DHP - KOOL

Digitaalse
dokumendihalduse
korraldamine

………………...
1
Sissejuhatus

2
 E-Riigi arendamine

Riigiasutused Riiklikud programmid Teenused Kliendid

DHP WWW
Dokumendi
Ametid
kasutuseeskiri ja ETTEVÕTTED
standardid

E-
Ministeeriumid
kodanik
Kasutajaliidese standard
ASUTUSED

Inspektsioonid
INFO-
TELEFON

E-Maakond ORG.-ID

KUUE maakonna ühisprojekt AMETNIK

X -tee
JÕUSTRUKT.
Maavalitsused Andmevahetus registritega

Kohalikud ELANIKUD
omavalitsused Infrastruktuu POST
Andmeside
r ja
digitaalallkirja teenused
3
 Mis on DHP ?

• DHP loob keskkonna, kus elektrooniline

asjaajamine oleks võimalik ning korrektne
• DHP ei ole tarkvara loomise programm
• DHP on sisuhalduse kujundamine
valitsusasutuste infosüsteemide ühes
läbivas tugifunktsioonis - asjaajamises
• DHP on asjaajamise soovituste ja
regulatsioonide kehtestamine ning
standardite loomine
4
 Käesoleva koolituse käigus
demonstreeri-misele tulevad
tarkvaralahendused
ei ole
dokumendihaldusprogrammi (DHP)
soovitused

5
 Moodul 1

Paberpõhiselt asjaajamiselt
elektroonilisele
ülemineku põhiprintsiibid

6
 DHS loomise eesmärk

Asjaajamine Elektrooniline IT-

rakendused
asjaajamine
Korrektse Efektiivne Kaasaegse
töökorraldusega e-büroo IT-süsteemiga
asutus asutus

Dokumendi Dokumendi
register register

Riigi elektrooniline
Dokumendihaldussüsteem
asjaajamine
Dokumendihaldussüsteem

7
IT kasutamise eesmärgid:

• kiirus

• lihtsus

• ülevaatlikkus

• mugavus
8
 Efektiivne asjaajamine

• süsteemsus, vajadus sarnaselt mõista

• kiire areng
• suur informatsiooni maht, selles
orienteerumine
• järjepidevuse säilitamine
• ressursside kokkuhoid

– vastuvõetud õigusaktid, nendest

tulenevad kohustused
9
 Üleminek elektroonilisele
asjaajamisele

• sisaldab 2/3 töökorralduse muutmist ja

1/3 IT arendamist
• tarvilik kokkulepe organisatsiooni
arendamiseks:
– töökorralduse muutmine asutuste
sees
– dokumentide ja nende menetlemise
reguleerimine
– IT-valmisolek ja oskustega inimesed
või koostööpartnerid
– majanduslikud ja tehnilised
võimalused 10
 Asjaajamise mõiste
Asjaajamine = делопроизводство =
= records management = dokumendihaldus
•
asjaajamine on asutuse dokumentide loomine,
registreerimine, edastamine,
süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine
nende üleandmiseni arhiivi

• dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis

tegeleb asutuses dokumentide loomise,
saamise, korralda-mise, kasutamise ja
arhiveerimise / hävitamisega ning selle tõhusa
ja süstemaatilise kontrollimisega, kaasa arvatud
ametitegevuste ja -toimingute kohta käiva 11
tõendusmaterjali ja teabe registreerimis- ja
 Dokumendihaldus

• asjaajamine on • dokumendihaldus –
dokumendi keskkond
– loomine, dokumentide
kooskõlastamine, – loomiseks
allkirjastamine
– registreerimine ja – menetlemiseks
edastamine – hoidmiseks,
– läbivaatamine avaldamiseks
– avaldamine – säilitamiseks
– kasutamine – ja selles keskkonnas
(otsimine, leidmine) käitumisreeglite
– arhiivimine kehtestamine
12
 Asjaajamise eesmärgid

• toetada juhtimisfunktsiooni täitmist

• tagada vajadusel asutuse ja tema

töötajate õiguste tõendamine ja huvide
kaitse:
• otsuste ja toimingute dokumenteerimine
• pakkuda teavet asutuse tegevuse ja
vastuvõetud otsuste kohta:
• aktiivset avalikku teavet
• teavet ajaloo uurimiseks mis tahes
valdkonnas 13
 Asjaajamise ülesanded

• täpne ja küllaldane
dokumenteerimine
• dokumentide vastavus vorminõuetele
• õigusaktid, standardid
• kiire dokumendiringlus
• lihtne ja kiire leidmine
• juurdepääsu tagamine
• juurdepääsupiirangutest
kinnipidamine
• tähtaegse täitmise kontroll
• dokumentide säilimine 14
V
dokumendi tekke hetk

dokumendi registreerimise hetk

aktiivne

aeg
dokumendi hindamine
ja eraldamine
poolaktiivne

hävitamiseks või
arhiveerimiseks
15
Dokumendi elutsükkel

HÄVITADA

ARHIIVI
 Dokumendi ja tarkvara
elutsükkel

Tarkvara elutsükkel Dokumenti või andmeid on vaja:

