 Data Model........................................................................................43 Process Model....................................................................................45 Interface Model..................................................................................51
BAB VI DECISION ANALYSIS............................................................................53 6.1 Identify Candidate Solution..................................................................53 6.2 Anayize Candidate Solution..................................................................55 6.3 Compare Candidate Solution................................................................55 6.4 Update A Project Plan..........................................................................69 6.5 Recommend A System Solution.............................................................69 REFERENCE viii
LAMPIRAN A : HASIL WAWANCARA 1 LAMPIRAN B : HASIL WAWANCARA 2 LAMPIRAN C : ISHIKAWA DIAGRAM LAMPIRAN D: TIME LINE
LIST OF PICTURES 1.1 2.1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 Struktur Organisasi BEM UI..4 Struktur Organisasi dan Staf Proyek13 ERD Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan23 DFD Level 0 Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan...24 DFD Level 1 Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan...25 DFD Level 2- News Management Process..26 DFD Level 2- Document Management Process..27 DFD Level 2- Guest Book Process.28 Interface Model Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan...29 ERD BEM INDOMAST..43 DFD Level 0 BEM INDOMAST.45 DFD Level 1 BEM INDOMAST.46 DFD Level 2 Internal News Management BEM INDOMAST47 DFD Level 2 External News Management BEM INDOMAST...48 DFD Level 2 Document Management BEM INDOMAST..49 DFD Level 2 Respond Online BEM INDOMAST...50 Model Antar Muka Sistem yang akan Dikembangkan....51
LIST OF TABLES
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1
Pernyataan Masalah13 Staf Proyek......................................................................................................13 Pengalokasian Sumber Daya Staf...................................................................14 Work Breakdown Structure.............................................................................15 Complexity Adjustment Values.......................................................................16 Computing Function Point Metrics................................................................17 Cause-and-Effect
Analysis............................................................................22
3.2
System Improvement
Non-Functional Requirement and Explanation.40 Desirable Requirement and Priority..42 Candidate System Matrix...54 Feasibility Analysis Matrix57 Development Cost..62 Annual Operating Cost..62
Objective..31
4.1 4.2 6.1 6.2 6.3 6.4
LIST OF TERMS
Berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa istilah yang digunakan dalam project charter ini.
Istilah Yang Digunakan BEM BEM UI BEM INDOMAST PM SA DC PR DD FAST MDD RAD COST ID ER ERD DFD FP FP
Penjelasan Badan Eksekutif Mahasiswa : Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia : Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia : : : : : Information and Document Management System Project Manajer System Analyst Documentator Programmer Database Designerr Framework for the Application of Systems Techniques Model-driven development Rapid application development Commercial off the shelf InterfaceDesignerr Entity Relationship Entity Relationship Diagram Data Flow Diagram Function Point Function Point
: : : : : :
EXECUTIVE SUMMARY BEM UI (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia) memerlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu pengelolaan informasi dan dokumen. Untuk itu tim kami akan mengembangkan BEM UI INDOMAST (BEM UI Information and Document Management System) yang didasarkan pada kebutuhan BEM UI. Kami mengharapkan BEM UI INDOMAST dapat menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM UI, menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal, menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyimpan dan menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak eksternal, mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang berisi informasi dan dokumen yang reliable, meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 40 %, meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %, mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari BEM UI. Pengembangan BEM UI INDOMAST akan dilakukan dengan berlandaskan pada metodologi FAST (Framework for the Application of Systems Techniques). Metodologi tersebut terdiri dari beberapa fase pengembangan yaitu preliminary investigation phase, problem analysis phase, requirement analysis phase, logical design phase, decission analysis phase, design phase, construction phase, implementation phase dan operation and support stage phase.
System Analysis BEM UI INDOMAST Laporan ini menjelaskan tahapan system analysis yang dijelaskan dalam beberapa bab sebagai berikut : Bab I Introduction
Bab ini berisi penjelasan mengenai organizations profile dan background of the project. BAB II Project Charter
Bab ini merupakan hasil dari preliminary investigation phase yang bersisi penjelasan mengenai project objectives, problem statement, initial scope of project, project vision, constraint, project methodology, project documentation and communication, project organization and staffing approach, time estimation of project development, resource allocation, work breakdown structure, cost estimation. Bab III Problem Analysis
Bab ini berisi penjelasan mengenai problem analysis, business process analysis, dan system improvement objectives. Bab IV Requirement Analysis
Bab ini berisi penjelasan mengenai identify and express system requirements dan prioritize requirements. Bab V Logical Design
Bab ini berisi penjelasan mengenai data model, process model, dan interface model. Bab VI Decision Analysis
Bab ini berisi penjelasan mengenai candidate systems matrix dan feasibility analysis matrix.
BAB I PREFACE 1.1 Organizations Profile 1.1.1 Fungsi Utama Organisasi Fungsi utama dari BEM UI (Badan Eksekutif Universitas Indonesia) adalah memberikan pelayanan dalam berbagai bidang kepada masyarakat pada umumnya dan kepada mahasiswa UI pada khususnya. Pelayanan yang diberikan BEM UI kepada seluruh lapisan masyarakat maupun mahasiswa yang diwujudkan dalam berbagai bentuk dan carapada umumnya bersifat sosial. Dengan demikian, BEM UI berupaya dan berusaha agar dapat berdaya guna secara optimal dalam melayani kepentingan umum seluruh lapisan masyarakat dalam berbagai bidang kehidupan. Dalam menjalankan fungsinya, BEM UI melibatkan berbagai pihak, baik pihak internal, pihak eksternal dalam UI, maupun pihak eksternal luar UI. Pihak internal BEM UI adalah anggota BEM UI. Contoh pihak eksternal dalam UI adalah mahasiswa, rektorat, senat fakultas, dan UKM. Contoh pihak eksternal luar UI adalah perusahaan-perusahaan, universitas lain, dan masyarakat umum. 1.1.2 Visi Misi Organisasi
System Analysis BEM UI INDOMAST Visi BEM UI adalah sebagai berikut: Peduli sepenuh hati. Misi BEM UI adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan budaya ilmiah yang produktif. 2. Membangun budaya organisasi yang professional. 3. Meningkatkan kepedulian terhadap kesejahteraan mahasiswa. 4. Memberikan kontribusi, partisipasi dan atensi terhadap permasalahan internal kampus. 5. Peduli terhadap permasalahan bangsa. 6. Membangun gerakan mahasiswa yang sinergis dan kredibel. 1.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi BEM UI saat ini secara garis besar dibagi menjadi dua bagian utama, yakni biro dan bidang. Dalam hal ini, terdapat tiga buah biro dan lima buah bidang secara keseluruhan, dimana masing-masing bagian tersebut memegang peranan yang penting dan unik dalam badan BEM UI. Masing-masing dari biro dan bidang tersebut dikepalai oleh kepala bidang dan kepala biro, yang bertanggung jawab kepada bendahara umum, sekretaris umum, dan koordinator bidang. Sedangkan bendahara umum, sekretaris umum, dan koordinator bidang bertanggung jawab secara langsung kepada ketua umum BEM UI. Untuk lebih jelasnya, pembagian dan fungsi dari masing-masing biro dan bidang tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Biro Terdapat tiga buah biro, yakni: a. Biro Dana Usaha, yang berada di bawah bendahara umum (bendum). Biro ini bertugas untuk menangani masalah pendanaan. b. Biro Kesekretariatan, yang berada di bawah sekretaris umum (sekum).
10
System Analysis BEM UI INDOMAST Biro ini bertugas untuk menangani administrasi dan pengelolaan dokumen, pengadaan dan maintainance fasilitas. c. Biro Humas dan Media, yang berada di bawah sekretaris umum (sekum). Biro ini bertugas untuk menangani sosialisasi informasi dari BEM UI dan juga kegiatan yang ada di BEM UI. 2. Bidang Terdapat lima buah bidang, yakni: a. Bidang Kesejahteraan Mahasiswa, yang berada di bawah Koordinator Bidang I (bidang internal). Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap kebutuhan mahasiswa dan juga pengaduan keluhan mahasiswa. b. Bidang Kreasi Mahasiswa, yang berada di bawah Koordinator bidang I (bidang internal). Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap minat dan bakat mahasiswa. c. Bidang Research and Education, yang berada di bawah Koordinator bidang I (bidang internal). Bidang ini bertugas untuk menangani pembahasan atau pengkajian terhadap issue-issue. d. Bidang Sosial dan Politik, yang berada di bawah Koordinator bidang II (bidang eksternal). Bidang ini bertugas untuk menangani masalah sosial dan politik. e. Bidang Pengembangan Masyarakat, yang berada di bawah Koordinator bidang II (bidang eksternal). Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap kebutuhan masyarakat umum. Struktur organisasi BEM UI dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut ini.
11
KETUA UMUM
BENDAHARA UMUM
KOORDINATOR BIDANG I
KOORDINATOR BIDANG II
SEKRETARIS UMUM
DANA USAHA
HUMAS DAN MEDIA
KESKRETARIATAN
KREASI MAHASISWA
RESEARCH EDUCATION
&
KESEJAHTERAA N MAHASISWA
PENGEMBANGAN MASYARAKAT
SOSIAL POLITIK
Gambar 1.1 Struktur Organisasi BEM UI
12
1.2 Background of the Project Dalam membahas faktor-faktor yang melatarbelakangi kami untuk mengembangkan SIBU, kami menghubungkan dua unsur utama yang terdapat dalam BEM UI dengan dua pendukung utama suatu sistem informasi. Adapun dua unsur utama BEM UI yang kami maksud tersebut adalah fungsi dan struktur organisasi dari BEM UI tersebut. Dua pendukung utama suatu sistem informasi merupakan syarat mutlak yang harus diperhatikan dan dipenuhiavailableoleh suatu sistem informasi sehingga sistem informasi tersebut dapat berfungsi secara optimal sesuai kebutuhan organisasi. Adapun kedua pendukung utama suatu sistem informasi yang dimaksud adalah business drivers (pendukung sistem informasi dari segi bisnis) dan technology drivers (pendukung sistem informasi dari segi teknologi). Suatu sistem informasi merupakan sistem informasi yang baik (sistem informasi yang secara optimal dapat mendukung kebutuhan informasi dalam suatu organisasi) jika sistem informasi tersebut telah memenuhi kedua pendukung utama tersebut. Dengan kata lain, suatu sistem informasi yang baik tidak sekedar memperhatikan segi teknologi (IT), tetapi juga mempertimbangkan segi bisnis (menyeimbangkan segi teknologi dan bisnis). Dari proses menghubungkan dua unsur utama dari BEM UI dengan dua pendukung utama sistem informasi, kami mencoba untuk menganalisa tiga hal. 1. Apakah pendukung utama sistem informasi tersebut (drivers) telah tersedia (available) dalam organisasi BEM UI. 2. Jika telah available, apakah drivers tersebut telah sesuai dengan kriteria (memenuhi standar) atau berfungsi secara optimal dalam mendukung sistem informasi tersebut. 3. Dengan demikian dari semua itu, apakah sistem informasi BEM UI tersebut telah sesuai dengan struktur organisasi BEM UI dan dapat berfungsi secara optimal dalam memenuhi fungsi BEM UI tersebut. Dari hasil analisa tersebutlah, pada tahap awal ini, kami mencoba mengambil kesimpulan sementara atas situasi dan kondisi (permasalahan BEM UI), dimana
13
kesimpulan tersebutlah yang merupakan faktor-faktor yang melatarbelakangi kami dalam mengembangkan SIBU. A.aBusiness Drivers Dalam ruang lingkup business drivers ini, kami menganalisa dua dari sekian banyak bagian utama business drivers tersebut yang berhubungan dengan sistem informasi BEM UI yang menjadi sasaran analisa kami. a. Collaboration and Partnership Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu membangun dan mempertahankan keterkaitan yang terstruktur dan hubungan saling timbal balik yang baik di antara unsur-unsur yang membangun dan mendukung organisasi tersebut. Keterkaitan dan hubungan tersebut dibangun dengan dua arah, yakni: Arah internal meruntuhkan dinding pemisah yang terjadi antar departemen dan fungsi organisasi tersebut, sehingga secara keseluruhan, bagian-bagian tersebut dapat bekerja sama dalam membangun dan mendukung organisasi. Arah eksternal mewujudkan hubungan dan kerja sama yang baik antara organisasi dengan pihak luar yang terkait. Hubungan kerja sama tersebut pada umumnya berupa kolaborasi organisasi dengan organisasi lain. b. Knowledge Assets Management Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu mengatur, mengelola dan mengalokasikan secara tepat dan benar semua aset yang dimilikinya. Aset tersebut dapat berupa data, informasi, pengetahuan, inventaris, dan/ atau sumber daya bisnis. Secara umum, organisasi tersebut mampu mengintegrasikan dan mengolah semua data menjadi informasi, dan selanjutnya semua informasi tersebut menjadi pengetahuan bagi kepentingan dan kebutuhan organisasi tersebut.
14
B.
Technology Drivers Dalam ruang lingkup technology drivers ini, kami juga menganalisa dua dari sekian banyak technology drivers yang berhubungan dengan sistem informasi BEM UI ini, yakni sebagai berikut: a. Network and Internet Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu mengaplikasikan sistem network dan memanfaatkan internet secara optimal. Adanya penggunaan dan pengaplikasian network dan internet dalam melaksanakan fungsi dan kegiatan organisasi, maka organisasi tersebut dapat meningkatkan kinerjanya. b. Collaborative Technology Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu memanfaatkan kecanggihan teknologi dalam meningkatkan kualitasefektivitas dan efisiensi sistem komunikasi, baik komunikasi secara pribadi maupun teamwork. Kualitas sistem komunikasi yang meningkat dengan adanya collaborative technology ini secara umum berawal dari perubahan sistem komunikasi tersebut, yakni dari komunikasi secara langsung menjadi komunikasi secara tidak langsung. Contoh: e-mail, instant messaging, short message system.
Saat ini BEM UI telah memiliki sistem informasi untuk mengelola informasi dan dokumen yang dapat diakses melalui url www.bem-ui.org. Sistem tersebut memungkinkan pengurus BEM UI untuk memasukkan news ataupun dokumen sehingga dapat diakses oleh pihak eksternal melalui url tersebut. Sistem tersebut juga memungkinkan pihak eksternal untuk memberikan komentar melalui guest book. Namun sistem tersebut masih memiliki beberapa kekurangan. Salah satunya adalah tidak adanya pihak yang diberi tanggung jawab untuk mengelola informasi dan dokumen dalam sistem tersebut sehingga pengelolaan informasi dan dokumen dalam sistem tersebut hanya didasarkan atas kesukarelaan beberapa anggota BEM UI. Akibatnya informasi dan dokumen dalam sistem tersebut tidak di- update secara rutin. Selain itu pada sistem tersebut juga tidak ada pemisahan antara informasi dan dokumen untuk pihak internal dan eksternal. Penyampaian komentar melalui guest book juga hanya berlangsung satu arah sehingga kurang bermanfaat bagi pihak eksternal.
15
BAB II PROJECT CHARTER
2.1 Project Name Nama proyek yang akan kami kembangkan adalah Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information and Document Management System (BEM INDOMAST) 2.2 Project Objectives Tujuan pengembangan BEM UI INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information and Document Management System) adalah sebagai berikut: 1. UI. 2. 3. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyimpan dan menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak eksternal. 4. 5. 6. 7. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang berisi informasi dan dokumen yang reliable. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 40 %. Meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %. Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari BEM UI. 2.3 Problem Statement Berbagai masalah nyata yang dialami BEM UI meliputi : Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM
16
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum berjalan dengan lancar Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak di-update secara rutin Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak luar (eksternal) Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan BEM UI, misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain
Pernyataan masalah akan dijelaskan pada tabel No . 1.
2.1 berikut ini. Masing-masing
masalah akan diberikan peringkat berdasarkan tingkat kepentingan dan validitasnya. Pernyataan Singkat Tingkat Visibilitas Peringkat Solusi yang dari Masalah atau Kepentingan Ditawarkan Peluang Penyampaian 3 Bulan High 1 Pengembangan informasi antar modul repository anggota BEM UI online dan (internal) belum manajemen news. berjalan dengan lancar Penyampaian 3 bulan High 1 Pengembangan informasi antara modul pelayanan BEM UI dengan respond online, pihak luar (eksternal) repository online, belum berjalan dan manajemen dengan lancar news. Pengelolaan 3 bulan High 1 Pengembangan dokumen atau arsip modul repository belum berjalan online dengan baik Sulit dilakukan peng4 bulan Medium 3 Pengembangan modul-modul yang update-an secara memungkinkan rutin karena hanya 1 anggota BEM UI yang terkait untuk orang administrator melakukan pengyang melakukannya. update-an (tidak hanya mengandalkan administrator). 17
2.
3.
4.
5.
Adanya kesempatan untuk memampilkan citra baik BEM UI kepada eksternal. pihak
6 bulan
Medium
6.
Adanya tranparansi menghadapi
tuntutan dalam era
6 bulan
Medium
Pengembangan modul repository online, manajemen news, dan pelayanan respond online, dan memungkinkan modul-modul tersebut untuk diupdate dengan rutin Pengembangan modul repository online
reformasi. Tabel 2.1 Pernyataan Masalah
2.4 Initial Scope of Project Masalah-masalah yang dipilih untuk dipecahkan beserta solusi untuk mengatasinya dan signifikansinya adalah sebagai berikut : 1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (internal) yang belum berjalan dengan lancar. Solusi : Pengembangan modul repository online dan manajemen news. 2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) yang belum berjalan dengan lancar. Solusi : Pengembangan modul pelayanan respond online, repository online, dan manajemen news. 3. Pengelolaan dokumen atau arsip yang belum berjalan dengan baik. Solusi : Pengembangan modul repository online. 4. Sulitnya dilakukan peng-update-an secara rutin karena hanya 1 orang administrator yang melakukannya. 5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak eksternal. Solusi : Pengembangan modul repository online, manajemen news, dan pelayanan respond online, dan memungkinkan modul-modul tersebut untuk di-update dengan cepat
18
6. Adanya tuntutan tranparansi dalam menghadapi era reformasi. Solusi : Pengembangan modul repository online. Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka akan dikembangan BEM UI INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information and Document Management System) yang akan mendukung fungsifungsi berikut : 1. Repository online Repository online memungkinkan BEM UI untuk menyimpan dokumen atau arsip, menemukan dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta meng- upload dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal. 2. Pelayanan respond online Pelayanan respond online memungkinkan pihak eksternal untuk mengkontak biro/bidang tertentu ataupun semua biro/bidang secara online, memungkinkan BEM UI untuk untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon yang diberikan oleh BEM UI secara online. 3. Manajemen news Manajemen news memungkinkan BEM UI untuk mempublikasikan news kepada pihak internal ataupun kepada pihak eksternal. User BEM UI INDOMAST dapat digolongkan menjadi user internal dan user eksternal. User internal adalah anggota BEM UI, sedangkan user eksternal adalah pengguna sistem di luar BEM UI.
2.5 Project Vision Beberapa visi yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek BEM UI INDOMAST adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. Meningkatkan kinerja BEM UI. Mengurangi resiko terjadinya kesalahpahaman antara sesama anggota BEM UI maupun antara anggota BEM UI dengan pihak eksternal. Mengurangi resiko terjadinya kehilangan dokumen-dokumen penting, seperti surat, laporan keuangan, proposal, laporan pertanggungjawaban, dan lain-lain.
19
4. 5.
Meningkatkan kepercayaan pihak eksternal kepada BEM UI. Meningkatkan kerja sama dalam BEM UI dan juga kerja sama antara BEM UI dengan pihak eksternal.
