SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK

Pisanje projekta korak po korak

Autori : Chad T.Green i Yvette Castro-Green Preveo i uredio: Arsi Saa-Arso Pisanje prijedloga projekta ili projektnog zahtjeva povezano je sa traenjem sredstava i dio je procesa traenja, prikupljanja sredstava za ope funkcioniranje udruge. to mislite, to ide prvo: pisanje projekta ili traenje donatora? Pisanje prijedloga projekta obino slijedi nakon to smo pronali jednog ili vie potencijalnih donatora. Svi donatori, bili oni pojedinci, poduzea ili velike zaklade imaju svoje specifine interese i prioritete, koje moemo podijeliti na sljedee kategorije: odreeno odreena odreeno odreene odreene polje interesa (izgradnja civilnog drutva, ekologija, obrazovanje..) ciljna skupina (djeca i mlade, ene, ugroene skupine..) geografsko podruje (gradovi, upanije ili regije ) vrste organizacija (razne udruge, sportske, studentske, specifinog programa..) namjene (grantovi za opremu, kampanje, okrugle stolove ..)

Klju za uspjeno prikupljanje sredstava je pozitivan pristup (mi to moemo uiniti). Ako od samog poetka sumnjate u uspjeh, ako ste uplaeni, ako se sramite ili smatrate da je vama ispod asti traenje sredstava, vjerojatno neete uspjeti. Ako ste optimist i ako u vaem prijedlogu ee koristite glagole mogu i elim nego moda, donator e vie vjerovati u vau sposobnost uspjenog izvrenja projekta. Postoje brojne predrasude koje vam onemoguuju da budete uspjeni u prikupljanju sredstava. Te predrasude i najee zablude su: 1. Donatori jedva ekaju da mi daju sredstva Naprotiv, u stvarnosti je traenje sredstava aktivan proces, gde vi istraujete i traite sredstva i ne ekate pasivno da vas donator nae. Va uspjeh ili neuspjeh zavise od toga da li ste prepoznali pravu priliku za donaciju ili ne! 2. to vie sredstava traim, vie u dobiti Naprotiv, to je proraun vei, tee je dobiti sredstva. Velika sredstva se obino daju organizacijama koje iza sebe imaju itav niz uspjeno izvrenih projekata. Zato, ako ste mala i nova udruga, ponite sa malim proraunom. Vremenom ete izgraditi svoj kredibilitet koji e omoguiti dobijanje veih sredstava. S druge strane, ako imate mali projekt s velikim proraunom, dobiti ete vjerojatno manja sredstva nego to ste traili. 3. Ako jednom dobijemo sredstva od donatora, garantirano emo ih dobivati i u budunosti Ne oekujte da i sljedei put automatski dobijete sredstva od vaeg donatora. Donatori vie vole ako imate mreu financijske podrke koja vam omoguuje nastavak vaeg projekta i rada. Prioriteti i interesi donatora se mijenjaju - nemojte se zato nikada oslanjati samo na jednog donatora. Pravilo Nita nije opasnije nego se oslanjati samo na jednog donatora i oekivati od njega doivotnu podrku. 1