Tarkvara elutsükli 1. transformeerida
primaarprotsessid
1. Hankimine
või
2. Tarnimine 2. konverteerida
3. Arendus
4. Ekspluatatsioon
5. Hooldus

HÄVITADA

Dokumendi elutsükkel

ARHIIVI

16
V aeg
 • tarkvara elutsükkel on lühem kui
dokumendi
elutsükkel
et dokument säiliks sõltumata tarkvarast:
• on vaja dokumenti või andmeid transformeerida,
s.o kindlaksmääratud reeglite kohaselt andmete
kuju muuta
• on vaja dokumenti või andmeid konvert(eer)ida /
teisendada / muundada, s.o andmete esitust ühelt
kujult teise üle viia, muutmata andmetes
sisalduvat informatsiooni
17
V
 Tee elektroonilise
asjaajamiseni

OTSUS ÜLEMINEKUKS

JUHENDID / KOOLITUS
IT-KESKKOND
ASUTUSE
TÖÖ-
KORRALDUSE DOKUMENDID
KAARDISTUS,
ANALÜÜS
MENETLUS-
SKEEMID

18
 MOODUL 2

Digitaalse dokumendihalduse
õiguslik keskkond

19
 Õigusaktid

Riiklikud normdokumendid

asutusesisesed normdokumendid

Asjaajamiskord Dokumentide
loetelu

töötaja tööleping, ametijuhend,

20
töösuhteid reguleerivad dokumendid
 Seadused

• Põhiseadus
• Avaliku teabe seadus
• Digitaalallkirja seadus
• Avaldustele vastamise seadus
• Keeleseadus
• Riigivapi seadus
• Vabariigi Valitsuse seadus
• Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus
• Arhiiviseadus koos arhiivieeskirjaga

• Andmekogude seadus
• Isikuandmete kaitse seadus
• Haldusmenetluse seadus
• Tõestamisseadus 21
 Põhiseadus

• riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja

nende ametiisikud ei tohi Eesti kodaniku
vaba tahte vastaselt koguda ega talletada
andmeid tema veendumuste kohta (prg 42 -
Isikuandmete kaitse seadus).

• igaühel on õigus vabalt saada üldiseks

kasutamiseks levitatavat informatsiooni (prg

44 - AvTS).

• igaühel on õigus pöörduda märgukirjade ja

avaldustega riigiasutuste, kohalike 22
Asutusesisene õiguslik
regulatsioon

23
• EESMÄRK: korrastada ja
reglementeerida asutuse
juhtimistegevuse dokumenteerimist ja
suhtlemist teiste organisatsioonide ning
üksikisikutega, tagada hea
asjaajamistava.
 
• OODATAV TULEMUS: asjaajamine on
reglementeeritud, dokumendid
vormistatud, registreeritud, menetletud
ja hoitud vastavalt kehtivale korrale ja
24
üldtunnustatud põhimõtetele, et tagada
 Asjaajamise hea tava

• Reglementeerimine:
asjaajamise hea tava kohaselt tuleb asutuses
asjaajamine reglementeerida ja määratleda
vastutus kehtestatud nõuetest kinnipidamise
eest.

Asjaajamise reglementeerimiseks
kehtestatakse:
• asjaajamiskord
• dokumentide loetelu.
25
 Asjaajamiskord
Asjaajamiskorra koostamisel (ka
muudatuste sisseviimisel) tuleb lähtuda
eelkõige järgmistest õigusaktidest:
• arhiiviseadus koos arhiivieeskirjaga
• digitaalallkirja seadus  
• avaliku teabe seadus
• asjaajamiskorra ühtsed alused

 NB! Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused (Vabariigi

Valitsuse 2. juuli 1996. a määrus nr 183, avaldatud RT I
1996, 56, 1039) – kehtib ainult dokumentide ja nende
elementide vormistamist käsitlev osa.
26
 Kohustuslikud regulatsioonid

Asutuse asjaajamiskorras sätestatakse:

• asjaajamisperioodi pikkus (kalendriaasta
vms)
• dokumendiplankide liigid ja kasutamise
kord
• dokumentide vormistamise kord
• dokumendiringluse kord või skeemid
• dokumendiregistrid ja allregistrid,
registreerimise kord
• indeksite süsteem
• dokumentide menetlemise kord
27
 Kohustuslikud regulatsioonid

 
• dokumendi koopia, ärakirja, väljavõtte
ametliku kinnitusega tõestamise kord
• tähtaegse lahendamise kontrollimise kord
• dokumentide hoidmise kord ja
arhiveerimine
• arhivaalide hävitamise kord
• asjaajamise üleandmise kord töösuhte
lõppemisel või peatumisel

28
 Kohustuslikud regulatsioonid

Regulatsioonid:

