OVERVIEW Revenue is a one of the important thing in the business sectors, included the service business, especially in hotel

industry. This is because most of the activity that runs in the hotel is related with revenue, such as receiving money from the hotel guest, laundry service and food and beverages service. So, we decide to conduct an audit program of revenue cycle in the hotel services, especially at Hotel 999. Hotel 999 is a lodging service for the public. Beside that, this hotel is also provide with laundry service and food and beverages. Hotel 999 is located at Jl. Sayangan No.769 Palembang and was established since 1995 by Mrs. Lince. This hotel is a private ownership business and open daily for 24 hours service. From the explanation above, we are interested in auditing the internal control for the revenue cycle at Hotel 999 Palembang. AUDIT OBJECTIVES OF REVENUE CYCLE The Audit Objectives for the revenue cycle are: 1. To ascertain that all billable services are properly reported and accurately reflected in the financial statements. 2. To determine that adjustments to revenue are appropriate and approved. 3. To determine that Company procedures and policies regarding revenue recording and reporting are carried out in accordance with current requirements. 4. To ensure that controls and procedures in use are efficient, effective and economical. AUDIT PROCEDURES 1. Perform a thorough review of original source documents including: - laundry invoices, AUDIT PROGRAM 1. Evaluate the Internal Control Questionnaire for weaknesses. If risk is high, consult with In-Charge or prepare SAFs.

2. Based on the P&L review, determine if Guaranteed No-shows were consistently billed. Perform testing as deemed necessary, i.e., Variances to budget and history are unfavorable, and there is no current month activity. . Perform testing of other miscellaneous revenue sources applicable to the hotel such as toiletries. Including copies of supporting documents. 4. Review significant observations with the owner of the hotel. QUESTIONAIRE Part I For Owner 1. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 2. How many workers do you have? 3. Does any worker have double duty? 4. When did you check the data of the revenue transaction? 5. When did you collect the money from the transaction? 6. Could you take the money from cashier before the date of revenue collection? PART II For Receptionist 1. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 2. If manual, what kind of media that you used to record the transaction? 3. What is your duty? 4. Do you request the deposit? 5. Who receipt the deposit money? 6. What is the procedure of guest registration? 7. How many copies of billing statement did you prepare for recording the transaction? 8. Do you also record the transaction into the ledger? 9. How many people in charge as the receptionist? 10. Who is in charge of reporting the revenue report?

11. What is the procedure of revenue report? Part II For Cashier 1. How many copies of billing statement did you prepare for recording the transaction? 2. Do you also record the transaction into the ledger? 3. How many people in charge as the cashier? 4. Did the owner ever ask for the money before the usual date of revenue collecting? 5. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 6. If manual, what kind of media that you used to record the transaction? 7. What is your duty? 8. Who receipt the deposit money? 9. What is the procedure of cash receipt? 10. Who is in charge of reporting the revenue report? 11. What is the procedure of revenue report? Part III For Room Service 1. How many people in charge as the room service? 2. What is your duty? 3. Do you receive the money? 4. For whom did the invoice reported to after the order received? 5. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 6. If manual, what kind of media that you used to record the transaction? Part IV For Food & Beverage Service 1. How many people in charge for the food & beverage? 2. What is your duty?

3. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 4. If manual, what kind of media that you used to record the transaction? 5. Do you receive the money? 6. Who is responsible for the billing? 8. What is the procedure of ordering food? 8. How many invoices prepared to record transaction of food and beverages that ordered by the customers? 9. To who did the invoice reported to after the order received? Part V Laundry Service 1. How many people in charge for laundry service? 2. What is your duty? 3. What kind of procedure (manual/computerized) that used to record any transaction at the hotel? 4. If manual, what kind of media that you used to record the transaction? 5. Do you receive the money? 6. How many invoices prepared to record transaction of laundry service that ordered by the customers? 7. To who did the invoice reported to after the order received? 8. Who is responsible for the billing? 9. What is the procedure for laundry service?

ORGANISATIONS STRUCTURE HOTEL 999 Owner

Receptionist

Cashier

Room Boy

Food and Beverage

Laundry Service

Pemilik Owner of the company is someone who founded the business by provide private funding to Pemilik perusahaan seseorang yang mendirikan usaha dengan menyediakan dana pribadi untuk penyediaan sarana dan prasarana hotel. Metode pencatatan transaksi masih menggunakan metode manual. Hotel ini memiliki 15 karyawan dan sebagian

karyawan

memiliki

tugas

ganda.

Setiap

hari

pemilik

memeriksa

dan

mengumpulkan pendapatan yang terjadi, namun pemilik tidak memeriksa jumlah total pendapatan setiap bulannya maupun setiap tahun untuk melihat total laba dalam satu periode. Pemilik boleh mengambil uang diluar waktu pengumpulan pendapatan. Resepsionis Resepsionis adalah orang yang bertugas untuk menerima dan mencatat tamu hotel yang menginap. Selain itu, juga bertugas memeberikan informasi mengenai hotel. Di Hotel 999 resepsionis berjumlah 2 orang, resepsionis juga merangkap sebagai pegawai administrasi yang bertugas untuk mencatat transaksi atau penerimaan hotel. Kasir Terdapat 2 orang kasir di Hotel 999. Kasir adalah seseorang yang bertugas untuk menerima uang dari tamu hotel yang menginap. Dalam penerapannya di hotel ini, kasir hanya melayani pembayaran dalam bentuk cash. Room Boy Room Boy adalah orang yang bertugas untuk membersihkan kamar-kamar yang ada dalam sebuah hotel dan harus memeriksa kamar yang kosong. Selain itu, Room Boy juga sebagai perantara untuk melayani tamu hotel, seperti menerima order jasa laundry dan pemesan makanan atau minuman. Room Boy yang ada dalam hotel ini berjumlah 8 orang. Laundry Worker Pegawai bagian laundry berjumlah dua orang, yang bertugas untuk menyediakan jasa laundry bagi tamu hotel. Input yang digunakan dalam prosedur penerimaan jasa laundry

adalah bill laundry yang disiapkan untuk mencatat penerimaan jasa laundry yang disediakan oleh pihak hotel bagi tamu hotel yang ingin membersihkan pakaian. Pegawai Bagian Dapur Pegawai bagian dapur berjumlah satu orang yang bertugas untuk menyediakan makanan dan minuman bila ada tamu hotel yang memesan. Input yang digunakan dalam prosedur pemesanan makanan dan minuman, yaitu bill order, yang disiapkan secara khusus untuk mencatat pemesanan makanan dan minuman yang dipesan oleh tamu hotel

GUEST REGISTRATION PROCEDURE Dalam prosedur registrasi tamu hotel, tamu harus mendatangi resepsionis untuk proses registrasi. Disini, resepsionis akan mencatat identitas tamu hotel di nota registrasi (rangkap 2). Selain itu juga dicatat tanggal tiba ( check in), jumlah orang yang menginap, bentuk kamar, nomor kamar, harga kamar, nomor telepon, dan yang memesan kamar. Nota registrasi terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 berwarna putih, yang akan diberikan pada tamu hotel yang menginap sebagai bukti pelunasan penginapan., dan rangkap 2 berwarna kuning, yang akan dijadikan arsip. Setelah pencatatan selesai, tamu hotel terlebih dahulu harus membayar deposit sesuai dengan tipe kamar yang dipesan. Pembayaran uang DP dapat dibayar melalui kasir. Media yang digunakan pada prosedur manual penerimaan tamu hotel adalah alat tulis dan buku tamu. Pengendalian yang dilakukan dalam prosedur penerimaan tamu hotel adalah dengan mencatat identitas tamu hotel serta tanggal check in dan check out di dalam buku tamu yang telah disiapkan secara khusus.

FOOD AND BEVERAGE PROCEDURE Dalam pemesanan makanan dan minuman, hotel 999 menggunakan kertas biasa sebagai media awal yang dilakukan oleh Roomboy. Dalam prosedur pemesanan makanan dan minuman, tamu hotel dapat memesannya melalui roomboy yang sekaligus mencatat porsi makanan dan minuman yang dipesan oleh tamu hotel. Setelah dicatat, maka akan diserahkan ke bagian dapur untuk menyiapkan makanan dan minuman. Pegawai bagian akan mencatat pesanan di dalam buku besar yang disediakan di dapur. Setelah dicatat di dapur, maka pesanan akan diserahkan ke bagian resepsionis untuk dibuatkan bill order yang akan diserahkan pada tamu hotel pada saat check out atau saat tamu membayar pesanan makanan dan minuman. Selain itu, kertas biasa yang semula digunakan akan disimpan dalam draft, bagian resepsionis juga akan mencatat transaksi pemesanan makanan dan minuman dalam buku besar khusus untuk pemesanan makanan dan minuman. Makanan dan minuman yang telah siap, akan diantarkan oleh roomboy ke kamar tamu hotel yang memesan. Bill order ini dibuat sebagai bukti transaksi adanya pemesanan makanan dan minuman di hotel. Bill order ini terdiri dari 2 rangkap yaitu rangkap 1 berwarna putih dan rangkap 2 berwarna kuning. Bill rangkap kuning akan digunakan oleh resepsionis sebagai bukti. Sedangkan rangkap putih akan diberikan oleh resepsionis kepada kasir pada saat check out atau pembayaran dan diberikan kepada tamu. Informasi yang dihasilkan dalam bill order adalah tanggal order, nomor kamar, nama pelayan, banyaknya porsi yang dipesan, harga satuan, dan total harga pemesanan.

Media yang digunakan dalam prosedur pemesanan makan dan minuman adalah alat tulis dan buku besar. Pengendalian yang dilakukan dalam prosedur pemesanan makanan dan minuman adalah mencatatnya kembali ke dalam buku besar pemesanan makanan dan minuman oleh pegawai bagian dapur maupun resepsionis, yang dijadikan sebagai arsip.

Pegawai Bagian Laundry

Dalam penggunaan jasa Laundry, hotel 999 menggunakan kertas biasa sebagai media awal yang dilakukan oleh Roomboy. Dalam prosedur penerimaan jasa laundry, tamu hotel dapat

menyampaikannya melalui roomboy yang sekaligus mencatat berapa potong dan jenis pakaian yang akan dicuci, kemudian melaporkannya ke resepsionis. Resepsionis akan mencatatnya kembali di dalam buku besar khusus laundry dan mengeluarkan bill laundry. Resepsionis juga akan menyimpan kertas biasa yang semula dicatat oleh Roomboy ke dalam draft tersendiri. Setelah itu, roomboy akan menyerahkan daftar pesanan ke bagian laundry. Untuk pembayaran, bisa langsung dibayar di kasir, atau dilunasi bersamaan dengan kamar hotel pada saat check out. Bill Laundry ini dibuat sebagai bukti transaksi adanya penerimaan jasa laundry.

Bill laundry ini terdiri dari 2 rangkap yaitu rangkap 1 berwarna putih dan rangkap 2 berwarna kuning. Bill rangkap 2 ini digunakan oleh resepsionis, pegawai bagian laundry, dan roomboy. Sedangkan rangkap putih akan diberikan oleh resepsionis kepada kasir pada saat check out atau pembayaran dan diberikan kepada tamu. Bill Laundry dibuat dalam bentuk nota dan menghasilkan informasi berupa nama tamu hotel, nomor kamar, tanggal, nama roomboy, banyaknya pakaian, jumlah dan total keseluruhan, dan tanda tangan pengguna jasa Laundry. Media yang digunakan dalam prosedur penerimaan jasa laundry adalah alat tulis dan buku besar.Pengendalian yang dilakukan dalam prosedur penerimaan jasa laundry ini adalah mencatatnya kembali ke dalam buku besar yang disediakan khusus untuk pencatatan laundry oleh bagian resepsionis.

CASH RECEIPT PROCEDURE Input yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas adalah Nota registrasi warna putih, bill order warna putih, dan bill laundry warna putih. Pengguna input dalam prosedur ini adalah kasir, resepsionis, direktur, pelanggan. Dalam prosedur penerimaan kas, resepsionis akan menghitung berapa lama tamu menginap dan berapa besar uang yang harus dibayar oleh tamu hotel. Selain itu, juga dihitung transaksi dari pemesanan makanan dan minuman, serta dari pesanan jasa laundry. Kemudian resepsionis akan memeberikan nota dan bill berwarna putih untuk pelanggan dan akan dibayarkan ke bagian kasir. Sedangkan nota-nota berwarna kuning

akan disimpan oleh resepsionis sebagai arsip. Untuk menghindari kehilangan arsip nota, biasanya resepsionis juga mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku besar/buku tamu. Selanjutnya bagian kasir akan menerima sejumlah uang yang dibayarkan oleh tamu hotel dan akan disetorkan ke direktur. Media yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas adalah alat tulis, kalkulator, dan buku tamu. Besarnya uang yang diterima dari tamu hotel akan dicatat di dalam buku tamu yang sekaligus berisikan identitas tamu hotel yang diiisi pada saat check in.

REPORTING PROCEDURE
Output produced from the revenue and reporting procedure by the owner are money and the copies of yellow notes. Receptionist counts how much money that will be obtain from the ongoing transaction by the hotel guest. Whereas the owner, receive the money from the cashier every day. The amount of money receive by the owner from the guest will be recorded in the guest book that also contains the information about the hotel guest that filled during the check in time. The media used in the cash receive procedure are stationary, calculator, and guest book. Beside that, the copies of yellow notes that used an archive (registration notes, bill order, and laundry bill) will be reported by the receptionist staff to the owner for every single day. The information obtain from the reporting procedure are name, room number, room type, registration number, check in time, check out time, deposit (down payment), total amount, and how long the guest stay. The copy of yellow notes used as proof that there is redemption of the transaction in the hotel.

In the reporting procedure, receptionist will record all the revenue based on all the transaction occurs in an empty form called Daily Cash Report. After that, the report will be given to the owner as information about the cash revenue during the day. This report was made by receptionist and reported to the director every single day. The accuracy from the receptionist staff is very needed in recording transaction and counting in the Daily Cash Report so there no mistake occurs. Media that used in the procedure of daily cash report are stationary, Daily Cash Report form, and calculator.