U N I T KERJA PENDIDIKAN BAHAGIAN BANGUNAN JKR KELANTAN

KERTAS KERJA 1

P E N G U R U S A N KECACATAN SELEPAS SIAP KERJA

MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 2/2005 DI BILIK MESYUARAT T N B RESORT, J E L I , KELANTAN
26 M E 1 2005

OLEH PN. MARIA MARCUS PENOLONG PENGARAH (PENDIDIKAN) UNIT KERJA PENDIDIKAN, BAHAGIAN BANGUNAN JKR KELANTAN

KERTAS KERJA 1
PENGURUSAN KECACATAN SELEPAS SIAP KERJA

1. PENDAHULUAN
Pada awal tahun 2002, sebanyak 165 projek sekolah (RMK8-Baru) telah dilaksanakan. Daripada jumlah tersebut, 21 projek telah dimulakan pembinaannya pada bulan Januari 2002 dan yang selebihnya dimulakan pada bulan April 2002 atau selepas April 2002. Pelaksanaan projek-projek tersebut yang dibuat secara serentak telah menimbulkan beberapa rnasalah kepada pengurusan projeklkontrak di bawah JKR Kelantan. Antara masalah-masalah yang telah dihadapi adalah kelewatan penyiapan projek, kelewatan penutupan akaun, kelewatan penyerahan projek kepada pihak pelanggan dan kelewatan rnemperbaiki kecacatan dalam tempoh Tanggungan Kecacatan. Di dalam kertas kerja ini, pembentangan akan dibuat mengenai isu dan masalah di mana "Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan" bagi sebahagian besar projek yang terbabit masih belum disediakan atau lewat dikeluarkan selepas tarnat Tempoh Tanggungan Kecacatan.

2. TUJUAN
Mengenalpasti factor-faktor yang menyebabkan kelewatan penyiapan dan pengesahan kerja-kerja memperbaiki kecacatan. Mencadangkan beberapa cara penyelesaian dan penambahbaikan. Mempastikan tugas dan tanggungjawab P.P/Wakil P.P dijalankan,dikuatkuasa sebagaimana dinyatakan di dalam Syarat-syarat Kontrak. Mempastikan semua proses kerja yang terlibat dengan Prosedur Penyerahan Dan Pos Penyerahan JKR.PK(O).OS dilaksanakan untuk memenuhi keperluan dan objektif kualiti SPK JKR MS I S 0 9001:2000 .

3. "KECACATAN SELEPAS SIAP" Fasa145 Syarat-syarat Kontrak

i Fasal45(a) - Ternpoh Liabilti Kecacatan

Pada bila-bila masa dalam Tempoh Liabiliti Kecacatan sebagaimana dinyatakan dalam Lampiran bersama-sama ini (atau jika tidak dinyatakan, tempohnya ialah enam (6) bulan selepas tarikh penyiapan Kerja yang praktikal), apa-apa kecacatan, ketidaksempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain yang mungkin kelihatan dun yang disebabkan oleh bahan atau barang atau mutu hasil kerja yang tidak menepati Kontrak ini, hendaklah, diberitahu oleh P.P dalam satu arahan bertulis kepada Kontraktor yang hendaklah, dalam masa yang berpatutan yang dinyatakan di dalamnya oleh P.P. membaiki kecacatan, ketidaksempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain atas kos Kontraktor itu sendiri.

ii.

Fasal45fb)- Jadual Kecacatan

Walau apa pun peruntukan subfasal (a) di atas, apa-apa jua kecacatan, ketidaksempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain yang mungkin kelihatan ahlam masa Tempoh Liabiliti Kecacatan yang akan dibaiki oleh Kontraktor, hendaklah dinyatakan oleh P.P dalam Jadual Kecacatan yang akan diserah-hantar kepada Kontraktor tidak lewat dari empat belas (14) hari selepas tamat Tempoh Liabiliti Kecacatan itu. Kecacatan, ketidaksempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain yang dinyatakan dalam Jadual Kecacatan hendaklah diperbaiki oleh Kontraktor atas kosnya sendiri dun disiapkan dalam masa yang berpatutan, tetapi walau bagaimanapun tidak lewat daripada tiga (3)bulan selepas penerimaan Jadual tersebut. Dengan syarat bahawa P.P tidak dibenar mengeluarkan apa-apa arahan selanjutnya yang menghendaki diperbaiki apa-apa kecacatan, ketidaksempuman, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain selepas Jadual Kecacatan tersebut dikeluarkan atau selepas empat belas (14) hari tamatnya Tempoh Liabiliti Kecacatan, mengikut mana yang terkemudian.

iii.