• teabenõude menetlemise kord

• dokumentide avalikustamise kord
• juurdepääsupiirangute kehtestamise
kord
• juurdepääsupiiranguga dokumentide
kasutamise kord
• digitaaldokumentide allkirjastamise
kord
29
 Digitaalallkirja kasutamise
tingimused

Asjaajamiskorras reguleeritakse:

• sertifikaatide taotlemine, kasutamine ja

kehtivus
• isikliku ja avaliku võtme moodustamine
• isikliku võtme kaitse
• tegevuskava juhuks, kui on juhtunud…
• muu, mida asutus peab vajalikuks

30
 Asjaajamiskorra struktuur
Asjaajamiskord koosneb järgmistest
peatükkidest:
(dokumendi soovituslik struktuur):
• üldalused, mõisted, vastutus, seosed teiste
õigus-
aktidega, kasutajaõigused
• dokumentide vormistamise nõuded,
dokumentide liigid
• dokumendiringluse korraldamine
• dokumentide menetlemine
• dokumentide hoidmine asjaajamises
31
• asjaajamise üleandmine teenistus- või
 Asjaajamise üleandmine

• asjaajamine antakse alati üle

• vormistatakse üleandmise akt
– kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse
juht
– kui akti nõuab vahetu juht, üleandja või
vastuvõtja

• töötaja lahkumisel muudetakse kehtetuks

- juurdepääsuõigused/kasutajaparoolid
• digitaaldokumentide üleandmine toimub
asutuse serveris 32
 Üleandmise akti sisu

• täitmisel olevad lepingud

• pooleliolevad õigusaktide eelnõud
• lahendamisel olevad ülesanded
• üksikdokumendid (dokumendiregistri
põhjal) ja toimikud (dokumentide loetelu ja
arhivaalide loetelu põhjal)

33
 Asutuse juhi vahetumisel
lisanduvad

• koosseisunimestik ja täidetud kohtade

arv
• eelarvevahendite seis
• pitsatid
• viimased allakirjutatud dokumendid
(liigiti)
• asutuse arhiivi üldandmed

NB! Kindlaksmääratud vastutajad ning täpsed

dokumentide ja arhivaalide loetelud ning
täpne dokumendiregister on korrektse 34

asjaajamise aluseks
 Akti registreerimine ja
hoidmine

• üleandmise akt registreeritakse asutuse

dokumendiregistris

• üleandmise akti säilitab kohustuslikus

korras asutus, kus asjaajamise
üleandmine toimus

35
Standardimine

36
 Standardimine
• standardi väljatöötaja järgi jagatakse need:
sisemised ja välised standardid
• standardid jagatakse nende “tugevuse” järgi:
tehnilised standardid, eeskirjad, juhised.

Sisemised
Välised
Tehnilised Eeskirjad Juhised
standardid ja profes-
sionaalsed
standardid 37
 Standardimine

Dokumendihalduses ja arhiivinduses
standarditakse:
• terminid
• vorminõuded
• tegevusstandardid
• süsteem ja mudelid
• andmed sh
– kirjelduse metaandmed
– andmestruktuuride tehnilised
esitused 38
 Standardimine
ISO 15489-1 – Üldosa
 poliitika ja vastutusala
 dokumentide haldamisele esitatavad
nõudmised
 dokumendisüsteemi väljatöötamine ja
juurutamine
 dokumentidega teostatavate
toimingute dokumenteerimine
 dokumendihaldusprotsessid ja
ohjevahendid
 jälgimine, audit, väljaõpe
39
 Standardimine

ISO 15489-2 – Suunised

 poliitika ja vastutusala
 strateegiad, väljatöötamine ja
juurutamine
ETAPID
 dokumendiprotsessid ja ohjevahendid
 jälgimine ja auditeerimine
 väljaõpe

40
ISO 15489-2 Dokumendisüsteem:
elluviimise ETAPID

41
 OAIS – funktsionaalne mudel

ANDMEHALDUS
kirjeldav kirjeldav
INFORMATSIOONI

päringud
info info
vastused
SIP

TARBIJA -
SISEND JUURDEPÄÄS

TEENUS
ARHIIV tellimused
AIP
AIP
TOOTJA

DIP
ADMINISTREERIMINE

• SIP - sisendinfopakett
HALDAMINE • AIP - arhiiviinfopakett
42
• DIP - väljundinfopakett
 Moodul 3

Digitaalse dokumendi loomine

ja digitaalallkiri

43
Sissejuhatus

44
 Mis on dokument?
Dokument on mis tahes teabekandjale
jäädvustatud teave, mis on loodud või
saadud asutuse või isiku tegevuse käigus
ning mille
– sisu
– vorm
– struktuur
  … on küllaldane faktide või tegevuse
tõestamiseks.
(Arhiiviseadus
Dokument §4
on juriidilise fakti kirjalikuks lg 1)
tõendiks, mis on koostatud kindla vormi
nõuete kohaselt ja mille eesmärk on anda toimunule täielikku usaldusväärsust
A document is a written evidence of a fact having a juridical nature, compiled in
compliance with determined forms, which are meant to provide it with full faith and
credit
Cesare Paoli “Diplomatica” 2nd ed (Firenze, 1942) p.18 45
V
 Dokumendi elukäik

Esmane väärtus
Esmane hindamine,
antakse säilitustähtaeg
määrates dokumendiliik

Aktiivne Poolaktiivne
Dokument on Dokument on
tööprotsessis süsteemis
(asjaajamisperiood)

Passiivne Teisene
Dokument on asutuse hoidlas väärtus
Teine hindamine,
antakse arhiiviväärtus
või hävitamisotsus46
 Põhinõuded dokumendile

Dokumendile tuleb tagada selle

elukäigu jooksul:

• autentsus
• usaldusväärsus
• terviklikkus
• kasutatavus

47
 Autentsus
• Dokumentide autentsuse
tõendamiseks peavad organisatsioonid
rakendama ja dokumenteerima
poliitikaid ja protseduure, mis
reguleerivad dokumentide loomist,
edastamist ja korraldamist

- tagamaks, et dokumentide loojad

on selleks volitatud ja
identifitseeritavad -
tagamaks, et dokumendid oleksid
kaitstud volitamata lisamise, 48
V kustutamise ja muutmise eest
 Usaldusväärsus

• usaldusväärne dokument on selline,

mille sisu täielikuks ja täpseks
kinnituseks tehingute, tegevuste või
faktide kohta seda tõendades, ja millele
võib järgnevate tehingute ja tegevuste
käigus tugineda

49
 Terviklikkus

• dokumendi terviklikkus tähendab, et ta

on täielik ja muutmata (muutmise eest
kaitstud)

• dokumendihalduse protseduurid
peaksid täpselt määrama, milliseid
lisasid või märkusi võib teha dokumenti
pärast selle loomist, ja kes on volitatud
seda tegema

50
 Kasutatav
us

• kasutatav dokument on selline, mida saab:

– välja otsida, esitada, vaadata, mõista

• dokument peab olema võimeline esitama:

– kontekstuaalseid seoseid, mis sisaldavad infot,
mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille
käigus dokumente loodi ja kasutati
– laiemat ametitegevuste ja -funktsioonide
konteksti
– dokumentidevahelisi seoseid, mis
dokumenteerivad tegevuste järjestusi
51
Dokumentide loetelu

52
 Üldnõuded dokumentide loetelule

• dokumentide loetelu koostamise

kohustus tuleneb arhiiviseadusest (§ 31)
– asutused peavad tagama
dokumentide säilimise õigusaktidega
kehtestatud tähtaja jooksul
– asutused kehtestavad dokumentide
loetelus säilitustähtaja nende
tegevuses tekkivatele dokumentidele

53
 Koostamise eesmärk

dokumentide loetelu koostamise eesmärk:

– dokumentide liigitamine
– dokumentide säilivuse tagamine.
Dokumentide loetelu on asutuse arhiivi
moodustumise ja haldamise kava

Sari on dokumentide liigituse põhiüksus

54
 Dokumentide loetelu
kehtestamine
• dokumentide loetelu kehtestatakse
tähtajatult,
ja muudetakse, kui:
– tekivad uued dokumendiliigid
– muutub dokumendisarjale kehtestatud
säilitustähtaeg

• dokumentide loetelu kehtestatakse asutuse

juhi poolt

• enne kehtestamist esitatakse dokumentide

loetelu eelnõu arvamuse saamiseks 55
vastavale avalikule arhiivile
 Dokumentide loetelu

Dokumentide loetelu abil võib täiendavalt

määrata:

– dokumentide loomise eest vastutava

struktuuriüksuse
– juurdepääsupiirangud
– teabekandja
– viidata (alam)registrile, mille kaudu
dokumente hallatakse
56
 Dokumentide loetelu
tüübid
ja struktuur
• dokumentide loetelu koostatakse:
– asutuse funktsioonidest lähtuvalt
– asutuse struktuurist lähtuvalt

• dokumentide loetelusse kantakse:

– dokumendi nimetus
– funktsiooni või struktuuriüksuse tähis ja
nimetus
– dokumendisarja säilitustähtaeg
– muud asjaajamise korraldamiseks
vajalikud andmed 57
 Dokumentide loetelu
koostamise etapid

• teha valik funktsiooni- / struktuuripõhise

dokumendiloetelu
vahel
• määratleda asutuse funktsioonid ja funktsioone
täitvad
struktuuriüksused ning need süstematiseerida
• määratleda asutuse dokumendi(liigi)d
• määrata dokumendi väärtusel põhinev
säilitustähtaeg
• grupeerida dokumendid dokumendisarjadeks
• otsustada, milliseid täiendavaid ülesandeid võiks
dokumendi- 58
loetelu veel täita
 Asutuse funktsioonide
määratlemine
• funktsioonide määratlemise aluseks on:
– seadused ja nende rakendusaktid
– asutuse ja tema struktuuriüksuste
põhimäärused
– töökirjeldused ja ametijuhendid

• funktsioonide jagunemine:
– põhifunktsioonid
– põhifunktsioone toetavad
funktsioonid
59
 Asutuse põhifunktsioonid

• unikaalsed igale asutusele (asutuste

grupile)
• sisalduvad põhimääruses ja teistes
õigusaktides
• seotud asutuse põhitegevuse
eesmärkidega, sh
– õigusloome
– rahvusvaheline koostöö
– eurointegratsioon
– komisjonide töö teenindamine või nende
töös osalemine
– riiklike registrite pidamine 60
 Põhifunktsioone
toetavad funktsioonid

• sarnased kõigile asutustele

Näiteks:
– (üld)juhtimine
planeerimine, aruandlus
sisekontroll
avalikkussuhted
õiguslik reguleerimine
...

61
 Dokumentide näidisloetelud

• näidisloetelude eesmärgiks on ühtlustada

kõrgemal- seisvate organisatsioonide
valitsemisalas tekkivate dokumentide liigitust
ja nende säilitustähtaegu

• näidisloetelud on kättesaadavad:
– ministeeriumite veebilehtedel
– Riigikantselei veebilehel

62
 Dokumendiliikide määratlemine

Dokumentide loetelus:

• kajastatakse kõik asutuse tegevuses

tekkinud dokumendid sõltumata
teabekandjast või formaadist

• ei kajastata teenistujate isiklikuks

kasutamiseks tehtud koopiaid

63
 Säilitustähtaja kehtestamine
(1)

säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse:

• faktide ja tegevuse tõestamiseks ning
isikute õiguste kaitseks vajalikust
tähtajast
• asutuse tegevuse järjepidevuse
tagamisest
• dokumentide näidisloetelus antud
säilitustähtajast

64
 Säilitustähtaja kehtestamine
(2)

• dokumendi säilitustähtaeg vastab

dokumendisarjale kehtestatud
säilitustähtajale

• säilitustähtaeg kehtestatakse:
– aastates
– tähtajana
– alatisena

65
Dokumendiloetelu vormistamine
ja pidamine

66
Dokumentide loomine ja
liigitus

67
 Kuidas luuakse dokument
täna?
RIIGIKANTSEL
SGML WP
Hr Mart Laar
Peaminister

Meie 26.01.2000 nr 15-1/

RIIGIKANTSELEI Valitsusasutuste dokumendihalduse

programmi käivitamine

Hr Siim Kallas Austatud peaminister

Rahandusministeerium
Suur-Ameerika 18 26.11.2001 nr 15-1/602 Vastavalt 25.01.2000 valitsuskabineti nõupidamisel otsustatule
11211 TALLINN esitan Vabariigi Valitsuse 01.02.2000 istungile informatsiooni
valitsusasutuste dokumendihalduse programmi käivitamise kohta.

Lugupidamisega
Valitsusasutuste dokumendihalduse
programmi käivitamine
Aino Lepik von Wirén
Riigisekretär

Austatud härra rahandusminister Lisad: 1. Vabariigi Valitsuse istungi protokolli märgitava otsuse Lossi plats 1 Tel. (82) 631 6860
eelnõu. 2. Seletuskiri valitsusasutuste dokumendihalduse TALLINN
Eesti Ühispank 40115161
Faks: (829 631 6914
programmi käivitamisest. A/a 10002036145008 Registrikood 70004809 E-
kiri:Riigikantselei@rk.ee

Vastavalt 25.01.2000 valitsuskabineti nõupidamisel otsustatule esitan Ülle Laur

Vabariigi Valitsuse 01.02.2000 istungile informatsiooni valitsusasutuste 6316 844

dokumendihalduse programmi käivitamise kohta. Kiri number: 00602

Osakond: ris, ist
Liik: vipoe
Lugupidamisega
Staatus: L
Sisu Valitsusasutuste dokumendihalduse programmi
Aino Lepik von Wirén algatamisest - 25.01.00 kabinetinõupidamisele
Riigisekretär Indeks: 15-3/60211-23/602
Lisad: Kellelt: rs
1. Vabariigi Valitsuse istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu, Kuhu: Vabariigi Valitsus
2. Seletuskiri valitsusasutuste dokumendihalduse programmi käivitamisest Kellele: Vabariigi valitsus
Kuupäev: 2000-01-21
Ülle Laur 654 9844
Vastutav: Ü.Laur, A.Rahno, Külvet
Tähtaeg: 2000-02-08
Lossi plats 1 Tel. (82) 631 6860 Eesti
Ühispank 40115161 Täitmise käik 25.01.2000 arutatud valitsuskabineti nõupidamise
TALLINN Faks: (829 631 6914 A/a
10002036145008 p.2. Esitatakse valitsuse 1.02.2000 68
istungile
Registrikood 70004809 E-kiri:riigikantselei@rk.ee
01.02.2000 ist prot nr 5 pp 18
 Digitaaldokumendi ja paberdokumen
põhiline erinevus

paberdokument digitaaldokument
•sisu •sisu
•struktuur •struktuur

ON ERALDI
ON KOOS
•vorm (vorming)
• kujundus ehk
sisu väljanägemine
• kujundus ehk •vorm (vorming)
formaadi väljanägemine

