eee] De ieoal Tips Samenwerken op afstand Veel agendapunten van de or-vergadering kunnen ook op een andere wijze afgehandeld worden. Doe apart wat apart kan en samen wat samen moet. Moderne technieken bieden daar volop mogelikheden voor jan Broete erainer/adviseur bij GITP Medezepg Een bijeenkomst plannen voor een onder nnemingsraad is soms lastig, Zeker als je rmeerdere vestigingen hebt, onleden met verschillende werktiden, vrije dagen of zalis ploegen. En wat doe je dan in die bi eenkomst: notulen vaststellen, informs tie uitwisselen, eerste oordelen geven en de rondvraag, Veel vergaderpunten kun nen opafitand van elkaar gedaan worden ‘op een tijd en manier waarop her de deel nnemersschikt. Dan hou je in bijeenkom- seen dat deel van de agenda over waar het «echeom gaat: mec elkaar in gesprek 2. 4 Mecreente mnrecieen eens na wat je op afstand kunt doen en wat samen. En als je het samen doer, heefe hee dan een me fysiek bij elkaar te komen? aarde om, Eigen tempo Informatie uitwisselen in een verga- dering s nel complex. Ofiemand nu veel vertele of een berg sheets heeft, her is in veel gevallen vermociend. Veagen die ad WWW.ORNET.NL hoc gesteld worden, zijn niet altijd de beste. Veel makkeliker om dat in eigen tempo redoen, Schrapdatvan een agenda. De toelichting kan van meerwaarde zijn, maar riche die op de hooflijn, de dis siepunten of organiser de toelichting naar aanleiding van voorbereide vragen. Beschikbaarheid documenten Zorg dat documenten, sheets, noculen en dergelijke voor deelnemers beschikbaar zijn, zodat ze die in hun eigen tempo kun nen verwetken voor de vergadering. Som- ‘mige oxen richten een projeetsice in. Op in site staat een kalender met belang sjke data, een acteljst, rime om berich ven te post te plaatsen. Niet alleen is dan op én plats alle informatie voorhanden rond cen project, ook is te zien wie wanneer online zijn en wae doen. En dus ook wie er aleen poos nieegekeken hebben ap desie. Voorbeelden ziin wwwbasecamphg.com of wwweningcom nen ruimte om documenten Handig is hee als een document online dus via internet, beschikbaar is en alle corcleden erin mogenschrijven. Zodoende kan iedereen zijn vragen koijten kunnen orleden zien wat anderen voor opmer- kingen hadden. Eventueel kan de ‘ge naar van het document of iemand wit de ‘ox periodiek alle opmerkingen ordenen. In Googleiser naascherklassicke zoeken ook de mogelijkheid samen aan docu mencen ce werken. Dat onderdeel heet Google Docs. Daarin is precies te regelen wie welk document mag zien of mag bewerken. Ook kunnen er maihvaar- schuwingen gemaake worden, zodat er cen berichtje kome als er iets gewijzigd i. Op die manier zijn ook rondvragen of copmerkingen over hee verslag te verzax ‘melen, Dat is handiger dan mail omdat op één plek de broncekst en reacties te vinden zijn, Dat scheelt meerdere mails met elkaat vergeliken.O Klik op wwwORnet.nl op werkwijze voor meer tips over samenwerkin JuuyaucusTus 2009 onderneminggaad 23