Fasal45(c) -

Kemungkiran Kontraktor

Jika Kontraktor tidak mematuhi subfasal ( a ) atau ( b ) atau kedua-duanya dalam masa yang dinyatakan itu, bahan-bahan atau kerja yang terjejas sedemikian boleh diperbaiki dengan apa-apa cara yang difikirkan patut oleh P.P., dun dalam ha1 yang demikian kos yang ditanggung baginya hendaklah dipotong dari baki wang yang akan dibayar kepada Kontraktor atau, jika baki tidak ada, kos itu hendaklah didapatkan kembali dari Bon Pelaksanaan atau sebagai wang tuntutan tertentu.

iv.

Fasal45(4 -

Kuasa-kuasa tambahan bagi P.P

Jika sesuatu kecacatun, ketidabempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain yang pada pendapat P.P., adalah tidak praktik atau tidak mudah bagi Kerajaan untuk meminta kepada Kontraktor supaya membaikinya, maka P.P. hendaklah menentukan kesusutan nilai Kerja oleh sebab adanya kecacatan, ketidabempurnaan, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain dun memotang amaun kesusutan nilai itu daripada baki jumlah wang yang akan dibayar kepada Kontraktor atau jika tidak berbaki, amaun itu hendaklah didapatkan balik dari Bon Pelabanaan atau sebagai suatu wang tuntutan tertentu.

v.

Fasal45(e) -

Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan

Apabila pada pendapat P. P. Kontraktor telah membaiki kecacatan, ketidabempurnaun, kekecutan atau apa-apa jua kerosakan lain yang dikehendaki diperbaikirya di bawah subfasal (a) atau (b) atau kedua-duanya, P.P. hendaklah mengeluarkan suatu perakuan bagi mabud itu, dun tarikh yang disebut dalam perakuan itu hendaklah tarikh Kontraktor siap membaiki kecacatan, ketidabempurnaan, kekecutan atau apa-upa jua Siap Memperbaiki kerosakan lain itu Perakuan tersebut hendaklah disebut "~erakuan Kecacatan ".

4. PROSEDUR POS PENYERAHAN Prosedur Pentadbiran Kontrak JKR.PK(0). 04A (Rujuk 6.1.11 & 6.1.11a). Menerangkan tentang proses kerja yang terlibat dengan penyediaan Perakuan Siap Membaiki Kecacatan dun Pemulangan WJP/Surat Pelepasan Bon Pelaksanaan jika tiada tuntutan Wang Tertentu (Rujuk 6.1.1 I). Sekiranya ada tuntutan Wang Tertentu, tindakan perlu diambil untuk merampas bon pelaksanaan/baki WJP. Jika amaun bon tidak mencukupi, perlu kemukakan tuntutan kepada kontraktor. Sekiranya tuntutan tidak diterima, perlu sedia laporan dun rujuk kepada Penasihat Undang-undang (Rujuk 6.1.11a). Prosedur Penyerahan dun Pos Penyerahan JKR.PK(0).05. Menerangkan tentang proses kerja penyerahan produk akhir kepada pelanggan dun kerja pemantauan penyenggaraan pos penyerahan semasa TTK (Rujuk 6.1 & 6.1.1.).

5. STATUS PENYEDIAAN PSBK PROJEK PENDIDIKAN RMKS

Laporan sehinnna 30 April 2005 Bilangan PSBK yang telah dikeluarkan : PSBK Siap dalam tempoh c DLP+90d PSBK Siap Lewat 115 projek
=
=

( 69.70%)

24.85 44.85

% %

> DLP+90d

Bilangan PSBK belum dikeluarkan Masih dalam tempoh PSBKLewat

50 projek
= =

( 30.30%)