•kontekst (metaandmed) •kontekst (meta-

andmed)
ON SEOTUD •formaat (vorming)

69
V
 Digitaaldokumendi ja
paberdokumendi
loomise sarnasus, erinevus
Sarnasused:
dokumendid luuakse arvutil
• dokumendid kooskõlastatakse, allkirjastatakse
• dokumendid on ringluses

Erinevused:
allkirjastamise protseduuril
• digitaaldokumendil peab olema kehtestatud tem
vorming ehk tunnus, mille alusel saab määrata
tarkvara, mille abil on ta loetav, kasutatav
• dokumentide hoidmisel ja edastamisel
70
 Digitaalne dokument
tekib

<Dliik>VV istungile materjali

esitamine</Dliik> RIIGIKANTSELEI

<kellele> Hr Mart Laar</kellele> RIIGIKANTSELEI Hr Mart Laar

Peaminister
<asutus>Peaminister</asutus> Meie 26.01.2000 nr 15-1/

<kuupaev>26.01.2000</kuupaev>
<nr>15-1/602</nr> Valitsusasutuste dokumendihalduse
programmi käivitamine
<teema>valitsusasutuste dokumendi… Austatud peaminister
</teema> Vabariigi Valitsuse 01.02.2000 istungile informatsiooni valitsusasutuste
<pöördumine>Austatud….. Vastavalt 25.01.2000 valitsuskabineti nõupidamisel otsustatule esitan
dokumendihalduse programmi käivitamise kohta.
</pöördumine>
<sisu>Vastavalt 25.01.2000 Lugupidamiseg

+ =
valitsuskabinetis...<sisu> a

<lõpetus>Lugupidamisega</lõpetus> Aino Lepik von Wirén

<Kellelt>Aino Lepik von Riigisekretä

r
Wiren</kellelt> Lisad:
1. Vabariigi Valitsuse istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu,
<lisad>Lisad: 1. Vabariigi Valitsuse… 2. Seletuskiri valitsusasutuste dokumendihalduse programmi käivitamisest

</lisad> Ülle Laur

6316 844
<Vastutaja>Ülle Laur</Vastutaja>
<kontakt>tel 6316 844</kontakt>
<saatja> Riigikantselei</saatja> Lossi plats 1 Tel. (82) 631 6860 Eesti
Lossi plats 1 Tel. (82) 631 6860
Eesti Ühispank 401 Faks: (829 631 A/a
<koostatud>21.01.2000</koostatud> Ühispank 40115161
TALLINN
10002036145008 Registrikood 70004809
Faks: (829 631 6914
E-kiri:riigikantselei@rk.ee
A/a
10002036145008 Registrikood 70004809

<Allkirjastatud>26.01.2000
</Allkirjastatud>
Kiri number: 00602
<Saadetud>26.01.2000 </Saadetud> Osakond: ris, ist
Liik: vipoe
<indeks>15-1 </indeks> Staatus: L
Sisu Valitsusasutuste dokumendihalduse programmi algatamisest - 25.01.00 kabinetinõupidamisele
<kirjanr>00602 </kirjanr> Indeks: 15-3/60211-23/602
Kellelt: rs
Kuhu: Vabariigi Valitsus
Kellele: Vabariigi valitsus
Kuupäev: 2000-01-21
Vastutav: Ü.Laur, A.Rahno, Külvet
Tähtaeg: 2000-02-08
Täitmise käik 25.01.2000 arutatud valitsuskabineti nõupidamise p.2. Esitatakse
valitsuse 1.02.2000 istungile
01.02.2000 ist prot nr 5 pp 18
71
 Digitaaldokumendi
loomine

• teabekandja valimine lähtudes

dokumendi ja tema tõestusväärtuse
säilimisest

• mitmel andmekandjal avaldatud

dokumentide identsuse eest vastutab
dokumendi allkirjastaja

72
 Digitaalse ametikirja
loomine(1)
• ametnik (koostaja):
– määrab dokumendiliigi ja sarja tähise vastavalt
– dokumentide loetelule
– loob ametikirja projekti
– salvestab dokumendi dokumendihaldus-süsteemi (DHS)
vastavasse dokumendiprojektide kataloogi (vajadusel)

• koostaja määrab ametniku(d), kes peavad osalema

dokumendi kooskõlastamises ja määrab vajadusel
kooskõlastustähtaja(d) - juhul, kui see protseduur ei käivitu
automaatselt

73
 Digitaalse ametkirja loomine
(2)

• koostaja edastab dokumendi viseerimiseks (asutusesiseseks

kooskõlastuseks) vahetule ülemusele, teistele selle
küsimusega seotud ametnikele, juristile, kas paralleelselt või
järjestikuliselt
Protseduur on vajalik juhul, kui see ei käivitu automaatselt

• kooskõlastajad:
– viseerivad dokumendi, lisades oma viseeringu vastavale
dokumendile märkena dokumendiregistris selleks
ettenähtud kohas
– märgivad oma ülesannete nimekirjas vastava ülesande
tehtuks (järjestikuse ringluse korral läheb dokument
ülesandena täitmiseks dokumendi liikumistees järgmiseks
määratud ametnikele (viseerijale))
74
 Digitaalse ametkirja loomine
(3)

• koostaja saadab ettenähtud korras loodud ja

vajadusel viseeritud dokumendiprojekti
allakirjutamiseks juhile, kasutades
dokumendiringluse funktsiooni

• juht allkirjastab dokumendi digitaalallkirjaga.

Enne kui käivitub allkirjastamise protseduur,
saab ametikiri automaatselt registrisüsteemi
poolt antava numbri ja salvestub vastavasse
kausta dokumentide loetelu järgi
(dokumendiprojektide kataloogist ümber
vastavasse kausta dokumentide loetelu järgi)
75
Dokumentide vormistamise
formaadid (vormingud)

76
 Vormingute muutmine

loomine asjaajamine arhiiv

document record
1 2 3
struktureeritud
dokumendi registreerimise hetk

.xml

eraldamine hävitamiseks või

.rtf

dokumendi hindamine ja
digitaalne HÄVITADA

arhiveerimiseks
kujutis
Digi plank .pdf
.dot .tiff
.vor ARHIIVI
paber

aeg
77
V
 Üldplank

Üldplangi väljad kujundatakse vastavalt

üldplangi näidisvormingule:
• kirjapeaväli (siin kujundatakse üldjuhul
asutuse nimetus koos vapi kujutise või
muu sümboliga)
• dokumendiliigi nimetuse koht
• koostamise koht
• kuupäeva ja numbri koht
• kinnitusmärke koht

78
Dokumentide elemendid

79
 Ametikirja elemendid

• piiratud kasutamise • märkus lisa-

märge (isiklik) adressaatide kohta
• adressaat • märkus kirja koostaja
• pealkiri kohta
• pöördumine • faili nimi
• tekst • kuupäev
• tervitusvormel • kirja indeks
• allkiri (vormistatakse nii • viide (vastuskirjas)
originaalile kui ka ärakirjale) • viisa (vajadusel)
• märkus lisa(de) kohta
(kui saadetakse teisi
dokumente)
80
 Dokumentide
elemendid
• dokumendi kohustuslikud elemendid on:
– dokumendi väljaandja nimi või nimetus
– dokumendi kuupäev
– tekst
– allkiri või allkirjad

oluline:
– digitaaldokumendil vormingu tüüp (.doc,
.html)
– paberdokumendil paberiformaat (A4, A3)

81
 Dokumentide
elemendid

• dokumendi menetlemise elemendid,

dokumendiregistrisse kantavad
elemendid
– indeks
– kuupäev
– adressaat
– koostaja
– allkirjastaja
– vastamise tähtaeg
– dokumendi liik
– säilitustähtaeg
82
 Digitaaldokumentide
kinnitamine/kooskõlastamine

Digitaaldokumentide kooskõlastamine ja
kinnitamine tähendab viseeringu tegemist
dokumendi registris märkena selleks
ettenähtud kohas või kommentaari
elemendis “digitaalallkiri”

Elemendi “kinnitamine” ja
“kooskõlastamine” ei asu
digitaaldokumendi puhul erinevates
kohtades
83
Digitaalne allkiri ja
ajatempel

84
 Digitaalallkiri

• … on tehniliste ja organisatsiooniliste
vahendite süsteemi abil moodustatud
andmete kogum, mida allkirja andja
kasutab, märkimaks oma seost
dokumendiga
 Nõuded digitaalallkirjale

• võimaldab tuvastada isiku, kelle nimel

allkiri on antud
• võimaldab kindlaks teha, kas dokumenti
on selle allkirjastamisest arvates
muudetud
• võimaldab kindlaks teha allkirja
andmise aja
• võimaldab kindlaks teha sertifikaadi,
mille alusel allkiri on antud 86
 Allkirja vahendid

• isiklik võti - allkirja andmise vahend

• avalik võti - allkirja kontrollimise
vahend
• vahendeid kaitstakse:
– paroolidega
– salasõnadega
– sõrmejälgedega
– silma vikerkestaga
– ... 87
 Sertifikaat
• ... on dokument, mis on välja antud
võimaldamaks digitaalallkirja andmist ja
milles avalik võti seotakse üheselt
füüsilise isikuga
• ... on digitaalne dokument ja seda
annavad välja sertifitseerimisteenuse
osutajad
Sertifikaadi omanik on füüsiline isik, kelle
andmetega on sertifikaadis sisalduv avalik
võti 88
 Õiguslikud tagajärjed (1)

• samad õiguslikud tagajärjed nagu

omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole
neid tagajärgi piiratud § 3 lg 1 ...samad
õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel
allkirjal
• tagajärgi ei ole, kui tõendatakse, et
isiklikku võtit kasutati ilma selle omaniku
nõusolekuta
• tagajärjed on, kui sertifikaadi omanik andis
89
 Õiguslikud tagajärjed (2)

• sertifikaadi omanik, kelle tahtluse või

raske ettevaatamatuse tõttu tema
sertifikaati kuritarvitati, hüvitab sellega
tekitatud kahjud
• õiguslikke tagajärgi omavad ka muu
süsteemi alusel antud digitaalallkirjad,
kuid nende vastavust DASile peab eraldi
tõendama
• digitaalallkirja kasutamist peavad 90
 Asutuse asjaajamiskorras
reguleeritakse

• asutuse ametnike sertifikaatide

poliitika
• sertifikaadi kasutusvaldkonna
piirangute kirjeldamise poliitika
• dokumentide digitaalse allkirjastamise
ja allkirjadele ajatemplite võtmise
juhud ja kord
• võtmepaari genereerimise poliitika
• võtmepaari kaitse ja saladuses 91
 Salajase võtme hoidmise
probleem

• mis juhtub, kui salajane võti tuleb

kogemata avalikuks?

• vastus: siis tekib võimalus massiliseks

allkirjade võltsimiseks

• järeldused:
– võtit tuleb korralikult hoida.
– isik-võti-seost peab saama enneaegselt
tühistada
92
 Uus probleem

• sertifikaadis on kirjas ka selle

kehtivusaeg, ei saa aga välistada juhtu,
et sertifikaat tuleb kehtetuks kuulutada
enne kehtivusaja lõppu

• tuleks kiiresti kõrvaldada kõik kehtetu

sertifikaadi koopiad! Sertifikaadi
väljaandjal aga pole enam kontrolli
Internetis levivate koopiate üle — neid
võib olla miljoneid!
93
 Tühistusnimekirjad

• tühistamiseks tuleb saata sertifikaadi

väljaandjale tühistusteade

• väljaandja kannab sertifikaadi nn musta

nimekirja, mis on Internetis kättesaadav
ja mida uuendatakse perioodiliselt (kord
päevas, kord nädalas)

94
 Ajatemplid

• ... tehniliste ja organisatsiooniliste

vahendite süsteemi abil moodustatud
andmete kogum, mis tõendab
dokumendi olemasolu kindlal
ajahetkel
• tehnoloogia, mis aitab tõestada, et
digitaalallkiri moodustati enne, kui isik-
võti-seos tühistati

Turvalised ajatemplid:
– tagavad kolmandatest osapooltest sõltumatu
tõestuse
95
– põhinevad nn ühesuunalistel räsifunktsioonidel
 Säiliva tõestusväärtusega
digitaaldokument

Koosneb:

• dokumendi sisust (tekst, pilt vms)

• digitaalallkirjast
• sertifikaatidest
• ajatemplitest

96
 Kasutusvaldkonna
piirangutest
sertifikaadis

• sertifikaadis võib olla ära toodud

piirangud, mis vähendavad
digitaalallkirjast tulenevaid õiguslikke
tagajärgi allkirja andja jaoks
• piirangud võivad olla rahalised või
kasutusvaldkonda kirjeldavad
• piirangute eesmärk on vähendada
allkirja kasutamise riski sertifikaadi
omaniku jaoks

97
 Ametisertifikaat

• taotlus:
– isikuandmed
– kehtivusaeg
– kasutusvaldkonna piirangud
– avalik võti või taotlus võtmete
moodustamiseks

• asutuse juhi või muu pädeva ametniku

vastav dokument selle kohta, et ametnik
töötab nende asutuses või teenistussuhe
on lõppenud 98
 Tehnilised vahendid - mida vaja?

Võtmepaar
koosneb isiklikust
• võtmepaar ja avalikust
võtmest
• sertifikaat
Kasutaja isiklik võti
• toetav on ainult temale
teada. Avalik võti on
infrastruktuur võtme omaniku
• kiipkaart --- ID nimega seotud
sertifikaadis.
kaart
• kiipkaardi lugeja
• rakendustarkvara
•… 99
Allikas: AS Sertifitseerimiskeskus
 Allkirjastatud digitaalne dokument
võimaldab tagada:

– autentsust: olla kindel dokumendi allkirjastaja

isikus
– salgamise vääramist: allkirjastaja ei saa salata,
et just tema on selle dokumendi allkirjastanud
– terviklikkust: tagatud on, et keegi pole vahepeal
dokumenti muutnud
– konfidentsiaalsust: dokumenti saab edastada
ainult saatja poolt määratud saajale

100