ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

ACC Project Management Office

Functional Design
Point Reward System

186451453.doc - 11/7/2013
Page 1 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2
Design Attributes
Module
Status

Point Reward System

Point Reward System

In Progress

(In Progress, Complete, On-hold)

Document Attributes
Created By
Updated By
Last Updated By

Sanjaya
Dony Foriandi
Dony Foriandi

Responsible Entities
Team
Requestor
IT Business Analyst

Revision Control
Version
Date
1.0
15 Juni 2010
2.0
16 Juli 2010
3.0
23 Aug 2010

186451453.doc - 11/7/2013
Page 2 of 40

Created On
Last Updated On
Last Updated On

Reward System
Sanjaya
Dony Foriandi

Author
Sanjaya
Dony Foriandi
Dony Foriandi

15 Juni 2010
16 Juli 2010
18 Aug 2010

(Front Office, BackOffice)

Changes made
Document Creation
Document Modification
Document Modification (New Request)

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Contents
1. GENERAL DESCRIPTION.......................................................................................................... 5
1.1 FUNCTIONAL DESIGN SUMMARY................................................................................................ 5
2. SYSTEM BOUNDARIES AND ASSUMPTION............................................................................7
3. EXTERNAL INTERFACES & DEPENDENCIES.........................................................................7
4. FUNCTIONS SPECIFICATION.................................................................................................... 8
4.1 REWARD SYSTEM..................................................................................................................... 8
4.1.1 Specification.............................................................................................................................................8
4.1.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................10
4.1.3 Screen Layout.........................................................................................................................................11
4.2 MASTER PRODUCT................................................................................................................. 11
4.2.1 Specification...........................................................................................................................................11
4.2.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................12
4.2.3 Screen Layout.........................................................................................................................................13
4.3 MASTER PARAMETER.............................................................................................................. 18
4.3.1 Specification...........................................................................................................................................18
4.3.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................19
4.3.3 Screen Layout.........................................................................................................................................19
4.4 MASTER DEALER.................................................................................................................... 21
4.4.1 Specification...........................................................................................................................................21
4.4.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................21
4.4.3 Screen Layout.........................................................................................................................................22
4.5 MASTER CATALOG.................................................................................................................. 24
4.5.1 Specification...........................................................................................................................................24
4.5.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................24
4.5.3 Screen Layout.........................................................................................................................................25
4.6 MASTER PRIVILAGE (USER & APPROVER)................................................................................26
4.6.1 Specification...........................................................................................................................................26
4.6.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................26
4.6.3 Screen Layout.........................................................................................................................................26
4.7 MASTER CREDIT PORTION ...................................................................................................... 27
4.7.1 Specification...........................................................................................................................................27
4.7.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................27
4.7.3 Screen Layout.........................................................................................................................................27
4.8 POINT REWARD MAINTENANCE................................................................................................ 28
4.8.1 Specification...........................................................................................................................................28
4.8.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................29
4.8.3 Screen Layout.........................................................................................................................................30
4.9 MONITORING POINT REWARD & CATALOG................................................................................32
4.9.1 Specification...........................................................................................................................................32
4.9.2 Workflow Diagram..................................................................................................................................32
4.9.3 Screen Layout.........................................................................................................................................32
4.10 APPROVAL........................................................................................................................... 34
4.10.1 Specification.........................................................................................................................................34
4.10.2 Workflow Diagram................................................................................................................................35
4.10.3 Screen Layout.......................................................................................................................................35
4.11 DAILY PROCESS.................................................................................................................... 36
4.11.1 Specification.........................................................................................................................................36
4.11.2 Workflow Diagram................................................................................................................................38
4.11.3 Screen Layout.......................................................................................................................................38
4.12 UTILITY................................................................................................................................ 38
4.12.1 Specification.........................................................................................................................................38
4.12.2 Workflow Diagram................................................................................................................................39
4.12.3 Screen Layout.......................................................................................................................................39
186451453.doc - 11/7/2013
Page 3 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

5. TABLE DEFINITION.................................................................................................................. 39
6. REPORTS USED....................................................................................................................... 39
7. REFERENCE DOCUMENTS..................................................................................................... 39
8. FOLLOW-UP ISSUES................................................................................................................ 39
9. SIGN OFF.................................................................................................................................. 40

186451453.doc - 11/7/2013
Page 4 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

1.

Point Reward System

GENERAL DESCRIPTION

1.1

FUNCTIONAL DESIGN SUMMARY

Reward System adalah system yang akan mengelola Reward yang diberikan oleh ACC kepada
Dealer maupun personilnya dalam bentuk Point Reward yang dapat ditukar dengan barang, uang
tunai, paket perjalanan ataupun lainnya sesuai product/program reward yang diikuti. System ini
memiliki master product/program reward dengan komponen pembatas (filter) & parameter nilai
pengukur/trace hold yang dapat dibuat & ditentukan sendiri oleh user (User define). System akan
melakukan proses perhitungan terhadap achievement yang dicapai oleh Dealer dalam jangka
waktu tertentu dengan perhitungan sesuai formula dan parameter product yang diikuti oleh
masing-masing Dealer. Hasilnya berupa Point yang dapat ditukarkan dengan uang tunai maupun
barang/hadiah melalui proses transaksi penukaran point. Reward System akan terintegrasi
dengan database AOL sehingga nilai perolehan/achievement Dealer (data aplikasi valid yang
golive)

dapat langsung diperhitungkan.

Nilai

Achievement

dan perolehan point akan

diakumulasikan dan disimpan dalam saldo point balance per product/program reward untuk setiap
Dealer/personil penerima reward. Proses perhitungan point dalam system ini tidak perlu lagi
melakukan proses penarikan data ASCI terlebih dahulu seperti yang dilakukan saat ini, karena
telah terintegrasi dengan database AOL.
Req. Ref.
001

Function name
Master Product

Requirement Description
Master product merupakan daftar program reward dengan parameter
tracehold yang dapat di define oleh user sesuai dengan nama program
reward. Setiap product di define parameter-parameter pembatas/trace

002

Master Parameter

hold, periode aktif, formula perhitungan point, dll.

Master Paramater merupakan daftar variabel / field yang terdapat di
dalam data aplikasi valid (golive) yang akan dijadikan sebagai komponen
pembatas/filter atau sebagai nilai trace hold untuk perhitungan perolehan

003

Master Dealer (Aktifasi)

point.
Master Dealer merupakan daftar dealer yang telah memiliki perjanjian
kerjasama dengan ACC dan ikut serta dalam program reward dengan
cara aktifasi dealer ke product reward yang ada di master product.
Master Dealer disini hanya melakukan aktifasi saja, karena master

004

Master Catalog

Dealer sudah diisi di menu master Dealer modul AA.

Master Catalog merupakan daftar barang/catalog yang dapat ditukar

005

Master Credit Portion

dengan point reward yg diperoleh Dealer.

Daftar penjualan Dealer baik yang tunai, kredit melalui ACC maupun
kredit diluar ACC. Data tsb diperoleh dari Dealer berupa file Excel yg

006
007
008

Master User Privillage

Master Approver Level
Transaksi Penukaran Point

kemuadian di upload ke dalam Master Credit Portion ini.

Master data User akses berdasarkan HO/Cabang dan level akses
Master data User level approval (Approver level)
Transaksi Penukaran Point Reward dengan Catalog, Non Catalog

009

Transaksi Adjustment Point

ataupun Uang Tunai

Transaksi Adjustment Point yang berfungsi menambah/mengurangi point

186451453.doc - 11/7/2013
Page 5 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

010

Transaksi Konversi Point

dengan user akses tertentu dan melalui proses approval.

Transaksi Konversi Point merupakan transaksi perubahan nilai point

011

Transaksi Mutasi Point

dikarenakan terjadinya perubahan parameter dalam product yg sama.

Transaksi Mutasi Point fungsinya adalah perubahan product satu ke
product lainnya sehingga merubah formula perhitungan point secara

012

Monitoring Point Reward

menyeluruh dan dibutuhkan proses perhitungan ulang keseluruhan.

Monitoring hasil perolehan point reward masing2 Dealer maupun
penerima reward (personilnya) berdasarkan Periode, Cabang, Product,
Dealer & penerima Reward. Monitoring dapat berupa report & view.

013

Proses Approval Transaksi

1.

Monthly Report (Point Balance Summary & History)

2.

Point Balance Statement

3.

Product history

4.

Catalog History

5.

Transaction History

6. dll
Menu proses Approval berdasarkan bucket masing2 user Approver
sesuai Kode SP (Cabang/HO) dan level approver.

Menu Point Reward System :

Menu

Sub Menu Level 1

Sub Menu Level 2

Master
Product

Add New

Master
Parameter

Add New

Sub Menu Level 3

Edit/Delete
Edit/Delete
Aktifasi Dealer

Master

Master
Dealer

Attach & De-Attach Product

Upload Credit Portion

Maintenance

Add New
Master
Catalog

Edit/Delete
Attach Product
De-Attach Product

Master
Privillage
Reward
Maintenance

Aktifasi User
Aktifasi Approver
Claim/Penukaran Point Reward

Point Reward
Maintenance

Adjustment Point
Konversi Point
Mutasi Point

Monitoring Point View & Print

Reward & Catalog Point Reward Balance
View & Print
Product & Catalog
186451453.doc - 11/7/2013
Page 6 of 40

By Branch, Product &

Dealer/Penerima Reward
By Product, Catalog

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Menu

Point Reward System

Sub Menu Level 1

Approval

Process

2.

Sub Menu Level 3

RO Approval

Approval by Bucket user

HO Approval

Approval by Bucket user

Daily Process
Calculate
Re-calculate

Utility

Sub Menu Level 2

Upload Data
External

Point Reward Calculate

By Branch & Date

Point Reward Re-calculate

By Branch, Dealer ,
Product, Periode

Upload Data Credit Portion by

Dealer

By Branch & Dealer

SYSTEM BOUNDARIES AND ASSUMPTION

1. Database dari AOL
2. Semua proses berjalan di AOL sehingga update data dapat dilakukan setiap hari secara
real time sesuai dengan perubahan yang terjadi di database.
3. Perhitungan perolehan point dilakukan setiap hari melalui proses harian (Daily process).
4. Menu bisa diakses dan dimodifikasi oleh

PIC yang ditunjuk sesuai dengan user

privileges.
3.

EXTERNAL INTERFACES & DEPENDENCIES

No.
1.

External Interfaces

186451453.doc - 11/7/2013
Page 7 of 40

Description

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

4.

FUNCTIONS SPECIFICATION

4.1

REWARD SYSTEM

4.1.1

SPECIFICATION

Point Reward System

Reward System merupakan system yang akan mengelola program Reward yang diberikan
kepada Dealer dalam bentuk Point yang dihitung berdasarkan Achievement Dealer dan
nilai parameter pembatas atau pengukur/trace hold yang di define oleh User/PIC di master
product.
Point yang diperoleh Dealer dapat ditukar dengan reward catalog berupa barang, paket
perjalanan atau uang tunai yang ada di master catalog sesuai product/program reward yang
diikuti Dealer yang telah memenuhi ketentuan/syarat2 yang ditentukan.
Point Reward juga bisa ditukar dengan barang lain yang tidak ada dalam catalog (Non
Catalog) dengan nilai/harga sesuai dengan nilai Point Value (PV) yang telah ditentukan di
setiap product/program reward.
Point Reward juga bisa di tukarkan dengan Uang tunai/Cash dengan nilai yang telah
ditentukan di master product untuk setiap pointnya (Cash point).
Reward System memiliki Master Data yang di maintain oleh user/PIC di HO Master Data
tsb adalah : Master Product, Master Parameter, Master Dealer, Master Catalog dan Master
User Privileges.
Setiap Product memiliki type & nilai parameter sesuai dengan formula pengukur/trace hold
masing-masing product/program reward.
Parameter berisi komponen nama parameter, type parameter dan Nilai Valid sebagai nilai
pembatas (Filter Value) atau nilai pengukur/harga per 1 point (Point Calculate)
Komponen parameter adalah komponen data yang selama ini dijadikan sebagai parameter
dalam pembatas/pengukur dalam perhitungan point, seperti : OTR, AF, UNIT, INTR, N/U,
dll)
Komponen parameter tsb adalah kode/nama field data yang ada dalam database AOL di
data aplikasi Valid yang telah di daftarkan di master parameter. Komponen tsb akan
didaftarkan di master parameter oleh user Help Desk sedangkan PIC hanya bisa memilih
komponen parameter yang sudah ada di master parameter.
Setiap aplikasi Customer yang valid dan Golive akan di proses perhitungan point
berdasarkan nilai achievement dealer dan nilai pengukur/trace hold (Nilai Valid) sesuai
product yang diikuti oleh dealer. Setiap perolehan point akan menambah perolehan saldo
point setiap Dealernya per product/program reward.
Reward system dapat mencetak laporan bulanan berupa Point Balance Statement
(Monthly) untuk setiap Dealer yg berisi nilai saldo awal point, mutasi point (perolehan
point/bulan, penukaran point maupun adjustment point) serta saldo akhit point.
Point Balance Statement juga berisi detail transaksi/aplikasi valid serta detail transaksi
penukaran point yang telah dilakukan selama bulan tsb..
186451453.doc - 11/7/2013
Page 8 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Reward System juga berfungsi untuk melakukan monitoring terhadap perolehan point
Dealer berdasarkan Dealer atau berdasarkan Cabang/Area yang diinginkan setiap harinya
selama proses harian (Daily process) dijalankan. Nilai saldo point adalah nilai saldo point /
bulan sampai dengan tanggal terakhir process.
Transaksi yang ada dalam Reward system adalah Transaksi Claim/Penukaran point reward,
Adjustment point (add saldo awal point, bonus point, koreksi point), transaksi konversi point
(mutasi/perpindahan point dari product satu ke product lainnya) serta transaksi approval.
Setiap transaksi penukaran point di cabang harus melalui proses transaksi approval yang
dilakukan oleh approver sesuai jenjang yang telah ditetapkan oleh User/PIC Help Desk.
Approval hanya bisa di akses oleh user/approver yang telah didaftarkan sebagai approver
oleh User/PIC Help Desk. Approval fungsinya untuk memberikan persetujuan terhadap
transaksi yang dilakukan oleh PIC cabang berupa transaksi Claim/Penukaran Point.
Sebelum transaksi disetujui (approved), maka transaksi yang telah di input oleh PIC di
cabang tidak akan di proses pengurangan point, sehingga saldo point belum akan
berkurang. Akan tetapi transaksi yang telah diinput oleh PIC Cabang akan disimpan jumlah
point penukarannya kedalam data outstanding point sebagai informasi jika dilakukan
penukaran point berikutnya. Hal ini agar tidak terjadi penukaran point berikutnya yang dapat
melebihi saldo point yang dimiliki.
Daily Process adalah proses harian yang harus dilakukan untuk perhitungan perolehan
point. Proses ini antara lain melakukan proses perhitungan point (Point Reward Calculate)
setiap product/program reward yg diikuti masing-masing Dealer. Data perhitungannya
diambil dari data aplikasi Valid di database AOL.
Hasil dari perhitungan point berupa perolehan point yang di akumulasi ke dalam saldo point
bulanan & saldo point total setahun per product per Dealer dan per Penerima Reward yang
dapat di view & print untuk monitoring terhadap perolehan point setiap dealer.
Perhitungan point yang berdasarkan nilai Amount (seperti : AF, OTR, INTR, dll) bisa terjadi
menghasilkan nilai sisa amount yg belum cukup untuk 1 point. Nilai sisa tsb akan di simpan
dalam saldo sisa yang akan diakumulasikan pada transaksi berikutnya untuk perhitungan
point berikutnya (nilai sisa achievement tidak hilang).

186451453.doc - 11/7/2013
Page 9 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.1.2

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
WORKFLOW DIAGRAM

X-Ref
1.1

Process Flow Step

[Maintenance Master]

1.2

[Aktifasi Dealer]

1.3

[Daily Proses]

1.4

[Maintenance Point Reward]

1.5

[Proses Claim]

2.1
2.2

[Proses Jual/Beli]
[Proses Aplikasi Permohonan
Pembiayaan]
[Proses Administrasi Aplikasi, Survey
dan Approval ACC]
[Go Live]

2.3
2.4

186451453.doc - 11/7/2013
Page 10 of 40

Point Reward System

Business Validation Rules

Proses maintenance (Add New, Edit, Delete) master data Product
Reward, Parameter, Catalog, Dealer & User.
Dealer yang telah terdaftar di ACC dan sudah ada datanya di
master Dealer di database AOL harus di aktifasi dan di update
berdasarkan Group Dealer. Dealer mengajukan form
pendaftaran/pernyataan ikut serta dalam product reward, setelah
itu di aktifasi & di attach ke product yg ingin diikuti.
Proses harian yaitu proses perhitungan Point Reward
berdasarkan data aplikasi valid (Go Live) di database AOL.
Proses Maintenance Point Reward selain transaksi adjustment
point & claim penukaran point juga mencetak laporan saldo point
bulanan / Dealer (Point Balance Monthly Statement) yang
dikirimkan kepada penerima reward (Dealer)
Dealer dapat menukarkan point yg diperolehnya dengan reward
berupa barang, paket perjalanan ataupun uang tunai sesuai
catalog masing2 product reward yg diikutinnya. Dealer harus
mengisi form penukaran point yg ada di point balance monthly
statement yg diterimanya. Form permohonan penukaran reward
diisi dan diajukan kepada cabang ACC untuk diproses.
Proses transaksi Jual/Beli antara Customer dengan Dealer.
Proses Aplikasi pembiayaan diajukan Dealer setelah menerima
dokumen2 pendukung dari customer.
Proses Administrasi Aplikasi pembiayaan, survey dan Approval
dilakukan oleh ACC.
Jika aplikasi disetujui, maka aplikasi dinyatakan Go Live dan data
aplikasi valid dan akan di update ke database AOL dan
selanjutnya proses di Account Maintenance (AM).
Jika tidak disetujui proses selesai.
Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.1.3

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
SCREEN LAYOUT

Point Reward System

N/A
4.2

MASTER PRODUCT

4.2.1

SPECIFICATION
Master product adalah menu yang berfungsi untuk menciptakan product/program reward
yang diberikan kepada Dealer maupun personilnya (Direktur, GM, AM/KAWIL, KACAB,
ADH, Supervisor, Salesman)
Master Product dibagi menjadi 2 Type product yaitu : Nasional/Local

Product Type Nasional adalah product/program reward yang berlaku untuk

seluruh cabang (Nasional) dengan parameter pengukur/trace hold, periode
aktif maupun product catalog yang sama. Product dgn type Nasional di
buat/Edit (ADD/EDIT) oleh PIC di HO dan bisa di akses oleh seluruh cabang.

Product Type Local adalah product/program reward yang hanya berlaku di

cabang tertentu saja. Dan product tsb hanya bisa di akses sesuai kode
cabang yang telah ditentukan di data master product tsb. Product dgn type
Local di buat/edit (ADD/EDIT) oleh PIC di HO berdasarkan proposal dari
Dealer yang diajukan dan disetujui oleh cabang. Setiap membuat Product
type Local, PIC di HO harus memasukan kode Cabangnya agar product tsb
hanya bisa di akses oleh cabang tsb saja, sedangkan cabang lain tidak dapat
akses ke product tsb. Contohnya adalah product-product IJON yang diinput
berdasarkan proposal yang

diajukan oleh Dealer ke cabang dengan

melengkapi persyaratan2 yang telah ditentukan (misalkan : surat perjanjian

hutang, FC cover tabungan, Faktur asli, NPWP Perusahaan, dll).
Setiap product yang baru di buat default statusnya adalah Open yang artinya masih bisa
diedit maupun dihapus.
Jika product sudah memasuki masa aktifnya, maka satatusnya berubah menjadi Golive
(Aktif), dan data sdh tidak dapat diedit ataupun dihapus, hal ini agar tidak terjadi
kesalahan perhitungan masa yang telah lewat. Apabila terpaksa harus diedit atau
dihapus, maka proses tsb harus dilakukan oleh Help Desk dengan menggunakan fasilitas
utility untuk melakukan recalculate point berdasarkan product/program reward tertentu.
Product akan expired/non aktif jika masa aktifnya telah habis atau dengan cara manual,
dengan menggunakan fasilitas tombol terminate periode aktif secara manual yang hanya
bisa dilakukan oleh User dengan akses khusus di HO (Misalkan : Help Desk).
Masing-masing product memiliki parameter pengukur yang bisa berbeda-beda. Parameter
bisa di define oleh user sesuai komponen parameter yg telah terdaftar di Master
Parameter.
Perhitungan point bisa 1 nilai (Single Value) atau lebih dari (>) 1 nilai (Multiple Value)
contoh perhitungan dengan Multiple Value bisa di lihat Fig 4.2.3-2
186451453.doc - 11/7/2013
Page 11 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Di Form Master Product juga bisa langsung mengaktifkan Dealer2 yang mengikuti product
reward tersebut dengan cara menekan tombol Aktif Dealer dan akan tampil form daftar
Dealer yang terdaftar dgn status Aktif (lihat Fig 4.2.3-3).
Penerima Reward bisa Cuma 1 (satu) utk setiap product atau bisa > 1 dgn persentasi
sesuai pembagian yang di define jika tombol penerima reward di tekan. (lihat Fig 4.2.3.4)
Di Form Master Product juga bisa langsung mendaftarkan bentuk Reward Catalog untuk
product reward tersebut dengan cara menekan tombol Catalog dan akan tampil form
daftar Catalog (lihat Fig 4.2.3-5).
Parameter setiap product bisa di define oleh user dengan syarat parameter yang akan
digunakan sebagai komponen pembatas maupun pengukur sudah ada dalam master
parameter. Apabila parameter yang akan digunakan user tidak terdaftar di master
parameter, maka user harus mengajukan terlebih dahulu parameter baru tsb kepada IT
Dept untuk didaftarkan di master parameter.

