LAPORAN

Definisi Dokumen untuk menyampaikan maklumat yang khusus kepada pembaca tertentu secara sistematik dan objektif dengan menitikberatkan kejelasan dan ketepatan isi kandung.

Fungsi Laporan

Merakam dan merekod sesuatu

Merakam merupakan tujuan asas sesuatu laporan itu ditulis.

Memaklumkan perlaksanaan & perkembangan sesuatu

Bertujuan untuk memaklumkan perlaksanaan dan perkembangan sesuatu perkara. Laporan diadakan terutama berkenaan projek yang melibatkan tempoh masa yang lama.

Menyalurkan pandangan

Seseorang dapat menyalurkan idea dan pandangan untuk diambil perhatian dan dinilai pihak tertentu.

Mempertahankan pandangan

Bagi tujuan kepentingan individu, sekelompok masyarakat, cara formal, berdisiplin dan professional bagi menyuarakan pendirian adalah melalui laporan. Akan menggariskan bukti dan alasan konkrit berhubung tindakan yang telah diambilnya itu.

Membentang perancangan

Disediakan bertujuan untuk pembentangan perancangan sesuatu projek yang bakal dilaksanakan. Bertujuan juga untuk mendapat pengesahan dan sokongan majoriti.

Jenis Laporan

1. Terdapat pelbagai jenis laporan yang ditulis untuk pelbagai tujuan dan maksud tertentu. 2. Jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan kandungan dan sifat laporan. 3. Laporan dapat dbahagikan kepada 2 iaitu laporan lisan seperti berita dan laporan bertulis . Antara jenis laporan bertulis ialah :

Laporan tahunan

Disediakan oleh sesebuah organisasi, persatuan bagi memaklumkan pelbagai perkara tentang persatuan dan organisasi tersebut. Bertujuan untuk menyediakan pencapaian yang lebih baik dan prestasi yang lebih tinggi. Laporan dibuat sekali setahun dan biasanya mengandungi laporan kewangan dan belanjawan.
Laporan khas Bertujuan mendapat maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Laporan ini berguna bagi organisasi atau masyarakat bagi mendapat gambaran sebenar peristiwa atau kejadian yang berlaku.

Laporan prestasi

Mengandungi penjelasan tentang tugas-tugas yang selesai dan kejayaan yang telah dicapai oleh organisasi. Diterbitkan untuk makluman awam atau syarikat tertentu tentang kejayaan syarikat. Pegawai awam juga mempunyai borang laporan prestasi.

Laporan penilaian Digunakan untuk menyatakan nilai, mutu, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Matlamat akhir adalah untuk memberikan maklumat kepada pihak tertentu untuk membuat keputusan ataupun sekadar makluman sahaja.

Laporan sulit Biasanya ditujukan kepada individu dan mengandungi segala maklumat tentang latarbelakang orang tersebut seperti kelulusan, kelayakan, kelebihan dan keistimewaan. Biasanya digunakan oleh jawatankuasa panel seperti sewaktu proses temuduga. Laporan ini hendaklah dibuat dengan tepat dan objektif.

Laporan kajian Diadakan oleh suatu jawatankuasa atau lembaga yang dipertanggunjawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, dasar, kejadian ataupun sebagainya. Hasil kajian ini kemudian diserahkan dalam bentuk kepada pihak tertentu untuk diambil tindakan. Laporan diadakan apabila perlu sahaja.

Laporan lawatan Bertujuan merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan tersebut. Laporan ini menceritakan hal yang benar-benar berlaku melalui apa yang dilihat dan dirasa. Hendaklah disampaikan dengan tepat dan mudah difahami agar pembaca turut dapat menggambarkan lawatan itu.

Laporan aktiviti persatuan Hendaklah ditulis mengikut format tertentu. Laporan aktiviti persatuan harus mengandungi beberapa perkara seperti jawatankuasa, sejarah ringkas penubuhan, jumlah ahli, aktiviti sepanjang tahun dan pencapaian. Penulisnya mestilah berjawatan setiausaha dan menyertakan butir-butir yang logik dan munasabah dalam laporan berkenaan.

