tahun 1991) PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN
TUJUAN
Membantu pihak pengurusan dan
urusetia jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. Mengatasi kelemahan dalam pengurusan mesyuarat Menentukan tindakan susulan(follow-up dan follow through) yang berkesan
3 TANGGUNGJAWAB URUSETIA MESYUARAT
Tindakan pra mesyuarat
Tindakan semasa mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat
TINDAKAN PRA /SEBELUM
MESYUARAT Menentukan agenda,tarikh,masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi j/k Membuat tempahan bilik mesyuarat -nama j/k -nama pengerusi mesyuarat -nama s/u mesyuarat -tarikh,masa mula dan masa dijangka tamat -bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat -peralatan yang diperlukan didalam bilik mesyuarat -jenis minuman ringan yang diperlukan
TINDAKAN PRA /SEBELUM
MESYUARAT Menentukan kertas kerja kementarian/jabatan/agensi disediakan- untuk perbincangan -diserahkan kepada urusetia sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat -bilangan salinan yang diperlukan -ringkasan eksekutif disediakan jika kertas kerja melebihi 15 m/surat -menentukan ahli-ahli mesyuarat menerima dokumen sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat
Menghantar surat jemputan mesyuarat
-surat jemputan hendaklah mengandungi maklumat: -nama j/k -tarikh dan tempat mesyuarat -masa mula dan masa dijangka tamat -agenda mesyuarat -nama pengerusi -jenis pakaian
Memastikan persediaan kemudahankemudahan bilik mesyuarat
-bilik bersih dan kemas -tempat duduk yang mencukupi -alat pembesar suara -ohp -tempahan minuman Menentukan kehadiran -ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat -senarai kehadiran disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
Perbincangan pra-mesyuarat dengan
pengerusi -maklumbalas-maklumbalas -tindakan-tindakan yang perlu(2 hari sebelum mesyuarat) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat -cara memberi penghormatan -menepati masa -memaklumkan pengerusi/s.u jika meninggalkan mesyuarat
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
1. senarai kehadiran 2. perkara penting yang dibincangkan 3. keputusan mesyuarat dibuat 4. tindakan susulan
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Penyediaan minit- tidak lewat 3 hari
lepas mesyuarat Setelah diluluskan oleh Pengerusi perlu edar kepada ahli tak lewat 1 minggu lepas tarikh mesyuarat Format minit mesyuarat ikut piawai
Sambungan..
Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
Catatan perbincangan Pengesahan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab
PENUTUP terima kasih daun keladi- nanti jumpa lagi