CONTOH PENULISAN MINIT MESYUARAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

Konsep Satu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut. Fungsi Minit mesyuarat menjadi bahan rujukan, tindakan susulan, pelaporan semula untuk mesyuarat akan datang dam nerfungsi sebagai bukti rasmi salah satu punca kuasa atas sebarang arahan kerja dalam sesebuah organisasi. Sifat Dokumen ini adalah sulit dan tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya untuk tatapan umum. Dari segi cara penulisannya, minit mesyuarat perlu ditulis dengan menggunakan format yang khusus. Ciri iri Sebahagian besar ciri minit mesyuarat disenaraikan dalam Pe!e"i"ing Ke#a$uan Penta%&iran A'a# (i"ang ) Ta*un +,,+ -PKPA ).+,,+/ Pan%uan Pengurusan Mes0uarat %an Urusan 1a'atan 1a'atan!uasa Kera$aan Minit #es0uarat se*arusn0a #e#pun0ai %an #enepati !e*en%a! for#at 0ang te"a* %itetap!an seperti &eri!ut2 Butiran awal mesyuarat Merangkumi na#a #es0uarat3 no#&or &i"angan #es0uarat3 ta*un3 tari!*3 #asa %an te#pat berlangsungnya mesyuarat. Ke*a%iran 2 Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut kekananan ahli mesyuarat di bawah tajuk Ha%ir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di bawah tajuk Ti%a! Ha%ir dengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawaipegawai yang bukan ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Ha%ir (ersa#a. Stru!tur #init #es0uarat

. ". #. &. '. ).

!erutusan pengerusi !engesahan minit mesyuarat !erkara $ perkara berbangkit % maklum balas !erbincangan agenda baru % pembentangan kertas kerja (al $ hal lain !enutup

Na#a pen0e"ia %an pen0e#a! #init #es0uarat *ama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda pertanggungjawaban. + Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu dimasukkan Minit mesyuarat akan disahkan se!aktu mesyuarat di"alankan # Peno#&oran Disusun berbe,a dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan. 4a0a &a*asa Catatan tin%a!an -atatan tin%a!an ditulis secara te&a" dengan merekodkan na#a pega'ai yang akan melaksanakan tindakan tersebut atau sekadar #a!"u#an. (a*asa 0ang pa%at3 tepat3 ring!as %an $e"as Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. !enggunaan bahasa lisan perlulah dielakkan. Asmah (j. .mar + //012 $ 3 berpandangan bahawa gaya bahasa berbentuk ungkapan khusus mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata seperti berikut1 Tin%a!an !e atas #init 4indakan $ tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul atau mengesahkannya. 5ika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan tanpa sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut1 Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan. 5ika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan dengan pindaan digunakan. -ontoh1 Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut1

+a3

66666666666666666666666

Me"apor!an per&in angan Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam minit mesyuarat sering kali menggunakan bentuk imbuhan meN$%$kan kerana bentuk itu menggambarkan suasana lebih formal dan tidak bersahaja selain memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di$ %$kan. Antara perkataan yang digunakan ialah membin&angkan' men&adangkan' mengesy(rkan' mengusulkan dan lain $ lain. -ontoh1 Mesyuarat mengesy(rkan 5abatan !enyelidikan dan 7no8asi mengkaji perkara ini dengan lebih teliti. Ketetapan 9etetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat sama ada bersetu"u' menerima' memperakukan'meluluskan dan sebagainya. 9etetapan ini boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif. -ontoh1 Mesyuarat bersetu"u agar 666666666.. 5ika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu permohonan, minit mesyuarat akan merekodkan seperti yang berikut1 Mesyuarat bersetu"u agar 6666666 tidak 66666666.. * Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak bersetu"u atau tidak memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan negatif. Contoh: Mesyuarat tidak bersetu"u agar 66666666666 Ke"an aran Pen0e%iaan Minit Mes0uarat Se&e"u# #es0uarat Penentuan agen%a Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat bersedia secara teliti. 5ika ada kertas kerja yang ingin dibentangkan, penentuan kertas kerja itu sebagai agenda mesyuarat seharusnya dilakukan ' hari sebelum mesyuarat. !ihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan kertas kerja yang mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan jumlah ahli mesyuarat. Surat $e#putan #es0uarat Seharusnya diterima oleh ahli $ ahli mesyuarat sekurang $ kurangnya : hari sebelum mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat. Se#asa #es0uarat

Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan, keputusan mesyuarat dan tindakan susulan pihak $ pihak yang terlibat tanpa sebarang tambahan fakta atau mereka $ reka maklumat. Se"epas #es0uarat Se#a!an #init Draf minit mesyuarat diserahkan kepada pengerusi untuk disemak dalam tempoh # hari selepas mesyuarat dan minit mesyuarat diedarkan selewat $ lewatnya 0 hari selepas mesyuarat. (orang #a!"u# &a"as Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil keputusan mesyuarat. 4arikh penghantaran semula borang maklum balas mesti dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah menerima borang maklum balas 0 hari sebelum mesyuarat berikutnya. (al ini penting disebabkan setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya. -ontoh borang maklum balas B7; !<=9A=A . !erkara &. . !enolong 9anan (<M menjelaskan bahawa semua guru kelas perlu melengkapkan maklumat murid dalam buku kedatangan seperti nama penjaga, alamat, nombor telefon, yuran dan nombor resit untuk rujukan. Ru$u!an Asmah (aji .mar. //0.Bahasa ;aporan. 9uala ;umpur. Dewan Bahasa dan !ustaka. !ekeliling 9emajuan !entadbiran Awam Bilangan " 4ahun // +!9!A "% // 3 $ !anduan !engurusan Mesyuarat dan >rusan 5awatan $ 5awatankuasa 9erajaan. ) &atatan * Maklumat ini diper(lehi ketika menghadiri +a&ana Penulisan ,(kumen Rasmi -leh ,e!an .ahasa dan Pustaka +ilayah Utara * Tarikh * /0 Ma& /12/ 3 Rabu # Masa * / 11 4 5 11 petang Tempat * ,e!an Putera' SM6 Tunku Putera' .aling ,isediakan (leh' 47*DA9A* MA9;>M BA;AS

6etua Panitia .ahasa Malaysia S6 6(ta Aur' Sik 6edah