PELAJARAN 10 KOMUNIKASI LISAN: TAKLIMAT 1.

0 Pengenalan Dalam tajuk ini, pelajar akan diperkenalkan dengan satu daripada aspek komunikasi lisan iaitu taklimat. 2.0 Hasil Pembelajaran Pada akhir pengajian ini, pelajar akan: 2.1 Memahami maksud taklimat. 2.2 Memahami cara-cara menyediakan taklimat. 2.3 Mengesan kesilapan-kesilapan yang sering dilakukan dalam penyediaan taklimat. 3.0 Senarai Tajuk 3.1 Taklimat dan pertimbangan penyediaan taklimat 3.2 Format dan kandungan taklimat 3.3 Keperluan semasa menyampaikan taklimat 4.0 Istilah 4.1 Taklimat Penerangan ringkas. 4.2 Khalayak Orang ramai; orang banyak; umum. Orang ramai yang diberikan taklimat. 4.3 Orang bergelar Orang yang mempunyai pangkat atau darjah kebesaran.

5.0 Tajuk

5.1 Taklimat dan Pertimbangan dalam Penyediaan Taklimat 5.1.1Persembahan Taklimat ialah penerangan ringkas. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat adalah: a) Pertimbangan tentang khalayak ramai Khalayak ramai dalam konteks ini ialah orang ramai yang diberikan taklimat. Dalam faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah khalayak yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan. Dengan menentukan taraf khalayak maka dapat ditentukan juga bentuk bahasa, suasana dan kandungan taklimat. Bilangan khalayak juga perlu diambil kira kerana dengan mengetahui bilangan khalayak maka dapat membantu dalam penyediaan nota, tempat, jamuan selepas taklimat dan lain-lain lagi yang berkaitan. b) Pertimbangan tentang suasana Suasana di sini dimaksudkan sebagai keadaan semasa taklimat dijalankan. Suasana boleh jadi formal, atau tidak formal. Suasana adalah formal jika yang terlibat ialah orang kenamaan, pegawai kerajaan, pelawat luar negara, orang bangsawan

atau kerabat diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah lebih kompleks. Taklimat menjadi tidak formal atau gabungan formal dengan tidak formal jika khalayaknya terdiri daripada ibu bapa, pelajar, belia, penduduk kampong, pekerja, petani dan yang seumpama dengannya. Teks taklimat dalam suasana tidak formal adalah lebih ringkas dan mudah. c) Pertimbangan tentang taraf khalayak Taraf khalayak juga perlu diambil kira oleh pemberi taklimat. Jika khalayak terdiri dari orang kenamaan, menteri-menteri atau orang bergelar maka pemberi taklimat perlu menyediakan teks sapaan yang lebih kemas dan tertib. 5.1.2Aktiviti Senaraikan sebanyak mungkin golongan dalam masyarakat yang dianggap sebagai khalayak kelas atasan. 5.2 Format dan kandungan taklimat 5.2.1Persembahan Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut: a) b) c) d) e) Tajuk Salam, sapaan biasa atau sapaan berprotokol Kata-kata aluan Pengenalan diri pemberi taklimat Kandungan taklimat

f) g)

Penutup Sesi soal jawab

Kandungan taklimat ada dua iaitu: a) Apa yang hendak dimaklumkan atau disampaikan Ini adalah perkara asas dalam mana-mana taklimat kerana apa yang ingin dimaklumkan adalah intipati sesuatu taklimat. Malah tujuan taklimat itu sendiri adalah untuk memaklumkan sesuatu. Apa yang khalayak ingin tahu Terdapat taklimat tertentu yang bukan sahaja bertujuan untuk member maklumat secara sehala tetapi juga bertujuan untuk mendapatkan soalansoalan dari khalayak.

b)

5.2.2Aktiviti Anda adalah seorang pengurus pasukan bola sepak yang akan mengadakan perlawanan persahabatan dengan sebuah pasukan jemputan. Sediakan satu taklimat ringkas kepada pemain-pemain dalam pasukan anda. 5.3 Keperluan semasa menyampaikan taklimat 5.3.1Persembahan Terdapat beberapa perkara penting yang perlu diambil kira dalam penyediaan sesebuah taklimat supaya taklimat yang ingin disampaikan itu adalah berkesan dan mampu mencapai matlamatnya. Antaranya adalah:

a)

