Professional Documents
Culture Documents
Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja
Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja
PROSEDUR KERJA
DAN
FAIL MEJA
MANUAL PROSEDUR KERJA
DAN FAIL MEJA
☞Satu Alat Pengurusan.
☞Manual Prosedur Kerja - MPK dan Fail
Meja - FM bukanlah satu perkara baru.
☞Konsep Fail Meja (Desk Fail) telah wujud
dalam Perkhidmatan Awam sejak
dahulu lagi.
☞Dalam beberapa bentuk dan rupa:-
➧ Prosedur Jabatan.
➧ Arahan Tetap Jabatan.
➧ Garis Panduan Bekerja.
☞Tahun 1991 Kerajaan melancarkan
beberapa Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam kearah peningkatan
kecekapan, keberkesanan dan kualiti
hasil kerja kakitangan Kerajaan.
☞Satu daripada Pekeliling adalah PKPA
891 mengenai MPK dan FM.
☞MPK dan FM boleh dianggap sebagai
satu konsep baru kerana ia mempunyai
beberapa perbezaan:-
➧ dari segi bentuk.
➧ Dari mekanisma.
☞MPK dan FM langkah kearah
meninggikan lagi:-
mutu perkhidmatan
prestasi perkhidmatan
produktiviti organisasi
☞‘Scenario’ sekarang ada beberapa
soalan yang sukar dijawab.
☞Adakah semua Jabatan dan kakitangan
awam mempunyai MPK dan FM
masing-masing?
☞Adakah MPK dan FM digunakan
sebagai panduan semasa menjalankan
tugas?
☞Pada amnya semua agensi Kerajaan
sedar dan tahu konsepnya.
☞Ada agensi yang sudah wujudkan MPK
dan FM.
☞Walau bagaimanapun penggunaan MPK
dan FM dalam menjalankan tugas tidak
meluas.
☞Banyak MPK merupakan dokumen yang
disimpan sahaja dan kebanyakkan FM
hanya tinggal di atas meja/laci sahaja
dan tidak dirujuk/dikemaskinikan.
ASAS-ASAS PENGURUSAN
BERKUALITI
Kualiti - Keunggulan atau kecemerlangan
yang sukar diukur, malah hanya boleh dirasa
atau dinikmati melalui pengalaman.
☞ Konsep Kualiti
➧ Perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan
dan ‘stake holders’ yang telah diterjemahkan kepada
standard kecemerlangan.
➧ Memenuhi kehendak dan cita rasa pengguna.
☞ Konsep Pelanggan
➧ Pelanggan dalaman.
➧ Pelanggan luaran.
☞ Kualiti Melalui Pencegahan
➧ Tidak memberi peluang sebarang kecacatan.
➧ Zero ‘defect’.
➧ Mematuhi spesifikasi pengeluaran yang tertentu.
☞ Kos Kualiti
➧ Kos wajib.
➧ Kos bagi menentukan standard dipenuhi.
➧ Kos tambahan kerana tidak mematuhi standard
kualiti.
Peningkatan kualiti adalah satu proses
berterusan.
KONSEP MPK
MPK Dokumen rujukan/panduan untuk
peringkat jabatan/pejabat.
➘Memberi gambaran menyeluruh mengenai
organisasi.
– Fungsi
– Objektif
➘Merekodkan cara bekerja secara sistematik.
➘Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.
➘Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.
KONSEP FM
☞ Panduan terperinci mengenai tugas yang
dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam
organisasi.
☞ Dokumen rujukan untuk setiap pegawai
dalam menjalankan tugasnya.
➧ Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan
yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.
☞ FM hendaklah diletakkan di atas meja
pegawai.
☞ FM satu cabutan (extract) salah satu proses
kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut
dilakukan oleh individu itu.
KEBAIKAN MPK/FM
☞ Merekodkan prosedur dan peraturan kerja
sebagai rujukan rasmi.
☞ Keseragaman sistem/kaedah kerja.
☞ Menentukan peraturan dipatuhi.
☞ Mengurangkan kesilapan.
☞ Sebagai alat latihan informal.
☞ Menyenangkan pertukaran pekerja - proses
ambilalih tugas.
☞ Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.
☞ Mengurangkan arahan secara lisan.
☞ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja
dengan Pegawai lain.
MPK DAN FM
☞ Dua dokumen yang berbeza walaupun ia
adalah 2 dokumen penting yang saling
berkaitan dan bantu membantu antara satu
sama lain.
☞ Tanpa MPK, FM tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak
dilihat secara menyeluruh.
☞ Tanpa FM pula, MPK tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak
dilihat secara menyeluruh.
☞ Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia
tidak dapat menunjukkan secara terperinci
apa yang dilakukan oleh seseorang individu.
PERBEZAAN MPK DAN FM
MPK FM
Dokumen rujukan Dokumen rujukan peringkat
peringkat pejabat - makro individu/jawatan - mikro.
Aktiviti-aktiviti
Bagi Fungsi-
fungsi Utama
(a) Latar Belakang Jabatan/Pejabat
CONTOH
LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN
(FAMA)
Latar Belakang
Strategi
☞Asas penambahan/pengurangan
kakitangan.
☞Memberi gambaran mengenai fungsi-
fungsi jabatan/pejabat.
☞Perancangan latihan
pegawai/kakitangan.
☞Sumber maklumat pengurusan.
FUNGSI UTAMA
JABATAN/PEJABAT
Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalah
merupakan tugas-tugas yang
dijalankan bagi membolehkan
jabatan/pejabat berkenaan mencapai
objektif penubuhannya. Terdapat
dua (2) jenis fungsi utama iaitu:-
Contoh A:
Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara
Contoh B:
Contoh B:
Jabatan : Jabatan Imigresen
Contoh B:
Jabatan :
Contoh B:
Jabatan :
JAWATAN PROSES
TINDAKAN-TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN PROSES KERJA
JAWATAN PROSES
Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan
tiap-tiap bulan dan pastikanm
pegawai-pegawai yang belum
disahkan dalam jawatan.
•Kerani Kewangan
•SPA
•JPA
•Fail Peribadi
CARTA ALIRAN KERJA
Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik
atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan
yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau
prosedur.
Aliran
Tindakan serentak
Penyambung
CONTOH
CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK
BURUH ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI
MALAYSIA
Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk
ulasan.
Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan
bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja
tempatan seperti berikut:
(a) Keratan iklan di akhbar.
(b) Poster.
(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.
(d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat.
Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon
Kembalikan
asal
dokumen kepada
pemohon asal
untuk Semak samada permohonan lengkap.
dilengkapkan
TIDAK
dan salinkan
Lengkap
kepada Jabatan
Imigresen YA
Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada
Ketua Pengarah untuk keputusan.
Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.
Carta Organisasi
Norma Kerja Jabatan/Pejabat
Senarai Semak/
Checklist Proses Kerja
Carta Aliran
Kerja
KANDUNGAN FAIL MEJA
Objektif
Senarai Tugas Objektif
Jabatan/Pejabat
Harian Bahagian/Unit
Carta Organisasi
Norma Kerja Jabatan/Pejabat
Senarai Borang-borang Carta Organisasi
Yang Digunakan Kedudukan Pegawai
FAIL
Senarai Jawatankuasa
MEJA Senarai Tugas/
Yang Dianggotai Kuasa dan Hubungan
Senarai Undang- Peraturan-peraturan
undang/Peraturan Pentadbiran
Senarai Semak/ Carta Aliran Proses Kerja
Checklist Kerja
CARTA ORGANISASI
JABATAN/PEJABAT/
BAHAGIAN
KETUA PENGARAH
KERANI
KERANI
KERANI BEKALAN KERANI KERANI KERANI KERANI PEM-
KERANI PERKHID- KERANI
KE- & PENTAD- REKOD PERSU- DOKU- BANTU
GAJI MATAN STOR
WANGAN PENYENG- BIRANI RATAN MENTASI PERPUS-
GARAAN TAKAAN
SENARAI TUGAS
☞ Senarai tugas ialah senarai yang
menjelaskan dengan tepat dan
terperinci mengenai tugas,
tanggungjawab dan kuasa seseorang
pegawai untuk menjalankan tugas-
tugasnya.
CONTOH
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN
PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPU
JAWATAN : KERANI PENTADBIRAN
Tugas Pegawai Atasan Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-pegawai
Yang Ada Hubungan Lain Yang Ada Hubungan Serta
Jenis Hubungan
KERANI KANAN
Peraturan-peraturan Pentadbiran :
(a) Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan
Awam mengambil masa di antara 1 hingga 3
tahun dan tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini
boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah
memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam
skim perkhidmatannya.
(b) Semua urusan mengesahkan seseorang
pegawai dalam jawatannya hendaklah
disertai dengan surat perakuan dan Ketua
Jabatan
3. Tentukan
3.1. Tarikh peperiksaan
3.2. Masa Peperiksaan
3.3. Tempat peperiksaan
TIDAK
Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam Buku
Perkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai
Uruskan
Tindakan TIDAK
Lanjutan Disokong
Tamat
Perkhidmatan
YA
3. Tentukan kebenaran
pembedahan sah digunakan
(valid)
TINDAKAN TANDA (✔) CATATAN
CATATAN
Ketika mengemukakan soalan pertanyaan suara
hendaklah lembut serta jelas mudah difahami oleh pesakit.
KEPENTINGAN SENARAI
SEMAK/CHECKLIST
☞ Memberi peringatan dan semakan ke
atas tindakan yang perlu diambil.
JAWATAN :
TARIKH :