2.6 Project Constraint Project constraints pengembangan BEM UI INDOMAST adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. Schedule: BEM UI INDOMAST harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya semester perkuliahan, yaitu sekitar Bulan Juni. Cost: Biaya pengembangan BEM UI INDOMAST tidak boleh melebihi biaya yang telah dialokasikan oleh BEM UI Policy: BEM UI INDOMAST harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis perusahaan. 4. Technology: BEM UI INDOMAST harus kompatibel dengan software yang sudah ada.
2.7 Project Methodology FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD (Rapid application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan analisa dan desain dari requirement-requirement user. Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST (Framework for the Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase, Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase,
20
Design Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and Support Phase
2.8 Project Documentation and Communication Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan komunikasi proyek : 1. System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung setiap hari Senin Rabu, dan Kamis untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh Programmer, serta System Analyst memberikan requirement yang harus dipenuhi. 2. 3. 4. System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung seminggu sekali untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan. Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung setiap dua minggu sekali untuk melakukan quality assurance management. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan. 5. Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.
2.9 Project Organization and Staffing Approach Struktur organisasi proyek BEM INDOMAST berikut ini. digambarkan pada gambar 2.1
21
System Owner
Project Manager
Database Designer
System Analyst
Interface Designer
Documentator
Customer Representative
Programmer
Programmer
Gambar 2.1 Struktur Organisasi dan Staf Proyek Nama-nama tim dalam struktur orgaisasi proyek BEM INDOMAST dijelaskan pada tabel 2.2 berikut.
No. 1. 2. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Jabatan System Owner Project Manager System Analyst Documentator Programmer Database Designer Interface Designer Customer Representative
Nama BEM UI Muhammad Fajar Rizqi Lisa Rienellda Irsal Dennita, Nelly Viona Syavita, Dennita Nelly R. Ayu P Wawan
Tabel 2.2 Staf Proyek
22
2.10 Time Estimation of Project Development Estimasi waktu lamanya pengerjaan proyek adalah sebagai berikut : 1. Preliminary Investigation: 25 Febuari 2004 05 Maret 2004 (10 hari kerja) 2. Problem Analysis: 08 Maret 2004 17 Maret 2004 (10 hari kerja) 3. Requirements Analysis: 22 Maret 2004 31 Maret 2004 (10 hari kerja) 4. Decision Analysis: 03 April 2004 12 April 2004 (10 hari kerja) 5. Design: 16 April 2004 27 April 2004 (12 hari kerja) 6. Construction: 02 Mei 2004 12 Mei 2004 (11 hari kerja) 7. Implementation: 15 Mei 2004 20 Mei 2004 (6 hari kerja)
2.11 Resource Allocation Tabel 2.3 berikut ini akan menjelaskan tugas utama dari para pengembang proyek yang telah disebutkan diatas. No. 1. Jabatan Project Manager (PM) 3. Database Designer (DD) Interface Designer (ID) Programmer (PR) Documentator (DC) Tugas Utama Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek. Menententukan project deliverables Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya. Menganalisa system requirments. Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan proyek ini. Merancang sistem. Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan. Mendesain database yang diperlukan. Melakukan implementasi database yang telah dirancang. Mengintegrasikan database dengan sistem. Merancang sistem interaksi untuk sistem. Melakukan implementasi sistem interaksi yang sudah dirancang. Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat Melakukan bugfix Mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan sistem. Melakukan system testing. Membuat dokumentasi sistem.
2.
System Analyst (SA)
4.
5. 6.
23
Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual).
Tabel 2.3 Pengalokasian Sumber Daya Staf
2.12 Work Breakdown Structure Tabel 2.4 menggambarkan pembagian tugas dan deskripsi tugas pengembang proyek. Phase Preliminary Investigation 1 2 3 4 Problem Analysis 1 2 3 4 Requirement s Analysis 1 2 3 4 Descision Identify business requirements Analyze system requirements Prioritize business requirements Update the project plan 12 12 8 4 1,2,3,4 in Analyze the current system Establish system improvements objectives Update the project plan Present findings and recommendation 20 12 4 6 1,2,3,4 in requirements analysis phase SA and PM PM and SA PM SA and DC List of problems, opportunities, or directives Negotiate scope Plan the project Present the project plan 12 5 12 2 1,2,3,4 in problem analysis phase SA and PM SA and PM SA and DC PM and SA Activity Numbe r Activity Name Estimated Hours Dependent Upon 1,2,3,4 in preliminary investigation phase All Role
All All All All
24
Analysis 1 2 3 4 Design 1 2 3 4 5 Construction 1 2 3 4 5 Implementati on 1 2 3 4 5 6 7 Network testing Database testing Program testing System testing Preparation and documentation release Software installation User acceptance test 4 4 4 4 8 8 8 Interface building Network environment building Database system building Application engine construction System integration 24 24 24 32 32 Design the application architecture Design the system database Design the system interface Design the application logic Update the project plan 24 24 40 40 16 Identify candidate solutions Analyze candidate solutions Recommend a target solution Recommend a project solution 12 12 6 6
decision analysis phase PM and SA SA and PM SA SA 1,2,3,4,5 in design phase SA and DD DD ID SA, DA , ID and PR SA and DC 1,2,3,4,5 in construction phase ID SA and DB DB SA and PR PR and DB 1,2,3,4,5,6,7 in implementation phase PM and SA PM and SA DC DC DC PR and DB PM and DC
Tabel 2.4 Work Breakdown Structure
25
2.13 Cost Estimation Metode Estimasi Metode estimasi biaya yang digunakan dalam pengerjaan proyek ini adalah FunctionOriented Metrics, dengan menggunakan metode function point (FP). Metode estimasi FP merupakan metode estimasi biaya berbasis permasalahan (problem-based estimation). Dengan menggunakan metode ini, Sistem yang dirancang didekomposisikan menjadi beberapa fungsi permasalahan yang dapat mempermudah dalam pengestimasian biaya. Dalam FP, system didekomposisikan menjadi beberapa domain informasi, antara lain jumlah input, jumlah output, jumlah inquiries dari pengguna, jumlah berkas dan jumlah interface eksternal. Selain itu ada juga 14 pertanyaan yang mendeskripsikan nilai penyesuaian kompleksitas (complexity adjustment values). Untuk menghitung function point, perumusannya adalah sebagai berikut: FP = jumlah total x [(0.65 + (0.01 x Fi)] Dimana jumlah total adalah jumlah masukan FP, dan F i adalah nilai penyesuaian kompleksitas. Tabel 2.5 akan menjabarkan Complexity Adjustment Values dalam perhitungan biaya proyek. Complexity Adjustment Values Faktor Backup and recovery Komunikasi data Distribusi pemrosesan Critical performance Lingkungan pengoperasian Masukan data secara online Transaksi input melalui banyak screen Update berkas utama secara online Informasi mengenai nilai domain Nilai 4 5 0 0 3 0 0 4 0 26
Pemrosesan internal Desain program untuk penggunaan kembali Konversi/instalasi desain Instalasi multiple Aplikasi yang didesain untuk perubahan Fi = Tabel 2.5 Complexity Adjustment Values Tabel 2.6 berikut ini
5 4 4 2 5 32
menjabarkan Computing Function Point Metrics dalam Computing Function Point Metrics
perhitungan biaya proyek. Bobot pengali Mudah Sedang X X X X X 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4
Faktor Pengukur Jumlah masukan dari user Jumlah keluaran Jumlah inquiries Jumlah berkas Jumlah interface eksternal Jumlah total
Jumlah 30 20 20 20 0
Sulit 5 5 5 5 5 = = = = = 90 80 100 80 0 350
Tabel 2.6 Computing Function Point Metrics = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Fi)] = 350 x [0.65 + (0.01 x 32)] = 350 x (0.65 + 0.32) = 608 x 1.03 = 227,82 Estimasi Biaya Sumber Daya Manusia : FPestimated Lama Proyek Biaya Dokumentasi Total Biaya = = = = 4 bulan US$ 5 per FP/person-month 1 halaman /FP 227,82 x US$ 5 = US$ 1139,1 BAB III PROBLEM ANALYSIS
27
3.1 PROBLEM ANALYSIS Problems, opportunities, dan directives dalam pengelolaan informasi dan dokumen dalam BEM UI (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia) yang didasarkan pada penilaian terhadap PIECES (Performance Information Efficiency Control Economic Service) adalah sebagai berikut: 7. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum berjalan dengan lancar Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan information, efficiency, control, dan service. Penyampaian informasi yang kurang lancar antar anggota BEM UI mengakibatkan lambatnya informasi mengalir, ketidakefisienan, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi yang disampaikan dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi, serta memberikan pelayanan yang tidak memuaskan bagi anggota BEM UI karena kebutuhan mereka akan informasi terbaru tidak terpenuhi dengan baik sehingga menjadikan mereka kurang peka terhadao apa yang terjadi dalam internal BEM UI. 2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan information, efficiency, control, economic, dan service. Penyampaian informasi yang kurang lancar untuk maupun dari pihak eksternal mengakibatkan lambatnya informasi mengalir, ketidakefisienan, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi yang disampaikan dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi, kurangnya pelayanan yang baik terhadap pihak eksternal kerena kebutuhan pihak eksternal terhadap informasi dari BEM UI tidak terpenuhi dengan baik yang pada akhirnya dapat menyebabkan pihak luar tidak yakin akan
28
kredibilitas BEM UI sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan BEM UI ataupun memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI. 3. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan performance, information, control, economic, dan services. Dokumen yang tidak disimpan dengan baik sehingga menyulitkan penemuan kembali dokumen tersebut dapat menurunkan performance BEM UI. Dokumen yang tidak dipublikasikan dengan baik dapat menyebabkan lambatnya informasi dokumen mengalir, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi dokumen yang disampaikan dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi dokumen, kurangnya pelayanan yang baik terhadap pihak eksternal kerena kebutuhan pihak eksternal terhadap informasi dokumen dari BEM UI tidak terpenuhi dengan baik yang pada akhirnya dapat menyebabkan pihak eksternal tidak yakin akan kredibilitas BEM UI sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan BEM UI ataupun memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI. 4. Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak di-update secara rutin Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan performance, information, efficiency, control, dan economic. Selama ini hanya ada beberapa anggota BEM UI yang secara sukarela memperbaharui informasi dan dokumen dalam website BEM UI. Karena hanya bergantung pada kesukarelaan orang-orang tersebut, pembaharuan informasi maupun dokumen dalam website BEM UI secara rutin menjadi sulit untuk dilakukan. Padahal informasi maupun dokumen yang perlu dikelola cukup banyak dan selalu dinamis sehingga perlu ada pembagian yang tanggung jawab yang jelas dalam hal tersebut. Informasi maupun dokumen yang tidak dipublikasikan dengan baik dapat menyebabkan lambatnya informasi maupun dokumen mengalir, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi maupun dokumen yang disampaikan dan kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi dokumen, kurangnya pelayanan yang baik terhadap pihak eksternal kerena kebutuhan pihak eksternal terhadap informasi maupun dokumen dari BEM UI tidak terpenuhi dengan baik yang pada akhirnya dapat menyebabkan pihak eksternal tidak yakin akan kredibilitas BEM UI 29
sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan BEM UI ataupun memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI. 5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak luar (eksternal) Hal ini merupakan opportunity yang berhubungan dengan economic. Citra baik dapat meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap kredibilitas BEM UI sehingga BEM UI akan lebih mudah menjalin kerja sama dengan pihak eksternal dan juga lebih mudah mendapat bantuan ekonomi dari pihak eksternal. 6. Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan BEM UI, misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain Hal ini merupakan directive yang berhubungan dengan information, control, dan service. Adanya transparansi memungkinkan pihak eksternal menerima informasi yang lebih lengkap dan juga mempermudah kontrol terhadap anggota BEM UI dalam melaksanakan tugas dengan baik karena dengan transparansi adanya kecurangan akan mudah terdeteksi. Adanya transparansi tentunya juga akan memberikan kepuasan kepada pihak eksternal. Ishikawa diagram untuk tiap problem dapat dilihat pada Lampiran C. Tabel causes-and-effect analysis untuk problems, opportunities, dan directives dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut ini. PROYEK: BEM UI INDONAST DISUSUN OLEH: Dennita TANGGAL PENYUSUNAN: 23/ 03/ 2004 MANAJER PROYEK: M. Fajar Rizqi PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Dennita TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 24/ 03/ 2004
CAUSE-AND-EFFECT ANALYSIS Problems or Opportunities or Directives 1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum berjalan dengan lancar
Causes and Effects 1. Belum ada media yang reliable untuk menyebarluaskan informasi khusus untuk pihak internal 2. Hal ini mengakibatkan penyampaian informasi internal yang tidak merata,
30
kurang lengkap, tidak jelas, ataupun tidak benar 2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar 1. Media yang reliable untuk menyebarluaskan informasi dari ataupun kepada pihak eksternal belum dimanfaatkan dengan baik 2. Hal ini mengakibatkan penyampaian informasi dari ataupun kepada pihak eksternal menjadi tidak merata, kurang lengkap, tidak jelas, ataupun tidak benar 3. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik 1. Media yang reliable untuk penyimpanan softcopy dokumen belum dimanfaatkan dengan baik 2. Belum ada media yang reliable untuk menyimpan softcopy dokumen khusus untuk pihak internal BEM UI 3. Sebagian besar softcopy dokumen masih disimpan secara terpisah dan tidak teratur 3. Hal ini mengakibatkan hard copy dokumen atau arsip seringkali rusak atau hilang karena diakses oleh banyak orang sehingga akhirnya sulit memperbaiki atau menemukan kembali dokumen atau arsip tersebut, soft copy dokumen atau arsip masih sulit ditemukan kembali, dan sulit mempublikasikan dokumen atau arsip tertentu kepada pihak eksternal sehingga pihak eksternal merasakan kurangnya transparansi dari BEM UI 4. Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak diupdate secara rutin 1. Tidak ada pembagian tanggung jawab yang jelas dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem 2. Adanya ketergantungan terhadap kesukarelaan beberapa orang dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem 3. Hal ini mengakibatkan informasi 31
maupun dokumen dalam sistem menjadi kurang reliable 5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak luar (eksternal) 1. Belum optimalnya penggunaan sistem pengelolaan informasi dan dokumen karena informasi maupun dokumen dalam sistem masih kurang reliable 2. Hal ini menyebabkan BEM UI memiliki peluang untuk lebih mudah menjalin kerja sama dengan pihak eksternal dan juga mendapatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal 6. Adanya tuntutan transparansi 1. Datangnya era reformasi yang dalam segala kegiatan yang menuntut keterbukaan dalam setiap dilakukan BEM UI, misalnya organisasi transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain- 2. Hal ini menyebabkan kredibilitas lain BEM UI menjadi dipengaruhi oleh transparansi yang dilakukan oleh BEM UI Tabel 3.1 Cause-and-Effect Analysis
3.2 PROCESS BUSINESS ANALYSIS 3.2.1 Data Model Data sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan dimodelkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram) pada gambar 3.1 berikut ini.
32
newsID password studentId name userName role telephone eMail faculty major guestID 1 Keeps 1 N Announce date/time
tittle
abstract News
Members_Of_ BEM_UI
Edit
N fileID
newsDetails
fileName Archives
title Guest_Book comment
sendersName date/time sendersEmail
Gambar 3.1 ERD Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan
Keterangan gambar 3.1: 1. Anggota BEM UI yang telah mempunyai login tersebut dapat memasukkan ataupun meng-edit news dan meng-upload dokumen. 2. News dan dokumen dapat dilihat dan di-download oleh visitor. 3. Visitor dapat mengisi guestbook dan memberikan komentar mereka.
3.2.2 Process Model 33
Proses dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram). DFD level 0 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut ini.
Selected comment, selected news, selected document, username, password, news, document Members_of_BEM_UI
comment, news, document BEM UI Existing Information and Document System comment Visitor
comment, news, document
Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan
Keterangan gambar 3.2: Sistem informasi dan dokumentasi BEM UI yang ada sekarang ini mendapat input data dari anggota BEM UI dan visitor yang bukan anggota BEM. Sistem BEM UI yang ada berjalan sekarang ini mengakomodasi tiga proses yaitu news management, document management, dan guestbook. Anggota BEM harus melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan proses-proses tertentu. Proses yang hanya dapat dilakukan setelah login adalah mengisi news, meng-edit news, menghapus news, meng-upload dokumen, menghapus dokumen, dan menghapus komentar pada guestbook. Visitor dapat melakukan proses membaca news, men-download dokumen, dan mengisi guestbook.
34
DFD level 1 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini.
Login Status Username, Password
Members_of_BEM_UI
News, Selected News News Status
News Management
New News, News to be deleted News
Document, Selected Document Document Status News
News Selected Comment Comment Document Management New Document, Document to be deleted
Visitor
Document Document Document
Comment Comment Guest Book
New Comment, Comment to be deleted
Guest Book Comment
Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan
35
Keterangan gambar 3.3: DFD level ini menggambarkan empat proses yang ada di dalam sistem yaitu login, news management, document management, dan guestbook. Proses login dianggap cukup jelas yaitu member memasukkan data username dan password. Tiga proses lainnya akan dijabarkan dalam DFD level 2.
DFD level 2 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan untuk News Management Process dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini.
36
Status Status
Login
Status
Create News
Read News
Delete News
Username, Password
News
New News News Selected News
News News to be deleted
Status News Members_of_BEM_UI Change of Address Edit News News
New News
Visitor
Gambar 3.4 DFD Level 2- News Management Process Keterangan gambar 3.4: Semua anggota BEM yang telah memiliki login dapat meng-update news. Semua news dapat dilihat oleh visitor. Tidak ada penggolongan news internal yang dapat digunakan oleh para anggota untuk berbagi berita intern organisasi. Tidak ada pendeskripsian tugas dalam mengisi berita sehingga masing-masing anggota kurang memiliki rasa tanggung jawab dalam meng-update berita.
37
DFD level 2 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan untuk Document Management Process dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut ini.
Status
Login
Status
Save Document
Delete Document
Username, Password
Document Selected Document
New Document
Document to be deleted
Members_of_BEM_UI
Document
Document
Visitor Document
Download Document
Document
Gambar 3.5 DFD Level 2- Document Management Process Keterangan gambar 3.5: Semua anggota BEM yang telah memiliki login dapat meng-upload dokumen. Semua dokumen dapat di-download oleh visitor. Tidak ada pendeskripsian tugas siapa yang bertanggung jawab dalam meng-upload dokumen sehingga masing-masing anggota kurang memiliki rasa tanggung jawab dalam meng-upload dokumen. DFD level 2 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan untuk Guestbook Process dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini.
38
Status Login Delete Comment Comment to be deleted Username, password Selected comment
Pengurus BEM UI
Comment
New comment
Visitor Comment
Create Comment
Gambar 3.6 DFD Level 2- Guest Book Process
Keterangan gambar 3.6: Setiap visitor dapat mengisi guestbook dan memberikan komentar. Setiap anggota BEM yang memiliki login dapat menghapus komentar-komentar yang tidak pantas.
3.2.3 Interface Model
Interface sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.7 berikut ini.
39
View News
View Documents
View Comments
Add Comment Save Comment
Accept Message
Select Status
Read Commands
Select Guest Book Select Repository Unidentified user
User Identification
Select News
Login Logout
Read Command
Select Guest Book
Select Repository
Publish news
View News
Save Document addNews Select News
View Comment View Document