Kemahiran mentafsirkan sesuatu Kemahiran membuat penafsiran di sini bermakna boleh menjelaskan makna sesuatu istilah, idea, atau konsep yang disebutkan. Misalnya dalam bidang sukan, terdapat beberapa konsep atau istilah kesukanan yang tidak begitu difahami oleh orang kebanyakan. Pemberi taklimat perlu bijak untuk membuat penafsiran supaya khalayak dapat memahami konsep sebenar yang ingin disampaikan. Kemahiran memberi penjelasan Memberi penjelasan bermakna memberi keterangan yang lengkap dan difahami oleh khalayak. Kandungan taklimat kadang-kadang adalah ringkas dan padat. Oleh itu pemberi taklimat perlu pandai membuat penjelasan di mana perlu. Kemahiran menunjukkan sesuatu Kadangkala dalam sesuatu taklimat, pemberi taklimat perlu membuat demonstrasi atau menunjukkan sesuatu arah. Kemahiran menunjukkan perbezaan Dalam taklimat juga kadangkala terdapat perkaraperkara yang seakan-akan sama atau kelihatan sama tetapi sebenarnya tidak sama. Di sinilah terletak kepentingan membezakan sesuatu. Pemberi taklimat perlu menunjukkan perbezaan atau persamaan sama ada tentang sesuatu konsep, keadaan, bentuk dan matlamat dan sebagainya.

b)

c)

d)

e)

Kemahiran naratif Kemahiran naratif bermakna kemahiran dalam menerangkan atau menceritakan sesuatu sama ada secara ringkas mahupun secara terperinci. Kemahiran membuat laporan Kadangkala juga sesuatu taklimat perlu disampaikan dalam bentuk laporan-laporan yang ringkas tapi padat. Taklimat dalam bentuk laporan lebih jelas, bersifat objektif dan tepat. Oleh itu penyampai taklimat perlu mempunyai kemahiran dalam menyampaikan taklimat yang berbentuk laporan. Peralatan yang sesuai dan mencukupi Peralatan tertentu diperlukan semasa menyampaikan taklimat untuk menambah keberkesanan taklimat. Alat-alat tertentu juga boleh membantu menarik minat khalayak. Antara peralatan atau bahan-bahan yang boleh membantu menambah keberkesanan sesuatu taklimat ialah: i) Kertas edaran Kertas edaran adalah maklumat tambahan dalam kertas yang diberi kepada khalayak sebagai tambahan kepada taklimat secara lisan yang diberikan. Selalunya kertas edaran diberikan untuk menerangkan sesuatu maklumat dengan lebih terperinci. Khalayak boleh membawa balik kertas edaran

f)

g)

tersebut. Misalnya dalam taklimat tentang pendakian Gunung Kinabalu, kertas edaran mungkin merupakan peta perjalanan ke puncak gunung. ii) Overhead projector Overhead projector digunakan untuk memancarkan imej pada suatu layar di hadapan. Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menunjukkan dengan lebih jelas tentang perkara-perkara yang ditaklimatkan. Rajah dan carta Rajah dan carta digunakan untuk membantu taklimat. Selalunya, penggunaan rajah dan carta dengan bantuan alat overhead projector akan dapat memberi penjelasan yang lebih terperinci tentang perkara yang ditaklimatkan itu. Persembahan multimedia Persembahan multimedia melalui tayangan slaid, video ringkas atau persembahan powerpoint akan dapat menambah nilai taklimat.

iii)

iv)

h)

Gaya bahasa Gaya bahasa pemberi taklimat juga sedikit sebanyak mempengaruhi suasana taklimat. Nada dan intonasi yang mendatar akan menyebabkan majlis taklimat menjadi beku dan lesu. Khalayak mungkin bosan atau mengantuk mendengar taklimat sedemikian rupa. Gaya bahasa yang menarik, sebutan yang jelas dan terang,

pertuturan yang lancar akan menjadikan majlis taklimat itu menarik hati pendengar.

