TUGASAN INDIVIDU Jawapan 1A a.

Jelaskan tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatannya terhadap salah laku pegawai itu? Tingkah laku ketidakhadiran bertugas dan tidak memohon sebarang bentuk cuti selama satu bulan boleh dikenakan tindakan tatatertib. Sebagai ketua jabatan (KJ), boleh mengenakan tindakan tatatertib terhadap guru A yang berkelakuan begitu serta tidak dapat dikesan walaupun telah cuba dihubungi. Perkara yang utama dilakukan oleh Ketua Jabatan adalah menghantar surat kepada guru A menggunakan alamat terakhir yang digunakan melalui Pos Berdaftar Akuan Terima (AT). Dalam surat tersebut Ketua Jabatan mengarahkan supaya guru A segera melaporkan diri untuk bertugas. Setelah surat dikirimkan iaitu sana ada guru A melaporkan diri atau tidak, Ketua jabatan perlu membuat tindakan segera dengan cara melaporkan fakta hal itu kepada pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan dengan tarikh-tarikh dan ketidakhadiran itu dan apa-apa maklumat lain yang diperlukan oleh pihak itu. Sebagai contoh, ketua jabatan boleh melaporkan tarikh-tarikh semasa guru tersebut tidak hadir. Ketua jabatan juga hendaklah memaklumkan dalam laporan bahawa beliau telah berusaha menghubungi guru tersebut,namun tidak dapat dikesan kedudukannya. Jika surat itu tidak dapat diserah/surat AT dikembalikan tidak terserah,Ketua Jabatan hendaklah melaporkan perkara itu kepada PBT yang mempunyai bidang kuasa mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat ke atas pegawai itu. Kemudian Pihak Berkuasa Tatatertib itu hendaklah memulakan tindakan tatatertib mengikut Peraturanpertaturan ini; Jika surat PABT dikembalikan tak terserah, Ketua Jabatan itu harus melaporkan perkara itu kepada pihak Berkuasa Tatatertib yang mempunyai kuasa untuk membuang kerja atau menurunkan pangkat. PihakBerkusa Tatatertib juga perlu mengambil langkah untuk memberitahu dalam Warta bahawa guru A telah tidak hadir tanpa cuti dan tidak boleh dikesan. (243 pp)

b. Huraikan 4 jenis hukuman tatatertib yang terdapat dalam peraturan tatatertib penjawat awam. Terdapat beberapa jenis tindakan tatatertib yang boleh dikenakan ke atas penjawat awam yang melanggar tatatertib. Antaranya adalah denda. Denda yang dikenakan adalah berdasarkan emolumen pegawai. Denda maksimum adalah ialah tidak melebihi 7 hari emolument. Jika dikenakan lebih sekali dalam asatu bulan kalendar,agregat denda tidak boleh melebihi emaun yang sama banyak 45% daripada emolument bulanan pegawai. Pegawai pula tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 12 bulan atau satu urusan mana terdahulu. Hukuman tatatertib yang kedua pula adalah tangguh pergerakan gaji. Hukuman ini dikenakan bagi tempoh 3,6,9 atau 12 bulan dan dilaksanakan pada tarikh ulang tahun pergerakan gaji pegawai. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh yang paling hampir selepas tamat tempoh hukuman. Pegawai itu tidak layak dinaikkan,pangkat dalam tempoh 30 bulan atau satu urusan mana terkemudian. Akibat hukuman tangguh pergerakan gaji; tarikh pergerakan gaji diubah kepada tarikh pergerakan gaji paling hampir selepas habis tempoh hukuman dan; tarikh pergerakan gajinya kekal pada tarikh yang diubah di bawah perenggan (a) sehingga pegawai itu mencapai tangga gaji maksimum. Hukuman tatatertib ketiga adalah turun gaji iaitu gaji diturunkan secara mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan penurunan gaji itu tidak melebihi tiga pergerakan gaji. Tempoh hukuman ialah tidak boleh kurang daripada 12 bulan tetapi tidak boleh lebih daripada 36 bulan. Hukuman dijalankankan pada tarikh yang ditetapkan oleh Lembaga Tatatertib atau pada tarikh hukuman dijatuhkan. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh pergerakan gaji berikutnya selepas hukuman tamat. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 36 bulan atau satu urusan mana terkemudian. Hukuman tatatertib keempat pula adalah turun pangkat. Dalam hukuman ini, gred pegawai diturunkan ke gred yang lebih rendah dalam skim perkhidmatan yang sama. Gaji pegawai ditetapkan pada satu mata gaji dalam jadual gaji bagi gred yang dikurangkan itu supaya lebih rendah dan berhampiran dengan gaji akhir sebelum hukuman. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 48 bulan atau dua urusan mana terkemudian. (300 pp)