< DLP+90d > DLP+90d

8.48 21.82

% %

Sehingga 30 April 2005, hanya 41 projek sahaja (24.85%) daripada 165 projek di mana Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dapat dikeluarkan dengan tempoh kurang dari DLP+90d sebagaimana keperluan yang dinyatakan dalam Fasal 45 Syarat-syarat Kontrak. Sejurnlah 36 projek (21.82%) daripada jumlah projek tersebut masih belum mengeluarkan PSBK walaupun telah melewati tempoh tersebut. Sejumlah 74 projek (44.85%) telah menyediakannya tetapi melebihi tempoh DLP+90d.
(Rujuk Lampiran A )

6. SEBAB-SEBAB KELEWATAN
Faktor Pihak Kontraktor i. .. Kelewatan Kontraktor menyiapkan kerja-kerja memperbaiki kecacatan di dalam tempoh yang telah ditetapkan. Kontraktor gagal mematuhi arahan menjalankan kerja pembaikian kecacatan walaupun beberapa surat arnaran telah dikeluarkan.

11.

iii. Pihak kontraktor tidak berkemampuan untuk menjalankan dan menyiapkan sepenuhnya kerja-kerja pembaikian kecacatan selepas projek disiapkan (pengurusan yang lemah ). tidak dapat menyediakan tenaga pekerja yang berkemahiran untuk menjalankan kerja-kerja pembaikian kecacatan (gagal menghubungi Subkontraktor yang berkaitan). Kontraktor tidak mempunyai kemudahan kewangan yang mencukupi.

Faktor Pihak Pelanwan iv. Kelewatan pihak pelanggan mengemukakan senarai kerja-kerja kecacatan kepada pihak JKR. v. Kelewatan pihak pelanggan membuat pengesahan penyiapan kerja-kerja membailu kecacatan kerana tidak berpuas hati dengan. kerja yang telah dijalankan.

vi. Pihak pelanggan atau "End User" tidak mempunyai kefahaman yang jelas tentang Kontrak untuk menentukan skop kerja-kerja pembaikian kecacatan. Tidak jelas mengenai tempoh DLP yang sebenar selepas pengambilalihan projek. Tidak jelas tentang hakltanggunglawabnya terhadap kontrak tersebut sepanjang tempoh DLP. Tidak memahami skop kontrak atau skop projek. Faktor Pihak JKR vii. Pihak JKR mengambil masa yang panjang sebelum mengambil tindakan terhadap kontraktor yang gaga1 mematuhi arahan menyiapkan sepenuhnya kerja-keja membaiki kecacatan. Terlalu banyak surat-surat amaran dikeluarkan sebelum tindakan diambil terhadap kontraktor. Tindakan susulan selepas setiap surat amaran dikeluarkan lewat diambil ('Follow Up' tidak dibuat). viii. Pihak JKR lewatlgagal melantik pihak ketiga yang berkemampuan untuk menyiapkan kerja. ix. Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan tidak dikeluarkan walaupun semua kerja membaiki kecacatan telah disiapkanltiada aduan kecacatan diterima (masalah terlepas pandang). x. Pihak JKR lewat mengeluarkan arahan kepada Kontraktor kerana terlepas pandang terutamanya apabila aduan dibuat secara lisan oleh pihak pelanggan dan tiada "Follow Up" dibuat secara bertulis.

xi. Tiada laporan berjaduallkaedah pemantauan yang tidak efisyen untuk mengesan status pelaksanaan setiap projek.

xii. Pihak JKR lewat menyerahkan projek kepada pihak pelanggan. xiii. Pihak JKR telah memperakukan penyiapan projek lebih awal dari tarikh siap sebenar ("Back Dated CPC). Baki tempoh DLP yang ada untuk mengenalpasti kecacatan atau ketidaksempumaan kerja adalah terlalu singkat. xiv. Pihak JKR tidak menjalankan sepenuhnya tugas dan tanggungjawabnya sebagai P.P./Wakil P.P. Tidak memahami dengan jelas tugas dan tanggungjawab sebagaimana dinyatakan di dalam Syarat-syarat Kontrak. Pentadbiran kontrak yang kurang cekaplefisyen.

7. CADANGAN TINDAKAN PENYELESAIANPENAMBAHBAIKAN

i.

