PHN TCH CNG VIC

JOB ANALYSIS

Ging vin: Ng Qu Nhm, MBA Ging vin Khoa Qun tr Kinh doanh, i hc Ngoi Thng T vn trng, Cng ty T vn GHC Email: quynham@gmail.com T: 0904063835

Ni dung:
Tm quan trng ca phn tch cng vic Thc n phn tch cng vic Bn m t cng vic v bn Tiu chun thc hin cng vic La chn phng php thu thp thng tin K nng thit k v nghim thu bn m t cng vic c th Xy dng d n Phn tch v M t cng vic

NG QU NHM, MBA

Phn tch lu cng vic v c cu t chc

Thit k lu cng vic:

qu trnh phn tch cc nhim v cn thit i
vi vic to ra mt sn phm hoc dch v trc khi phn b hoc giao nhim v cho mt cng vic c th hoc mt ngi.

C cu t chc
mng li quan h/kt ni theo chiu dc v chiu ngang gia cc cng vic trong mt t chc Cc phng din quan trng: mc chuyn mn ha, phn quyn, phn khu, phm vi kim sot
NG QU NHM, MBA

Mi lin quan gia Chin lc kinh doanh v Phn tch cng vic
Tm nhn/Gi tr/S mnh

Chin lc cng ty Chin lc Kinh doanh K hoch ca Phng/B phn/Phn xng

Xc nh r Vai tr/Trch nhim Tiu chun (Thnh tch & Nng lc)

Mc tiu kinh doanh Mc tiu ca phng/ b phn/Nhm Mc tiu c nhn

Kho st t chc da trn kt qu hot ng

Vai tr/Trch nhim

Ph hp

Thit lp mc tiu Thit k Qun tr

Ph hp

Nhn lc Ph hp
Pht trin nng lc (KABS)

Thng/Khuyn khch
nh gi kt qu thc hin

Phn tch v thit k cng vic

Nguyn liu u vo
Loi vt t, d liu v thng tin no cn cho cng vic?

Thit b
Loi phng tin, thit b v h thng c th no cn cho cng vic?

Hot ng
(quy trnh)
Nhim v c th no cn trong vic to ra kt qu mong mun?

Kt qu
Sn phm, thng tin hoc dch v g c to ra? Kt qu c o lng nh th no?

Ngun nhn lc
Kin thc, k nng v nng lc c th no cn hon thnh nhim v?
NG QU NHM, MBA

Phn tch cng vic l g?

qu trnh xc nh c h thng nhng cng vic chnh yu c trong t chc v nhng nng lc, k nng, kinh nghim v phm cht cn thit hon thnh nhng cng vic .

NG QU NHM, MBA

Ti sao phi phn tch cng vic?

Kt qu phn tch cng vic c s dng cho: Lp k hoch nhn lc
D bo nhu cu v cung v k nng Tiu chun nh gi v tuyn chn Phng php nh gi v tuyn chn Xc nh nhu cu o to cho nhn vin hin ti Ni dung chng trnh o to nh gi hiu qu o to Xc nh tiu ch/tiu chun s dng nh gi thnh tch Thit k biu mu nh gi a ra k vng v thnh tch cho nhn vin nh gi cng vic iu chnh tin lng
NG QU NHM, MBA

Tuyn dng o to v pht trin

Qun l thnh tch

Xy dng h thng i ng:

Phn bit mt s thut ng

Ngh (Occupation) Tp hp nhng cng vic tng t v ni dung v c lin quan vi nhau i hi ngi lao ng phi c s hiu bit ng b v chuyn mn nghip v, c nhng k nng v kinh nghim cn thit thc hin Tt c cc v tr ging nhau v mt nhim v chnh phi thc hin

Cng vic (Jobs)

V tr (Positions)

Tp hp cc nhim v m mt ngi phi thc hin

Nhim v (Duties/Tasks)

L mt hot ng ring bit vi mt mc ch c th m mi ngi phi thc hin

Thc n phn tch cng vic

Ni dung cng vic (job-content) Cc hot ng nhng g m nhn vin thc t phi thc hin

Bi cnh thc hin cng vic (job-context)

Nhng iu kin trong nhn vin phi thc hin cng vic ca mnh Nhng yu cu m cng vic ny i hi i vi ngi thc hin Kin thc, k nng, kh nng, cc yu cu khc cn hon thnh cng vic

Cc yu cu i vi nhn vin (Worker requirements)

NG QU NHM, MBA

Ni dung cng vic

Cp 1: Bao qut

Chc nng hoc nhim v chung: cc mng/phm vi trch nhim ch yu Nhim v (c th) Nhng g nhn vin phi thc hin khi trin khai mt chc nng ca cng vic Mt hat ng to ra mt sn phm hoc dch v c th Cc bc (cng on) cn c trin khai hon thnh mt nhim v c th

Cp 2: C th

Cp 3: Chi tit

NG QU NHM, MBA

Bi cnh thc hin cng vic

Quan h bo co
nh v trong c cu t chc

Quan h gim st Quyn hn

Tuyn dng, sa thi, ngn sch

Quan h c nhn (vi ngi khc)

i tng v bn cht mi quan h

iu kin lm vic
Nhng nhn t gy ra s khng thoi mi hoc nguy him
NG QU NHM, MBA

Bi cnh thc hin cng vic

Cc nhu cu v th cht (cng vic i hi th lc)
Cc kha cnh gy tn sc i vi ngi thc hin VD: chy, le tro, ng lu, mang vc

Cc nhu cu i vi c nhn
Nhng kha cnh ca cng vic c th gy c ch, ngt qung cng vic Khch hng kh tnh, nhm chn, xung t hoc khng r rng v trch nhim i hi phi lm ngoi gi
NG QU NHM, MBA

Cc yu cu th cht: v d
.....% A. Leo tro. Ln hoc xung thang, bc thang, gin gio, on ng dc, ct v nhng hot ng tng t, s dng bn chn, chn, tay v cnh tay. .....% B. Gi thng bng. Duy tr trng thi cn bng ca c th khng b ng v phi i b, ng hoc ci ngi trn nhng b mt cht hp, trn trt hoc khng chc chn, vng vng. .....% C. Ci, khom ngi. Ci gp c th hng xung hoc hng ln bng vic gp ch xng tht lng. ..% D. Qu ..% E. Ci ngi. ..% F. B, trn. ..% G. Rn ngi.

NG QU NHM, MBA

Yu cu v th cht ca v tr ny
.....% C. Cng vic bnh thng. Thnh thong phi di chuyn nhng vt nng ti 25 kg, thng xuyn phi di chuyn nhng vt nng ti 15kg, v lun lun phi di chuyn nhng vt nng ti 5 kg. .....% D. Cng vic nng nhc. Thnh thong phi di chuyn vt nng ti 50 kg, thng xuyn phi di chuyn vt nng ti 25 kg v lun lun phi di chuyn vt nng khong 10 kg. .....% E. Cng vic rt nng nhc. Thnh thong phi di chuyn nhng vt nng hn 50 kg thng xuyn phi di chuyn nhng vt nng hn 25 kg, v lun lun phi di chuyn nhng vt nng hn 10 kg.
NG QU NHM, MBA

iu kin lm vic:
% D. Phi lm vic trong iu kin nhit rt lnh. C giai on nhit di 00C trong thi gian trn 1 gi. % E. Phi lm vic trong iu kin nhit rt nng. C giai on nhit trn 370 C trong thi gian t 1 gi tr ln. ..% F. Lm vic trong mi trng lm vic n o. C nhiu ting n n mc nhn vin phi ht ln mi c th nghe c ting ni xung quanh. ..% G. Lm vic ni b rung/chn ng. Tip xc vi nhng chuyn ng lc thng xuyn hoc ton b c th.
NG QU NHM, MBA

Yu cu i vi ngi thc hin

Kin thc
(Knowledge) H thng nhng hiu bit hoc thng tin c th p dng cho vic thc hin nhim v

K nng
(Skills)

Nhng nng lc thc hin mt nhim v c th. (c th quan st c,mang tnh thao tc, v c th hc)

Nng lc thc hin cc c nhim v phi thao

Kh nng (nng lc) tc. Gm: tr lc, th lc, nng lc t duy,

(Ability) nng lc tm l Yu cu v thn nhn hoc php l Yu cu v tnh cch Yu cu v s sn sng bt u lm vic
NG QU NHM, MBA

Cc yu cu khc
(Others)

V d v mt s yu cu khc:
Yu cu v mt php l
Chng ch hnh ngh Bng li xe H khu Tin n, tin s Tinh thn lm vic o c ngh nghip S chu o N lc Trung thc v tin cy

Yu cu v tnh cch

Yu cu v s sn sng
Ngy c th bt u lm vic Gi v ngy lm vic trong tun i li
NG QU NHM, MBA

Ti sao phi phn tch cng vic?

Kt qu phn tch cng vic c s dng cho: Lp k hoch nhn lc
D bo nhu cu v cung v k nng Tiu chun nh gi v tuyn chn Phng php nh gi v tuyn chn Xc nh nhu cu o to cho nhn vin hin ti Ni dung chng trnh o to nh gi hiu qu o to Xc nh tiu ch/tiu chun s dng nh gi thnh tch Thit k biu mu nh gi a ra k vng v thnh tch cho nhn vin nh gi cng vic iu chnh tin lng
NG QU NHM, MBA

Tuyn dng o to v pht trin

Qun l thnh tch

Xy dng h thng i ng:

M hnh nng lc v phn tch cng vic

Nng lc l bt k thi , k nng, hnh vi, ng c hoc cc c im c nhn khc cn thc hin mt cng vic, hoc quan trng hn, c th phn bit gia nhng ngi c thnh tch vt tri vi ngi c thnh tch trung bnh M hnh do Hay Group pht trin M hnh nng lc gm:
Nng lc ct li (Core competencies) Nng lc c th theo vai tr (Role specific competencies)

NG QU NHM, MBA

Nng lc ct li
Tiu ch nh gi 1 Nng lc thch ng nh hng khch hng K nng giao tip Hiu bit v t chc Nng lc phn on v gii quyt vn Tp trung vo kt qu Hip tc v lm vic nhm
M t M t M t M t M t

Cp 2
M t M t M t M t M t

3
M t M t M t M t M t

4
M t M t M t M t M t

5
M t M t M t M t M t

M t M t

M t M t

M t M t

M t M t

M t M t

Ngun: Hay Group

10

Nng lc theo vai tr/v tr

Nng lc 1 Hun luyn v pht trin ngi khc i mi Kh nng thuyt phc v nh hng n ngi khc Nng lc lnh o Nng lc xy dng quan h Qun l ngun lc T qun l Gii quyt vn
M t

Cp 2
M t

3
M t

4
M t

5
M t

M t M t

M t M t

M t M t

M t M t

M t M t

M t M t M t M t M t

M t M t M t M t M t

M t M t M t M t M t

M t M t M t M t M t

M t M t M t M t M t

Ngun: Hay Group

Cc cp ca k nng lm vic nhm

Cp 1 Hp tc Cp 2 Ch ng tham gia vo nhm Cp 3 Li ko mi ngi tham gia vo nhm Cp 4 Khuyn khch ngi khc v thc y hiu qu Cp 5 Xy dng mt nhm gn kt

11

NNG LC V K NNG CA NHN VIN BN HNG

Sng to Nhit tnh Chu o, quan tm Kh nng lm vic nhm C th, sn sng hc hi nh hng kt qu Kh nng i mi, cng hin v nhit tnh

NG QU NHM, MBA

Bn m t cng vic
Bn M t cng vic (Job Description )
m t nhng nhim v ngi nm cng vic phi thc hin, thc hin nh th no, trong iu kin nh th no v ti sao.

Thng thng, Bn MTCV gm:

Phng ban/nhm cng vic Chc danh Tm tt v cng vic Cc nhim v v mng nhim v Bi cnh thc hin cng vic Ngy phn tch cng vic
NG QU NHM, MBA

12

Bn Tiu chun cng vic

Bn Tiu chun cng vic
ch ra nhng yu cu i vi ngi thc hin cng vic phi c hon thnh tt cng vic , xc nh nhng kin thc, k nng, trnh , kinh nghim, chng nhn ngh nghip v nhng kh nng cn hon thnh cng vic hiu qu.