Select Comment Delete comment
Accept News
Delete news
Read Selected News
Accept Document
Select Document AddDocument
Select delete Command
Read Selected Documents

Read Selected comment

Delete document
Read Command
Read Command
Read Command
Gambar 3.7 Interface Model Sistem Pengelolaan Informasi dan Dokumen Yang Sedang Berjalan Keterangan: User sistem terbagi atas dua penggolongan yaitu member dan visitor. Member harus melakukan login untuk menggunakan fitur-fitur khusus. Bagi member, sistem dimulai dengan membaca username dan password, kemudian membaca perintah dari pengguna, apabila pengguna memilih menu news, sistem menampilkan news dan news option. News option terdiri atas menambah news dan membaca news. Apabila pengguna memilih menu repository, sistem menampilkan arsip dan repository option. Repository option terdiri atas proses menyimpan dokumen dan menghapus dokumen. Apabila pengguna memilih menu guestbook, sistem menampilkan komentar-komentar dalam guestbook dan pilihan untuk menghapus komentar.
40
Bagi user yang non member (visitor), sistem dimulai dengan membaca perintah dari pengguna. Visitor dapat memilih menu melihat news, men-download dokumen, membaca dan mengisi guestbook.
3.3 SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVE Tujuan pengembangan BEM UI INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information and Document Management System) adalah sebagai berikut: 8. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM UI. 9. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal. 10. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyimpan dan menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak eksternal. 11. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang berisi informasi dan dokumen yang reliable. 12. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 40 %. 13. Meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %. 14. Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari BEM UI. Tabel system improvement objectives dapat dilihat pada tabel 3.2 berikut ini. PROYEK: BEM UI INDOMAST DISUSUN OLEH: Dennita TANGGAL PENYUSUNAN: 23/ 03/ 2004 MANAJER PROYEK: M. Fajar Rizqi PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Dennita TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 24/ 03/ 2004
System Improvement Objectives System Objective
System Constraint 41
1. Memudahkan BEM UI menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM UI. 2. Memudahkan BEM UI menyebarkan dan menerima informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal. 3. Memudahkan BEM UI menyimpan dan menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak eksternal. 4. Mewujudkan website BEM UI dengan content yang reliable. 5. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 20 %. 6. Meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %. 7. Mewujudkan transparansi dokumendokumen tertentu dari BEM UI.
5. Schedule: BEM UI INDOMAST harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya semester perkuliahan, yaitu sekitar Bulan Juni. 6. Cost: Biaya pengembangan BEM UI INDOMAST tidak boleh melebihi biaya yang telah dialokasikan oleh BEM UI 7. Policy: BEM UI INDOMAST harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis perusahaan. 8. Technology: BEM UI INDOMAST harus kompatibel dengan software yang sudah ada.
Tabel 3.2 System Improvement Objective
42
BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS 4.1 Identify and Express System Requirements Proses ini merupakan tugas yang paling dasaryang pertama sekali harus dilakukan dalam requirement analysis phase. Proses ini dilakukan berdasarkan pada proses system improvement objectives yang telah terlebih dahulu dilakukan dalam fase sebelumnyaproblem analysis phase. Objectivestujuan perancangan sistemyang telah ditentukan pada proses system improvement objectives tersebut, pada proses Identify and Express System Requirements ini diterjemahkan menjadi functional requirements dan non-functional requirements yang nantinya akan memenuhi objectives tersebut. Untuk menerjemahkan objectives dari sistem kami ini menjadi functional requirements dan non-functional requirements, kami terlebih dahulu menentukan fungsi-fungsi apa saja yang terdapat dalam sistem rancangan kami nanti. Dari fungsifungsi tersebut, baru kami menentukan functional requirements dan non-functional requirements yang harus ada menurut kami dalam tiap fungsi tersebut. Dengan demikian, maka fungsi-fungsi yang telah memenuhi functional requirements dan nonfunctional requirements-nya tersebut akan dapat memenuhi objectives yang telah kami tentukan sebelumnya. Kami membedakan functional requirements untuk tiap fungsi yang ada dalam sistem kami, sementara non-functional requirements adalah sama untuk tiap fungsi tersebut. Adapun fungsi yang telah kami rencanakan akan ada dalam sistem rancangan kami nanti beserta functional requirements-nya masing-masing adalah sebagai berikut: 1. Fungsi News Management Fungsi News Management ini merupakan fungsi yang mengatur dan mengelola penyebaran dan aliran berita dan/ atau informasi yang berlangsung di dalam aktivitas dan acara BEM UI (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia).
43
Berdasarkan tipe berita (informasi) yang dialirkan, fungsi ini dapat dibagi menjadi 2 bagian, yakni: a. Fungsi Internal News Management Fungsi ini merupakan fungsi yang menyebarluaskan berita dan/ atau informasi antar sesama internal users (pengurus BEM UI). Dalam kasus ini, berita dan/ atau informasi yang dialirkan merupakan internal news. Untuk dapat mengakses (membaca) internal news ini, diperlukan login terlebih dahulu. Oleh karena itu, internal news ini hanya dapat diakses oleh internal users hanya mengalir di antara sesama internal userkarena hanya internal users yang memiliki login. Selain hak dalam hal pengaksesan, semua internal users juga memiliki hak untuk melakukan peng-upload-an, pengeditan, dan pengdelete-an internal news. Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi ini adalah sebagai berikut: Login Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk melakukan login ke dalam fungsi Internal News Management. Create Internal News Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk meng-upload internal news yang baru. Delete Internal News Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk menghapus internal news tertentu. Read Internal News Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk membaca internal news yang ada. Edit Internal News Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk mengedit internal news tertentu.
44
b.
Fungsi External News Management Fungsi ini merupakan fungsi yang menyebarluaskan berita dan/ atau informasi dari internal users kepada external users (orang-orang di luar pengurus BEM UI), yang untuk selanjutnya disebut dengan istilah visitors. Berkebalikan dengan yang sebelumnya, oleh karena diperuntukkan untuk para visitors, maka berita dan/ atau informasi tersebut disebut dengan istilah external news. Semua internal users memiliki hak untuk mengakses (membaca) external newssetelah sebelumnya melakukan login terlebih dahulu. Sementara hak untuk melakukan peng-upload-an, peng-delete-an, dan pengeditan hanya dimiliki oleh internal users tertentu, yakni biro Humas (Hubungan Masyarakat) BEM UI tersebut. Di pihak lainbagi para visitorsdimana login tidak diperlukan. Dengan demikian, mereka dapat secara langsung mengakses (membaca) external news sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan mereka. Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi External News Management ini adalah sebagai berikut: Login Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk melakukan login ke dalam fungsi External News Management. Create External News Merupakan functional requirement yang memampukan biro Humas untuk meng-upload external news yang baru. Delete External News Merupakan functional requirement yang memampukan biro Humas untuk menghapus external news tertentu. Edit External News Merupakan functional requirement yang memampukan biro Humas untuk mengedit external news tertentu. Read External News
45
Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user dan para visitors untuk membaca external news yang ada. 2. Fungsi Document Management Fungsi Document Management ini merupakan fungsi yang mengarsipkan semua dokumen, yang berkenaan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan aktivitas dan acara yang diselenggarakan oleh BEM UI. Dalam kasus ini, berdasarkan tingkat privasinya, kami membedakan dokumen yang diarsipkan dalam database tersebut menjadi dua jenis, yakni: published document unpublished document
Sebagaimana published document, maka dokumen tersebut dapat diakses oleh publik (baik semua internal users maupun para visitors). Mengakses dalam hal ini mencakup membaca dan men-download dokumen yang ada sesuai dengan kepentingan dan keperluan masing-masing pihak. Dalam melakukan pengaksesan terhadap published document tersebut, para visitors tidak memerlukan login, sementara semua internal users tetap memerlukan login sesuai dengan login sebagai pengurus BEM UI. Sebaliknya, unpublished document merupakan dokumen yang tertutup untuk publik. Dengan kata lain, dalam hal ini dokumen tersebut hanya dapat diakses (dibaca dan di-download) oleh semua internal users dengan sebelumnya telah melakukan login terlebih dahulu. Dengan demikian, hak mengakses dokumen yang diarsipkan tersebut bagi para visitors hanya sebatas pada published document. Suatu dokumen yang diarsipkan tersebut hanya dapat di-publish oleh biro Kestari (Kesekretariatan) BEM UI, yang merupakan satu-satunya internal users yang memiliki hak untuk itu. Dengan kata lain, dokumen yang semula belum di- publish unpublished documentdapat menjadi published document jika telah dipublish oleh biro Kestari tersebut. Sama halnya dengan mem- publish dokumen,
46
hak dalam men-save (meng-upload) dokumen baru dan meng-delete dokumen tertentubaik unpublished maupun published documenthanya dimiliki oleh biro Kestari tersebut. Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi Document Management ini adalah sebagai berikut: Login Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk melakukan login ke dalam fungsi Document Management. Save Document Merupakan functional requirement yang memampukan biro Kestari untuk meng-upload (menyimpan) dokumenbaik yang unpublished maupun published document yang baru. Publish Document Merupakan functional requirement yang memampukan biro Kestari untuk mem-publish dokumen tertentu. Download Document Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users untuk meng-download unpublished dan published document maupun para visitors untuk meng-download published document sesuai dengan kepentingan dan keperluan mereka. 3. Fungsi Respond Online Service Fungsi Respond Online Service ini merupakan fungsi yang menghubungkan menjadi perantara berita dan/ atau informasi serta komunikasiantara semua internal users dan para visitors. Dalam kasus ini, para visitors diberikan kesempatan untuk memberikan pesandapat berupa pertanyaan, komentar, saran, dan/ atau kritikankepada BEM UI (dalam hal ini adalah internal users). Selanjutnya, dari semua itu, internal users akan memberikan feed backberupa respondkepada para visitors tersebut sesuai dengan pesan yang diberikan tersebut. Namun, perlu menjadi catatan dalam hal ini bahwa pesan yang akan direspon dan di-publish adalah pesan yang menurut pihak internal users layak dan pantas untuk hal tersebut. Dengan kata lain, pesan yang berhak direspon dan
47
di-publish adalah respon yang lolos seleksi menurut kriteria internal users. Dengan demikian, pesan yang dapat dibaca oleh para visitors adalah pesan yang telah lolos seleksi, direspon, dan di-publish oleh internal users. Dalam fungsi ini, pesan yang diberikan oleh para visitors memiliki tujuannya masing-masingpesan tersebut ditujukan ke biro atau bidang apa dalam BEM UI tersebut. Selanjutnya, tiap biro dan bidang tersebut akan membaca pesan mereka masing-masingpesan yang ditujukan kepada merekakemudian menyeleksinya, dan memberikan respon terhadap pesan yang telah lolos seleksi tersebut. Dengan kata lain, tiap biro dan bidang hanya bertanggung jawab terhadap pesan yang ditujukan kepada mereka. Oleh karena itu, dalam kasus ini, hak untuk memberikan respon terhadap pesan yang masuk hanya terbatas pada biro atau bidang tujuan beserta jalur struktural organisasi yang berada di atasnya (untuk lebih jelasnya, lihat kembali struktur organisasi BEM UI). Dengan demikian, ketua BEM UI memiliki hak untuk memberikan respon terhadap semua pesan yang masuk (ketua berada pada posisi teratas dari struktur organisasi yang mengepalai seluruh biro dan bidang). Demikian pula halnya, dengan hak tiap biro dan bidang untuk men- delete pesan, mengedit respon, dan mem-publish pesan beserta responnya, juga hanya terbatas pada pesan yang ditujukan kepada mereka. Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi Respond Online Service ini adalah sebagai berikut: o Login Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk melakukan login ke dalam fungsi Respond Online Service. o Create Message Merupakan functional requirement yang memampukan para visitors untuk memberikan pesan. o Read Published Message and Respond Merupakan functional requirement yang memampukan para visitors untuk membaca pesan dan respon yang telah di-publish.
48
o Read Selected Message and Respond Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk membaca pesan dan respon yang telah lolos seleksi. o Delete Message Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk menghapus pesan tertentu. o Delete Respond Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk menghapus respon tertentu. o Create Respond Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk memberikan respon terhadap pesan tertentu. o Edit Respond Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk mengedit respon tertentu. o Publish Message and Respond Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user untuk mem-publish pesan dan respon tertentu. Selanjutnya, setelah menguraikan semua functional requirement yang ada dalam sistem rancangan kami, maka selanjutnya adalah menguraikan non-functional requirement yang kami rencanakan ada dalam sistem kami ini. Adapun beberapa non-functional requirement dalam sistem kami adalah sebagai berikut: a. Security Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini memiliki sistem keamanan yang baik. Sistem keamanan yang baik dalam hal ini mencakup sistem keamanan yang bebas dari serangan hacker. Dengan demikian, sistem ini tidak akan dapat dikotak-katik oleh pihak-pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab dan yang tidak memiliki authority untuk hal tersebut. b. Performance
49
Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini memiliki produktivitas dan kinerja yang baik. Produktivitas yang baik dalam hal ini menyatakan sistem ini dapat memiliki throughput yang besar. Sementara kinerja yang baik dalam hal ini meliputi respond time yang kecil. Dengan kata lain, non-functional requirement ini menjamin efisiensimelalui respond time yang kecildan efektivitasmelalui throughput yang besar. Dengan memperhatikan kedua unsur tersebutefisiensi dan efektivitas pada suatu sistem, maka sistem tersebut diharapkan dapat memiliki performance yang baik. c.Control and Maintenance Management Non-functional requirement ini menyatakan bahwa dalam pengaplikasian sistem ini, diperlukan pengontrolan, pengelolaan, dan pengoordinasian secara periodik atau frekuensi tertentu sesuai dengan keperluan, dari para pengurus BEM UI. Proses pengontrolan, pengelolaan, dan pengoordinasian bertujuanbaik secara langsung maupun tidak langsunguntuk melakukan maintenance (mempertahankan) sistem tersebut. Dengan kata lain, dengan adanya maintenance, kita dapat menjamin bahwa sistem tersebut dapat selalu beroperasi dan berfungsi secara optimal. d. User/ Human-friendly Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini dapat memberikan kemudahan dan kepraktisanbaik dalam hal mempelajarinya maupun dalam hal mempergunakannyabagi internal users (pengurus BEM UI) maupun bagi visitors (orang di luar BEM UI yang mengunjungi situs ini). Dengan kata lain, sistem ini dapat beroperasi dan berfungsi berdasarkan pada jangkauan kemampuan dari para penggunanya. Dengan demikian, sistem yang diharapkan menjadi suatu sistem yang user/ humanfriendly akan memberikan suatu keunggulan berupa ease of learning and use.
50
Untuk lebih jelasnya, non-functional requirement dari sistem kami ini dapat disimpulkan dalam bentuk tabel. Tabel 4.1 menguraikan jenis-jenis non-functional requirement dalam sistem kami ini beserta dengan penjelasannya. Non-functional Requirement Performance Explanation Meminimalkan respond time yang diperlukan dalam tiap proses dalam sistem ini. Memaksimalkan throughput yang dihasilkan oleh tiap proses pada Control and Maintenance sistem ini. Menjamin kualitas dari sistem untuk beroperasi secara optimal dengan melakukan pengontrolan secara periodik atau frekuensi Security tertentu sesuai dengan keperluan. Membatasi authority dalam melakukan akses terhadap penggunaan sistem. Mengeksistensikan login dalam menjamin pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab dan wewenang terhadap pengontrolan sistem. Meningkatkan sistem keamanan sistem terhadap serangan pihak User friendly (Human-friendly) yang tidak bertanggung jawab. Memberikan kepraktisan dan kemudahan dalam pembelajaran dan pengaplikasian sistem. 51
Memberi kemudahan
kepraktisan dalam
dan
penggunaan
operasional sistem. Tabel 4.1 Non-Functional Requirement and Explanation
4.2 Prioritize System Requirements Dalam fase yang kedua ini, kami mencoba untuk memberikan prioritas terhadap semua requirement yang telah diuraikan di ataspada fase Identify and Express System Requirements. Pemberian prioritas tersebut dilakukan dengan cara mengklassifikasikan semua requirement yang ada tersebutbaik functional requirement maupun non-functional requirementke dalam dua tipe requirement lain, yakni mandatory requirement dan desirable requirement. Sebelum melakukan proses klasifikasi tersebut, kami melakukan analisa terhadap semua requirement yang terdapat dalam sistem inibaik functional requirement maupun non-functional requirement. Selanjutnya, berdasarkan analisa yang kami telah lakukan tersebut, kami menyimpulkan hasil analisa tersebut berupa klasifikasi semua requirement tersebut ke dalam mandatory requirement dan desirable requirement, sebagai berikut: A. Mandatory Requirement Hasil analisa kami menyimpulkan bahwa requirement yang termasuk dalam mandatory requirement adalah sebagai berikut: 1. Semua yang merupakan functional requirement dari tiap fungsi yang terdapat dalam sistem ini. Signikansi: Sebagaimana kita ketahui, secara defenisi, functional requirement merupakan semua input, output, proses, data yang tersimpan (deskripsi dari semua aktivitas dan servis)yang harus tersedia dalam suatu sistem dan diperlukan untuk memenuhi objectives dari sistem tersebut. Berdasarkan
52
defenisi tersebutlah, kami menganalisa dan menyimpulkan bahwa semua functional requirement dalam sistem kami inisebagaimana yang telah diuraikan satu per satu sebelumnyamerupakan mandatory requirement. Kondisi menandakan bahwa semua functional requirement tersebut harus dipenuhi oleh sistem ini (available pada sistem ini) pada versi 1.0 ( version 1. 0), sebab tanpa adanya semua functional requirement tersebut, maka sistem ini tidak akan berguna. 2. Signifikansi: Kami menyimpulkan bahwa non-functional requirement performance ini termasuk ke dalam mandatory requirement sebab performance merupakan salah satu faktor utama keberhasilan suatu sistem. Dalam hal ini, sistem ini tidak akan berfungsi dan beroperasi secara optimal jika mengabaikan faktor performance, sebab performance yang baik berarti pula kinerja dan produktivitas yang baik (kinerja dan produktivitas yang baik menyatakan buah dari keberhasilan sistem yang memperhatikan unsur performance). B. Desirable Requirement Hasil analisa kami menyimpulkan bahwa requirement yang termasuk dalam desirable requirement adalah sebagai berikut: 1. Security 2. User Friendly (Human Friendly) 3. Control and Maintenance Management Sesuai dengan defenisinya, dimana desirable requirement merupakan requirement yang dapat diprioritaskandi-rank. Dengan demikian, maka setiap requirement yang merupakan desirable requirement seharusnya ditentukan prioritasnya relatif terhadap desirable requirement yang lain. Oleh karena itu, dalam tabel 4.2, kami memprioritaskan ketiga desirable requirement yang terdapat dalam sistem kami. Desirable Requirement Security User Friendly (Human Friendly) Priority 2 3 Performance
53
Control and Maintenance Management Tabel 4.2 Desirable Requirement and Priority Asumsi: Prioritas di atas diberikan berdasarkan hasil analisa kami sebagai berikut:
Prioritas 1 diberikan pada desirable requirement yang memiliki peranan dan memberikan kontribusi paling signifikan terhadap perkembangan sistem. Prioritas 2 diberikan pada desirable requirement yang memiliki peranan dan memberikan kontribusi cukup signifikan terhadap perkembangan sistem. Prioritas 3 diberikan pada desirable requirement yang memiliki peranan dan memberikan kontribusi kurang signifikan terhadap perkembangan sistem.
54
BAB V LOGICAL DESIGN 5.1 Data Model Data untuk Information and Document Management System (BEM INDOMAST) dimodelkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram pada gambar 5.1 berikut ini.
telephone name npm userName role yearsOfEntrance datePlaceOf Birth sex eMail password userID Gives_Response memberEmail N response 1 respond Time N address
editTime Edit N newsID title
Member
Anounce
News
abstrack
announce Time storeTime status details
1 store N
fileID
destination
Message
Archive
fileName
sendingTime
messageID
title
message
senderName
senderEmail
description
status
Gambar 5.1 ERD BEM INDOMAST
55
Keterangan gambar 5.1: 1. Setiap data pribadi anggota BEM UI akan disimpan dalam suatu basisdata dalam entitas Member. Masing-masing anggota juga akan diberi suatu login yang disimpan dalam atribut username dan password. 2. Setiap member dapat menampilkan news internal yang disimpan dalam entitas news. External news hanya dapat diisi oleh bori humas. Status news menggambarkan sifat news sebagai news internal atau eksternal. Waktu menggisi news tersebut juga disimpan dalam basisdata. 3. 4. Setiap member dapat menampilkan lebih dari satu news internal, dan setiap dari biro humas dapat menampilkan lebih dari satu external news. Setiap member dapat mengedit news yang mereka tampilkan, untuk itu perlu terdapat mapping dari setiap news dan penulisnya. Setiap member biro humas dapat mengedit seluruh external news yang ada. Waktu pengeditan juga disimpan dalam basisdata. 5. 6. Setiap visitor website BEM UI dapat memberikan message untuk disampaikan pada para member. Message disimpan dalan entitas message. Setiap member dapat memberikan respon terhadap message yang sesuai dengan tujuan. Tujuan message berdasarkan biro atau bidang dalam organisasi, dalam hal ini adalah: a. biro dana usaha, humas dan media, dan kesekretariatan b. bidang kreasi mahasiswa, research and education, kesejahteraan mahasiswa, pengembangan masyarakat, dan sosial politik Message bagi biro/ bidang tersebut dapat direspon oleh anggota biro/ bidang bersangkutan, dan oleh masing-masing ke kepala biro dan koordinator bidang masing-masing, dan ketua umum BEM UI. dalam basisdata. 7. Setiap member dapat merespon lebih dari satu message. Setiap message hanya dapat direspon satu kali. Setiap anggota dari biro atau bidang yang sama dapat mengedit respon dari anggota biro/ bidang yang sama. 8. Setiap member biro kestari dapat menyimpan dokumen yang disimpan dalam entitas archive. Waktu menyimpan dokumen tersebut juga disimpan dalam basisdata. 9. Setiap member dapat menyimpan lebih dari satu dokumen. 56 Waktu merespon juga disimpan
5.2 Process Model Proses untuk Information and Document Management System INDOMAST) dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram). A. DFD Level 0 (Context Diagram) Gambar 5.2 menjelaskan DFD level 0 pada BEM INDOMAST. (BEM
Public Relation Bureau
Internal News Management System Data Output, External News Management System Data Output, Respond Online System Data Output, Document Management System Data Output
Other Bureaus and Departments
Internal News Management System Data Input, External News Management System Data Input, Respond Online System Data Input, Document Management System Data Input Internal News Management System Data Input, External News Management System Data Input, Respond Online System Data Input, Document Management System Data Input
Internal News Management System Data Input, External News Management System Data Input, Respond Online System Data Input, Document Management System Data Input
BEM UI Information and Document Management System
Internal News Management System Data Input, External News Management System Data Input, Respond Online System Data Input, Document Management System Data Input
Administration and Inventory Bureau
Visitors
Gambar 5.2 DFD Level 0 BEM INDOMAST
Keterangan gambar 5.2: Entitas eksternal dari BEM UI Information and Document Management System ini dibedakan menjadi 4 entitas, yaitu: 1. Public Relation Bureau atau Biro Hubungan Masyarakat. 2. Administration and Inventory Bureau atau Biro Kesekretariatan. 57
3. Other Bureaus and Departments atau Biro dan Bidang selain Humas dan Kestari. 4. Visitor atau pengunjung BEM INDOMAST. Semua alur aliran data pada sistem yang baru berbeda dengan aliran data sistem saat ini untuk peningkatan performance. B. DFD Level 1 Dari hasil break down DFD level 0, dapat diperoleh DFD level 1 pada BEM INDOMAST seperti yang terlihat pada gambar 5.3.
Response
New messages,message to be deleted responses to be deleted, messages and response to be deleted, new response
Login
UserName,Password Messages and response Selected Messages and response Status Response, selected messages,selected messages and response
Respond Online Service
External News Manage ment

External News
Status External News
External News,Selected News UserName,Password New external news, external news to be deleted UserName,Password
Response, selected messages,selected messages and response Documents, Selected Documents Documents
News
External News status New internal News, internal news to be deleted UserName,Password
Selected Messages and response Documents Documents, Selected Documents
External News
Status Internal News External News
Other Bureaus and Departements
Documents, Selected Documents
Response, selected messages,selected messages and response Selected Messages and response
Internal News Manage ment
Documents Published Documents
Document Managem ent
Messages Documents Published Messages and Response
Visitors
New Documents, documents to be deleted, documents to be published
Archives
Gambar 5.3 DFD Level 1 BEM INDOMAST
58
Keterangan gambar 5.3: BEM UI Information and Document Management System mempunyai empat proses utama yaitu internal news management, external news management, document management, dan respond online system. Proses login harus dilakukan untuk autentifikasi user yaitu member dan visitor. Visitor hanya dapat menggunakan proses external news management, document management, dan respond online system. C. DFD Level 2 1. Internal News Management Gambar 5.4 merupakan gambar data flow diagram level 2 pada BEM INDOMAST dalam proses Internal News Management.
New news status status status status Login New news Revised news News to be deleted
news
Create Internal News
Edit Internal News
Delete Internal News
Read Internal News
Internal news
Username,password
Public Relation Bureau Administration and Inventory Bureau
revised news Selected news New news
Internal news
Username,password
Revised news Selected news New news
Internal news
Username,password Revised news
Selected news
Internal news
Gambar 5.4 DFD Level 2 Internal News Management BEM INDOMAST Keterangan gambar 5.4: Internal news management adalah proses yang dapat dilakukan oleh member. Visitor tidak dapat melihat isi internal news. Seluruh member dapat menampilkan internal news yang disimpan data entitas news pada basisdata. Proses mengedit dan menghapus internal news hanya dapat dilakukan oleh penulis news tersebut.
59
2. External News Management Jika DFD level 1 di-breakdown, akan dihasilkan DFD level 2 pada BEM INDOMAST dalam proses External News Management seperti yang terlihat pada gambar 5.5.
status status status Login
Create External News
new news
Edit External News
Delete External News Read External News
Username,password
Public Relation Bureau Administration and Inventory Bureau
Revised news selected news
Username,password
External news
Username,password
Other Bureaus and Departments Visitor
News to be deleted News External news Revised news
External news
New news
news
Gambar 5.5 DFD Level 2 External News Management BEM INDOMAST
Keterangan gambar 5.5: External news management adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor. Member yang dapat menampilkan, mengedit, dan menghapus external news adalah anggota biro hubungan masyarakat (Public Relation Bureau), Sekretaris Umum, dan Ketua Umum BEM UI. Visitor dan anggota biro lain hanya dapat melihat isi external news. External news disimpan dalam entitas News pada basisdata.
3. Document Management
60
DFD level 2 pada BEM INDOMAST dalam proses Document Management dapat dilihat pada gambar 5.6.
new document document to be deleted document to be published status status status Login document Save document Delete document Publish document Download document document published document
status
Archive
Username,password
Public relation bureau Administration and Inventory bureau
selected document selected document document document
Visitor
Username,password selected document selected document document Username,password selected document document
selected document
document
Gambar 5.6 DFD Level 2 Document Management BEM INDOMAST Keterangan gambar 5.6: Document management adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor. Member yang dapat menyimpan, menghapus, dan menampilkan dokumen adalah anggota Biro Kesekretariatan (Administration and Inventory Bureau), Sekretaris Umum, dan Ketua Umum BEM UI. Visitor dan anggota biro lain hanya dapat mendownload dokumen. Dokumen disimpan dalam entitas Archive pada basisdata.
4. Respond Online System
61
Gambar 5.7 merupakan gambar DFD level 2 pada BEM INDOMAST dalam proses Respond Online System.
Message
msg msg and response to be deleted response to be deleted msg to be deleted Published msg and response
status status Login msg,respond
new response status status status revised response
Read Selected Msg
Delete msg
Create response
Edit response
Delete response
Delete message and Response
Publish message and response
selected msg Username,password

msg,respond
new response revised response selected response Selected msg and response selected msg and response
Username,password
selected msg
respond
msg,respond
revised respond selected respond selected msg and response selected msg and response
Username,password selected msg
respond
revised respond selected respond selected msg and response selected msg and response
Gambar 5.7 DFD Level 2 Respond Online BEM INDOMAST Keterangan gambar 5.7: Respond Online System adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor. Visitor dapat mengirim message dan membaca respon yang ditampilkan. Tujuan dari message tersebut dapat digolongkan berdasarkan biro dan bidang yang ada dalam organisasi. Pesan yang dapat direspon oleh member adalah pesan yang sesuai dengan tujuannya. Tujuan message berdasarkan biro atau bidang dalam organisasi, dalam hal ini adalah: biro dana usaha, humas dan media, dan kesekretariatan, dan bidang kreasi mahasiswa, research and education, kesejahteraan mahasiswa, pengembangan masyarakat, dan sosial politik Message bagi biro/ bidang tersebut dapat direspon oleh anggota biro/bidang bersangkutan, dan oleh masing-masing ke kepala biro/ koordinator bidang masingmasing, dan ketua umum BEM UI. Proses-proses lain yang dapat dilakukan adalah
62
menghapus pesan, mengedit respon, menghapus respon, menghapus respon, menghapus pesan dan respon, dan menampilkan pesan dan respon kepada publik. 5.3 Interface Modelling Model interface pada BEM INDOMAST dapat dilihat pada gambar 5.8 berikut.
View Published Message and Respond
Add messages Save Messages
View External News
Selec Repository Select News
View Published Document
Accept Message
Select Messages and Response Select Response Online
View Message and Response

Select Message
Select Response
Read Command
Select Response
Unidentified User Select Internal News
User Identification
Login Logout
Read Selected Response and Message Read Command

Select Command
Read Selected Message
Delete Publish MessageMessage
Read Selected Response

Save Resp.
Select Command
Select Command Save Edited Resp.
Select External News PR Select News
Adm and Inventory Bureau Select repository Select Repository
Read Command
View Internal News
View External News
View External News (Only for Public Relation Bureau)
View Document
Select External News Save Document
View Document (Only For Administration and Inventory Bureau)

Add document Select Doc.
Response Message
Add Internal Save Iternal News News
Save Select Internal External News News Save edited Internal News Delete Internal News
Accept Response
Edit response
Accept Document
Delete External News
Accept Internal News
Read Selected Internal News

Select Command
Accept External News
Save Edited External News
Read Selected External News
Read Selected Document

Select Command
Delete Doc.
Accept Edited Response
Read Command
Select Command
Read Command
Read Command
Edit External News
Edit Internal News
Accept Edited Internal News
Accept edited external News
Gambar 5.8 Model Antar Muka Sistem yang akan Dikembangkan Keterangan gambar 5.8: Sistem dimulai dengan membaca login dari pengguna untuk melakukan autentifikasi. Kemudian sistem akan membaca perintah dari pengguna yang terautentifikasi yaitu anggota BEM UI yang telah login. Apabila member ingin melakukan proses dalam internal news management, maka sistem akan menampilkan internal news dan pilihan menu yaitu create, edit, dan delete. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member. 63
Apabila member ingin melakukan proses dalam external news management, maka sistem akan menampilkan external news. Sistem akan melakukan autentifikasi member yang dapat melakukan proses update external news yaitu biro kestari (Public Relation Bureau). Pilihan menu create, edit, dan delete hanya ditampilkan bagi anggota biro ini. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member. Apabila member ingin melakukan proses dalam document management, maka sistem akan menampilkan arsip. Sistem akan melakukan autentifikasi member yang dapat melakukan proses update repository yaitu biro kestari (Administration and Inventory Bureau). Pilihan menu create, edit, dan delete hanya ditampilkan bagi anggota biro ini. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member. Apabila member ingin melakukan proses dalam respond online management, maka sistem akan menampilkan arsip. Sistem akan melakukan autentifikasi member yang dapat melakukan proses respond yaitu masing-masing biro yang menjadi tujuan message dari visitor. Message hanya ditampilkan bagi anggota biro yang sesuai. Pilihan menu yang ditampilkan sistem adalah read message, delete message, create response, edit response, delete response, delete message and response, dan pilihan untuk mem-publish respon. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member. Bagi member yang tidak terautentifikasi atau visitor, pilihan menu yang ditampilkan sistem adalah membaca external news, men-download dokumen, membaca respon, dam mengirimkan message. Setelah itu visitor dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari visitor.
64
BAB VI Decisions Analysis Phase
Dalam decisions analysis phase ini akan dilakukan pengidentifikasikan berbagai alternatif kandidat solusi dari BEM UI Information and Document Management System (BEM INDOMAST) yang akan kami buat, penganalisaan feasibility dari kandidat solusi-solusi tersebut sehingga pada akhirnya nanti dapat dipilih suatu solusi yang terbaik untuk mendesain, mengembangkan dan mengimplementasikan suatu sistem yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Umumnya, decisions analysis phase ini terdiri dari kegiatan-kegiatan seperti : 1. 2. 3. 4. 5. Identify candidate solutions Analyze candidate solutions Compare candidate solutions Update the project plan Recommend a system solution Kelima kegiatan ini telah kami lakukan dan akan dibahas lebih detail dalam uraian berikut ini. 6.1 IDENTIFY CANDIDATE SOLUTIONS Hal pertama yang dilakukan dalam decisions analysis phase ini adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif kandidat solusi yang mungkin dapat diterapkan pada sistem. Adapun berbagai kemungkinan alternatif kandidat solusi ini kami peroleh dari ide atau pendapat dari system owner, dalam hal ini BEM UI, maupun system user. Dari berbagai ide dan opini yang yang kami terima itu, akhirnya kami susun daftar kandidat-kandidat solusi tersebut dalam tabel Candidate System Matrix di bawah ini. (Tabel 6.1)
65
Karakteristik Bagian sistem yang terkomputerisasi Deskripsi singkat mengenai bagian dari sistem yang akan terkomputerisasi pada kandidat yang bersangkutan.
Kandidat 1 Mengembangkan suatu sistem informasi BEM UI (BEM INDOMAST) yang berbasiskan web yang akan mendukung fungsi-fungsi seperti repository online, respond online, dan manajemen news. Solusi ini dapat diimplementasikan sistem ini cukup sederhana dan dapat memenuhi kebutuhan user. Hosting di sebuah tempat di internet dengan jumlah quota yang cukup besar. Untuk interface digunakan PHP, HTML dan CSS. Sedangkan untuk database menggunakan mySQL sebagai DBMS (Data Base Management System) Printer standar.
Kandidat 2 Membuat suatu sistem informasi BEM UI (BEM INDOMAST) yang berbasiskan web yang akan mendukung fungsi-fungsi seperti repository online, respond online, dan manajemen news serta menambahkan pula manajemen aset. Sistem akan menjadi lebih lengkap dengan adanya aset.
Keuntungan Deskripisi singkat mengenai keuntungan dari bisnis yang akan direalisasikan untuk kandidat yang bersangkutan.
relatif lebih cepat karena tambahan fungsi manajemen
Servers and Workstations Deskripsi dari server dan workstation yang dibutuhkan untuk mendukung kandidat yang bersangkutan. Perangkat lunak yang dibutuhkan Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam merancang dan mengembangkan kandidat sistem yang bersangkutan, misalnya untuk basis data, sistem operasi, bahasa pemrograman, dsb. Output Devices and Implications Deskripsi dari peralatan yang akan digunakan oleh user untuk menghasilkan keluaran dari
Pentium 4, memory 2 GB dan 2 buah Hardisk SCSI 20 GB dan monitor 15 (Server), Pentium 4, memory 128 MB dan Hardisk ATA 40 GB Untuk server menggunakan MS Windows Server 2003, apache web serve dan, Oracle sebagai DBMS.
Sama seperti Kandidat 1.
66
sistem, sesuai dengan kebutuhan yang ada. Input Devices and Implications Deskripsi dari peralatan yang akan digunakan oleh user untuk memberi masukan ke sistem. Storage Devices and Implications Deskripsi singkat mengenai data yang akan disimpan dan diakses, media penyimpan yang akan digunakan, besar kapasitas untuk penyimpanan data, dan bagaimana penyimpanan data tersebut dapat terorganisir dengan baik. Tabel 6.1 Candidate System Matrix 6.2 ANALYZE CANDIDATE SOLUTIONS Setelah pengidentifikasian kandidat solusi, masing-masing kandidat solusi-solusi itu kemudian di analisa satu per satu untuk diukur feasibility-nya. Kriteria untuk mengukur feasibility ini ada empat macam, yaitu Technical feasibility menguji apakah secara teknis, solusi yang diajukan termasuk praktis? Apakah para tenaga ahli memiliki keahlian dan keterampilan untuk mendesain dan mengembangkan solusi ini? Operational feasibility Apakah solusi ini nantinya dapat memenuhi permintaan user (users requirement)? Berapa tingkat kepuasan user tersebut terhadap solusi ini? Bagaimana solusi ini mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana perasaan user terhadap solusi yang seperti itu? Economic feasibility Apakah biaya (cost) dari solusi yang ditawarkan efektif? Tersedia pada server tempat hosting. Dengan minimum quota yang dibutuhkan sebesar 100MB Pada servermilik sendiri, yaitu sebuah Hardisk SCSI 20 GB. Dengan menggunakan sistem RAID 0 Keyboard, mouse dan scanner Sama seperti Kandidat 1.
67
Schedule feasibility Apakah solusi ini dapat didesain dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang ditentukan?
6.3 COMPARE CANDIDATE SOLUTIONS Setelah menganalisis masing-masing dari kandidat solusi tersebut, kemudian dilakukan perbandingan antara satu kandidat dengan kandidat lainnya dengan cara memberi penilaian kepada masing-masing kriteria feasibility tersebut diatas sehingga pada akhirnya dapat diperoleh suatu solusi dengan nilai yang lebih tinggi dari kandidat solusi lainnya. Berikut adalah hasil analisa dan perbandingan kami terhadap kandidat-kandidat solusi dari BEM INDOMAST yang kami sajikan dalam tabel Feasibility Analysis Matrixdi bawah ini.(Tabel 6.2)
Kriteria Feasibility Operational Feasibility Functionality Deskripsi seberapa besar tingkat keuntungan yang diberikan solusi bagi organisasi dan seberapa baik sistem akan bekerja. Political Deskripsi tentang seberapa baik penerimaan solusi ini dari user management, user, dan perspektif organisasi.
Bobo t 30 %
Kandidat 1 Memenuhi kebutuhanuser BEM INDOMAST, seperti respond online, repository online dan manajemen news.
Kandidat 2 Memenuhi users seperti respond online, repository online dan manajemen news dan ditambah juga dengan manajemen aset.
kebutuhan fungsional utama requirement secara penuh,
68
Nilai: 90 Technical Feasibility Technology Penilaian ketersediaan kemampuan memperoleh) keinginan untuk kandidat ini. kematangan, (atau untuk dan teknologi mendukung 30 % Software yang digunakan hanya sebuah software editor untuk menulis bahasa pemrograman yang akan pun yang bersifat gratis. Bahasa pemrogram yang digunakan bahasa umum yang merupakan tergolong dan digunakan Nilai: 95 Software yang digunakan memang dikenal sangat tangguh, namun harga untuk membeli sebuah mahal.
digunakan dan software-nya software tersebut sangat
komputer yang dibutuhkan
mudah, yaitu PHP, HTML dan CSS, serta SQL.
Expertise Penilaian keahlian teknis yang dibutuhkan untuk mengembangkan, mengoperasikan dan memaintenance sistem kandidat. Bobo t 30 % Sekitar $ 3,550 Meningkatkan efisiensi waktu, meningkatkan kinerja BEM dan Sekitar $ 12,380 Meningkatkan efisiensi waktu, meningkatkan Nilai: 85 Nilai: 50
Kriteria Feasibility Economic Feasibility Cost to develop: Tangible Benefits:
Kandidat 1
Kandidat 2
69
menngurangi terjadinya kesalahan (error)
kinerja BEM dan menngurangi terjadinya kesalahan (error) dan meningkatkan pengontrolan terhadap aset sehingga mencegah terjadinya kehilangan aset.
Intangible Benefits:
Meningkatkan kredibilitas BEM UI.
Meningkatkan kredibilitas BEM UI dan mengontrol keberadaan dan penggunaan aset yang dimiliki. Nilai: 70 6-7 bulan
Nilai: 80 Schedule Feasibility Penilaian tentang berapa lama untuk waktu solusi desain yang ini dan Nilai: 90 100 % Tabel 6.2 Feasibility Analysis Matrix 86,25 dibutuhkan implementasi. Nilai Total 30 % 6 bulan
Nilai: 85 75
Catatan: Tabel feasibility analysis matrixdi atas memperlihatkan perbandingan dari kedua kandidat solusi yang ditawarkan sistem kami dari masing-masing hasil analisa kriteria feasibility. Untuk mencari yang terbaik maka perlu dilihat Nilai Total. Adapun dari hasil total penilaian dari feasibility analysis (Nilai Total) ini diperoleh kesimpulan kalau kandidat 1 lebih baik daripada kandidat 2. Walaupun pada dasarnya kandidat solusi 1 tidak terlalu jauh berbeda dengan kandidat 2 (kandidat 2 hanya menambahkan 1 fungsi baru saja,yakni manajemen aset), tetapi nilai total keduanya berbeda cukup sigiinfikan. Kandidat 1 dengan nilai total 86,25 memiliki nilai overall kombinasi dari 70
teknis, operasional, ekonomi dan penjadwalan yang lebih baik daripada kandidat 2 yang hanya mempunyai nilai total 75. Hal ini terutama disebabkan karena adanya keunggulan mutlak dalam teknologi atau teknis yang ditawarkan kandidat 1 terhadap sistem ini dimana kandidat 1 menawarkan teknologi software yang gratis dan juga mudah digunakan sedangkan kandidat 2 membutuhkan perangkat lunak yang mahal. Bobot dari tiap kriteria feasibility diatas kami tentukan berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh system analyst yang bekerja bersama-sama dengan system designers dan system builder untuk hal-hal yang bersifat teknis serta dengan system user dan system owner untuk hal rekomendasi akhir. Sehingga pada akhirnya kami menetapkan bobot dari masing-masing kriteria feasiblity diatas sebagai berikut, yaitu operational feasibility (30%), technical feasibility (30%), economic feasibility (30%) dan schedule feasibility (10%). Adapun alasan kami menetapkan bobot yang sama sebesar 30% pada operational feasibility, technical feasibility, dan economic feasibility dikarenakan ketiganya sama-sama penting dan critical dalam pembandingan kedua kandidat solusi. Sedangkan untuk schedule feasibiilty kami hanya menetapkan bobot sebesar 10% karena kedua kandidat solusi diatas mempunyai lama waktu pengembangan yang tidak jauh berbeda, yakni sekitar 6-7 bulan. 1. Kandidat 1
Operational Feasibility PIECES frame work : Sistem cukup reliable walaupun kinerja sistem rendah karena orang yang dapat benar-benar mengoperasikannya terbatas. Sistem ini mempunyai tiga fungsi utama, yaitu fingsi repository online, respond online, dan manajemen news yang dapat meningkatkan througput dari pekerjaan BEM. Response time dari sistem yang akan mengakses ke database cukup cepat. Response time dalam hal menanggapi isu atau berita baru relatif masih lama karena adanya keterbatasan pada sumber daya manusia (user). Performance :
71
Information : Input : Sistem menerima masukan dari user melalui keyboard dan menampilkannya dalam bentuk yang sesuai, yaitu bentuk artikel news untuk fungsi manajemen news, bentuk laporan untuk fungsi repository online serta respon jawaban untuk fungsi respond online. Sistem akan memproses semua input yang benar. Output : Keluaran (output) yang dihasilkan oleh sistem BEM Indomast ini relevan dengan input (masukan informasi) yang dimasukkan oleh user. Ada keterlambatan output berupa tanggapan berita karena adanya keterbatasan pada sumber daya manusia. Data yang disimpan : Penyimpanan data pada DMBS dihindarkan terjadinya pengulangan.(redundant). Data disimpan secara terstruktur dengan baik mudah dan cepat. Penggunaan interface untuk administrator dan user-user yang memiliki izin dapat meng-update data dengan mudah. Economy : Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) : Costs yang harus dikeluarkan di awal, yaitu pada saat pengenalan sistem ke end-user tidak terlalu besar karena sistem ini pada dasarnya memang sengaja dirancang dengan rancangan yang sederhana dan mudah digunakan. Selain itu, perangkat lunak yang digunakan termasuk freeware sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membelinya.
Dengan desain yang baik maka data dapat diakses dengan
72
Costs yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan sistem juga tidak terlalu besar. Hal ini disebabkan karena sistem BEM Indomast ini termasuk sistem yang berskala kecil. Keuntungan : Sistem dapat mempermudah pengaksesan data dan informasi sesuai dengan yang dibutuhkannya, diantaranya surat, laporan dan berita terbaru dari BEM. Dapat meningkatkan kinerja BEM UI Dapat meningkatkan kredibilitas BEM UI Control : Adanya fungsi login mengakibatkan tidak sembarang user dapat mengakses sistem dan melakukan perubahan atau manipulasi terhadap data atau informasi. Hal ini dapat mencegah terjadinya penipuan dan pemalsuan data atau informasi. Data bersifat konsisten karena penyimpanan data terpusat pada satu basis data. Adanya kebijakan pengkategorian pengguna yang dibagi menjadi biro kestari, biro humas, other biro dan visitor. Hal ini memungkinkan pembatasan akses terhadap database tertentu yang sifatnya penting dan vital. Efficiency : Sistem BEM Indomast yang dikembangkan akan bersifat user friendly sehingga dapat memudahkan user untuk beradaptasi dan menggunakannya. Database yang selalu di-update dengan rutin menyebabkan lengkapnya perbendaharaan laporan, surat, dll .Sehingga bila ada user yang ingin membuat suatu laporan atau surat tidak perlu membuatnya dari awal tapi bisa melihat template atau rujukan dari file yang telah ada sebelumnya sehingga Service : dapat menghemat waktu dan biaya dan meningkatkan efisiensi.
73