Mengadakan Mesyuarat Awal Membaiki Kecacatan dalam tempoh 1 bulan selepas penyerahan projek: Pihak yang terlibat - Kontraktor, Pelanggan, Wakil JKR: Pengesahan senarai awal kecacatan dan penyediaan Jadual Kecacatan untuk tindakan Kontraktor. Penerangan tentang skop kontrak yang berkaitan dengan kerja-kerja membaiki kecacatan. Penetapan Jadual Pemeriksaan Kecacatan. Makluman tentang tempoh masa DLP serta tanggungjawab pihak pelanggan sepanjang tempoh DLP. Makluman Pegawai-pegawai JKR yang boleh dihubungi. Membincangkan jadual pemeriksaan kerja-kerja membaiki kecacatan.

.,

11.

Mengadakan Pemeriksaan Kecacatan yang berjadual.

iii. Sekiranya Kontraktor gaga1 mematuhi arahan dalam tempoh yang ditetapkan, Pejabat Penyelia hendaklah mengeluarkan surat amaran terakhir. Melalui surat amaran terakhir yang disalinkan ke IP JKR Kelantan, Notis Kemungluran akan dikeluarkan kepada Kontraktor untuk tujuan Pejabat Penyelia melantik pihak ketiga menyiapkan kerja-kerja yang berkaitan. Tidak perlu mengeluarkan terlalu banyak surat amaran.

iv. Mengeluarkan surat makluman kepada pihak pelanggan tentang tarikh akhir DLP selewat-lewatnya 14 hari sebelum tempoh tersebut tamat.
v. Setiap Pejabat Penyelia perlu menyediakan Laporan Bulanan untuk pemantauan pelaksanaan projek di pejabat masing-masing agar masalah terlepas pandang dapat dielakkan.

vi. Mengadakan Pemeriksaan Akhir Kecacatan bersama dengan pihak pelanggan dan Kontraktor dibuat selewat-selewat 2 minggu sebelum tamat DLP supaya senarai akhir kecacatan dapat disediakan. vii. Mengadakan Mesyuarat Akhir Kecacatan tidak lewat daripada 2 rninggu selepas tamat DLP untuk pengesahan senarai akhir kecacatan yang belum siap dan mengemukakan Jadual Kecacatan (akhir) kepada Kontraktor. Tempoh penyiapan bagi kesemua baki kerja kecacatan tidak lebih dari 3 bulan selepas penyerahan jadual tersebut.

Semasa pembinaan banyak kecacatan kerja/kerja tidzik menepati spesifikasi berlaku berpunca daripada perkara-perkara seperti berikut : Pengawasanlpenyeliaan kerja yang dibuat tidak berkesan (kakitangan tidak kompeten atau komited). Kawdan Kuditi tidak dilaksanakan sepenuhnya. Tiada kawdan terhadap penggunaan tenaga kerja tidak mahir. Kurang koordinasi di antara kerja-kerja awam dengan kerja-kerja pakar. Sekiranya sebahagian besar masalah tersebut dapat ditangani di peringkat pembinaan lagi dan tindakan pembaikian terhadap semua produk yang tidak menepati spesifikasi dapat diambil, banyak masalah berkaitan Kecacatan Selepas Siap dapat dielakkan seterusnya boleh melancarkan proses pengeluaran PSBK. Selepas penyerahan projek dibuat kepada pihak pelanggan, pemantauan yang rapi perlu dibuat di sepanjang tempoh DLP bagi mempastikan semua laporan kecacatan yang diterima dapat diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan sebagaimana dinyatakan ddam Fasal45 Syarat-syarat Kontrak. Cadangan-cadangan seperti mengadakan Mesyuarat Kecacatan, Pemeriksaan Kecacatan yang berjadual dan surat makluman kepada pihak pelanggan mengenai tugas dan tanggungjawabnya disepanjang tempoh DLP dapat membantu

meningkatkan keberkesanan pengurusan kerja-kerja membaiki kecacatan. Perkaraperkara tersebut juga secara tidak langsung dapat membantu merapatkan hubungan dan meningkatkan kepuasan hati pelanggan melalui khidmat yang diberikan terutamanya kepada mereka yang tidak mempunyai kepakaran teknikal dan kefahaman dalam pentadbiran kontrak. Tindakan dan perbincangan selanjutnya perlu dibuat untuk .mengenalpasti cara penyelesaian yang lebih baik terhadap isu dan masalah kelewatan penyediaan dan pengeluaran "Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan".

9. LAMPIRAN
i. Status Penyediaan PSBK - Lampiran A
. .

ii. JKR.PK(0).04A Muka Surat 17/22 iii. JKR.PK(0).04A Muka Surat 18/22 iv. JKR.PK(O).OSMukaSurat 4/13 v. JKR.PK(O).OS Muka Surat 5/13

vi. JKR.PK(P).ll MukaSurat 12/14 vii. JKR.PK(P).ll Muka Surat 13/14 viii. JKR.PK(P).ll Muka Surat 14/14

m-wm"."

. w 5 . . -

= . * v . , . - . -

--

---- "--- - -".-- "-.-.. -

Lampiran A

STATUS PENYEDIAAN "PERAKUAN SlAP MEMPERBAlKl KECACATAN" PROJEK PENDlDlKAN RMK 8

Laporan Sehingga 30 April 2005

PSBK yang telah siap dalam tempoh < DLP+SOd PSBK yang telah siap tetapi melqwatl tempoh > DLP+SOd PSBK yang belum disediakan dan telah melewati tempoh > DLP+SOd PSBK yang belum disediakan tetapi maslh dalam tempoh < DLP+SOd

41 74 36 14 Jumlah 165

24.85% 44.85% 21.82% 8.48%

JKR MALAYSIA

PROSEDUR PENYERAHANDANPOSPENYERAHAN

No. Ruj. Dokumen No. Keluaran No. Pindaan Tarikh Muka Surat

: JKR.PK(0).05 : 01 : 01 : 12 Januari, 2005 : 4/13

6.0 6.1

PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB Proses Keria Penverahan dan Pos Penverahan

WPPMTPDI

PPIPDWPPMTPDI

@ HAKCIPTAJKR MALAYSIA

PPMTPPI PDMTPD

DOISUMEN TERKAWAL

PROSEDUR
PENYERAHANDANPOSPENYERAHAN
JKR MALAYSIA

No. Ruj. Dokumen No. Keluaran No. Pindaan Tarikh Muka Surat

: JKR.PK(0).05 : 01 : 01 : 12 Januari, 2005 : 5/13

6.1.1 Proses Keria Pemantauan Penvenaaaraan Pos Penverahan (Semasa TTK!

InDut:
-Laporan Kerosakan

maklumbalasl kerosakan laporan Rujuk Borang JKR.PK(0).05-4

Periksa dan kecacatan I method statement jika perlu

PTB

InDut:
Produk Untuk ServislSenggara mengikut kontrak

PTB

Arahkan kontraktor untuk pembaikan

- 1
I
PTB

Semak dan lulus prosedur servisl jadual servis berkala dari kontraktor

Arahkan kontraktor ,melaksanakan servisl senggara

Pantau & sahkan kerja pembaikanl servis yang dilaksanakan

b
Out~ut Produk siap dibaikil diservis

PTB

PTB

T
PTB

@ HAKCIPTA JKR MALAYSIA

DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR PENTADSIRAN KONTRAK

JKR MALAYSIA

No. Ruj. Dokumen No. Keluaran No. Pindaan Tarikh Muka Surat

: : : : :

JKR.PK(0).04A 01 01 12 Januari 2005 17122

6.1 .I 1 Proses Kerja Penyediaan Perakuan Siap Membaiki Kecacatan dan Pelepasan Bon Pelaksanaan 1 Tuntutan Wang Tertentu
Arahar membaiki kecacatar 1 kerosakanl servis semasa T K

Pernulangar

5C% WJPl
Perakuan Siap Kerja Permohonar pelepasan WJPl jaminar Jaminan Bon Pelaksanaan (gantian) bernilai 5C% daripada nilai asal Cjika berkenaan) .'pelepasan jarninan bon pelaksanaan asal
A

Baiki

Pengesahar kerja

Out~ut: Perakuan Pemulangar Sedia dan keluarkar Membaiki Kecacatan WJP I surat baki 5C% pelaksanaan pelepasan jaminan bon

semasa TTK

WPFlWPDl PMK ketiga .

,

PPIPCIWPFI WPD

PPlPClWPPl WPD

Ada

PPlPClWPPl
WPDIPMK

T
b
PPlPClWPPl WPD '

tuntutan

O HAKCIPTAJKR MALAYSIA

DOKUMEN TEREAWAL