INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

DEFINISI
Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang.
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
2

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PENGHANTARAN/Edaran Minit Mesyuarat Minit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut diadakan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

FORMAT PENULISAN
MINIT MESYUARAT

PKPA BIL. 2/1991

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Minit Mesyuarat Bersiri (Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil Tahun . (Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun) Tarikh: Masa: Tempat:
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
5

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Kehadiran:

Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Turut Hadir:

Senaraikan nama pegawai yang bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Urus Setia:
Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat dan hendaklah mengikut kekananan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. Perutusan Pengerusi Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat, semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2. Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lepas

Catatkan keputusan MM lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan.
Pencadang-penyokong @ bersetuju sebulat suara
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
10

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

3. Perkara-perkara Berbangkit Jika Berkaitan

a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

11

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

b. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

12

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatan juga agensi atau nama jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

13

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

4. Perbincangan Agenda Baru yang Dibincangkan Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.
14

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja Jika Berkaitan Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah:

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

15

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

a. b. c. d.

Tajuk kertas kerja berkenaan. Agensi yang menyediakan kertas kerja. Tujuan utama kertas kerja disediakan. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja tersebut.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

16

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

e. Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan. f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil perhatian.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

17

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

6. Hal-hal Lain Jika Ada Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

18

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

7. Penutup Minit Mesyuarat Ruangan ini merekodkan perkara seperti yang berikut:
a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan. b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi. c. Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikh telah ditentukan.
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
19

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Urus Setia

Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.

Tarikh Catatkan tarikh MM berkenaan disediakan.

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

20

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

FORMAT JADUAL @ KOTAK

Disyorkan bagi: Mesyuarat dalaman @ house keeping

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

21

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Contoh Format Jadual @ Kotak

Bil. Perkara Tindakan Perlu Diambil Tanggungjawab Status Semasa

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

22

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Jika hadiri mesyuarat di luar sebagai ahli/wakil:

Minit kepada Ketua Jabatan patut disediakan.
Bentuk: - Catatan Perbincangan - Nota Perbincangan - Catatan Ringkas

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

23

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

MINIT Mesyuarat bagi:

Mesyuarat Bersiri atau Berkala: Format (7 langkah) Cth: Mesyuarat Jabatan, Mesyuarat AJK PIBG.

ii. Mesyuarat Khas Cth: Mesyuarat Membincangkan Pelancaran Panduan Pengurusan Jabatan a. Perutusan Pengerusi b. Perbincangan c. Hal-hal lain d. Penutup
24

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Contoh Rekod Khas yang Dicadangkan Bagi Pengesanan Maklum Balas/Pelaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar
Jawatan/ Peg./Unit

Maklum balas
Tkh patut terima Tkh Terima Tkh bentang

Status (Tamat/ sambung)

DAN_MM

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI

25

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

TUGASAN KURSUS
Jenis-jenis Mesyuarat:
1. Mesyuarat Pengurusan 2. Mesyuarat Ikhtisas 3. Mesyuarat Kurikulum 4. Mesyuarat Panitia 5. Mesyuarat PIBG 6. Mesyuarat Hari Keluarga 7. Mesyuarat Jawatankuasa Sambutan 8. Mesyuarat Hasil Lawatan 9. Mesyuarat Persediaan Lawatan Sekolah Cemerlang 10.Mesyuarat Agung Persatuan
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
26

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Terima kasih
Daud Naim (DAN) daudnaim@iab.edu.my 03-61056161/012-3066257
DAN_MM FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI
27