EXHIBIT A

CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 1 of 19

_.__
ROYAL NORWEGIAN EMBASSY
Washington, DC., Oi
Detv.ises til Deres brev av 4. ju1i med tittei <<videre oppfulging av innsynsbegjrerl:ng
satnt tidligere kottespondanse i samtne sak.
1. Bakgrunn
Innlednlngsvis vll ambassaden understreke at innsynsbegjreringen som furst ble
framsatt i Deres brev av 5. desember Qg senere fiilgt opp i nytt brev av 7. mal har vrert
undergitt en meget grundig be handling fra ambassadens og genera1konsu1atets side;
Innsynsbegjreringen er etter amhassadens syn fyltestgjerende besvart ved oversendelse
av diverse dokumente.r ira Utenrlksdepmiementet, .Atnbassaden i Washington og
Generalkonsula.teti Minneapolis samt begru,nnet avslag pa deler av
illllsynsbegjrerlngen.
Avgj0relse 1 innsynssak er et eAkeltvedtak som k.an paklages etter forvaltningsloven
kap. VI, l{Iagefristen er .etter forvaltningsloven 29 tre uker fra det tidspunkt
underretning om vedtaket er kommet tram til vedkommende part. lnnsynsbegjretingen
av 5. desem:ber var omfattende, og oversendelse av dokumenter skjedde i flere -
o:mganger, senest ved ekspedisjon.. fra amba.ssadet:l av 21, mars.
Peres brev med tittel oppfulging avJnnsynsbegjrering clatert 7. mai, alts.a godt etter
utlepet av den ordfnre.re klagefrlsten. Uavhengig av dette valgte 31lihas$aden j $var
herfra datert-7.jUtii a gi en mermere for de Qg anfursler De tqr
opp i Deres brev. Da brevet oppmlging av ikke vat utfotfil.et som
en ordinrer klage valgte manimiolertid ikke a e.P. .full ld_agebehMdling,
-. '
hvilket i dette tilfellet hadde )nne bAret klage fi1 Kortgen i smts_d.d.
<<Vider Qppf01gitlg :1;\V (iatert.4. jtili teiSe$ yttetliger
til Heller dette brevet. er
- '
uttzykkeUg td:fQrmet so;n ettldag. Perini<>t er det i med det forrige innkommet
l.d.agefristen, Qth man tegiiet fra det opprirtnelige og om regner
fra svar ay 7. j4ni pa btev 7. mai.
YlU det besvar de sp0'rsmiH og kommentere de
De rei$er i Dres btev av 4. juli. Med dette anses- bebandlmgen a,v
a vrere av$1Uttet hetfra, med mindre det dukker opp nye momenter
isaken,
....... t..: ...........
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 2 of 19
... r;-">,. -:, . ,
: . ..:. '.:;: : :.!-.: !!.
2. Unntak-fra innsyn i fire dokumenter' etter forvaltningsloven 18a
I brevet av 4. juli bes om en redegj0reise for hvorfor forvaltningsloven l8a er aktuell
som unntakshjenunel for dokumenter som er distribuert i den. sakalte
elte:r stydngsgruppen besto av
representanter for de organer som sammen finansierte de to stillingene ved
Genetalkonsulatet i Minneapoiisl,
Forvaltningsloven 18 a gir hjemmel for a unnta fra innsyn dokumenter som et
fotvaltnin;gsorgan hat utarbeidet for sin egen inte:r:ne saksforberedelse, sAkalte
organinterne do:kumentet; Det denne sammenheng er hva:som
,;: .: kaii b"etraktes som:etforgan; :.: ..
Det framgar av forarheidene til offentleglova (ot prp. nr. 102 (2004--20.05)) at regelen i
forvaltningsloven 18 a skat forsUts og anvendes pa samme som den. tilsvarende
bestemtnelsen om prganinterne dokt.Jmenter i o:tientleglova 14.- Forarbeidenes
merknadertil offenUeglova 14 VU fulgelig ha relevans ogsa for tolkningen av
forvaltningsloven 18 a salangt de to hestemnu:ilsene er sammeofallende.
Detframgar av Justisdepartementets rettlelar til offentleglova pkt. 7.2.2.3 at en
arbeldsgruppe som er oppnevnt av et organ, f.e).{s. et departement for a utrede eiJ. sak
notmalt mA regne.s som en del av det organ sor.n h.ar pppnevl).t uJ;valget; Dettc:, rna
gje1de uavhengig avnm.gruppen ogsa irikludeter eksteme me<llem.mer. Seftl.lt;tder
deMe synavinicele11 vH s.tyringsgruppen som en del av
utenrlksdepartementet og korrespon.danse mellom og styringsgr.uppens
. medl(:mmier vi1 w.ere a "betrakte som organiii.tern, .
Alternativt kunne man se styrlngsgruppen som et :Utvalg. Om slike
utvalg slerveUed.eren i 7.2 .. 2.3 at.<<koordinerende.utvalg, sow blk opprti.afot a
samordne *JiviteteJl til fleire and.re organ fagUg qc;ltninistrt\tivt,
rekna,stsom eigne organ, ikl{je som: hjelpeoJ;ga1J nokon av dei
Unde.r den mrstnevnte - styringsg:ruppen S()Ill en atbeidsgruppe under
utendksd.epartemeritet- vU styringsg,ruppel). regnes som en del av .de'partementet i
offentleglova$ og f<)tvaltimgslovens forstand, og dokumenter tttveksletmellom
ute,nriksd(lparlmentet og styrirtgsgruppas medlemmet vii vrete omfattet av unntaket j
J9rvaltnWg$1oven 18 .. a 4okumenter .direkte. Detsam:me gjelder
korrsportdanse mellom de deltakende. otganer i styringsgrup:pa. Der
deter sn.a,kk om ellet et ptosJekt konstltuert av flere .departementt
organer) rna :man ut fra veilede:rens eksempel anse prosjektet som del av
aU de otganer. I forabeidene til offentleglova (NOU 2003:30 purtkt 10 .. 2.2)
i Styrlngsghtppert av representanter for Kun:nskaps og
fo.r$knihg$depattementet. SINTEF. Itmovasjon Norge; Uiuvet!?itets .og hti!Y&l<alerllcl.et '(()HE,) og
ForsktiingsrAdet. . .
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 3 of 19
er det vist til et konkret tUfelle av prosjektorganiserlng hvor
iovavdellng i sin tolkning av den tidllgere offentlighet.sloven- som dette punkt had de
de samme vurderlngstema- k:om -61 at m0tereferatene et p.rosjektmed fra
to :forvalmin:gsorganer forble org<millcterne nar oversen_dt -det e_ne
de_p_artement ti1 det andre. --
Ogsa under den betr;,iktningen_...,
koordinerende organ. for:flere organer -vil o:rganinterne d6kl1menter i
utenriksdepartementet kunne tU medleti1:rtiet
dokumentene mister sin interne karakter. En tolki'tti).g av veilederetts punkt
t2:5 der det legges til grunn at ved oversenditlg til-organ tntld ikoordinerande rdlle,
sorn Statsministerens kontor og Finansdepattenientet ovrfot de.partementa, og
oversending_ til eit--sideordna orga,n !or vida.re [,,;] vil
. . .... -
etter- 14 iyrste leden ftamlei.s gjelde.
Under begge betraktning:smAter blir restiltatet de dokwnentetie det spetres om
pa s. 1 i Den=:s brev kan unntas $otn otganinterhe etter forvaltningsloven 18 a.
Ambassadep; har tidlige.re VUtdert m.erinnsyn i disse dokumentene og kommet til at den
fortm1ighet som er en viktis-f9rutsetliing for grundighet og integritet i interne
beslgJ;rtingspro$esser her veie. tyngte enn partens mske om innsyn,
'ble derlor avslatt. Denne vurderingen
3.. :fljellillieUor {l dokument 2008/0016()..146 og
De bel' iDeres l,>:revom at dokumentene 2D08/0016(}.146:og 2008/0016Q-75 frlgis,
evnfuelt a:t det gls en redegjf1telse for pA hvilket grunnlag d.ol,<umentene tilbakeho1des.
Som det :frarngat avlisten .sendt fra ambassaden somvedlegg til ambass_adens svarbrev
av 7. juhi er disse to .dokumentene unntatt som organinterne etter fv:I. 18 a. Det vises i
den forbindelse til drdelsen ovenfor-. De to. dokumentene det spe:rres etter har
ekstetne og meroffentlighetsvurderinger tilsier ikke at de gis ut
4,. Forhqldet :mellom innsynsrett og arkiveringsplikt
De fastholder i Detes brev at det :finnes-en rekke dokumenter som er omfattet av
inrtsyrtsbegjreringen av 5. desember 2012 og 12-puriktstisten av -7. mal 2013, men som er
utelatt i svar ira ambassaden. 12-punktslisten omfattenned ett kun
Ambassaden har foretatt otnfattende .arkivsak pa grunn1ag av Deres
og har som et resultat av dette identiftsert et hundretalls dokumenter i sine- arkiver som
.Ewalds arbeidsforhold i Utenriksdepartementet; som. er d.et det sp0rres
etter i iiinsynsbegjreringen av 5. desember; Samtlige dokumenter er vurdert lndMduelt
med tanke pa in:nsyn; De det'er gitt innsyn i er oversendt og dokurnenter
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 4 of 19
som er er begrunnet rned hjemmel, i till egg fit en mer omfa:ttende redegJarelse
gitt ito brev.
Sam meddelt i brev herfra av 7. ji.mi d.A. det ikh:e foremtt epo$ts0k i
grunnlag :aY Ewatds
anse.tteleesotholder eQ som ligger noe tuba.ke.i tid og alle og
$om hat vrerl: menstan.d fg;r $aksbehMdUng 9g som:har
$om. d6J.<;Imentasjon $kal arldVor$ki.i6:en o.fi
Det .samme melder i betydelig utsttek,rting ititetne dc>kumehter pa grurttilag av ege.n
-instruks,
Innsynsrette1.l <<S.aketts d.okutnenter>>, og
$.a;l{sdolw.tu.eQ.tbgtePet r def.mett i tned forarbeidet.
Sak$dok1Jmentebegrepet .i offentleglova Omfijtter tttviisomt epost. Det et ikk.e et vilkar
.at et arkiverings- eller joutnalfuringspliktlg for at det skal vrere et
saksdokumentetter offentleglova.
Etter ordlyden i arkivforskriften 2-6 furste Iedd annetpunktum er det tte vilkar som
m.a vrere for at eller utgltende dokument skal vrete underlagt
joumalfuringsplikt: For detfurste ma det dteie seg om et saksdokument etter
:offentlighetslov.en 3, fot det afirtet ma. dokumentet vrete gjenstand for saksbehandlipg,
Qg for det tredje at det ma ha verdi sotn dokttttientasjon. For "interne dokum:enter er
vrikaretat organt mA :finne joumalf0ring terileg.
Ambassaden er altsa enig i at innsynsrettenj siden den et ditekte knyttettll
saksdokt.trtientbegrepet ettet sin ordiyd kan synes a glt 1enger enn ai'klveringsplikten.
lnnsynstetten kan likevel ikke forstas 1.0srevetfra arkiverin,gsplikten; fordi deter .en
fortttsetniilg for a kunne oppfylle innsynsretten at de dokumenter det bes ominnsyn.i
faktlsklar seg identi:fisere og gjenfinrie. Deter her arkivet og arkiveringsplikten
kontmer inn og i praksis begrenser adgangen til a utmr.e innsynsretten, srerllg for gamle
og ,avsluttede saker.
Som atnbassaden skriver i sitt brev av 7. juni er epostsy:stem et rent
kommun1kasjonssystem for l0pende koiJ1tnunikasjon, ikke et arkivsystem konstruert
for lagring og gjen::finning av informasjon. Systemet behandler i swrrelsesorden
85-90 000 eposthver dag.
Epostene De etterlyser i 12
7
punktslisten invobrerer l5 n.avngitte medarbeldere sorn
av.sendere eller adressater, i tillegg til at De apner for .at .det kan vrere n0dvendig med
S0k hos yt:tettlgere- medarbeidere, jf, Jonnuleringer SOnl lU,fl.>>; <<bl.a, og sa videre.
Flere av de navngitte medarbeiderne har slutteti utenrikstjenesten, andre har sktftet
stilling, noen opptil :tlere ganger.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 5 of 19
Forvaltningsloven 18 og o:ffentleglova kan vrer.e slik: A forst! at enhver part
(fonra11:tiingsloven) efier ethvert med1em av publlkum (offentleglova) har kravpa at
offentllge organergjennomfu.rer omfattende; arbeidskrevenQe og potensielt kostbare
eposts0ki medarbeideres epastbokser etter gam1e epost som nutUgens kan eksiste.re i
en eUer annen medarbeiders personlige epostkaese, men som lkke er arkivert fordl de
ble ansett-for ikke a vrere atkiv:eringspllktige arklvforskrlften.
Antbassaden finner for dette synet i forarbeid.enes komrnentarer til offentleglova
28om spesifikasjon avinnsynskr:avetj se omtalelot. prp, nr . .102 (2004-2005) s. 151 og
Justisdepartementets Rettleiar til offentleg)ova pktj 9.1.
Kommentarene angar ikke cllrekte sparsmalet om pJ.ikten til a- iverltsette
uforboldsmesslg ressurskrevettde sak etter ikke-arkiverte d9kumenter, meJl de gir
likevel uttrykl$ for e.t vik,t,ig prinslpp ved at de papeke:r a,t tet;ten til innsyn og kravet til
identi:fisering av dokumentet det besom innsyn i ro.a stM etvis_strlmeUglietsforhold til
:for organet som skat handtere krcwet. om retten til .innsyn i $aker en
art sledorarbeidene otganet ikkje har te:knologiske verkt0Y for a
finne fram til sakene, meu rna det manuelt, Vii det ikkje vete ruwe til ltrevje
innsyn i saker av ein art hos ve.dkommartde orgart, Jordi dette Vi1 hmebre at
bllr pamrt ei urimeleg arbeidsb)'rde. .
ePoStsystem etikk oppsattf<)r a gj0te den typen s0k som er
for a mulige QQkl,itrtenter 12-purtktslistert tttett betydelig
manu,ell
Dersom dette sktdle a:v sentral IIIT-avdeling i den enkeltes persortlige
epo$tl<i-tsser pppstar i tillegg en ikke .finrter grunn til a
ga ytterligere- inn Pl her.
6. N om brevet nevnt i 12-punktslisten pkt. 2
Nar det gjelC:ler brevet som ble utarbeidet ,av Gary Gandrud og Walter- Mondale for
til ambassad0t Stt0hlinen bar ambassaden i sitt brev av 7. jtmi lagt til
grunn at dette etter sin art er et utgaende brevi motsetning til et ihternt dokument.
Slike dokt:tmenter regnes nortnaltfor og blir et saksd.okumentl
offentleglovas forstand furst nar det er ut av .organet; se ofl1. 4, 2. 1edd. I dette
tilfellet ble aldri dokumentet ekspedert,_i den forstand at:ambassad0r Strmnmen fant
det uriktig a rn.otta brevet i den form det bad de, hvilket ble meddelt i
Etter en fomyetvurdering har atnbassaden likevei konunet til at brevet bar anses s:om
saksdokument:etter offl 4, 2. 1eddannet alteroativ som:Apner:for at et dokumentkan
anses som saksdokument "i o1fentleglovas forstand ogsa nar det et selv-om
det ikke blir sendt ut av orga:net. Dette bygger bade pa at dokumentet antakelig rna
artses fetdigstilt fta Geneta:Ikonsulatets side, men i enda swrre grad :pa at det trolig er
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 6 of 19
riktigere og mer konsekvent A. anse brevet som organintern korrespondanse, etters om
G.eneralkonsulatet og Ambassaden er ('!tt og sanune organ i offentleg1ovas forstand. At
brevformen er valgt i dettetilfeUet endrer selvsagt ikke pa dette. Organinterne
dokumenter anses alltid som opprettet pa :ferdigstlllelsestldspunktet Organintern
korrespondanse vil kunne unntas etter forvaltningsloven 18 a, men ambassaden har
mnnet A kunne Jtt0ve meroffentligb_et med hensyn til dette brevetl{opl :av brevet er
vedlagt ..
6. Forboldt. meUom innsynsrett tter og l
amerikansk rett
Amba.ssaden er enig i at bestemmels.ene om innsyn lnorsk rett gjelder uavhengig av
reglene om discovery i amerikansk proses.s, Ambassaden har ikke ti1bakeholdt
noen dokumenter under hensyntagen til dfscoveryprosessen, :men har behandlet
innsynsbegjret,ingen fullt ut etter norske rettsregler. De dolwmentene som ikke er
, ovedevert er tilbakeholdt med n.Ot$k i :l0rste rekke fm;valtningsloven
18 :a, Dette framgar ,ay den listen over dokt.unenter som tidllgere er
Atnbassadc;intar noti$ opplys44tgen i Dere$ brev om at enkelte av doktlrtlentene De
ettedyser allerede er i Deres ldints beslttelse som ledd i J det
$.0ksmM Deres klient hat' mot ambaasadeiJ. ved amerikansk domstol. Etter det
etfarer gjeldet ikke cl.ette bate erikelte,.meti samtlige dolrutnentetDe
ettetly$er i 12-punktSli$tert, Det er dertne med en viss undring man
noteter seg inrtsat$ Dete$ klient Iegger f<;>t dageh for a fa frairilagt: de
pa et an net hjemmelsgruhlilag;
Atnbassaden har somledd i discoveryptosessen og pi hegjrering fra Deres klient
:framlagt i undetkant av 90 000 (nittitUsen) sider dtikutiletitasjon i denne ptosessen,
Discoveryfasen av saken et avsluttet Detes klient hat i den fotbindelse fatt
overlevert det hun etter amerikansk rett har krav pa. Enkelte dokumenter kllent
bar begjrert i den amerikanske tettsprQsessert er tilbakeholdt eller sladdet med
hjemrtJ.el i ametikansk rett . .Deter a tolke fotsakenepa a .Sat'rllb,e
dokutnenter framlagt etter tiotske rettsregler som et fors0k pa a omga reglene o:tn
tilbakeholdelse og sladding etter amerikansk rett. En forbeholder seg fra amhassfl.den$
side retten til a legge disse bekynningene fram for den amerlkanske domstolert i den
videre prosessen det.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 7 of 19
ROYAL NORWEGIAN EMBASSY
Washington, DC, 01 August 2013 Washington, DC, August 1, 2013
Det vises til Deres brev av 4. juli med tittel videre oppf0lging av innsynsbegjrering samt
tidligere korrespondanse i samme sak.
We refer to your letter dated 4 July with title 'progress on access requests "and
previous correspondence in the same case.
1. Bakgrunn
-1. Background
Innledningsvis vil ambassaden understreke at innsynsbegjreringen som f12nst ble framsatt i Deres
brev av 5. desember og senere fulgt opp i nytt brev av 7. mai har vrert undergitt en meget
grundig behandling fra ambassadens og generalkonsulatets side. Innsynsbegjreringen er etter
ambassadens syn fyllestgjerende besvart ved oversendelse av diverse dokumenter fra
Utenriksdepartementet, Ambassaden i Washington og Generalkonsulatet i Minneapolis samt
begrunnet avslag pa deler av innsynsbegj reringen.
Initially, the Embassy emphasized that the disclosure petition which was first put forward
in your letter of 5
111
of December and later followed up by another letter dated 7 of May
have been subjected to a very thorough treatment of the Embassy and the Consulate
General's side. The Disclosure Petition is according to the Embassy's view substantially
answered by sending various documents from the Mfuistry of Foreign Affairs, Royal
Norwegian Embassy in Washington and Consulate General in Minneapolis and with
justified rejection of parts of access to information petition.
A vgj0relse i innsynssak er et enkeltvedtak som kan paldages etter forvaltningsloven leap. VI.
Klagefristen er etter forvaltningsloven 29 tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket
er kommet fram til vedkommende pali. Innsynsbegjreringen av 5. desember var omfattende, og
oversendelse av dokumenter skjedde i flere omganger, senest ved ekspedisjon fra ambassaden av
21. mars.
The decision in the access case is an individual decision that can be appealed by the Public
Administration Chapter VI. Appeal is for Public Administration Act 29, three weeks
from the date when notification of the decision arrived to the party. Disclosure Petition of 5
December was extensive, and transmittal of documents occurred on several occasions, most
recently at the expedition from the Embassy of 21 of March.
Deres brev ined tittel oppf0lging av innsynsbegj rering er datett 7. mai, altsa godt etter utlepet
av den ordinrere klagefristen. U avhengig av dette valgte ambassaden i svar herfra datert 7. juni a
gi en nrerniere redegjerelse for de sp0rsmal og anf0rsler De tar opp i Deres brev. Da brevet
oppf0lging av innsynsbegjrering ikke var utformet som en ordinrer klage valgte man imidlertid
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 8 of 19
ROYAL NORWEGIAN EMBASSY
ikke a gjennomf0re en full klagebehandling, hvilket i dette tilfellet hadde innebaret klage til
Kongen i statsrad.
Their letter entitled "following up access requests" is dated 7 of May, ie well after the end
of the regular appeal deadline. Regardless of th.is selected Embassy in reply here dated 7th
of June to give a detailed account ofthe issues and arguments addressed in your letter.
Since the letter "following up of access requests" was not in an ordinary appeals format it
was decided not to conduct a full appeal, which in this case would have involved and an
appeal to the King in Council.
I brevet videre oppf0lging av innsynsbegjrering datert 4. juli reises ytterligere sp0rsmal knyttet
til avgj0relsen av innsynsbegjreringen. Heller ikke dette brevet er uttrykkelig utformet som en
klage. Derimot er det i likhet med det folTige innkommet etter klagefristen, bade om man regner
fra det opprinnelige vedtaket og om man regner fra ambassadens svar av 7. juni pa Deres brev av
7.mai.
The letter 'further follow-up progress on access requests dated 4th of July raised further
questions related to the decision of the request for access. This letter was also not expressly
designed as a complaint. However, it is similar to the previous one filed after the time limit,
both can expect from the original decision and if one counts from the Embassy's reply of 7
June for your letter of 7 May.
Ambassaden vil i det f0lgende besvare de sp0rsmal og kommentere de problemstillinger De
reiser i Deres brev av 4. juli. Med dette anses behandlingen av innsynsbegjreringen a vrere
avsluttet herfra, med mindre det dukker opp nye momenter i saken.
The Embassy will henceforth answer questions and comment on the issues that have risen
in your letter of 4th of July. This is considered the treatment ofthe request for access to be
closed here, unless there pops up new aspects in the case.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 9 of 19
2. Unntak fra innsyn i fire dokumenter etter forvaltningsloven 18a
I brevet av 4. juli bes om en redegj0relse for hvorfor forvaltningsloven 18a er aktuell som
unntakshjemmel for dokumenter som er distribuert i den sakalte stakeholdergruppen.
Stakeholdergruppem> eller styringsgruppen besto av representanter for de organer som
sammen fmansierte de to stillingene ved Generalkonsulatet i Minneapolis
1
. .
2 Exemptions from access four documents under the Public Administration 18a
In ~ letter dated 4 July a request for an explanation of why the Administration 18a is
the exception pursuant to documents that are distributed in the so-called "stakeholder
group". "Stakeholder Group" or steering committee consisted of representatives of the
bodies/organizations that funded the two positions at the Consulate General in
Minneapolis.
Forvaltningsloven 18 a gir hjemmel for a unnta fra innsyn dokumenter som et
forvaltningsorgan har utarbeidet for sin egen interne salesforberedelse, sakalte organihteme
dokumenter. Det avgj0rende sp0rsmal i denne sammenheng er hva som lean betraktes som ett
organ.
Administration Act 18 provides authority to exempt from disclosure documents that
an administrative agency has prepared for its own internal preparation, called internal
for the organ/body documents. The crucial question in this context is what can be
regarded as a single body.
Det framgar av forarbeidene til offentleglova ( ot. prp. nr. 102 (2004-2005)) at regelen i
fmvaltningsloven 18 a sleal fmstas og anvendes pa samme mate som den tilsvarende
bestemmelsen om organinterne dokumenter i offentleglova 14. Forarbeidenes merknader til
offentleglova 14 vil f0lgelig ha relevans ogsa for tolkningen av forvaltningsloven 18 a sa
langt de to bestemmelsene er sammenfallende.
It appears from the legislative history to Freedom of Information Act (Proposition no. #
102 (2004-2005)) that the rule in 18 a should be interpreted and applied in the same
way as the corresponding provision of internal documents in Freedom of Information
Act 14. Preparing the notes to the Freedom oflnformation Act 14 will consequently
be relevant for the interpretation of the Public Administration Act 18 and so far the
two provisions is identical.
Det framgar av Justisdepartementets rettleiar til offentleglova pkt. 7.2.2.3 at en
arbeidsgruppe som er oppnevnt av et organ, f.eles. et depattement for a utrede en sale normalt
1
Styringsgruppen besto av representanter for Utenriksdepartementet, Kunnskaps- og
forskningsdepartementet, SINTEF, Innovasjon Norge, Universitets- og h0yskolerAdet (UHR) og
F orskningsradet.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 10 of 19
rna regnes sam en del av det organ som har oppnevnt utvalget. Dette rna gjelde uavhengig av
om gruppen ogsa inkluderer eksteme medlemmer. Sett under denne synsvinkelen vil
styringsgruppen vrere a anse som en del av Utenriksdepartementet og konespondanse mellom
departementet og styringsgruppens medlemmer vil vrere a betrakte som organintem.
It follows from the Ministry of Justice's "adviser to Freedom oflnformation Act"
Section 7.2.2.3 that a working group appointed by a body, eg. a Department to
investigate a case normally be considered part of the body that appointed the committee.
This should apply regardless of whether the group also includes external members. Seen
from this perspective the Steering Committee under this point would be considered as
part of the Ministry of Foreign Affairs and the correspondence between the Ministry
and the Steering Committee members will be considered internal documents.
Altemativt kunne man se styringsgruppen som et koordinerende utvalg. Om slike utvalg sier
veilederen i 7.2.2.3 at koordinerende utvalg, som blir oppretta for a samordne aktiviteten til
fleire andre organ politisk, faglig eller administrativt, rna typisk reknast sam eigne organ,
ikkje som hjelpeorgan underlagt nokon av dei andre.
Under den f0rstnevnte betraktningen - styringsgruppen som en arbeidsgruppe under
Utenriksdepartementet - vil styringsgruppen regnes som en del av departementet i
offentleglovas og forvalningslovens forstand, og dokumenter utvekslet mellom
Utenriksdepartementet og styringsgruppas medlemmer vil vrere omfattet av unntaket i
forvaltningsloven 18 a organinteme dokumenter direkte. Det samnie gjelder
prosjektspesifikk korrespondanse mellom de deltakende organer i styringsgruppa. Der deter
snakk om arbeidsgrupper eller et prosjekt konstituett av flere departementer (eller andre
organer) rna man ut :fra veilederens eksempel anse prosjektet som del av alle de deltakende
organer. I forabeidene til offentleglova (NOU 2003:30 punkt 10.2.2) er det vist til et konkret
tilfelle av prosjektorganisering hvor Justisdepartementets lovavdeling i sin tolkning av den
tidligere offentlighetsloven - som pa dette punkt hadde de samme vurderingstema - kom til at
m0tereferatene fra et prosjekt med deltakere fi:a to forvaltningsorganer forble organinterne
ogsa nar referatet var oversendt fra det ene depattement til det andre.
Alternatively, one could see the steering committee as a coordinating committee. In such
a selection the guide says in 7 .2.2.3 that "coordinating committee, which will be
established to coordinate the activity of several other political bodies, academic or
administrative, must typically be regarded as separate bodies, not as aid agency subject
to any of the others."
Under the former consideration - Steering Committee as a working group under the
Ministry of Foreign Affairs - the Steering Committee is considered as part of the
Ministry in the Freedom of Information Act and the Administration Act sense, and
documents exchanged between the Foreign Ministry and management team members
will be covered by the exception in 18 a body's internal documents directly. The same
applies to project-specific correspondence between the participating agencies in steering.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 11 of 19
Where there is talk about work or project is constituted by several ministries (or other
organs) must be based on the mentor as regarded the project as part of all the
participating agencies. In preparation the Freedom of Information Act (NOU 2003:30
Section 10.2.2) is shown for a specific case of project organization where the Ministry of
Justice in its interpretation of the earlier FOIA - which at this point had the same issues
for consideration - decided that the minutes from a project with participants from the
two agencies remained internal organ even when the minutes were referred from one
department to another.
Ogsa under den sistnevnte betraktningen - styringsgruppa som selvstendig koordinerende
organ for flere organer - vil organinterne dokumenter i Utenriksdepartementet kunne
videreformidles til styringsgruppas medlemmer uten at dokumentene mister sin interne
karakter. En slik tolkning st0ttes av veilederens punkt 7.2.5 der det legges til grunn at ved
oversending til organ med ei koordinerande rolle, som Statsministerens kontor og
Finansdepartementet overfor deprutementa, og oversending til eit sideordna organ for vidare
sakshandsaming [ ... ] vil og unntaksh0vet etter 14 fyrste leden gjelde.
Also during the latter consideration -the Steering Committee as an independent
coordinating body for several agencies - the agency's internal documents of the Foreign
Ministry could be communicated to project team members without documents lose their
internal character. Such an interpretation is supported by the supervisor's point 7.2.5 it
is assumed that "the transmission of an organ with a coordinating role, as the Prime
Minister's Office and Ministry of Finance to the Ministry, and the transmission of a file
overarching body for further case processing[ ... ] want and exception in 14 first part
still apply."
Under begge betraktningsmater blir resultatet at de fire dokumentene det sp0rres om pa s. 1 i
Deres brev kan unntas som organinterne etter forvaltningsloven 18 a.
During both ways Considering the result that the four documents it requested on the
page 1 of your letter may be exempt as internal organ Administration Act 18 a
Ambassaden har tidligere vurde1t merinnsyn i disse dokumentene og kommet til at den
fortrolighet som er en viktig fomtsetning for gmndighet og integritet i interne
beslutningsprosesser her rna veie tyilgre enn partens 0nske om innsyn.
Meroffentlighet ble derfor avslatt. Denne vurderingen opprettholdes.
The Embassy has previously considered excess access to these documents and concluded
that the confidentiality is an important prerequisite for thoroughness and integrity of
internal decision-making processes here must outweigh party desire for access.
Public disclosure was therefore rejected. This assessment is maintained.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 12 of 19
3. Hjemmel for a tilbakeholde dokument 2008/00160-146 og 2008/00160-753
3.The authorization to withhold document 2008/00160-146 and 2008/00160-75
De her i Deres brev om at dokumentene 2008/00160-146 og 2008/00160-75 frigis, eventuelt
at det gis en redegj0relse for pa hvilket grunnlag dokumentene tilbakeholdes. Som det
framgar av listen sendt fra ambassaden som vedlegg til ambassadens svarbrev av 7. juni er
disse to dokumentene unntatt som organinteme etter fvl. 18 a. Det vises i den forbindelse til
dmftelsen ovenfor. De to dokumentene det sp0rres etter har ingen eksterne mottakere og
meroffentlighetsvurderinger tilsier ikke at de gis ut.
You ask in your letter that the documents 2008/00160-146 and 2008/00160-75 be
released, or that it be given an explanation of the basis on which the documents are
withheld. As shown in the list sent from the Embassy as an attachment to the Embassy
response letter dated 7 June, these two documents except as a means of internal
documents according to fvl. 18 A. Reference is made to the discussion above. The two
documents that are requested for has no external recipients and public disclosure
ratings do not indicate that they are to be released.
4. Forholdet mellom innsynsrett og arkiveringsplikt
4 The relationship between the right of access and archiving duty
De fastbolder i Deres brev at det finnes en rekke dokumenter som er omfattet av
innsynsbegjreringen av 5. desember 2012 og 12-punktslisten av 7. mai 2013, men som er
utelatt i svar fra ambassaden. 12-punktslisten omfatter med ett unntak kun e-post.
Ambassaden bar foretatt omfattende arkivs0k pa grunnlag av Deres innsynsbegjrering og bar
som et resultat av dette identifisett et bundretalls dokumenter i sine arkiver som ornhandler
Ewalds arbeidsforhold i Utenriksdepartementet, som er det det sp0rres etter i
innsynsbegjreringen av 5. desember. Samtlige dolcumenter er vurdert individuelt med tanke pa
innsyn. De dokumentene det er gitt innsyn i er oversendt og dokumenter som er avslatt er
begrunnet med hjemmel, i tillegg til en mer omfattende redegj0relse gitt ito brev.
It is maintained in your letter that there are a number of documents covered by the
request for access of 5 December 2012 and 12-point list of 7 May 2013, but omitted in
the response from the embassy. 12-point list includes, with one exception only e-mail.
The Embassy has undertaken extensive archive on the basis of your access request and
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 13 of 19
as a result identified a hundred documents on file as "related Ewald's working at the
Foreign Ministry," as it is asked for in the request for access of 5 December. All
documents are assessed individually in terms of transparency. The documents are given
access to the submitted documents and the ones denied are justified on the basis of
authority, in addition to a more comprehensive account given in two letters.
Som meddelt i brev herfra av 7. juni d.a. er det ikke foretatt eposts0k i enkeltmedarbeideres
epostkonti pa grunnlag av Deres innsynsbegjrering. Ewalds ansettelsesforhold er en avsluttet
sak som ligger noe til bake i tid og alle inn- og utgaende dokumenter i saken som har vrett
gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal etter arkivforskriften
2-6 vrere joumalf0rt og arkivert. Det samme gjelder i betydelig utstrekning interne
dokumenter pa grunnlag av egen instruks.
As stated in a letter dated 7 here June this year there were no email searchs into
individual employees' email accounts on the basis of your access request. Ewald's
employment is terminated case is somewhat back in time and all incoming and outgoing
documents in the case that have been the subject of proceedings which have value as
evidence shall Archives Regulations 2-6 be recorded and filed. The same applies to a
considerable extent as regards internal documents on the basis of separate instructions.
Innsynsretten etter forvaltningsloven gjelder sakens dokumenter, og saksdokumentbegrepet
er nrermere definert i offentleglova med forarbeider. Saksdokumentebegrepet i offentleglova
omfatter utvilsomt epost. Det er ikke et vilkfu at et dokument rna vrere arkiverings- eller
joumalf0ringspliktig for at det skal vrere et saksdokument etter offentleglova.
The right of access by the Public Administration Act "case file", and the case that term
is defined in the Freedom of Information Act with the legislative history. Case document
term in the Freedom of Information Act include unquestionably email. It is not a
requirement that a document must be filing or record keeping required for there to be a
case document for Freedom of Information Act.
Etter ordlyden i arlcivforskriften 2-6 f0rste ledd annet punktum er det tre vilkar som rna vrere
oppfylt for at et inn- eller utgaende dokument skal vrere underlagtjoumalf0ringsplikt: For det
f0rste rna det dreie seg om et saksdokument etter offentlighetsloven 3, for det annet rna
dokumentet vrere gjenstand for saksbehandling, og for det tredje at det rna ha verdi som
dokumentasjon. For interne dokumenter er vilkaret at organet rna finne journalf0ring tenleg.
Ambassaden er altsa enig i at innsynsretten, siden den er direlcte knyttet til
saksdokumentbegrepet etter sin ordlyd lean synes a ga Ienger enn arkiveringsplikten.
Innsynsretten kan likevel ikke forstas l0srevet fra arkiveringsplikten, fordi deter en
forutsetning for a kunne oppfylle innsynsretten at de dokumenter det bes om innsyn i faktisk
lar seg identifisere og gjenfmne. Deter her arkivet og arkiveringsplikten konnner inn og i
praksis begrenser adgangen til a ut0ve innsynsretten, srerlig for gamle og avsluttede saker.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 14 of 19
The wording of the Archives Regulations 2-6, first paragraph, second sentence, there
are three conditions that must be met for an in-or outbound document shall be subject to
be filed: First, there must be about a case document Information Act, 3, for the other
the document must be the subject of a proceedings, and thirdly, that it must have value
as evidence. For internal documents the condition that the body must find journaling
11
expedient.
11
The Embassy is therefore agreed that the right of access, since it is directly related to the
case document the term according to its wording may seem to go beyond the filing
requirement.
The right of access may still not be understood in isolation from the filing requirement,
because it is necessary to fulfill the right of access that the documents requested access to
actually allow identification and retrieval. This is where the archive and filing obligation
comes in and in practice limits access to exercise the right of access, especially for old
and completed cases.
Som ambassaden skriver i sitt brev av 7. juni er utenrikstjenestens epostsystem et rent
kommunikasjonssystem for l0pende kommunikasjon, ikke et arkivsystem konstmert for
lagring og gjenfinning av informasjon. Systemet behandler i st0rrelsesorden 85-90 000 epost
hver dag.
As the Embassy writes in his letter of 7 June is the Foreign Service email system is solely
a communication system for ongoing communication, not a file system designed for
storage and retrieval of information. The system processes the order of 85 to 90 000
email every day.
Epostene De etterlyser i 12-punktslisten involverer 15 navngitte medarbeidere som avsendere
eller adressater, i tillegg til at De apner for at det lean vrere n0dvendig med s0k hos ytterligere
medarbeidere, jf. formuleringer som m.fl., bl.a. og sa videre. Flere av de navngitte
medarbeideme har sluttet i utenriksgenesten, andre har skiftet stilling, noen opptil flere
ganger.
The emails you request for the 12-point list involving 15 named employees as senders or
addressees, in addition to the opening that it may be necessary to search in additional
employees, cf formulations as "others,
11
"including "and so on. Several of the named
employees have left the Foreign Service, others have shifted position, some several times.
Forvaltningsloven 18 og offentleglova kan ikke vrere slik a forsta at enhver part
(forvaltningsloven) eller ethve1i medlem av publikum ( offentleglova) hat krav pa at offentlige
organer gjennomf0rer omfattende, arbeidskrevende og potensielt kostbare eposts0k i
medarbeideres epostbokser etter gamle epost som muligens kan eksistere i en eller annen
medarbeiders personlige epostkasse, men som ikke er arkivert fordi de ble ansett for ikke a
vrere arkiveringspliktige etter arkivforskriften.
Administration Act 18 and. the Freedom of Information Act cannot be so
understanding that any party (Public Administration) or any member of the public
(Freedom of Information Act) are entitled to government agencies conducting extensive,
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 15 of 19
labor-intensive and potentiaJiy costly email searches in employee email boxes for old
email that may possibly exist in any employee's personal email box, but that is not filed
because they were deemed not to be liable for archival filing regulations.
Ambassaden fmner st0tte for dette synet i forarbeidenes kommentarer til offentleglova 28
om spesifikasjon av innsynskravet, se omtale i ot. prp. nr. 102 (2004-2005) s. 151 og
Justisdeprn.tementets Rettleiar til offentleglova pkt. 9.1.
The Embassy finds support for this view in the preliminary comments on Freedom of
Information Act 28 on specification of transparency requirement, see discussion in ot.
Proposition. No. 102 (2004-2005) pp.l51 and Justice Department Supervisor to
Information Act Section 9.1.
Kommentarene angar ikke direkte Sp0rsmalet om plikten til a iverksette uforholdsmessig
ressurslcrevende s0k etter ikke-arkiverte dokumenter, men de gir likevel uttrykk for et viktig
prinsipp ved at de papeker at retten til innsyn og kravet til identifisering av dokumentet det bes
om innsyn i rna sta i et visst rimelighetsforhold til arbeidsbyrden for organet som skal hiindtere
kravet. Om retten til innsyn i saker av en bestemt art sier forarbeidene Dersom organet ikkje
har teknologiske verkt0y for a finne fram til sakene, men rna gjere det manuelt, vil det ikkje
vere h0ve til a krevje innsyn i saker av ein bestemt rn.t hos vedkommande organ, fordi dette vil
innebere at organet blir piif0rt ei urimeleg arbeidsbyrde.
The comments did not concern directly the question ofthe obligation to implement
disproportionately costly search for non-archived documents, but also reflects an
important principle in that they point out that the right of access and the requirement
for identification of the document requested access to must be in some reasonable
relationship to the burden on the body that will handle the claim. About right of access
in cases of a particular nature says legislation "If the agency does not have technological
tools to identify cases, but must do it manually, it will not be the opportunity to demand
transparency in the affairs of a particular species of the competent authority because this
would entail that the body incurs an unreasonable workload. "
Utenrikstjenestens epostsystem er ikke oppsatt for a gjme den typen s0k som er
110dvendig for a identifisere mulige dokumenter pa 12-punktslisten uten betydelig
manuell innsats.
Foreign Service email system is not keen to do the ldnd of search that is needed to
identify possible documents on the 12-point list without significant manual effort.
Dersom dette skulle gj01es av sentral IKT-avdeling i den enkeltes personlige epostkasser
oppstar i tillegg vanskelige personvernsp0rsm{tl en ikke finner gmnn til a ga ytterligere inn pa
her.
If this should be done by the central ICT department of the individual's personal e-mail
systems occurs in addition difficult policy questions (related to personal email questions)
not found reason to go further into here.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 16 of 19
5. Nrermere om brevet nevnt i 12-punktslisten pkt. 2
Nar det gjelder brevet som ble utarbeidet av Gary Gandrud og Walter Mondale for
overlevering til ambassad0r Strmnmen har ambassaden i sitt brev av 7. juni lagt til grunn at
dette etter sin art er et utgaende brev i motsetning til et intemt dokument. Slike dokumenter
regnes normalt for oppretta og blir et saksdokument i offentleglovas forstand f0rst nar deter
sendt ut av organet, se offl. 4, 2. ledd. I dette tilfellet ble aldri dokumentet ekspedert, i den
forstand at ambassad0r Str0mmen fant det uriktig a motta brevet i den form det hadde, hvilket
ble meddelt i m0tet.
5 Details of the letter mentioned in the 12-point list item 2
As for the letter prepared by Gary Gandrud and Walter Mondale for delivery to
Ambassador Stommen Embassy in its letter of 7 June assumed that this is by its nature
an outgoing letter as opposed to an internal document. Such documents are normally
considered the "established" and becomes a working document Freedom of Information
Act sense only wh;en it is sent out of the body, see offline a. 4, 2 paragraph. In this case,
the document was never dispatched and in the sense that Ambassador Strommen found
it improper to receive the letter in the form it was, which was conveyed in the meeting.
Etter en fomyet vurdering har ambassaden likevel kommet til at brevet b0r anses som
saksdokument etter offl 4, 2. ledd annet altemativ som apner for at et dokument kan anses
som saksdokument i offentleglovas forstand ogsa nar det er ferdigstilt, selv om det ikke blir
sendt ut av organet. Dette bygger bade pa at dokumentet antakelig rna anses ferdigstilt fra
Generalkonsulatets side, men i enda st0rre grad pa at det trolig er riktigere og mer konsekvent
a anse brevet som organintem korrespondanse, ettersom Generalkonsulatet og Ambassaden er
ett og samme organ i offentieglovas forstand. At brevformen er valgt i dette tilfellet endrer
selvsagt ikke pa dette. Organinteme dokumenter anses alltid som opprettet pa
ferdigstillelsestidspunktet. Organintem korrespondanse vil kunne unntas etter
forvaltningsloven 18 a, men ambassaden har funnet a kunne ut0ve meroffentlighet med
hensyn til dette brevet. Kopi av brevet er vedlagt.
After a reassessment Embassy has nevertheless concluded that the letter should be
considered case document for Public Law understanding a 4, 2 paragraph second
option that allows for a document can be considered as working document Freedom of
Information Act sense even when it is "finished" and although it had been not sent out of
the body. This builds on the assumption that the document probably was considered
completed from the Consulate General's side, but even more so that it is probably more
accurate and more consistent to regard the letter as an internal correspondence, as the
Consulate General and Embassy are one and the same organ in the Administration's Act
sense. The letter's form that was chosen in this case, does not change this of course.
Internal documents are always considered as created on the completion date. Internal
correspondence will be exempted by the Public Administration Act 18 a, but the.
Embassy has taken to exercise public disclosure with respect to this letter. A copy of the
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 17 of 19
letter is attached.
6. Forholdet mellom innsynsrett etter forvaltningsloven og discoveryprosessen i
amerikansk rett
6 The relationship between the right of access by the Public Administration
and Discovery process in American law
Ambassaden er enig i at bestemmelsene om innsyn i norsk rett gjelder uavhengig av reglene
om discovery i amerikansk prosess. Ambassaden har f0lgelig ikke tilbakeholdt no en
dokumenter under hensyntagen til discoveryprosessen, men har behandlet
itmsynsbegjreringen fullt ut etter norske rettsregler. De dokumentene som ikke er overlevert
er tilbakeholdt med hj emmel i norsk rett, i f0rste rekke forvaltningsloven 18 a. Dette
framgar ay den listen over dokumenter som tidligere er oversendt.
Embassy agrees that the provisions on access to Norwegian law applies regardless of the
rules of Discovery in American process. The Embassy has therefore not withheld any
documents under consideration of the Discovery process, but has dealt with requests for
access fully by Norwegian law. The documents are not submitted are withheld pursuant
to Norwegian law, primarily the Public Administration Act 18 A. This is clear from
the list of documents previously submitted.
Ambassaden tar notis av opplysningen i Deres brev om at enkelte av dokumentene De
etterlyser allerede er i Deres klients besittelse som ledd i discoveryprosessen i det s0ksmal
Deres klient bar anlagt mot ambassaden ved amerikansk domstol. Etter det ambassaden
erfarer gj elder ikke dette bare enkelte, men samtlige dokumenter De etterlyser i 2 ~
punktslisten. Det er pa denne bakgrunn med en viss undring man noterer seg den innsats
Deres klient legger for dagen for a fa framlagt de samme dokumenter pa et annet
hjemmelsgrunnlag.
The Embassy takes note of the information in your letter that some of the documents
the calls already in your client's possession as part of the Discovery process in litigation
your client has filed against the Embassy by U.S. court. According to the Embassy
experience this is complicated, but all the documents called for in the 12-point list. It is
on this basis with some amazement one notes the efforts your client uses presently to get
up the same documents on a different legal basis.
Ambassaden bar som ledd i Discoveryprosessen og pa begjrering fra Deres klient framlagt i
underkant av 90 000 (nittitusen) sider dokumentasjon i denne prosessen. Discoveryfasen av
saken er avsluttet og Deres klient har i den forbindelse fatt overlevert det hun etter
amerikansk rett bar lcrav pa. Enkelte dokumenter Deres klient har begjrert framlagt i den
amerikanske rettsprosessen er tilbakeholdt eller sladdet med hjemmel i amerikansk rett. Det
er nrerliggende a tolke fors0kene pa a 1a de samme dokumenter framlagt etter norske
rettsregler som et fors0k pa a omga reglene om tilbakeholdelse og sladding etter amerikansk
rett. En forbeholder seg fra ambassadens side retten til a legge disse bekymringene fram for
den amerikanske domstolen i den videre prosessen der.
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 18 of 19
The Embassy as part of the Discovery process and at the request of your client submitted
just under 90,000 (ninety thousand) pages of documentation in this process. Discovery
phase of the case is closed and your client has thus been handed what she under U.S. law is
entitled. Some documents your client has requested lodged in the American judicial process
is withheld or censored on the basis of American law. It is tempting to interpret the
attempts to obtain the same documents submitted by Norwegian law as an attempt to
circumvent the rules on detention and censorship under U.S. law. The Embassy reserves
the right add these concerns presented to the U.S. Court in the ongoing process there
. ..- ' .. : .
CASE 0:11-cv-02116-SRN-SER Document 183 Filed 01/16/14 Page 19 of 19