Sistem menampilkan berita-berita dan pesan-pesan yang terbaru dan akurat, baik untuk anggota BEM maupun untuk visitor. Sistem menampilkan laporan dan berbagai bentuk berkas lainnya dalam repository online. Sistem mudah dipelajari dan digunakan karena pada dasarnya desain sistem ini memang untuk kenyamanan user (user friendly). Sistem bersifat fleksibel terhadap perubahan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang ada. Usability Analysis : Pengembangan sistem dengan menggunakan PHP dan HTML sangat memungkinkan untuk dibuat suatu prototipe untuk sistem interaksi dengan user. Karena selain mudah dan sudah umum dipakai, pengembang dapat memberikan contoh-contoh berdasarkan sistem yang sudah banyak dikembangkan. Selain itu, untuk mendesain sistem interaksi tersebut, pengembang tidak perlu membuat inti sistem secara utuh, sehingga pengembang dapat mengajukan prototipe tersebut kepada pemilik dan calon pengguna sistem untuk dianalisa apakah prototipe yang ada sudah memenuhi requirements yang diberikan. Technical Feasibility Penggunaan PHP, HTML dan mySQL merupakan pilihan yang tepat. Hal ini karena kedua pemrograman tersebut merupakan bahasa pemrograman yang umum, banyak digunakan dan sangat handal dalam pengembangan sebuah situs yang dinamis. Tenaga ahli yang tersedia juga sangat banyak, dan nilai lebih ketiga tools tersebut tersedia secara gratis. Economic Feasibility Development Costs :
74
Development Costs dijelaskan pada tabel 6.3 berikut. Personnel : 1 1 2 2 1 1 Project Manager (120 hours/ $5/hr) System Analyst (160 hours/ $5/hr) Documentator (56 hours/ $5/hr) Programmer (136 hours/ $5/hr) Database Designer (52 hours/ $5/hr) Interface Designer(52 hours/ $5/hr) $ $ $ $ $ $ 600 800 280 680 260 260
Total Development Costs : Tabel 6.3 Development Cost Projected Annual Operating Costs :
$ 2880
Personnel : 1 2
Annual Operating Costs dijelaskan pada tabel 6.4 berikut. Administrator (125 hours/ $5/hr) Web Hosting ($50/year) $ 625 $ 50 $ 675
Total Projected Annual Costs : Tabel 6.4 Annual Operating Cost Tangible Benefits :
Dengan adanya sistem BEM Indomast ini, BEM UI dapat memperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah mengefisienkan waktu. Dengan adanya sistem ini yang mengubah segala proses dan kegiatan manual dalam BEM UI menjadi otomatis, waktu untuk membuat surat dan laporan ataupun waktu untuk merespon berita jadi lebih cepat. Hal ini menyebabkan meningkatnya response time dari sistem ini. Selain itu, dengan adanya sistem ini yang memungkinkan para anggota BEM dapat berkomunikasi lebih sering dan intensif untuk membicarakan mengenai berbagai permasalahan internal ataupun tentang suatu kegiatan baru yang akan diadakan oleh BEM, secara tidak langsung kinerja BEM UI ini secara keseluruhan dapat ditingkatkan. Kemudian disamping itu, dengan adanya sistem ini tingkat kesalahan (error) yang terjadi
75
juga dapat dikurangi. Dengan adanya repository online dalam sistem ini, para anggota BEM dapat melihat berkas-berkas penting seperti laporan atau surat yang lama sebagai rujukan dalam membuat laporan atau surat yang baru sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam penyusunan laporan atau surat tersebut. Intangible Benefits : Dengan adanya sistem BEM Indomast ini, keuntungan lain yang dapat diperoleh oleh BEM UI adalah dapat meningkatkan kredibilitas BEM UI itu sendiri sebagai salah satu organisasi mahasiswa yang cukup berpengaruh dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Dengan adanya fungsi respond online, BEM UI dimungkinkan untuk berinteraksi dan berkomunikasi secara rutin dengan pihak luar, seperti rektorat ataupun pihak sponsor sehingga BEM UI dapat menjalin hubungan kerja sama dengan pihak luar tersebut guna memperoleh bantuan. Kemudian dengan adanya fungsi manajemen news, BEM UI juga dimungkinkan memberitakan segala kegiatan yang diselenggarakan BEM supaya pihak luar dan masyarakat pada umumnya dapat memantau kegiatan apa saja yang sedang terjadi dalam tubuh BEM UI sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat dan pihak luar tersebut kepada BEM UI. Schedule Feasibility Perancangan jadwal yang diajukan untuk membangun BEM Indomast ini cukup feasible karena jadwal tersebut disusun berdasarkan perhitungan waktu yang benar-benar dibutuhkan untuk pengembangan sistem dan juga sesuai dengan kapasitas waktu kami. Dalam penjadwalan ini kami mengasumsikan kalau waktu selama 4 bulan ini adalah waktu yang benar-benar efektif untuk membangun sistem atau dengan kata lain tidak ada waktu yang dialokasikan untuk pembelajaran terhadap perangkat-perangkat yang akan digunakan.
76
Oleh karena itulah, kami selaku project team memilih PHP, HTML dan mySQL yang sudah cukup familiar dan dipahami oleh anggota tim kami. Sehingga tidak perlu lagi waktu untuk pembelajaran software yang dapat menyebabkan jadwal menjadi tidak tepat atau tidak sesuai dengan rencana jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Kandidat 2
Operational Feasibility PIECES frame work : Sistem ini terdiri dari empat fungsi, dimana tiga fungsi diantaranya adalah fungsi utama dan satu fungsi lainnya adalah fungsi tambahan. Tiga fungsi utama itu adalah repository online, respond online dan manajemen news. Sedangkan satu fungsi tambahannya adalah fungsi manajemen aset. Sistem cukup reliable walaupun kinerja sistem rendah karena orang yang dapat benar-benar mengoperasikannya terbatas. Response time dari sistem yang akan mengakses ke database cukup cepat. Response time dalam hal menanggapi isu atau berita baru relatif masih lama karena adanya keterbatasan pada sumber daya manusia (user). Information : Input : Sistem akan memproses semua input yang benar. Sistem menerima masukan dari user melalui keyboard dan menampilkannya dalam bentuk yang sesuai, yaitu bentuk artikel news untuk fungsi manajemen news, bentuk laporan untuk fungsi repository online serta respon jawaban untuk fungsi respond online. Output : Performance :
77
Ada keterlambatan output berupa tanggapan berita karena adanya keterbatasan pada sumber daya manusia. Keluaran (output) yang dihasilkan oleh sistem BEM Indomast ini relevan dengan input (masukan informasi) yang dimasukkan oleh user. Data yang disimpan : Penyimpanan data pada DMBS dihindarkan terjadinya pengulangan.(redundant). Data disimpan secara terstruktur dengan baik Dengan desain yang baik maka data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Penggunaan interface untuk administrator dan user-user yang memiliki izin dapat meng-update data dengan mudah. Economy : Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) : Costs yang harus dikeluarkan dalam pengembangan sistem ini cukup besar karena tingginya biaya pembelian perangkat lunak Oracle. Costs yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan sistem ini cukup besar karena adanya perangkat lunak yang bebannya cukup berat bagi sistem. Keuntungan : Sistem dapat mempermudah pengaksesan data dan informasi sesuai dengan yang dibutuhkannya, diantaranya surat, laporan dan berita terbaru dari BEM. Sistem dapat mengelolan aset dengan baik Dapat meningkatkan kinerja BEM UI Dapat meningkatkan kredibilitas BEM UI Control : Adanya fungsi login mengakibatkan tidak sembarang user dapat mengakses sistem dan melakukan perubahan atau manipulasi terhadap data atau informasi. Hal ini dapat
78
mencegah terjadinya penipuan dan pemalsuan data atau informasi. Sistem memungkinkan terjadinya pemantauan dan pengontrolan terhadap pengaksesan atau penggunaan aset. Adanya kebijakan pengkategorian pengguna yang dibagi menjadi biro kestari, biro humas, other biro dan visitor. Hal ini memungkinkan pembatasan akses terhadap database tertentu yang sifatnya penting dan vital. Efficiency : Ada kemungkinan terjadinya pengulangan pemasukan data. Usaha untuk membuat laporan atau surat menjadi lebih ringan. Waktu untuk membuat laporan dan surat tidak terlalu banyak terbuang. Aset dapat dikelola dengan baik. Penyebaran informasi lebih efisien karena berlangsung cepat dan tepat ke sasaran atau orang yang dituju. Service : Sistem mudah dipelajari dan digunakan karena sistem didesain sederhana User mudah beradaptasi dengan sistem sehingga tidak canggung dalam penggunaanya. Usability Analysis : Pengembangan sistem dengan menggunakan PHP dan HTML sangat memungkinkan untuk dibuat suatu prototipe untuk sistem interaksi dengan user. Karena selain mudah sudah umum dipakai, pengembang dapat memberikan contoh-contoh berdasarkan sistem yang sudah banyak dikembangkan. Selain itu, untuk mendesain sistem interaksi tersebut, pengembang tidak perlu membuat inti sistem secara utuh, sehingga pengembang dapat mengajukan prototipe tersebut kepada pemilik dan calon pengguna sistem untuk dianalisa apakah prototipe yang ada sudah memenuhi requirements yang diberikan.
79
Technical Feasibility
Berbeda dengan kandidat yang pertama, pada kandidat ini pengembang akan menggunakan Oracle DBMS yang terkenal sangat powerfull. Didukung pula oleh customer support yang baik dari Oracle menjadikan sistem ini menjadi lebih handal. Namun berbeda dengan penggunaan mySQL, DBMS dari Oracle ini lebih rumit dan lebih sukar untuk dipelajari.
Economic Feasibility Development Costs : Personnel : Sama seperti kandidat 1. New hardware & software : 1 1 Server lengkap dengan Sistem Operasi Oracle DBMS $ 7,000 $ 2,500 Total Development Costs : Tabel 6.4 New hardware & software Projected Annual Operating Costs : Personnel : Sama seperti kandidat 1. Tangible Benefits : Sama seperti kandidat 1, sistem ini juga memberi keuntungan diantaranya adalah mengefisienkan waktu, meningkatkan response time dan mengurangi terjadinya kesalahan (error). Akan tetapi dengan adanya tambahan fungsi manajemen aset, ada pula tambahan keuntungan yang dapat diperoleh, yaitu dimungkinkannya pengolahan segala aset yang dimiliki oleh BEM sehingga dapat dicegah terjadinya kehilangan aset-aset BEM yang dapat mengurangi biaya pengeluaran BEM dalam membeli aset baru lagi. Intangible Benefits : $ 9,500
80
Keuntungan yang diperoleh sama seperti keuntungan yang diperoleh oleh kandidat 1. Akan tetapi dengan adanya tambahan fungsi manajemen aset, terhadap sistem juga dapat dan meningkatkan pengontrolan keberadaan
penggunaan aset-aset yang dimiliki BEM. Schedule Feasibility Perancangan jadwal pengembangan BEM Indomast ini diperkirakan memakan waktu selama 6-7 bulan lamanya. Jangka waktu ini lebih lama daripada jangka waktu kandidat 1 karena perangkat lunak yang digunakan bukan merupakan perangkat lunak yang familiar atau kurang dipahami dengan baik oleh anggota tim ini. Sehingga kami sebagai project team merasa akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk membangun sistem ini karena kami membutuhkan tambahan waktu untuk mempelajari terlebih dahulu perangkat lunak tersebut.
UPDATE THE PROJECT PLAN Karena ada perubahan dari laporan Project Charter yang lalu maka kami akan melakukan peng-update-an pada Project Plan ini. Adapun perubahan yang dilakukan adalah pada bagian Technology Constraint. Berikut adalah peng-update-annya: Updated Technology Constraint Technologi constraints pengembangan BEM INDOMAST adalah sebagai berikut : 1. Pengembangan interface sistem menggunakan PHP, HTML dan CSS. 2. Teknologi hanya bergantung pada server tempat hosting. RECOMMEND A SYSTEM SOLUTION Dari hasil analisa feasibility dan perbandingan antara kandidat-kandidat solusi sebelumnya di atas, akhirnya kami sebagai project team bersama system owner dan user memutuskan untuk memilih kandidat solusi dengan nilai yang lebih tinggi
81
sebagai solusi dari sistem kami, yaitu kandidat 1. Sehingga kesimpulannya kami akan mengajukan kandidat 1 sebagai solusi akhir kami dalam pendesainan dan pengembangan BEM INDOMAST, yakni mengembangkan suatu sistem informasi bagi organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa UI (BEM UI) yang dilengkapi dengan fungsi-fungsi utama yang paling signifikan bagi kinerja BEM UI, seperti repository online, respond online, dan manajemen news.
REFERENCES Kelompok 1 Analisa Perancangan Sistem. 2004. Project Charter. Depok : Fasilkom UI.
82
Whitten, Jeffrey L, dkk. 2000. Systems Analysis and Design Methods 5th ed. New York : McGraw Hill.
LAMPIRAN A : HASIL WAWANCARA 1 Berikut ini adalah hasil wawancara yang kami lakukan terhadap Nunut, Ketua Biro Kestari BEM UI. 1. Apakah fungsi BEM UI ? 83
Jawaban : Memberikan pelayanan untuk mahasiswa UI dan juga masyarakat luar dalam berbagai bidang. 2. Siapa saja pihak-pihak yang terkait dengan BEM UI ? Jawaban : Internal anggota/ pengurus BEM UI. Eksternal (dalam UI) rektorat, senat fakultas, UKM, mahasiswa, dan lain-lain. Eksternal (luar UI) prusahaan-perusahaan/ sponsor, masyarakat umum, dan lain-lain. 3. Bagaimana struktur organisasi BEM UI ? Jawaban : (Ada di dalam project charter) 4. Apa fungsi tiap-tiap biro dan bidang dalam struktur organisasi BEM UI ? Jawaban : Biro a. Biro Danus : menangani masalah pendanaan. b. Biro Humas dan Media : menangani sosialisasi kegiatan yang ada di BEM UI news kesternal c. Biro Kestari : menangani administrasi, pengadaan dan maintainance fasilitas respository arsip Bidang a. Bidang Kesejahteraan Masyarakat : menangani fasilitasi terhadap kebutuhan mahasiswa dan pengaduan keluhan mahasiswa. b. Bidang Kreasi Mahasiswa : menangani fasilitasi terhadap minat dan bakat mahasiswa. c. Bidang Research and Education : menangani pembahasan dan pengkajian terhadap isu-isu forum diskusi d. Pengembangan Masyarakat : menangani fasilitasi terhadap kebutuhan masyarakat umum. a. Sosial Politik : menangani masalah sosial dan politik. 84
5. Sejauh apa IT digunakan oleh BEM UI dalam menjalankan fungsinya ? Jawaban : - Sudah ada 2 komputer yang terhubung dengan JUITA. - Komputer digunakan terbatas untuk mengetik surat, laporan, dan menyimpan database. 6. Masalah-masalah apa sajakah yang terjadi dalam BEM UI dan bagaimana signifikansinya ? Jawaban : a. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI belum berjalan dengan lancar dengan lancar c. Pengelolaan arsip yang dimiliki BEM UI belum berjalan dengan baik - Hard copy arsip sering rusak dan hilang - Soft copy arsip masih sulit ditemukan karena tidak dikelola dengan baik d. Pengelolaan aset belum berjalan dengan baik Akses terhadap aset terlalu mudah Aset sering rusak dan hilang Sulit mengontrol asset Sulit mengetahui keberadaan asset b. Penyampaian informasi dari BEM UI dan kepada BEM UI belum berjalan
e. Sulit dilakukan peng-update-an secara cepat karena hanya 1 orang administrator yang melakukannya. - Isi website menjadi kurang reliable. - Adanya ketergantungan terhadap 1 orang.
S LAMPIRAN B : HASIL WAWANCARA 2 Berikut ini adalah hasil wawancara yang kami lakukan terhadap Wawan, anggota Bidang Pengabdian Masyarakat BEM UI.
85
7. Apakah saat ini BEM UI sudah memiliki sistem informasi untuk mengelola informasi dan dokumen ? Jawaban : Sudah. 8. Seperti apa gambaran sistem tersebut ? Jawaban : Dengan adanya sistem itu pengurus BEM UI dapat memasukkan news ataupun dokumen sehingga news maupun dokumen tersebut dapat diakses melalui www.bem-ui.org. 9. Kekurangan apa yang masih dimiliki oleh sistem tersebut ? Jawaban : Isi sistem itu jarang di-update. Cuma beberapa orang saja yang kadang-kadang meng-update-nya secara sukarela. Belum mendukung penyampaian news khusus untuk anggota BEM UI dan penyimpanan dokumen yang khusus untuk anggota BEM UI. 10. Siapa yang diberi tanggung jawab untuk meng-update isi sistem tersebut ? Jawaban : Sebenarnya semua pengurus BEM UI dapat meng- update isi sistem tersebut, tapi hanya ada beberapa orang yang secara sukarela meng-update isi sistem tersebut.
LAMPIRAN C : ISHIKAWA DIAGRAM Berikut ini adalah Ishikawa Diagram untuk problem : 1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum berjalan dengan lancar
86
Anggota
ketergantungan terhadap kesukarelaan beberapa orang dalam mengupdate informasi maupun dokumen dalam sistem
Metode
Tidak ada pembagian tanggung jawab yang jelas dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem
Informasi dan dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak diupdate secara rutin
Belum ada sistem informasi yang baik

Informasi sulit diakses
informasi maupun dokumen dalam sistem kurang reliable
Sistem
Materi
2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar
Anggota
Kurang aware akan arus informasi karena kesibukan masing-masing
Metode
Belum ada media yang reliable untuk
Kinerja kurang optimal
informasi dari ataupun kepada pihak eksternal
menyebarluaskan
Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar

Dokumen-dokumen informasi tidak tertata dengan rapi penyimpanannya
Sistem
Materi
3. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik
87
Anggota
Metode
Sebagian besar softcopy dokumen masih disimpan secara terpisah dan tidak teratur
Kinerja kurang optimal
kurangnya transparansi
Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik

Belum ada Media yang reliable untuk penyimpanan Kesulitan softcopy memperbaiki dokumen atau mencari dokumen dan arsip
Sistem
hard copy dokumen atau arsip seringkali rusak atau hilang karena diakses oleh banyak orang
Materi
4. Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak di-update secara rutin
Anggota
ketergantungan terhadap kesukarelaan beberapa orang dalam mengupdate informasi maupun dokumen dalam sistem
Metode
Tidak ada pembagian tanggung jawab yang jelas dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem
Informasi dan dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak diupdate secara rutin

informasi maupun dokumen dalam sistem kurang reliable
Sistem
Materi
LAMPIRAN D : TIMELINE
88
89

Laporan2 Kel 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Laporan2 Kel 1

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Laporan2 Kel 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

System Analysis BEM UI INDOMAST

BEM UI Information and Document Management System (BEM UI INDOMAST)

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

HUMAS DAN MEDIA

Gambar 1.1 Struktur Organisasi BEM UI

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

BAB II PROJECT CHARTER

System Analysis BEM UI INDOMAST

Pernyataan masalah akan dijelaskan pada tabel No . 1.

2.1 berikut ini. Masing-masing

System Analysis BEM UI INDOMAST

Adanya tranparansi menghadapi

tuntutan dalam era

reformasi. Tabel 2.1 Pernyataan Masalah

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

Tabel 2.2 Staf Proyek

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analyst (SA)

System Analysis BEM UI INDOMAST

Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual).

Tabel 2.3 Pengalokasian Sumber Daya Staf

All All All All

System Analysis BEM UI INDOMAST

Tabel 2.4 Work Breakdown Structure

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

perhitungan biaya proyek. Bobot pengali Mudah Sedang X X X X X 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4

Sulit 5 5 5 5 5 = = = = = 90 80 100 80 0 350

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

System Analysis BEM UI INDOMAST

title Guest_Book comment

sendersName date/time sendersEmail

3.2.2 Process Model 33

System Analysis BEM UI INDOMAST

comment, news, document

System Analysis BEM UI INDOMAST

Login Status Username, Password

News, Selected News News Status

New News, News to be deleted News

Document, Selected Document Document Status News

Document Document Document

Comment Comment Guest Book