NG QU NHM, MBA

Bn Tiu chun cng vic

Bn TCCV gm cc thng tin:
Phng ban/nhm cng vic Chc danh Tm tt v cng vic Cc kin thc, k nng, kh nng v cc c im khc (vit thnh mc ring)

Thng thng, Bn MTCV v TCCV c vit trn cng mt vn bn

NG QU NHM, MBA

13

Trnh by bn MTCV v TCCV

M T CNG VIC: Tn cng vic: Tm tt cng vic: Bo co cho: Cc nhim v (%): 1. 2. LU CNG VIC YU CU I VI NGI THC HIN CNG VIC: Trnh hc vn: Kin thc/k nng: Kinh nghim: TIU CH NH GI THNH TCH 1. Ngy: Ngi ph duyt:
NG QU NHM, MBA

Bn m t cng vic v Bn m t v tr
Bn m t cng vic m t bn cht chung ca cng vic xem xt.
N bao gm cc thng tin nh trch nhim chung, cc nhim v, cc c im nhn vin phi c. Cc thng tin ny c s dng cho vic phn loi v c s cho vic m t v tr.

Bn m t v tr c th ha cc trch nhim theo nhu cu ca b phn

N tp trung vo kt qu v trch nhim cui cng ch khng phi l nhim v chung. N xc nh cc nhim v c th v c s dng qun l thnh tch.

NG QU NHM, MBA

14

NHNG LU KHI VIT BN M T CNG VIC

Ch tp trung vo cng vic
Trnh a ra danh mc c mun cc k nng hoc phm cht c nhn Tp trung vo cng vic, khng tp trung vo ngi thc lm

S dng cc ng t ch hnh ng S dng ngn ng r rng, v d hiu Cho php linh hot Tnh n nhu cu ca b phn hoc cng ty trong tng lai
Lun lu n nhu cu ang thay i ca b phn/cn ty xc nh s thiu ht v lc lng lao ng Tho lun vi ngi qun l/trng b phn xc nh nhu cu tuyn dng trong tng lai

Sp xp cc nhim v theo u tin /s cn thit

NG QU NHM, MBA

NHNG LU KHI VIT BN M T CNG VIC (tip theo)

Vit ra mt cch c th a ra k vng hp l
Thit lp nh mc qu cao hoc qu thp s nh hng n lng ng vin

Hy nht qun
nh ngha cc thut ng nh c th, thnh thong, nh k Thu thp thng tin t ngi khc
Cng c thng tin t nhn vin, qun l/gim st

Nn thm mt cu cc nhim v khc khi c phn cng

NG QU NHM, MBA

15

Yu cu i vi Bn m t cng vic
Hng dn cho ngi thc hin bit c phi lm g v lm nh th no Cung cp nhng thng tin c th c s dng trong qu trnh tuyn dng
khng ch nhng yu cu v k nng m cn nhng thng tin v bn cht ca ngi c th ph hp nht vi cng vic

a ra c s tr li Ai l ai v th mc k nng nh cc thnh vin trong t chc bit ai lm g v ai bit g.

NG QU NHM, MBA

Ai nn tham gia phn tch v vit bn m t cng vic?

Ngi thc hin cng vic Ngi qun l trc tip Chuyn vin phng nhn s Chuyn gia t vn

NG QU NHM, MBA

16

Phn chia trch nhim gia b phn Nhn s v Qun l b phn

B phn nhn s iu phi qu trnh phn tch cng vic Thit k bn m t cng vic qun l b phn xem xt nh k kim tra bn MTCV/TCCV Kim tra thn tin u vo ca QLBP m bo tnh chnh xc Tm kim s h tr hoc t vn t bn ngoi i vi trng hp kh khn Qun l b phn Hon chnh hoc phn cng nhn vin cung cp thng tin phn tch cng vic Kim tra v m bo chnh xc ca bn MTCV/TCCV Yu cu iu chnh khi cng vic thay i Xc nh cc tiu chun nh gi thnh tch da trn thng tin phn tch cng vic C th ng vai tr l chuyn gia hoc thnh vin ban nh gi MTCV

NG QU NHM, MBA

QUY TRNH PHN TCH CNG VIC

Phn tch cng vic

Kt qu

nh hng nhim v

Nhn dng cng vic

Cc nhim v + Bi cnh

Bng m t cng vic

nh hng KKK

Suy din

Kin thc K nng Kh nng Yu cu khc

NG QU NHM, MBA

Bng m t tiu chun

17

PHNG PHP THU THP THNG TIN

Phng vn (c nhn, nhm) Phng php thu thp thng tin Thng tin c sn

Quan st

Bng hi

NG QU NHM, MBA

Phng php phng vn

Hng dn thc hin phng vn 1. Nu mc ch ca cuc phng vn 2. Cu trc cuc phng vn
M t cc chc nng chnh cc nhim v trong mi chc nng cc bc thc hin; hoc M t cc hot ng theo khu vc; M t chc nng theo khong thi gian/ma v; hoc Nu danh mc cc d n cc hot ng ca tng DA
NG QU NHM, MBA

18

Phng php phng vn

3. Kim sot cuc phng vn
Kim soat thi gian v ni dung By t s quan tm Thng xuyn nhc li v tm tt cc im chnh ng c gng gi nhng thay i hoc ci tin v phng php thc hin cng vic

NG QU NHM, MBA

Phng php phng vn

4. 5. Ghi li cuc phng vn Ghi chp trong khi nghe tr li S dng phng php tc k Ghi ch ngay sau khi cuc phng vn kt thc Kt thc cuc phng vn bng vic tng kt li thng tin/cc hot ng chnh

NG QU NHM, MBA

19

Sp sp thng tin phn tch cng vic

1. Xc nh cc nhim v
Mi cng vic nn c khong 3 n 7 nhim v

2. Xc nh cc hot ng trong mi nhim v

Hnh ng i tng ca hnh ng Mc ch hoc kt qu mong mun cah hnh ng My mc, thit b, s tay, quy tc v cc h tr khc hon thnh mt hot ng

NG QU NHM, MBA

Sp sp thng tin phn tch cng vic

4. nh gi cc hot ng 5. nh gi bi cnh cng vic 6. nh gi nng lc ngi thc hin
Kin thc, k nng c bn Nng lc c bit t c thnh tch vt tri

NG QU NHM, MBA

20

Phng php Bng hi phn tch v tr

(Position Analysis Questionnaire) 1. Thng tin u vo
(Information inputs)
Ngi thc hin cng vic ly thng tin t u?

2. Cc quy trnh t duy

(Mental processes)

Quy trnh no (phn tch, ra quyt nh, lp k hoch) cn c s dng thc hin cng vic?

3. Cc nhim v, hot ng
(Work output)

Cc hot ng th cht v cng c no c s dng tin hnh cng vic?

4. Quan h vi ngi khc

(Relationship with others)

Mi quan h g vi ngi khc/b phn khc cn phi thit lp hon thnh cng vic? Bi cnh vt cht v x hi trong cng vic c thc hin Cc hot ng, iu kin hoc c im khc c lin quan nhng cha c m t trong phn 1-5?
NG QU NHM, MBA

5. Bi cnh giao tip

(Job context)

Cc c im khc
(Other job characteristics)

THNG TIN NI DUNG CNG VIC

Chc nng Nhim v Hnh vi lm vic Cc bc thc hin cng vic Cc hot ng quan trng * * * * * * * * * * * * * * * * *

PHNG PHP
Phng vn Quan st * * * * Bng hi

* * *

BI CNH THC HIN CNG VIC

Quan h bo co Gim st Ra quyt nh Quyn hn iu kin lm vic Yu cu v th lc Cc yu cu c nhn

* *

YU CU CA CNG VIC
Kin thc K nng Kh nng Cc c im c nhn Bng cp * * * * *

21

Ma trn phn tch cng vic

Chc danh cng vic: Tm tt cng vic: Ni dung cng vic Cc nhim v 1. 2. 3. 4. 5. 6. Chc nng (mng nhim v) A. A. B. B. B. Tm quan trng (% thi lng) % % % % % % 1. 2. 3. 4. 5. 6. Yu cu i vi nhn vin KSAOs Tm quan trng (1-5)

Bi cnh thc hin cng vic:

NG QU NHM, MBA

Form JA01

XY DNG V TRIN KHAI D N PHN TCH CNG ViC

Xc nh mc tiu ca d n La chn phng php thu thp v lu gi thng tin phn tch cng vic La chn cc chuyn gia c lin quan Thu thp d liu v cng vic X l d liu phn tch cng vic Truyn thng Qun l qu trnh phn tch cng vic

NG QU NHM, MBA

22