Monitorimi

Arben Shala

Cka sht monitorimi?

Monitorimi i projektit sht pjes prbrse e menaxhimit ditor t projektit. Monitorimi ofron informacion, n baz t t cilit menaxhmenti mund ti identifikoj dhe ti zgjidh problemet e implementimit, si dhe t nxjerr prfundime pr mbarvajtjen e projektit. Matrica e kornizs logjike dhe plani operativ i projektit jan baz pr monitorimin e tij.

Cfar duhet monitoruar?

Cilat aktivitete jan duke u zhvilluar dhe sa sht prparuar n implementimin e projektit (p.sh. n intervale t rregullta javore) N c shkall jan prdorur burimet (inputet) dhe cilat kan qen shpenzimet gjat implementimit t projektit (p.sh., n intervale t rregulta mujore) A jan duke u arritur rezultatet e dshiruara (p.sh. n intervale tremujore)? (efikasiteti) N cmas i kontibuojn rezultatet arritjes s qllimit t projektit (p.sh. analiza 6-mujore)? (efektshmria) A ka ndryshime n rrethinn e projektit? A qndrojn ende supozimet?

Monitorimi - Hapi 1Treguesit e objektivave n t gjitha nivelet e kornizs logjike Cilsia e implementimit t Mbledhja e t aktiviteteve dhe shfrytzimi i dhnave (faktet, observimet dhe drejt i resurseve matjet) dhe (performansa) dokumentimi i tyre Rrethina e projektit (treguesit pr supozime) Ndikimi i projektit Bashkpunimi me grupet e synuara dhe partner

Krahasimi i t arriturave t Monitorimi-Hapi 2 planifikuara me ato aktuale (t planifikuar ose jo) dhe identifikimi i devijimeve eventuale (rishikimi) Analiza dhe Ndryshimet eventuale n rrethinn nxjerrja e e projektit dhe pasojat e prfundimeve mundshme pr projektin nxjerrja e (rekomandimet prfundimeve ) Krahasimi i mekanizmave t planifikuar dhe aktual dhe procedurave pr organizimin e projektit dhe bashkpunimin me grupet e synuara identifikimi i devijimeve dhe prfundimet

Monitorimi-Hapi 3
Rekomandimet (gjykimi) dhe ndrmarrja e aktiviteteve korrektuese

Korrigjimi i orarit t aktiviteteve dhe resurseve Korrigjimi i objektivave Korrigjimi i procedurave dhe mekanizmave pr bashkpunim

Tipet e monitorimit

Monitorimi i aktiviteteve (proceseve) Monitorimi i rezultateve Monitorimi i supozimeve (konteksti) Monitorimi i impaktit (ndikimit)

Monitorimi i aktiviteteve
Aktivitetet Aktiviteti 1 A1 Aktual Aktiviteti 2 A2 Aktual Aktiviteti 3 A3 Aktual Aktiviteti 4 A4 Aktual Aktiviteti 5 A5 Aktual Orari (muaj, jav, dit) Burimet njerzore 3 muaj stafi 8 muaj stafi 4 muaj stafi 4 muaj stafi 15 muaj stafi 10 muaj stafi 10 muaj stafi 16 muaj stafi 3 muaj stafi 3 muaj stafi Burimet materiale 1 makin 2 makina Shtypshkr. Shtypshkr. Kostoja 5000 6000 400 600 3000 2000 10000 17600 1000 5000 Organizata prgjegjse

EvaLtd PoliTd

Monitorimi i rezultateve

Monitorimi i rezultateve bazohet n treguesit pr rezultate. Treguesit paraqesin situatn e dshiruar n nj moment t caktuar ose n fund t periudhs s planifikimit. Sidoqoft, kjo mund t mos mjaftoj t menaxhohet projekti, pasi, shum shpesh, vendimet duhet t merren m shpesh, pr ta kontrolluar implementimin e projektit. Prandaj, mund t paraqitet nevoja q rezultatet t zbrthehen n rezultate t ndrmjetme dhe t shpjegohen me tregues t tjer t cilt kan t bjn me nj periudh relevante planifikimi (p.sh. treguesit duhet t prcaktohen n baz vjetore)

Monitorimi i rezultateve
Progresi konstatohet duke krahasuar situatn fillestare me situatn aktuale. N t shumtn e rasteve, situata aktuale identifikohet me nj studim fillestar t gjendjes, i cili bhet n fillim t projektit dhe ofron t dhna t mjaftueshme pr marrjen e vendimeve menaxheriale.

Monitorimi i supozimeve

Derisa aktivitetet dhe rezultatet monitorohen relativisht me rregull, rall bhet nj monitorim i mirfillt i supozimeve. Sikurse rezultatet, ashtu edhe supozimet mund t prshkruhen me tregues dhe burme te verifikimit. Ekipi menaxhues i projektit duhet t reagoj sa m shpejt q sht e mundur, nse konstatohet se supozimet m nuk qndrojn dhe rrezikojn suksesin e projektit, edhe at duke e ndrruar planin, ose duke vn kontakte me partnert dhe palt e prfshira n projekt.

Monitorimi i impaktit
Monitorimi i impaktit ka t bj me: efektshmrin e projektit (a jemi duk br dicka t dobishme), si dhe me ndikimet tjera pozitive dhe t dshiruara; efektet spontane q nuk jan t prfshira n kornizn logjike; efektet negative (t padshiruara).

Monitorimi i impaktit
Monitorimi i efekteve dhe impakteve dallohet nga format tjera t monitorimit pr kto arsye: Periudha e gjat t observimit. Zakonisht, analiza prfshin informatn kthyese nga grupet e synuara dhe analizn e vet grupeve t synuara. Lidhmria e ngusht n mes t ndryshimeve q jan rezultat i drejtprdrejt i veprimit t projektit ose programit, nga njra an, dhe t rrethins dhe kontekstit nga ana tjetr. Procedurat dhe instrumentet pr monitorimin e impaktit jan t njjta me procedurat dhe instrumentet pr monitorimin e rezultateve: mbledhja e informatave n form t tabelave, etj.