4.2.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

186451453.doc - 11/7/2013
Page 12 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

4.2.3

Point Reward System

SCREEN LAYOUT
Contoh Parameter dengan Single Point

Fig 4.2.3- 1
Contoh parameter dengan Multiple Point)

Fig 4.2.3- 2

186451453.doc - 11/7/2013
Page 13 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Contoh Parameter Matrix Point (contoh Unit vs %MSCP)

186451453.doc - 11/7/2013
Page 14 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Fig 4.2.3- 3
Penerima Reward = Set By Dealer

Fig 4.2.3- 4

186451453.doc - 11/7/2013
Page 15 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Fig 4.2.3- 5

Fig 4.2.3- 6

186451453.doc - 11/7/2013
Page 16 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Field name
NAMA_PRODUCT

Description
Nama Product / Program Reward.

Mand
Yes

KODE_PRODUCT
STATUS

Kode Produk(automatic number)

Status Product/Program Reward.
(Open/Golive/Expired)
Open = belum aktif, masih open
Golive = Sudah aktif/sedang berjalan
Expired = Sdh tidak aktif
Product type Local/Nasional. Product type
Local berlaku di cabang tertentu saja
sedangkan type Nasional berlaku untuk
seluruh cabang.
Kode Cabang hanya diisi jika product type
Local yg hanya berlaku di satu cabang seperti
product2 IJON, sebagai filter agar data
product tsb hanya terlihat dan bisa di akses
oleh cabang tsb. Jika berlaku utk seluruh
cabang maka diisi dgn dan otomatis akan
dpt di akses oleh semua cabang.
Kode Penerima Reward sesuai table penerima
reward (TABEL INSENTIF) atau jika blank
artinya penerima reward bisa lebih dari 1
(satu) sesuai persentasi masing2 personil dan
masing2 Dealer.
Tanggal awal Periode Aktif (Mulai berlakunya
produk/program reward)
Tanggal akhir Periode Aktif (Akhir berlakunya
produk/ program reward)
Catalog type untuk pilihan yang boleh
dilakukan dalam penukaran point.
1. By Catalog artinya penukaran point
berdasarkan daftar catalog.
2. Non Catalog artinya penukaran point
dengan barang lain yg tdk ada dalam
daftar Katalog dgn perhitungan harga
barang sesuai nilai PV (Point Value)
3. Cash artinya penukaran point dengan uang
tunai. Setiap 1 point di tukar dgn nilai
cash point yg telah ditentukan.
PV (Point Value) adalah suatu nilai yang
diberikan untuk setiap 1 point apabila
penukaran point dengan barang yang tidak
terdaftar dalam product catalog (Non
Catalog) maka harga barang sesuai jumlah
point yg akan ditukar x Nilai PV ini.
Cash Point adalah nilai yang ditentukan untuk
penukaran point dengan uang tunai. Harga 1
point = nilai Cash Point tsb.

Yes
Yes

Target minimum pencapaian / achievement

Dealer sebagai batas minimum perhitungan
point. Nilai yang dapat dijadikan sebagai
target pencapaian adalah MSCP, MSTR, UNIT,
AF. Dimana untuk nilai MSCP & MSTR.
MSCP = UNIT valid / CP x 100%
MSTR = UNIT valid / DO x 100%
CP & DO adalah nilai data external dari
Dealer yang akan di upload melalui menu

No

PRODUCT_TYPE

KODE CABANG

PENERIMA
REWARD

PERIODE FROM
PERIODE TO
CATALOG TYPE

Nilai PV

CASH POINT

TARGET DEALER

186451453.doc - 11/7/2013
Page 17 of 40

Validation
Unique/Tidak boleh
duplicate
Pilihan : Open,
Golive, Expired

Yes

Hanya boleh diisi

dengan
Local/Nasional.

No

Kode Cabang harus

sesuai dengan kode
cabang yang sdh
ada di AOL

Yes

Yes

No

PERIODE FROM >=

TODAY
PERIODE TO >
PERIODE FROM
Beri tanda

No

Nilai PV > 0

No

Jika Field CashPoint

di Catalog Type di
beri tanda (), Cash
Point > 0
Beri tanda dan isi
nilai target sebagai
default target
setiap Dealer.

Yes

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Field name
REMARKS

PARAMETER

FLAG_AKTIF
PARAMETER
TYPE

Point Reward System

Description
Utility.
Field untuk penjelasan lebih detail mengenai
product/program reward.
Kode & Nama Parameter yang telah
didaftarkan di Master Parameter sebagai
komponen pengukur/trace hold untuk
menghitung point/Reward.
Parameter yang akan digunakan harus di beri
tanda agar di gunakan dalam proses
perhitungan point.
Parameter type adalah untuk menentukan
nilai dari parameter tsb.
1= Filter Value (sebagai nilai filter, jika nilai
sesuai maka proses dilanjutkan, jika tidak
maka transaksi di abaikan)
2= Point Calculate (sebagai nilai achievement
yang akan digunakan untuk perhitungan point
yg diperoleh)

Mand

Validation

No
Yes

Yes
Yes

Parameter harus
sudah di masukkan
ke dalam data
Master Parameter.
Beri tanda (Aktif)
atau biarkan kosong
jika tdk aktif.
Pilihan :
1=Filter Value
(Default)
2=Point Calculate

Single/Muliple

Jika Parameter Type diatas adalah:

No
1=Filter Value, maka jika pilih Single artinya
hanya 1 nilai sebagai filternya, akan tetapi
jika pilih Multiple artinya ada > 1 yang
dijadikan filternya.
2=Point Calculate, maka Jika dipilih Single
artinya 1 Nilai achievement untuk 1 Point,
akan tetapi jika pilih Multiple, maka artinya
point yg diperoleh progresif berdasarkan nilai
minimum dan maximum yang diperoleh sesuai
tabel isiannya (lihat Fig 4.2.3-2)

Pilihan :
1=Single (Default)
2= Multiple.

NILAI VALID

Jika Parameter Type adalah :

1=Filter Value, maka NILAI VALID adalah nilai
untuk parameter yg akan dijadikan sebagai
filter transaksi (contoh parameter N/U diisi
dengan 1 artinya hanya proses data transaksi
yang N/U=1 (Used Car)
2=Point Calculate, maka NILAI VALID adalah
Harga/Nilai untuk 1 pointnya.

Diisi sesuai dengan

parameter type dan
nilai dari
parameternya.
Misalkan N/U diisi
dengan 0 = New Car
atau 1= Used Car.

Button
Aktif Dealer
Catalog
Save
Cancel

No

Mengaktifkan dealer-dealer yang ikut serta

dalam program reward/product ini. Open
Window Aktif Dealer (Fig 4.2.3-3 & 4.2.3-4)
Mengisi data catalog reward untuk program
reward/product ini. Open Window Product
Catalog (Fig 4.2.3-5 & 4.2.3-6)
Simpan Data
Batal.

4.3

MASTER PARAMETER

4.3.1

SPECIFICATION
Master Parameter merupakan data-data berupa nama field yang akan dijadikan sebagai
variabel filter/pembatas atau variabel pengukur/trace hold dalam proses perhitungan point
masing2 product reward.

186451453.doc - 11/7/2013
Page 18 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Parameter yang di daftarkan disini harus merupakan field/komponen data yang sudah ada
dalam system AOL. Contohnya yang selama ini telah digunakan adalah sbb : AF (Amount
Finance), UNIT (Jumlah Unit Kendaraan), N/U (New/Used), dll.
Master Parameter ini di daftarkan oleh IT Dept (Help Desk) berdasarkan field data aplikasi
valid yang ada di database AOL yang bisa digunakan sebagai parameter pengukur/trace
hold.
Field-field data yang akan dijadikan parameter adalah field yang berhubungan dengan data
aplikasi valid seperti contohnya : NO_OF_UNIT, TENOR, FLEET, VEHICLE_BRAND,
VEHICLE_TYPE, VEHICLE_MODEL, FLAG_NEW_USED, AF_HO, AF_RO, AMT_OTR,
AMT_DOWNPAYMENT, AMT_INSTALLMENT, AMT_TOT_INT.
Setiap parameter memiliki Field Code, Field Type & Field Digit yang akan disediakan oleh
tim development sesuai atribut data tsb dalam database AOL.
Informasi parameter Field Code, Field Type & Field Digit diperlukan agar system dapat
mengenali data yang akan di ambil nilainya untuk dilakukan proses filter maupun kalkulasi
sesuai nilai parameter yang ditentukan oleh user di master product.
Daftar Parameter yang akan digunakan terlampir.
4.3.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

4.3.3

SCREEN LAYOUT

Fig 4.3.3- 7
Field name
KODE
186451453.doc - 11/7/2013
Page 19 of 40

Description
Kode Parameter diambil
parameter file aplikasi valid

dari

Mand
tabel Yes

Validation
KODE
tidak
kosong

boleh

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Field name
DESCRIPTION
FIELD CODE

FIELD TYPE
FIELD Digit

Button
Save
Cancel

186451453.doc - 11/7/2013
Page 20 of 40

Point Reward System

Description
Keterangan parameter sesuai field data
aplikasi valid.
Kode field adalah kode/nama field yang
ditentukan oleh tim development yang
akan dikenali oleh system untuk
melakukan proses
pembacaan/pengambilan isi/nilai dari
field yang dimaksud.
Tipe data dari field tersebut
(Alphanumeric/Numeric)

Mand
No

Jumlah digit/Character pada field sesuai

jumlah digit/character dlm database.

Yes

Validation

Yes

Yes

Pilih Alpha
(Alphanumeric) atau
Numeric (Angka)
Pilih 1-12 sesuai
masing2
parameter/field
datanya.

Simpan Data
Batal.

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

4.4

MASTER DEALER

4.4.1

SPECIFICATION

Point Reward System

Master Dealer adalah data-data Dealer yang telah terdaftar di database AOL.
Data Dealer (kode dan nama dealer) diambil dari master Dealer yang sudah ada di
database AOL, sehingga di menu ini user/PIC hanya memilih dealer dari master dealer
yang sudah ada untuk di aktifasi dan di attach ke product/program reward yang akan diikuti.
Untuk bisa mengikuti product/program Reward tertentu maka setiap Dealer harus di
aktifasi terlebih dahulu ke product/program reward yang akan diikutinya (Attach
Product). Dan Juga dapat di non aktifkan dengan cara De-Attach Product.
Setiap Dealer memiliki struktur jabatan sesuai dengan skema yang sdh ada di Master
Dealer database AOL. Sehingga penerima reward dapat di bagi/split sesuai dengan
persentasi (%) penerima reward yg dapat di define di setiap product reward.
Sebagian Dealer telah memiliki data penjualan berupa SPK, DO & Unit Credit yang dapat
di upload ke dalam database untuk diperhitungkan menjadi nilai Credit Portion (CP).
Nilai Credit Portion (CP) adalah nilai persentasi (%) Credit antara jumlah unit kredit
melalui ACC dengan jumlah unit kredit keseluruhan. Data jumlah unit kredit keseluruhan di
peroleh dari Dealer berupa data dalam format file microsoft excel dengan kolom sbb :
-

Kode Dealer

SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) Regular & Commercial

DO (Delivery Order) Regular & Commercial

Unit Credit Regular & Commercial

Kode Dealer harus sesuai dengan kode Dealer yg ada di database AOL
SPK adalah jumlah Surat Pemesanan Kendaraan yg dikeluarkan oleh Dealer baik SPK
untuk ACC ataupun SPK untuk selain ACC.
DO adalah jumlah DO (Delivery Order) yg dikeluarkan oleh Dealer baik penjualan kredit
maupun penjualan tunai sesuai dgn type unitnya masing (Regular atau Commercial).
Unit Credit adalah jumlah total Unit penjualan secara kredit baik melalui ACC maupun
pihak leasing lainnya.
Data tsb diatas di upload ke dalam database untuk di proses perhitungan dengan data Unit
Valid (Unit Credit melalui ACC) dengan formula perhitungan sbb :
1. %MSCP = Unit Valid / Unit Credit x 100%
2. %MSTR = Unit Valid / DO x 100%
Data akan dirinci berdasarkan type Unit yaitu Regular & Komersial.
4.4.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

186451453.doc - 11/7/2013
Page 21 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.4.3

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
SCREEN LAYOUT

Point Reward System

Group
Deale
r

4.4.3- 8

4.4.3- 9

186451453.doc - 11/7/2013
Page 22 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

4.4.3- 10

4.4.3- 11

186451453.doc - 11/7/2013
Page 23 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Field name
DEALER GROUP

Description
Mand
Diisi dengan kode & nama group Yes
dealer.

Group/Non Group

Pilihan Group/Non Group

Yes

OWNER GROUP
ALAMAT
KOTA
PHONE NO
HP NO
KODE CABANG
KODE DEALER

Nama Pemilik/Direktur Group

Alamat Kantor Group Dealer
Kota dari kantor Group Dealer
No telepon kantor
No Handphone Owner Group
Kode cabang dari Dealer
Kode Dealer diambil dari master
Dealer di AOL database. Link ke
master Dealer. Zoom untuk pilih
dari window Dealer.
Nama Dealer akan otomatis terisi
sesuai nama Dealer yang ada di
Master Dealer AOL.

No
No
No
No
No
Yes
Yes

NAMA DEALER
Button
Attach
/
DeAttach Product
Save
Cancel
4.5

MASTER CATALOG

4.5.1

SPECIFICATION

No

Validation
Kode group & nama group
tidak boleh kosong dan tidak
boleh sama (duplicate)
Pilih salah satu Group/Non
Group

Kode harus terdaftar di master

dealer di AOL database.
Nama Dealer sesuai kode
Dealer yang di isi dan sesuai
Master Dealer

Attach / De-Attach ke Product

Reward yang diikuti oleh Dealer
Simpan Data
Batal.

Master Catalog merupakan daftar Catalog berupa barang, uang tunai, paket perjalanan, dll
yang dapat ditukarkan dengan point yang diperoleh Dealer.
Setiap Catalog memiliki nilai/jumlah point penukaran yang di define oleh user/PIC.
Setiap catalog memiliki status masing2 (Available/ Discontinue)
Daftar Catalog di bagi menjadi 4 Type : SILVER, GOLD, PLATINUM & ULTIMA.
Data catalog reward dapat di define sendiri oleh PIC user dan bisa di attach ke beberapa
product (satu reward catalog bisa digunakan oleh > 1 product reward).
4.5.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

186451453.doc - 11/7/2013
Page 24 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.5.3

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
SCREEN LAYOUT

Point Reward System

Fig 4.5.3- 12

Fig 4.5.3- 13
Field name
CATALOG#
BENTUK REWARD

TYPE
POINT
UNIT
STATUS

Description

Mand

Kode Catalog
Nama/bentuk Reward yang akan
ditukar dengan point, bisa dalam
bentuk barang, paket perjalanan,
sejumlah uang, dll
Type / klasifikasi Reward
Jumlah Point untuk bisa ditukarkan
dengan catalog reward tersebut.
Jumlah Unit reward tersebut
Status dari Reward tersebut

Validation

Yes
Yes

Tidak boleh kosong

Tidak boleh kosong

No
Yes

A-D
Tidak boleh 0 (>0)

Yes
Yes

Tidak boleh 0 (Default=1)

1=Available,
2=Discontinue

Button
186451453.doc - 11/7/2013
Page 25 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Field name

Point Reward System

Description

Mand

Validation

Upload

Upload daftar catalog dari external

file
Attach
/
De- Attach / De-Attach Reward ke daftar
Attach Product
catalog di Product Reward yang di
inginkan.
Save
Simpan Data
Cancel
Batal.
4.6

MASTER PRIVILAGE

4.6.1

SPECIFICATION

(USER & APPROVER )

Master User Privileges adalah daftar otorisasi user dalam mengakses menu Reward
System
Menu Master User Privilage ini untuk menambah, menghapus atau mengganti User &
privilledge berdasarkan Menu, Sub Menu, Area (HO/Branch), serta berdasarkan jabatan
User.
Master User Privilage ini hanya akan di maintain oleh Help Desk di IT Dept sesuai
permintaan & approval dari user yg berwenang.
Master Approver adalah daftar user/PIC yang memiliki akses untuk melakukan approval
terhadap transaksi penukaran point, Adjustment, Konversi maupun Mutasi Point
Master Approver ini di maintain oleh masing2 cabang maupun HO.
Setiap cabang/HO memiliki user akses (Admin) sendiri untuk melakukan maintenance
terhadap master approver ini.
4.6.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

4.6.3

SCREEN LAYOUT

186451453.doc - 11/7/2013
Page 26 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.7
4.7.1

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
MASTER CREDIT PORTION

Point Reward System

SPECIFICATION
Credit Portion adalah nilai persentasi (%) Credit antara jumlah unit kredit melalui ACC
dengan jumlah unit kredit keseluruhan. Data jumlah unit kredit keseluruhan di peroleh dari
Dealer berupa data dalam format file microsoft excel dengan kolom sbb :
-

Kode Dealer

SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) Regular & Commercial

DO (Delivery Order) Regular & Commercial

Unit Credit Regular & Commercial

Kode Dealer harus sesuai dengan kode Dealer yg ada di database AOL
SPK adalah jumlah Surat Pemesanan Kendaraan yg dikeluarkan oleh Dealer baik SPK
untuk ACC ataupun SPK untuk selain ACC.
DO adalah jumlah DO (Delivery Order) yg dikeluarkan oleh Dealer baik penjualan kredit
maupun penjualan tunai sesuai dgn type unitnya masing (Regular atau Commercial).
Unit Credit adalah jumlah total Unit penjualan secara kredit baik melalui ACC maupun
pihak leasing lainnya.
Data tsb diatas di upload ke dalam database untuk di proses perhitungan dengan data Unit
Valid (Unit Credit melalui ACC) dengan formula perhitungan sbb :
3. %MSCP = Unit Valid / Unit Credit x 100%
4. %MSTR = Unit Valid / DO x 100%
Data akan dirinci berdasarkan type Unit yaitu Regular & Komersial.
4.7.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

4.7.3

SCREEN LAYOUT

186451453.doc - 11/7/2013
Page 27 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
POINT REWARD MAINTENANCE

4.8
4.8.1

Point Reward System

SPECIFICATION

Point Reward maintenance fungsinya untuk melakukan transaksi terhadap perolehan point
yaitu :
Claim/penukaran point reward,
Adjustment point
Konversi point
Mutasi Point
Transaksi Claim/Penukaran Point Reward adalah transaksi penukaran point dengan reward
catalog sesuai saldo point product/program reward. Transaksi ini yang dilakukan oleh PIC di
cabang atas permohonan Dealer melalui form penukaran point.
Dealer mengajukan permohonan dengan mengisi form penukaran point melalui cabang.
Setiap permohonan harus di entry oleh PIC di cabang kemudian dilakukan proses approval
oleh approver yang telah di setting berdasarkan jenjang approval di cabang maupun di HO
Approver 1 adalah Kepala Cabang (Branch Manager)
Setelah di setujui dan di tanda tangani oleh kepala cabang, maka bila saldo point mencukupi
PIC akan mengajukan ke kantor pusat, akan tetapi bila saldo point tidak mencukupi/kurang
maka harus diajukan persetujuan/ approval terlebih dahulu oleh Approver 2 yaitu Area
Manager (RRSH).
PIC di HO menerima dokumen penukaran point dari seluruh cabang, dan melakukan
pengecekan terhadap claim/penukaran : saldo point, ketersediaan barang/catalog yang
diajukan. Form Claim/penukaran point yang telah lengkap dan ketersediaan barang tidak ada
masalah, maka PIC melakukan rekap untuk diajukan kepada approver 3 yaitu Brand Manager
untuk proses approval.
Untuk Claim/penukaran yang bermasalah (dokumen tdk lengkap, ketersediaan barang katalog
tdk tersedia) akan di konfirmasi terlebih dahulu ke cabang atau di kembalikan ke Dealer untuk
di perbaiki/disesuaikan.
Bila penukaran point terdapat penyimpangan seperti saldo tidak mencukupi atau penukaran
point dengan barang yg tdk sesuai dgn daftar katalog (non catalog) atau penukaran point
dengan uang tunai, maka selain approval oleh Approver 3 (Brand Manager), maka juga harus
dilakukan approval oleh Approver 4 (RRSDH) & Approver 5 (MDH/Marketing Head) di HO.
PIC di HO akan mengirimkan pengajuan yang telah mendapatkan approval secara lengkap
kepada bagian GA untuk pengadaan barang yang di ajukan dalam daftar penukaran point.
Claim penukaran point yang telah di approval secara lengkap akan masuk dalam bucket point
reward untuk di monitoring pengadaan & penyerahan barangnya oleh PIC di cabang maupun
di HO.
Transaksi Adjustment Point adalah transaksi dengan otoritas khusus untuk melakukan
penambahan/pemotongan saldo point yang diperoleh Dealer dengan type adjustment : bonus
point, koreksi point, dll.
186451453.doc - 11/7/2013
Page 28 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Transaksi Konversi Point adalah transaksi perubahan product/program reward yang diikuti
dealer. Hal tsb disebabkan sesuatu hal sesuai kesepakatan. Misalkan : Dealer sebelumnya
mengikuti product/program reward Gold Reward dgn masa 3 bulan, kemudian dealer
mengajukan perubahan product/program reward Gold Reward dgn masa 3 bulan menjadi 6
bulan, sehingga perlu dilakukan proses konversi dengan perhitungan ulang point perolehannya
sehingga saldo point (point balance) harus di hitung ulang (Re-calculate) sesuai parameter
product yang baru.
Transaksi Mutasi Point adalah transaksi perubahan product/program reward yang diikuti
dealer. Hal tsb sama seperti transaksi konversi yg disebabkan sesuatu hal sesuai
kesepakatan. Misalkan : Dealer sebelumnya mengikuti product/program reward Gold Reward
dgn masa 3 bulan, kemudian dealer mengajukan perubahan product/program reward Gold
Reward dgn masa 3 bulan menjadi 6 bulan, sehingga perlu dilakukan proses konversi dengan
perhitungan ulang point perolehannya sehingga saldo point (point balance) harus di hitung
ulang (Re-calculate) sesuai parameter product yang baru.
Perbedaan antara Konversi Point vs Mutasi Point adalah : proses re-calculate setelah
transaksi konversi point dari awal mengikuti program untuk Konversi Point sedangkan Mutasi
Point tidak akan dilakukan perhitungan (Recalculate) point rewardnya tetapi melanjutkannya
dgn parameter yang baru.
4.8.2

WORKFLOW DIAGRAM
Proses Claim/Penukaran Point Reward & Approval di Cabang

186451453.doc - 11/7/2013
Page 29 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

4.8.3

Point Reward System

SCREEN LAYOUT
Transaksi Claim/Penukaran Point Reward

186451453.doc - 11/7/2013
Page 30 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Diganti dgn
Jumlah Point

Transaksi Adjustment Point

Transaksi Konversi point

186451453.doc - 11/7/2013
Page 31 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

4.9

MONITORING POINT REWARD & CATALOG

4.9.1

SPECIFICATION

Point Reward System

Monitoring point reward & catalog adalah untuk dapat melakukan monitoring perolehan
point reward setiap dealer setiap hari dengan melakukan view/print saldo point dan mutasi
point berdasarkan Dealer/Cabang maupun Region/Area.
Menu ini juga dapat memberikan laporan saldo point bulanan (Monthly Statement) per
Dealer per product berupa Point Balance Statement untuk dikirimkan kepada penerima
reward dalam hal ini dealer
Menu ini dapat di akses oleh cabang agar dapat melakukan pencetakan Point Balance
Statement sendiri setiap bulannya.
Informasi Catalog juga bisa di monitoring oleh cabang dengan cara view ataupun print
berdasarkan productnya dan statusnya (aktif/non aktif), Availability (Ready stock,
Discontinue), Expiry Date.
Data Saldo Point Reward bisa di export ke file ASCI untuk dipergunakan/diolah oleh user
menjadi report dalam format berbeda.
Contoh Point Balance Statement monthly terlampir.
4.9.2

WORKFLOW DIAGRAM
N/A

4.9.3

SCREEN LAYOUT
Report By Program

186451453.doc - 11/7/2013
Page 32 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Note : contoh Report diatas hanya sampai bulan Maret, tetapi sebenarnya Kolom bulan adalah
Januari s/d Desember (setahun)

Report By Dealer

Note : contoh Report diatas hanya sampai bulan Maret, tetapi sebenarnya Kolom bulan adalah
Januari s/d Desember (setahun)

Report Transaksi Claim By Product

186451453.doc - 11/7/2013
Page 33 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Report Transaksi Adjustment

Note :
Report Transaksi Konversi & Mutasi Formatnya seperti Report Transaksi Adjustment, hanya
saja kolomnya di sesuaikan dengan yang ada di transaksi Konversi & Mutasi.
4.10

APPROVAL

4.10.1 SPECIFICATION
Approval adalah proses persetujuan pejabat/user tertentu terhadap setiap transaksi
Claim/penukaran point reward, Adjustment Point, Konversi dan Mutasi Point.
User approval harus di daftarkan terlebih dahulu di tabel approver sesuai dengan
jenjang/level otorisasinya antara 1-5. Selain level otorisasi juga di tentukan kode
masing-masing cabang /kode HO.
Jenjang Otorisasi approval saat ini sbb :
- Approval di Cabang :
i.
Approver Level 1
: Branch Manager
ii.
Approver Level 2 (*)
: Area Manager
- Approval di HO :
i.
Approver Level 1
: Brand Manager
ii.
Approver Level 2 (*)
: RRSDH
iii.
Approver Level 3 (*)
: MDH
(*) Untuk approval transaksi Claim Penukaran Point Reward , Approver Level 2 Level 3
aktif hanya jika transaksi claim Point Reward terdapat penyimpangan / kondisi tdk
normal, seperti : point minus, penukaran point dgn uang tunai, penukaran point non
catalog.
User Approver di daftarkan di master approver berdasarkan cabang masing-masing atau
HO dengan memasukan kode cabangnya.
Setiap Approver harus ditentukan level approver dengan level terendah adalah 1 (satu)
dan level tertinggi adalah 5 (lima).

186451453.doc - 11/7/2013
Page 34 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.10.2

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
WORKFLOW DIAGRAM

Point Reward System

4.10.3 SCREEN LAYOUT

186451453.doc - 11/7/2013
Page 35 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

Note :

4.11

Bucket Approval Brand Manager, RRSDH & MDH sama seperti Bucket Approval Area
Manager, hanya saja semua Area & Cabang ditampilkan.
Bucket Approval Adjustment, Konversi & Mutasi sama halnya dgn bucket Claim
tetapi kolomnya di sesuaikan dgn informasi transaksi masing2.

