Panduan Penggunaan dan Pengurusan Mel Elektronik (E-Mel)

Mel elektronik (singkatan e-mel, sinonim surat elektronik, mel komputer[1]) ialah satu kaedah mengarang, menghantar, menyimpan dan menerima mesej melalui sistem komunikasi elektronik. E-mel membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Kaedah ini digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih dari dua hala dengan pantas. Di agensi kerajaan penggunaan e-mel dalam urusan rasmi tertakluk kepada garis panduan yang telah ditetapkan iaitu:

Pihak Pengguna E-Mel 1. Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan dalaman agensi atau dengan pelanggan luar; 2. Memastikan alamat e-mel terkini dipamerkan dalam direktori pegawai seperti di laman web agensi; 3. Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-mel rasmi dan alamat e-mel penerima yang betul; 4. Dilarang menggunakan alamat e-mel persendirian (seperti yahoo.com, gmail.com dan sebagainya) dalam urusan rasmi; 5. Tidak menggunakan e-mel rasmi bagi tujuan peribadi; 6. Memastikan sebarang mesej yang dihantar melalui e-mel tidak lagi disusuli menerusi media lain seperti faks dan surat; 7. Membalas e-mel rasmi yang diterima dengan kadar segera selewat-lewatnya 1 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima; 8. Mengurus dan menyelenggarakan mailbox akaun e-mel masing-masing seperti menyimpan e-mel lama yang mempunyai nilai rasmi; 9. Menghapuskan sebarang e-mel berunsurkan e-mel spam yang berkemungkinan mempunyai virus; 10. Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan e-mel; 11. Menulis jawapan di bahagian atas mesej e-mel penghantar; 12. Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh penerima; 13. Menggunakan bahasa formal di dalam e-mel rasmi; 14. Elakkan penghantaran e-mel berserta fail kepilan (attachment) yang bersaiz melebihi 10 megabait; 15. Menggunakan kemudahan Reply untuk menjawab e-mel tanpa sebarang perubahan kandungan asal e-mel;

16. Memastikan kemudahan Reply To All digunakan jika jawapan perlu disalinkan kepada semua penerima emel; 17. Tidak menggunakan kemudahan 'Auto-Reply' kecuali untuk memaklumkan pegawai lain yang boleh dihubungi sekiranya pegawai berkenaan berada di luar pejabat yang tiada kemudahan internet; 18. Menggunakan kemudahan Forward untuk memanjangkan e-mel kepada penerima lain tanpa sebarang perubahan; 19. Memastikan kemudahan salinan kepada (cc) jika sesuatu e-mel perlu dimaklumkan kepada penerima yang berkaitan sahaja; 20. Kemudahan blind cc (bcc) digunakan bagi tujuan khusus dan terkawal (bukan sewenang-wenangnya).

Sumber rujukan:

1. Edaran melalui e-mel bertarikh 1 Julai 2010: Pemantapan Penggunaan dan Pengurusan E-Mel Di Agensi-Agensi Kerajaan 2. Surat siaran bertarikh 23 November 2007: Langkah-Langkah Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan 3. Surat siaran bertarikh 1 Jun 2007: Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

Etika Penggunaan Internet

1. Jangan menyalur sebarang bahan haram, lucah, mengancam, menekan, mengugut, menghina, menfitnah atau menabur perasaan benci. 2. Jangan menggalakkan perilaku yang boleh menyebabkan kekacauan dan ketegangan serta perlanggaran undang-undang. 3. Jangan menganjur perbuatan yang boleh membahayakan individu, organisasi atau masyarakat secara keseluruhannya. 4. Jangan menggalakkan, membangunkan atau menjalankan aktiviti haram seperti skim cepat kaya, skim piramid dan surat berantai dan lain-lain aktiviti yang menyalahi undang-undang. 5. Jangan menceroboh (hacking) sistem pengguna individu, kumpulan atau organisasi yang lain. 6. Jangan memberi maklumat yang salah dan tidak benar pada sebarang borang, kontrak atau permohonan atas talian, termasuk memalsukan nombor kad kredit. 7. Jangan melaksanakan sebarang bentuk pemantauan rangkaian (network monitoring) bagi mencuri atau memintas data yang bukan ditujukan kepadanya.