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK 4. Ako dobijemo novce - oni su nai i nikome ne polaemo rauna o njima Stvarnost je: donatori vam ne poklanjaju novac - oni sklapaju ugovor sa organizacijama/udrugama iji projekti zadovoljavaju njihove potrebe i interese. Aplikacija ili projektni zahtjev je stoga obvezujui ugovor izmeu vas i donatora. To znai da morate slijediti njihova pravila podnoenja financijskih i narativnih izvjetaja, obaveznog informiranja o svim izmjenama u projektu, itd. Ako elite, primjerice, kupiti prijevozno sredstvo ili opremu koja nije predviena proraunom, morate prvo konzultirati donatora. 5. Lai ili preuveliavanja poveavaju moje anse za dobivanje granta esto padamo u iskuenja da slaemo i preuveliavamo kod pisanja projekata - nemojte to raditi, nikada se ne isplati. Dugotrajni i uspjeni odnosi sa donatorima su uglavnom zasnovani na istini. Ako izgubite povjerenje donatora, izgubiti ete i svoju reputaciju, a moda ete morati i vratiti sredstva. Pravilo: Potenje je najbolja politika 6. Svoje ciljeve trebamo potpuno prilagoditi interesima i potrebama donatora Nemojte svoje interese i potrebe nikada u potpunosti podrediti interesima donatora. Bolje je ako odredite svoje ciljeve i interese i onda ih prilagodite tako da odgovaraju interesima donatora. Pravilo je: Ne moete upravljati vjetrom, ali moete podesiti jedra 7. Neuspjeh je katastrofa U prosjeku samo izmeu 10-30% prijedloga dobiva sredstva. Zato, ako je va prijedlog odbijen, ne uzimajte to tragino, ve ga primite kao iskustvo iz kojeg ste neto nauili i pokuajte ponovo. Ako je potrebno, pitajte donatora zato je odbio va prijedlog i to da uinite sljedei put. Pravilo: Ako ne uspijete iz prve, uite iz iskustva i pokuajte ponovo!

Prva faza procesa prikupljanja sredstava je istraivanje i identificiranje pravog donatora. Zato je, kada govorimo o pisanju prijedloga projekta, vano prethodno identificirati potencijalne donatore? Prije svega zato to prije nego se obratimo potencijalnom donatoru, trebamo razmisliti i odgovoriti na pitanja o tome tko smo mi, to elimo uiniti za koga elimo to uiniti. Potrebno je utvrditi vezu koja postoji izmeu nae udruge, naeg projekta i donatora. Kako bi definirali ovu vezu, treba prethodno odgovoriti na sljedeih osam pitanja: O kojem problemu ili potrebi se radi Koja je ugroena populacija/ciljana skupina O kojem se geografskom podruju radi Rjeenje problema Vrsta projekta Trajanje projekta Iznos prorauna Karakteristike vae udruge

Kada ste odgovorili na sva ova pitanja, znat ete kakav je va projekt i znat ete i kakvog donatora trebate traiti. Za pronalaenje donatora mogu vam posluiti podaci na internetu, ali i druga javna glasila, u kojima redovito moete pronai otvorene natjeaje za donacije.

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK Ako ste identificirali najmanje tri potencijalna donatora, obratite im se osobno ili pismeno i traite od njih obrasce za aplikaciju (prijedlog) ili upute za pisanje prijedloga. Ako je potrebno, nazovite odgovornu osobu i traite dodatne podatke. Sve ovo pomoi e vam da vau aplikaciju (prijedlog projekta) to vie prilagodite potrebama i interesima donatora. Vano je znati da traenje donatora i pisanje prijedloga projekta zahtjeva mnogo vremena. Ne moete, na primjer, sjesti i napisati prijedlog za velik projekt u jednom danu. Aplikaciju treba podijeliti na vie dijelova (o tome malo kasnije) i zatim svaki razraivati za sebe, zatim se ti dijelovi usporeuju, prilagoavaju kako bi se osigurala najbolja mogua prezentacija vaih ideja. Dobra vijest je, naravno, ta da e vam za svaku narednu aplikaciju trebati manje vremena i napora, zato to ete znati vie o najteim dijelovima kao to su odreivanje ciljeva i pisanje prorauna. Neke dijelove vae aplikacije kao to su predstavljanje organizacije moete ponavljati.

KAKO NAPISATI DOBAR PRIJEDLOG PROJEKTA? Prijedlog projekta najee obuhvaa slijedeih 11 komponenti: 1. Propratno pismo ( Cover Letter) 2. Naslovna strana (Title Page) 3. Sadraj (Table of Contents) 4. Saetak (Summary) 5. Uvod (Introduction) 6. Definicija problema, izjava o potrebama (Statement of Need, Problem ) 7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives) 8. Program i metode , metodologija sa vremenskim planom (Methodology with Timetable) 9. Evaluacija (Evaluation) 10. Proraun (Budget) 11. Prilozi (Appendix)

1. Propratno pismo (Cover letter) Prvi dokument koji e donator proitati. Po sadraju je slian saetku projekta, s tim da trebate izbjegavati ponavljanje. Propratno pismo: treba biti upueno (adresirano) odreenoj osobi ponite sa razlogom obraanja donatoru navedite ukupnu cijenu projekta opiite ukratko o kojoj vrsti projekta se radi i cilj projekta objasnite zato je ovaj projekt prioritetan za vau udrugu na kraju navedite ime osoba za budue kontakte neka propratno pismo potpie osoba koja ima najveu funkciju u udruzi (predsjednik). 2. Naslovna strana (Title Page) Predlaemo da ponete sa : Prijedlog upuen... i naziv donatorske organizacije kojoj se upuuje prijedlog, 3

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK zatim slijedi Naziv projekta i na kraju Naziv i adresa vae udruge. Npr. Prijedlog upuen: Podravka d.d. Korporativne komunikacije Andrije Hebranga 32, 10000 Zagreb s naznakom Natjeaj za dodjelu donacija 2007 Naziv projekta:

IZVIAKA KOLA U PRIRODI ZA DJECU SA POSEBNIM POTREBAMA

Poslano od: ODRED IZVIAA ISTRA PULA Gajeva 3/II, 52100 Pula tel/fax: 052/505-195

3. Sadraj (Table of Contents) Provjerite samo da li broj stranica odgovara sadraju (ukoliko va projekt ima svega nekoliko stranica, sadraj nije neophodan). 4. Saetak (Summary) Saetak je dio prijedloga koji se ita prvi, ali se pie tek na kraju. Ovo poglavlje itaocu treba objasniti o emu se radi i to slijedi u nastavku. Kljuna stvar je da saetak daje kratko i jezgrovito objanjenje sutine projekta. Ovaj dio treba sadravati: Tko ste vi (va opis i pravni status vae udruge) Svrha postojanja vae organizacije (misija) Ukupan iznos projekta prepisan iz prorauna Vrsta projekta i cilj (ciljevi) projekta Lokaciju projekta Vremensko razdoblje za koji se trae sredstva - vrijeme trajanja projekta Ako u uputama donatora nije drugaije odreeno, ograniite duinu ovog dijela prijedloga na 250 do najvie 500 rijei. Npr. PHARE Democracy Programme zahtjeva da saetak ne bude dui od osam redova. 5. Uvod (Introduction) Ovaj dio prijedloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj kredibilitet kod donatora. Ope je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno ukljuite i sljedee podatke: misija i svrha postojanja vae organizacije datum osnivanja vae organizacije nagrade i ostala priznanja koja ste primili za svoj dosadanji rad projekti i programi koje ste uspjeno realizirali opis vae ciljane skupine izvori vaeg financiranja (lista donatora) 4

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK visina vaeg prorauna za tekuu godinu neto po emu ste jedinstveni ili po emu se razlikujete od ostalih Nakon prorauna, uvod je najvie analizirano poglavlje vaeg prijedloga. Stoga, va je cilj da u ovom poglavlju rasprite sve mogue sumnje ili nedoumice donatora u pogledu vae sposobnosti da izvrite zadatke i upravljate dobivenim sredstvima. Ako ste ovo poglavlje dobro napisali, donator e biti uvjeren da ete ovaj projekt realizirati sa istim uspjehom kao i prethodne. Novoformirane udruge e, naravno, imati problema kako pisati o svojim iskustvima i uspjesima. U tom sluaju preporuujemo kupovinu ili unajmljivanje kredibiliteta od neke druge organizacije. Drugim rijeima, moda je bolje ako za sredstva konkurira iskusnija partnerska organizacija, koja ima vee anse da dobije grant. U tom sluaju, dogovorite se s njima da vam oni kao podizvoau ustupe veinu projektnih aktivnosti, to e vam pomoi da steknete iskustvo i ponete izgraivati svoju reputaciju koja je neophodna za uspjeno dobivanje grantova. 6. Definicija problema, iskaz o potrebama (Statement of Need) - ovo poglavlje se esto naziva i Problem definition ili Needs assesed U ovom poglavlju elite odgovoriti na dva pitanja: to je to to se deava u vaem okruenju (lokalnoj zajednici) i Tko je identificirao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uinio? U ovo poglavlje trebate ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasno predstaviti obujam i veliinu problema. Dokumentacija je kljuna rije u ovom poglavlju. Moete ukljuiti sljedee: opis ciljane skupine ili lokalne zajednice statistike podatke koji e dokumentirati postojanje problema (navesti i izvore podataka) rezultate istraivanja, evaluacije... citate ili izvode iz slubenih dokumenata (UN, ministarstva itd.) metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema urgentnost problema i to e se desiti ako se sada nita ne poduzme ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema Pored toga to dokazujete znaaj problema, trebate ukazati i na potrebu za vaim odreenim projektom. Drugim rijeima, iz analize problema itatelj treba naslutiti i predvidjeti vae metode i strategije za rjeavanje problema. Vano je zapamtiti i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisani suvie uopeno, uz koritenje fraza kao to su malo se zna o..., ili nedostaju informacije o ..., ili "ope je poznato", "svi znaju". 7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives) Nakon opisivanja problema, sada izlaete kakav e biti rezultat vaih napora i kako e se to odraziti na ciljanu skupinu i problem. Ova promjena kojoj teite moe se izraziti i prikazati kroz ciljeve i zadatke vaeg projekta. to su ciljevi i zadaci? Ciljevi su uopeni krajnji rezultati, koji su tee mjerljivi. Ciljevi ukljuuju PROMJENU koju elite ostvariti kod vae CILJANE SKUPINE, poput: Ovim projektom se tei iskorjenjivanju predrasuda o vaninstitucionalnom radu s djecom s posebnim potrebama Poveanje svjesti studenata uiteljskog fakulteta o vannastavnim programima putem edukacije 5

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK Osposobljavanje izviakih voditelja za koritenje konzola Play station III organiziranjem teajeva i seminara Za razliku od ciljeva, zadaci su specifini i mjerljivi iskazi koji su relevantni u odnosu na problem i na va cilj, i dostini su u zadanom vremenskom razdoblju. Ili jo preciznije: zadaci trebaju rei to ete uraditi, kada, na koji nain (MUDRO postavljeni). Primjeri mjerljivih zadataka su: U toku narednih 6 mjeseci, organizirati emo poetni teaj PS III za 25 izviakih voditelja, dva puta tjedno, po dva kolska sata, u trajanju od tri mjeseca Otvorit emo savjetovalite za ene rtve nasilja, koje e raditi svakim radnim danom od 9 do 20 sati, koje e pruati psiholoke, terapeutske i pravne usluge, u trajanju od godinu dana. 8. Program i metode, metodologija sa vremenskim planom (ovo poglavlje se esto naziva i Aktivnosti projekta) - Metodology with Timetable /Activities Kako ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promjenu koju elite izvriti, sada treba objasniti kako ete operativno izvriti te zadatke. Ovdje je izuzetno vana preglednost, koritenje grafike, ilustracija, shema i dijagrama koji trebaju ilustrirati to e se desiti za vrijeme trajanja vaeg projekta. Kako je to detaljan opis realizacije vaeg projekta, to e najee biti i najdue poglavlje prijedloga projekta. Meu ostalim, preporuujemo vam da opiete: odgovornost vaeg osoblja (tko e izvjetavati, tko e vriti kontrolu itd.) koja je funkcija upravnog odbora, savjetnika, itd. ukljuivanje volontera uloga ciljane skupine u vaem projektu kako ete upravljati dobivenim sredstvima lokacija i opis mjesta projekta vrijeme implementacije projekta distribucija resursa alternativne metode za sluaj potrebe Preporuamo vam da u cilju vizualizacije projekta napravite vremenski plan - tablice i dijagrame koji e prikazati vrijeme potrebno za realizaciju svih aktivnosti. 9. Evaluacija (Evaluation) Svaki prijedlog projekta mora sadravati i poglavlje o evaluaciji koje e opisati kako e se utvrditi uspjeh ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . Ako su vai ciljevi dobro formulirani, a vai zadaci specifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tono znate to treba evaluirati. U ovom poglavlju trebate: odrediti tko e uiniti evaluaciju i zato to e se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci) postaviti indikatore - pokazatelje objasniti metode koje ete koristi kod evaluacije (testovi, istraivanje, upitnici, intervjui, promatranje itd...). Vodite rauna da izbor metoda zavisi od indikatora navedite kada e izvjetaj o evaluaciji biti napisan

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK 9a. Budue financiranje (Future Funding ) - ponekad se naziva i Follow up - tj. nastavak projekta Donator oekuje od vas da ve imate neku strategiju za nastavak i budue financiranje projekta. Donator naravno ne trai da mu date apsolutnu garanciju da moete osigurati sredstva i u budunosti, ve ga vie interesira imate li alternativni lokalni izvor prihoda. Stoga budite to precizniji. Tu moete spomenuti: obeanja drugih donatora ili organizacija kako i kada e vaa udruga pokriti neke od trokova ideja odrivosti projekta ostale potencijalne izvore podrke itd.. Zapamtite: traenje grantova je samo jedna od mnogih opcija za financiranje projekta. Za mnoge NVO u SAD grantovi predstavljaju relativno mali dio njihovog prorauna. Oni se najee oslanjanju na velik broj malih donacija. Ostali izvori prihoda mogu biti: lokalna poduzea bogati pojedinci lanarine prodaja promotivnog materijala poput majica, postera, video-filmova, kalendara publikacije: bilteni, broure pruanje usluga - treninzi, seminari, izleti, kole u prirodi itd. 10. Proraun (Budget) U proraunu se detaljno prikazuju svi trokovi projekta. Ako je potrebno, treba dati i narativno objanjenje pojedinih stavki. Proraun se obino dijeli na tri kolone: 1. traeno (requested) - to je ustvari iznos koji traite od donatora kojem se obraate ovim prijedlogom 2. uee u trokovima / podjela trokova na vie donatora (cost sharing) - to je planirano uee drugih donatora u ukupnim trokovima 3. ukupno (total) - to je zbroj prve dvije kolone Va proraun mora biti napisan tako da prui sve odgovore na mogua pitanja donatora. U proraunu ne smije biti nikakvih iznenaenja ni novina - on proizlazi iz svega onoga to je napisano u prethodnim poglavljima, naroito iz aktivnosti. Ne smijete traiti sredstva za neku aktivnost koja ve nije opisana u projektu. Npr. ako u aktivnostima niste naveli transport, nemojte u proraunu traiti sredstva za novi minibus! Ovo su jo neki savjeti za sastavljanje prorauna: podijelite proraun na trokove osoblja (osobni dohodci i honorari) i indirektne trokove (trokovi telefona, pote, uredskog materijala i drugo) izbjegavajte uopene kategorije kao razliito, ostalo neka opis svake stavke u proraunu bude to detaljniji, tako da ne zahtjeva posebno objanjenje ostali nespomenuti trokovi (to su nepredvieni ili hitni izdaci vezani za projekt - npr. ako imamo projekt koji predvia kupovinu novih raunala, bit e potrebno kupiti hardver, softver, angairati nekoga da ga instalira raunalo, itd. - kako ne moemo izravno predvidjeti visinu ovih trokova, uzima se odreen postotak od vrijednosti raunala ograniite na 10-30% ukupnih trokova

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnosti PISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK 11. Prilozi (Appendix) Sve ono to bi donatora interesiralo, a ne treba se nalaziti u prijedlogu projekta, treba dati u prilozima. U prilozima se najee nalazi: certifikat o vaem pravnom statusu (rjeenje o registraciji vae udruge) organizacijska shema vae udruge spisak lanova upravnog tijela pismo potpore CV vaeg osoblja ili savjetnika opis poslova za vae osoblje statistiki podaci, tablice, grafikoni izvjetaj o reviziji vaih financija evaluacijski instrumenti kao to su upitnici i testovi novinski lanci, programi, broure rauni, ponude ili cijene za traenu opremu..