Contoh taklimat:

ARKIB NEGARA MALAYSIA Oleh Kurator Arkib Negara Terima kasih saudara Pengerusi Majlis Yang Berusaha Guru Besar Sekolah Kebangsaan Tiang Dua Batang, Yang dihormati Guru Penasihat Persatuan Sejarah, cikgu-cikgu dan ahli persatuan yang dikasihi. Assalamualaikum wbt dan selamat pagi. Salam 1Malaysia. Teks

Tajuk

Sapaan biasa Salam

Format

Saya selaku Kurator Arbib Kata-kata aluan Negara Malaysia, terlebih dahulu ingin merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada Pihak Persatuan

Sejarah, Sekolah Kebangsaan Tiang Dua Batang kerana sudi menjemput saya untuk memberi sedikit taklimat mengenai Arkib Negara Malaysia ini. Untuk tidak membuang masa lagi, marilah kita bersama-sama mengenali dengan lebih dekat lagi mengenai Arkib Negara Malaysia. Arkib Negara Malaysia beralamat di Jalan Duta, 50568, Kuala Lumpur. Mempunyai cawangan negeri di seluruh Malaysia. Kita tinjau kembali sejarah Arkib Negara Malaysia, di tubuhkan pada 1 Januari 1957 sebagai pejabat rekod awam. Pada tahun 1963, dikenali sebagai Arkib Negara Malaysia. Seterusnya pada 1966, akta Arkib Negara No.44, tahun 1996 diluluskan. Pada tahun 1982, Arkib Negara Malaysia telah berpindah ke banggunan baru di Jalan Duta, Kuala Lumpur setelah berada di Petaling Jaya sejak 1966. Pengenalan Arkib Negara Malaysia. Sejarah penubuhan

Kemudian, pada tahun 2003, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) diluluskan. Seterusnya, pada tahun 2008, Arkib Negara telah diletakkan di bawah Kementerian Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian dan Warisan. Seterusnya, mari kita lihat misi dan visi Arkib Negara Malaysia. Visi Arkib Negara Malaysia adalah untuk melahirkan warga Malaysia yang berilmu dan cintakan warisan Negara. Manakala misi penubuhan Arkib Negara Malaysia adalah untuk memperoleh, menyimpan, dan memelihara khazanah warisan Negara, memasyarakatkan Arkib dan warisan negara dan menjadikan Arkib Negara Malaysia sebagai Pusat Sumber dan Penyelidikan Negara.

Sejarah penubuhan

Misi dan visi

Para hadirin sekalian, Kandungan Antara fungsi Arkib Negara Taklimat Malaysia adalah memberi (Fungsi Arkib khidmat nasihat kepada Negara Malaysia) jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod

awam yang sistematik dan berkesan. Selain itu, mengesan, mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahanbahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara. Seterusnya, menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatanjabatan Kerajaan dan orang awam serta menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair. Akhir sekali, menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai. Seterusnya, setelah kita melihat fungsi utamanya, mari kita lihat pula pencapaian yang telah di capai oleh Arkib Negara Malaysia sejak penubuhannya. Arkib Negara Malaysia telah memperolehi sijil pengiktirafan MS ISO 9002:1994 pada bulan Disember 2000 dimana skop Kandungan Taklimat (Pencapaian)

perlaksanaannya ialah Perolehan dan Pemeliharaan Fail-fail Rasmi Kerajaan. Berdasarkan Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2/2002 oleh MAMPU. Arkib Negara Malaysia mula menaikkan taraf MS ISO 9002:1994 kepada MS ISO 9001:2000 pada bulan Jun 2003. Dokumen MS ISO 9001:2000 Arkib Negara Malaysia telah diluluskan oleh SIRIM dan mula dilaksanakan di Arkib Negara Malaysia pada Januari 2004. SIRIM telah menjalankan Audit Pematuhan pada 7 hingga 9 Julai 2004. Hasil dari Audit Pematuhan tersebut pihak SIRIM berpuashati dengan pelaksanaan Sistem Kualiti Arkib Negara Malaysia dan meluluskan permohonan Arkib Negara Malaysia untuk mendapat sijil pengiktirafan MS ISO 9001:2000. Sijil Pendaftaran Sistem Kualiti telah diberikan kepada Arkib Negara Malaysia pada 10 Kandungan Taklimat (Pencapaian)

September 2004.Majlis penganugerahan Sijil Pendaftaran Sistem Kualiti (MS ISO 9001) ini telah berlangsung pada 18 April 2005 semasa Majlis SIRIM-Industri 2005. Dalam usaha menaiktaraf persijilan MS ISO tersebut, Arkib Negara Malaysia telah mendapatkan khidmat nasihat daripada INTAN (Institut Tadbiran Awam Negara) untuk menyediakan dokumen dan membangunkan sistem kualiti berdasarkan standard MS ISO 9001:2000 Para hadirin sekalin, Dalam menempuhi zaman serba moden, pihak arkib telah menyediakan Perkhidmatan Dalam Talian (Online Access) kepada semua pengguna untuk mencari bahan-bahan rujukan secara maya. Ini boleh di capai melalui laman web rasmi Arkib Negara Malaysia di http://www.arkib.gov.my Untuk makluman semua, pihak Arkib Negara Malaysia tidak Kandungan Taklimat

Kandungan Taklimat

menegenakan apa-apa bayaran (Pengumuman) ketika melawat untuk melakukan penyelidikan cuma terdapat beberapa bahagian yang memerlukan surat pengesahan dari pihak atasan arkib untuk melakukan penyelidikan. Ini bagi menjaga khazanah negara yang terdapat di sini. Setakat inilah sahaja taklimat saya tentang Arkib Negara Malaysia. Sebarang pertanyaan, sila kemukakan kepada saya dalam sesi soal jawab selepas ini. Terima kasih. Penutup

5.3.2Aktiviti Berikan ulasan anda terhadap contoh taklimat di atas. 6.0 Ringkasan 6.1 Taklimat bermakna penerangan ringkas. 6.2 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat ialah pertimbangan tentang khalayak ramai, tentang suasana, dan tentang taraf khalayak. 6.3 Format taklimat ialah tajuk, salam, sapaan, pengenalan diri, kandungan taklimat, penutup dan soal jawab.

6.4 Ada dua kandungan taklimat iaitu apa yang hendak dimaklumkan dan apa yang khalayak ingin tahu. 6.5 Keperluan penting semasa memberikan taklimat ialah kemahiran mentafsir sesuatu, kemahiran memberi penjelasan, kemahiran menunjukkan sesuatu, kemahiran membuat perbezaan, kemahiran naratif, kemahiran membuat laporan. 7.0 Latihan Kendiri 1. Apakah maksud taklimat dan apakah pertimbangan-pertimbangan penting yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat. 2. Gariskan format taklimat. 3. Apakah kemahiran-kemahiran yang perlu ada semasa memberikan sesuatu taklimat?

Jawapan: Jawapan 1: Taklimat ialah penerangan ringkas yang diberikan kepada sekumpulan pendengar yang dinamakan khalayak. Antara pertimbangan penting yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat pertimbangan tentang khalayak ramai. Mereka ialah orang ramai yang diberikan taklimat. Dalam faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah khalayak yang boleh

membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan. Pertimbangan lain ialah tentang suasana. Suasana di sini dimaksudkan sebagai keadaan semasa taklimat dijalankan. Suasana boleh jadi formal, atau tidak formal. Suasana adalah formal jika yang terlibat ialah orang kenamaan, pegawai kerajaan, pelawat luar negara, orang bangsawan atau kerabat diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah lebih kompleks. Pertimbangan seterusnya ialah tentang taraf khalayak. Jika khalayak terdiri dari orang kenamaan, menterimenteri atau orang bergelar maka pemberi taklimat perlu menyediakan teks sapaan yang lebih kemas dan tertib. Jawapan 2: Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut: a) Tajuk b) Salam, sapaan biasa atau sapaan berprotokol c) Kata-kata aluan d) Pengenalan diri pemberi taklimat e) Kandungan taklimat f) Penutup g) Sesi soal jawab Jawapan 3: Antara kemahiran yang perlu ada semasa menyampaikan taklimat ialah kemahiran untuk menafsir sesuatu, kemahiran memberikan penjelasan, kemahiran untuk menunjukkan sesuatu, kemahiran menunjukkan perbezaan, kemahiran naratif, dan kemahiran membuat laporan.