Jawapan 2B

Elemen-elemen Tonggak Dua Belas boleh diaplikasikan oleh Guru Besar bagi menyelesaikan masalah-massalah tersebut. Guru Besar adalah ketua di sekolah. Guru Besar berperanan untuk memerintah sesebuah sekolah agar menjadi sekolah yang cemerlang. Dalam tonggak 12,beberapa elemen dapat diaplikasikan oleh guru Besar. Antaranya adalah elemen menepati masa. Guru Besar hendaklah datang awal ke sekolah dan memantau kehadiran guru-guru bawah naungannya. Guru Besar hendaklah menasihati guru-guru agar datang pada masa yang ditetapkan dan tidak lewat ke sekolah. Guru Besar juga hendaklah menegur dan menasihati guru-guru lain agar menepati masa ketika menghadiri sesuatu program. Jika Guru Besar dan guru-guru menumpukan masa pada kerja pada waktu bekerja,pasti hasil kerja berbaloi dengan usaha yang dikerjakan. Oleh itu guru Besar haruslah menanamkan semangat kepada guru-guru agar menetapkan target untuk menyiapkan kerja serta menguruskan masa dengan efisyen. Sebagai contoh,guru hendaklah menyaipkan dan menghantar Buku rekod Mengajar pada hari Khamis di atas di meja pejabat. Guru-guru yang tidak menepati masa akan dinasihati dan dikenakan tindakan segera. Selain itu Guru Besar hendaklah mengamalkan elemen ketekunan membawa kejayaan. Guru Besar harus membawa semangat ketekunan bekerja ini dengan cara memupuk motivasi dan memberikan pujian dan penghargaan. Guru Besar dan guru-guru hendaklah gigih dalam melaksanakan tugasan yang mencabar. Elakkan perasaan putus asa. Sebaliknya sabar dalam menghadapi cabaran serta cekal menghadapi kesulitan semasa bertugas. Sebagai seorang guru harus ada kesabaran dalam mencipta sesuatu pembaharuan. Guru-guru digalakkan untuk berusaha dan bekerjasama dalam perkongsian ilmu. Melalui perkongsian dan kerjasama,pasti membuahkan semangat yang lebih untuk mencipta sebuah kejayaan. Bagi masalah guruguru yang takut menemui kegagalan pula, mereka harus diberikan semangat agar mereka melakukan kerja denan ikhlas kerana Allah. Berikan kepercayaan kepada diri mereka sendiri bahawa mereka mampu melakukannya dan bukan hanya kerana ganjaran dan pujian sahaja.

Dalam laporan Jemaah Nazir mendapati guru-guru berpuas hati dengan kedudukan sedia ada. Oleh itu dalam tonggak 12, elemen yang harus diaplkasikan oleh Guru Besar adalah peningkatan bakat. Guru Besar hendaklah memberi dorongan terhadap kreativiti guru-guru agar mereka lebih berusaha meneroka bakat yang dimiliki. Seterusnya dapat mengetengahkan bakat itu untuk kegunaan bersama. Selain itu guru-guru yang melakukan sesuatu pembaharuan juga harus diberikan pengiktirafan. Sebagai