Ciri Laporan

1. Untuk menulis laporan memerlukan kebolehan menulis yang tinggi dari segi penguasaan bahasa. Antaranya ciri laporan terbaik ialah :

Mestilah bersifat objektif dan sahih iaitu bukan tanggapan dan agakan. Ini kerana laporan bertujuan memberi maklumat yang betul dan tepat. Sebelum melapor, satu kajian dan penelitian data harus dilakukan.

Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang sederhana dan mudah difahami kerana laporan bertujuan untuk memperjelaskan fenomena yang berlaku dan memberikan kefahaman kepada pembaca.

Mestilah mempunyai unsur penilaian iaitu pandangan berkaitan sesuatu isu yang hendak dilaporkan.

Fakta yang dipersembahkan hendaklah disertai dengan gambar, graf, jadual, peta minda bagi memudahkan pemahaman pembaca. Fakta juga harus diolah secara adil tanpa melibatkan prasangka dan unsur emosional.

Bahan yang dilapor hendaklah mempunyai unsur ilmiah, empiritikal dan konkrit.

2. Selain itu terdapat juga ciri-ciri lain dari segi kriteria penghasilan sesuatu laporan itu, antaranya ialah ;

Kandungan Kandungan laporan hendaklah berdasarkan sumber yang sahih. Penulis hendaklah membuat penilaian ke atas bahan sama da perlu dimasukkan ke dalam laporan ataupun tidak.

Struktur Perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran. Sama ada perenggan demi perenggan atau bab demi bab.

Keputusan Setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan, tindakan atau keputusan terutama jenis laporan sulit atau laporan prestasi. Oleh itu, laporan itu perlu ditulis secara bertimbang rasa dan bertolak ansur. Kesan sesuatu laporan juga perlu diteliti.

Gaya penulisan Gaya penulisan laporan berbeza antara satu sama lain kerana kemahiran berbahasa setiap individu berbeza. Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat mudah difahami.

Unsur Laporan

Selain ciri-ciri laporan yang perlu ada, terdapat juga unsur-unsur dalam laporan untuk melengkapkan dan menyempurnakan laporan tersebut iaitu : 1. Fungsi atau objektif Perlu mencatat fungsi dan objektif laporan itu ditulis dan hendakah selaras dengan tajuk laporan itu. ada juga laporan mencatatkan rasionalnya laporan itu ditulis. Laporan akan dianggap dokumen bertulis jika pelapor memahami keperluan pembaca dan mengemukakan butiran yang bersesuaian. 2. Penyataan pendapat Terdapat penyataan pelapor yang ditulis secara konkrit dan mngemukakan kesimpulan dalam keadaan tertentu. Kesimpulan penting untuk melengkapkan laporan dan maklumat hendaklah tepat. 3. Pengenalan Mengandungi latarbelakang sejarah hingga kepada penghasilan laporan. Terdapat juga penyataan kaedah kajian dan penghargaan kepada sumber. 4. Hujahan Terdapat di dalam kandungan dan digunakan pelapor untuk mempertahankan pendapatnya terutama jenis laporan khas tentang sesuatu. Hujah dikemukakan berdasarkan bukti kukuh. 5. Kesimpulan Terdapat pada akhir laporan dan merupakan rumusan secara keseluruhan terhadap perkara yang ditulis dalam laporan. Jika laporan dalam bentuk bab, kesimpulan harus dibuat di dalam setiap bab. 6. Cadangan Merupakan sesuatu yang disarankan kepada sesuatu pihak dan disenaraikan di dalam salah satu tajuk laporan. Cadangan penting terutama laporan berkaitan penyelesaian sesuatu isu dan kejadian. Cadangan hendaklah bersifat konkrit dan boleh dicapai. 7. Penyampaian Laporan dipersembah dalam bahasa mudah dan jelas dan perlu menggunakan laras bahasa yang sesuai dan bergaya sederhana. Bahasa teknikal tidak sesuai jika laporan disediakan untuk pihak awam. Harus menggunakan bahasa betul dan berbentuk formal.

Format Laporan

1. Laporan meliputi format khas seperti subtajuk, sistem penomboran, pengenalan ringkas, senarai kandungan, isi kandung, cadangan, penutup dan lampiran. 2. Menggunakan bahasa formal dan tidak bersifat peribadi. 3. Laporan tidak mempunyai format khusus dan seragam. 4. Format berbeza akibat dari terdapat pelbagai jenis laporan yang formal dan tidak formal. 5. Secara umumnya, terdapat beberapa jenis format asas untuk laporan iaitu : a) Kepala laporan Dimulakan dengan memperkenalkan nama organisasi diikuti tajuk program. Ada juga yang tidak menyatakan nama persatuan. Jika dalam setahun terdapat banyak laporan, maka laporan harus dinomborkan. Nama dan tajuk laporan ditulis huruf besar semuanya dan diboldkan. Selang sebaris dari tajuk di tengah-tengah, ditulis tarikh, masa dan tempat terutama laporan lawatan. b) Isi laporan Terdiri dari tajuk dan subtajuk dana menggunakan sistem penomboran. Bermula dengan pendahuluan dan diakhiri dengan penutup, isi bergantung kepada apa yang hendak dilaporkan. c) Penamat laporan Ditulis selang sebaris dengan ayat terakhir dalam isi laporan, dan dimulakan dengan frasa disediakan oleh atau dilaporkan oleh dan diikuti tanda koma pada akhir frasa. Di bawahnya adanya ruang untuk tandatangan beserta nama lengkap ditulis dalam kurungan dan huruf besar semuanya. Diikuti pula oleh jawatan pelapor. Selang sebaris dicatat pula tarikh laporan ditulis dan kesemuanya ditulis di sebelah kiri. Ianya sama seperti penamat pada minit mesyuarat. Terdapat juga cara penamat dengan hanya menulis nama dan jawatan tanpa perlu tandatangan tetapi tarikh ditulis di sebelah kanan sama baris dengan nama, contohnya :

Disediakan oleh, AHMAD SHAMIL BIN MOHD ZAKI, Ketua Unit PPISMP KS Semester 3.

26 JUN 2010

d) Bahagian-bahagian lain Terdapat juga bahagian lain yang penting terutama jika melibatkan halaman yang banyak iaitu beberapa bab. Maka ianya memerlukan perkara berikut : Senarai kandungan Diperlukan untuk laporan panjang dan ditulis pada bahagian awal laporan secara berturutan sehingga halaman akhir. Mukasurat, penomboran subtajuk harus

dititikberatkan. Senarai jadual dan rajah Jika dalam laporan terdapat graf, rajah, senarai dsb maka laporan lebih mudah difahami. Ianya harus diletakkan di dalam halaman khas selepas isi kandung. Nombor dan jadual hendaklah dicatatkan beserta nombor halaman. Abstrak atau ringkasan Diperlukan bagi laporan yang panjang seperti kajian. Menerangkan tentang gambaran umum tentang laporan, ringkasan latarbelakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama. Senarai rujukan atau bibliografi Merujuk kepada bahan sumber yang dinyatakan dalam isi sesuatu laporan sementara manakala bibliografi merupakan bacaan tambahan oleh pelapor. Ianya harus disenaraikan dalam akhir laporan dan disusun mengikut abjad A Z. Apendiks atau lampiran Merupakan maklumat tambaha bagi laporan yang panjang bertujuan mengukuhkan bukti dan hujah. Hanyalah sebagai sebahagian dari isi dan diletakkan di akhir laporan selepas bibliografi. Bilangan lampiran bergantung kepada laporan, malah ada laporan tidak memerlukan lampiran.