DAILY PROCESS

4.11.1 SPECIFICATION
Daily process merupakan proses yang dilakukan setiap hari yang berfungsi melakukan update
data perolehan point. Proses ini dilakukan setelah data ASCI telah di terima dari AOL system
yang merupakan hasil proses harian di AOL system. Data ASCI ini kemudian di proses oleh
Reward System untuk diolah menjadi data-data yang dibutuhkan oleh Reward System untuk
dilakukan perhitungan point yang kemudian di akumulasikan dengan perolehan point
terakhir. Proses ini juga menghitung point yang telah ditukar di hari tsb untuk mengurangi
saldo point per Dealer untuk setiap product reward yang diikuti.
Hasil dari proses harian ini berupa data Saldo Point Balance Setahun (Point Balance) dan
Detail transaksi point per transaksi (Point History). Dalam data Saldo Point Balance disimpan
Saldo Achievement/bulan, Point Reward/bulan dan juga data saldo sisa achievement yang
belum mencukupi untuk di konversi menjadi point. Data saldo sisa achievement ini disimpan
untuk perhitungan bulan berikutnya.
Berikut Contoh Data Saldo Point Balance Setahun dengan Parameter AF 100 juta / 1
Point.
Dealer
: 011360000004 ASCO PRIMA MBLNDO JKT FTM
Product : BETA-00001
BETA POINT REWARD
Person
A1
A2
An
P1 P2 Pn P-total

S1

S2

2
2
3

70000000
90000000
30000000

50000000
40000000
0

P-total

S1

S2

Sn

Data Point Reward by Dealer

Dealer
: 011360000004 ASCO PRIMA MBLNDO JKT FTM
Product
A1
A2
An
P1 P2 Pn P-total

S1

S2

Sn

S001 SALES 1
S002 SALES 2
S003 SALES 3
Dstnya

170000000
90000000
230000000

80000000
150000000
70000000

1
0
2

1
2
1

Data Point Reward by product

Product : BETA-00001
BETA POINT REWARD
Dealer
A1
A2
An
P1 P2

Pn

Sn

Dealer A
Deaer B
Dealer C
Dstnya

BETA POINT
LAS VEGAS
GOLD
Dstnya

An = Nilai Achievement bulan ke n

Pn = Point Reward bulan ke n
P-total = Point Reward setahun (P1+P2+P3+ ... +P12)
Sn = Nilai sisa achievemen bulan ke n
X = Nilai parameter AF untuk per 1 point = 100 juta (100 juta/1 point)
Formula :
186451453.doc - 11/7/2013
Page 36 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

P(n) = (A(n)+S(n-1)) / X
S(n) = (A(n)+S(n-1)) MOD / X
DAILY PROCESS ROUTINE PROCEDURE :
#Looping on data Aplikasi Valid AOL
IF (Date GOLIVE = Date Process)
#Looping data Master Product Parameter ONLY PARAMETER_STATUS = TRUE (AKTIF)
#Cek PARAMETER_TYPE = 1 (Filter Value)
IF X = Y
PARAMETER_FILTER = TRUE
ELSE
PARAMETER_FILTER = FALSE
ENDIF
IF PARAMETER_FILTER = TRUE
#Cek PARAMETER_TYPE = 2 (Point Value)
IF PARAMETER_TYPE = 2 (Point Value)
#Akumulasikan Nilai Saldo bulan ini
A = Y1+Y2+Y3+Y4+ .....+ dst
POINT(n) = ( A + SISA(n-1) ) / X
SISA(n) = ( A + SISA(n-1) ) MOD X
POINT(total setahun) = POINT(1)+POINT(2)+ ......+POINT(12)
ENDIF
ELSE (PARAMETER_FILTER = FALSE)
SKIP (NEXT RECORD)
ENDIF
ENDIF
Keterangan :
X = NILAI VALID dari input parameter Master Product
Y = Nilai data aplikasi Valid dari AOL databse sesuai parameter field
A = Nilai Saldo Achievement bulan ini (akumulasi nilai Y bulan ini)
POINT(n) = Saldo Point bulan ini
SISA(n)

= Nilai Sisa bulan ini

SISA(n-1) = Nilai Sisa bulan lalu

186451453.doc - 11/7/2013
Page 37 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
4.11.2

Project Management Office

Form : IT /PMO/ 02 / v.2
WORKFLOW DIAGRAM

Point Reward System

4.11.3 SCREEN LAYOUT

4.12

UTILITY

4.12.1 SPECIFICATION
Utility adalah menu yang diberikan kepada user tertentu dalam hal ini User Help Desk (IT
Dept) yang fungsinya untuk melakukan Re-calculate point reward dikarenakan suatu hal,
Misalkan : terjadi perubahan kebijakan dengan melakukan perubahan nilai parameter setelah
proses perhitungan point harian telah berjalan. Sehingga perhitungan yang telah dilakukan
mengalami kesalahan perhitungan. Sehingga untuk melakukan perhitungan ulang diperlukan
utility proses perhitungan ulang yang dapat dipilih berdasarkan : Product reward tertentu,
Periode tertentu dan juga bisa semua Dealer yang ikut serta ataupun hanya Dealer tertentu
saja. Proses perhitungan sama dengan proses perhitungan dalam menu Daily process akan
tetapi jika pada Daily process hanya bisa melakukan process per tanggal untuk semua
product/program reward maka di menu utility ini dapat menentukan Product/program reward

186451453.doc - 11/7/2013
Page 38 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

Point Reward System

tertentu, Periode yang akan dilakukan perhitungan ulang dan Dealer tertentu atau semua
Dealer.

4.12.2 WORKFLOW DIAGRAM

N/A
4.12.3 SCREEN LAYOUT

5.

TABLE DEFINITION
No.
1.

6.

Name of Table

Field

Description

REPORTS USED
No.

7.

Name of Reports

Description
-

REFERENCE DOCUMENTS
Document Type

8.

Document Name

FOLLOW-UP ISSUES
No

Date
raised

186451453.doc - 11/7/2013
Page 39 of 40

Issues

Resolution

Resolved

Resolved by

date

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.

ASTRA CREDIT COMPANIES

FUNCTIONAL DESIGN
Project Management Office
Form : IT /PMO/ 02 / v.2

9.

Point Reward System

SIGN OFF
No
1.

Name
Sanjaya

Funct/Role
Brand Manager Used Car

2.

Putranto

Sales Support Head

3.

Anton Rusli

RRSDH

4.

Dony Foriandi

Business Analyst

5.

Mustika Murni

BA Coordinator

6.

Ursula Anjaswari

System Analyst

7.

Novian

FO / BO / HR Sect. Head

8.

Budi Pranoto

IT Project Management Office Head

9.

Daniel Gunawan Soesilo

IT Solution Head

Sign

Sign Date

10.

186451453.doc - 11/7/2013
Page 40 of 40

Strictly confidential. Prepared exclusively for the use of Internal ACC.