contoh,guru yang berjaya mencipta inovasi dalam P&P diberikan Anugerah Guru Cemerlang atas kejayaannya meningkatkan prestasi peperiksaan subjek sains melalui inovasinya. Selain itu Guru Besar haruslah menyediakan persekitaran yang membolehkan guru-guru menjana idea-idea kreatif. Seperti contoh,menyediakan satu pertandingan inovasi peringkat sekolah. selain itu Guru Besar juga boleh menganjurkan program lawatan ke sekolah dan pameran inovasi bagi memupuk semangat penciptaan baharu. Ada sebahagian guru yang memandang remeh atas usaha orang lain. Guru Besar harus mengamalkan sikap ketinggian peribadi dan menunjukkan contoh yang baik kepada orang bawahannya. Elemen ketinggian peribadi dalam tonggak 12 menghendaki penjawat awam mengamalkan sikap bersih daripada dengki kepada orang lain. Guru Besar haruslah menanamkan semangat bekerjasama dan saling hormat dalam kalangan guru-guru. Ini peinting bagi menyuburkan sikap hormat-menghormati usaha dan buah fikiran orang lain tanpa rasa dengki dan cemburu. Guru Besar dan guru-guru juga harus berlumba-lumba melakukan kebajikan tanpa mengharap ganjaran. Sekaligus dapat mengubah persepsi dan pemikiran guru-guru ke arah yang lebih baik dan progresif. Sikap mempertahankan status quo secara membuta tuli tidak boleh dibiarkan. Guru Besar haruslah menyiasat dan memberikan nasihat yang positif kepada guru tersebut. Guru Besar boleh menasihati mereka bahawa pengaruh teladan haruslah dijadikan elemen positif dalam tindakan mereka. Guru haruslah berkelakuan baik dan tidak tamak kepada harta dan kedudukan seperti yang dinyatakan dalam elemen tonggak 12 iaitu pengaruh teladan. Pengaruh teladan juga hendaklah mementingkan masyarakat daripada diri sendiri. Sebagai contoh, pk 1 tidak mahu memotong daging bersama-sama guru-guru lain kerana ingin menjaga kedudukannya. Justeru Guru Besar haruslah menasihati pk 1 agar tidak mementingkan diri sendiri dan turut serta dalam aktiviti tersebut. (550pp)

TUGASAN KUMPULAN

Manual Prosedur Kerja adalah dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat. Dokumen ini merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan atau pejabat. Ianya mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas. Berbeza dengan Manual Prosedur Kerja yang merupakan dokumen rujukan rasmi di peringkat jabatan atau pejabat, Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) menjelaskan Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individudalam jabatan/ pejabat. Ianya mengandungi peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja. Perbandingan yang ketara antara Manual Prosedur Kerja dengan Fail Meja adalah dari segi fungsinya. Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen yang digunakan sebagai rujukan peringkat pejabat. Manakala Fail Meja(FM) pula dokumen rujukan peringkat individu atau jawatan. Selain daripada itu,MPK berasaskan fungsi dan bidang tugas manakala FM pula berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Satu MPK untuk satu jabatan begitu juga dengan FM,satu FM satu jawatan. MPK mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan. Manakala FM mengandungi maklumat dan panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. Ciri-ciri lain yang membezakan antara MPK dan FM adalah kandungan MPK mempunyai 8 perkara utama. Ianya terdiri daripada latar belakang jabatan, objektif jabatan, carta organisasi, fungsi utama jabatan, aktiviti bagi setiap fungsi utama, proses kerja bagi aktiviti, carta aliran kerja dan borang. Manakala fail meja mempunyai 14 perkara utama. 14 perkara utama itu adalah objektif jabatan, objektif bahagian, carta organisasi jabatan, carta organisasi bahagian/unit, senarai tugas, senarai tugas/kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai-pegawai lain, peraturan-peraturan pentadbiran bagi setiap aktiviti, senarai semak, norma kerja dan lain-lain perkara. MPK berfungsi untuk meningkatkan produktiviti jabatan atau pejabat. Manakala Fail Meja pula berfungsi untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu.