Uvod u Access 2007

Postoji nekoliko naina za poetak rada s programom Microsoft Office Access 2007, ovisno o tome koristite li Access prvi put, premjetate li podatke iz druge aze podataka ili proraunske ta lice u Access ili nadogra!ujete prijanju verziju programa Access" Ovaj lanak odgovara na pitanja koja #e se vjerojatno pojaviti u svakoj od ti$ situacija" %to &elite uiniti' Poetak koritenja programa Access po prvi put (voz podataka iz proraunske ta lice ili drugog programa (potre a ranije verzije aze podataka u nekoliko verzija programa Access

Poetak koritenja programa Access po prvi put

Office Access 2007 donosi roj po oljanja koji vie nego ikad olakavaju postupak stvaranja aze podataka" )orisnici koji su prije stvarali aze podataka u programu Access, cijenit #e to koliko nove i po oljane znaajke u rzavaju postupak stvaranja" )ad pokrenete Office Access 2007, prvi zaslon koji se pojavljuje je stranica Uvod u Microsoft Office Access *osim ako ste pokrenuli Access dvaput pritisnuvi odre!enu datoteku aze podataka programa Access, u tom sluaju otvara se aza podataka+" ,tranica Uvod u Microsoft Office Access poetna je toka s koje mo&ete stvoriti novu azu podataka, otvoriti postoje#u azu podataka ili pregledati prate#i sadr&aj na -e .mjestu Microsoft Office Online"

,tvaranje aze podataka putem predloka ,tvaranje aze podataka ispoetka /ijepljenje podataka iz drugog izvora u ta licu programa Access (voz podataka iz drugog izvora Otvaranje postoje#e aze podataka programa Access

Stvaranje ba e podataka putem pred!oka

Access pru&a irok spektar razliiti$ predlo&aka koje mo&ete upotrije iti za u rzavanje postupka stvaranja aze podataka" Predlo&ak je aza podataka spremna za upotre u, a sadr&i sve ta lice, upite, o rasce i izvje#a potre ne za izvo!enje specifinog zadatka" 0a primjer, postoje predloci koji se mogu koristiti za pra#enje pro lema, upravljanje kontaktima ili uvanje zapisa o trokovima" 0eki predloci sadr&e nekoliko uzoraka zapisa koritenjem koji$ mo&ete vidjeti na koji nain se koriste" 1aze podataka iz predloka mogu se koristiti kakve jesu ili i$ mo&ete prilagoditi da olje odgovaraju vaim potre ama" 2" Ako ve# nije pokrenut, pokrenite Access" Ako je aza podataka ve# otvorena, za prikaz stranice Uvod u Microsoft Office Access uinite sljede#e3

)liknite "umb Microsoft Officea

, a zatim kliknite #atvori ba u podataka"

2" 0ekoliko predlo&aka prikazano je pod $staknuti mre%ni pred!oci na stranici Uvod u Microsoft Office Access, a za vie dostupni$ predlo&aka pritisnite jednu od kategorija pod &ategorije pred!o%aka na lijevoj strani prozora programa Access" 4o vie predlo&aka mo&e se preuzeti s -e .mjesta Microsoft Office *detalje potra&ite u sljede#em odjeljku, Preuzimanje predloka s -e .mjesta Microsoft Office Online+" 5" Pritisnite predlo&ak koji &elite koristiti" 6" ( oknu s desne strane prozora programa Access, u okviru 'a iv datoteke, Access predla&e naziv datoteke za azu podataka" 0aziv datoteke mo&ete promijeniti i odrediti drugu mapu" Po iz oru mo&ete stvoriti svoju azu podataka i povezati je sa stranicom 7indo-s ,$arePoint ,ervices 5"0" 8" Pritisnite Stvori *ili pritisnite Preu imanje, za predlo&ak Office Online+" Access stvara i zatim otvara azu podataka" Prikazuje se o razac u kojeg mo&ete poeti unositi podatke" 'apomena Ako o razac sadr&i uzorke podataka, svaki zapis mo&ete iz risati na nain kako slijedi3

Pritisnite zaglavlje retka zapisa koji &elite iz risati" *9aglavlje retka je okvir ili traka odma$ nalijevo od zapisa"+ 0a kartici Poetna stranica u grupi #apisi kliknite $ brii"

:" 9a poetak unosa podataka pritisnite prvu praznu #eliju na o rascu i zaponite tipkati" 0akon unosa nekoliko zapisa, u navigacijskom oknu mo&ete vidjeti ima li drugi$ o razaca koje mo&da &elite koristiti"

Preu imanje pred!oka s (eb)mjesta Microsoft Office On!ine

Ako na stranici Uvod u Microsoft Office Access ne mo&ete prona#i predlo&ak koji odgovara vaim potre ama, za ve#i oda ir mo&ete istra&ivati -e .mjesto Office Online"

2" Ako ve# nije pokrenut, pokrenite Access" Ako je aza podataka ve# otvorena, za prikaz stranice Uvod u Microsoft Office Access uinite sljede#e3

)liknite "umb Microsoft Officea

, a zatim kliknite #atvori ba u podataka"

2" 1lizu dna stranice Uvod u Microsoft Office Access, pod *ie na (eb)mjestu Office On!ine pritisnite Pred!oci" 7e stranica Office Online pojavljuje se u novom prozoru preglednika" 5" )oristite alate za pretra&ivanje na stranici Office Online kako iste pronali i preuzeli predlo&ak koji &elite" 6" )ad preuzmete predlo&ak, nova se aza podataka po$ranjuje u jednoj od sljede#i$ mapa3 Microsoft +indo(s *ista c3;)orisnici;korisniko ime;<okumenti Microsoft +indo(s Server 200, i!i Microsoft +indo(s -P c3;<okumenti i postavke;korisniko ime;Moji dokumenti ,ljede#i put kad udete &eljeli raditi s azom podataka, koristite Access ili 7indo-s =>plorer za otvaranje s tog mjesta" ?r$ sekcije

Stvaranje ba e podataka ispoetka

Ako nijedan od predlo&aka ne odgovara vaim potre ama ili se podaci koje &elite uvesti u Access nalaze u nekom drugom programu, mo&da odluite da je olje stvoriti azu podataka ispoetka" 9a ve#inu aplikacija to naje#e ukljuuje jedno ili o oje od sljede#eg3

,tvaranje novi$ ta lica, a zatim unos, lijepljenje ili uvoz podataka u te ta lice" (voz podataka iz drugi$ izvora, to onda stvara nove ta lice u postupku"

)ako iste saznali vie o planiranju i dizajniranju aze podataka ili o stvaranju odnosa, o razaca ili upita, slijedite veze u odjeljku .ako/er pog!edajte ovog lanka"

Stvaranje pra ne ba e podataka

2" Pokrenite Access" 2" 0a stranici Uvod u Microsoft Office Access pritisnite Pra na ba a podataka"

5" ( oknu Pra na ba a podataka upiite naziv datoteke u okviru 'a iv datoteke" Ako ne upiete nastavak, Access ga dodaje umjesto vas" 9adano mjesto je jedno od sljede#eg3 Microsoft +indo(s *ista c3;)orisnici;korisniko ime;<okumenti Microsoft +indo(s Server 200, i!i Microsoft +indo(s -P c3;<okumenti i postavke;korisniko ime;Moji dokumenti 9a promjenu mjesta datoteke pritisnite Preg!ed pokraj okvira 'a iv datoteke, pregledajte i oda erite novo mjesto, a zatim pritisnite U redu" 6" Pritisnite Stvori" Access stvara novu azu podataka, a zatim otvara praznu ta licu *nazvanu @a lica2+ u prikazu podatkovne ta lice" 8" Access postavlja pokaziva na prvu praznu #eliju u stupcu 0odaj novo po!je"

)ako iste dodali podatke, ponite pisati A ili mo&ete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao to je opisano u odjeljku /ijepljenje podataka iz drugog izvora u ta licu programa Access u nastavku ovog lanka" 'apomene

(nos podataka u prikazu podatkovne ta lice dizajniran je kako i sliio unosu podataka u radni list programa =>cel" Blavno ogranienje je da podaci moraju iti uneseni u susjedne retke i stupce, poevi od gornjeg lijevog kuta podatkovne ta lice" 0e pokuavajte o likovati svoje podatke ukljuuju#i prazne retke ili stupce, kao to iste mo&da pokuali napraviti u podatkovnim ta licama programa =>cel, jer #e to prouzroiti gu itak prostora u ta lici" @a lica sadr&i samo vae podatke" ,va vizualna predstavljanja ti$ podataka napravit #e se u o rascima i izvje#ima koje #ete dizajnirati kasnije" ,truktura ta lice stvara se dok unosite podatke" ,vaki put kad dodate novi stupac u ta licu, definira se novo polje" Access postavlja vrstu podataka u polju na temelju vrste podataka koje unosite" 0a primjer, ako imate stupac u koji ste unijeli samo vrijednosti datuma, Access #e postaviti vrstu podataka u u tom polju na datumCvrijeme" Ako kasnije u to polje namjeravate unositi vrijednost koja nije datum *kao to je ime ili telefonski roj+, Access prikazuje poruku koja vas o avjetava da vrijednost ne odgovara vrsti podataka u stupcu" )ad je god mogu#e, tre ali iste planirati svoje ta lice tako da svaki stupac sadr&i istu vrstu podataka, ilo da se radi o tekstu, datumima, rojevima ili nekoj drugoj vrsti" Ovo olakava gradnju upita, o razaca i izvje#a koji oda iru samo podatke koje &elite"

<odatne informacije o radu s podatkovnim ta licama, pogledajte u lanku Otvaranje prazne podatkovne ta lice" "

Ako u ovom trenu niste zainteresirani za unos podataka, pritisnite #atvori

0odavanje tab!ice
0ovu ta licu mo&ete dodati postoje#oj azi koriste#i alate u grupi .ab!ice na kartici Stvori"

Pritisnite .ab!ica za stvaranje prazne ta lice u prikazu podatkovne ta lice" Prikaz podatkovne ta lice mo&ete koristiti kako iste odma$ zapoeli unositi podatke i Access #e tijekom rada stvoriti strukturu ta lice ili mo&ete koristiti prikaz dizajna kako iste najprije stvorili strukturu ta lice, a zatim se vratili natrag u prikaz podatkovne ta lice i unijeli svoje podatke" 1ez o zira kojim prikazom zaponete, uvijek se mo&ete pre aciti na drugi prikaz koriste#i gum e za prikaz na traci stanja prozora programa Access" Umetanje tab!ice1 poetak u prika u podatkovne tab!ice ( prikazu podatkovne ta lice mo&ete odma$ unositi podatke i pustiti da Access u pozadini izgradi strukturu ta lice" 0azivima polja dodijeljeni su rojevi *Polje2, Polje2 i tako dalje+, a Access postavlja vrstu podataka u polju na temelju podataka koje ste unosite" 2" 0a kartici Stvori u grupi .ab!ice kliknite .ab!ica" 2" Access stvara ta licu, a zatim smjeta pokaziva na prvu slo odnu #eliju u stupac 0odaj novo po!je" 'apomena Ako ne vidite stupac naziva 0odaj novo po!je, mo&da ste u prikazu dizajna umjesto u prikazu podatkovne ta lice" )ako iste pre acili u prikaz podatkovne ta lice, pritisnite dvaput ta licu u navigacijskom oknu" Access vas pita za naziv nove ta lice, a zatim prelazi u prikaz podatkovne ta lice" 5" 0a kartici Podatkovna tab!ica u grupi Po!ja i stupci kliknite 'ovo po!je" Access prikazuje okno Pred!oci po!ja koje sadr&i popis esto koriteni$ vrsta polja" Ako povuete neko od ti$ polja na svoju podatkovnu ta licu, Access #e dodati polje s tim nazivom i postaviti njegova svojstva na odgovaraju#e vrijednosti za tu vrstu polja" Delite li, mo&ete kasnije promijeniti svojstva" Morate povu#i polje na podruje podatkovne ta lice koje sadr&i podatke" Pojavit #e se okomita crta za umetanje koja pokazuje gdje #e polje iti smjeteno" 6" 9a dodavanje podataka ponite tipkati u prvu praznu #eliju A ili mo&ete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao to je opisano u nastavku ovog lanka"

)ako iste preimenovali stupac *polje+, pritisnite dvaput zaglavlje stupca, a zatim upiite novi naziv" <o ra praksa je davanje znaenjski$ naziva svakom polju, kako iste znali to ono sadr&i kad ga vidite u oknu Popis po!ja" )ako iste premjestili stupac, oda erite ga pritiskom na njegovo zaglavlje i povucite kamo &elite" @ako!er mo&ete oda irati nekoliko susjedni$ stupaca i zajedno i$ povu#i na novo mjesto"

Umetanje tab!ice1 poetak u prika u di ajna ( prikazu dizajna najprije stvarate strukturu nove ta lice" 9atim prelazite u prikaz podatkovne ta lice kako iste unijeli podatke, ilo upisom ili nekom drugom metodom kao to je lijepljenje ili dodavanje" 2" 0a kartici Stvori u grupi .ab!ice kliknite 0i ajn tab!ice" 2" 9a svako polje u ta lici unesite naziv u stupac 'a iv po!ja, a zatim oda erite vrstu podataka s popisa *rsta podataka" 'apomena Ako ne vidite stupce 'a iv po!ja i *rsta podataka, mo&da ste u prikazu podatkovne ta lice umjesto u prikazu dizajna" )ako iste pre acili u prikaz dizajna, pritisnite gum Prika di ajna na traci stanja prozora programa Access" Access vas pita za naziv nove ta lice, a zatim prelazi u prikaz dizajna" 5" Delite li, mo&ete unijeti opis za svako polje u stupac Opis" Opis koji unesete prikazuje se na traci stanja kad je toka umetanja u tom polju, a koristi se i za tekst na traci stanja za sve kontrole koje stvorite na nain da povuete polje iz okna Popis po!ja u o razac ili izvje#e i za sve kontrole stvorene za to polje koritenjem Earo njaka za o rasce ili Earo njaka za izvje#a" 6" 0akon to dodate sva polja spremite ta licu3

)liknite "umb Microsoft Officea F@G/H,"

, a zatim klikniteSpremi ili pritisnite

8" Podatke mo&ete poeti unositi u ta licu ilo kada, na nain da prije!ete u prikaz podatkovne ta lice, pritisnete prvu praznu #eliju i zaponete s pisanjem piete" @ako!er mo&ete lijepiti podatke iz drugog izvora, kao to je opisano u sljede#em odjeljku" Ako nakon unosa neto podataka &elite dodati jedno ili vie polja u svoju ta licu, mo&ete ili poeti pisati u stupac 0odaj novo po!je u prikazu podatkovne ta lice, ili nova polja mo&ete dodati koriste#i nared e u grupi Po!ja i stupci na kartici Podatkovna tab!ice" <odatne informacije o stvaranju ta lice, ukljuuju#i koritenje ta lini$ predlo&aka, potra&ite u lanku ,tvaranje ta lica u azi podataka" ?r$ sekcije

2ijep!jenje podataka i drugog i vora u tab!icu programa Access

Ako su vai podaci trenutno spremljeni u drugom programu, poput programa Office =>cel 2007, mo&ete kopirati podatke i zalijepiti i$ u ta licu programa Access" ( pravilu to naj olje funkcionira ako su podaci ve# podijeljeni u stupce kao to je to sluaj u radnom listu :

programa =>cel" Ako se vai podaci nalaze u programu za o radu teksta, naj olje je prije kopiranja podatke podijeliti u stupce koritenjem ta ulatora ili i$ pretvoriti u ta licu u programu za o radu teksta" Ako je podatke potre no urediti *na primjer, odvojiti puna imena u imena i prezimena+, mo&da je olje da to uinite prije kopiranja podataka, pogotovo ako niste upoznati s programom Access" )ad zalijepite podatke u praznu ta licu Access postavlja vrstu podataka za svako polje prema vrsti podataka koji se tamo nalaze" 0a primjer, ako zalijepljeno polje sadr&i samo datume, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka <atumC?rijeme" Ako zalijepljeno polje sadr&i samo rijei IdaI i IneI, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka <aC0e" Access imenuje polja prema onome to se nalazi u prvom retku zalijepljeni$ podataka" Ako je prvi redak zalijepljeni$ podataka po vrsti slian recima koji slijede, Access odre!uje da je prvi redak dio podataka i dodjeljuje generike nazive polja *J2, J2 i tako dalje+" Ako prvi redak podataka nije slian recima koji slijede, Access odre!uje da se prvi redak sastoji od naziva polja" Access sukladno tome imenuje polja i ne ukljuuje prvi redak u podatke" Ako Access dodijeli generike nazive polja, tre ali iste to je prije mogu#e preimenovati polja kako i se iz jegla z rka" )oristite sljede#i postupak3 2" ,premite ta licu"

)liknite "umb Microsoft Officea F@G/H,"

, a zatim klikniteSpremi ili pritisnite

2" ( prikazu podatkovne ta lice dvostruko pritisnite svako zaglavlje stupca, a zatim unesite valjani naziv za svaki stupac" Moglo i se initi kao da unosite preko podataka, ali redak zaglavlja stupca sadr&i nazive polja, a ne podatke" 5" Ponovo spremite ta licu" 'apomena @ako!er mo&ete preimenovati polja ako prije!ete u prikaz dizajna i tamo uredite nazive" 9a prelazak u prikaz dizajna desnom tipkom mia pritisnite ta licu u navigacijskom oknu i pritisnite Prika di ajna" 9a vra#anje u prikaz podatkovne ta lice dvostruko pritisnite ta licu u navigacijskom oknu" ?r$ sekcije

Uvo podataka i drugog i vora

Mo&da imate podatke koje ste skupljali u nekom drugom programu i &elite i$ uvesti u Access" Kli mo&da radite s ljudima koji svoje podatke spremaju u druge programe, a vi &elite raditi s nji$ovim podacima u programu Access" ( svakom sluaju Access olakava uvoz podataka iz drugi$ programa" Podatke mo&ete uvoziti iz radni$ listova programa =>cel, iz ta lice neke druge aze podataka programa Access, iz ,$arePoint popisa ili iz ilo kojeg od rojni$ drugi$ izvora" Postupak se neto razlikuje ovisno o vaem izvoru, ali ove #e vam upute pomo#i da zaponete3 2" 0a kartici *anjski podaci u grupi Uvo pritisnite nared u za vrstu datoteke iz koje uvozite"

0a primjer, ako uvozite podatke iz radnog lista programa =>cel, pritisnite 34ce!" Ako ne vidite tonu vrstu programa, pritisnite *ie" 'apomena Ako ne mo&ete prona#i tonu vrstu formata u grupi Uvo , mo&da #ete tre ati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim upotrije iti taj program za spremanje podataka u neki op#e poznati format datoteke *kao to je datoteka razgranienog teksta+ prije uvo&enja podataka u Access" 2" ( dijalokom okviru 0obivanje vanjski5 podataka ili pritisnite Preg!edavanje za oda ir datoteke s podacima izvora ili upiite potpuni put datoteke s podacima izvora u okviru 'a iv datoteke" 5" Pritisnite mogu#nost koju &elite pod 'avedite nain i mjesto spremanja podataka u trenutnoj ba i podataka" Mo&ete stvoriti novu ta licu koriste#i uvezene podatke, dodati podatke u postoje#u ta licu ili stvoriti povezanu ta licu koja odr&ava vezu s izvorom podataka" 6" Pritisnite U redu" Access pokre#e Earo njak za uvoz" 8" Pratite upute u Earo njaku za uvoz" Kspravna procedura koju pratite ovisi o mogu#nosti uvoza ili povezivanja koju oda erete" :" 0a posljednjoj stranici aro njaka pritisnite #avri" Access pita &elite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste zavrili"

Ako mislite da #ete ovu istu operaciju ponovo izvoditi, pritisnite Spremi korake uvo a, a zatim unesite detalje"

(voznu operaciju lako mo&ete ponovo izvriti pritiskom na Sprem!jeni uvo i u grupi Uvo na kartici *anjski podaci, pritiskom na specifikacije uvoza, a zatim pritiskom na $ vedi"

Ako ne &elite spremiti pojedinosti operacije, pritisnite #atvori"

Access uvozi podatke u novu ta licu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod .ab!ice" )ako iste saznali vie o tome kako se uvoze podaci u Access, slijedite veze u odjeljku .ako/er pog!edajte ovog lanka" ?r$ sekcije

Otvaranje postoje6e ba e podataka programa Access

2" )liknite "umb Microsoft Officea , a zatim kliknite Otvori"

2" Pritisnite preac u dijalokom okviru Otvaranje A ili u okviru Pog!edaj u pritisnite pogon ili mapu koja sadr&i azu podataka koju &elite" 5" 0a popisu mapa dvostruko pritisnite mape dok ne otvorite mapu koja sadr&i azu podataka" 6" )ad prona!ete azu podataka uinite jedno od sljede#eg3 9a otvaranje aze podataka zadanim nainom otvaranja dvostruko je pritisnite" 9a otvaranje aze podataka za dijeljeni pristup u viekorisnikom okru&ju, kako iste vi i drugi korisnici mogli itati i pisati u azi podataka u isto vrijeme, pritisnite Otvori" 9a otvaranje aze podataka samo za itanje, kako i ilo omogu#eno itanje, ali ne i ure!ivanje, pritisnite strelicu pokraj gum a Otvori, a zatim pritisnite Otvori samo a itanje" 9a otvaranje aze podataka za iskljuivu upotre u, tako da je nitko drugi ne mo&e otvoriti dok je vi imate otvorenu, pritisnite strelicu pokraj gum a Otvori, a zatim pritisnite Otvori isk!juivo" 9a otvaranje aze podataka samo za itanje pritisnite gum Otvori, a zatim pritisnite $sk!juivo otvori samo a itanje" Ostali korisnici mogu otvarati azu podataka, ali samo za itanje" Ako ne mo%ete prona6i ba u podataka koju %e!ite otvoriti 2" ( dijalokom okviru Otvaranje pritisnite preac Moje rauna!o A ili u okviru Pog!edaj u pritisnite Moje rauna!o" 2" 0a popisu pogona desnom tipkom mia pritisnite pogon koji i po vaem miljenju mogao sadr&avati azu podataka, a zatim pritisnite Pretra%ivanje" 5" (nesite svoje kriterije pretra&ivanja, a zatim pritisnite =0@=G kako iste potra&ili azu podataka" 6" Ako ste pronali azu podataka, otvorite je s dva pritiska u dijalokom okviru 7e u!tati pretra%ivanja" 8" 1udu#i da je pretra&ivanje pokrenuto iz dijalokog okvira Otvori, morate pritisnuti Odustani u tom dijalokom okviru prije nego to #e se aza podataka otvoriti" 'apomena Kzravno mo&ete otvoriti datoteku s podacima u vanjskom formatu datoteke *kao to su d1A,=, Parado>, Microsoft =>c$ange ili =>cel+" @ako!er, mo&ete izravno otvoriti ilo koji O<1F izvor podataka kao to su Microsoft ,M/ ,erver ili Microsoft Jo>Pro" Access automatski stvara novu azu podataka u programu Access u istoj mapi u kojoj je i datoteka podataka te dodaje veze za svaku ta licu u vanjskoj azi podataka" ,avjeti ?r$ sekcije ?r$ stranice

Uvo podataka i proraunske tab!ice i!i drugog programa

Ako ste upoznati s drugim programima za aze podataka ili proraunske ta lice, vjerojatno znate osnove rada ti$ aplikacija i za to se koriste aze podataka" Access se razlikuje od

mnogi$ ostali$ aza podataka po tome to omogu#uje stvaranje relacijske aze podataka" Access tako!er pru&a mnogo ostali$ mogu#nosti za rad s drugim programima za aze podataka, kao to je ,M/ ,erver" ( ovom odjeljku (voz radnog lista programa =>cel u Access Gad s podacima iz drugi$ programa

Uvo radnog !ista programa 34ce! u Access

Mnogo ljudi poinje istra&ivati Access nakon to najprije izgrade popis u programu =>cel" =>cel je odlino mjesto za poetak stvaranja popisa, ali kako popis raste, postaje ga sve te&e organizirati i a&urirati" Premjetanje popisa u Access o ino je sljede#i logiki korak" @a lica aze podataka strukturom je slina radnom listu, podaci su po$ranjeni u retke i stupce" )ao rezultat toga, o ino je lako uvesti radni list u ta licu aze podataka" Blavna razlika izme!u po$ranjivanja vai$ podataka u radni list i po$ranjivanja u azu podataka je u tome kako su podaci organizirani" 4ednostavno uvo&enje vaeg cjelokupnog radnog lista u novu ta licu u azi podataka ne#e rijeiti pro leme vezane za organiziranje i a&uriranje vai$ podataka, oso ito ako radni list sadr&i zali$osne podatke" )ako iste rijeili ove pro leme, morate najprije podijeliti podatke iz radnog lista u odvojene ta lice tako da svaka sadr&i srodne podatke" <odatne informacije o raspore!ivanju podataka u vaim ta licama potra&ite u lanku Osnove dizajna aza podataka" Access donosi i Earo njak za analizu ta lica koji vam mo&e pomo#i da zavrite ovaj postupak" 0akon to uvezete svoje podatke u ta licu, aro njak poma&e da podijelite ta licu u odvojene ta lice, tako da svaka sadr&i podatke koji se ne ponavljaju ni u jednoj od ostali$ ta lica" Earo njak tako!er stvara i nu&ne odnose me!u ta licama" <odatne informacije o odnosima potra&ite u odjeljku Odnosi u azi podataka u ovom lanku"

Uvo radnog !ista programa 34ce! kao tab!icu u novu ba u podataka programa Office Access 2007
2" )liknite "umb Microsoft Officea , a zatim kliknite 'ovo"

2" (piite naziv za novu azu podataka u okvir 'a iv datoteke, a zatim pritisnite Stvori" 5" 9atvorite @a licu2" Ako vas Access uputi na spremanje promjena u dizajnu @a lice2, pritisnite 'e" 6" 0a kartici *anjski podaci u grupi Uvo kliknite 34ce!" 8" :" 7" L" ( dijalokom okviru 0obivanje vanjski5 podataka pritisnite Preg!edavanje" (potrije ite dijaloki okvir Otvaranje datoteke za odre!ivanje mjesta datoteke" Oda erite datoteku, a zatim pritisnite Otvori" ( dijalokom okviru 0obivanje vanjski5 podataka osigurajte da je oda rana mogu#nost Uve i i vorne podatke u novu tab!icu unutar trenutne ba e podataka" N" Pritisnite U redu"

20

Pokre#e se Earo njak za uvoz proraunski$ ta lica i pita vas nekoliko pitanja o vaim podacima" 20" ,lijedite upute pritiskom na S!jede6e ili 'a ad kako iste se kretali po stranicama" 0a posljednjoj stranici aro njaka pritisnite #avri" 'apomena Access pita &elite li spremiti detalje o uvoznoj operaciji koju ste zavrili" Ako mislite da #ete ovu istu operaciju ponovo izvoditi, pritisnite 0a, a zatim unesite detalje" Ponovo izvriti operaciju u udu#nosti lako mo&ete pritiskom na Sprem!jeni uvo i u grupi Uvo na kartici *anjski podaci" Ako ne &elite spremiti detalje o operaciji, pritisnite #atvori" Access uvozi podatke u novu ta licu, a zatim je prikazuje u navigacijskom oknu pod Sve tab!ice"

Uporaba 8arobnjaka a ana!i u tab!ica a organi iranje podataka

)ad su ta lice uvezene u ta licu programa Access, mo&ete pokrenuti Earo njaka za analizu ta lica kako iste rzo identificirali ponavljaju#e podatke" Earo njak zatim pru&a jednostavan nain za organiziranje podataka u odvojenim ta licama, tako da su podaci spremljeni na najuspjeniji nain" Access sprema izvorne ta lice kao sigurnosnu kopiju, a zatim stvara nove ta lice koje mo&ete upotrije iti kao osnovu za svoju aplikaciju za azu podataka" 2" Otvorite azu podataka programa Access koja sadr&i ta licu koju &elite analizirati" 2" 0a kartici A!ati ba e podataka u grupi Ana!i iraj kliknite Ana!i iraj .ab!icu" Pokre#e se Earo njak za analiziranje ta lica" Ako vam je pojam normalizacije nov, dvije uvodne stranice aro njaka sadr&e kratak vodi A ispunjen gum ima koje mo&ete pritiskati kako iste vidjeli primjere" Ako ne vidite uvodne stranice, ve# umjesto nji$ potvrdni okvir oznaen kao Poka ati uvodne stranice9, oda erite potvrdni okvir, a zatim pritisnite dvaput S!jede6e kako iste vidjeli upute" Ako ne &elite ponovo gledati uvodne stranice nakon itanja uvoda, oistite potvrdni okvir" 5" 0a stranici koja zapoinje reenicom &oja tab!ica sadr%i po!ja s vrijednostima koje se ponav!jaju u vie apisa9, oda erite ta licu koju &elite analizirati i pritisnite S!jede6e" 6" Odluku o tome koja polja staviti u koju ta licu mo&ete prepustiti aro njaku ili je donijeti sami" Ako slijedite aro njakove prijedloge, jo uvijek mo&ete napraviti primjene u izgledu ta lice na sljede#oj stranici aro njaka" 'apomena Ako odluku o tome koja polja idu u koju ta licu prepustite aro njaku, njegovi oda iri mo&da ne#e uvijek odgovarati vaim podacima, naroito ako postoji puno podataka s kojima se radi" Pa&ljivo iste tre ali provjeriti aro njakove rezultate" , druge strane, aro njak i mogao predlo&iti efikasniju organizaciju od one koju ste imali na umu, stoga je do ra ideja arem ispro ati jednom aro njakove odluke" Ako vam se prijedlozi ne svi!aju, razmjetaj polja mo&ete promijeniti i runu, a mo&ete i pritisnuti 'a ad te sami rasporediti sva polja" 8" Pritisnite S!jede6e" 0a ovoj stranici odre!ujete koja ta lica sadr&i koja polja" Ako ste oda rali aro njakove odluke, tre ali iste vidjeli viestruke ta lice s crtama odnosa" 22

:" 7"

L"

N"

( drugom sluaju Access stvara samo jednu ta licu koja sadr&i sva polja" ( svakom sluaju na ovoj stranici mo&ete raditi promjene" Kz ta lice mo&ete vu#i polja u prazno podruje i time stvarati novu ta licu koja sadr&i ta polja" Access vas pita za naziv ta lice" Polja mo&ete vu#i iz jedne ta lice u drugu, ako mislite da #e tamo iti efikasnije po$ranjena" ?e#ini ta lica dodijelit #e se polje $0 ili "enerirani jedinstveni $0" )ako iste saznali vie o K< poljima, pritisnite Savjeti u desnom gornjem kutu aro njaka" 9a ponitavanje promjene pritisnite gum Poniti" 9a promjenu naziva ta lice dvostruko pritisnite njenu naslovnu traku upiite novi naziv, a zatim pritisnite U redu" )ad ste rasporedili polja na nain koji &elite, pritisnite S!jede6e" (koliko aro njak prona!e zapise koji imaju vrlo sline vrijednosti, on #e i$ prepoznati kao mogu#e tipografske pogreke i prikazati i$ na zaslonu na kojem #ete potvrditi to uiniti s njima" Pomiite popis kako iste pronali sve koji imaju vrijednosti u stupcu $spravak, a zatim pritisnite odgovaraju#u stavku na padaju#em popisu" Oda erite :Ostavi nepromijenjeno; kako iste sprijeili da aro njak napravi ilo kakve promjene vrijednosti" )ad ste zavrili pritisnite S!jede6e" Earo njak vas pita &elite li stvoriti upit koji slii vaoj izvornoj ta lici" Ako ste ve# izgradili o razac i izvje#e na temelju izvorne ta lice, stvaranje ovakvog upita do ra je ideja" Oda erete li 0a1 stvori upit, aro njak preimenuje izvornu ta licu dodaju#i joj IOO/<I na naziv ta lice, a zatim daje naziv novom upitu koriste#i naziv izvorne ta lice" O rasci i izvje#a koji se temelje na ta lici sad koriste upit za svoje podatke, a nastavljaju raditi kao prije" Pritisnite #avri"

Earo njak stvara nove ta lice kako je odre!eno, a zatim i$ otvara" 9atvorite i$ kad ste zavrili s pregledavanjem rezultata" ?r$ sekcije

7ad s podacima i drugi5 programa

Office Access 2007 pru&a znaajke za rad s podacima spremljenim u drugim programima"

Stvaranje nove ba e podataka programa Access koja se pove uje s podacima u drugom formatu datoteke Access mo&ete koristiti za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke kao to su tekst, d1A,= ili proraunska ta lica" Access automatski stvara azu podataka programa Access i povezuje datoteku za vas" 2" Pokrenite Access" 2" )liknite "umb Microsoft Officea , a zatim kliknite Otvori"

5" ( dijalokom okviru Otvaranje pritisnite vrstu datoteke koju &elite otvoriti na padaju#em popisu *rsta datoteka" Ako niste sigurni u vrstu datoteke, pritisnite Sve datoteke :<=<;" 6" Ako je potre no, pregledavanjem potra&ite mapu koja sadr&i datoteku koju &elite otvoriti" )ad prona!ete datoteku, dvaput je pritisnite da se otvori" 8" ,lijedite upute u aro njaku" 0a posljednjoj stranici aro njaka pritisnite #avri" 22

Uvo i!i pove ivanje podataka s postoje6om ba om podataka programa Access Podatke mo&ete uvesti iz drugi$ izvora i programa u ta lice programa Access tako da su podaci sadr&ani unutar datoteke programa Access ili podatke mo&ete povezati iz programa Access tako da podaci ostanu u izvornoj datoteci *izvan datoteke programa Access+"

Uvo i!i pove ivanje podataka

2" 0a kartici *anjski podaci u grupi Uvo pritisnite format u kojem su po$ranjeni podaci" (voziti i povezivati podatke mo&ete ako su u sljede#im formatima3

Microsoft Office Access Microsoft Office =>cel Microsoft 7indo-s ,$arePoint ,ervices @ekstualne datoteke PM/ datoteke O<1F aze podataka Q@M/ dokumenti Microsoft Office Outlook d1ase Parado> /otus 2.2.5

Pojavit #e se dijaloki okvir 0obivanje vanjski5 podataka" 2" ,lijedite upute u dijalokom okviru" Access #e uvesti ili povezati podatke s azom podataka" )od ve#ine formata, potre no je odrediti mjesto podataka, a zatim oda rati kako &elite da se podaci spreme u azu podataka" ?r$ sekcije ?r$ stranice

Upotreba ranije ver ije ba e podataka u neko!iko ver ija programa Access
Ako je aza podataka programa Access ili projekt programa Access stvoren u programu Access 2000 ili kasnijoj verziji, azu podataka ili projekt mo&ete koristiti u verziji programa Access u kojemu su stvoreni ili u svim kasnijim verzijama A ak i ako je za datoteku omogu#ena sigurnost" 0a primjer, datoteke programa Access 2000 mogu se koristiti u programima Access 2000 do Office Access 2007, a datoteke programa Access 2002.2005 mogu se koristiti u programima Access 2002.2005 do Office Access 2007" Mo&da #ete imati situaciju da &elite zadr&ati svoje podatke u ranijoj verziji programa Access, no imate korisnike s kasnijom verzijom programa Access koji se &ele povezati s tim 25

podacima, ali i iskoritavati prednosti neki$ znaajki kasniji$ verzija" Gjeenje je stvoriti novu IpristupnuI azu podataka u kasnijoj verziji *koja sadr&i o rasce, izvje#a, upite, makronared e, ali ne ta lice+ i povezati je s ta licama u datoteci ranije verzije" Provedite jednu od sljede#i$ procedura, ovisno o tome je li aza podataka sadr&ana u jednoj datoteci ili je ve# podijeljena u pristupnuCpozadinsku aplikaciju"

)oritenje aze podataka programa Access u jednoj datoteci u nekoliko verzija programa Access )oritenje pristupneCpozadinske aplikacije u nekoliko verzija programa Access

&oritenje ba e podataka programa Access u jednoj datoteci u neko!iko ver ija programa Access
Ako su sve ta lice, o rasci i drugi o jekti aze podataka programa Access sadr&ani u jednoj "md datoteci, a &elite koristiti azu u nekoliko verzija programa Access, mo&ete stvoriti novu pristupnu azu podataka u kasnijoj verziji i povezati je s izvornom datotekom" )orisnici koji imaju raniju verziju programa Access jo uvijek su u mogu#nosti koristiti izvornu azu podataka" )orisnici koji imaju kasniju verziju mogu koristiti novu pristupnu azu podataka za povezivanje s istim podacima" 2" Provedite sljede#u proceduru kako iste pretvorili azu podataka u ilo koji od tri najnovija formata3 Access 2000, Access 2002.2005 ili Access 2007" Ova nared a uva izvornu azu podataka u svom izvornom formatu i stvara kopiju u formatu koji odredite" 9atvorite Access datoteku" Ako je datoteka viekorisnika aza podataka programa Access smjetena na poslu&itelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu" Pokrenite Access 2007"

)liknite "umb Microsoft Officea

, a zatim kliknite Otvori"

Pregledavanjem prona!ite mjesto datoteke koja #e se pretvoriti, a zatim dvostruko pritisnite na nju kako i se otvorila"

'apomena Ako se pojavi dijaloki okvir Pobo!janje ba e podataka koji vas pita &elite li po oljati azu podataka, pritisnite 'e"

Ako se otvaranjem aze podataka otvori o razac, zatvorite ga" )liknite "umb Microsoft Officea , poka&ite na Spremi kao, a zatim pod Spremi ba u podataka u drugom ob!iku, kliknite o lik datoteke u koji &elite pretvoriti" ( dijalokom okviru Spremi kao unesite naziv nove aze podataka"

'apomena 0aziv nove aze podataka mora se razlikovati od naziva izvorne aze podataka, osim ako je ne spremite na drugo mjesto" ( svakom sluaju o ino je naj olje koristiti drugaiji naziv zato da lako mo&ete razlikovati pristupnu od pozadinske aze podataka" Me!utim, ako pretvarate u format programa Access 2007, nastavak naziva datoteke mijenja se iz "md u "accd , pa mo&ete koristiti isti naziv datoteke"

26

Pritisnite Spremi"

2" Podijelite pretvorenu azu podataka u pristupnuCpozadinsku aplikaciju provode#i sljede#u proceduru3 0a kartici A!ati ba e podataka u grupi Premjesti podatke kliknite >a a podataka Accessa"

( dijalokom okviru Podje!a ba e podataka pritisnite Podije!i ba u podataka" (piite naziv za pozadinsku azu podataka, a zatim pritisnite Podije!i"

5" Kz riite pozadinsku azu podataka koja je nastala podjelom aze podataka A uvjerite se da ne riete svoju izvornu azu podataka" 6" Povezivanje nove pristupne aze podataka s ta licama u izvornoj azi podataka3 0a kartici A!ati ba e podataka u grupi A!ati ba e podataka kliknite Upravite!j pove anom datotekom" 8" Pritisnite Odaberi sve, a zatim oda erite potvrdni okvir Uvijek pitaj a novo mjesto" :" Pritisnite U redu, pregledavanjem potra&ite raniju verziju aze podataka, a zatim je dvostruko pritisnite" Ako je sve do ro prolo, Access prikazuje poruku koja javlja da su sve oda rane povezane ta lice uspjeno osvje&ene" ,ad mo&ete po oljati novu pristupnu azu podataka kako i podr&avala nove znaajke za korisnike koji su unaprijedili svoje programe u Access 2000, Access 2002.2005 ili Access 2007" )orisnici koji imaju pret$odne verzije mogu nastaviti koristiti raniju verziju aze podataka" Delite li, mo&ete tako!er pretvoriti novu pristupnu azu podataka u jo neku verziju" 0a primjer, ako je izvorna aza podataka u formatu programa Access 2000, mo&ete stvoriti pristupnu azu podataka Access 2002.2005 za korisnike s tom verzijom i azu podataka programa Access 2007 za korisnike s tom verzijom" O je pristupne verzije povezale i se s podacima iz datoteke programa Access 2000" ?r$ sekcije

&oritenje pristupne?po adinske ap!ikacije u neko!iko ver ija programa Access

Ako aza podataka programa Access ve# jest pristupnaCpozadinska aplikacija, tre ate samo pretvoriti pristupnu azu podataka u format datoteke programa Access 2000, Access 2002. 2005 ili Access 2007" 9a pozadinsku azu podataka nisu potre ne promjene" ,ljede#e procedure pokazuju upotre u nared e Spremi ba u podataka kao za pretvaranje pristupne aze podataka u ilo koji od tri najnovija formata3 Access 2000, Access 2002.2005 ili Access 2007" Ova nared a uva izvornu azu podataka u svom izvornom formatu i stvara kopiju u formatu koji odredite"

28

2" 9atvorite pristupnu azu podataka" Ako je datoteka viekorisnika aza podataka programa Access smjetena na poslu&itelju ili u dijeljenoj mapi, osigurajte da je nitko drugi nema otvorenu" 2" Pokrenite Access 2007" 5" )liknite "umb Microsoft Officea , a zatim kliknite Otvori"

6" Pregledavanjem prona!ite mjesto pristupne aze podataka koja #e se pretvoriti, a zatim dvostruko pritisnite na nju kako i se otvorila" 'apomena Ako se pojavi dijaloki okvir Pobo!janje ba e podataka koji vas pita &elite li po oljati azu podataka, pritisnite 'e" 8" Ako se otvaranjem aze podataka pojavi o razac, zatvorite ga" :" )liknite "umb Microsoft Officea , poka&ite na Spremi kao, a zatim pod Spremi ba u podataka u drugom ob!iku, kliknite o lik datoteke u koji &elite pretvoriti" 7" ( dijalokom okviru Spremi kao unesite naziv nove aze podataka" L" Pritisnite Spremi" ,ad mo&ete po oljati novu pristupnu azu podataka kako i podr&avala nove znaajke za korisnike koji su unaprijedili svoje programe u Access 2000, Access 2002.2005 ili Access 2007"

2: