KURSUS HANDS ON eSPKWS

MODUL PERMULAAN
SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM Kemaskini terkini : Jun 2013 1

MODUL PERMULAAN

Perlu menguncimasuk semua maklumat KECUALI Maklumat Penyesuaian Bank kemudian di sahkan oleh Pengurus Sekolah sebelum membuat transaksi tahun semasa.

Maklumat ini hanya perlu dimasukkan bagi tahun pertama penggunaan sistem.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Maklumat Sekolah
1

3 4

1. Sistem akan memaparkan pilihan kumpulan wang, modul dan submodul yang dipilih. 2. Kemaskini nama sekolah, alamat dan nombor telifon sekiranya perlu. Sekiranya terdapat perbezaan pada kod sekolah, sila hubungi pihak Admin. 3. Pilih tahun mula guna sistem 4. Klik Simpan SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM 3

Maklumat Akaun Bank Sekolah

1. Klik tambah bagi menguncimasuk maklumat bank

Kuncimasuk maklumat yang diperlukan : 1.

1 2 3 4

Berdasarkan tarikh pembukaan akaun bank atau tarikh permulaan guna sistem. Pilih nama bank dengan tepat Kuncimasuk cawangan bank Kuncimasuk no akaun bank. Klik Simpan

2. 3. 4. 5.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Langkah Menutup Akaun Bank

1. Klik butang jika hendak menutup akaun bank.

2. Klik OK

3. Nama bank tersebut akan dipaparkan pada Senarai Akaun Bank yang telah ditutup

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Langkah Mengemaskini Maklumat Akaun Bank

1. Klik bagi mengemaskini maklumat bank

2. Kemaskini maklumat 3. Klik Kemaskini setelah selesai mengemaskini maklumat.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Pilih Perihal

Berikut adalah perihal utama yang ada di dalam sistem.

1. Klik bagi memaparkan senarai subsidiari bagi setiap perihal utama. 2. Klik pada kotak bagi subsidiari yang berkaitan. 3. Klik Simpan
Senarai subsidiari boleh dikemaskini pada bila-bila masa.
2

1. Ulang langkah 1 dan 2 di atas. 2. Klik Kemaskini. Sekiranya terdapat subsidiari yang diperlukan namun tiada dalam senarai, pengguna perlu berhubung dengan pihak Admin. SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM 7

Maklumat Baki
1

1.

Maklumat di isi berdasarkan maklumat di Buku Tunai dan Akaun Subsidiari manual pada tarikh 31/12/2012

2. 3.

Kuncimasuk maklumat Jumlah Keseluruhan akan dikemaskini oleh sistem secara automatik

4.

Klik Simpan

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Langkah mengemaskini Maklumat Baki

1. 2. 3.

Klik Kemaskini Kemaskini maklumat Klik Simpan

Peringatan : Kemaskini hanya boleh dibuat sebelum pengesahan Modul Permulaan dibuat oleh Pengurus Sekolah.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Maklumat Penyata Penerimaan dan Pembayaran

Klik tambah baru bagi pertama kali kuncimasuk maklumat.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

10

1.

Maklumat di isi berdasarkan maklumat di Penyata PATSKOM / Penyata Audit berakhir pada tahun seperti yang di paparkan di sistem.

2. 3.

Kuncimasuk maklumat Jumlah Keseluruhan di jana oleh sistem

4.

Klik Simpan

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

11

Langkah bagi mengemaskini maklumat yang telah dikunci masuk.

Klik kemaskini untuk mengemaskini maklumat yang sebelum ini telah diisi.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

12

1. 2. 3.

Klik Kemaskini Kemaskini maklumat Klik Simpan

Peringatan : Kemaskini hanya boleh dibuat sebelum pengesahan Modul Permulaan dibuat oleh Pengurus Sekolah.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

13

Maklumat Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

1. Klik tambah baru bagi pertama kali kuncimasuk maklumat.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

14

1.

Maklumat di isi berdasarkan maklumat di Penyata PATSKOM / Penyata Audit berakhir pada tahun seperti yang di paparkan di sistem.

2. 3.
2

Kuncimasuk maklumat Jumlah Keseluruhan di jana oleh sistem

4.

Klik Simpan

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

15

Langkah bagi mengemaskini maklumat yang telah dikunci masuk.

Klik kemaskini untuk mengemaskini maklumat yang sebelum ini telah diisi.

Peringatan : Kemaskini hanya boleh dibuat sebelum pengesahan Modul Permulaan dibuat oleh Pengurus Sekolah.
SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM 16

1. 2. 3.

Klik Kemaskini Kemaskini maklumat Klik Simpan

Peringatan : Kemaskini hanya boleh dibuat sebelum pengesahan Modul Permulaan dibuat oleh Pengurus Sekolah.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

17

Maklumat Kunci Kira-Kira

Amaun dari Maklumat Penerimaan dan Pembayaran Kuncimasuk

1. Kuncimasuk semua perkara yang berkaitan.

2. Klik simpan selepas semua maklumat dikuncimasuk

Peringatan : 1. Pastikan menguncimasuk maklumat yang bertanda terlebih dahulu sebelum mengisi maklumat-maklumat lain yang berkaitan.
Kuncimasuk

Pastikan Kunci Kira-Kira imbang sebelum maklumat disimpan

Amaun dari Maklumat P.Pendapatan dan Perbelanjaan

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

18

Akaun Belum Terima (ABT)

1. 2. Kuncimasuk maklumat lengkap mengenai ABT Klik Simpan

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

19

Deposit Dibayar
1. Kuncimasuk maklumat lengkap mengenai Deposit Dibayar berdasarkan baucar bayaran. Klik Simpan

2.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

20

Akaun Belum Bayar (ABB)

1. Tambah Pembekal sekiranya maklumat pembekal tiada dalam sistem Kuncimasuk maklumat lengkap mengenai ABB Klik Simpan

2. 3.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

21

Deposit Diterima
1. Kuncimasuk maklumat lengkap mengenai Deposit Diterima berdasarkan resit. Klik Simpan

2.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

22

Terimaan Terdahulu
1. Kuncimasuk maklumat lengkap mengenai Terimaan Terdahulu berdasarkan resit. Klik Simpan

2.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

23

Maklumat Penyata Penyesuaian Bank

1. Maklumat Penyesuaian Bank di Modul Permulaan adalah berdasarkan penyata penyesuaian bank bulan terakhir sebelum guna sistem. 2. Klik butang untuk mengisi maklumat baki wang seperti di penyata bank 3. Klik untuk mengisi maklumat di Lampiran A (1) hingga Lampiran A ( 6)

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

24

Tambah Baki Bank

1 2

1. Kunci masuk amaun baki seperti di Penyata Bank 2. Klik Simpan

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM.

Lampiran A(1)

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut. 2. Kuncimasuk maklumat resit berdasarkan resit yang telah dikeluarkan. 3. Klik Simpan selepas semua maklumat telah dikuncimasuk dengan betul.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

26

Lampiran A(3)

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut.

Janaan secara automatik

2. Kuncimasuk No. Rujukan dan amaun berdasarkan maklumat di Penyata Bank

Janaan secara automatik

3. Tarikh baucar adalah berdasarkan tarikh terima penyata bank.

Peringatan : 6. Klik simpan selepas semua maklumat dikunci masuk.

September 2012

Pastikan nombor baucar di daftarkan terlebih dahulu sebelum merekod transaksi ini. (Rujuk Modul Bayaran Submodul Daftar No. Baucar)
SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM 27

Lampiran A(4)

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut.

2. Klik simpan selepas semua maklumat dikunci masuk.

Peringatan: Pastikan bil yang hendak dipilih didaftarkan terlebih dahulu sebelum membuat transaksi bayaran. (Kuncimasuk bil dalam Modul Daftar Bil)
September 2012 28

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

Lampiran A(5)

1. Terimaan yang dikenalpasti adalah semua terimaan yang belum direkodkan dalam buku tunai tetapi dapat dikenalpasti sumber/ pemberi wang tersebut. (contoh : EFT daripada Bahagian Kewangan) 2. Terimaan yang tidak dikenalpasti adalah semua terimaan yang belum direkodkan dalam buku tunai tetapi tidak dapat dikenalpasti sumber/ pemberi wang tersebut.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

29

Terimaan yang dikenalpasti

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut.

2. Klik simpan selepas semua maklumat dikunci masuk.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

30

Terimaan yang tidak dikenalpasti

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut.

Janaan secara automatik

2. Kuncimasuk no.rujukan berdasarkan pada penyata. 3. Kuncimasuk amaun.

4. Klik simpan selepas semua maklumat dikunci masuk.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

31

Terimaan yang tidak dikenalpasti

Menyenaraikan semua terimaan yang tidak dikenalpasti.

1. Klik untuk membatalkan rekod

PERINGATAN : Hanya transaksi yang dikuncimasuk pada penyata penyesuaian semasa boleh dibatalkan.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

32

Lampiran A(6)

Janaan secara automatik

1. Klik tambah untuk menguncimasuk maklumat tersebut. 2. Tarikh resit adalah berdasarkan tarikh terima penyata pada setiap bulan.

Janaan secara automatik

3. Kuncimasuk amaun.

4. Klik simpan selepas semua maklumat dikunci masuk.

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

33

Maklumat Kump. Wang Terkumpul

1. Maklumat tersebut adalah lanjutan daripada maklumat Kunci Kira-Kira. 2. 3. Kuncimasuk maklumat Jumlah Keseluruhan akan dikemaskini oleh sistem secara automatik 4. Klik Simpan

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

34

Tips Menguncimasuk maklumat : 1. 2. Jadikan maklumat baki sebagai maklumat utama Tambah : Maklumat berkaitan ABT, Wang Dalam Tangan dan Deposit Dibayar (jika ada) Kenalpasti peruntukan yang berkaitan dengan perkara di atas Tolak : Maklumat berkaitan ABB, Deposit Diterima, Terimaan Terdahulu Kenalpasti peruntukan yang berkaitan dengan perkara di atas

3.

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

35

PROSES KUNCIMASUK KALI PERTAMA

Klik Modul Permulaan Klik Submodul Maklumat Sekolah untuk memilih tahun mula guna sistem.

Klik Submodul Maklumat Akaun Bank Sekolah untuk menguncimasuk maklumat bank.

Klik Pilih Perihal untuk memilih perihal peruntukan yang digunakan di sekolah.

Klik Submodul Maklumat Baki untuk mengisi maklumat baki.

Klik Submodul Penyata Penerimaan dan Pembayaran.

Klik Submodul Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan.

Klik Submodul Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan.

Klik Submodul Kunci Kira-Kira.

Pengurus Sekolah perlu mengesahkan maklumat dalam Modul Permulaan

Daftar No.Resit, No. Baucar ,No. Cek dan bil untuk cek belum tunai

Klik Submodul Maklumat Penyata Penyesuaian Bankm setelah penyata disediakan secara manual.

PERINGATAN : a. Sediakan Penyata Akhir Tahunan Sekolah dengan betul. b. Pastikan amaun baki di Buku Tunai dan Akaun Subdiari adalah betul.

36

Terima kasih

September 2012

SEKSYEN AKAUN SEKOLAH, KPM

37