DEFINISI LAPORAN

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang dihadapi yang dilaporkan. ( Kamus Dewan 1996:766). Laporan juga dikenali sebagai suatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarah untuk menyampaikannya.

(Oxford English Dictionary). Laporan digunakan oleh golongan professional seperti penyelidik, pentadbir, perunding, penyiasat dan seumpamanya untuk membuat sesuatu projek, mengesan masalah dan mengambil tindakan untuk mengatasi sesuatu masalah, menentukan strategi pemasaran atau untuk menilai kejayaan sesuatu rancangan.

(Ab. Rahman Ab Rashid dan Yap Kim Fatt:1998).Penulisan laporan berbeza, bergantung kepada tujuan atau perkara yang dilaporkan.

Menurut Ellis dan Hopkins (1985) Laporan ialah dokumen untuk menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca tertentu.

(Buku Bahasa Melayu 1, Siti Hajah Abdul Aziz ) Kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.

( Buku Bahasa Melayu Komunikasi, Dr Abdull Sukor Shaari, Prof Madya Dr Nuraini Yusoff, Mohd Isha Awang ) Disampaikan secara sistematik dan objektif dengan menitikberatkan kejelasan dan ketepatan kandungannya.

FUNGSI LAPORAN

Kita harus memulai dengan perkara yang lebih jelas mengenai apa yang ingin ditulis. Ia tidak sama dengan subjek kerana ia berfokus pada tujuan laporan. Apa yang kita harapkan ialah untuk pembaca benar-benar lakukan selepas mereka membaca laporan itu (mempengaruhi). Sebagai contoh: No. 1. Fungsi Merakamkan dan merekodkan sesuatu Huraian Laporan hasil daripada program yang telah dijalankan dan laporan tentang gejala ponteng sekolah yang berlaku di sekolahsekolah. Merakamkan dan merekodkan sesuatu perkara atau peristiwa. 2. Memaklumkan pelaksanaan dan perkembangan sesuatu 3. Menyalurkan cadangan Dihasilkan terutamanya jika sesuatu projek itu memakan tempoh masa yang panjang hingga dua atau tiga tahun. Seseorang dapat menyalurkan idea dan pandangan untuk diambil perhatian dan dinilai oleh pihak-pihak tertentu. Contohnya, laporan yang disediakan oleh pihak atasan yang bertujuan untuk kenaikan pangkat kakitangan bawahanya. 4. Mempertahankan tindakan Seseorang individu dapat menyuarakan pandangan dan pendirian secara formal, berdisiplin dan professional. Dapat menggariskan alasan dan bukti yang konkrit dalam laporan 5. Membentangkan perancangan Membentangkan perancangan bagi sesuatu projek, aktiviti atau program yang bakal dijalankan. Mendapatkan pengesahan dan keputusan majoriti.

CIRI-CIRI LAPORAN

Untuk menulis laporan memerlukan kebolehan menulis yang tinggi dari segi penguasaan bahasa. Antaranya ciri laporan terbaik ialah :

a) Bersifat objektif dan sahih Iaitu bukan tanggapan dan agakan. Ini kerana laporan bertujuan memberi maklumat yang betul dan tepat. Sebelum melapor, satu kajian dan penelitian data harus dilakukan. Bahan yang dilapor hendaklah mempunyai unsur ilmiah, empiritikal dan konkrit.

b) Persembahan Berilustrasi Fakta yang dipersembahkan hendaklah disertai dengan gambar, graf, jadual, peta minda bagi memudahkan pemahaman pembaca.

c) Bahasa yang ringkas, tepat dan padat Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang sederhana dan mudah difahami kerana laporan bertujuan untuk memperjelaskan fenomena yang berlaku dan memberikan kefahaman kepada pembacanya. Justeru, bahasa laporan mestilah mudah difahami dengan menggunakan ayat- ayat yang ringkas, tepat dan padat. Bahasa yang terlalu ilmiah dan banyak menggunakan istilah khusus hanya sesuai untuk bidang dan orang- orang tertentu sahaja.

d) Bersifat objektif dan sahih. Kandungan laporan hendaklah berdasarkan sumber yang sahih. Penulis hendaklah membuat penilaian ke atas bahan sama ada perlu dimasukkan ke dalam laporan ataupun tidak.

e) Struktur dan nada yang formal Struktur perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran. Sama ada perenggan demi perenggan atau bab demi bab. Laporan itu perlu ditulis secara bertimbang rasa dan bertolak ansur. Kesan sesuatu laporan juga perlu

diteliti. Gaya penulisan laporan berbeza antara satu sama lain kerana kemahiran berbahasa setiap individu berbeza. Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat mudah difahami.

f) Kegunaan Laporan Iaitu perlu mencatat fungsi dan objektif laporan itu ditulis dan hendakah selaras dengan tajuk laporan itu. Ada juga laporan tertentu. Kesimpulan penting untuk melengkapkan laporan dan maklumat hendaklah tepat. Ia mengandungi latar belakang sejarah hingga kepada penghasilan laporan. Hujah dikemukakan berdasarkan bukti kukuh.

g) Pernyataan Pendapat Terdapat pada akhir laporan dan merupakan rumusan secara keseluruhan terhadap perkara yang ditulis dalam laporan. Jika laporan dalam bentuk bab, kesimpulan harus dibuat di dalam setiap bab. Cadangan merupakan mencatatkan rasionalnya laporan itu ditulis. Laporan akan dianggap dokumen bertulis jika pelapor memahami keperluan pembaca dan mengemukakan butiran yang bersesuaian.

JENIS- JENIS LAPORAN

Terdapat pelbagai jenis laporan yang ditulis untuk pelbagai tujuan dan maksud tertentu. Jenis- jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan kandungan dan sifat laporan. Laporan dapat dibahagikan kepada dua kategori iaitu laporan berbentuk borang seperti laporan berita dan laporan berkala dan laporan berbentuk terbuka atau panjang seperti laporan kajian, laporan prestasi dan laporan tahunan. Antara jenis laporan yang umum ialah:

Laporan Tahunan Disediakan oleh sesebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi. Tujuan : Menyediakan perancangan yang lebih baik @ mencapai prestasi yang lebih tinggi pada masa akan datang. Dibuat setahun sekali. Disampaikan mengikut urutan tarikh.

Laporan Khas Tujuan : Mendapatkan maklumat yang pantas, tepat & jelas. Berguna kepada organisasi @ masyarakat mendapatkan gambaran sebenar sesuatu peristiwa.

Laporan Prestasi Mengandungi penjelasan tentang tugas yang telah selesai & kejayaan yang dicapai oleh sesebuah syarikat atau organisasi.

Laporan Penilaian Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada pihak tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.

Laporan Sulit Mengandungi maklumat tentang latar belakang individu. Maklumat mestilah tepat Membantu sesuatu pihak membuat keputusan terhadap permohonan seseorang calon.

Laporan Kajian Dilakukan oleh sesuatu jawatankuasa atau lembaga yang dipertanggungjawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, kejadian, dasar dan sebagainya. Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan & disampaikan kepada pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya. Tidak bersifat fiksyen.

Laporan Lawatan Tujuan : Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu berlangsung. Dilaporkan mengikut perkembangan peristiwa. Tepat & mudah difahami.

Laporan Aktiviti Persatuan Tujuan : Merakamkan atau memaklumkan sesuatu. Ditulis mengikut format tertentu. Disediakan oleh setiausaha persatuan.

FORMAT LAPORAN

Format umum sesuatu laporan itu terdiri daripada perkara-perkara berikut: a. Tajuk Laporan

Laporan dimulakan dengan memperkenalkan nama persatuan atau organisasi, diikuti dengan tajuk laporan. Ada juga laporan yang tidak menyatakan nama persatuan atau organisasi, tetapi terus kepada tajuk. Jika dalam setahun terdapat beberapa laporan yang akan ditulis, nombor bilangan laporan perlu dicatatkan. Nama dan tajuk laporan hendaklah ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan. Tajuk laporan ditulis di tengah-tengah bahagian atas karangan dan digariskan sepenuhnya. Selang sebaris daripada tajuk dituliskan tarikh, masa, dan tempat, terutama bagi laporan yang khusus tentang aktiviti, lawatan atau majlis tertentu. Kesemua maklumat ini ditulis dibahagian tengah laporan. Huruf pertama bagi setiap kata kecuali kata sendi, kata hubung, dan kata sandang hendaklah ditulis dengan huruf besar. Tajuk boleh juga ditulis keseluruhannya dengan huruf besar.

b. Isi / kandungan Laporan

Terdiri daripada tajuk dan subtajuk dan menggunakan sistem penomboran. Isi bermula dengan pendahuluan atau pengenalan dan diakhiri dengan penutup sama seperti karangan biasa. Isi laporan ini bergantung pada perkara-perkara yang hendak dilaporkan.

c. Penamat Laporan

Ditulis di sebelah kiri laporan selepas perenggan terakhir dengan melangkaui dua atau tiga baris kosong penamat. laporan ditulis selang sebaris daripada ayat terakhir dalam isi laporan dan dimulakan dengan frasa pengakuan pelapor, iaitu, 'Disediakan oleh' atau 'Dilaporkan oleh'

yang diikuti dengan tanda koma pada akhir frasa itu. Dibawah pengakuan pelapor disediakan ruang untuk tandatangan pelapor. Selepas itu, nama lengkap pelapor ditulis di dalam kurungan dengan huruf besar kesemuanya dan diikuti nama dan jawatan pelapor. Selang sebaris dicatatkan pula tarikh laporan itu ditulis. Kesemua maklumat ini ditulis di sebelah kiri. Penamat laporan seperti ini sama seperti bahagian penamat pada minit mesyuarat. Terdapat cara yang lain bagi penamat laporan, iaitu pelapor tidak perlu menandatangani laporan tersebut, sebaliknya hanya nama penuh pelapor dengan huruf besar dengan beserta jawatan sahaja yang dicatatkan. Tarikh laporan pula ditulis di sebelah kanan bersetentang dengan pengakuan pelapor. Contoh:

Disediakan oleh: 16 OGOS 2010 NURUL HIDAYAH BINTI MOHD SAWAL

Akhir sekali, bahagian-bahagian lain, dalam sebuah laporan terdapat bahagian-bahagian lain yang tidak kurang pentingnya, terutamanya jika laporan tersebut mempunyai banyak halaman yang terdiri daripada beberapa bab. Hal ini bermakna tidak semua laporan memerlukan perkara-perkara tersebut. Antara bahagian lain itu ialah: i) Senarai kandungan Maklumat ini diperlukan untuk laporan yang panjang. Senarai kandungan terdapat pada bahagian awal laporan dan hendaklah ditulis secara berurutan, bermula dari halaman kandungan itu sendiri hingga ke halaman yang terakhir. Senarai kandunga disertakan muka surat dan penomboran pada tajuk atau subtajuk, sama ada yang terdapat dalam badan laporan.

ii)

Senarai jadual dan rajah Jika dalam laporan terdapat jadual, gambarajah, carta, graf dan peta yang digunakan untuk menjelaskan sesuatu hujah, maklumat datang penerangan supaya lebih mudah difahami, maka perkara tersebut perlu disenaraikan dalam satu halaman khas selepas senarai kandungan. Nombor jadual atau rajah tersebut perlu dicatakan berserta nombor halamannya.

iii)

Abstrak atau ringkasan Abstrak atau ringkasan diperlukan bagi laporan yang panjang, terutama laporan kajian. Perkara ini memberikan gambaran umum tentang keseluruhan kandungan laporan, ringkasa atau latar belakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama serta cadangan.

iv)

Senarai rujukan atau bibliografi Rujukan merupakan bahan sumber yang dinyatakan dalam isi sesutu laporan sementara bibliogarafi ialah bacaan tambahan oleh pelapor. Rujukan atau bibliografi ini perlu disenaraikan pada bahagian akhir laporan dan ditulis mengikut susunan abjad bermula daripada a hingga z.

v)

Apendiks atau lampiran Merupakan maklumat tambahan bagi laporan yang panjang bagi bertujuan untuk mengukuhkan hujah atau memberikan bukti. Perkara ini merupakan sebahagian daripada isi laporan. Bahagian ini diletakkan di bahagian akhir laporan selepas senarai bibliografi. Bilangan lampiran bergantung pada keperluan justifikasi laporan, malah ada laporan yang tidak memerlukan lampiran.

______________________________________ }

a . ___________________________________________________________ .

___________________________________________________________ ___________________________________________________________ __________________________________________________________ _________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________

b . .

_________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________,} c

. e ________________ } .

____________ } d

( _______________ ) } f ________________ ________________ Petunjuk ; a b c d e f g Tajuk laporan Isi / kandungan Pengakuan pelapor Tarikh Tandatangan pelapor Nama pelapor Nama jawatan dan persatuan (Sumber: Siti Hajar Abd Aziz, muka surat 282)
g .